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「社員の資格証明書を一人ひとりカオナビにアップロードするのが大変…」
「面談記録をストレージに保存した後、再度カオナビに登録する二度手間が発生している…」
このように、カオナビへのファイルアップロード作業が手作業のために、時間がかかっていませんか？
もし、<span class="mark-yellow">BoxやGoogle Driveといったストレージサービスにファイルが追加されたタイミングで、カオナビの該当社員情報にファイルが自動でアップロードされる仕組み</span>があれば、これらの面倒な作業から解放されるでしょう。
また、人事評価制度の設計や採用活動といった、より戦略的な業務に使う時間を確保できるかもしれません！
今回ご紹介する自動化はノーコードで簡単に設定できて、手間や時間もかかりません。
ぜひ自動化を導入して、作業をもっと楽にしましょう！
Yoomには<span class="mark-yellow">カオナビへファイルをアップロードする業務フロー自動化のテンプレート</span>が用意されています。
「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
それではここから代表的な例として、Boxの指定フォルダにファイルがアップロードされたら、カオナビの該当社員情報にファイルを自動でアップロードするフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていきます。もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
まずは基本的な設定方法を解説しているナビをご覧ください！
それではここから今回のフローで使用するアプリのマイアプリ登録方法を解説します。
以下の手順をご参照ください。
アプリ一覧の画面を表示したら、右上にある検索ボックスにカオナビと入力し、アイコンを見つけてクリックします。
以下の連携画面が表示されたら、「アカウント名」にはメールアドレスなど任意の名前を入力しましょう。
「APIトークン」は、カオナビにログインした上で発行し、下記ヘルプページを参考にペーストして「追加」ボタンを押してください。
「マイアプリの作成に成功しました。」と表示されれば、カオナビとの連携は完了です！
Yoomには様々なアプリを活用した自動化のテンプレートが用意されています。今回は以下のテンプレートを試してみましょう。
Yoomにログインした状態で、バナーの「試してみる」をクリックしてみてください。
自動でYoomの画面に遷移して、以下のポップアップが表示されたらテンプレートのコピーは成功です！「OK」をクリックして次のステップに進みましょう。
Yoomのフローボットを動かす引き金となるアクションのことを「アプリトリガー」と呼びます。
このフローボットでトリガーになっている、Boxの「フォルダにファイルがアップロードされたら」というアクションを設定していきましょう。
タイトルを任意で設定し、Boxと連携するアカウントやアクション内容を確認したら「次へ」を押してください。
次に「フォルダのコンテンツID」を設定します。
カオナビに連携させたいファイルがアップロードされる予定のBoxフォルダにアクセスし、URLからIDを抽出してペーストしてください。
※既にWebhookを設定しているフォルダを設定するとエラーになるので、新規フォルダを作成してここに入力することをお勧めします。
コンテンツIDを設定できたら、Boxの該当フォルダと連携できているか「テスト」ボタンをクリックして確認してみましょう。
以下のように、「テスト成功」の文字とリクエスト結果（JSON PATH）が表示されていれば成功です！
「次へ」をクリックしましょう。
ここでテスト用のファイルをBoxにアップロードします。
今回はカオナビと連携させることを前提としているため、以下のようなファイルを用意して、Boxの該当フォルダにアップロードしました。
※ここでアップロードするファイル名には、必ずカオナビに登録されている既存の社員番号を記載しておきましょう。
また、取り扱い可能なファイルの容量として以下のページもチェックしてみてください。
これでアプリトリガーを動かすための「フォルダにファイルがアップロードされたら」という条件が整います。
Boxの該当フォルダに任意のファイルを作成できたら、Yoomの設定画面に戻って「テスト」ボタンをクリックしてみましょう。
「テスト成功」の文字とリクエスト内容がJSON PATHで表記され、共に「取得した値」として、Boxにアップロードしたファイルの内容が反映されていれば成功です！
※取得した値とは？
トリガーやオペレーション設定時に、「テスト」を実行して取得した値のことを指します。
後続のオペレーション設定時の値として利用でき、フローボットを起動する度に変動した値となります。
ここまで確認できたら「保存する」をクリックして、次のステップに進みましょう。
Boxの対象フォルダにファイルがアップロードされたことをYoomで検知したら、そのファイルをダウンロードしていきます。
「ファイルをダウンロード」をクリックしましょう。
タイトルを任意で設定し、Boxと連携するアカウントやアクション内容を確認したら「次へ」を押してください。
コンテンツIDには、アプリトリガーで取得した値から「コンテンツID」を選択してください。
ここで取得した値を活用することにより、今後新たにBoxの該当フォルダへファイルがアップロードされる度、新しいコンテンツIDが反映されていきます。
