データの整理と共有を効率的に行えるGoogle スプレッドシートは、個人利用だけでなくビジネスシーンにおいても活躍の場を広げていますよね。 そんなGoogle スプレッドシートにOutlookを連携することで、情報共有の円滑化を図れることはご存知でしょうか。 この記事では、Google スプレッドシートとOutlookをノーコードで連携し、行が更新されたらOutlookで通知する方法を画像付きで詳しく解説します!
ぜひ最後までご覧ください。
こんな方におすすめ
Google スプレッドシートとOutlookでの業務効率化を考えている方。
Google スプレッドシートでの更新をOutlookで通知したい方。
Google スプレッドシートとOutlookを連携してデータ更新の通知漏れを防ぎたい方。
今すぐに試したい方へ
本記事ではノーコードツール「Yoom」を使用した連携方法をご紹介します。 難しい設定や操作は必要なく、非エンジニアの方でも簡単に実現できます。 下記のテンプレートから今すぐに始めることもできるので、ぜひお試しください!
Google スプレッドシートで行が更新されたらOutlookでメールを送信する
試してみる
■概要
Google スプレッドシートで行が更新されたらOutlookでメールを送信するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Google スプレッドシートを業務で活用している方
・担当企業の情報を追加している営業アシスタント
・コメント機能により情報に直接質疑応答を追加するリーダー
2.Outlookを業務に活用している方
・Outlookのメールを主な連絡手段として使用している方
・カレンダーを使用してスケジュール管理を行う総務部担当者
■このテンプレートを使うメリット
Google スプレッドシートはプロジェクト進行に関連する情報を一元管理するツールとして有効的です。 しかし、Google スプレッドシートで情報の更新があったことを毎回手動で通知するのは、ストレスの原因となることがあります。
チームのメンバーが業務をストレスなく行う環境を整えたいと考える方にこのフローは効果的です。 Google スプレッドシートで情報の更新があったら、メールを送信し自動で担当者へ通知を入れることで、連絡の手間を省きます。 また引用した内容でメールの内容を記入し、手入力によるミスを未然に防ぎます。
■注意事項
・Google スプレッドシート、OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365(旧Office365)には、家庭向けプランと一般法人向けプラン(Microsoft365 Business)があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
[Yoomとは]
今回ご紹介するテンプレート以外にも、Google スプレッドシート・Outlookがもっと便利になる実践的な自動化例を掲載した資料をご用意しています。
⇒Google スプレッドシートを使った業務自動化事例資料をダウンロード(無料)
⇒Outlookを使った業務自動化事例資料をダウンロード(無料)
Google スプレッドシートとOutlookの連携フローの作り方
ここからは実際にYoomを使用したアプリ連携の流れを画像付きで紹介していきます!
①マイアプリ連携
Yoomにログイン後、左メニューにある「マイアプリ」 を選択。
画面遷移後、「+新規接続」 を押下してください。
連携したいアプリ名を検索窓に入力し、画面に従ってログインまたはサインインをすることで連携が完了します。 今回は「Google スプレッドシート」「Outlook」 を登録していきます。 登録が完了するとマイアプリの一覧にアイコンが表示されます。 ※Microsoft365(旧Office365)には、家庭向けプランと一般法人向けプラン(Microsoft365 Business)があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
②既存のテンプレートをコピーする
Google スプレッドシートで行が更新されたらOutlookでメールを送信する
試してみる
■概要
Google スプレッドシートで行が更新されたらOutlookでメールを送信するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Google スプレッドシートを業務で活用している方
・担当企業の情報を追加している営業アシスタント
・コメント機能により情報に直接質疑応答を追加するリーダー
2.Outlookを業務に活用している方
・Outlookのメールを主な連絡手段として使用している方
・カレンダーを使用してスケジュール管理を行う総務部担当者
■このテンプレートを使うメリット
Google スプレッドシートはプロジェクト進行に関連する情報を一元管理するツールとして有効的です。 しかし、Google スプレッドシートで情報の更新があったことを毎回手動で通知するのは、ストレスの原因となることがあります。
チームのメンバーが業務をストレスなく行う環境を整えたいと考える方にこのフローは効果的です。 Google スプレッドシートで情報の更新があったら、メールを送信し自動で担当者へ通知を入れることで、連絡の手間を省きます。 また引用した内容でメールの内容を記入し、手入力によるミスを未然に防ぎます。
■注意事項
・Google スプレッドシート、OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365(旧Office365)には、家庭向けプランと一般法人向けプラン(Microsoft365 Business)があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
上記のテンプレートを使用することで、簡単に自動化ができます。 まずはYoomでマイプロジェクトを開き「+新規接続」 を押下してください。
次に、「テンプレートギャラリーから作成」 を選択。
右上の検索窓に「Google スプレッドシートで行が更新されたらOutlookでメールを送信する」を入力して検索 します。 表示されたテンプレートの右側に、青字で「テンプレート作成」 とあるので選択してください。
これでテンプレートのコピーまで完了しました。ポップアップが表示されるのでOKを押します。 案内の通りここからは、画面上の「!」部分 をメインに設定を進めていきます。
③トリガーの設定
まずは「行が更新されたら」 を選択して、設定の確認をしていきます。
連携するアカウント情報を入力して「次へ」 を押してください。
そうすると、以下のような画面に遷移するので設定方法をよく読んで入力を進めてください。
入力欄下部に補足があるので確認してください。 Google スプレッドシートIDはご自身のスプレッドシートを使用してください。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。(プランによって最短の起動間隔が異なります)
入力完了後、テストボタンで動作確認をすることができます。 成功すると下記のような画面になるので参考にしてみてください。
詳細設定では同時起動の設定が可能です。必要に応じて設定してください。 設定に問題がなければ「保存する」 で最初の画面に戻りましょう。
④連携アプリの設定
次に「メールを送る」 を選択して、連携するアカウント情報を入力してください。
下にスクロールしていくとメール内容の設定項目が出てくるので、送信したいメール内容を任意で設定してください。 ※入力欄をクリックするとアウトプットを利用できます。
自動送信する際のメール本文も入力完了したら、「次へ」 を押しましょう。
ここで実際にメールが送信できるかテストすることができます。 必要に応じて確認してみてください。 問題なければ「保存する」 を押しましょう。
そうすると以下のポップアップが表示されるので、「トリガーをON」 を押してください。 最初の画面上部のトリガーONが画像のようになっていたらOKです!
