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Google スプレッドシートで行が更新されたらOutlookでメールを送信する方法
データの整理と共有を効率的に行えるGoogle スプレッドシートは、個人利用だけでなくビジネスシーンにおいても活躍の場を広げていますよね。
そんなGoogle スプレッドシートにOutlookを連携することで、情報共有の円滑化を図れることはご存知でしょうか。
この記事では、Google スプレッドシートとOutlookをノーコードで連携し、行が更新されたらOutlookで通知する方法を画像付きで詳しく解説します！
ぜひ最後までご覧ください。
こんな方におすすめ
- Google スプレッドシートとOutlookでの業務効率化を考えている方。
- Google スプレッドシートでの更新をOutlookで通知したい方。
- Google スプレッドシートとOutlookを連携してデータ更新の通知漏れを防ぎたい方。
今すぐに試したい方へ
本記事ではノーコードツール「Yoom」を使用した連携方法をご紹介します。
難しい設定や操作は必要なく、非エンジニアの方でも簡単に実現できます。
下記のテンプレートから今すぐに始めることもできるので、ぜひお試しください！
■概要Google スプレッドシートで管理している顧客情報やタスクリストの更新があった際に、関係者への連絡を都度Outlookで行っていませんか？手動での通知は手間がかかるだけでなく、連絡漏れや宛先間違いといったミスにも繋がりかねません。このワークフローを活用すれば、Google スプレッドシートの特定の行が更新されると自動でOutlookからメールが送信されるため、こうした通知業務を効率化できます。
■このテンプレートをおすすめする方- Google スプレッドシートでタスク管理を行い、更新の都度Outlookで通知している方
- スプレッドシート上の顧客ステータスの変更などを、関係者へ手動で共有している方
- 定型的なメール連絡業務を自動化し、コア業務に集中したいと考えているすべての方
■このテンプレートを使うメリット- Google スプレッドシートの行が更新されると自動でOutlookからメールが送信されるため、これまで手作業での通知に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業による連絡漏れや宛先の設定ミス、内容の転記ミスといったヒューマンエラーを防ぎ、確実な情報共有を実現します。
■フローボットの流れ- はじめに、Google スプレッドシートとOutlookをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogle スプレッドシートを選択し、「行が更新されたら」というアクションを設定します。
- 続けて、オペレーションで再度Google スプレッドシートを選択し、トリガーで検知した更新行の情報を取得します。
- 最後に、オペレーションでOutlookの「メールを送る」アクションを設定し、取得したスプレッドシートの情報をもとに通知メールを送信します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント- Google スプレッドシートのトリガー設定では、対象のスプレッドシートやシート、更新を検知する列（セル）を任意で指定してください。
- Outlookのメール送信設定では、宛先や件名、本文を自由に設定できます。本文には、前のステップで取得したスプレッドシートの情報を変数として差し込むことも可能です。
■注意事項- Google スプレッドシート、OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
- Google スプレッドシートをアプリトリガーとして使用する際の注意事項は「【アプリトリガー】Google スプレッドシートのトリガーにおける注意事項」を参照してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
■このテンプレートをおすすめする方
- Google スプレッドシートでタスク管理を行い、更新の都度Outlookで通知している方
- スプレッドシート上の顧客ステータスの変更などを、関係者へ手動で共有している方
- 定型的なメール連絡業務を自動化し、コア業務に集中したいと考えているすべての方
■このテンプレートを使うメリット
- Google スプレッドシートの行が更新されると自動でOutlookからメールが送信されるため、これまで手作業での通知に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業による連絡漏れや宛先の設定ミス、内容の転記ミスといったヒューマンエラーを防ぎ、確実な情報共有を実現します。
■フローボットの流れ
- はじめに、Google スプレッドシートとOutlookをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogle スプレッドシートを選択し、「行が更新されたら」というアクションを設定します。
- 続けて、オペレーションで再度Google スプレッドシートを選択し、トリガーで検知した更新行の情報を取得します。
- 最後に、オペレーションでOutlookの「メールを送る」アクションを設定し、取得したスプレッドシートの情報をもとに通知メールを送信します。
■このワークフローのカスタムポイント
- Google スプレッドシートのトリガー設定では、対象のスプレッドシートやシート、更新を検知する列（セル）を任意で指定してください。
- Outlookのメール送信設定では、宛先や件名、本文を自由に設定できます。本文には、前のステップで取得したスプレッドシートの情報を変数として差し込むことも可能です。
■注意事項
- Google スプレッドシート、OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
- Google スプレッドシートをアプリトリガーとして使用する際の注意事項は「【アプリトリガー】Google スプレッドシートのトリガーにおける注意事項」を参照してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
[Yoomとは]
今回ご紹介するテンプレート以外にも、Google スプレッドシート・Outlookがもっと便利になる実践的な自動化例を掲載した資料をご用意しています。
⇒Google スプレッドシートを使った業務自動化事例資料をダウンロード（無料）
⇒Outlookを使った業務自動化事例資料をダウンロード（無料）
Google スプレッドシートとOutlookの連携フローの作り方
ここからは実際にYoomを使用したアプリ連携の流れを画像付きで紹介していきます！
ステップ1：マイアプリ連携
Yoomにログイン後、左メニューにある「マイアプリ」を選択。
画面遷移後、「+新規接続」を押下してください。
連携したいアプリ名を検索窓に入力し、画面に従ってログインまたはサインインをすることで連携が完了します。
今回は「Google スプレッドシート」「Outlook」を登録していきます。
登録が完了するとマイアプリの一覧にアイコンが表示されます。
※Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
ステップ2：既存のテンプレートをコピーする
テンプレートを使用することで、簡単に自動化ができます。
■概要Google スプレッドシートで管理している顧客情報やタスクリストの更新があった際に、関係者への連絡を都度Outlookで行っていませんか？手動での通知は手間がかかるだけでなく、連絡漏れや宛先間違いといったミスにも繋がりかねません。このワークフローを活用すれば、Google スプレッドシートの特定の行が更新されると自動でOutlookからメールが送信されるため、こうした通知業務を効率化できます。
■このテンプレートをおすすめする方- Google スプレッドシートでタスク管理を行い、更新の都度Outlookで通知している方
- スプレッドシート上の顧客ステータスの変更などを、関係者へ手動で共有している方
- 定型的なメール連絡業務を自動化し、コア業務に集中したいと考えているすべての方
■このテンプレートを使うメリット- Google スプレッドシートの行が更新されると自動でOutlookからメールが送信されるため、これまで手作業での通知に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業による連絡漏れや宛先の設定ミス、内容の転記ミスといったヒューマンエラーを防ぎ、確実な情報共有を実現します。
■フローボットの流れ- はじめに、Google スプレッドシートとOutlookをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogle スプレッドシートを選択し、「行が更新されたら」というアクションを設定します。
- 続けて、オペレーションで再度Google スプレッドシートを選択し、トリガーで検知した更新行の情報を取得します。
- 最後に、オペレーションでOutlookの「メールを送る」アクションを設定し、取得したスプレッドシートの情報をもとに通知メールを送信します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント- Google スプレッドシートのトリガー設定では、対象のスプレッドシートやシート、更新を検知する列（セル）を任意で指定してください。
- Outlookのメール送信設定では、宛先や件名、本文を自由に設定できます。本文には、前のステップで取得したスプレッドシートの情報を変数として差し込むことも可能です。
