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【ノーコードで実現】カオナビに従業員のスキル情報を自動で登録する方法
「従業員のスキル情報を集計してカオナビに登録するのが大変…」
「手作業での入力だと、どうしてもミスが発生してしまって困る…」
このように、従業員のスキル情報をカオナビへ登録する業務に、手間や課題を感じていませんか？
もし、収集した従業員のスキル情報がカオナビに自動で登録される仕組みがあれば、情報収集からデータ入力までの一連の作業から解放されるでしょう。
その上、ヒューマンエラーのリスクを減らし、より重要な人材戦略の立案といったコア業務に集中する時間を生み出せるかもしれません！
今回ご紹介する自動化の設定は、ノーコードで簡単に設定できます。
手間や時間もかからないので、ぜひ自動化を導入して作業をもっと楽にしましょう！
とにかく早く試したい方へ
Yoomにはカオナビに従業員のスキル情報を登録する業務フロー自動化のテンプレートが用意されているので、「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
■概要
社員のスキル情報を集約するためにGoogleフォームなどを活用しているものの、その後のカオナビへの登録作業が手作業になっていませんか？手入力による転記作業は時間がかかるだけでなく、入力ミスの原因にもなりかねません。
このワークフローを活用すれば、Googleフォームに回答が送信されるだけで、自動でカオナビへのスキル登録が完了するため、こうした定型業務を効率化し、データの正確性を保つことができます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Googleフォームで収集した情報を元に、カオナビへのスキル登録を手作業で行っている方
- カオナビを活用したスキル管理の効率化や、データ入力の正確性を高めたいと考えている方
- 定期的なスキル情報の更新作業に手間を感じており、自動化を検討している人事担当者の方
■このテンプレートを使うメリット
- Googleフォームへの回答をトリガーに、カオナビへのスキル登録が自動で実行されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます
- 手作業によるデータ転記がなくなることで、入力間違いや登録漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、データの正確性を維持することに繋がります
■フローボットの流れ
- はじめに、GoogleフォームとカオナビをYoomと連携します
- 次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定し、対象のフォームを指定します
- 最後に、オペレーションでカオナビの「メンバーのシート情報を部分更新」アクションを設定し、トリガーで取得したフォームの回答内容を反映させます
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Googleフォームのトリガー設定では、スキル情報を収集したい任意のフォームを指定してください
- カオナビのオペレーション設定では、更新したいシート情報や項目を任意で選択し、Googleフォームから取得した回答内容などを変数として設定します
■注意事項
- Googleフォーム、カオナビのそれぞれとYoomを連携してください。
- Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記を参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133 - トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- カオナビのマイアプリ連携方法は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/6435730
■概要
社員のスキル情報を集約するためにGoogleフォームなどを活用しているものの、その後のカオナビへの登録作業が手作業になっていませんか？手入力による転記作業は時間がかかるだけでなく、入力ミスの原因にもなりかねません。
このワークフローを活用すれば、Googleフォームに回答が送信されるだけで、自動でカオナビへのスキル登録が完了するため、こうした定型業務を効率化し、データの正確性を保つことができます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Googleフォームで収集した情報を元に、カオナビへのスキル登録を手作業で行っている方
- カオナビを活用したスキル管理の効率化や、データ入力の正確性を高めたいと考えている方
- 定期的なスキル情報の更新作業に手間を感じており、自動化を検討している人事担当者の方
■このテンプレートを使うメリット
- Googleフォームへの回答をトリガーに、カオナビへのスキル登録が自動で実行されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます
- 手作業によるデータ転記がなくなることで、入力間違いや登録漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、データの正確性を維持することに繋がります
■フローボットの流れ
- はじめに、GoogleフォームとカオナビをYoomと連携します
- 次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定し、対象のフォームを指定します
- 最後に、オペレーションでカオナビの「メンバーのシート情報を部分更新」アクションを設定し、トリガーで取得したフォームの回答内容を反映させます
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Googleフォームのトリガー設定では、スキル情報を収集したい任意のフォームを指定してください
- カオナビのオペレーション設定では、更新したいシート情報や項目を任意で選択し、Googleフォームから取得した回答内容などを変数として設定します
■注意事項
- Googleフォーム、カオナビのそれぞれとYoomを連携してください。
- Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記を参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133 - トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- カオナビのマイアプリ連携方法は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/6435730
Googleフォームの回答から、カオナビにスキル情報を自動登録するフローを作ってみよう
それではここから代表的な例として、Googleフォームでスキル情報に関する回答が送信されたら、カオナビのメンバー情報を自動で更新するフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト：カオナビ
[Yoomとは]
フローの作成方法
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
- Googleフォームとカオナビのマイアプリ連携
- テンプレートをコピー
- Googleフォームのトリガー設定とカオナビのアクション設定
- トリガーをONにし、フローが起動するかを確認
■概要
社員のスキル情報を集約するためにGoogleフォームなどを活用しているものの、その後のカオナビへの登録作業が手作業になっていませんか？手入力による転記作業は時間がかかるだけでなく、入力ミスの原因にもなりかねません。
このワークフローを活用すれば、Googleフォームに回答が送信されるだけで、自動でカオナビへのスキル登録が完了するため、こうした定型業務を効率化し、データの正確性を保つことができます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Googleフォームで収集した情報を元に、カオナビへのスキル登録を手作業で行っている方
- カオナビを活用したスキル管理の効率化や、データ入力の正確性を高めたいと考えている方
- 定期的なスキル情報の更新作業に手間を感じており、自動化を検討している人事担当者の方