これで「Google スプレッドシートで行が更新されたらOutlookでメールを送信する」 の設定はすべて完了になります。
おつかれさまでした!
Google スプレッドシートで行が更新されたらOutlookでメールを送信する
試してみる
■概要
Google スプレッドシートで行が更新されたらOutlookでメールを送信するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Google スプレッドシートを業務で活用している方
・担当企業の情報を追加している営業アシスタント
・コメント機能により情報に直接質疑応答を追加するリーダー
2.Outlookを業務に活用している方
・Outlookのメールを主な連絡手段として使用している方
・カレンダーを使用してスケジュール管理を行う総務部担当者
■このテンプレートを使うメリット
Google スプレッドシートはプロジェクト進行に関連する情報を一元管理するツールとして有効的です。 しかし、Google スプレッドシートで情報の更新があったことを毎回手動で通知するのは、ストレスの原因となることがあります。
チームのメンバーが業務をストレスなく行う環境を整えたいと考える方にこのフローは効果的です。 Google スプレッドシートで情報の更新があったら、メールを送信し自動で担当者へ通知を入れることで、連絡の手間を省きます。 また引用した内容でメールの内容を記入し、手入力によるミスを未然に防ぎます。
■注意事項
・Google スプレッドシート、OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365(旧Office365)には、家庭向けプランと一般法人向けプラン(Microsoft365 Business)があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
Google スプレッドシートやOutlookを使ったその他の自動化例
本日ご紹介した連携以外にもGoogle スプレッドシートやOutlookのAPIを活用することで様々な自動化を実現することが可能です。
もし気になるものがあれば、ぜひ試してみてください!
Google スプレッドシートとOutlookを連携した自動化例
Google スプレッドシートで行が追加されたらOutlookでメールを送信する連携も可能です。 また、Google スプレッドシートで行が追加されたらOutlookで自分のカレンダーにイベントを登録したり、Outlookで受信した情報をAIで抽出し、Google スプレッドシートに追加したりする連携もできます。
Google スプレッドシートで行が追加されたらOutlookでメールを送信する
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■概要
Google スプレッドシートで行が追加されたらOutlookでメールを送信するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Google スプレッドシートを業務で活用している方
・チームで共有するシートにコメントを追加して、情報の精度を上げるリーダー
・外出先からシートの編集を行うフィールドワーカー
2.Outlookを業務に活用している方
・主なコミュニケーションツールとしてOutlookのメールを使用している方
・カレンダーを活用してスケジュール管理を行う総務部担当者
■このテンプレートを使うメリット
Google スプレッドシートはチーム内での情報共有をスムーズに行うために有効的なツールです。 しかし、Google スプレッドシートに情報が追加されたら、その都度Outlookでメールを作成するのは、情報共有の遅延を引き起こす可能性があります。
追加された情報を確実にチーム内に周知させたいと考える方にこのフローは効果的です。 Google スプレッドシートに情報が追加されたら、内容を引用してOutlookでメールを送付し、情報の共有を円滑に行います。 また引用した内容でメールを送ることで、共有する情報の正確性を保ちます。
■注意事項
・Google スプレッドシート、OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365(旧Office365)には、家庭向けプランと一般法人向けプラン(Microsoft365 Business)があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
Google スプレッドシートで行が追加されたらOutlookで自分のカレンダーにイベントを登録する
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■概要
Google スプレッドシートでタスクやスケジュールを管理しているものの、Outlookカレンダーへの登録は手作業で行っており、手間や登録漏れに悩むことはないでしょうか。 このワークフローを活用すれば、Google スプレッドシートに新しい行が追加されるだけでOutlookカレンダーにイベントを自動で登録し、スケジュール管理に関する手作業を効率化できます。
■このテンプレートをおすすめする方
Google スプレッドシートとOutlookを併用し、手作業での二重入力に手間を感じている方 カレンダーへのイベント登録漏れや入力ミスを防ぎ、スケジュール管理を正確に行いたい方 チームで管理するシートから個人の予定へ、自動で連携させたいと考えているマネージャーの方 ■このテンプレートを使うメリット
Google スプレッドシートへの情報追加をトリガーに、Outlookへ自動でイベントが登録されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます。 手作業によるカレンダーへの情報転記が減り、イベントの日時や内容の入力間違い、登録漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。 ■フローボットの流れ
はじめに、Google スプレッドシートとOutlookをYoomと連携します。 次に、トリガーでGoogle スプレッドシートを選択し、「行が追加されたら」というアクションを設定します。 次に、オペレーションでOutlookの「自分のカレンダーにイベントを登録する」アクションを設定し、スプレッドシートから取得した情報を紐付けます。 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「レコードを更新する」アクションを設定し、カレンダーへの登録が完了した旨などを記録します。 ※「トリガー」:フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」:トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション■このワークフローのカスタムポイント
トリガーで設定するGoogle スプレッドシートは、フローボットを起動させたい対象のファイルやシートを任意で設定してください。 Outlookでイベントを登録する際に、イベントのタイトルや日時、詳細などの項目に、スプレッドシートのどの列の情報を反映させるかを任意で設定可能です。 ■注意事項
Google スプレッドシート、OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。 Googleスプレッドシートをアプリトリガーとして使用する際の注意事項は「【アプリトリガー】Googleスプレッドシートのトリガーにおける注意事項 」を参照してください。 Microsoft365(旧Office365)には、家庭向けプランと一般法人向けプラン(Microsoft365 Business)があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
Outlookで受信した情報をAIで抽出し、Google スプレッドシートに追加する
試してみる
■概要
