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「人事異動のたびに、大量の従業員情報をカオナビに一つひとつ手入力するのが大変…」
「評価データを反映させるのに時間がかかり、入力ミスが起きないかいつも不安…」
このように、カオナビの従業員情報を更新する際の手作業に、多くの時間と労力を費やしていませんか？
もし、<span class="mark-yellow">手元のスプレッドシートなどの情報を基に、カオナビの従業員データを自動で一括更新できる仕組み</span>があれば、これらの煩雑な作業から解放され、人事戦略の立案や制度設計といった、より付加価値の高いコア業務に集中できる貴重な時間を生み出すことができます！
今回ご紹介する自動化の設定は、ノーコードで簡単に設定可能です。
手間や時間もかからないので、ぜひ自動化を導入して作業をもっと楽にしましょう！
Yoomには<span class="mark-yellow">カオナビの従業員情報を一括で更新する業務フロー自動化のテンプレート</span>が用意されているので、「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
それではここからカオナビの従業員情報を一括で更新する業務フローを解説します。
今回はより具体的な業務例として、Google スプレッドシートの情報を基に、カオナビの従業員情報を一括で更新するフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト：カオナビ／Google スプレッドシート
[Yoomとは]
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
まずは基本的な設定方法を解説しているナビをご覧ください！
それではここから今回のフローで使用するアプリのマイアプリ登録方法を解説します。
検索窓にカオナビと入力し、設定します。
次の画面で、「アカウント名」と「APIトークン」を入力してください。
カオナビのマイアプリ連携方法はこちらをご参照ください。
以下の手順をご参照ください。
続いてYoomのテンプレートをコピーします。
テンプレートは自動化の大枠があらかじめ作成されており、それに沿って設定するだけでフローが完成するため、初心者の方にもおすすめです！下のバナーの「試してみる」をクリックしてください。
以下バナーの「試してみる」をクリックします。
以下の画像のような画面が表示されたらテンプレートのコピーは完了です。
Yoomのフローボットを動かす引き金となるアクションのことを「アプリトリガー」と呼びます。
まずはこのトリガー設定となりますが、今回は手動起動のため設定は不要です。
なお、この後続けて解説するステップ4以降のすべての設定を完了させると、以下の赤枠が表示されます。
カオナビの従業員情報を一括更新したい際に、赤枠部分をクリックし、フローボットを手動で起動させてください。
次のステップに進みましょう！
以下の赤枠をクリックしてください。
ここでは、Google スプレッドシートから複数のレコードを取得する設定を行います。
なお、今回は以下のシートを使用しました。
次に進みます。
以下の画面で、タイトルを任意で修正し、連携するアカウントを確認します。
アクションをそのままにして、画面をスクロールダウンしましょう！
「スプレッドシートID」と「スプレッドシートのタブ名」を設定します。
ボックスをクリックして表示される候補から選択可能です！
「テーブル範囲」は、Google スプレッドシートの対象となる範囲を英字で設定してください。
今回は以下のシートを使用するため、テーブル範囲は「A1:D」です。
次に進むと、「取得したいレコードの条件」を設定する画面に遷移します。
ここでは、「社員番号」が「空でない」と設定します。
以下のように設定することで、社員番号が空になっていない複数のレコードを一括取得して更新することができます。
設定を確認できたら、テストボタンをクリックします。取得した値に表示されたことを確認しましょう。
※取得した値とは？
トリガーやオペレーション設定時に、「テスト」を実行して取得した値のことを指します。後続のオペレーション設定時の値として利用でき、フローボットを起動する度に変動した値となります。
最後に、「保存する」をクリックしましょう！
ここでは、繰り返しでカオナビに従業員情報を一括更新するための設定を行います。
繰り返し処理の設定を行うことで、Google スプレッドシートから複数の情報を得た際に、「繰り返し対象で取得した値」で設定した値が自動で更新できるようになります。
それでは、以下の注意事項を確認後、赤枠をクリックしてください。
※繰り返し処理の詳しい設定方法については、こちらをご参照ください
※「分岐する」オペレーションは、ミニプラン以上でご利用いただけます。フリープランで利用するとエラーになってしまうのでご注意ください。
ミニプランなどの有料プランは2週間の無料トライアルが可能です。無料トライアル中なら、普段制限されているアプリや機能も自由にお試しいただけますので、ぜひ活用してみてください。
次の画面で、分岐の条件を指定していきます！
まずは、「タイトル」を必要に応じて修正します。
続いて、分岐の対象を指定します。l
「分岐対象の取得した値」の「オペレーション」は、「複数のレコードを取得する」を選択してください。
「取得した値」は、先ほどのステップで取得した「社員番号」・「所属」を設定します。
最後に「保存する」をクリックして、次のステップに進みましょう！
「オペレーション」や「取得した値」はプルダウンから選択してください。
最後の設定です！
ここでは、カオナビの従業員情報を一括更新する設定を行います。
赤枠部分をクリックしましょう！
以下の内容を確認し、次に進みましょう！
次の画面で必須項目を設定していきます。
ここでは、ループ変数を使用してカオナビの従業員情報を一括更新する設定を行います。
まずは、「社員番号」を設定しましょう！ここでは、入力欄をクリックして表示される「コマンドオペレーション」の取得した値を設定してください。
続いて、「所属」を設定しましょう！
こちらも入力欄をクリックして表示される取得した値から選択して設定してください。
設定が完了したら、「テスト」をクリックしましょう！
テストに成功したら取得した値を確認してください。
以下は、テストに成功し、API接続設定が正常に完了したことを示しています。
確認後、「保存する」をクリックして、すべての設定が完了です。以上で「カオナビの従業員情報を一括更新する」フローの完成です！
フロー画面に戻り、以下のようなメニューが表示されていれば、OKです。
早速フローを起動させる場合は、「ON」をクリックしましょう。
または、以下の画面で「起動する」をクリックしましょう。
カオナビでの自動化を導入することで、従業員登録後の社内システム連携や通知業務を効率化できます。たとえば、カオナビに新規従業員を登録した際に、各種ツールへのアカウント追加や通知送信を自動で実行可能です。人事担当者の初期設定作業を削減し、情報の一元管理にも役立ちます！
カオナビの従業員情報の一括更新を自動化することで、<span class="mark-yellow">これまで手作業で行っていた大量のデータ入力作業の手間を削減し、ヒューマンエラーを防ぐことができます。</span>
これにより、人事担当者は面倒なデータメンテナンス業務から解放され、より戦略的な人事施策の立案や実行といったコア業務に集中できる環境が整います！
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、直感的な操作で簡単に業務フローを構築可能です。
もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
Q：Googleスプレッドシート以外も使えますか？
A：はい、可能です！Yoomでは、700以上の様々なアプリと連携可能です。
連携できるアプリについて、詳しくは以下をご覧ください。
Q：手動ではなく定期的に自動実行できますか？
A：はい、フローボットのトリガーにスケジュールトリガーを設定することで、指定した日時にフローボットを起動させることができます。
詳しくは以下をご覧ください。
Q：更新が失敗した場合、どうやって気づけますか？
A：更新が失敗した場合、Yoomに登録したメールアドレス宛に通知が届きます。
通知にはエラーが起きたオペレーションや詳細のリンクが記載されており、すぐに原因を確認できます。
まずは通知内容を確認し、設定の修正が必要な場合はYoomヘルプページを参照してください。
それでも解決しない場合は、お問い合わせ窓口からサポートにご連絡ください。
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