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「社員の資格証明書を一人ひとりカオナビにアップロードするのが大変…」
「面談記録をストレージに保存した後、再度カオナビに登録する二度手間が発生している…」
このように、カオナビへのファイルアップロード作業が手作業のために、時間がかかっていませんか？
もし、BoxやGoogle Driveといったストレージサービスにファイルが追加されたタイミングで、カオナビの該当社員情報にファイルが自動でアップロードされる仕組みがあれば、これらの面倒な作業から解放されるでしょう。
また、人事評価制度の設計や採用活動といった、より戦略的な業務に使う時間を確保できるかもしれません！
今回ご紹介する自動化はノーコードで簡単に設定できて、手間や時間もかかりません。
ぜひ自動化を導入して、作業をもっと楽にしましょう！
Yoomにはカオナビへファイルをアップロードする業務フロー自動化のテンプレートが用意されています。
「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
■概要
Boxに保管されている従業員ファイルを、一件ずつ手作業でカオナビにアップロードしていませんか？この作業は手間がかかる上に、アップロード先の間違いといったミスにも繋がりかねません。このワークフローを活用すれば、Boxの特定フォルダにファイルが置かれるだけで、カオナビの指定した従業員情報へ自動でファイルがアップロードされるため、面倒なカオナビへのファイルアップロード業務を効率化し、入力ミスを防ぎます。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
それではここから代表的な例として、Boxの指定フォルダにファイルがアップロードされたら、カオナビの該当社員情報にファイルを自動でアップロードするフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていきます。もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
■概要
Boxに保管されている従業員ファイルを、一件ずつ手作業でカオナビにアップロードしていませんか？この作業は手間がかかる上に、アップロード先の間違いといったミスにも繋がりかねません。このワークフローを活用すれば、Boxの特定フォルダにファイルが置かれるだけで、カオナビの指定した従業員情報へ自動でファイルがアップロードされるため、面倒なカオナビへのファイルアップロード業務を効率化し、入力ミスを防ぎます。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
まずは基本的な設定方法を解説しているナビをご覧ください！
それではここから今回のフローで使用するアプリのマイアプリ登録方法を解説します。
以下の手順をご参照ください。
アプリ一覧の画面を表示したら、右上にある検索ボックスにカオナビと入力し、アイコンを見つけてクリックします。
以下の連携画面が表示されたら、「アカウント名」にはメールアドレスなど任意の名前を入力しましょう。
「APIトークン」は、カオナビにログインした上で発行し、下記ヘルプページを参考にペーストして「追加」ボタンを押してください。
「マイアプリの作成に成功しました。」と表示されれば、カオナビとの連携は完了です！
Yoomには様々なアプリを活用した自動化のテンプレートが用意されています。今回は以下のテンプレートを試してみましょう。
Yoomにログインした状態で、バナーの「試してみる」をクリックしてみてください。
■概要
Boxに保管されている従業員ファイルを、一件ずつ手作業でカオナビにアップロードしていませんか？この作業は手間がかかる上に、アップロード先の間違いといったミスにも繋がりかねません。このワークフローを活用すれば、Boxの特定フォルダにファイルが置かれるだけで、カオナビの指定した従業員情報へ自動でファイルがアップロードされるため、面倒なカオナビへのファイルアップロード業務を効率化し、入力ミスを防ぎます。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
自動でYoomの画面に遷移して、以下のポップアップが表示されたらテンプレートのコピーは成功です！「OK」をクリックして次のステップに進みましょう。
Yoomのフローボットを動かす引き金となるアクションのことを「アプリトリガー」と呼びます。
このフローボットでトリガーになっている、Boxの「フォルダにファイルがアップロードされたら」というアクションを設定していきましょう。
タイトルを任意で設定し、Boxと連携するアカウントやアクション内容を確認したら「次へ」を押してください。
次に「フォルダのコンテンツID」を設定します。
カオナビに連携させたいファイルがアップロードされる予定のBoxフォルダにアクセスし、URLからIDを抽出してペーストしてください。
※既にWebhookを設定しているフォルダを設定するとエラーになるので、新規フォルダを作成してここに入力することをお勧めします。
コンテンツIDを設定できたら、Boxの該当フォルダと連携できているか「テスト」ボタンをクリックして確認してみましょう。
以下のように、「テスト成功」の文字とリクエスト結果（JSON PATH）が表示されていれば成功です！
「次へ」をクリックしましょう。
ここでテスト用のファイルをBoxにアップロードします。
今回はカオナビと連携させることを前提としているため、以下のようなファイルを用意して、Boxの該当フォルダにアップロードしました。
※ここでアップロードするファイル名には、必ずカオナビに登録されている既存の社員番号を記載しておきましょう。