Outlookで受信するお問い合わせや注文メールを、一件ずつ手作業でGoogle スプレッドシートに転記していませんか?この作業は時間がかかるだけでなく、入力ミスといったヒューマンエラーの原因にもなりがちです。このワークフローを活用すれば、Outlookで特定のメールを受信した際に、AIが本文から必要な情報を自動で抽出し、Google スプレッドシートへ追記するため、こうした課題を解消し、業務を効率化できます。
■このテンプレートをおすすめする方
Outlookに届く定型メールの情報をGoogle スプレッドシートへ手入力している方 問い合わせや注文データを手作業で管理しており、入力ミスや漏れを防ぎたい方 AIを活用して、日々の面倒な転記作業を自動化したいと考えている方 ■このテンプレートを使うメリット
メールの内容を確認し、転記する一連の作業が自動化されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます。 システムが自動で処理を行うため、手作業による転記ミスや記載漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。 ■フローボットの流れ
はじめに、OutlookとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します。 次に、トリガーでOutlookを選択し、「特定の件名のメールを受信したら」というアクションを設定し、自動化の対象となるメールの条件を指定します。 続いて、オペレーションでAI機能の「テキストからデータを抽出する」アクションを設定し、受信したメールの本文から必要な情報を抽出します。 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「レコードを追加する」アクションを設定し、抽出したデータを指定のシートに追加します。 ※「トリガー」:フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」:トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
AI機能の「テキストからデータを抽出する」アクションでは、受信したメール本文からどのような項目(例:会社名、氏名、電話番号など)を抽出するかを任意で設定してください。 Google スプレッドシートの「レコードを追加する」アクションでは、AIが抽出したデータをどの列に追加するかを指定したり、対応状況などの特定のテキストを固定値として入力したりすることが可能です。 ■注意事項
Outlook、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。 Microsoft365(旧Office365)には、家庭向けプランと一般法人向けプラン(Microsoft365 Business)があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。 AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能(オペレーション)を使用することができます。
Google スプレッドシートを活用した自動化例
データベースに登録された内容をGoogle スプレッドシートに追加する
kintoneやSalesforceなどに登録した内容をGoogle スプレッドシートに自動で追加します。
kintoneでレコード登録後、レコード詳細を取得しGoogle スプレッドシートに登録する
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■概要
kintoneにレコード登録後、Google スプレッドシートにレコードの詳細を登録するフローです。
kintoneとGoogle スプレッドシートを連携することで、個々のアプリを操作したり繰り返しデータを入力する手間が省けて、業務をスムーズに進めることができます。
また、自動的にGoogle スプレッドシートにレコードが簡単に追加されるので情報管理の抜けや漏れをなくすことができます。
■注意事項
・kintone、Google スプレッドシートそれぞれとYoomを連携してください。
Salesforceに登録された新規リード情報をGoogle スプレッドシートに記載
試してみる
■概要
Salesforceに新規リード情報が登録された場合、Google スプレッドシートに自動的に情報を記載します。
スプレッドシートには、リード名や連絡先情報など、任意の項目を反映することができます。
■設定方法
1.Salesforce、Google スプレッドシートそれぞれのアプリとYoomを連携してください。(マイアプリ連携)
2.Salesforceの「新規リードが登録されたら」というトリガーで、連携するアカウント情報を設定してください。
3.Google スプレッドシートの「スプレッドシートに情報を記載」というオペレーションで、Salesforceから取得した情報をもとに、対象のスプレッドシートなどを設定してください。
4.設定が完了したら最後にトリガーをONに変更してください。
5.Salesforceに新規リード情報が登録されると、Google スプレッドシートに情報が追加されます。
■注意事項
・各アプリのオペレーションで連携するアカウント情報の設定が必要です。
・SalesforceとGoogle スプレッドシートの設定情報を任意の値に置き換えてご利用ください。
・Salesforceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
NotionDBに追加された情報を、Google スプレッドシートにも追加する
試してみる
■概要
Notionの任意のデータベースに追加された情報を、Google スプレッドシートにも追加するフローです。
NotionとGoogle スプレッドシートを連携することで、新しく追加された情報を自動的にGoogle スプレッドシートのデータベースへ格納されるので、情報管理の抜けや漏れをなくすことができます。
また、Notionのデータベースへの登録または更新によってトリガーが起動するため、作成日時や更新日時を用いて、分岐オペレーションを使用して登録と更新のルートを分岐させてGoogle Chatに通知するといった高度なフローも作成することができます。
■注意事項
・Notion、GoogleスプレッドシートそれぞれとYoomを連携してください。
Google スプレッドシートで期限が今日に該当するタスクを取得して毎日一括でチャットツールに通知する
Google スプレッドシートで期限が今日のタスクを取得して毎日一括でSlackやChatworkなどに自動で通知します。
毎日、Google スプレッドシートで日付が今日に該当するレコードを取得してSlackに通知する
試してみる
■概要
毎日、Google スプレッドシート上で日付が今日に該当するレコードを取得してSlackに通知するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Google スプレッドシートを使用して業務を進めている方
・Google スプレッドシートでタスクの期限を管理しているプロジェクトリーダー
・顧客との打ち合わせ日程をGoogle スプレッドシートで管理している営業担当者
2.主要なコミュニケーションツールとしてSlackを使用している方
・タスクのリマインドをSlackで受け取りたい方
・日々共有したい情報を一括でSlackに通知したい方
■このテンプレートを使うメリット
Google スプレッドシートはオンライン上で内容を確認できるため、共同作業に適したツールです。 しかし、チームでGoogle スプレッドシートを運用している場合、個々のメンバーで都度内容を確認する必要があり、手間がかかります。
Google スプレッドシートの共有事項を一括で通知したいと考えている方に、このテンプレートは適しています。 手作業による通知作業が不要となるため、通知漏れを防止しチーム間の情報伝達をスピーディーに実施することができます。
■注意事項
・Google スプレッドシート、SlackのそれぞれとYoomを連携してください。
・Google スプレッドシートのレコード取得は最大10件のため、10件以上取得する場合、「同じ処理を繰り返す」オペレーションが必要となります。
