・
■概要
組織変更や人事異動に伴い、カオナビの従業員情報を手作業で更新する業務は、件数が多いと大きな負担になりがちです。特に複数人の情報を扱う際は、入力に時間がかかるだけでなく、転記ミスが発生するリスクもあります。このワークフローを活用すれば、Google スプレッドシートにまとめた情報を基に、カオナビの情報を一括で自動更新できるため、こうした情報更新にまつわる課題をスムーズに解決します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
「人事異動のたびに、大量の従業員情報をカオナビに一つひとつ手入力するのが大変…」
「評価データを反映させるのに時間がかかり、入力ミスが起きないかいつも不安…」
このように、カオナビの従業員情報を更新する際の手作業に、多くの時間と労力を費やしていませんか？
もし、手元のスプレッドシートなどの情報を基に、カオナビの従業員データを自動で一括更新できる仕組みがあれば、これらの煩雑な作業から解放され、人事戦略の立案や制度設計といった、より付加価値の高いコア業務に集中できる貴重な時間を生み出すことができます！
今回ご紹介する自動化の設定は、ノーコードで簡単に設定可能です。
手間や時間もかからないので、ぜひ自動化を導入して作業をもっと楽にしましょう！
Yoomにはカオナビの従業員情報を一括で更新する業務フロー自動化のテンプレートが用意されているので、「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
■概要
組織変更や人事異動に伴い、カオナビの従業員情報を手作業で更新する業務は、件数が多いと大きな負担になりがちです。特に複数人の情報を扱う際は、入力に時間がかかるだけでなく、転記ミスが発生するリスクもあります。このワークフローを活用すれば、Google スプレッドシートにまとめた情報を基に、カオナビの情報を一括で自動更新できるため、こうした情報更新にまつわる課題をスムーズに解決します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
それではここからカオナビの従業員情報を一括で更新する業務フローを解説します。
今回はより具体的な業務例として、Google スプレッドシートの情報を基に、カオナビの従業員情報を一括で更新するフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト：カオナビ／Google スプレッドシート
[Yoomとは]
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
■概要
組織変更や人事異動に伴い、カオナビの従業員情報を手作業で更新する業務は、件数が多いと大きな負担になりがちです。特に複数人の情報を扱う際は、入力に時間がかかるだけでなく、転記ミスが発生するリスクもあります。このワークフローを活用すれば、Google スプレッドシートにまとめた情報を基に、カオナビの情報を一括で自動更新できるため、こうした情報更新にまつわる課題をスムーズに解決します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
まずは基本的な設定方法を解説しているナビをご覧ください！
それではここから今回のフローで使用するアプリのマイアプリ登録方法を解説します。
検索窓にカオナビと入力し、設定します。
次の画面で、「アカウント名」と「APIトークン」を入力してください。
カオナビのマイアプリ連携方法はこちらをご参照ください。
以下の手順をご参照ください。
続いてYoomのテンプレートをコピーします。
テンプレートは自動化の大枠があらかじめ作成されており、それに沿って設定するだけでフローが完成するため、初心者の方にもおすすめです！下のバナーの「試してみる」をクリックしてください。
以下バナーの「試してみる」をクリックします。
■概要
組織変更や人事異動に伴い、カオナビの従業員情報を手作業で更新する業務は、件数が多いと大きな負担になりがちです。特に複数人の情報を扱う際は、入力に時間がかかるだけでなく、転記ミスが発生するリスクもあります。このワークフローを活用すれば、Google スプレッドシートにまとめた情報を基に、カオナビの情報を一括で自動更新できるため、こうした情報更新にまつわる課題をスムーズに解決します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
以下の画像のような画面が表示されたらテンプレートのコピーは完了です。
Yoomのフローボットを動かす引き金となるアクションのことを「アプリトリガー」と呼びます。
まずはこのトリガー設定となりますが、今回は手動起動のため設定は不要です。
なお、この後続けて解説するステップ4以降のすべての設定を完了させると、以下の赤枠が表示されます。
カオナビの従業員情報を一括更新したい際に、赤枠部分をクリックし、フローボットを手動で起動させてください。
次のステップに進みましょう！
以下の赤枠をクリックしてください。
ここでは、Google スプレッドシートから複数のレコードを取得する設定を行います。
