Google スプレッドシートで行が更新されたらGoogle Chatに通知する方法

‍ステップ2:Google スプレッドシートの行が更新されたら起動するトリガーを設定

1.コピーしたテンプレートを開きます。
　※下図の赤枠部分に入力することで、任意のタイトルに変更可能です。

2.フローボットの「アプリトリガー 行が更新されたら」をクリックしてください。

3.「連携アカウントとアクションを選択」の設定をします。
　「アプリトリガーのタイトル」を必要に応じて変更し、「次へ」をクリックします。

4.アプリトリガーのAPI接続設定をします。
　トリガーの起動間隔：任意の時間を選択してください。基本的に短い設定がおすすめです。プランによって選択できる最短時間が異なります。
　スプレッドシートID～更新を検知したい列までの各項目：対象とするファイルのIDや範囲を選択・入力してください。
　※下図は入力例です。　

5.テストが成功したら、「保存する」をクリックしてください。
　※Google Chatのメッセージに追加で参照したいアウトプット情報があれば、こちらを参考にしてください。

ステップ3:Google Chatのスペースにメッセージを送信するアクションを設定

1.フローボットの「アプリと連携する スペースにメッセージを送信する」をクリックしてください。

2.「連携アカウントとアクションを選択」の設定をします。
　タイトルを必要に応じて変更し、「次へ」をクリックします。

3.API接続設定をします。
　スペースID、キー、トークン：欄下部の注記を参考に、任意の値を入力してください。
　メッセージ内容：通知文の内容を入力してください。ステップ2で取得したアウトプット情報の参照が可能です。

　※下図は入力例です。

　※参考：Google Chatでスペースにメッセージを送る方法
　※参考：Google Chatでメンション付きのメッセージを送る方法

4.テストを行い、成功したら「保存する」をクリックしてください。

最後に、保存したフローのトリガーを「ON」に切り替えれば起動します。

以上で、Google スプレッドシートで行が更新されたらGoogle Chatに通知するフローの完成です。

Google スプレッドシートやGoogle Chatを使ったその他の自動化例

本日ご紹介した連携以外にもGoogle スプレッドシートやGoogle ChatのAPIを活用することで様々な自動化を実現することが可能です。

もし気になるものがあれば、ぜひ試してみてください！

‍‍Google スプレッドシートとGoogle Chatを連携した自動化例

Googleスプレッドシートで行が追加されたらGoogle Chatに通知したり、Google Chatに投稿された内容をGoogle スプレッドシートに追加したりすることもできます。
また、Googleスプレッドシートで日付が今日に該当するレコードを取得して毎日一括でGoogle Chatに通知する連携も可能です。

Google スプレッドシートを活用した自動化例

メールで受け取った内容をGoogle スプレッドシートに登録する

GmailやOutlookで受け取った内容をGoogle スプレッドシートに自動で登録します。

Google スプレッドシートの情報をもとに書類を発行する

Google スプレッドシートに登録された内容をもとに、freee請求書やGoogleドキュメントなどで書類を自動作成します。

Google スプレッドシートで行が追加されたらクラウドストレージにフォルダを作成する

Google スプレッドシートで行が追加されたら、Google DriveやOneDriveなどにフォルダを自動で作成します。

Google Chatを活用した自動化例

フォームに回答があったらGoogle Chatに通知する

GoogleフォームやHubSpotのフォームなどに回答があったら、Google Chatに自動で通知します。

Web会議終了後に会議内容を議事録化してGoogle Chatに通知する

Google MeetやZoomで会議終了後、会議内容を議事録化してGoogle Chatに自動で通知します。

Google Chatで投稿されたメッセージを他のチャットツールに通知する

Google Chatで投稿されたメッセージをSlackやDiscordなどに自動で通知します。

Google スプレッドシートとGoogle Chatを連携するメリット

メリット1: 自動で情報も共有ができる

取引先との情報共有、社内での情報共有にGoogle スプレッドシートを用いる場合、更新情報をスムーズに共有することが望ましいですよね。
例えば、Google スプレッドシートの顧客情報が更新された際、情報をすぐに把握することで、請求書作成における顧客データの入力ミスを防げるはずです。
Google Chatとの連携で更新情報の自動通知を設定しておけば、このようにスムーズな情報共有が可能になって便利ですよ。

メリット2: タスク管理の効率化を図ることができる

Google スプレッドシートをタスク管理用のデータベースとして利用することもありますよね。
プロジェクトマネージャーやチームリーダーなどにとって、タスクの進捗を把握することは重要な業務の1つではないでしょか。
Google スプレッドシートで各担当者がタスクのステータスを更新した際、Google Chatと連携すれば、その情報をスムーズに把握することができます。
これにより、責任者は次の指示出しや進捗遅れによる計画修正の検討などを迅速に行うことができそうですね。

また、同じGoogleアカウントで両方のツールを使えるので、Google Chatの更新通知を受け取った後、即座にGoogle スプレッドシートの情報を確認できることも、とても便利ではないでしょうか。

まとめ

Google スプレッドシートとGoogle Chatを連携することで、データ更新にあわせて自動で通知を送ることができます。これにより、社内外問わず情報共有の円滑化につながるはずです。

データが更新されたことを自動通知することで、取引先との情報共有や社内のコミュニケーションがスムーズになりそうですね。

Yoomを使うことで、ノーコードでさまざまな連携を簡単に導入できるので、ぜひ試してみてくださいね！