※「同じ処理を繰り返す」オペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
Googleスプレッドシート上で日付が今日に該当するレコードを取得して毎日一括でGoogle Chatに通知する
試してみる
■概要
Googleスプレッドシート上で日付が今日に該当するレコードを取得して毎日一括でGoogle Chatに通知するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Googleスプレッドシートを使用して業務を進めている方
・クライアントとのスケジュールを管理しているコンサルタントの方
2.主要なコミュニケーションツールとしてGoogle Chatを使用している方
・資料の共有でGoogle Chatを活用している方
・プロジェクト運営におけるやり取りでGoogle Chatを使用している方
■このテンプレートを使うメリット
Googleスプレッドシートは、インターネット環境があればオフィス外でも編集できることがメリットです。 しかし、Googleスプレッドシートの情報を毎回手動で通知するのは、非効率で時間がかかります。
オフィス外にいてもGoogle Chatによる通知を自動化したいと考えている方に、このテンプレートは適しています。 このテンプレートを使用することで、デバイス環境が異なる場所においても手動で通知する必要がなくなり、通知業務を手間なく行うことができます。
■注意事項
・Googleスプレッドシート、Google ChatのそれぞれとYoomを連携してください。
・Google Chatとの連携はGoogle Workspaceの場合のみ可能です。詳細はこちら を参照ください。
・Googleスプレッドシートのレコード取得は最大10件のため、10件以上取得する場合、「同じ処理を繰り返す」オペレーションが必要となります。
※「同じ処理を繰り返す」オペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
Googleスプレッドシート上で日付が今日に該当するレコードを取得して毎日一括でChatworkに通知する
試してみる
■概要
Googleスプレッドシート上で日付が今日に該当するレコードを取得して毎日一括でChatworkに通知するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Googleスプレッドシートを使用して業務を進めている方
・イベントの準備スケジュールを管理しているイベントコーディネータ―の方
・社員の入退社日や面接スケジュールを管理している人事担当者
2.主要なコミュニケーションツールとしてChatworkを使用している方
・タスクの割り当てに関する連絡をChatworkで行っている方
・チーム内でChatworkを使用して情報共有を行っているチームメンバーの方
■このテンプレートを使うメリット
Googleスプレッドシートは、シートの共有が手軽にできるためメンバー間とのスケジュール管理に適したツールです。 しかし、都度Googleスプレッドシートを確認する必要があり、情報の見落としが発生する可能性があります。
情報の見落としが発生しないよう、チームメンバーに一括でGoogleスプレッドシートの内容を通知したいと考えている方に、このテンプレートは適しています。 特定の時刻に一括で通知されるため、メンバー間の情報の見落としを防止することができます。
■注意事項
・Googleスプレッドシート、ChatworkのそれぞれとYoomを連携してください。
・Googleスプレッドシートのレコード取得は最大10件のため、10件以上取得する場合、「同じ処理を繰り返す」オペレーションが必要となります。
※「同じ処理を繰り返す」オペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
Google スプレッドシートの情報をもとに書類を発行する
Google スプレッドシートに登録された内容をもとに、freee請求書やGoogleドキュメントなどで書類を自動作成します。
Google スプレッドシートで行が更新されたら、freee請求書で請求書を作成する
試してみる
■概要
Google スプレッドシートで行が更新されたら、freee請求書で請求書を作成するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Google スプレッドシートで請求情報の管理を行う方
・顧客との取引情報をGoogle スプレッドシートで管理している方
・業務でGoogle スプレッドシートを利用することが多い方
2.請求業務の担当者
・freee請求書を活用して請求業務を行う方
・請求書の発行を効率化したい経理担当者
■このテンプレートを使うメリット
Google スプレッドシートは複数のユーザーが同時に編集や共有を行うことができるため、チーム作業を行う上で有効なツールです。 しかし、Google スプレッドシートで管理している情報を元に請求書の作成を行う場合、入力項目が多く作成に時間がかかります。
このフローは、Google スプレッドシートで行が更新されるとfreee請求書における請求書の作成を自動化できるため、請求書の作成を効率化します。 Google スプレッドシートに蓄積した情報を元に請求書の作成を行えるため、freee請求書への手動による転記作業を省くことができ、生産性の向上を図ることが可能です。
また、チャットツールやメールアプリと連携することで、共有や請求書の送信も行うことができます。
■注意事項
・Google スプレッドシート、freee会計、freee請求書のそれぞれとYoomを連携してください。
Google スプレッドシートの顧客情報が更新されたら、書類を発行してGoogle Driveに保存する
試してみる
■概要
Google スプレッドシートで管理している顧客情報が更新されるたびに、手作業で見積書や請求書を作成し、Google Driveに保存する業務に手間を感じていませんか。こうした定型的ながらも重要な作業は、時間がかかるだけでなく入力ミスなどの原因にもなりがちです。このワークフローを活用すれば、Google スプレッドシートの行データが更新されると、その情報を用いて書類を自動で発行し、指定のGoogle Driveフォルダへ保存までの一連のプロセスを自動化できます。
■このテンプレートをおすすめする方
Google スプレッドシートの情報をもとに、見積書などを頻繁に手作業で作成している営業担当者の方 顧客情報の更新から書類発行、保存までを効率化し、ヒューマンエラーを防止したいと考えている方 ノンコア業務を自動化することで、より重要度の高い戦略的な業務へ時間を割きたいと考えている方 ■このテンプレートを使うメリット
Google スプレッドシートの情報更新を起点に書類発行と保存が完了するため、手作業に費やしていた時間を短縮し、業務効率を改善します。 システムが自動で処理を行うことで、手作業による情報の転記ミスやファイルの保存間違いといったヒューマンエラーのリスクを軽減します。 ■フローボットの流れ
はじめに、Google スプレッドシートとGoogle DriveをYoomと連携します。 次に、トリガーでGoogle スプレッドシートを選択し、「行が更新されたら」アクションを設定し、顧客情報などの更新を検知します。 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、特定の条件に合致した場合のみ後続の処理に進むようにフローを分岐させます。 次に、オペレーションでGoogle Driveの「特定フォルダ内のファイル・フォルダを検索」アクションを設定し、書類の雛形となるファイルを検索します。 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「書類を発行する」アクションを設定し、更新された行の情報と雛形をもとに書類を発行し、Google Driveに保存します。 ※「トリガー」:フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」:トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Google スプレッドシートのトリガー設定では、フローを起動する間隔や対象のスプレッドシートID、シートID、監視するテーブルの範囲や列を任意で指定できます。 分岐機能では、前のステップで取得したスプレッドシートの情報(特定の列の値など)を基に、後続のオペレーションを処理する条件を自由に設定できます。 Google Driveでファイルを検索する際、書類の雛形が格納されている特定のフォルダIDやファイル名を指定することが可能です。 書類を発行するアクションでは、使用する雛形のスプレッドシートID、発行した書類の格納先となるGoogle DriveのフォルダID、出力するファイル名を指定できます。また、雛形内のどの部分をどのデータに置換するかの条件も設定可能です。 ■注意事項