■注意事項- Google スプレッドシート、OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
- Google スプレッドシートをアプリトリガーとして使用する際の注意事項は「【アプリトリガー】Google スプレッドシートのトリガーにおける注意事項」を参照してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
下記画面が表示されたら「OK」をクリックしてください。
■このテンプレートをおすすめする方
- Google スプレッドシートでタスク管理を行い、更新の都度Outlookで通知している方
- スプレッドシート上の顧客ステータスの変更などを、関係者へ手動で共有している方
- 定型的なメール連絡業務を自動化し、コア業務に集中したいと考えているすべての方
■このテンプレートを使うメリット
- Google スプレッドシートの行が更新されると自動でOutlookからメールが送信されるため、これまで手作業での通知に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業による連絡漏れや宛先の設定ミス、内容の転記ミスといったヒューマンエラーを防ぎ、確実な情報共有を実現します。
■フローボットの流れ
- はじめに、Google スプレッドシートとOutlookをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogle スプレッドシートを選択し、「行が更新されたら」というアクションを設定します。
- 続けて、オペレーションで再度Google スプレッドシートを選択し、トリガーで検知した更新行の情報を取得します。
- 最後に、オペレーションでOutlookの「メールを送る」アクションを設定し、取得したスプレッドシートの情報をもとに通知メールを送信します。
■このワークフローのカスタムポイント
- Google スプレッドシートのトリガー設定では、対象のスプレッドシートやシート、更新を検知する列（セル）を任意で指定してください。
- Outlookのメール送信設定では、宛先や件名、本文を自由に設定できます。本文には、前のステップで取得したスプレッドシートの情報を変数として差し込むことも可能です。
■注意事項
- Google スプレッドシート、OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
- Google スプレッドシートをアプリトリガーとして使用する際の注意事項は「【アプリトリガー】Google スプレッドシートのトリガーにおける注意事項」を参照してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
ステップ3：トリガーの設定
まずは「行が更新されたら」を選択して、設定の確認をしていきます。
連携するアカウント情報を入力して「次へ」を押してください。
トリガーの起動タイミングは、5分、10分、15分、30分、60分のいずれかで設定できます。
ご利用プランによって、設定できるトリガーの最短間隔が違うので、その点は要チェックです。
なお、基本的にはそのプランの最短の起動間隔にしてお使いいただくことをおすすめします。 Google スプレッドシートIDはご自身のスプレッドシートを使用してください。入力欄下部に補足があるので確認してください。
入力完了後、テストボタンで動作確認をすることができます。テストが成功すると、「取得した値」が表示されます。
ここで取得した値は、次のステップで活用することが可能です。
確認できたら「完了」ボタンをクリックしましょう。
※テストの重要性：「取得した値」のテスト値についてもあわせてご確認ください。
ステップ4：連携アプリの設定
次に「メールを送る」を選択してください。
連携するアカウント情報を確認し、次のページに進みます。
下にスクロールしていくとメール内容の設定項目が出てくるので、送信したいメール内容を任意で設定してください。
※入力欄をクリックすると取得した値を利用できます。
自動送信する際のメール本文も入力完了したら、「次へ」を押しましょう。
ここで実際にメールが送信できるかテストすることができます。
必要に応じて確認してみてください。
問題なければ「完了」を押しましょう。
ステップ5：トリガーをONにする
そうすると以下のポップアップが表示されるので、「トリガーをON」を押してください。最初の画面上部のトリガーONが画像のようになっていたらOKです！
おつかれさまでした！
■概要Google スプレッドシートで管理している顧客情報やタスクリストの更新があった際に、関係者への連絡を都度Outlookで行っていませんか？手動での通知は手間がかかるだけでなく、連絡漏れや宛先間違いといったミスにも繋がりかねません。このワークフローを活用すれば、Google スプレッドシートの特定の行が更新されると自動でOutlookからメールが送信されるため、こうした通知業務を効率化できます。
■このテンプレートをおすすめする方- Google スプレッドシートでタスク管理を行い、更新の都度Outlookで通知している方
- スプレッドシート上の顧客ステータスの変更などを、関係者へ手動で共有している方
- 定型的なメール連絡業務を自動化し、コア業務に集中したいと考えているすべての方
■このテンプレートを使うメリット- Google スプレッドシートの行が更新されると自動でOutlookからメールが送信されるため、これまで手作業での通知に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業による連絡漏れや宛先の設定ミス、内容の転記ミスといったヒューマンエラーを防ぎ、確実な情報共有を実現します。
■フローボットの流れ- はじめに、Google スプレッドシートとOutlookをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogle スプレッドシートを選択し、「行が更新されたら」というアクションを設定します。
- 続けて、オペレーションで再度Google スプレッドシートを選択し、トリガーで検知した更新行の情報を取得します。
- 最後に、オペレーションでOutlookの「メールを送る」アクションを設定し、取得したスプレッドシートの情報をもとに通知メールを送信します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント- Google スプレッドシートのトリガー設定では、対象のスプレッドシートやシート、更新を検知する列（セル）を任意で指定してください。
- Outlookのメール送信設定では、宛先や件名、本文を自由に設定できます。本文には、前のステップで取得したスプレッドシートの情報を変数として差し込むことも可能です。
■注意事項- Google スプレッドシート、OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
- Google スプレッドシートをアプリトリガーとして使用する際の注意事項は「【アプリトリガー】Google スプレッドシートのトリガーにおける注意事項」を参照してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
■このテンプレートをおすすめする方
- Google スプレッドシートでタスク管理を行い、更新の都度Outlookで通知している方
- スプレッドシート上の顧客ステータスの変更などを、関係者へ手動で共有している方
- 定型的なメール連絡業務を自動化し、コア業務に集中したいと考えているすべての方
■このテンプレートを使うメリット
- Google スプレッドシートの行が更新されると自動でOutlookからメールが送信されるため、これまで手作業での通知に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業による連絡漏れや宛先の設定ミス、内容の転記ミスといったヒューマンエラーを防ぎ、確実な情報共有を実現します。
■フローボットの流れ
- はじめに、Google スプレッドシートとOutlookをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogle スプレッドシートを選択し、「行が更新されたら」というアクションを設定します。
- 続けて、オペレーションで再度Google スプレッドシートを選択し、トリガーで検知した更新行の情報を取得します。
- 最後に、オペレーションでOutlookの「メールを送る」アクションを設定し、取得したスプレッドシートの情報をもとに通知メールを送信します。
■このワークフローのカスタムポイント
- Google スプレッドシートのトリガー設定では、対象のスプレッドシートやシート、更新を検知する列（セル）を任意で指定してください。
- Outlookのメール送信設定では、宛先や件名、本文を自由に設定できます。本文には、前のステップで取得したスプレッドシートの情報を変数として差し込むことも可能です。
■注意事項
- Google スプレッドシート、OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
- Google スプレッドシートをアプリトリガーとして使用する際の注意事項は「【アプリトリガー】Google スプレッドシートのトリガーにおける注意事項」を参照してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
Google スプレッドシートやOutlookを使ったその他の自動化例
本日ご紹介した連携以外にもGoogle スプレッドシートやOutlookのAPIを活用することで様々な自動化を実現することが可能です。
もし気になるものがあれば、ぜひ試してみてください！
