Googleスプレッドシートの更新をGoogle Chatに自動通知し、社内外の情報連携を強化する方法

Google スプレッドシートは、複数人同時編集などのクラウドベースでの作業に優れています。

一方で、複数のユーザーでGoogle スプレッドシートを使う場合、データが更新されているか各々でこまめにファイルにアクセスして確認するのは困難です。そのため、更新後に他の担当者が後続処理を行ったり責任者が確認するにあたって、更新したことを知らせる必要が出てきます。この通知作業を手作業で毎回行うと、時間と労力がかかります。

そこで解決策となるのが、自動通知の設定です。Google スプレッドシートとGoogle Chatを連携すれば、Google スプレッドシートの更新を自動で通知することが可能です。社内外との情報共有を円滑にすることで、コミュニケーションの向上が期待できます。
本記事では、連携のメリット、及び、ノーコードツールYoomを使った簡単な連携と自動化の設定方法をご紹介します。

Google スプレッドシートとGoogle Chatを連携するメリット

メリット1: オンタイムでの情報共有が可能となる

取引先との情報共有、社内でのプロジェクト管理やデータ分析などのためにGoogle スプレッドシートを用いる場合、更新情報をすぐに共有することが望ましいです。
例えば、取引先から提案内容に対する質問がGoogle スプレッドシートの共有ファイルに追記された際、更新情報をすぐ把握して回答を速やかに行えば、信頼度の向上につながることが期待できます。Google Chatとの連携で更新情報の自動通知を設定しておけば、このスムーズな情報把握が可能となります。

メリット2: タスク管理の効率化を図ることができる

Google スプレッドシートをタスク管理用のデータベースとして利用することもできます。
プロジェクトマネージャーやチームリーダーなどの責任者にとって、タスクの進捗を把握することは重要です。
Google スプレッドシートで各担当者がタスクの完了や進捗に関する情報を更新した際、Google Chatと連携すれば、その情報を自動的に通知することができます。通知を確認した責任者はタスク完了後の次の指示出しや進捗遅れによる計画修正の検討などを迅速に行うことが可能です。

また、同一サービス群であるGoogle スプレッドシートとGoogle Chatを連携することで、同一アカウントで両方の操作を行うことができます。Google Chatの更新通知を受け取った後、ログイン不要でGoogle スプレッドシートのファイルを開いて詳細確認や更新作業を行えるため、業務をスムーズに進めることが可能です。

YoomでGoogle スプレッドシートとGoogle Chatを連携

Google スプレッドシートとGoogle Chatの連携には、Google スプレッドシートの利用用途に応じて他にも多くのメリットがあります。
この連携と自動化に興味をお持ちいただけたなら、ぜひ設定を進めましょう。
Yoomを使えば、プログラミングやAPIの知識がなくても簡単に設定できます。

Yoomにまだ登録していない場合はこちらからアカウント発行をどうぞ。
予算が気になる方は、フリープランや有料プランの2週間トライアルからの開始も可能です。

また、登録前にもう少しYoomのことが知りたい方は、連携アプリ一覧やテンプレート一覧をご覧ください。連携可能なアプリや自動化できる操作と業務フローを確認することができます。

Google スプレッドシートとGoogle Chatの連携フローの作り方

それでは、実際にGoogle スプレッドシートとGoogle Chatの連携と業務フローの自動化設定を行ってみましょう。

今回は、テンプレートを使ったGoogle スプレッドシートで行が更新されたらGoogle Chatに通知する業務フローの作成手順をご紹介します。

※Google Chatとの連携は、Google Workspaceを利用している場合のみ可能です。

はじめる前に

1.Yoomにログインしてください。

2.以下の「試してみる」ボタンから、Yoomのテンプレートをコピーしてください。