■このテンプレートを使うメリット
- Googleフォームへの回答をトリガーに、カオナビへのスキル登録が自動で実行されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます
- 手作業によるデータ転記がなくなることで、入力間違いや登録漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、データの正確性を維持することに繋がります
■フローボットの流れ
- はじめに、GoogleフォームとカオナビをYoomと連携します
- 次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定し、対象のフォームを指定します
- 最後に、オペレーションでカオナビの「メンバーのシート情報を部分更新」アクションを設定し、トリガーで取得したフォームの回答内容を反映させます
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Googleフォームのトリガー設定では、スキル情報を収集したい任意のフォームを指定してください
- カオナビのオペレーション設定では、更新したいシート情報や項目を任意で選択し、Googleフォームから取得した回答内容などを変数として設定します
■注意事項
- Googleフォーム、カオナビのそれぞれとYoomを連携してください。
- Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記を参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133 - トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- カオナビのマイアプリ連携方法は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/6435730
■概要
社員のスキル情報を集約するためにGoogleフォームなどを活用しているものの、その後のカオナビへの登録作業が手作業になっていませんか？手入力による転記作業は時間がかかるだけでなく、入力ミスの原因にもなりかねません。
このワークフローを活用すれば、Googleフォームに回答が送信されるだけで、自動でカオナビへのスキル登録が完了するため、こうした定型業務を効率化し、データの正確性を保つことができます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Googleフォームで収集した情報を元に、カオナビへのスキル登録を手作業で行っている方
- カオナビを活用したスキル管理の効率化や、データ入力の正確性を高めたいと考えている方
- 定期的なスキル情報の更新作業に手間を感じており、自動化を検討している人事担当者の方
■このテンプレートを使うメリット
- Googleフォームへの回答をトリガーに、カオナビへのスキル登録が自動で実行されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます
- 手作業によるデータ転記がなくなることで、入力間違いや登録漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、データの正確性を維持することに繋がります
■フローボットの流れ
- はじめに、GoogleフォームとカオナビをYoomと連携します
- 次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定し、対象のフォームを指定します
- 最後に、オペレーションでカオナビの「メンバーのシート情報を部分更新」アクションを設定し、トリガーで取得したフォームの回答内容を反映させます
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Googleフォームのトリガー設定では、スキル情報を収集したい任意のフォームを指定してください
- カオナビのオペレーション設定では、更新したいシート情報や項目を任意で選択し、Googleフォームから取得した回答内容などを変数として設定します
■注意事項
- Googleフォーム、カオナビのそれぞれとYoomを連携してください。
- Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記を参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133 - トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- カオナビのマイアプリ連携方法は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/6435730
ステップ1：Googleフォームとカオナビをマイアプリ連携
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
まずは基本的な設定方法を解説しているナビをご覧ください！
それではここから今回のフローで使用するアプリのマイアプリ登録方法を解説します。
※事前にYoomと使用するアプリにログインしてください。
カオナビをマイアプリ連携
カオナビと入力し、表示されたアプリをクリックしましょう。
注釈を確認しながら、アカウント名とAPIトークンを入力し、追加をクリックしてください。
Googleフォームをマイアプリ連携
Googleフォームと入力し、表示されたアプリをクリックしましょう。
以下の画面が表示されたらSign in with Googleをクリックします。
表示内容を確認し、問題なければ続行をクリックしてください。
ステップ2：テンプレートをコピー
以下のバナーにある試してみるボタンをクリックしてください。
■概要
社員のスキル情報を集約するためにGoogleフォームなどを活用しているものの、その後のカオナビへの登録作業が手作業になっていませんか？手入力による転記作業は時間がかかるだけでなく、入力ミスの原因にもなりかねません。
このワークフローを活用すれば、Googleフォームに回答が送信されるだけで、自動でカオナビへのスキル登録が完了するため、こうした定型業務を効率化し、データの正確性を保つことができます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Googleフォームで収集した情報を元に、カオナビへのスキル登録を手作業で行っている方
- カオナビを活用したスキル管理の効率化や、データ入力の正確性を高めたいと考えている方
- 定期的なスキル情報の更新作業に手間を感じており、自動化を検討している人事担当者の方
■このテンプレートを使うメリット
- Googleフォームへの回答をトリガーに、カオナビへのスキル登録が自動で実行されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます
- 手作業によるデータ転記がなくなることで、入力間違いや登録漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、データの正確性を維持することに繋がります
■フローボットの流れ
- はじめに、GoogleフォームとカオナビをYoomと連携します
- 次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定し、対象のフォームを指定します
- 最後に、オペレーションでカオナビの「メンバーのシート情報を部分更新」アクションを設定し、トリガーで取得したフォームの回答内容を反映させます
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Googleフォームのトリガー設定では、スキル情報を収集したい任意のフォームを指定してください
- カオナビのオペレーション設定では、更新したいシート情報や項目を任意で選択し、Googleフォームから取得した回答内容などを変数として設定します
■注意事項
- Googleフォーム、カオナビのそれぞれとYoomを連携してください。
- Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記を参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133 - トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- カオナビのマイアプリ連携方法は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/6435730