コンテンツIDを設定できたら「テスト」をクリックしてみましょう。
「テスト成功」の表記と共に、ダウンロードされたファイルの情報が取得した値として反映されていれば成功です！
確認できたら「保存する」をクリックしてください。
YoomのAIオペレーションを活用して、Boxからダウンロードしたファイルの中にある、必要な情報をテキストとして抽出していきましょう。
「テキスト抽出」をクリックします。
タイトルを任意で設定し、変換タイプを選択して「次へ」をクリックしてください。
変換タイプは処理する対象のテキストの文字数に応じて、別のモデルを選ぶこともできます。
ただし処理する文字数が大きくなればなるほど、消費するタスクの量が増えるため気をつけましょう。
AIが情報を抽出する「対象のテキスト」を、取得した値の中から設定します。
ここでは取得した値を活用して、Boxにアップロードされたファイル名を設定しましょう。
次に「抽出したい項目」を設定します。
ここでは「社員番号」のみを抽出しますが、複数の項目を抽出したい場合には、カンマ区切りで項目を設定できます。
「指示内容」には、AIがテキストから情報を抽出する際に必ず守って欲しいルールなどを記載しましょう。
空白でも構いませんが、より抽出制度を上げたい場合には具体的なルールを記載しておくことをおすすめします。
今回は例として、以下のようなルールを記載してみます。
指示内容まで設定できたら、「テスト」ボタンをクリックしてみましょう。
「テスト成功」の表記と共に、リクエスト結果と取得した値に項目が抽出されていれば成功です！
ここまで確認できたら「保存する」をクリックしてください。
社員番号をファイル名から抽出できたら、その情報をもとにカオナビへファイルをアップロードしていきましょう。
「ファイルをアップロード」をクリックします。
タイトルを任意で設定し、カオナビと連携するアカウントやアクション内容を確認したら「次へ」を押してください。
「シートID」は、カオナビの候補から任意のIDを選びましょう。
この例では「資格証明書」をアップロードすることになっているため、「資格情報」を選択しています。
「社員番号」には、前のステップでAIが抽出した「社員番号」を取得した値から設定しましょう。
「シート項目ID」は、カオナビの候補から任意のIDを選択します。
「ファイル名」は、アプリトリガーでBoxから取得した値を選択してください。
「ファイルの添付方法」は、取得した値を使用する方法を選びます。Boxからダウンロードしたファイルを指定しましょう。
ここまで設定できたら、「テスト」ボタンでカオナビにファイルがアップロードされるか確認してみます。
「テスト成功」の文字と共に、リクエスト結果（JSON PATH）が表示されていれば成功です！
ここで実際に、カオナビの該当従業員の情報にアクセスしてみましょう。Boxからダウンロードしたファイルが、こちらにもアップロードされていますね。
ここまで確認できたら、Yoomの設定画面に戻って「保存する」をクリックしてください。
お疲れさまでした！すべての必要な設定を完了すると、以下のポップアップが表示されます。「トリガーをON」をクリックして、フローボットを動かしはじめましょう。
これでBoxの指定フォルダにファイルがアップロードされたら、自動でカオナビの該当シートにファイルがアップロードされるようになりました。
従業員が登録されたら、チャットツールへ通知したり、データベースへ自動転記します。
逆に他ツールからの情報をトリガーに、メンバー情報を自動登録または更新します。
情報連携の正確性と入社手続きの効率が向上します。
各種ストレージサービスとカオナビを連携し、ファイルアップロードを自動化することで、<span class="mark-yellow">これまで手作業で行っていたファイル登録の手間を削減し、アップロード漏れや登録ミスといったヒューマンエラーの予防に繋げられます。</span>
これにより、人事担当者はデータの正確性を担保しやすくなるでしょう。
また、より戦略的な人事施策の立案といったコア業務に集中できる環境も整えられるかもしれません！
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、直感的な操作で簡単に業務フローを構築可能です。
もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
Q：Box以外のストレージでも自動化できる？
A：はい、可能です。
Google DriveやDropboxなどのアプリをトリガーにすることで、他のストレージサービスでファイルがアップロードされたことをきっかけにした自動化を設定できます。
Q：書類の種類ごとに保存先を分けられる？
A：はい、可能です。
「テキスト抽出」直下に「進行先を切り替える」オペレーションを追加・設定することにより、ファイル名に応じてカオナビの別シートにファイルをアップロードするといった自動化を設定できます。
※「進行先を切り替える」オペレーションは、ミニプラン以上でご利用いただけます。フリープランで利用するとエラーになってしまうのでご注意ください。
Q：自動アップロードが失敗したらどうなる？
A：Yoomにご登録いただいたメールアドレスに通知が送られます。
また、SlackやChatworkに通知を送ることも可能です。
通知メールには、エラーが起きている箇所や詳細のリンクが記載されておりますのでご確認ください。
再実行は自動で行われません。エラー修正後に手動で再実行してください。
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