なお、今回は以下のシートを使用しました。
次に進みます。
以下の画面で、タイトルを任意で修正し、連携するアカウントを確認します。
アクションをそのままにして、画面をスクロールダウンしましょう！
「スプレッドシートID」と「スプレッドシートのタブ名」を設定します。
ボックスをクリックして表示される候補から選択可能です！
「テーブル範囲」は、Google スプレッドシートの対象となる範囲を英字で設定してください。
今回は以下のシートを使用するため、テーブル範囲は「A1:D」です。
次に進むと、「取得したいレコードの条件」を設定する画面に遷移します。
ここでは、「社員番号」が「空でない」と設定します。
以下のように設定することで、社員番号が空になっていない複数のレコードを一括取得して更新することができます。
設定を確認できたら、テストボタンをクリックします。取得した値に表示されたことを確認しましょう。
※取得した値とは？
トリガーやオペレーション設定時に、「テスト」を実行して取得した値のことを指します。後続のオペレーション設定時の値として利用でき、フローボットを起動する度に変動した値となります。
最後に、「保存する」をクリックしましょう！
ここでは、繰り返しでカオナビに従業員情報を一括更新するための設定を行います。
繰り返し処理の設定を行うことで、Google スプレッドシートから複数の情報を得た際に、「繰り返し対象で取得した値」で設定した値が自動で更新できるようになります。
それでは、以下の注意事項を確認後、赤枠をクリックしてください。
※繰り返し処理の詳しい設定方法については、こちらをご参照ください
※「分岐する」オペレーションは、ミニプラン以上でご利用いただけます。フリープランで利用するとエラーになってしまうのでご注意ください。
ミニプランなどの有料プランは2週間の無料トライアルが可能です。無料トライアル中なら、普段制限されているアプリや機能も自由にお試しいただけますので、ぜひ活用してみてください。
次の画面で、分岐の条件を指定していきます！
まずは、「タイトル」を必要に応じて修正します。
続いて、分岐の対象を指定します。l
「分岐対象の取得した値」の「オペレーション」は、「複数のレコードを取得する」を選択してください。
「取得した値」は、先ほどのステップで取得した「社員番号」・「所属」を設定します。
最後に「保存する」をクリックして、次のステップに進みましょう！
「オペレーション」や「取得した値」はプルダウンから選択してください。
最後の設定です！
ここでは、カオナビの従業員情報を一括更新する設定を行います。
赤枠部分をクリックしましょう！
以下の内容を確認し、次に進みましょう！
次の画面で必須項目を設定していきます。
ここでは、ループ変数を使用してカオナビの従業員情報を一括更新する設定を行います。
まずは、「社員番号」を設定しましょう！ここでは、入力欄をクリックして表示される「コマンドオペレーション」の取得した値を設定してください。
続いて、「所属」を設定しましょう！
こちらも入力欄をクリックして表示される取得した値から選択して設定してください。
設定が完了したら、「テスト」をクリックしましょう！
テストに成功したら取得した値を確認してください。
以下は、テストに成功し、API接続設定が正常に完了したことを示しています。
確認後、「保存する」をクリックして、すべての設定が完了です。以上で「カオナビの従業員情報を一括更新する」フローの完成です！
フロー画面に戻り、以下のようなメニューが表示されていれば、OKです。
早速フローを起動させる場合は、「ON」をクリックしましょう。
または、以下の画面で「起動する」をクリックしましょう。
カオナビでの自動化を導入することで、従業員登録後の社内システム連携や通知業務を効率化できます。たとえば、カオナビに新規従業員を登録した際に、各種ツールへのアカウント追加や通知送信を自動で実行可能です。人事担当者の初期設定作業を削減し、情報の一元管理にも役立ちます！
■概要
Boxに保管されている従業員ファイルを、一件ずつ手作業でカオナビにアップロードしていませんか？この作業は手間がかかる上に、アップロード先の間違いといったミスにも繋がりかねません。このワークフローを活用すれば、Boxの特定フォルダにファイルが置かれるだけで、カオナビの指定した従業員情報へ自動でファイルがアップロードされるため、面倒なカオナビへのファイルアップロード業務を効率化し、入力ミスを防ぎます。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
■概要
カオナビで従業員が登録されたら、Slackに通知するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.カオナビで従業員データを管理している方
・従業員データを一元管理している人事担当者
・従業員データの分析でカオナビを活用している企業の経営者
2.Slackを使用してチーム内のコミュニケーションを取っている方
・社内の情報共有をSlackで行っている方
・社内通知を効率化したい方
■このテンプレートを使うメリット