Google スプレッドシートとOutlookを連携した自動化例
Google スプレッドシートで行が追加されたらOutlookでメールを送信する連携も可能です。
また、Google スプレッドシートで行が追加されたらOutlookで自分のカレンダーにイベントを登録したり、Outlookで受信した情報をAIで抽出し、Google スプレッドシートに追加したりする連携もできます。
■概要Google スプレッドシートで管理している顧客リストやタスクリストをもとに、手作業で一件ずつOutlookからメールを送信するのは手間がかかる作業ではないでしょうか。この繰り返し作業は時間がかかるだけでなく、宛先や内容の転記ミスといったヒューマンエラーの原因にもなりがちです。このワークフローを活用すれば、Google スプレッドシートに行を追加するだけでOutlookからのメール送信を自動化でき、手作業による手間やミスを解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方- Google スプレッドシートとOutlookを使い、手作業でのメール連絡に課題を感じている方
- Google スプレッドシート上のリスト更新に伴う関係者への通知を自動化したいと考えている方
- メール送信のような定型業務を効率化し、より重要な業務に時間を充てたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット- Google スプレッドシートに行が追加されると自動でメールが送信されるため、手作業でメールを作成・送信していた時間を短縮できます。
- 手作業による宛先や内容の転記ミス、送信漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、確実な情報伝達を実現します。
■フローボットの流れ- はじめに、Google スプレッドシートとOutlookをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogle スプレッドシートを選択し、「行が追加されたら」というアクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでOutlookの「メールを送る」アクションを設定し、Google スプレッドシートの行から取得した情報をもとにメールを送信します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント- Google スプレッドシートのトリガー設定では、対象のスプレッドシート、シート、テーブルの範囲などを任意で指定できます。
- Outlookのオペレーション設定では、宛先（To, Cc, Bcc）や件名、メッセージ内容を自由に設定できます。Google スプレッドシートから取得した情報を変数としてメール本文に含めることも可能です。
■注意事項- Google スプレッドシート、OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
- Google スプレッドシートをアプリトリガーとして使用する際の注意事項は「【アプリトリガー】Google スプレッドシートのトリガーにおける注意事項」を参照してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
■概要Google スプレッドシートでタスクやスケジュールを管理しているものの、Outlookカレンダーへの登録は手作業で行っており、手間や登録漏れに悩むことはないでしょうか。 このワークフローを活用すれば、Google スプレッドシートに新しい行が追加されるだけでOutlookカレンダーにイベントを自動で登録し、スケジュール管理に関する手作業を効率化できます。■このテンプレートをおすすめする方- Google スプレッドシートとOutlookを併用し、手作業での二重入力に手間を感じている方
- カレンダーへのイベント登録漏れや入力ミスを防ぎ、スケジュール管理を正確に行いたい方
- チームで管理するシートから個人の予定へ、自動で連携させたいと考えているマネージャーの方
■このテンプレートを使うメリット- Google スプレッドシートへの情報追加をトリガーに、Outlookへ自動でイベントが登録されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます。
- 手作業によるカレンダーへの情報転記が減り、イベントの日時や内容の入力間違い、登録漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。
■フローボットの流れ- はじめに、Google スプレッドシートとOutlookをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogle スプレッドシートを選択し、「行が追加されたら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでOutlookの「自分のカレンダーにイベントを登録する」アクションを設定し、スプレッドシートから取得した情報を紐付けます。
- 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「レコードを更新する」アクションを設定し、カレンダーへの登録が完了した旨などを記録します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント- トリガーで設定するGoogle スプレッドシートは、フローボットを起動させたい対象のファイルやシートを任意で設定してください。
- Outlookでイベントを登録する際に、イベントのタイトルや日時、詳細などの項目に、スプレッドシートのどの列の情報を反映させるかを任意で設定可能です。
■注意事項- Google スプレッドシート、OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Googleスプレッドシートをアプリトリガーとして使用する際の注意事項は「【アプリトリガー】Googleスプレッドシートのトリガーにおける注意事項」を参照してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
■概要Outlookで受信するお問い合わせや注文メールなどの情報を、手作業でGoogle スプレッドシートに転記する業務は手間がかかる上に、入力ミスも起こりがちです。このような定型的な作業に時間を取られていませんか？このワークフローを活用すれば、Outlookで特定のメールを受信するだけで、AIが自動で情報を抽出し、Google スプレッドシートへの追加までを完結させることができ、メール対応業務の効率化を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方- Outlookで受信したメールの内容を、手作業でGoogle スプレッドシートに転記している方
- AIを活用して、メール本文からの情報抽出を自動化したいと考えている方
- 定型的なメール処理やデータ入力の工数を削減し、コア業務に集中したい方
■このテンプレートを使うメリット- Outlookでのメール受信を起点に、AIによる情報抽出からGoogle スプレッドシートへの追加までが自動化されるため、データ入力の時間を短縮できます。
- 手作業でのコピー＆ペーストがなくなることで、転記ミスや入力漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、データの正確性を保つことに繋がります。
■フローボットの流れ- はじめに、OutlookとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでOutlookを選択し、「特定の件名のメールを受信したら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでAI機能を設定し、受信したメール本文から必要な情報を抽出します。
- 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「レコードを追加する」アクションを設定し、AIで抽出した情報を指定のシートに追加します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント- Outlookのトリガー設定では、特定のメールフォルダや件名に含まれるキーワードなどを任意で設定し、処理対象のメールを絞り込むことができます。
- AI機能の設定では、メールの本文などから抽出したい項目（例：会社名、担当者名、問い合わせ内容など）を任意で指定してください。
- Google スプレッドシートでレコードを追加するアクションを設定する際に、情報を追加したい任意のスプレッドシートやシート名を指定してください。
■注意事項- Outlook、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
■このテンプレートをおすすめする方
- Google スプレッドシートとOutlookを使い、手作業でのメール連絡に課題を感じている方
- Google スプレッドシート上のリスト更新に伴う関係者への通知を自動化したいと考えている方
- メール送信のような定型業務を効率化し、より重要な業務に時間を充てたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Google スプレッドシートに行が追加されると自動でメールが送信されるため、手作業でメールを作成・送信していた時間を短縮できます。
- 手作業による宛先や内容の転記ミス、送信漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、確実な情報伝達を実現します。
