Google スプレッドシートで行が更新されたらOutlookでメールを送信する方法

上記のテンプレートを使用することで、簡単に自動化ができます。
まずはYoomでマイプロジェクトを開き「+新規接続」を押下してください。

次に、「テンプレートギャラリーから作成」を選択。

右上の検索窓に「Google スプレッドシートで行が更新されたらOutlookでメールを送信する」を入力して検索します。
表示されたテンプレートの右側に、青字で「テンプレート作成」とあるので選択してください。

これでテンプレートのコピーまで完了しました。ポップアップが表示されるのでOKを押します。
案内の通りここからは、画面上の「！」部分をメインに設定を進めていきます。

③トリガーの設定

まずは「行が更新されたら」を選択して、設定の確認をしていきます。

連携するアカウント情報を入力して「次へ」を押してください。

そうすると、以下のような画面に遷移するので設定方法をよく読んで入力を進めてください。

入力欄下部に補足があるので確認してください。
Google スプレッドシートIDはご自身のスプレッドシートを使用してください。
トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。（プランによって最短の起動間隔が異なります）

入力完了後、テストボタンで動作確認をすることができます。
成功すると下記のような画面になるので参考にしてみてください。

詳細設定では同時起動の設定が可能です。必要に応じて設定してください。
設定に問題がなければ「保存する」で最初の画面に戻りましょう。

④連携アプリの設定

次に「メールを送る」を選択して、連携するアカウント情報を入力してください。

下にスクロールしていくとメール内容の設定項目が出てくるので、送信したいメール内容を任意で設定してください。
※入力欄をクリックするとアウトプットを利用できます。

自動送信する際のメール本文も入力完了したら、「次へ」を押しましょう。

ここで実際にメールが送信できるかテストすることができます。
必要に応じて確認してみてください。
問題なければ「保存する」を押しましょう。

そうすると以下のポップアップが表示されるので、「トリガーをON」を押してください。
最初の画面上部のトリガーONが画像のようになっていたらOKです！

これで「Google スプレッドシートで行が更新されたらOutlookでメールを送信する」の設定はすべて完了になります。

おつかれさまでした！

Google スプレッドシートやOutlookを使ったその他の自動化例

本日ご紹介した連携以外にもGoogle スプレッドシートやOutlookのAPIを活用することで様々な自動化を実現することが可能です。

もし気になるものがあれば、ぜひ試してみてください！

‍‍Google スプレッドシートとOutlookを連携した自動化例

Google スプレッドシートで行が追加されたらOutlookでメールを送信する連携も可能です。
また、Google スプレッドシートで行が追加されたらOutlookで自分のカレンダーにイベントを登録したり、Outlookで受信した情報をAIで抽出し、Google スプレッドシートに追加したりする連携もできます。

Google スプレッドシートを活用した自動化例

データベースに登録された内容をGoogle スプレッドシートに追加する

kintoneやSalesforceなどに登録した内容をGoogle スプレッドシートに自動で追加します。

Google スプレッドシートで期限が今日に該当するタスクを取得して毎日一括でチャットツールに通知する

Google スプレッドシートで期限が今日のタスクを取得して毎日一括でSlackやChatworkなどに自動で通知します。

Google スプレッドシートの情報をもとに書類を発行する

Google スプレッドシートに登録された内容をもとに、freee請求書やGoogleドキュメントなどで書類を自動作成します。

Outlookを活用した自動化例

顧客管理ツールの情報をもとにOutlookでメールを送る

SalesforceやHubSpotなどの登録情報をもとに自動で顧客へメールを送信します。

ワークフローで申請が承認されたらOutlookに通知する

ジョブカン経費精算・ワークフローやGaroonなどで申請が承認されたらOutlookへメールを自動で通知します。

Outlookで受信した書類を自動でクラウドストレージに保存する

Outlookで受信した書類をOneDriveやMicrosoft SharePointなどに自動で保存します。

Google スプレッドシートとOutlookを連携するメリット

メリット1: 情報共有の迅速化

Google スプレッドシートで行が更新されたらOutlookでメールを送信する連携を使うと、情報共有の迅速化につながります！
たとえば、営業チームがGoogle スプレッドシートで取引の進捗状況を更新するたびに、その情報をOutlook経由でチーム全員に自動通知できます。
これにより営業リーダーや関連部門は、<span class="mark-yellow">最新の取引状況を素早く把握することができ、必要な対応を迅速に取る</span>ことができるのではないでしょうか。
他にも、重要な契約が成立した場合に、すぐにバックオフィスが請求書の準備を開始できれば、業務全体のスピードアップにもつながりますよね。
このように、自動化された通知により情報共有がスムーズになればチームの連携もより良くなっていくはずです！

メリット2: データの一元管理と通知

たとえば、在庫管理チームがGoogle スプレッドシートで在庫数を更新するたびに、その情報がOutlookで関連部署に自動通知されたら便利ですよね。
この連携により、<span class="mark-yellow">Google スプレッドシートに入力された情報が素早く共有され、全ての関係者が同じデータを基に業務を進める</span>ことができるはずです。
また、通知が自動で行われるため、重要な更新情報を見逃すというリスクも低減できそうです。
この仕組みを使うことで、複数の部署との連携もスムーズになるのではないでしょうか。

まとめ

この記事では、Google スプレッドシートとOutlookを連携して、スプレッドシートの行が更新されたときに自動でメールを送信する方法を画像付きで詳しく説明しました。
この連携により営業チームが進捗情報を更新すると、スムーズにOutlook経由で関係者に通知が届くようになります。重要な情報が迅速に共有され、スムーズな対応が可能になるでしょう。
Google スプレッドシートとOutlookの連携は、<span class="mark-yellow">ノーコードツールのYoomを使うことで、プログラミングの知識がなくても簡単にアプリ連携が可能です。</span>
ぜひこの記事を参考にして、自動化を体験してみてください！