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タレントマネジメントにはカオナビを、従業員情報や社員番号の管理にはGoogle スプレッドシートを利用している場合、それぞれのアプリでの情報入力を自動化できたらと思いませんか?
新規従業員を手動で登録していると、人数が多いほど時間と手間がかかります。
このような悩みを解決するのが、カオナビとGoogle スプレッドシートの連携です。
本記事では、ノーコードツールのYoomを活用して、カオナビに登録された新規従業員情報を自動的にGoogle スプレッドシートに反映させる方法を詳しく紹介します。
ぜひ最後までご覧ください!
とにかく早く試したい方へ
本記事ではノーコードツールYoomを使用した連携方法をご紹介します。
難しい設定や操作は必要なく、非エンジニアの方でも簡単に実現できます。
下記のテンプレートから今すぐに始めることもできますので、ぜひお試しください！
カオナビで従業員が登録されたらGoogleスプレッドシートの従業員管理表にも登録するフローです。
カオナビとGoogle スプレッドシートを連携するメリット
1.データ入力のミスを防ぐ
従来、複数のアプリを使用している場合はそれぞれのアプリで従業員を登録する必要がありました。
しかし、今回の自動化を活用すると、カオナビとGoogle スプレッドシート間の手動登録作業が不要になるので、入力ミスやデータの不整合を防止できます。
また、データの正確性が向上することで修正作業なども減り、業務効率の改善につながる可能性もあります。
2.リアルタイムでの情報更新
従業員の情報がカオナビに登録されると、リアルタイムでGoogle スプレッドシートにも反映されます。
これにより、関係者全員が常に最新のデータを確認できるようになります
さらに、手動でデータを転記する手間が省けるため、時間の節約と業務の効率化が図れます。
特に人事や経理部門など、複数のチームが従業員データを参照・活用する場合に大きなメリットがあると考えられます。
[Yoomとは]
カオナビとGoogle スプレッドシートの連携フローを作ってみよう
それでは、さっそく実際にカオナビとGoogle スプレッドシートを連携したフローを作成してみましょう！
今回はYoomを使用して、ノーコードでカオナビとGoogle スプレッドシートの連携を進めていきますので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト：カオナビ／Google スプレッドシート
[Yoomとは]
フローの作成方法
今回は「カオナビで従業員が登録されたらGoogleスプレッドシートの従業員管理表にも登録する」フローを作成していきます！
作成の流れは大きく分けて以下です。
カオナビで従業員が登録されたらGoogleスプレッドシートの従業員管理表にも登録するフローです。
ステップ1:カオナビとGoogle スプレッドシートをマイアプリ連携
Yoomとそれぞれのアプリを連携して、アプリごとの操作を行えるようにしましょう。この設定は初回のみ必要です。
先ずは基本的な設定方法を解説しているナビをご覧ください！
それでは、今回のフローで使用するカオナビとGoogle スプレッドシートのマイアプリ登録方法を解説していきます。
まだYoomを利用したことがない方は、初めてのYoomをぜひご覧ください。
カオナビのマイアプリ登録
こちらを参考に、マイアプリ登録をお願いします。
マイアプリに連携したアプリが表示されたら完了です。
Google スプレッドシートのマイアプリ登録
以下の手順をご参照ください。
ステップ2:トリガーやアクションを設定
今回はこちらのテンプレートを使用します。
テンプレートページを開き、『このテンプレートを試してみる』をクリックしてください。
Yoomをお使いの方はログインし、初めての方は会員登録をしましょう。
次に進むと、ご自身のワークスペースにテンプレートが自動的にコピーされます。
テンプレートの名前は必要に応じて変更できます。
左側のマイプロジェクトをクリックすると先ほどコピーしたテンプレートが出てきます。
右側の三点リーダー(...)をクリックし、編集するを選択します。
今回は、以下の2ステップです。
一緒に設定していきましょう!
