Google スプレッドシートで行が更新されたらOutlookでメールを送信する方法

データの整理と共有を効率的に行えるGoogle スプレッドシートは、個人利用だけでなくビジネスシーンにおいても活躍の場を広げていますよね。
そんなGoogle スプレッドシートにOutlookを連携することで、情報共有の円滑化を図れることはご存知でしょうか。
この記事では、Google スプレッドシートとOutlookをノーコードで連携し、行が更新されたらOutlookで通知する方法を画像付きで詳しく解説します！

ぜひ最後までご覧ください。

こんな方におすすめ

• Google スプレッドシートとOutlookでの業務効率化を考えている方。
• Google スプレッドシートでの更新をOutlookで通知したい方。
• Google スプレッドシートとOutlookを連携してデータ更新の通知漏れを防ぎたい方。

今すぐに試したい方へ

本記事ではノーコードツール「Yoom」を使用した連携方法をご紹介します。
難しい設定や操作は必要なく、非エンジニアの方でも簡単に実現できます。
下記のテンプレートから今すぐに始めることもできるので、ぜひお試しください！

Google スプレッドシートで行が更新されたらOutlookでメールを送信する

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Google スプレッドシートで行が更新されたらOutlookでメールを送信するフローです。

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[Yoomとは]

今回ご紹介するテンプレート以外にも、Google スプレッドシート・Outlookがもっと便利になる実践的な自動化例を掲載した資料をご用意しています。

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Google スプレッドシートとOutlookの連携フローの作り方

ここからは実際にYoomを使用したアプリ連携の流れを画像付きで紹介していきます！

①マイアプリ連携

Yoomにログイン後、左メニューにある「マイアプリ」を選択。

画面遷移後、「+新規接続」を押下してください。

連携したいアプリ名を検索窓に入力し、画面に従ってログインまたはサインインをすることで連携が完了します。
今回は「Google スプレッドシート」「Outlook」を登録していきます。
登録が完了するとマイアプリの一覧にアイコンが表示されます。
※Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。

②既存のテンプレートをコピーする

Google スプレッドシートで行が更新されたらOutlookでメールを送信する

試してみる

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Google スプレッドシートで行が更新されたらOutlookでメールを送信するフローです。

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上記のテンプレートを使用することで、簡単に自動化ができます。
まずはYoomでマイプロジェクトを開き「+新規接続」を押下してください。

次に、「テンプレートギャラリーから作成」を選択。

右上の検索窓に「Google スプレッドシートで行が更新されたらOutlookでメールを送信する」を入力して検索します。
表示されたテンプレートの右側に、青字で「テンプレート作成」とあるので選択してください。

これでテンプレートのコピーまで完了しました。ポップアップが表示されるのでOKを押します。
案内の通りここからは、画面上の「！」部分をメインに設定を進めていきます。

③トリガーの設定

まずは「行が更新されたら」を選択して、設定の確認をしていきます。

連携するアカウント情報を入力して「次へ」を押してください。

そうすると、以下のような画面に遷移するので設定方法をよく読んで入力を進めてください。

入力欄下部に補足があるので確認してください。
Google スプレッドシートIDはご自身のスプレッドシートを使用してください。
トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。（プランによって最短の起動間隔が異なります）

入力完了後、テストボタンで動作確認をすることができます。
成功すると下記のような画面になるので参考にしてみてください。

詳細設定では同時起動の設定が可能です。必要に応じて設定してください。
設定に問題がなければ「保存する」で最初の画面に戻りましょう。

④連携アプリの設定

次に「メールを送る」を選択して、連携するアカウント情報を入力してください。

下にスクロールしていくとメール内容の設定項目が出てくるので、送信したいメール内容を任意で設定してください。
※入力欄をクリックするとアウトプットを利用できます。

自動送信する際のメール本文も入力完了したら、「次へ」を押しましょう。

ここで実際にメールが送信できるかテストすることができます。
必要に応じて確認してみてください。
問題なければ「保存する」を押しましょう。

そうすると以下のポップアップが表示されるので、「トリガーをON」を押してください。
最初の画面上部のトリガーONが画像のようになっていたらOKです！

これで「Google スプレッドシートで行が更新されたらOutlookでメールを送信する」の設定はすべて完了になります。

おつかれさまでした！

Google スプレッドシートで行が更新されたらOutlookでメールを送信する

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Google スプレッドシートで行が更新されたらOutlookでメールを送信するフローです。

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Google スプレッドシートやOutlookを使ったその他の自動化例

本日ご紹介した連携以外にもGoogle スプレッドシートやOutlookのAPIを活用することで様々な自動化を実現することが可能です。

もし気になるものがあれば、ぜひ試してみてください！

Google スプレッドシートとOutlookを連携した自動化例

Google スプレッドシートで行が追加されたらOutlookでメールを送信する連携も可能です。
また、Google スプレッドシートで行が追加されたらOutlookで自分のカレンダーにイベントを登録したり、Outlookで受信した情報をAIで抽出し、Google スプレッドシートに追加したりする連携もできます。