■概要
社員のスキル情報を集約するためにGoogleフォームなどを活用しているものの、その後のカオナビへの登録作業が手作業になっていませんか？手入力による転記作業は時間がかかるだけでなく、入力ミスの原因にもなりかねません。
このワークフローを活用すれば、Googleフォームに回答が送信されるだけで、自動でカオナビへのスキル登録が完了するため、こうした定型業務を効率化し、データの正確性を保つことができます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Googleフォームで収集した情報を元に、カオナビへのスキル登録を手作業で行っている方
- カオナビを活用したスキル管理の効率化や、データ入力の正確性を高めたいと考えている方
- 定期的なスキル情報の更新作業に手間を感じており、自動化を検討している人事担当者の方
■このテンプレートを使うメリット
- Googleフォームへの回答をトリガーに、カオナビへのスキル登録が自動で実行されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます
- 手作業によるデータ転記がなくなることで、入力間違いや登録漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、データの正確性を維持することに繋がります
■フローボットの流れ
- はじめに、GoogleフォームとカオナビをYoomと連携します
- 次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定し、対象のフォームを指定します
- 最後に、オペレーションでカオナビの「メンバーのシート情報を部分更新」アクションを設定し、トリガーで取得したフォームの回答内容を反映させます
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Googleフォームのトリガー設定では、スキル情報を収集したい任意のフォームを指定してください
- カオナビのオペレーション設定では、更新したいシート情報や項目を任意で選択し、Googleフォームから取得した回答内容などを変数として設定します
■注意事項
- Googleフォーム、カオナビのそれぞれとYoomを連携してください。
- Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記を参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133 - トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- カオナビのマイアプリ連携方法は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/6435730
テンプレートのコピーに成功すると、以下の画面が表示されますのでOKをクリックしましょう。
なお、コピーしたテンプレートはYoomのマイプロジェクトから確認できます。
ステップ3：Googleフォームに回答が送信された際の設定
フォームに回答が送信されたらをクリックします。
タイトルは任意のものに変更可能ですが、変更がなければそのままでも問題ありません。
連携するアカウント情報にはステップ1で連携したアカウントか、連携時に使用していたYoomのアカウントが表示されます。
アカウントを確認して問題なければ次へをクリックしてください。
トリガーの起動間隔を設定します。
- トリガーの起動タイミングは、5分、10分、15分、30分、60分のいずれかで設定できます。
ご利用プランによって、設定できるトリガーの最短間隔が違うので、その点は要チェックです。
なお、基本的にはそのプランの最短の起動間隔にしてお使いいただくことをおすすめします。
次に、Googleフォームで任意のフォームを作成します。
スキルを登録するために、以下のフォームを作成しました。
今回ご紹介するテンプレートはGoogleフォームに回答が送信されたら起動します。
そのため、実際にテストするにはフォームに回答を送信する必要があります。
フォームが作成できたら、テスト用にデータを入力し送信してください。
※保有資格を入力する際は、カオナビに登録している資格情報と一致するように入力してください。
データを送信出来たら、フォームのURLをコピーします。
Yoomの画面に戻ります。
次に、フォームIDを設定します。
注釈を確認し、先ほどコピーしたURLからフォームIDとなる箇所を抜き出して入力してください。
入力できたらテストをクリックします。
テストに成功するとテスト成功画面が表示されます。
次に、取得した値が表示されます。
取得した値はこのあとの設定でも使用します。
※取得した値とは？
トリガーやオペレーション設定時に、「テスト」を実行して取得した値のことを指します。
後続のオペレーション設定時の値として利用でき、フローボットを起動する度に変動した値となります。
また、Googleフォームは自由に回答を得られるため、特定の取得した値が設定されておらず、以下のように項目にデータが入っていないものがあります。
Googleフォームをトリガーに設定した場合の回答データの取得方法については、下記の方法を参考にしてみてください。
取得したい値が追加されているのを確認できたら、忘れずに保存するをクリックしましょう。
ステップ4：カオナビのメンバーのシート情報を部分更新する設定
メンバーのシート情報を部分更新をクリックします。
タイトルは任意のものに変更可能ですが、変更がなければそのままでも問題ありません。
連携するアカウント情報にはステップ1で連携したアカウントか、連携時に使用していたYoomのアカウントが表示されます。
アカウントを確認して問題なければ次へをクリックしてください。
シートIDを設定します。
入力欄をクリックし、表示された候補の中から使用したいものを選択してください。
社員番号を設定します。
取得した値を活用することで、固定値ではなくトリガーが実行されるたびに最新の情報が反映できます。
※不要な文字が入力されている場合は削除してください。
シート項目IDを設定します。
シートIDと同様に、入力欄をクリックして表示された候補の中から選択するか、直接入力してください。
シート項目の値を設定します。
こちらもデフォルトで設定されています。
変更したい場合は入力欄をクリックし、取得した値から設定してください。
※不要な文字が入力されている場合は削除してください。
ここまで設定できたらテストをクリックしましょう。
※テストをクリックすると、実際にメンバーのシート情報を部分更新します。
テストに成功するとテスト成功画面と取得した値が表示されますのでご確認ください。
確認できたら保存するをクリックしましょう。
※取得した値が空白になっていますが、問題ありません。
また、実際にカオナビのメンバーのシート情報が部分更新されているか確認してください。
ステップ5：トリガーをONにし、フローが起動するかを確認
先ほどのYoomの画面で保存するをクリックすると以下の画面が表示されます。
トリガーをONをクリックしてください。
お疲れ様でした！ここまでで設定は完了です！
以上がGoogleフォームでスキル情報に関する回答が送信されたら、カオナビのメンバー情報を自動で更新するフローでした！
カオナビを使った自動化例
従業員が登録されたら、チャットツールへ通知したり、データベースへ自動転記します。
逆に他ツールからの情報をトリガーに、メンバー情報を自動登録または更新します。
情報連携の正確性と入社手続きの効率が向上します。
■概要
カオナビで従業員が登録されたら、Microsoft Teamsに通知するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.カオナビを使って人事情報を管理している方
・従業員の教育、研修においてカオナビのデータを活用している総務部門の方
・入社後の従業員情報の登録を担当している人事担当者
2.Microsoft Teamsを通じてメンバーと連絡を取り合っている方
・日常の連絡手段としてMicrosoft Teamsを使用している方
・Microsoft Teamsを活用して部門間での情報共有を行っている方
■このテンプレートを使うメリット
カオナビは従業員情報の分析もできるため、管理に適したツールです。