また、取り扱い可能なファイルの容量として以下のページもチェックしてみてください。
これでアプリトリガーを動かすための「フォルダにファイルがアップロードされたら」という条件が整います。
Boxの該当フォルダに任意のファイルを作成できたら、Yoomの設定画面に戻って「テスト」ボタンをクリックしてみましょう。
「テスト成功」の文字とリクエスト内容がJSON PATHで表記され、共に「取得した値」として、Boxにアップロードしたファイルの内容が反映されていれば成功です！
※取得した値とは？
トリガーやオペレーション設定時に、「テスト」を実行して取得した値のことを指します。
後続のオペレーション設定時の値として利用でき、フローボットを起動する度に変動した値となります。
ここまで確認できたら「保存する」をクリックして、次のステップに進みましょう。
Boxの対象フォルダにファイルがアップロードされたことをYoomで検知したら、そのファイルをダウンロードしていきます。
「ファイルをダウンロード」をクリックしましょう。
タイトルを任意で設定し、Boxと連携するアカウントやアクション内容を確認したら「次へ」を押してください。
コンテンツIDには、アプリトリガーで取得した値から「コンテンツID」を選択してください。
ここで取得した値を活用することにより、今後新たにBoxの該当フォルダへファイルがアップロードされる度、新しいコンテンツIDが反映されていきます。
コンテンツIDを設定できたら「テスト」をクリックしてみましょう。
「テスト成功」の表記と共に、ダウンロードされたファイルの情報が取得した値として反映されていれば成功です！
確認できたら「保存する」をクリックしてください。
YoomのAIオペレーションを活用して、Boxからダウンロードしたファイルの中にある、必要な情報をテキストとして抽出していきましょう。
「テキスト抽出」をクリックします。
タイトルを任意で設定し、変換タイプを選択して「次へ」をクリックしてください。
変換タイプは処理する対象のテキストの文字数に応じて、別のモデルを選ぶこともできます。
ただし処理する文字数が大きくなればなるほど、消費するタスクの量が増えるため気をつけましょう。
AIが情報を抽出する「対象のテキスト」を、取得した値の中から設定します。
ここでは取得した値を活用して、Boxにアップロードされたファイル名を設定しましょう。
次に「抽出したい項目」を設定します。
ここでは「社員番号」のみを抽出しますが、複数の項目を抽出したい場合には、カンマ区切りで項目を設定できます。
「指示内容」には、AIがテキストから情報を抽出する際に必ず守って欲しいルールなどを記載しましょう。
空白でも構いませんが、より抽出制度を上げたい場合には具体的なルールを記載しておくことをおすすめします。
今回は例として、以下のようなルールを記載してみます。
指示内容まで設定できたら、「テスト」ボタンをクリックしてみましょう。
「テスト成功」の表記と共に、リクエスト結果と取得した値に項目が抽出されていれば成功です！
ここまで確認できたら「保存する」をクリックしてください。
社員番号をファイル名から抽出できたら、その情報をもとにカオナビへファイルをアップロードしていきましょう。
「ファイルをアップロード」をクリックします。
タイトルを任意で設定し、カオナビと連携するアカウントやアクション内容を確認したら「次へ」を押してください。
「シートID」は、カオナビの候補から任意のIDを選びましょう。
この例では「資格証明書」をアップロードすることになっているため、「資格情報」を選択しています。
「社員番号」には、前のステップでAIが抽出した「社員番号」を取得した値から設定しましょう。
「シート項目ID」は、カオナビの候補から任意のIDを選択します。
「ファイル名」は、アプリトリガーでBoxから取得した値を選択してください。
「ファイルの添付方法」は、取得した値を使用する方法を選びます。Boxからダウンロードしたファイルを指定しましょう。
ここまで設定できたら、「テスト」ボタンでカオナビにファイルがアップロードされるか確認してみます。
「テスト成功」の文字と共に、リクエスト結果（JSON PATH）が表示されていれば成功です！
ここで実際に、カオナビの該当従業員の情報にアクセスしてみましょう。Boxからダウンロードしたファイルが、こちらにもアップロードされていますね。
ここまで確認できたら、Yoomの設定画面に戻って「保存する」をクリックしてください。
お疲れさまでした！すべての必要な設定を完了すると、以下のポップアップが表示されます。「トリガーをON」をクリックして、フローボットを動かしはじめましょう。
これでBoxの指定フォルダにファイルがアップロードされたら、自動でカオナビの該当シートにファイルがアップロードされるようになりました。
従業員が登録されたら、チャットツールへ通知したり、データベースへ自動転記します。
逆に他ツールからの情報をトリガーに、メンバー情報を自動登録または更新します。
情報連携の正確性と入社手続きの効率が向上します。
■概要
タレントマネジメントでカオナビを利用しつつ、従業員情報をAirtableでも管理している場合、情報の二重入力や更新漏れは避けたい課題ではないでしょうか。カオナビのAPI連携による自動化を検討していても、専門知識がなく実現が難しいと感じることもあります。このワークフローは、Airtableのレコード更新をトリガーとして、カオナビのメンバー情報を自動で更新するため、手作業による手間やミスを減らし、データ管理を効率化します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
■概要