用意するもの
カオナビの従業員情報を書き込むスプレッドシート。
1行目にはヘッダーとして、項目を入力してください。
では、アプリトリガーを設定していきましょう。
「メンバー情報が登録されたら」を選択します。
タイトルはわかりやすいように変更できます。
連携するアカウント情報を確認します。
Webhookの設定を行います。
カオナビを開き、フローボットの注意事項に書いてある手順の通り進めます。
Webhookの設定が終わったら、テストユーザーを追加します。
ユーザーを追加しないとフローボットのテストができないのでご注意ください!
今回は以下のようなユーザーを作成しました。
フローボットに戻って、テストを行いましょう。
カオナビの社員番号がアウトプットに表示されたら保存します。
次に「レコードを追加する」をクリック。
こちらも、連携するアカウント情報を確認します。
アクションはそのままで、必須項目を設定して次に進みます。
追加するレコードの値を設定していきます。
先ほどGoogleスプレッドシートにヘッダーを作成したので、それに合致するアウトプットを組み込んでいきます。
以下のようにアウトプットを選択しましょう。
No.は件数カウントに使うので、空欄のままで問題ないです。
選択し終わったらテストします。
Googleスプレッドシートを確認してみましょう。
無事に登録されましたね!
最後にアプリトリガーをオンにして完了です。
ここまでお疲れ様でした。
プログラミングに詳しくない私でも、簡単に進めることができました。
今回使用したフローボットはこちら↓
カオナビで従業員が登録されたらGoogleスプレッドシートの従業員管理表にも登録するフローです。
カオナビ・Google スプレッドシートのAPIを使ったその他の自動化例
今回ご紹介したフロー以外にもカオナビ・Google スプレッドシートのAPIを利用すれば、さまざまな業務の自動化を実現することができます。
いずれも簡単な設定で利用が可能になりますので、もし気になるものがあれば、ぜひお試しください！
カオナビを使った便利な自動化例
カオナビを使った自動化で従業員情報の登録や更新が自動で行えるので、手作業が減り効率が良くなります。例えば、従業員がカオナビに登録されると、SlackやMicrosoft Teamsに通知が届き、迅速に情報を共有できるようになります。
Google スプレッドシートを使った便利な自動化例
情報の更新を検知して別ツール上のデータを自動で追加・更新したり、AI生成ツールを追加で連携して情報を要約することも可能です。
データの自動反映によって、情報管理の正確性向上も見込めそうです。
まとめ
今回は「カオナビで従業員が登録されたらGoogleスプレッドシートの従業員管理表にも登録する」フローボットを紹介しました。
カオナビとGoogle スプレッドシートを連携すると、従業員情報の管理が効率化し、正確なデータ管理も期待できます。
特に、ノーコードツールのYoomを活用することで、プログラミングの知識がなくても簡単に業務自動化フローを作成できます。
これを機に手動入力の手間を省き、リアルタイムでの情報更新を自動化してみませんか？
ぜひ、この記事を参考にして、カオナビとGoogle スプレッドシートの連携を試してみてください。
Yoomの無料登録はこちらからどうぞ→始める
よくあるご質問
Q：カオナビの既存情報を更新・削除した場合の挙動は？
A：今回解説したテンプレートは、すでに登録されているデータには影響ありません。
フローボットの設定後、トリガーをONにしてからカオナビに登録した従業員情報が連携の対象です。
Q：特定の条件（部署・役職など）で連携を絞れる？
A：はい、分岐条件を追加することで登録対象となる内容も細かく絞り込むことができます。
ただ、分岐設定は有料プランでご利用いただけます。詳しくはこちらをご確認ください。
Q：連携が失敗した時に気づくための通知機能はある？
A：フローボットでエラーが発生した場合、Yoomのアカウント作成時に登録したメールアドレスに通知が送信されます。
通知内容に掲載されているリンクからエラーの原因を確認することができます。
エラー内容を確認し、修正が必要な場合は、Yoomのヘルプページを参考にしてみてください。
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