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「従業員のスキル情報を集計してカオナビに登録するのが大変…」
「手作業での入力だと、どうしてもミスが発生してしまって困る…」
このように、従業員のスキル情報をカオナビへ登録する業務に、手間や課題を感じていませんか？
もし、<span class="mark-yellow">収集した従業員のスキル情報がカオナビに自動で登録される仕組み</span>があれば、情報収集からデータ入力までの一連の作業から解放されるでしょう。
その上、ヒューマンエラーのリスクを減らし、より重要な人材戦略の立案といったコア業務に集中する時間を生み出せるかもしれません！
今回ご紹介する自動化の設定は、ノーコードで簡単に設定できます。
手間や時間もかからないので、ぜひ自動化を導入して作業をもっと楽にしましょう！
Yoomには<span class="mark-yellow">カオナビに従業員のスキル情報を登録する業務フロー自動化のテンプレート</span>が用意されているので、「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
それではここから代表的な例として、Googleフォームでスキル情報に関する回答が送信されたら、カオナビのメンバー情報を自動で更新するフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト：カオナビ
[Yoomとは]
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
まずは基本的な設定方法を解説しているナビをご覧ください！
それではここから今回のフローで使用するアプリのマイアプリ登録方法を解説します。
※事前にYoomと使用するアプリにログインしてください。
カオナビと入力し、表示されたアプリをクリックしましょう。
注釈を確認しながら、アカウント名とAPIトークンを入力し、追加をクリックしてください。
Googleフォームをマイアプリ連携
Googleフォームと入力し、表示されたアプリをクリックしましょう。
以下の画面が表示されたらSign in with Googleをクリックします。
表示内容を確認し、問題なければ続行をクリックしてください。
以下のバナーにある試してみるボタンをクリックしてください。
テンプレートのコピーに成功すると、以下の画面が表示されますのでOKをクリックしましょう。
なお、コピーしたテンプレートはYoomのマイプロジェクトから確認できます。
フォームに回答が送信されたらをクリックします。
タイトルは任意のものに変更可能ですが、変更がなければそのままでも問題ありません。
連携するアカウント情報にはステップ1で連携したアカウントか、連携時に使用していたYoomのアカウントが表示されます。
アカウントを確認して問題なければ次へをクリックしてください。
トリガーの起動間隔を設定します。
次に、Googleフォームで任意のフォームを作成します。
スキルを登録するために、以下のフォームを作成しました。
今回ご紹介するテンプレートはGoogleフォームに回答が送信されたら起動します。
そのため、実際にテストするにはフォームに回答を送信する必要があります。
フォームが作成できたら、テスト用にデータを入力し送信してください。
※保有資格を入力する際は、カオナビに登録している資格情報と一致するように入力してください。
データを送信出来たら、フォームのURLをコピーします。
Yoomの画面に戻ります。
次に、フォームIDを設定します。
注釈を確認し、先ほどコピーしたURLからフォームIDとなる箇所を抜き出して入力してください。
入力できたらテストをクリックします。
テストに成功するとテスト成功画面が表示されます。
次に、取得した値が表示されます。
取得した値はこのあとの設定でも使用します。
※取得した値とは？
トリガーやオペレーション設定時に、「テスト」を実行して取得した値のことを指します。
後続のオペレーション設定時の値として利用でき、フローボットを起動する度に変動した値となります。
また、Googleフォームは自由に回答を得られるため、特定の取得した値が設定されておらず、以下のように項目にデータが入っていないものがあります。
Googleフォームをトリガーに設定した場合の回答データの取得方法については、下記の方法を参考にしてみてください。
取得したい値が追加されているのを確認できたら、忘れずに保存するをクリックしましょう。
メンバーのシート情報を部分更新をクリックします。
タイトルは任意のものに変更可能ですが、変更がなければそのままでも問題ありません。
連携するアカウント情報にはステップ1で連携したアカウントか、連携時に使用していたYoomのアカウントが表示されます。
アカウントを確認して問題なければ次へをクリックしてください。
シートIDを設定します。
入力欄をクリックし、表示された候補の中から使用したいものを選択してください。
社員番号を設定します。
取得した値を活用することで、固定値ではなくトリガーが実行されるたびに最新の情報が反映できます。
※不要な文字が入力されている場合は削除してください。
シート項目IDを設定します。
シートIDと同様に、入力欄をクリックして表示された候補の中から選択するか、直接入力してください。
シート項目の値を設定します。
こちらもデフォルトで設定されています。
変更したい場合は入力欄をクリックし、取得した値から設定してください。
※不要な文字が入力されている場合は削除してください。
ここまで設定できたらテストをクリックしましょう。
※テストをクリックすると、実際にメンバーのシート情報を部分更新します。
テストに成功するとテスト成功画面と取得した値が表示されますのでご確認ください。
確認できたら保存するをクリックしましょう。
※取得した値が空白になっていますが、問題ありません。
また、実際にカオナビのメンバーのシート情報が部分更新されているか確認してください。
先ほどのYoomの画面で保存するをクリックすると以下の画面が表示されます。
トリガーをONをクリックしてください。
お疲れ様でした！ここまでで設定は完了です！
以上がGoogleフォームでスキル情報に関する回答が送信されたら、カオナビのメンバー情報を自動で更新するフローでした！
従業員が登録されたら、チャットツールへ通知したり、データベースへ自動転記します。
逆に他ツールからの情報をトリガーに、メンバー情報を自動登録または更新します。
情報連携の正確性と入社手続きの効率が向上します。
カオナビへのスキル情報登録を自動化することで、<span class="mark-yellow">これまで手作業で行っていた従業員からの情報収集やデータ転記の手間を削減し、入力ミスといったヒューマンエラーを防げるでしょう</span>
これにより、人事担当者は面倒なデータ入力作業から解放され、収集したスキルデータを活用した人材育成計画の策定や、戦略的な人員配置の検討といった、より付加価値の高いコア業務に集中できる環境が整うはず！
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、画面の指示に従って操作するだけで直感的に業務フローを構築可能です。
もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
Q：Googleフォーム以外のフォームも使えますか？
A：はい、可能です。
Yoomでは多様な入力フォームアプリに加え、Yoom独自のフォームもご用意しております。
ご興味のある方は以下のリンク先をご覧ください。
Q：連携エラーが発生した場合の通知や対処法は？
A：Yoomにご登録いただいたメールアドレスに通知が送られます。
また、SlackやChatworkに通知を送ることも可能です。
通知メールには、エラーが起きている箇所や詳細のリンクが記載されておりますのでご確認ください。
再実行は自動で行われません。エラー修正後に手動で再実行してください。
ヘルプページで解決しない場合は、サポート窓口を利用することもできます。
Q：スキル登録時にSlack等へ自動通知できますか？
A：はい、可能です。
Slack等へ自動通知するには、フローボットのアプリを追加したい箇所にある+をクリックします。
表示された画面の右上の検索欄にSlackと入力し、表示されたアプリをクリックして設定を行ってください。
※新しいアプリを追加する場合は、ステップ1で行ったようにマイアプリ連携が必要ですのでご注意ください。
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