しかし、カオナビの登録情報を手動で通知し続けるのは、情報共有の遅延を引き起こす可能性があります。
カオナビへの登録情報を迅速にメンバー間で共有したいと考えている方に、このテンプレートは適しています。
Microsoft Teamsにログインして通知する必要がなくなるため、手動による作業が減り、業務効率が向上します。
また、通知内容は任意でカスタマイズすることができるため、部門のニーズに応じた情報提供も可能になります。
■注意事項
・カオナビ、ChatworkのそれぞれとYoomを連携してください。
・カオナビのマイアプリ連携方法はこちらをご参照ください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
■概要
カオナビで従業員が登録されたら、Slackに通知するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.カオナビで従業員データを管理している方
・従業員データを一元管理している人事担当者
・従業員データの分析でカオナビを活用している企業の経営者
2.Slackを使用してチーム内のコミュニケーションを取っている方
・社内の情報共有をSlackで行っている方
・社内通知を効率化したい方
■このテンプレートを使うメリット
カオナビは従業員情報を一元管理し、業務に合わせて活用できるのがメリットです。
しかし、カオナビの登録情報を手動で通知し続けるのは、ヒューマンエラーのリスクを高めます。
社内通知を自動化したいと考えている方に、このテンプレートは適しています。
カオナビで情報の登録がされると、自動的にSlackに通知を出すことができるため、宛先誤りや情報の記載漏れといったヒューマンエラーを防止することができます。
登録情報が通知されることで、新規メンバーを早期に確認できるようになるため、アカウントの作成や必要資料の準備に迅速に取り掛かる事が可能です。
■注意事項
・カオナビ、SlackのそれぞれとYoomを連携してください。
・カオナビのマイアプリ連携方法はこちらをご参照ください。
■概要
カオナビで従業員が登録されたらSalesforceの従業員管理表にも登録するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.人事・総務担当者
・従業員情報をカオナビとSalesforceの両方で管理している方
・カオナビに入力した従業員情報をSalesforceに手動で転記する手間を省きたい方
・従業員情報の入力ミスを減らしてデータの精度を高めたい方
2.Salesforceを活用する営業・マーケティング担当者
・最新の従業員情報をSalesforce上で確認したい方
・従業員情報に基づいた顧客対応や営業活動を行いたい方
■このテンプレートを使うメリット
カオナビは従業員情報を一元管理する上で便利なツールですが、登録された従業員情報をSalesforceの従業員管理表に手動で転記するのは、情報共有の遅れや入力ミスに繋がる可能性があります。
このフローを活用することで、カオナビで従業員が情報が登録されたら自動的にSalesforceの従業員管理表に必要な情報が追加されます。これにより、人事担当者はカオナビとSalesforceの両方を確認する必要がなくなり、最新の従業員情報を効率的に共有することができます。
また手作業による転記作業が不要になることにより業務効率が向上し、入力ミスを防ぐこともできます。
■注意事項
・カオナビ、SalesforceそれぞれとYoomを連携してください。
・Salesforceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
■概要カオナビに従業員情報を登録した後、管理用のGoogle スプレッドシートにも同じ内容を手入力していませんか？この作業は手間がかかるだけでなく、転記ミスなどのヒューマンエラーの原因にもなりがちです。このワークフローを活用することで、カオナビに従業員が登録された際に、指定のGoogle スプレッドシートへ自動で情報が追加されるため、従業員管理に関する業務を効率化し、データの正確性を保つことができます。■このテンプレートをおすすめする方- カオナビとGoogle スプレッドシートの両方で従業員情報を管理し、二重入力に手間を感じている方
- 従業員データの転記作業を自動化し、入力ミスをなくしてデータ管理の正確性を高めたい方
- 手作業でのデータ入力をなくし、より重要な人事業務に時間を活用したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット- カオナビへの情報登録をトリガーに、Google スプレッドシートへ自動でデータが追加されるため、手作業での転記にかかっていた時間を削減できます。
- 手作業によるデータ転記が不要になることで、入力間違いや記載漏れといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、データの正確性を担保します。
■フローボットの流れ- はじめに、カオナビとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでカオナビを選択し、「メンバー情報が登録されたら」というアクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートを選択し、「レコードを追加する」アクションを設定し、カオナビから取得した情報をどの列に追加するかを指定します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント- Google スプレッドシートで「レコードを追加する」アクションを設定する際に、情報を追加したい任意のスプレッドシートおよびシートを指定してください。
■注意事項- Google スプレッドシート、カオナビのそれぞれとYoomを連携してください。
- カオナビのマイアプリ連携方法は「カオナビのマイアプリ登録方法」をご参照ください。
■概要新しい従業員が入社するたびに、カオナビへの情報登録と並行して、Google Workspaceのアカウントも手作業で発行していませんか？
このような二重入力は手間がかかるだけでなく、設定ミスなどのヒューマンエラーの原因にもなりがちです。
このワークフローを活用すれば、カオナビとGoogle Workspaceの連携がスムーズに実現し、従業員登録をトリガーにGoogle Workspaceのアカウントが自動で追加されるため、入社手続きに関する業務を効率化できます。
■このテンプレートをおすすめする方- カオナビとGoogle Workspaceを利用しており、アカウント発行を手作業で行っている人事・労務担当者の方
- 従業員の入退社管理における情報システム部門の作業負担を軽減したいと考えている方
- カオナビとGoogle Workspaceを連携させ、入社手続きの自動化を目指しているDX推進担当者の方
■このテンプレートを使うメリット- カオナビに従業員情報が登録されると、Google Workspaceのユーザーが自動で作成されるため、これまで手作業で行っていたアカウント発行の時間を短縮できます。
- 手作業によるアカウント情報の入力間違いや、発行漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、正確な従業員管理を実現します。
■フローボットの流れ- はじめに、Google WorkspaceとカオナビをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでカオナビを選択し、「従業員が登録されたら」というアクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでGoogle Workspaceを選択し、「新規ユーザーを追加」のアクションを設定します。
■このワークフローのカスタムポイント- Google Workspaceで新規ユーザーを追加する設定では、どの情報をどの項目に反映させるかを設定する必要があります。
- 例えば、カオナビのトリガーから取得した「姓」や「名」、「メールアドレス」といった情報を、Google Workspaceのユーザー作成における対応する各項目にそれぞれ指定してください。
- また、初期パスワードや所属組織部門など、任意の値や固定の値を設定することも可能です。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■注意事項 - カオナビ、Google WorkspaceのそれぞれとYoomを連携してください。