Boxに保管されている従業員ファイルを、一件ずつ手作業でカオナビにアップロードしていませんか？この作業は手間がかかる上に、アップロード先の間違いといったミスにも繋がりかねません。このワークフローを活用すれば、Boxの特定フォルダにファイルが置かれるだけで、カオナビの指定した従業員情報へ自動でファイルがアップロードされるため、面倒なカオナビへのファイルアップロード業務を効率化し、入力ミスを防ぎます。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
■概要
カオナビで従業員が登録されたらGoogleスプレッドシートの従業員管理表にも登録するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.カオナビを利用する人事・総務担当者
・カオナビで管理している従業員情報をGoogleスプレッドシートでも一覧化・分析したい方
・従業員情報をカオナビとGoogleスプレッドシート間で手動で同期する手間を削減したい方
・常に最新の従業員情報をGoogleスプレッドシート上で確認したい方
2.カオナビの従業員情報に基づいて業務を行う担当者
・カオナビの従業員情報が更新されたら自動的にGoogleスプレッドシートに反映させたい方
・Googleスプレッドシート上で従業員情報をフィルタリングしたり、並べ替えたりなどを行い効率的に業務を行いたい方
■このテンプレートを使うメリット
カオナビは企業にとって貴重な従業員情報を一元管理できるツールですが、その情報を他のシステムに連携させるには、手作業での転記が必要となり人事担当者にとって大きな負担となることがあります。
情報が複数のプラットフォームに分散してしまうと、情報の更新漏れや不整合が発生し業務効率が低下するだけでなく、意思決定の遅れや誤った判断に繋がるリスクもあります。
このフローを導入することで、カオナビで従業員が登録された情報をGoogle スプレッドシートの従業員管理表にも自動的に情報が追加され、人事担当者は手作業での転記作業をせずに採用活動や人材育成など、より戦略的な業務に集中することが可能となります。
■注意事項
・カオナビ、GoogleスプレッドシートそれぞれとYoomを連携してください。
■概要
カオナビで従業員が登録されたら、Slackに通知するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.カオナビで従業員データを管理している方
・従業員データを一元管理している人事担当者
・従業員データの分析でカオナビを活用している企業の経営者
2.Slackを使用してチーム内のコミュニケーションを取っている方
・社内の情報共有をSlackで行っている方
・社内通知を効率化したい方
■このテンプレートを使うメリット
カオナビは従業員情報を一元管理し、業務に合わせて活用できるのがメリットです。
しかし、カオナビの登録情報を手動で通知し続けるのは、ヒューマンエラーのリスクを高めます。
社内通知を自動化したいと考えている方に、このテンプレートは適しています。
カオナビで情報の登録がされると、自動的にSlackに通知を出すことができるため、宛先誤りや情報の記載漏れといったヒューマンエラーを防止することができます。
登録情報が通知されることで、新規メンバーを早期に確認できるようになるため、アカウントの作成や必要資料の準備に迅速に取り掛かる事が可能です。
■注意事項
・カオナビ、SlackのそれぞれとYoomを連携してください。
・カオナビのマイアプリ連携方法はこちらをご参照ください。
■概要
カオナビで従業員が登録されたらSalesforceの従業員管理表にも登録するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.人事・総務担当者
・従業員情報をカオナビとSalesforceの両方で管理している方
・カオナビに入力した従業員情報をSalesforceに手動で転記する手間を省きたい方
・従業員情報の入力ミスを減らしてデータの精度を高めたい方
2.Salesforceを活用する営業・マーケティング担当者
・最新の従業員情報をSalesforce上で確認したい方
・従業員情報に基づいた顧客対応や営業活動を行いたい方
■このテンプレートを使うメリット
カオナビは従業員情報を一元管理する上で便利なツールですが、登録された従業員情報をSalesforceの従業員管理表に手動で転記するのは、情報共有の遅れや入力ミスに繋がる可能性があります。
このフローを活用することで、カオナビで従業員が情報が登録されたら自動的にSalesforceの従業員管理表に必要な情報が追加されます。これにより、人事担当者はカオナビとSalesforceの両方を確認する必要がなくなり、最新の従業員情報を効率的に共有することができます。
また手作業による転記作業が不要になることにより業務効率が向上し、入力ミスを防ぐこともできます。
■注意事項
・カオナビ、SalesforceそれぞれとYoomを連携してください。
・Salesforceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
■概要
カオナビで従業員が登録されたら、Microsoft Teamsに通知するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.カオナビを使って人事情報を管理している方
・従業員の教育、研修においてカオナビのデータを活用している総務部門の方
・入社後の従業員情報の登録を担当している人事担当者
2.Microsoft Teamsを通じてメンバーと連絡を取り合っている方
・日常の連絡手段としてMicrosoft Teamsを使用している方
・Microsoft Teamsを活用して部門間での情報共有を行っている方