Google スプレッドシートとGoogle DriveのそれぞれとYoomを連携してください。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能(オペレーション)となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能(オペレーション)を使用することができます。
Google スプレッドシート上の顧客情報を取得して、マネーフォワード クラウド請求書で 発注書を送付する
試してみる
■概要
Google スプレッドシートの顧客情報を確認しながら、マネーフォワード クラウド請求書で都度発注書を作成・送付する作業は、手間がかかりませんか?手作業による転記では、入力ミスが発生するリスクも伴います。このワークフローは、フォームに必要な情報を入力するだけで、Google スプレッドシートから顧客情報を取得し、発注書の作成からメール送付までを自動化することで、これらの課題を解決します。
■このテンプレートをおすすめする方
Google スプレッドシートとマネーフォワード クラウド請求書で発注業務を行っている方 手作業での情報転記によるミスや、確認作業の工数を削減したいと考えている方 定型的な発注書送付業務を自動化し、より重要な業務に集中したいと考えている方 ■このテンプレートを使うメリット
フォーム入力から発注書送付までの一連の流れが自動化されるため、手作業に費やしていた時間を短縮できます。 Google スプレッドシートから直接データを取得するため、手作業による転記ミスや送付先の誤りといったヒューマンエラーを防ぎます。 ■フローボットの流れ
Google スプレッドシートとマネーフォワード クラウド請求書をYoomと連携します。 トリガーでフォームトリガーを選択し、発注に必要な情報を入力するフォームを作成します。 オペレーションでGoogle スプレッドシートを選択し、「レコードを取得する」アクションで顧客データを取得するよう設定します。 オペレーションでマネーフォワード クラウド請求書のアクションを設定し、発注書PDFを作成・ダウンロードします。 オペレーションでメール機能を選択し、「メールを送る」アクションで作成したPDFファイルを添付して取引先に送付します。 ※「トリガー」:フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」:トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Google スプレッドシートの「レコードを取得する」アクションでは、顧客情報が記載されているシート名やセルの範囲を任意で設定してください。 メールを送るアクションでは、送付先のメールアドレスや件名、本文の内容などを自由にカスタマイズすることが可能です。 ■注意事項
Google スプレッドシートとマネーフォワード クラウド請求書のそれぞれとYoomを連携してください。
Outlookを活用した自動化例
顧客管理ツールの情報をもとにOutlookでメールを送る
SalesforceやHubSpotなどの登録情報をもとに自動で顧客へメールを送信します。
Salesforceで商談ステージが更新されたら、Outlookから担当者にお礼メールを送信する
試してみる
■概要
Salesforceの商談ステージが更新された際、都度担当者へお礼メールを送る作業は、迅速な対応が求められる一方で、手間がかかり送信漏れのリスクも伴います。特に、多くの商談を抱えていると、こうした定型業務が大きな負担になることも少なくありません。このワークフローを活用すれば、Salesforceでの商談ステージ更新をきっかけに、Outlookから担当者へのお礼メールを自動で送信し、顧客対応の質を向上させることができます。
■このテンプレートをおすすめする方
SalesforceとOutlookを利用し、顧客へのフォローメールを手作業で送信している営業担当者の方 商談ステージ更新後のメール送信漏れを防ぎ、顧客対応の標準化を図りたいと考えているマネージャーの方 営業活動における定型業務を自動化し、コア業務に集中できる環境を整えたいと考えている方 ■このテンプレートを使うメリット
Salesforceの商談ステージ更新後に発生するメール作成と送信作業が自動化され、手作業に費やしていた時間を削減できます。 自動処理によって、担当者へのメール送信漏れや宛先の間違いといったヒューマンエラーを防ぎ、安定した顧客対応を実現します。 ■フローボットの流れ
はじめに、SalesforceとOutlookをYoomと連携します。 次に、トリガーでSalesforceを選択し、「商談オブジェクトにレコードが登録または更新されたら」アクションを設定します。 続いて、オペレーションで分岐機能を設定し、特定の条件(例:特定の商談ステージ)に合致した場合のみ後続の処理に進むようにします。 オペレーションでAI機能を設定し、Salesforceから取得した情報からメールに必要なデータを抽出します。 最後に、オペレーションでOutlookの「メールを送る」アクションを設定し、抽出したデータを用いて作成したメールを送信します。 ※「トリガー」:フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」:トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
分岐機能では、Salesforceから取得した商談ステージなどの情報をもとに、メールを送信する条件を任意で設定することが可能です。 AI機能によるデータ抽出では、Salesforceから取得した情報の中から、メール文面に含めたい特定の項目(担当者名、会社名など)を自由に指定して抽出できます。 Outlookのメール送信設定では、宛先(To, Cc, Bcc)、件名、本文を自由にカスタマイズでき、Salesforceから取得した情報を変数として本文に差し込めます。 ■注意事項
・Outlook、SalesforceのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365(旧Office365)には、家庭向けプランと一般法人向けプラン(Microsoft365 Business)があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・Salesforceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Hubspotのフォーム情報をもとにOutlookで日程調整のメールを送信する
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■概要
HubSpotのフォームから問い合わせがあった後、手作業でOutlookを開いて日程調整のメールを作成・送信する作業に手間を感じていませんか。この一連の作業は、返信の遅れや対応漏れのリスクを伴います。このワークフローを活用すれば、HubSpotのフォームが送信されると自動でOutlookから日程調整メールが送信されるため、迅速かつ正確な初期対応を実現できます。
■このテンプレートをおすすめする方
HubSpotで獲得したリードに対し、Outlookですぐにアプローチしたいと考えている方 フォームからの問い合わせ対応を手作業で行っており、工数削減や対応漏れ防止を目指す方 日程調整メールの送信といった定型業務を自動化し、コア業務に集中したいと考えている方 ■このテンプレートを使うメリット