Outlookで受信した情報をAIで抽出し、Google スプレッドシートに追加する

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Outlookで受信した情報をAIで抽出し、Google スプレッドシートに追加するフローです。

■注意事項
・Outlook、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。

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Googleスプレッドシートで行が追加されたらOutlookで自分のカレンダーにイベントを登録する

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Googleスプレッドシートで行が追加されたらOutlookで自分のカレンダーにイベントを登録するフローです。

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Google スプレッドシートで行が追加されたらOutlookでメールを送信する

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Googleスプレッドシートで行が追加されたらOutlookでメールを送信するフローです。

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Google スプレッドシートを活用した自動化例

データベースに登録された内容をGoogle スプレッドシートに追加する

kintoneやSalesforceなどに登録した内容をGoogle スプレッドシートに自動で追加します。

Salesforceに登録された新規リード情報をGoogleスプレッドシートに記載

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Salesforceの新規リード情報をGoogleスプレッドシートに記載します。

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kintoneでレコード登録後、レコード詳細を取得しGoogleスプレッドシートに登録する

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kintoneにレコード登録後、Googleスプレッドシートにレコードの詳細を登録するフローです。

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NotionDBに追加された情報を、Google スプレッドシートにも追加する

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Notionの任意のデータベースに追加された情報を、Google スプレッドシートにも追加するフローです。

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Google スプレッドシートで期限が今日に該当するタスクを取得して毎日一括でチャットツールに通知する

Google スプレッドシートで期限が今日のタスクを取得して毎日一括でSlackやChatworkなどに自動で通知します。

毎日、Googleスプレッドシートで日付が今日に該当するレコードを取得してSlackに通知する

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毎日、Googleスプレッドシートで日付が今日に該当するレコードを取得してSlackに通知するフローです。

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Googleスプレッドシート上で日付が今日に該当するレコードを取得して毎日一括でChatworkに通知する

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Googleスプレッドシート上で日付が今日に該当するレコードを取得して毎日一括でChatworkに通知するフローです。

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Googleスプレッドシート上で日付が今日に該当するレコードを取得して毎日一括でGoogle Chatに通知する

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Googleスプレッドシート上で日付が今日に該当するレコードを取得して毎日一括でGoogle Chatに通知するフローです。

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Google スプレッドシートの情報をもとに書類を発行する

Google スプレッドシートに登録された内容をもとに、freee請求書やGoogleドキュメントなどで書類を自動作成します。

Google スプレッドシートで行が更新されたら、freee請求書で請求書を作成する

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Google スプレッドシートで行が更新されたら、freee請求書で請求書を作成する

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Google スプレッドシート上の顧客情報を取得して、マネーフォワード クラウド請求書で　発注書を送付する

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Google スプレッドシート上の顧客情報を取得して、マネーフォワード クラウド請求書で発注書を送付するフローです。

■注意事項
・Google スプレッドシートとマネーフォワード クラウド請求書のそれぞれとYoomを連携してください。

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Google スプレッドシートの顧客情報が更新されたら、書類を発行してGoogle Driveに保存する

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■概要
Google スプレッドシートの行が更新されたら、書類を発行してGoogle Driveに保存するフローです。
Yoomを利用すると、プログラミング不要で簡単にアプリ同士を連携することができます。

■このテンプレートをおすすめする方
1.Google スプレッドシートでデータを管理している方
・Google スプレッドシートを使って顧客情報などのデータを管理しているが、手動で書類を発行するのが手間に感じている方

2.Google Driveを利用してファイルの保存・共有を行っている企業
・Google Driveを日常的に利用していて、請求書の保存や共有に活用したい方
・自動化を進めたいが、どこから始めて良いかわからない方

■注意事項
・Google スプレッドシートとGoogle DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。

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Outlookを活用した自動化例

顧客管理ツールの情報をもとにOutlookでメールを送る

SalesforceやHubSpotなどの登録情報をもとに自動で顧客へメールを送信します。

Microsoft Dynamics365 Salesでリードに定型メールをOutlookに通知する

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Microsoft Dynamics365 Salesでリードに定型メールをOutlookに通知するフローです。

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Hubspotのフォーム情報をもとにOutlookで日程調整のメールを送信する

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■概要
このフローでは、Hubspotのフォーム情報をもとにOutlookで日程調整のメールを送信することが可能です。この自動化で、手動によるミーティングのスケジュール調整の手間を削減し、効率的な営業活動をサポートします。
Yoomを利用すると、プログラミング不要で簡単にアプリ同士を連携することができます。

■このテンプレートをおすすめする方
・普段からOutlookやHubspotを仕事で活用している方
・Hubspotを利用してリードを管理している営業担当者の方
・顧客とのミーティング調整にOutlookを活用している方
・フォーム入力後のフォローアップを自動化したいマーケティング担当者の方
・営業プロセスの効率化を図りたい中小企業の経営者の方

■注意事項
・OutlookをYoomに連携させる必要があります。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。

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Salesforceで商談ステージが更新されたら、Outlookから担当者にお礼メールを送信する