■フローボットの流れ
- はじめに、Google スプレッドシートとOutlookをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogle スプレッドシートを選択し、「行が追加されたら」というアクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでOutlookの「メールを送る」アクションを設定し、Google スプレッドシートの行から取得した情報をもとにメールを送信します。
■このワークフローのカスタムポイント
- Google スプレッドシートのトリガー設定では、対象のスプレッドシート、シート、テーブルの範囲などを任意で指定できます。
- Outlookのオペレーション設定では、宛先（To, Cc, Bcc）や件名、メッセージ内容を自由に設定できます。Google スプレッドシートから取得した情報を変数としてメール本文に含めることも可能です。
■注意事項
- Google スプレッドシート、OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
- Google スプレッドシートをアプリトリガーとして使用する際の注意事項は「【アプリトリガー】Google スプレッドシートのトリガーにおける注意事項」を参照してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- Google スプレッドシートとOutlookを併用し、手作業での二重入力に手間を感じている方
- カレンダーへのイベント登録漏れや入力ミスを防ぎ、スケジュール管理を正確に行いたい方
- チームで管理するシートから個人の予定へ、自動で連携させたいと考えているマネージャーの方
- Google スプレッドシートへの情報追加をトリガーに、Outlookへ自動でイベントが登録されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます。
- 手作業によるカレンダーへの情報転記が減り、イベントの日時や内容の入力間違い、登録漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。
- はじめに、Google スプレッドシートとOutlookをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogle スプレッドシートを選択し、「行が追加されたら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでOutlookの「自分のカレンダーにイベントを登録する」アクションを設定し、スプレッドシートから取得した情報を紐付けます。
- 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「レコードを更新する」アクションを設定し、カレンダーへの登録が完了した旨などを記録します。
■このワークフローのカスタムポイント
- トリガーで設定するGoogle スプレッドシートは、フローボットを起動させたい対象のファイルやシートを任意で設定してください。
- Outlookでイベントを登録する際に、イベントのタイトルや日時、詳細などの項目に、スプレッドシートのどの列の情報を反映させるかを任意で設定可能です。
- Google スプレッドシート、OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Googleスプレッドシートをアプリトリガーとして使用する際の注意事項は「【アプリトリガー】Googleスプレッドシートのトリガーにおける注意事項」を参照してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
■このテンプレートをおすすめする方
- Outlookで受信したメールの内容を、手作業でGoogle スプレッドシートに転記している方
- AIを活用して、メール本文からの情報抽出を自動化したいと考えている方
- 定型的なメール処理やデータ入力の工数を削減し、コア業務に集中したい方
■このテンプレートを使うメリット
- Outlookでのメール受信を起点に、AIによる情報抽出からGoogle スプレッドシートへの追加までが自動化されるため、データ入力の時間を短縮できます。
- 手作業でのコピー＆ペーストがなくなることで、転記ミスや入力漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、データの正確性を保つことに繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、OutlookとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでOutlookを選択し、「特定の件名のメールを受信したら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでAI機能を設定し、受信したメール本文から必要な情報を抽出します。
- 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「レコードを追加する」アクションを設定し、AIで抽出した情報を指定のシートに追加します。
■このワークフローのカスタムポイント
- Outlookのトリガー設定では、特定のメールフォルダや件名に含まれるキーワードなどを任意で設定し、処理対象のメールを絞り込むことができます。
- AI機能の設定では、メールの本文などから抽出したい項目（例：会社名、担当者名、問い合わせ内容など）を任意で指定してください。
- Google スプレッドシートでレコードを追加するアクションを設定する際に、情報を追加したい任意のスプレッドシートやシート名を指定してください。
■注意事項
- Outlook、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Google スプレッドシートを活用した自動化例
データベースに登録された内容をGoogle スプレッドシートに追加する
kintoneやSalesforceなどに登録した内容をGoogle スプレッドシートに自動で追加します。
■概要kintoneで管理している顧客情報や案件情報を、分析や共有のためにGoogle スプレッドシートへ手作業で転記していませんか？この作業は時間がかかるだけでなく、入力ミスなどのヒューマンエラーが発生する原因にもなります。このワークフローを活用すれば、kintoneにレコードが登録されると、その詳細情報を自動でGoogle スプレッドシートに追加することができ、手作業によるデータ登録の手間を解消し、データ管理を効率化します。
■このテンプレートをおすすめする方- kintoneとGoogle スプレッドシートを併用し、二重入力の手間をなくしたい方
- kintoneのデータを手作業で転記しており、入力ミスや漏れなどの課題を感じている方
- kintoneの情報をリアルタイムでGoogle スプレッドシートに連携させたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット- kintoneへのレコード登録をきっかけに、Google スプレッドシートへ自動でデータが追加されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業によるデータ転記が不要になるため、入力間違いや更新漏れといったヒューマンエラーのリスク軽減に繋がります。
■フローボットの流れ- はじめに、kintoneとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでkintoneを選択し、「レコードが登録されたら」というアクションを設定します。
- 続いて、オペレーションでkintoneの「レコードを取得する」アクションを設定し、トリガーで取得したレコードIDを元に詳細情報を取得します。
- 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「レコードを追加する」アクションを設定し、取得したレコード情報を指定のシートに行として追加します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント- kintoneのトリガーおよびオペレーション設定では、対象としたいアプリのサブドメイン名やアプリIDを任意で設定してください。
- Google スプレッドシートでデータを追加する際に、書き込み先となる任意のスプレッドシートIDやシート名を設定してください。
■注意事項- kintone、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
■概要Salesforceで管理しているリード情報を、分析や共有のためにGoogle スプレッドシートへ手作業で転記していませんか？この作業は時間もかかり、転記ミスといったヒューマンエラーも起こりがちです。このワークフローを活用すれば、Salesforceに新規リードが登録されたタイミングで、自動でGoogle スプレッドシートへ情報が記載されるため、リード情報の連携をスムーズに行い、手作業の手間を減らすことができます。
■このテンプレートをおすすめする方- Salesforceのリード情報を手動でGoogle スプレッドシートに転記している営業担当者の方
- リード管理の属人化を防ぎ、チームでの情報共有を円滑にしたいと考えているマネージャーの方
- Salesforceと他ツールとの連携を自動化し、営業活動全体の効率を高めたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット- Salesforceへのリード登録後、自動でGoogle スプレッドシートに情報が記載されるため、これまで手作業で行っていた転記作業の時間を削減できます。