HubSpotのフォーム送信後、自動でOutlookからメールが送られるため、手作業でのメール作成や送信にかかる時間を短縮することができます。 手作業による宛先の間違いや対応漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、確実な顧客対応を実現します。 ■フローボットの流れ
はじめに、HubSpotとOutlookをYoomと連携します。 次に、トリガーでHubSpotを選択し、「フォームが送信されたら」というアクションを設定します。 最後に、オペレーションでOutlookの「メールを送る」アクションを設定し、フォームから取得した情報を元にメールを送信するように設定します。 ※「トリガー」:フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」:トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
HubSpotのトリガー設定では、自動化の対象としたいフォームを任意で指定してください。 Outlookのメール送信設定では、宛先や件名、本文を自由にカスタマイズできます。HubSpotフォームで取得した会社名や担当者名などの情報を変数として埋め込むことも可能です。 ■注意事項
HubSpotとOutlookをYoomに連携させる必要があります。 Microsoft365(旧Office365)には、家庭向けプランと一般法人向けプラン(Microsoft365 Business)があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プラン によって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Microsoft Dynamics365 Salesでリードに定型メールをOutlookに通知する
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■概要
Microsoft Dynamics365 Salesで新しいリードが登録されるたびに、関係者へ手作業でメール通知をしていませんか?この定型業務は、対応漏れや送信ミスが発生しやすいだけでなく、本来の業務を圧迫する一因にもなります。このワークフローを活用すれば、Microsoft Dynamics365 Salesへのリード登録をきっかけに、Outlookから関係者へ定型メールを自動で送信し、こうした課題をスムーズに解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
Microsoft Dynamics365 Salesでのリード発生時の通知を手作業で行っている営業担当者の方 リード情報をOutlookのメールで迅速にチームへ共有し、対応速度を向上させたいと考えている方 営業プロセスの定型業務を自動化し、コア業務に集中できる環境を整えたいマネージャーの方 ■このテンプレートを使うメリット
Microsoft Dynamics365 Salesにリードが追加されると自動で通知されるため、これまで手作業でのメール作成や送信に費やしていた時間を短縮することができます。 手作業によるメール送信時の宛先間違いや連絡漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、確実な情報共有を実現します。 ■フローボットの流れ
はじめに、Microsoft Dynamics365 SalesとOutlookをYoomと連携します。 次に、トリガーでMicrosoft Dynamics365 Salesを選択し、「リードが作成されたら」というアクションを設定します。 最後に、オペレーションでOutlookの「メールを送る」アクションを設定し、新しいリード情報を基にした通知メールを送信するように設定します。 ※「トリガー」:フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」:トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Microsoft Dynamics365 Salesのトリガー設定では、連携するご自身の環境に合わせてドメインを正しく設定してください。 Outlookのメール送信アクションでは、宛先を任意で指定できるほか、件名や本文に固定のテキストや、トリガーで取得したリードの会社名などの情報を組み込めます。 ■注意事項
Microsoft Dynamics365 Sales、OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。 Microsoft365(旧Office365)には、家庭向けプランと一般法人向けプラン(Microsoft365 Business)があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
ワークフローで申請が承認されたらOutlookに通知する
ジョブカン経費精算・ワークフローやGaroonなどで申請が承認されたらOutlookへメールを自動で通知します。
ジョブカン経費精算・ワークフローで申請が承認されたらOutlookを送信する
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■概要
ジョブカン経費精算・ワークフローで申請が承認されたらOutlookを送信するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.ジョブカン経費精算・ワークフローを利用する経理担当者
・経費精算の承認をリアルタイムで把握して迅速な対応をしたい方
・承認完了の通知をOutlookで受け取って確認漏れを防ぎたい方
・承認された経費精算の内容に応じてOutlookの通知先を柔軟に設定したい方
2.ジョブカン経費精算・ワークフローの申請状況を把握したい従業員
・自分の経費精算の承認状況をOutlookで通知を受け取りたい方
・経費精算の承認状況を把握することによってスムーズな業務遂行をしたい方
■このテンプレートを使うメリット
ジョブカン経費精算・ワークフローは経費精算業務を効率化する優れたツールですが、申請が承認された後に担当者へ手動でOutlookメールを送信するのは、時間と手間が度々かかってしまうことがあり通知漏れや対応の遅れに繋がる可能性があります。
このフローを導入することで、ジョブカン経費精算・ワークフローで申請が承認された際にOutlookで自動的にメールが送信されます。 これにより、担当者は承認された申請をリアルタイムで把握して迅速な対応が可能になります。
■注意事項
・ジョブカン経費精算・ワークフロー、OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365(旧Office365)には、家庭向けプランと一般法人向けプラン(Microsoft365 Business)があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
Garoonでワークフローが承認されたらOutlookで通知する
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■概要
Garoonでワークフローが承認されたらOutlookで通知するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Garoonでワークフローを利用する業務担当者
・承認されたワークフローの情報をOutlookのメールで受け取りたい方
・ワークフローの承認情報をGaroonとOutlook間で手動で共有する手間を削減したい方
・承認完了後、速やかに担当者への周知と次のアクションを促したい方
2.チームリーダー・マネージャー
・ワークフローの承認情報をOutlookで一元管理してチームの状況把握を容易にしたい方
・承認状況をリアルタイムで把握して迅速な意思決定や次のアクションにつなげたい方
■このテンプレートを使うメリット