カオナビは従業員情報を一元管理し、業務に合わせて活用できるのがメリットです。
しかし、カオナビの登録情報を手動で通知し続けるのは、ヒューマンエラーのリスクを高めます。
社内通知を自動化したいと考えている方に、このテンプレートは適しています。
カオナビで情報の登録がされると、自動的にSlackに通知を出すことができるため、宛先誤りや情報の記載漏れといったヒューマンエラーを防止することができます。
登録情報が通知されることで、新規メンバーを早期に確認できるようになるため、アカウントの作成や必要資料の準備に迅速に取り掛かる事が可能です。
■注意事項
・カオナビ、SlackのそれぞれとYoomを連携してください。
・カオナビのマイアプリ連携方法はこちらをご参照ください。
■概要
カオナビ（kaonavi）に新規メンバーが登録されたら、Notionに連携して新規ページを作成するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.カオナビを使用して従業員情報の管理を行なっている方
・新入社員の管理をしている人事担当者
・インターンシップ生を担当している事務担当者
・全部門を統括する総務やオフィスマネージャー
2.Notionを活用して業務内容をまとめている方
・従業員ごとにページを発行して数字目標を管理している営業部門の統括者
・テーマや試験データごとにページを作成している研究職の方
・担当者ごとに結果をまとめたいマーケティング担当者
3.手入力の作業を減らし、自動化したいと考えている方
・業務効率化を目指している中小企業の経営者
・入力作業の多い総務、事務の担当者
・デジタルツールを活用して業務を行っているマーケティング担当者
■このテンプレートを使うメリット
・カオナビの登録を基に自動でNotionにページを作成してくれるため、手作業による手間を省くことができ、業務の効率化につなげます。
・LINEへの通知に続けて、内容の記入依頼等を依頼するアクションを追加し、より登録内容を濃くすることも可能です。
・カオナビの登録後自動でNotionのページを作成することで、新規作成したページをすぐに業務に活用することができます。
・Notion上で入社手続きに必要な書類をまとめて管理して新入社員に共有することもできます。
■注意事項
・カオナビ、NotionのそれぞれとYoomを連携してください。
■概要
Google スプレッドシートで従業員情報が追加されたらカオナビに登録するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Google スプレッドシートを業務で活用している方
・情報共有のために活用しているチームリーダー
・外でも情報を確認したいフィールドワーカー
2.カオナビを使用し、人材管理を行う企業
・人事情報の一元管理として活用している企業
・自社の組織図を作成している人事部門の担当者
■このテンプレートを使うメリット
Google スプレッドシートはあらゆる情報を集約する場として有効的なツールです。
さらに集められた情報をカオナビに登録し人事業務に活用することで、人事情報の可視化に役立ちます。
しかし情報を手動で入力し続けるのは、長期的に見て大きな時間の損失につながります。
入力作業に貴重な時間を割きたくないと考える方にこのフローは適しています。
Google スプレッドシートに登録された情報から必要なものを引用してカオナビへの登録するので、手入力の手間を省き業務を効率化します。
また引用された情報で登録を行うことで、情報の正確性を保ちます。
■注意事項
・Google スプレッドシート、カオナビのそれぞれとYoomを連携してください。
・カオナビのマイアプリ連携方法はこちらをご参照ください。
◼️概要
SmartHRに従業員が登録されたら、給与/勤怠/人事評価各システムへ登録します。
SmartHRへの登録を起点に、他のツールにアクセスをすることなく自動登録が可能です。
今回は、PCAクラウド給与、KING OF TIME、カオナビを例として設定します。
◼️設定方法
①トリガーからアプリトリガーを選択し、SmartHR（OAuth）を押して、以下の設定を行い保存します。
・トリガーアクション：従業員情報が登録されたらを選択します。
・サブドメイン：SmartHRのURL上にサブドメインをコピーアンドペーストし、テストします。
・次ページ：テストを押し、登録情報が取得できたら保存します。
※一度も従業員登録を行っていない場合、次ページのテストでレスポンスが返らないため、デモで従業員登録を行った上で再度テストしてください。
PCAクラウド給与の設定の場合
②＋マークからアプリと連携するオペレーションを選択し、PCAクラウド給与を選択して以下の設定を行いテスト・保存してください。
・アクション：データ領域の選択
・データ領域：候補から対象のデータ領域を選択してください。
・データセンター：対象のデータセンターを選択してください。
③＋マークからアプリと連携するオペレーションを選択し、PCAクラウド給与を選択して以下の設定を行いテスト・保存してください。
・アクション：社員情報を登録を選択してください。