- 人の手によるコピー＆ペースト作業が減るため、転記ミスや記載漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。
■フローボットの流れ- はじめに、SalesforceとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでSalesforceを選択し、「リードオブジェクトに新規レコードが登録されたら」というアクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「レコードを追加する」アクションを設定し、Salesforceから取得したリード情報をどのシートに記載するかを指定します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント- Google スプレッドシートのオペレーション設定で、情報を記載したいスプレッドシートのファイルやシートを任意で指定してください。
- Salesforceから取得したリード情報の中から、どの項目（会社名、担当者名など）をスプレッドシートのどの列に記載するかを任意で設定できます。
■注意事項- Salesforce、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Salesforceはミニプラン以上でご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・パーソナルプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
- パーソナルプラン・ミニプラン・チームプラン・サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。詳しくは、料金プランのページをご参照ください。
■概要Notionでタスクやプロジェクト管理を行い、その情報をGoogle スプレッドシートで集計・分析しているものの、手作業でのデータ転記に手間を感じていませんか？情報の更新漏れや入力ミスが発生する懸念もあります。このワークフローを活用すれば、Notionのデータベースに情報が追加・更新されると、指定したGoogle スプレッドシートへ自動でデータが追加されるため、こうした二重入力の手間を削減できます。
■このテンプレートをおすすめする方- NotionとGoogle スプレッドシートを併用し、二重入力の手間に課題を感じている方
- 手作業によるデータ転記での入力漏れやミスを減らし、業務を効率化したい方
- Notionのデータベース情報を起点に、様々なデータ管理を自動化したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット- Notionのデータベース更新をトリガーに、自動でGoogle スプレッドシートへレコードが追加されるため、データ転記作業の時間を短縮できます。
- 手作業でのデータ移行が減ることで、コピー＆ペーストによる入力間違いや更新漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。
■フローボットの流れ- はじめに、NotionとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでNotionを選択し、「データベースが作成または更新されたら」を設定します。
- 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートを選択し、「レコードを追加する」アクションを設定して、Notionから取得した情報を紐付けます。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント- Notionのトリガー設定では、連携の起点としたいデータベースを任意で設定してください。
- Google スプレッドシートにレコードを追加する際に、Notionデータベースのどの情報をどの列に追加するかを任意で設定できます。
■注意事項- Notion、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
■このテンプレートをおすすめする方
- kintoneとGoogle スプレッドシートを併用し、二重入力の手間をなくしたい方
- kintoneのデータを手作業で転記しており、入力ミスや漏れなどの課題を感じている方
- kintoneの情報をリアルタイムでGoogle スプレッドシートに連携させたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- kintoneへのレコード登録をきっかけに、Google スプレッドシートへ自動でデータが追加されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業によるデータ転記が不要になるため、入力間違いや更新漏れといったヒューマンエラーのリスク軽減に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、kintoneとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでkintoneを選択し、「レコードが登録されたら」というアクションを設定します。
- 続いて、オペレーションでkintoneの「レコードを取得する」アクションを設定し、トリガーで取得したレコードIDを元に詳細情報を取得します。
- 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「レコードを追加する」アクションを設定し、取得したレコード情報を指定のシートに行として追加します。
■このワークフローのカスタムポイント
- kintoneのトリガーおよびオペレーション設定では、対象としたいアプリのサブドメイン名やアプリIDを任意で設定してください。
- Google スプレッドシートでデータを追加する際に、書き込み先となる任意のスプレッドシートIDやシート名を設定してください。
■注意事項
- kintone、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
- Salesforceのリード情報を手動でGoogle スプレッドシートに転記している営業担当者の方
- リード管理の属人化を防ぎ、チームでの情報共有を円滑にしたいと考えているマネージャーの方
- Salesforceと他ツールとの連携を自動化し、営業活動全体の効率を高めたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Salesforceへのリード登録後、自動でGoogle スプレッドシートに情報が記載されるため、これまで手作業で行っていた転記作業の時間を削減できます。
- 人の手によるコピー＆ペースト作業が減るため、転記ミスや記載漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、SalesforceとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでSalesforceを選択し、「リードオブジェクトに新規レコードが登録されたら」というアクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「レコードを追加する」アクションを設定し、Salesforceから取得したリード情報をどのシートに記載するかを指定します。
■このワークフローのカスタムポイント
- Google スプレッドシートのオペレーション設定で、情報を記載したいスプレッドシートのファイルやシートを任意で指定してください。
- Salesforceから取得したリード情報の中から、どの項目（会社名、担当者名など）をスプレッドシートのどの列に記載するかを任意で設定できます。
■注意事項
- Salesforce、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Salesforceはミニプラン以上でご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・パーソナルプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
- パーソナルプラン・ミニプラン・チームプラン・サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。詳しくは、料金プランのページをご参照ください。
- NotionとGoogle スプレッドシートを併用し、二重入力の手間に課題を感じている方
- 手作業によるデータ転記での入力漏れやミスを減らし、業務を効率化したい方
- Notionのデータベース情報を起点に、様々なデータ管理を自動化したいと考えている方
- Notionのデータベース更新をトリガーに、自動でGoogle スプレッドシートへレコードが追加されるため、データ転記作業の時間を短縮できます。
- 手作業でのデータ移行が減ることで、コピー＆ペーストによる入力間違いや更新漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。
- はじめに、NotionとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでNotionを選択し、「データベースが作成または更新されたら」を設定します。