■このテンプレートを使うメリット
カオナビは従業員情報の分析もできるため、管理に適したツールです。
しかし、カオナビの登録情報を手動で通知し続けるのは、情報共有の遅延を引き起こす可能性があります。
カオナビへの登録情報を迅速にメンバー間で共有したいと考えている方に、このテンプレートは適しています。
Microsoft Teamsにログインして通知する必要がなくなるため、手動による作業が減り、業務効率が向上します。
また、通知内容は任意でカスタマイズすることができるため、部門のニーズに応じた情報提供も可能になります。
■注意事項
・カオナビ、ChatworkのそれぞれとYoomを連携してください。
・カオナビのマイアプリ連携方法はこちらをご参照ください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
■概要
カオナビで従業員が登録されたら、OneDriveに従業員毎のフォルダを作成するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.業務でカオナビを利用している方
・従業員情報の管理でカオナビを活用している方
・カオナビで評価やフィードバックの管理をしている人事担当者
2.クラウド上でフォルダ管理を行う方
・OneDriveへのフォルダ追加を自動化したい方
・従業員ごとにフォルダを作成して管理している方
■このテンプレートを使うメリット
カオナビは従業員管理や、従業員に対する評価やフィードバックの管理に適したツールです。
しかし、カオナビに登録された従業員ごとにOneDriveでフォルダを管理している場合、毎回手動でフォルダを作成するのは手間だと感じているかもしれません。
このテンプレートは、カオナビで従業員が登録されると、OneDriveで従業員毎のフォルダを自動で作成することができ、手動による作業を軽減できます。
OneDriveにおけるフォルダの作成漏れやフォルダ名のミスも防止できるため、業務をスムーズに進めることが可能です。
また、チャットツールと連携することでOneDriveで作成されたフォルダを特定のメンバーに通知することもできます。
■注意事項
・ カオナビ、OneDriveのそれぞれとYoomを連携してください。
・カオナビのマイアプリ連携方法はこちらをご参照ください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
■概要
新しい従業員が入社するたびに、カオナビへの情報登録と並行して、Google Workspaceのアカウントも手作業で発行していませんか？
このような二重入力は手間がかかるだけでなく、設定ミスなどのヒューマンエラーの原因にもなりがちです。
このワークフローを活用すれば、カオナビとGoogle Workspaceの連携がスムーズに実現し、従業員登録をトリガーにGoogle Workspaceのアカウントが自動で追加されるため、入社手続きに関する業務を効率化できます。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
■このワークフローのカスタムポイント
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■注意事項
■概要
コラボフローで各種申請が承認された後、その内容をカオナビの従業員情報に手作業で反映させていませんか。この一連の作業は、手間がかかるだけでなく入力ミスや更新漏れといったヒューマンエラーの原因にもなりがちです。このワークフローを活用すれば、コラボフローでの承認完了をトリガーとして、カオナビの従業員情報を自動で更新できるため、手作業による情報転記の手間とリスクを解消し、人事情報管理を効率化します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
各種ストレージサービスとカオナビを連携し、ファイルアップロードを自動化することで、これまで手作業で行っていたファイル登録の手間を削減し、アップロード漏れや登録ミスといったヒューマンエラーの予防に繋げられます。
これにより、人事担当者はデータの正確性を担保しやすくなるでしょう。
また、より戦略的な人事施策の立案といったコア業務に集中できる環境も整えられるかもしれません！
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、直感的な操作で簡単に業務フローを構築可能です。
もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
Q：Box以外のストレージでも自動化できる？
A：はい、可能です。
Google DriveやDropboxなどのアプリをトリガーにすることで、他のストレージサービスでファイルがアップロードされたことをきっかけにした自動化を設定できます。
Q：書類の種類ごとに保存先を分けられる？
A：はい、可能です。
「テキスト抽出」直下に「進行先を切り替える」オペレーションを追加・設定することにより、ファイル名に応じてカオナビの別シートにファイルをアップロードするといった自動化を設定できます。
※「進行先を切り替える」オペレーションは、ミニプラン以上でご利用いただけます。フリープランで利用するとエラーになってしまうのでご注意ください。
Q：自動アップロードが失敗したらどうなる？
A：Yoomにご登録いただいたメールアドレスに通知が送られます。
また、SlackやChatworkに通知を送ることも可能です。
通知メールには、エラーが起きている箇所や詳細のリンクが記載されておりますのでご確認ください。
再実行は自動で行われません。エラー修正後に手動で再実行してください。