・対応する項目：①のトリガーから取得したアウトプット項目を対応箇所に埋め込みます。
※前段で取得したアウトプットを後続のオペレーションに埋め込む方法はこちら。
④＋マークからアプリと連携するオペレーションを選択し、PCAクラウド給与を選択して以下の設定を行いテスト・保存してください。
・アクション：PCAクラウドからログアウトを選択してください。
・データセンター：対象のデータセンターを選択してください。
※PCAクラウドとの連携時の注意点はこちら。
KING OF TIMEの設定の場合
②＋マークからアプリと連携するオペレーションを選択し、KING OF TIMEを選択して以下の設定を行いテスト・保存してください。
・アクション：従業員の登録を選択してください。
・必須および任意項目：それぞれの必要項目に①のトリガーから取得したアウトプット項目を埋め込みます。
※前段で取得したアウトプットを後続のオペレーションに埋め込む方法はこちら。
カオナビの設定の場合
②＋マークからアプリと連携するオペレーションを選択し、カオナビを選択して以下の設定を行いテスト・保存してください。
・アクション：メンバーを登録を選択してください。
・必須および任意項目：それぞれの必要項目に①のトリガーから取得したアウトプット項目を埋め込みます。
◼️注意事項
・SmartHRおよびデータを連携する各ツール(今回の場合PCAクラウドやKING OF TIME、カオナビ等)とYoomの連携が事前に必要です。
・連携(マイアプリ登録)についてはこちら。
・従業員の氏名やメールアドレス、勤務時間などを適切に設定してご利用ください。
・ 各アプリケーションの設定やカスタマイズを任意の値に置き換えてご利用ください。
■概要
freee人事労務の従業員情報が更新されたらカオナビの従業員管理表も更新するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.freee人事労務で従業員情報を一元管理している方
・従業員情報の管理でfreee人事労務を活用している企業
・freee人事労務の従業員情報をカオナビにも反映している方
2.カオナビで従業員情報の管理をしている方
・カオナビとfreee人事労務の従業員情報を同期している方
・カオナビへの更新作業を自動化したい方
■このテンプレートを使うメリット
freee人事労務は人事業務の効率化を図ることができます。
しかし、Googleスプレッドシートでも従業員情報の管理を行っている場合、更新作業の度に2つのツールの情報を更新する必要があるため、生産性が低下する可能性があります。
このテンプレートを使うことで、freee人事労務の更新情報を自動でカオナビに反映させることができます。
カオナビの従業員管理表が常に最新化されるため、データの正確性や信頼性を高めることができ、業務プロセスをスムーズに進めることができます。
手動による更新作業が不要となるため、データの誤入力や入力漏れといったヒューマンエラーの発生を防止することが可能です。
■注意事項
・freee人事労務、カオナビのそれぞれとYoomを連携してください。
■概要
カオナビで従業員が登録されたらSalesforceの従業員管理表にも登録するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.人事・総務担当者
・従業員情報をカオナビとSalesforceの両方で管理している方
・カオナビに入力した従業員情報をSalesforceに手動で転記する手間を省きたい方
・従業員情報の入力ミスを減らしてデータの精度を高めたい方
2.Salesforceを活用する営業・マーケティング担当者
・最新の従業員情報をSalesforce上で確認したい方
・従業員情報に基づいた顧客対応や営業活動を行いたい方
■このテンプレートを使うメリット
カオナビは従業員情報を一元管理する上で便利なツールですが、登録された従業員情報をSalesforceの従業員管理表に手動で転記するのは、情報共有の遅れや入力ミスに繋がる可能性があります。
このフローを活用することで、カオナビで従業員が情報が登録されたら自動的にSalesforceの従業員管理表に必要な情報が追加されます。これにより、人事担当者はカオナビとSalesforceの両方を確認する必要がなくなり、最新の従業員情報を効率的に共有することができます。
また手作業による転記作業が不要になることにより業務効率が向上し、入力ミスを防ぐこともできます。
■注意事項
・カオナビ、SalesforceそれぞれとYoomを連携してください。
・Salesforceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
■概要
カオナビで従業員が登録されたら、Google Chatに通知するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.カオナビで従業員情報の管理業務を担当している方
・従業員の評価でカオナビのデータを活用している人事担当者
・カオナビによる人員管理を担当しているプロダクトマネージャー