- 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートを選択し、「レコードを追加する」アクションを設定して、Notionから取得した情報を紐付けます。
■このワークフローのカスタムポイント
- Notionのトリガー設定では、連携の起点としたいデータベースを任意で設定してください。
- Google スプレッドシートにレコードを追加する際に、Notionデータベースのどの情報をどの列に追加するかを任意で設定できます。
- Notion、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Google スプレッドシートで期限が今日に該当するタスクを取得して毎日一括でチャットツールに通知する
Google スプレッドシートで期限が今日のタスクを取得して毎日一括でSlackやChatworkなどに自動で通知します。
■概要Google スプレッドシートで管理しているタスクや案件の進捗について、毎日確認してSlackでリマインドするのは手間がかかる作業ではないでしょうか。手作業での確認は時間がかかるだけでなく、重要な通知の漏れにも繋がる可能性があります。このワークフローを活用すれば、毎日決まった時間にGoogle スプレッドシートを自動で参照し、今日の日付に該当するレコード情報をSlackへ自動で通知できるため、こうした日々の確認業務を効率化します。
■このテンプレートをおすすめする方- Google スプレッドシート上のタスクや期日管理を手動で確認し、通知している方
- Slackへの定期的なリマインド連絡を自動化し、コミュニケーション漏れを防ぎたいチームリーダーの方
- 日次での情報共有やレポート作成を効率化したいと考えている業務担当者の方
■このテンプレートを使うメリット- 毎日決まった時間にGoogle スプレッドシートの情報を自動取得してSlackへ通知するため、これまで手作業で行っていた確認や連絡の時間を短縮します。
- 手作業による確認漏れや通知忘れといったヒューマンエラーを防ぎ、確実な情報共有を実現します。
■フローボットの流れ- はじめに、Google スプレッドシートとSlackをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでスケジュールトリガー機能を設定し、毎日決まった時間にフローが起動するように設定します。
- 次に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「複数のレコードを取得する」アクションを設定し、日付が今日に該当するレコードを取得します。
- 最後に、オペレーションでSlackの「チャンネルにメッセージを送る」アクションを設定し、取得したレコード情報を指定のチャンネルに通知します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント- スケジュールトリガー機能では、フローを起動したい日時（例：毎朝9時）を自由に設定してください。
- Google スプレッドシートからレコードを取得する際の検索条件は、日付だけでなく、担当者名やステータスといった任意の項目に変更が可能です。
- Slackへの通知先チャンネルやメッセージ本文は任意に設定でき、スプレッドシートから取得したタスク名などの情報をメッセージ内に埋め込むこともできます。
■注意事項- Google スプレッドシート、SlackのそれぞれとYoomを連携してください。
■概要Google スプレッドシートでタスクや案件の期日管理を行っているものの、毎日シートを確認して関係者に通知する作業に手間を感じていませんか。また、手作業による確認では通知漏れなどのミスが発生する可能性もあります。 このワークフローを活用すれば、毎日決まった時間にGoogle スプレッドシートを自動で確認し、期日が今日に該当するレコード情報をまとめてGoogle Chatに通知できるため、こうした定型業務の効率化を実現します。■このテンプレートをおすすめする方- Google スプレッドシートを用いたタスク管理やリマインド業務に手間を感じている方
- Google Chatへの定期的な通知を自動化し、チーム内の情報共有を円滑にしたい方
- 毎日の確認・連絡作業をなくし、より重要な業務に集中できる環境を整えたい方
■このテンプレートを使うメリット- 毎日自動でGoogle スプレッドシートの情報を基に通知が送信されるため、これまで手作業での確認や連絡に費やしていた時間を他の業務に充てることができます。
- システムが自動で処理を行うことで、人為的な確認漏れや通知忘れといったヒューマンエラーを防ぎ、確実な情報共有を実現します。
■フローボットの流れ- はじめに、Google スプレッドシートとGoogle ChatをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでスケジュールトリガーを選択し、フローを毎日起動したい時刻（例：午前9時）を設定します。
- 次に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「複数のレコードを取得する」アクションを設定し、日付が今日に該当するレコードの情報を取得します。
- 最後に、オペレーションでGoogle Chatの「メッセージを送信」アクションを設定し、前のステップで取得したレコード情報を含むメッセージを指定のスペースに送信します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント- Google スプレッドシートのオペレーションでは、情報を取得したい任意のスプレッドシートIDやシート名、また日付が入力されている列などを設定してください。
- Google Chatのオペレーションでは、通知を送信したいスペースのリソース名や、送信するメッセージの本文などを任意で設定することが可能です。
■注意事項- Google スプレッドシート、Google ChatのそれぞれとYoomを連携してください。
- Google Chatとの連携はGoogle Workspaceの場合のみ可能です。詳細は「Google Chatでスペースにメッセージを送る方法」を参照ください。
■概要Google スプレッドシートでタスク管理や顧客リストを管理しているものの、特定の日付になったレコードを確認し、都度チームに共有する作業を手間に感じていませんか。手作業による確認は時間がかかるだけでなく、通知漏れのリスクも伴います。このワークフローを活用すれば、Google スプレッドシートから今日の日付に該当するレコードを毎日自動で取得し、Chatworkへ通知する一連の流れを自動化できるため、こうした定型業務から解放されます。■このテンプレートをおすすめする方- Google スプレッドシートでタスク等を管理し、Chatworkでチームに共有している方
- 毎日の定型的な確認作業と通知業務に時間を取られ、効率化をしたいと考えている方
- 重要なリマインドやタスクの通知漏れを防ぎ、業務の確実性を高めたいチームリーダーの方
■このテンプレートを使うメリット- 毎日決まった時間にGoogle スプレッドシートから該当データを自動で取得し通知するため、手作業での確認や連絡業務の時間を短縮できます
- システムが自動で処理を行うことで、確認漏れや通知忘れといったヒューマンエラーを防ぎ、確実な情報共有を実現します
■フローボットの流れ- はじめに、Google スプレッドシートとChatworkをYoomと連携します
- 次に、トリガーでスケジュールトリガーを選択し、フローボットを起動したい日時（例：毎日午前9時）を設定します
- 次に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「複数のレコードを取得する」アクションを設定し、日付が今日に該当するレコードを取得するようにします
- 最後に、オペレーションでChatworkの「メッセージを送る」アクションを設定し、取得したレコード情報を指定のルームに送信します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント- スケジュールトリガーでは、毎日何時に通知を実行するか、業務時間に合わせて自由に設定してください
- Google スプレッドシートのオペレーションでは、対象となるスプレッドシートのIDやシート名、取得条件となる日付が入力された列などを任意で設定してください
- Chatworkへの通知設定では、メッセージを送信したいルームIDや、通知するメッセージの文面を自由にカスタマイズできます
■注意事項- Google スプレッドシート、ChatworkのそれぞれとYoomを連携してください。
■このテンプレートをおすすめする方
- Google スプレッドシート上のタスクや期日管理を手動で確認し、通知している方
- Slackへの定期的なリマインド連絡を自動化し、コミュニケーション漏れを防ぎたいチームリーダーの方
- 日次での情報共有やレポート作成を効率化したいと考えている業務担当者の方
■このテンプレートを使うメリット
- 毎日決まった時間にGoogle スプレッドシートの情報を自動取得してSlackへ通知するため、これまで手作業で行っていた確認や連絡の時間を短縮します。
- 手作業による確認漏れや通知忘れといったヒューマンエラーを防ぎ、確実な情報共有を実現します。
■フローボットの流れ
- はじめに、Google スプレッドシートとSlackをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでスケジュールトリガー機能を設定し、毎日決まった時間にフローが起動するように設定します。
- 次に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「複数のレコードを取得する」アクションを設定し、日付が今日に該当するレコードを取得します。
