Googleスプレッドシートとカオナビを連携して、シートを更新するとカオナビの従業員情報も自動登録する方法

コピーされたら、コピーされたとポップアップが表示されます。

マイプロジェクトの中にコピーしたテンプレートが確認できました。

赤枠内のタイトルをクリックし、操作に進んでください。

ステップ2　アプリトリガー「行が更新されたら」

テンプレートの1つめのプロセスをクリック！

(1/2)連携アカウントとアクションを選択

このプロセスでは、YoomとGoogle アカウントを連携させます。

下記項目は初期設定済みです。任意で変更は可能です。

• アプリトリガーのタイトル
• アプリ
• トリガーアクション

Google スプレッドシートと連携するアカウント情報は設定を行ってください。私の場合はすでに連携済みの表示なんですが、初めての連携ではアカウント情報のプルダウンに表示される＋アカウントを追加をクリック！こちらの画面がポップアップされます。

Gmailアカウントに紐づいているアドレスを入力し、次に進むとYoomからのアクセスを求められます。認証を進めて連携完了です！

→次へ

(2/2)アプリトリガーのAPI接続設定

あらかじめ作成しておいたスプレッドシートとYoomの連携を行います。

• トリガーの起動間隔
  • 5分・10分・15分・30分・60分 の中から選択できます。
• スプレッドシートID
  • 編集欄をクリックで候補のシート名とIDが表示されます。選択するとIDが引用されます。

• シートID
  • 同じように編集欄をクリックで、選択したシート内にあるタブ名が表示されます。該当するタブをクリックでIDが引用されます。

テーブル内の設定に進みます。

• テーブルの範囲(始まり)
  • 表の最初の列を指定します。今回はAです。
• テーブルの範囲(終わり)
  • 表の最後の列を指定します。今回はJです。
• 一意の値が入った列
  • 更新されない値が表示された列を指定します。今回は社員番号に該当するAです。
• 更新を検知したい列
  • 確実に更新される列を指定します。今回は更新されたら進捗状況を変更するDにしました。

テスト→　成功→　アウトプットにはGoogle スプレッドシートのヘッダと1列目の情報が抽出されました。この項目は後のカオナビへの転記内容で引用できます。

→保存する

ステップ3　アプリと連携する「メンバーの基本情報を更新」

テンプレートのふたつめのプロセスをクリックします。

(1/2)連携アカウントとアクションを選択

ここではYoomとカオナビの連携設定を行います。

下記項目は初期設定済みです。任意で変更はできます。

• アプリトリガーのタイトル
• アプリ
• トリガーアクション

カオナビと連携するアカウント情報は設定が必要です。私の場合はすでに連携済みの表示なんですが、初めての連携ではアカウント情報のプルダウンに表示される＋アカウントを追加をクリック！

カオナビと連携に必要な情報を入力する画面がポップアップされます。

• アカウント名
  • 任意（メールアドレスなど）
• APIトークン
  • カオナビの管理画面からAPIトークンの取得を行ってください。Consumer KeyとConsumer Secretの発行からエンコードを生成し、APIトークンに入力します。
    ＞ヘルプ：詳しくはこちら

マイアプリ連携が完了したら、次に進みます。

→次へ

(2/2)API接続設定

ここではGoogle スプレッドシートのアウトプットを使った紐付けを行います。

各編集欄に先ほどスプレッドシートから抽出されたアウトプットを埋め込んでいきます。今回はこの項目に合わせてスプレッドシートの列を作ったので一致している項目をどんどん埋め込んでいきます。

所属（兼務）の編集欄をクリックすると、カオナビに登録されている部署名が候補として表示されます。

こちらは任意項目ですが、こういった細かい設定もできます。

→テスト　→成功　→保存する

ステップ4　アプリトリガーを【ON】にする

今回のプロセスはここで終了です。コンプリート画面が表示されます！

最後にアプリトリガーのスイッチを【ON】にすると設定完了です。

この画面での操作以外にも、プロセス一覧の左上にあるトリガースイッチで操作できます。

プログラミング言語を習得していない私でも、テンプレートを使ったら簡単に連携できました。今回のテンプレートはこちらです。

その他のGoogle スプレッドシートとカオナビを使った自動化例3選

他にもGoogle スプレッドシートとカオナビを使った自動化例がYoomにはたくさんあります。3つご紹介します。

1.Googleスプレッドシートで集めた多様な情報を、カオナビに自動で転送。手作業による入力ミスを防ぎ、人事情報の正確性を保ちながら、業務効率を大幅にアップ。時間と労力を削減し、より戦略的な人事活動に集中できます。

2.Google Driveにアップロードされた名刺情報を、自動でGoogleスプレッドシートに転記。手作業による入力ミスを防止し、正確な名刺情報をデータベース化できます。情報管理の効率化に貢献します。

3.カオナビの従業員情報が更新されたら、Chatworkに自動で通知。関係者に最新情報を迅速に共有し、円滑なコミュニケーションを促進。業務の連携を強化します。

まとめ

Yoomのテンプレートを使えば、Googleスプレッドシートとカオナビの連携をプログラミングを使わずに実現できることがわかりました。自動化により、手作業による入力の負担を減らし、ヒューマンエラーを防止できます。また、ダブルチェックの必要が減るため、業務効率がアップ！従業員はより重要な業務に集中できるようになります。ぜひ自動化を取り入れて、業務課題の解決にお役立てくださいね。

<span class="mark-yellow">Yoomを使うと通常なら数か月かかる連携作業が、短時間で実現します。時間の有効活用につなげ、時間の使い方をもっと豊かにしましょう！</span>プログラミングが苦手でも今すぐに取り組めます。ぜひ使ってみてくださいね♪

＞Yoomを無料ではじめてみる

では、また〜！