Garoonは業務効率化に役立つツールですが、ワークフローの承認状況を常に確認するのは手間がかかり非効率的です。
このフローを導入すれば、Garoonでワークフローが承認された瞬間に自動でOutlookに通知メールが送信されます。これにより、承認状況をリアルタイムで把握することができ、次のアクションを迅速に進めることができます。また、承認漏れや対応遅延を防ぎ業務全体の効率化にも繋がります。
■注意事項
・Garoon、OutlookそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365(旧Office365)には、家庭向けプランと一般法人向けプラン(Microsoft365 Business)があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
コラボフローで申請が承認されたらOutlookでメールを送信する
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■概要
コラボフローで申請が承認されたらOutlookでメールを送信するフローです。
Yoomではプログラミング不要でアプリ間の連携ができるため、簡単にこのフローを実現することができます。
■このテンプレートをおすすめする方
1.ワークフローのツールとしてコラボフローを利用している企業
・コラボフローに直接アクセスして承認状況を確認するのを手間に感じている方
2. Outlookを日常的に利用している方
・Outlookで重要な通知を受け取りたい方
・承認のされたことをメールで受け取り見逃しを防ぎたい方
■このテンプレートを使うメリット
[コラボフローで申請が承認されたらOutlookでメールを送信する]テンプレートを活用することにより、得られるメリットはいくつかあります。 まず、コラボフローで承認された申請をOutlookでスピーディーに把握できるようになります。 従来はコラボフローにアクセスして承認状況を確認する必要がありましたが、その手間を削減することが可能になります。 承認後に必要な対応作業がある場合も、すぐに取りかかることができるため、業務効率の向上に繋がります。
■注意事項
・コラボフローとOutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365(旧Office365)には、家庭向けプランと一般法人向けプラン(Microsoft365 Business)があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
Outlookで受信した書類を自動でクラウドストレージに保存する
Outlookで受信した書類をOneDriveやMicrosoft SharePointなどに自動で保存します。
Outlookに届いた添付ファイルをOneDriveに自動でアップロードする
試してみる
■概要
Outlookで受信するメールの添付ファイル管理に手間を感じていませんか?重要なファイルを一つずつ手作業でダウンロードし、OneDriveにアップロードするのは時間がかかり、保存忘れのリスクもあります。このワークフローを活用すれば、Microsoftのメールに届いた添付ファイルを自動でOneDriveにアップロードできるため、手作業による手間やミスを減らし、効率的なファイル管理を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
Outlookで受信する請求書などの添付ファイルを、手動でOneDriveに保存している方 Microsoft製品を中心に業務を行い、メールの添付ファイルの自動アップロードに関心がある方 ファイルの保存漏れや手作業によるミスを減らし、業務を効率化したいと考えている方 ■このテンプレートを使うメリット
Outlookでメールを受信すると添付ファイルが自動でOneDriveにアップロードされるため、手作業での保存にかかっていた時間を削減できます。 手作業によるファイルの保存忘れや、誤ったフォルダへのアップロードといったヒューマンエラーを防ぎ、ファイル管理の正確性を高めます。 ■フローボットの流れ
はじめに、OutlookとOneDriveをYoomと連携します。 トリガーでOutlookを選択し、「メールを受信したら」アクションを設定します。 オペレーションでOutlookの「メールの添付ファイルの情報を取得する」アクションを設定します。 次に、Outlookの「メールの添付ファイルをダウンロード」アクションで、取得した添付ファイルをダウンロードします。 最後に、OneDriveの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルを指定のフォルダにアップロードします。 ※「トリガー」:フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」:トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Outlookのトリガー設定では、特定のフォルダを指定して、そのフォルダにメールが届いた場合のみワークフローを起動させることが可能です。 OneDriveにファイルをアップロードする際、保存先のフォルダを任意で指定できます。 アップロードするファイル名は、受信日時や送信元メールアドレスなどの情報と組み合わせて、任意の名称に設定することが可能です。 ■注意事項
OutlookとOneDriveのそれぞれとYoomを連携してください。 Microsoft365(旧Office365)には、家庭向けプランと一般法人向けプラン(Microsoft365 Business)があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。 ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。 トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は「ファイルの容量制限について 」をご参照ください。
Outlookで受信した添付ファイルをMicrosoft SharePointにアップロードする
試してみる
■概要
Outlookで受信する請求書や報告書などの添付ファイルを、都度手作業でMicrosoft SharePointに保存していませんか?この定型的な作業は手間がかかるだけでなく、保存漏れや誤ったフォルダへの格納といったミスにつながることもあります。このワークフローを活用すれば、Outlookでのメール受信をきっかけに、添付ファイルをMicrosoft SharePointへ自動でアップロードでき、こうした課題をスムーズに解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
Outlookで受信した添付ファイルを手作業でMicrosoft SharePointに格納している方 ファイルのダウンロードやアップロード作業に時間を取られ、業務効率に課題を感じている方 手作業によるファイルの保存漏れや、格納場所の間違いなどのヒューマンエラーを防ぎたい方 ■このテンプレートを使うメリット
Outlookでのメール受信からMicrosoft SharePointへのファイル保存までが自動化されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。 手動でのファイル操作が不要になることで、保存漏れや誤った場所への格納といったヒューマンエラーのリスクを軽減し、業務の正確性が向上します。 ■フローボットの流れ