- カオナビ、Google Workspaceはミニプラン以上でご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・パーソナルプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプラン・チームプラン・サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
■概要
カオナビで従業員が登録されたら、OneDriveに従業員毎のフォルダを作成するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.業務でカオナビを利用している方
・従業員情報の管理でカオナビを活用している方
・カオナビで評価やフィードバックの管理をしている人事担当者
2.クラウド上でフォルダ管理を行う方
・OneDriveへのフォルダ追加を自動化したい方
・従業員ごとにフォルダを作成して管理している方
■このテンプレートを使うメリット
カオナビは従業員管理や、従業員に対する評価やフィードバックの管理に適したツールです。
しかし、カオナビに登録された従業員ごとにOneDriveでフォルダを管理している場合、毎回手動でフォルダを作成するのは手間だと感じているかもしれません。
このテンプレートは、カオナビで従業員が登録されると、OneDriveで従業員毎のフォルダを自動で作成することができ、手動による作業を軽減できます。
OneDriveにおけるフォルダの作成漏れやフォルダ名のミスも防止できるため、業務をスムーズに進めることが可能です。
また、チャットツールと連携することでOneDriveで作成されたフォルダを特定のメンバーに通知することもできます。
■注意事項
・ カオナビ、OneDriveのそれぞれとYoomを連携してください。
・カオナビのマイアプリ連携方法はこちらをご参照ください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
■概要Notionで管理している従業員情報を、タレントマネジメントシステムのカオナビに手作業で登録する業務は、手間がかかる上に転記ミスも起こりがちです。こうした定型的な作業に時間を取られ、本来注力すべき業務が進まないという課題を抱えている方もいるのではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、Notionに従業員情報が登録されると、自動でカオナビにも情報が連携されるため、従業員情報管理の効率化を実現できます。■このテンプレートをおすすめする方- Notionとカオナビの両方を利用しており、二重入力の手間をなくしたい人事・労務担当者の方
- 従業員情報管理を自動化し、手作業による登録ミスなどのヒューマンエラーを防ぎたい方
- ノンコア業務を効率化して、より戦略的な人事業務に集中したいと考えているマネージャーの方
■このテンプレートを使うメリット- Notionに従業員情報を入力するだけで、カオナビへ自動でデータが登録されるため、転記作業にかかっていた時間を短縮できます。
- 手作業でのデータ入力をなくすことで、登録情報の誤りや登録漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。
■フローボットの流れ- はじめに、NotionとカオナビをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでNotionを選択し、「特定のデータソースのページが作成・更新されたら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、ページの作成時と更新時でその後の処理を分けられるようにします。
- 次に、オペレーションでNotionの「レコードを取得する（ID検索）」を設定し、トリガーで検知したページの情報を取得します。
- 最後に、オペレーションでカオナビの「メンバーを登録」を設定し、Notionから取得した情報をもとにメンバー情報を登録します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント- Notionのトリガー設定では、連携の対象としたいデータソースIDを任意で設定してください。
- カオナビへのメンバー登録では、Notionから取得したどの情報をカオナビのどの項目に登録するかを自由に設定できます。
■注意事項- Notion、カオナビのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
- カオナビのマイアプリ連携方法は「カオナビのマイアプリ登録方法」をご参照ください。
■概要
コラボフローで各種申請が承認された後、その内容をカオナビの従業員情報に手作業で反映させていませんか。この一連の作業は、手間がかかるだけでなく入力ミスや更新漏れといったヒューマンエラーの原因にもなりがちです。このワークフローを活用すれば、コラボフローでの承認完了をトリガーとして、カオナビの従業員情報を自動で更新できるため、手作業による情報転記の手間とリスクを解消し、人事情報管理を効率化します。
■このテンプレートをおすすめする方
- コラボフローでの承認後、カオナビへの情報転記に手間を感じている人事・労務担当者の方
- 複数のシステム間で従業員情報を手作業で管理しており、ミスや更新漏れに悩んでいる方
- 申請承認から従業員情報管理までの業務フローを、一気通貫で効率化したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- コラボフローでの承認が完了すると、自動でカオナビの情報が更新されるため、これまで手作業で行っていた転記業務の時間を短縮することができます。
- 手作業による情報の入力ミスや更新漏れを防ぎ、従業員データベースの正確性を維持することに繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、コラボフローとカオナビをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでコラボフローを選択し、「経路のWebhookを受信したら（Webhook起動）」アクションを設定します。
- 次に、オペレーションでコラボフローの「申請内容の詳細を取得」アクションを設定し、トリガーで受信した情報をもとに申請の詳細データを取得します。
- 最後に、オペレーションでカオナビの「メンバーの基本情報を更新」アクションを設定し、取得した申請内容を反映させます。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- カオナビの「メンバーの基本情報を更新」アクションでは、更新したい従業員情報の各項目に対して、前段のコラボフローで取得した情報を変数として設定してください。
- 特定の項目を常に同じ値で更新したい場合は、固定のテキストを入力して設定することも可能です。
■注意事項
- コラボフローとカオナビのそれぞれとYoomを連携してください。
- カオナビのマイアプリ連携方法はこちらをご参照ください。
■概要
タレントマネジメントでカオナビを利用しつつ、従業員情報をAirtableでも管理している場合、情報の二重入力や更新漏れは避けたい課題ではないでしょうか。カオナビのAPI連携による自動化を検討していても、専門知識がなく実現が難しいと感じることもあります。このワークフローは、Airtableのレコード更新をトリガーとして、カオナビのメンバー情報を自動で更新するため、手作業による手間やミスを減らし、データ管理を効率化します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Airtableとカオナビで従業員情報を管理し、手作業での更新に手間を感じている人事担当者の方
- カオナビのAPI連携に関心があり、ノーコードでの業務自動化を検討しているDX推進担当者の方
- 従業員データの正確性を担保し、タレントマネジメントをより効率的に進めたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Airtableでレコードを更新するだけで、自動でカオナビの情報が更新されるため、二重入力の手間がなくなり作業時間を短縮できます。
- 手作業による転記ミスや更新漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、カオナビ上の従業員データを常に正確な状態に保つことができます。
■フローボットの流れ
