2024/09/03
アプリ同士の連携方法

GoogleスプレッドシートとOutlookの連携|行が更新されたらメールを自動送信!

s.yamashita

目次

データの整理と共有を効率的に行えるGoogleスプレッドシートは、個人利用だけでなくビジネスシーンにおいても活躍の場を広げています。そんなGoogleスプレッドシートにOutlookを連携することで、迅速なスケジュール管理・情報共有が可能になるでしょう。この記事では、GoogleスプレッドシートとOutlookの連携メリットや、ノーコードツールYoomを利用した簡単なアプリの連携方法を画像付きでご紹介していきます!

ぜひ最後までご覧ください。

GoogleスプレッドシートとOutlookを連携するメリット

メリット1: 情報共有の迅速化

Googleスプレッドシートで行が更新されたらOutlookでメールを送信する連携をすることで、情報共有の迅速化が図れます。たとえば営業チームがGoogleスプレッドシートで取引の進捗状況を更新するたびに、その情報が自動的にOutlook経由でチーム全員に通知されるように設定するとします。この設定により営業リーダーや関連部門は<span class="mark-yellow">最新の取引状況を素早く把握することができ、必要な対応を迅速に取ることが可能になります。</span>他にも、重要な契約が成立した場合に、すぐにバックオフィスが請求書の準備を開始できるため、業務全体のスピードと効率の向上が期待できます。このように、自動化された通知により情報共有がスムーズになればチームの連携もより良くなっていくでしょう。

メリット2: データの一元管理と通知

たとえば、在庫管理チームがGoogleスプレッドシートで在庫数を更新するたびに、その情報がOutlookを通じて自動的に関連部署に通知されるように設定できます。これにより、<span class="mark-yellow">スプレッドシートに入力された情報が素早く共有され、全ての関係者が同じデータを基に業務を進めることができます。</span>また、通知が自動で行われるため、重要な更新情報を見逃すというリスクも低減できそうです。この仕組みを使うことで、複数の部署との連携もスムーズになるのではないでしょうか。

[Yoomとは]

GoogleスプレッドシートとOutlookの連携フローの作り方

ここからは実際にYoomを使用したアプリ連携の流れを画像付きで紹介していきます!

①マイアプリ連携

Yoomにログイン後、左メニューにある「マイアプリ」を選択。

画面遷移後、「+新規接続」を押下してください。

連携したいアプリ名を検索窓に入力し、画面に従ってログインまたはサインインをすることで連携が完了します。
今回は「Googleスプレッドシート」「Outlook」を登録していきます。
登録が完了するとマイアプリの一覧にアイコンが表示されます。

②既存のテンプレートをコピーする

Googleスプレッドシートで行が更新されたらOutlookでメールを送信する

上記のテンプレートを使用することで、簡単に自動化ができます。
まずはYoomでマイプロジェクトを開き「+新規接続」を押下してください。

次に、「テンプレートギャラリーから作成」を選択。

右上の検索窓に「Googleスプレッドシートで行が更新されたらOutlookでメールを送信する」を入力して検索します。
表示されたテンプレートの右側に、青字で「テンプレート作成」とあるので選択してください。

これでテンプレートのコピーまで完了しました。ポップアップが表示されるのでOKを押します。
案内の通りここからは、画面上の「!」部分をメインに設定を進めていきます。

③トリガーの設定

まずは「行が更新されたら」を選択して、設定の確認をしていきます。

連携するアカウント情報を入力して「次へ」を押してください。

そうすると、以下のような画面に遷移するので設定方法をよく読んで入力を進めてください。

入力欄下部に補足があるので確認してください。
GoogleスプレッドシートIDはご自身のスプレッドシートを使用してください。

入力完了後、テストボタンで動作確認をすることができます。
成功すると下記のような画面になるので参考にしてみてください。

詳細設定では同時起動の設定が可能です。必要に応じて設定してください。
設定に問題がなければ「保存する」で最初の画面に戻りましょう。

④連携アプリの設定

次に「メールを送る」を選択して、連携するアカウント情報を入力してください。

下にスクロールしていくとメール内容の設定項目が出てくるので、送信したいメール内容を任意で設定してください。
※入力欄をクリックするとアウトプットを利用できます。

自動送信する際のメール本文も入力完了したら、「次へ」を押しましょう。

ここで実際にメールが送信できるかテストすることができます。
必要に応じて確認してみてください。
問題なければ「保存する」を押しましょう。

そうすると以下のポップアップが表示されるので、「トリガーをON」を押してください。
最初の画面上部のトリガーONが画像のようになっていたらOKです!

これで「Googleスプレッドシートで行が更新されたらOutlookでメールを送信する」の設定はすべて完了になります。

おつかれさまでした!

その他のGoogleスプレッドシートとOutlookを使った自動化の例

他にもGoogleスプレッドシートとOutlookを使った自動化の例がYoomにはたくさんあるので、いくつか紹介します。

①Googleスプレッドシート上で日付が今日に該当するレコードを取得して毎日一括でGoogle Chatに通知するフローです。毎日の通知作業が簡単になります。

②Outlookメールに届いた情報をAIで抽出し、Microsoft Excelに自動で転記するフローです。転記漏れのリスクが少なくなりそうです。

まとめ

この記事では、GoogleスプレッドシートとOutlookを連携して、スプレッドシートの行が更新されたときに自動でメールを送信する方法を画像付きで詳しく説明しました。この連携により営業チームが進捗情報を更新すると、スムーズにOutlook経由で関係者に通知が届くようになります。重要な情報を迅速に共有し、スムーズな対応が可能になるでしょう。<span class="mark-yellow">ノーコードツールYoomを使うことで、プログラミングの知識がなくても簡単にアプリ連携が可能です。</span>ぜひこの記事を参考にして、GoogleスプレッドシートとOutlookを利用した自動化を体験してみてください!

この記事を書いた人
s.yamashita
某上場企業のBPO事業部でSVを3年、メディア記事の編集・執筆を2年半ほど経験してきました。 他社からの委託業務を担当する仕事柄、多種多様なアプリを使用する機会がありました。 どうにか作業の効率化ができないかと悩んでいた時にYoomを知り、簡単にアプリ同士を連携させて自動化フローを作れることに感動したのを今でも覚えています! メディア記事に携わっていた経験を活かし、Yoomの魅力を分かりやすく伝えることで、みなさんの業務効率化をお手伝いできたら嬉しいです。
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