はじめに、OutlookとMicrosoft SharePointをYoomと連携します。 次に、トリガーでOutlookを選択し、「メールを受信したら」というアクションを設定します。 オペレーションで分岐機能を設定し、添付ファイルの有無などに応じて後続の処理を分岐させます。 添付ファイルがある場合、Outlookの「メールの添付ファイルの情報を取得する」アクションと「メールの添付ファイルをダウンロード」アクションを順に設定します。 最後に、オペレーションでMicrosoft SharePointの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルを指定のフォルダに格納します。 ※「トリガー」:フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」:トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Outlookのトリガー設定では、特定のメールフォルダIDを指定することで、特定のフォルダに届いたメールのみを自動化の対象にできます。 分岐機能の設定では、メールの件名や送信元アドレスなどの情報をもとに、特定の条件に合致した場合のみ後続の処理を実行するようカスタマイズが可能です。 Microsoft SharePointへのファイルアップロード設定では、保存先のサイトID、ドライブID、フォルダ名などを任意で指定できます。 アップロードするファイル名は、元のファイル名のまま保存するだけでなく、受信日時などの情報と組み合わせて動的に命名することも可能です。 ■注意事項
Outlook、Microsoft SharePointのそれぞれとYoomを連携してください。 Microsoft365(旧Office365)には、家庭向けプランと一般法人向けプラン(Microsoft365 Business)があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能(オペレーション)となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能(オペレーション)を使用することができます。
Outlookで受信した書類データをOCRで読み取り、ファイル名を更新しDropboxに格納する
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■概要
Outlookで受信する請求書や見積書などの書類管理に、手間を感じていませんか。添付ファイルを開いて内容を確認し、ファイル名を変更して特定のフォルダに格納する、といった一連の作業は定型的でありながらも時間を要します。このワークフローを活用すれば、Outlookでのメール受信をきっかけに、添付された書類をOCRで読み取り、その内容に基づいてファイル名を自動で更新し、Dropboxへ格納する一連の流れを自動化できます。
■このテンプレートをおすすめする方
Outlookで受け取る請求書などの書類管理に手間を感じている経理・総務担当者の方 Dropboxを使ったファイル管理で、手作業でのファイル名変更や格納に課題を感じる方 書類関連業務の自動化によって、コア業務に集中できる環境を構築したいと考えている方 ■このテンプレートを使うメリット
Outlookでのメール受信からDropboxへの格納までが自動化されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。 手作業によるファイル名の付け間違いや、指定フォルダへの保存漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、業務の正確性を高めます。 ■フローボットの流れ
はじめに、OutlookとDropboxをYoomと連携します。 次に、トリガーでOutlookを選択し、「特定の件名のメールを受信したら」アクションを設定します。 続いて、オペレーションで分岐機能を設定し、メールに添付ファイルがある場合のみ後続の処理に進むよう設定します。 次に、Outlookの「メールの添付ファイルの情報を取得する」アクションと「メールの添付ファイルをダウンロード」アクションを設定します。 ダウンロードしたファイルを、オペレーションのOCR機能で「画像・PDFから文字を読み取る」アクションを設定し、テキストデータを抽出します。 最後に、オペレーションでDropboxの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、OCRで読み取った情報をもとにファイル名を変更して格納します。 ※「トリガー」:フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」:トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Outlookのトリガー設定では、処理の対象としたいメールの件名に含まれるキーワードやメールフォルダ、フローの起動間隔を任意で設定してください。 分岐機能では、メールに添付ファイルがある場合や特定の差出人の場合など、後続のオペレーションを動かすための条件を自由にカスタマイズできます。 OCR機能では、読み取るファイルや抽出したい項目(例:請求日、金額、会社名など)、使用するAIモデル、言語を自由に設定できます。 Dropboxへのファイルアップロード設定では、格納先のフォルダパスやファイル名を任意で設定可能です。OCRで抽出した情報をファイル名に含めることもできます。 ■注意事項
Outlook、DropboxのそれぞれとYoomを連携してください。 分岐はミニプラン以上、AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。その他のプランでは設定したオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 Yoomの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能(オペレーション)を使用することができます。 Microsoft365(旧Office365)には、家庭向けプランと一般法人向けプラン(Microsoft365 Business)があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
ご紹介したテンプレート以外にも、Google スプレッドシート・Outlookがもっと便利になる実践的な自動化例を掲載した資料をご用意しています。
⇒Google スプレッドシートを使った業務自動化事例資料をダウンロード(無料)
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Google スプレッドシートとOutlookを連携するメリット
メリット1: 情報共有の迅速化
Google スプレッドシートで行が更新されたらOutlookでメールを送信する連携を使うと、情報共有の迅速化につながります! たとえば、営業チームがGoogle スプレッドシートで取引の進捗状況を更新するたびに、その情報をOutlook経由でチーム全員に自動通知できます。 これにより営業リーダーや関連部門は、最新の取引状況を素早く把握することができ、必要な対応を迅速に取る ことができるのではないでしょうか。 他にも、重要な契約が成立した場合に、すぐにバックオフィスが請求書の準備を開始できれば、業務全体のスピードアップにもつながりますよね。 このように、自動化された通知により情報共有がスムーズになればチームの連携もより良くなっていくはずです!
メリット2: データの一元管理と通知
たとえば、在庫管理チームがGoogle スプレッドシートで在庫数を更新するたびに、その情報がOutlookで関連部署に自動通知されたら便利ですよね。 この連携により、Google スプレッドシートに入力された情報が素早く共有され、全ての関係者が同じデータを基に業務を進める ことができるはずです。 また、通知が自動で行われるため、重要な更新情報を見逃すというリスクも低減できそうです。 この仕組みを使うことで、複数の部署との連携もスムーズになるのではないでしょうか。
まとめ
この記事では、Google スプレッドシートとOutlookを連携して、スプレッドシートの行が更新されたときに自動でメールを送信する方法を画像付きで詳しく説明しました。 この連携により営業チームが進捗情報を更新すると、スムーズにOutlook経由で関係者に通知が届くようになります。重要な情報が迅速に共有され、スムーズな対応が可能になるでしょう。 Google スプレッドシートとOutlookの連携は、ノーコードツールのYoomを使うことで、プログラミングの知識がなくても簡単にアプリ連携が可能です。 ぜひこの記事を参考にして、自動化を体験してみてください!