2.Google Chatを利用してコミュニケーションを図っている方
・社内のやり取りでGoogle Chatを使用している方
・Google Chatによる通知を自動化したい方
■このテンプレートを使うメリット
カオナビは従業員情報の管理を効率化できるツールですが、従業員情報の登録後に社内で利用しているGoogle Chatに手動で通知を出して情報連携するのは手間です。
また、手動で通知を出す場合、宛先誤りや通知漏れといったヒューマンエラーの発生が懸念されます。
このテンプレートは、カオナビで従業員情報の登録がされると自動で通知を出すことができます。
手動で通知を出す必要がなくなるため、ヒューマンエラーの発生を防止することができ、円滑に業務を進めることができます。
通知内容をカスタマイズすることで、従業員情報の登録後に発生する作業も併せて連携できるため、業務効率も向上します。
■注意事項
・カオナビ、Google ChatのそれぞれとYoomを連携してください。
・カオナビのマイアプリ連携方法はこちらをご参照ください。
・Google Chatとの連携はGoogle Workspaceの場合のみ可能です。詳細は下記を参照ください。
■概要
カオナビで従業員が登録されたら、Microsoft Teamsに通知するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.カオナビを使って人事情報を管理している方
・従業員の教育、研修においてカオナビのデータを活用している総務部門の方
・入社後の従業員情報の登録を担当している人事担当者
2.Microsoft Teamsを通じてメンバーと連絡を取り合っている方
・日常の連絡手段としてMicrosoft Teamsを使用している方
・Microsoft Teamsを活用して部門間での情報共有を行っている方
■このテンプレートを使うメリット
カオナビは従業員情報の分析もできるため、管理に適したツールです。
しかし、カオナビの登録情報を手動で通知し続けるのは、情報共有の遅延を引き起こす可能性があります。
カオナビへの登録情報を迅速にメンバー間で共有したいと考えている方に、このテンプレートは適しています。
Microsoft Teamsにログインして通知する必要がなくなるため、手動による作業が減り、業務効率が向上します。
また、通知内容は任意でカスタマイズすることができるため、部門のニーズに応じた情報提供も可能になります。
■注意事項
・カオナビ、ChatworkのそれぞれとYoomを連携してください。
・カオナビのマイアプリ連携方法はこちらをご参照ください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
■概要
新しい従業員が入社するたびに、カオナビへの情報登録と並行して、Google Workspaceのアカウントも手作業で発行していませんか？
このような二重入力は手間がかかるだけでなく、設定ミスなどのヒューマンエラーの原因にもなりがちです。
このワークフローを活用すれば、カオナビとGoogle Workspaceの連携がスムーズに実現し、従業員登録をトリガーにGoogle Workspaceのアカウントが自動で追加されるため、入社手続きに関する業務を効率化できます。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
■このワークフローのカスタムポイント
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■注意事項
カオナビの従業員情報の一括更新を自動化することで、これまで手作業で行っていた大量のデータ入力作業の手間を削減し、ヒューマンエラーを防ぐことができます。
これにより、人事担当者は面倒なデータメンテナンス業務から解放され、より戦略的な人事施策の立案や実行といったコア業務に集中できる環境が整います！
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、直感的な操作で簡単に業務フローを構築可能です。
もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
Q：Googleスプレッドシート以外も使えますか？
A：はい、可能です！Yoomでは、700以上の様々なアプリと連携可能です。
連携できるアプリについて、詳しくは以下をご覧ください。
Q：手動ではなく定期的に自動実行できますか？
A：はい、フローボットのトリガーにスケジュールトリガーを設定することで、指定した日時にフローボットを起動させることができます。
詳しくは以下をご覧ください。
Q：更新が失敗した場合、どうやって気づけますか？
A：更新が失敗した場合、Yoomに登録したメールアドレス宛に通知が届きます。
通知にはエラーが起きたオペレーションや詳細のリンクが記載されており、すぐに原因を確認できます。
まずは通知内容を確認し、設定の修正が必要な場合はYoomヘルプページを参照してください。
それでも解決しない場合は、お問い合わせ窓口からサポートにご連絡ください。