- 最後に、オペレーションでSlackの「チャンネルにメッセージを送る」アクションを設定し、取得したレコード情報を指定のチャンネルに通知します。
■このワークフローのカスタムポイント
- スケジュールトリガー機能では、フローを起動したい日時（例：毎朝9時）を自由に設定してください。
- Google スプレッドシートからレコードを取得する際の検索条件は、日付だけでなく、担当者名やステータスといった任意の項目に変更が可能です。
- Slackへの通知先チャンネルやメッセージ本文は任意に設定でき、スプレッドシートから取得したタスク名などの情報をメッセージ内に埋め込むこともできます。
■注意事項
- Google スプレッドシート、SlackのそれぞれとYoomを連携してください。
- Google スプレッドシートを用いたタスク管理やリマインド業務に手間を感じている方
- Google Chatへの定期的な通知を自動化し、チーム内の情報共有を円滑にしたい方
- 毎日の確認・連絡作業をなくし、より重要な業務に集中できる環境を整えたい方
- 毎日自動でGoogle スプレッドシートの情報を基に通知が送信されるため、これまで手作業での確認や連絡に費やしていた時間を他の業務に充てることができます。
- システムが自動で処理を行うことで、人為的な確認漏れや通知忘れといったヒューマンエラーを防ぎ、確実な情報共有を実現します。
- はじめに、Google スプレッドシートとGoogle ChatをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでスケジュールトリガーを選択し、フローを毎日起動したい時刻（例：午前9時）を設定します。
- 次に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「複数のレコードを取得する」アクションを設定し、日付が今日に該当するレコードの情報を取得します。
- 最後に、オペレーションでGoogle Chatの「メッセージを送信」アクションを設定し、前のステップで取得したレコード情報を含むメッセージを指定のスペースに送信します。
■このワークフローのカスタムポイント
- Google スプレッドシートのオペレーションでは、情報を取得したい任意のスプレッドシートIDやシート名、また日付が入力されている列などを設定してください。
- Google Chatのオペレーションでは、通知を送信したいスペースのリソース名や、送信するメッセージの本文などを任意で設定することが可能です。
- Google スプレッドシート、Google ChatのそれぞれとYoomを連携してください。
- Google Chatとの連携はGoogle Workspaceの場合のみ可能です。詳細は「Google Chatでスペースにメッセージを送る方法」を参照ください。
- Google スプレッドシートでタスク等を管理し、Chatworkでチームに共有している方
- 毎日の定型的な確認作業と通知業務に時間を取られ、効率化をしたいと考えている方
- 重要なリマインドやタスクの通知漏れを防ぎ、業務の確実性を高めたいチームリーダーの方
- 毎日決まった時間にGoogle スプレッドシートから該当データを自動で取得し通知するため、手作業での確認や連絡業務の時間を短縮できます
- システムが自動で処理を行うことで、確認漏れや通知忘れといったヒューマンエラーを防ぎ、確実な情報共有を実現します
- はじめに、Google スプレッドシートとChatworkをYoomと連携します
- 次に、トリガーでスケジュールトリガーを選択し、フローボットを起動したい日時（例：毎日午前9時）を設定します
- 次に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「複数のレコードを取得する」アクションを設定し、日付が今日に該当するレコードを取得するようにします
- 最後に、オペレーションでChatworkの「メッセージを送る」アクションを設定し、取得したレコード情報を指定のルームに送信します
■このワークフローのカスタムポイント
- スケジュールトリガーでは、毎日何時に通知を実行するか、業務時間に合わせて自由に設定してください
- Google スプレッドシートのオペレーションでは、対象となるスプレッドシートのIDやシート名、取得条件となる日付が入力された列などを任意で設定してください
- Chatworkへの通知設定では、メッセージを送信したいルームIDや、通知するメッセージの文面を自由にカスタマイズできます
- Google スプレッドシート、ChatworkのそれぞれとYoomを連携してください。
Google スプレッドシートの情報をもとに書類を発行する
Google スプレッドシートに登録された内容をもとに、freee請求書やGoogleドキュメントなどで書類を自動作成します。
■概要Google スプレッドシートで管理している請求情報を、手作業でfreee請求書に転記するのは手間がかかり、入力ミスも起こりがちです。毎月の請求書発行業務が負担になっている方も多いのではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、Google スプレッドシートの行情報を更新するだけで、freee請求書での請求書作成を自動化し、請求業務を効率化できます。
■このテンプレートをおすすめする方- Google スプレッドシートとfreee請求書で請求書発行業務を行っている経理担当者の方
- 毎月の請求書作成にかかる工数を削減し、コア業務に集中したいと考えている事業責任者の方
- 手作業による請求情報の転記ミスを減らし、業務の正確性を高めたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット- Google スプレッドシートの更新を起点に請求書が自動で作成されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業でのデータ転記が減るため、請求金額や宛先の間違いといったヒューマンエラーの防止に繋がります。
■フローボットの流れ- はじめに、Google スプレッドシートとfreee請求書をYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogle スプレッドシートを選択し、「行が更新されたら」というアクションを設定します。
- 続いて、オペレーションでfreee会計の「取引先の検索」アクションを設定し、スプレッドシートの情報をもとに請求先の情報を特定します。
- 最後に、オペレーションでfreee請求書の「請求書の作成」アクションを設定し、特定した取引先情報とスプレッドシートの情報を紐付けて請求書を作成します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント- Google スプレッドシートのトリガー設定で、請求書作成の起点として検知したいスプレッドシートやシートを任意で設定してください。
- freee請求書で請求書を作成する際に、スプレッドシートのどの列の情報を請求書のどの項目（品名、金額など）に反映させるかを任意で設定できます。
■注意事項- Google スプレッドシート、freee請求書、freee会計のそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Googleスプレッドシートをアプリトリガーとして使用する際の注意事項は「【アプリトリガー】Googleスプレッドシートのトリガーにおける注意事項」を参照してください。
■概要Google スプレッドシートで管理している顧客情報が更新されるたびに、手作業で書類を作成し、Google Driveへ保存する作業に手間を感じていませんか？このワークフローを活用すれば、Google スプレッドシートの行情報が更新されると、その情報をもとにGoogleドキュメントから書類を自動で発行し、指定したGoogle Driveのフォルダに保存までの一連の流れを自動化できます。
■このテンプレートをおすすめする方- Google スプレッドシート上の顧客情報をもとに、手作業で書類作成を行っている方
- 顧客情報の更新後、Google Driveへの書類の保存忘れやミスを防ぎたい方
- 定型的な書類発行業務を自動化し、より重要な業務に集中したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット- Google スプレッドシートの情報更新だけで書類発行とGoogle Driveへの保存が完結するため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- 自動で処理が実行されることで、情報の転記ミスや書類の保存漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。
■フローボットの流れ- はじめに、Google スプレッドシート、Google Drive、GoogleドキュメントをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogle スプレッドシートを選択し、「行が更新されたら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、更新された行の情報をもとに処理を分けるための条件を設定します。
- 次に、オペレーションでGoogle Driveを選択し、書類の雛形などを探すために「特定フォルダ内のファイル・フォルダを検索」アクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでGoogleドキュメントの「書類を発行する」アクションを設定し、取得した情報をもとに書類を発行します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント- Google スプレッドシートのトリガー設定では、監視対象としたい任意のスプレッドシートIDやシート名を設定してください。