- はじめに、AirtableとカオナビをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでAirtableを選択し、「レコードが更新されたら」というアクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでカオナビの「メンバーを更新」アクションを設定し、Airtableから取得した情報をもとに更新する内容を指定します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Airtableのトリガー設定では、更新を検知する対象のテーブルやビューを任意で指定することが可能です。
- カオナビへの更新オペレーションでは、Airtableから取得したどの情報を、カオナビのどのメンバー情報項目に反映させるかを自由に設定できます。
■注意事項
■概要
Boxに保管されている従業員ファイルを、一件ずつ手作業でカオナビにアップロードしていませんか？この作業は手間がかかる上に、アップロード先の間違いといったミスにも繋がりかねません。このワークフローを活用すれば、Boxの特定フォルダにファイルが置かれるだけで、カオナビの指定した従業員情報へ自動でファイルがアップロードされるため、面倒なカオナビへのファイルアップロード業務を効率化し、入力ミスを防ぎます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Boxとカオナビの間で発生する、手作業でのファイル連携に手間を感じている人事担当者の方
- 従業員の評価シートなどを、手動でカオナビへファイルアップロードしているマネージャーの方
- カオナビへのファイルアップロード作業を自動化し、人事関連業務の効率化を進めたい方
■このテンプレートを使うメリット
- Boxへのファイル追加をトリガーに、自動で処理が実行されるため、これまでカオナビへのファイルアップロード作業に費やしていた時間を短縮できます
- 手作業でのファイル選択ミスや、アップロード先の従業員を間違えるといったヒューマンエラーの防止に繋がります
■フローボットの流れ
- はじめに、BoxとカオナビをYoomと連携します
- 次に、トリガーでBoxを選択し、「フォルダにファイルがアップロードされたら」というアクションを設定します
- 次に、オペレーションでBoxの「ファイルをダウンロード」アクションを設定し、トリガーで検知したファイルをダウンロードします
- 次に、オペレーションでAI機能の「テキストからデータを抽出する」を設定し、ファイル名からカオナビの社員番号を抽出します
- 最後に、オペレーションでカオナビの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、抽出した情報をもとに特定の従業員へファイルをアップロードします
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Boxのトリガー設定では、監視対象としたいフォルダを任意で指定してください
- Boxでファイルをダウンロードする際、対象ファイルのコンテンツIDを任意で指定できます
- カオナビへのファイルアップロード設定では、ファイルを紐付ける従業員情報などを、固定値や前段のオペレーションで取得した情報を利用して任意に設定可能です
■注意事項
- Box、カオナビのそれぞれとYoomを連携してください。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924 - カオナビのマイアプリ連携方法は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/6435730
■概要
カオナビで従業員が登録されたら、Microsoft Teamsに通知するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.カオナビを使って人事情報を管理している方
・従業員の教育、研修においてカオナビのデータを活用している総務部門の方
・入社後の従業員情報の登録を担当している人事担当者
2.Microsoft Teamsを通じてメンバーと連絡を取り合っている方
・日常の連絡手段としてMicrosoft Teamsを使用している方
・Microsoft Teamsを活用して部門間での情報共有を行っている方
■このテンプレートを使うメリット
カオナビは従業員情報の分析もできるため、管理に適したツールです。
しかし、カオナビの登録情報を手動で通知し続けるのは、情報共有の遅延を引き起こす可能性があります。
カオナビへの登録情報を迅速にメンバー間で共有したいと考えている方に、このテンプレートは適しています。
Microsoft Teamsにログインして通知する必要がなくなるため、手動による作業が減り、業務効率が向上します。
また、通知内容は任意でカスタマイズすることができるため、部門のニーズに応じた情報提供も可能になります。
■注意事項
・カオナビ、ChatworkのそれぞれとYoomを連携してください。
・カオナビのマイアプリ連携方法はこちらをご参照ください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
■概要
カオナビで従業員が登録されたら、Slackに通知するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.カオナビで従業員データを管理している方
・従業員データを一元管理している人事担当者
・従業員データの分析でカオナビを活用している企業の経営者
2.Slackを使用してチーム内のコミュニケーションを取っている方
・社内の情報共有をSlackで行っている方
・社内通知を効率化したい方
■このテンプレートを使うメリット
カオナビは従業員情報を一元管理し、業務に合わせて活用できるのがメリットです。
しかし、カオナビの登録情報を手動で通知し続けるのは、ヒューマンエラーのリスクを高めます。
社内通知を自動化したいと考えている方に、このテンプレートは適しています。
カオナビで情報の登録がされると、自動的にSlackに通知を出すことができるため、宛先誤りや情報の記載漏れといったヒューマンエラーを防止することができます。
登録情報が通知されることで、新規メンバーを早期に確認できるようになるため、アカウントの作成や必要資料の準備に迅速に取り掛かる事が可能です。
■注意事項
・カオナビ、SlackのそれぞれとYoomを連携してください。
・カオナビのマイアプリ連携方法はこちらをご参照ください。
■概要
カオナビで従業員が登録されたらSalesforceの従業員管理表にも登録するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.人事・総務担当者
・従業員情報をカオナビとSalesforceの両方で管理している方
・カオナビに入力した従業員情報をSalesforceに手動で転記する手間を省きたい方
・従業員情報の入力ミスを減らしてデータの精度を高めたい方
2.Salesforceを活用する営業・マーケティング担当者
・最新の従業員情報をSalesforce上で確認したい方
・従業員情報に基づいた顧客対応や営業活動を行いたい方
■このテンプレートを使うメリット
カオナビは従業員情報を一元管理する上で便利なツールですが、登録された従業員情報をSalesforceの従業員管理表に手動で転記するのは、情報共有の遅れや入力ミスに繋がる可能性があります。
このフローを活用することで、カオナビで従業員が情報が登録されたら自動的にSalesforceの従業員管理表に必要な情報が追加されます。これにより、人事担当者はカオナビとSalesforceの両方を確認する必要がなくなり、最新の従業員情報を効率的に共有することができます。
また手作業による転記作業が不要になることにより業務効率が向上し、入力ミスを防ぐこともできます。
■注意事項
・カオナビ、SalesforceそれぞれとYoomを連携してください。
・Salesforceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
- カオナビとGoogle スプレッドシートの両方で従業員情報を管理し、二重入力に手間を感じている方
- 従業員データの転記作業を自動化し、入力ミスをなくしてデータ管理の正確性を高めたい方
- 手作業でのデータ入力をなくし、より重要な人事業務に時間を活用したいと考えている方
- カオナビへの情報登録をトリガーに、Google スプレッドシートへ自動でデータが追加されるため、手作業での転記にかかっていた時間を削減できます。