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■概要
「Salesforceで商談ステージが更新されたら、Outlookから担当者にお礼メールを送信する」フローは、商談管理をよりスムーズにし、担当者とのコミュニケーションを自動化する業務ワークフローです。
商談ステージの更新に応じて自動的にお礼メールが送信されるため、業務効率が向上し、担当者との信頼関係も深まります。

■このテンプレートをおすすめする方
・Salesforceを活用して商談管理を行っており、進捗に応じたコミュニケーションを自動化したい営業担当者の方
・OutlookとSalesforceの連携を通じて、日々の業務を効率化したいビジネスプロフェッショナルの方
・商談ステージの更新に伴うメール送信作業を手動で行っており、業務負担の軽減を図りたい営業マネージャーの方
・チーム全体で統一されたお礼メールの送信を自動化し、品質を一定に保ちたい企業の導入担当者の方

■注意事項
・Outlook、SalesforceのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・Salesforceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。

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ワークフローで申請が承認されたらOutlookに通知する

ジョブカン経費精算・ワークフローやGaroonなどで申請が承認されたらOutlookへメールを自動で通知します。

ジョブカン経費精算・ワークフローで申請が承認されたらOutlookを送信する

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ジョブカン経費精算・ワークフローで申請が承認されたらOutlookを送信するフローです。

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コラボフローで申請が承認されたらOutlookでメールを送信する

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コラボフローで申請が承認されたらOutlookでメールを送信するフローです。

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Garoonでワークフローが承認されたらOutlookで通知する

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Garoonでワークフローが承認されたらOutlookで通知するフローです。

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Outlookで受信した書類を自動でクラウドストレージに保存する

Outlookで受信した書類をOneDriveやMicrosoft SharePointなどに自動で保存します。

Outlookで受信した書類データをOCRで読み取り、ファイル名を更新しDropboxに格納する

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■概要
Outlookで受信する請求書や見積書などの書類管理に、手間を感じていませんか。
添付ファイルを開いて内容を確認し、ファイル名を変更して特定のフォルダに格納する、といった一連の作業は定型的でありながらも時間を要します。
このワークフローを活用すれば、Outlookでのメール受信をきっかけに、添付された書類をOCRで読み取り、その内容に基づいてファイル名を自動で更新し、Dropboxへ格納する一連の流れを自動化できます。

■このテンプレートをおすすめする方
・Outlookで受け取る請求書などの書類管理に手間を感じている経理・総務担当者の方
・Dropboxを使ったファイル管理で、手作業でのファイル名変更や格納に課題を感じる方
・書類関連業務の自動化によって、コア業務に集中できる環境を構築したいと考えている方

■注意事項
・Outlook、DropboxのそれぞれとYoomを連携してください。
・分岐はミニプラン以上、AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。その他のプランでは設定したオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・Yoomの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。

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Outlookで受信した添付ファイルをMicrosoft SharePointにアップロードする

試してみる

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Outlookで受信した添付ファイルをMicrosoft SharePointにアップロードするフローです。

■注意事項
・Outlook、Microsoft SharePointのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。

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Outlookに届いた添付ファイルをOneDriveに自動でアップロードする

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Outlookで受け取った添付ファイルをOneDriveに自動でアップロードするフローです。

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ご紹介したテンプレート以外にも、Google スプレッドシート・Outlookがもっと便利になる実践的な自動化例を掲載した資料をご用意しています。

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Google スプレッドシートとOutlookを連携するメリット

メリット1: 情報共有の迅速化

Google スプレッドシートで行が更新されたらOutlookでメールを送信する連携を使うと、情報共有の迅速化につながります！
たとえば、営業チームがGoogle スプレッドシートで取引の進捗状況を更新するたびに、その情報をOutlook経由でチーム全員に自動通知できます。
これにより営業リーダーや関連部門は、最新の取引状況を素早く把握することができ、必要な対応を迅速に取ることができるのではないでしょうか。
他にも、重要な契約が成立した場合に、すぐにバックオフィスが請求書の準備を開始できれば、業務全体のスピードアップにもつながりますよね。
このように、自動化された通知により情報共有がスムーズになればチームの連携もより良くなっていくはずです！

メリット2: データの一元管理と通知

たとえば、在庫管理チームがGoogle スプレッドシートで在庫数を更新するたびに、その情報がOutlookで関連部署に自動通知されたら便利ですよね。
この連携により、Google スプレッドシートに入力された情報が素早く共有され、全ての関係者が同じデータを基に業務を進めることができるはずです。
また、通知が自動で行われるため、重要な更新情報を見逃すというリスクも低減できそうです。
この仕組みを使うことで、複数の部署との連携もスムーズになるのではないでしょうか。

まとめ

この記事では、Google スプレッドシートとOutlookを連携して、スプレッドシートの行が更新されたときに自動でメールを送信する方法を画像付きで詳しく説明しました。
この連携により営業チームが進捗情報を更新すると、スムーズにOutlook経由で関係者に通知が届くようになります。重要な情報が迅速に共有され、スムーズな対応が可能になるでしょう。
Google スプレッドシートとOutlookの連携は、ノーコードツールのYoomを使うことで、プログラミングの知識がなくても簡単にアプリ連携が可能です。
ぜひこの記事を参考にして、自動化を体験してみてください！