- 手作業によるデータ転記が不要になることで、入力間違いや記載漏れといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、データの正確性を担保します。
- はじめに、カオナビとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでカオナビを選択し、「メンバー情報が登録されたら」というアクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートを選択し、「レコードを追加する」アクションを設定し、カオナビから取得した情報をどの列に追加するかを指定します。
■このワークフローのカスタムポイント
- Google スプレッドシートで「レコードを追加する」アクションを設定する際に、情報を追加したい任意のスプレッドシートおよびシートを指定してください。
- Google スプレッドシート、カオナビのそれぞれとYoomを連携してください。
- カオナビのマイアプリ連携方法は「カオナビのマイアプリ登録方法」をご参照ください。
このような二重入力は手間がかかるだけでなく、設定ミスなどのヒューマンエラーの原因にもなりがちです。
このワークフローを活用すれば、カオナビとGoogle Workspaceの連携がスムーズに実現し、従業員登録をトリガーにGoogle Workspaceのアカウントが自動で追加されるため、入社手続きに関する業務を効率化できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- カオナビとGoogle Workspaceを利用しており、アカウント発行を手作業で行っている人事・労務担当者の方
- 従業員の入退社管理における情報システム部門の作業負担を軽減したいと考えている方
- カオナビとGoogle Workspaceを連携させ、入社手続きの自動化を目指しているDX推進担当者の方
■このテンプレートを使うメリット
- カオナビに従業員情報が登録されると、Google Workspaceのユーザーが自動で作成されるため、これまで手作業で行っていたアカウント発行の時間を短縮できます。
- 手作業によるアカウント情報の入力間違いや、発行漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、正確な従業員管理を実現します。
■フローボットの流れ
- はじめに、Google WorkspaceとカオナビをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでカオナビを選択し、「従業員が登録されたら」というアクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでGoogle Workspaceを選択し、「新規ユーザーを追加」のアクションを設定します。
■このワークフローのカスタムポイント
- Google Workspaceで新規ユーザーを追加する設定では、どの情報をどの項目に反映させるかを設定する必要があります。
- 例えば、カオナビのトリガーから取得した「姓」や「名」、「メールアドレス」といった情報を、Google Workspaceのユーザー作成における対応する各項目にそれぞれ指定してください。
- また、初期パスワードや所属組織部門など、任意の値や固定の値を設定することも可能です。
■注意事項
- カオナビ、Google WorkspaceのそれぞれとYoomを連携してください。
- カオナビ、Google Workspaceはミニプラン以上でご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・パーソナルプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプラン・チームプラン・サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
■概要
カオナビで従業員が登録されたら、OneDriveに従業員毎のフォルダを作成するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.業務でカオナビを利用している方
・従業員情報の管理でカオナビを活用している方
・カオナビで評価やフィードバックの管理をしている人事担当者
2.クラウド上でフォルダ管理を行う方
・OneDriveへのフォルダ追加を自動化したい方
・従業員ごとにフォルダを作成して管理している方
■このテンプレートを使うメリット
カオナビは従業員管理や、従業員に対する評価やフィードバックの管理に適したツールです。
しかし、カオナビに登録された従業員ごとにOneDriveでフォルダを管理している場合、毎回手動でフォルダを作成するのは手間だと感じているかもしれません。
このテンプレートは、カオナビで従業員が登録されると、OneDriveで従業員毎のフォルダを自動で作成することができ、手動による作業を軽減できます。
OneDriveにおけるフォルダの作成漏れやフォルダ名のミスも防止できるため、業務をスムーズに進めることが可能です。
また、チャットツールと連携することでOneDriveで作成されたフォルダを特定のメンバーに通知することもできます。
■注意事項
・ カオナビ、OneDriveのそれぞれとYoomを連携してください。
・カオナビのマイアプリ連携方法はこちらをご参照ください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- Notionとカオナビの両方を利用しており、二重入力の手間をなくしたい人事・労務担当者の方
- 従業員情報管理を自動化し、手作業による登録ミスなどのヒューマンエラーを防ぎたい方
- ノンコア業務を効率化して、より戦略的な人事業務に集中したいと考えているマネージャーの方
- Notionに従業員情報を入力するだけで、カオナビへ自動でデータが登録されるため、転記作業にかかっていた時間を短縮できます。
- 手作業でのデータ入力をなくすことで、登録情報の誤りや登録漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。
- はじめに、NotionとカオナビをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでNotionを選択し、「特定のデータソースのページが作成・更新されたら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、ページの作成時と更新時でその後の処理を分けられるようにします。
- 次に、オペレーションでNotionの「レコードを取得する（ID検索）」を設定し、トリガーで検知したページの情報を取得します。
- 最後に、オペレーションでカオナビの「メンバーを登録」を設定し、Notionから取得した情報をもとにメンバー情報を登録します。
■このワークフローのカスタムポイント
- Notionのトリガー設定では、連携の対象としたいデータソースIDを任意で設定してください。
- カオナビへのメンバー登録では、Notionから取得したどの情報をカオナビのどの項目に登録するかを自由に設定できます。
- Notion、カオナビのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
- カオナビのマイアプリ連携方法は「カオナビのマイアプリ登録方法」をご参照ください。
■概要
コラボフローで各種申請が承認された後、その内容をカオナビの従業員情報に手作業で反映させていませんか。この一連の作業は、手間がかかるだけでなく入力ミスや更新漏れといったヒューマンエラーの原因にもなりがちです。このワークフローを活用すれば、コラボフローでの承認完了をトリガーとして、カオナビの従業員情報を自動で更新できるため、手作業による情報転記の手間とリスクを解消し、人事情報管理を効率化します。
■このテンプレートをおすすめする方
- コラボフローでの承認後、カオナビへの情報転記に手間を感じている人事・労務担当者の方
- 複数のシステム間で従業員情報を手作業で管理しており、ミスや更新漏れに悩んでいる方
- 申請承認から従業員情報管理までの業務フローを、一気通貫で効率化したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- コラボフローでの承認が完了すると、自動でカオナビの情報が更新されるため、これまで手作業で行っていた転記業務の時間を短縮することができます。
- 手作業による情報の入力ミスや更新漏れを防ぎ、従業員データベースの正確性を維持することに繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、コラボフローとカオナビをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでコラボフローを選択し、「経路のWebhookを受信したら（Webhook起動）」アクションを設定します。
- 次に、オペレーションでコラボフローの「申請内容の詳細を取得」アクションを設定し、トリガーで受信した情報をもとに申請の詳細データを取得します。
- 最後に、オペレーションでカオナビの「メンバーの基本情報を更新」アクションを設定し、取得した申請内容を反映させます。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- カオナビの「メンバーの基本情報を更新」アクションでは、更新したい従業員情報の各項目に対して、前段のコラボフローで取得した情報を変数として設定してください。
- 特定の項目を常に同じ値で更新したい場合は、固定のテキストを入力して設定することも可能です。
■注意事項
- コラボフローとカオナビのそれぞれとYoomを連携してください。
- カオナビのマイアプリ連携方法はこちらをご参照ください。
■概要
タレントマネジメントでカオナビを利用しつつ、従業員情報をAirtableでも管理している場合、情報の二重入力や更新漏れは避けたい課題ではないでしょうか。カオナビのAPI連携による自動化を検討していても、専門知識がなく実現が難しいと感じることもあります。このワークフローは、Airtableのレコード更新をトリガーとして、カオナビのメンバー情報を自動で更新するため、手作業による手間やミスを減らし、データ管理を効率化します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Airtableとカオナビで従業員情報を管理し、手作業での更新に手間を感じている人事担当者の方
- カオナビのAPI連携に関心があり、ノーコードでの業務自動化を検討しているDX推進担当者の方
- 従業員データの正確性を担保し、タレントマネジメントをより効率的に進めたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Airtableでレコードを更新するだけで、自動でカオナビの情報が更新されるため、二重入力の手間がなくなり作業時間を短縮できます。
- 手作業による転記ミスや更新漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、カオナビ上の従業員データを常に正確な状態に保つことができます。
■フローボットの流れ
- はじめに、AirtableとカオナビをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでAirtableを選択し、「レコードが更新されたら」というアクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでカオナビの「メンバーを更新」アクションを設定し、Airtableから取得した情報をもとに更新する内容を指定します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Airtableのトリガー設定では、更新を検知する対象のテーブルやビューを任意で指定することが可能です。
- カオナビへの更新オペレーションでは、Airtableから取得したどの情報を、カオナビのどのメンバー情報項目に反映させるかを自由に設定できます。
■注意事項
■概要
Boxに保管されている従業員ファイルを、一件ずつ手作業でカオナビにアップロードしていませんか？この作業は手間がかかる上に、アップロード先の間違いといったミスにも繋がりかねません。このワークフローを活用すれば、Boxの特定フォルダにファイルが置かれるだけで、カオナビの指定した従業員情報へ自動でファイルがアップロードされるため、面倒なカオナビへのファイルアップロード業務を効率化し、入力ミスを防ぎます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Boxとカオナビの間で発生する、手作業でのファイル連携に手間を感じている人事担当者の方
- 従業員の評価シートなどを、手動でカオナビへファイルアップロードしているマネージャーの方
- カオナビへのファイルアップロード作業を自動化し、人事関連業務の効率化を進めたい方
■このテンプレートを使うメリット
- Boxへのファイル追加をトリガーに、自動で処理が実行されるため、これまでカオナビへのファイルアップロード作業に費やしていた時間を短縮できます
- 手作業でのファイル選択ミスや、アップロード先の従業員を間違えるといったヒューマンエラーの防止に繋がります
■フローボットの流れ
- はじめに、BoxとカオナビをYoomと連携します
- 次に、トリガーでBoxを選択し、「フォルダにファイルがアップロードされたら」というアクションを設定します
- 次に、オペレーションでBoxの「ファイルをダウンロード」アクションを設定し、トリガーで検知したファイルをダウンロードします
- 次に、オペレーションでAI機能の「テキストからデータを抽出する」を設定し、ファイル名からカオナビの社員番号を抽出します
- 最後に、オペレーションでカオナビの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、抽出した情報をもとに特定の従業員へファイルをアップロードします
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Boxのトリガー設定では、監視対象としたいフォルダを任意で指定してください
- Boxでファイルをダウンロードする際、対象ファイルのコンテンツIDを任意で指定できます
- カオナビへのファイルアップロード設定では、ファイルを紐付ける従業員情報などを、固定値や前段のオペレーションで取得した情報を利用して任意に設定可能です
■注意事項
- Box、カオナビのそれぞれとYoomを連携してください。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924 - カオナビのマイアプリ連携方法は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/6435730
まとめ
カオナビへのスキル情報登録を自動化することで、これまで手作業で行っていた従業員からの情報収集やデータ転記の手間を削減し、入力ミスといったヒューマンエラーを防げるでしょう
これにより、人事担当者は面倒なデータ入力作業から解放され、収集したスキルデータを活用した人材育成計画の策定や、戦略的な人員配置の検討といった、より付加価値の高いコア業務に集中できる環境が整うはず！
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、画面の指示に従って操作するだけで直感的に業務フローを構築可能です。
もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
よくあるご質問
Q：Googleフォーム以外のフォームも使えますか？
A：はい、可能です。
Yoomでは多様な入力フォームアプリに加え、Yoom独自のフォームもご用意しております。
ご興味のある方は以下のリンク先をご覧ください。
Q：連携エラーが発生した場合の通知や対処法は？
A：Yoomにご登録いただいたメールアドレスに通知が送られます。
また、SlackやChatworkに通知を送ることも可能です。
通知メールには、エラーが起きている箇所や詳細のリンクが記載されておりますのでご確認ください。
再実行は自動で行われません。エラー修正後に手動で再実行してください。
ヘルプページで解決しない場合は、サポート窓口を利用することもできます。
Q：スキル登録時にSlack等へ自動通知できますか？
A：はい、可能です。
Slack等へ自動通知するには、フローボットのアプリを追加したい箇所にある+をクリックします。
表示された画面の右上の検索欄にSlackと入力し、表示されたアプリをクリックして設定を行ってください。
※新しいアプリを追加する場合は、ステップ1で行ったようにマイアプリ連携が必要ですのでご注意ください。
プログラミング知識なしで手軽に構築できます。