- 分岐機能では、Google スプレッドシートから取得した情報（例えば特定の列の値など）をもとに、条件を自由にカスタマイズできます。
- Google Driveの検索アクションでは、書類の雛形が保存されているフォルダのIDや、検索したいファイル名を任意で設定できます。
- Googleドキュメントで書類を発行するアクションでは、使用する雛形書類や、発行後の書類名、保存先のフォルダなどを任意で設定してください。
■注意事項- Google スプレッドシート、Google Drive、GoogleドキュメントのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- 分岐はパーソナルプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- パーソナルプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
- Google スプレッドシートをアプリトリガーとして使用する際の注意事項は「【アプリトリガー】Google スプレッドシートのトリガーにおける注意事項」を参照してください。
■概要Google スプレッドシートの顧客情報を確認しながら、マネーフォワード クラウド請求書で都度発注書を作成・送付する作業は、手間がかかりませんか？手作業による転記では、入力ミスが発生するリスクも伴います。このワークフローは、フォームに必要な情報を入力するだけで、Google スプレッドシートから顧客情報を取得し、発注書の作成からメール送付までを自動化することで、これらの課題を解決します。■このテンプレートをおすすめする方- Google スプレッドシートとマネーフォワード クラウド請求書で発注業務を行っている方
- 手作業での情報転記によるミスや、確認作業の工数を削減したいと考えている方
- 定型的な発注書送付業務を自動化し、より重要な業務に集中したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット- フォーム入力から発注書送付までの一連の流れが自動化されるため、手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- Google スプレッドシートから直接データを取得するため、手作業による転記ミスや送付先の誤りといったヒューマンエラーを防ぎます。
■フローボットの流れ- Google スプレッドシートとマネーフォワード クラウド請求書をYoomと連携します。
- トリガーでフォームトリガーを選択し、発注に必要な情報を入力するフォームを作成します。
- オペレーションでGoogle スプレッドシートを選択し、「レコードを取得する」アクションで顧客データを取得するよう設定します。
- オペレーションでマネーフォワード クラウド請求書のアクションを設定し、発注書PDFを作成・ダウンロードします。
- オペレーションでメール機能を選択し、「メールを送る」アクションで作成したPDFファイルを添付して取引先に送付します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション■このワークフローのカスタムポイント- Google スプレッドシートの「レコードを取得する」アクションでは、顧客情報が記載されているシート名やセルの範囲を任意で設定してください。
- メールを送るアクションでは、送付先のメールアドレスや件名、本文の内容などを自由にカスタマイズすることが可能です。
■注意事項- Google スプレッドシートとマネーフォワード クラウド請求書のそれぞれとYoomを連携してください。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は「ファイルの容量制限について」をご参照ください。
- Google スプレッドシートとfreee請求書で請求書発行業務を行っている経理担当者の方
- 毎月の請求書作成にかかる工数を削減し、コア業務に集中したいと考えている事業責任者の方
- 手作業による請求情報の転記ミスを減らし、業務の正確性を高めたいと考えている方
- Google スプレッドシートの更新を起点に請求書が自動で作成されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業でのデータ転記が減るため、請求金額や宛先の間違いといったヒューマンエラーの防止に繋がります。
- はじめに、Google スプレッドシートとfreee請求書をYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogle スプレッドシートを選択し、「行が更新されたら」というアクションを設定します。
- 続いて、オペレーションでfreee会計の「取引先の検索」アクションを設定し、スプレッドシートの情報をもとに請求先の情報を特定します。
- 最後に、オペレーションでfreee請求書の「請求書の作成」アクションを設定し、特定した取引先情報とスプレッドシートの情報を紐付けて請求書を作成します。
- Google スプレッドシートのトリガー設定で、請求書作成の起点として検知したいスプレッドシートやシートを任意で設定してください。
- freee請求書で請求書を作成する際に、スプレッドシートのどの列の情報を請求書のどの項目（品名、金額など）に反映させるかを任意で設定できます。
- Google スプレッドシート、freee請求書、freee会計のそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Googleスプレッドシートをアプリトリガーとして使用する際の注意事項は「【アプリトリガー】Googleスプレッドシートのトリガーにおける注意事項」を参照してください。
■このテンプレートをおすすめする方
- Google スプレッドシート上の顧客情報をもとに、手作業で書類作成を行っている方
- 顧客情報の更新後、Google Driveへの書類の保存忘れやミスを防ぎたい方
- 定型的な書類発行業務を自動化し、より重要な業務に集中したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Google スプレッドシートの情報更新だけで書類発行とGoogle Driveへの保存が完結するため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- 自動で処理が実行されることで、情報の転記ミスや書類の保存漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、Google スプレッドシート、Google Drive、GoogleドキュメントをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogle スプレッドシートを選択し、「行が更新されたら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、更新された行の情報をもとに処理を分けるための条件を設定します。
- 次に、オペレーションでGoogle Driveを選択し、書類の雛形などを探すために「特定フォルダ内のファイル・フォルダを検索」アクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでGoogleドキュメントの「書類を発行する」アクションを設定し、取得した情報をもとに書類を発行します。
■このワークフローのカスタムポイント
- Google スプレッドシートのトリガー設定では、監視対象としたい任意のスプレッドシートIDやシート名を設定してください。
- 分岐機能では、Google スプレッドシートから取得した情報（例えば特定の列の値など）をもとに、条件を自由にカスタマイズできます。
- Google Driveの検索アクションでは、書類の雛形が保存されているフォルダのIDや、検索したいファイル名を任意で設定できます。
- Googleドキュメントで書類を発行するアクションでは、使用する雛形書類や、発行後の書類名、保存先のフォルダなどを任意で設定してください。
■注意事項
- Google スプレッドシート、Google Drive、GoogleドキュメントのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- 分岐はパーソナルプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- パーソナルプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
- Google スプレッドシートをアプリトリガーとして使用する際の注意事項は「【アプリトリガー】Google スプレッドシートのトリガーにおける注意事項」を参照してください。
- Google スプレッドシートとマネーフォワード クラウド請求書で発注業務を行っている方
- 手作業での情報転記によるミスや、確認作業の工数を削減したいと考えている方
- 定型的な発注書送付業務を自動化し、より重要な業務に集中したいと考えている方
- フォーム入力から発注書送付までの一連の流れが自動化されるため、手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- Google スプレッドシートから直接データを取得するため、手作業による転記ミスや送付先の誤りといったヒューマンエラーを防ぎます。
- Google スプレッドシートとマネーフォワード クラウド請求書をYoomと連携します。
- トリガーでフォームトリガーを選択し、発注に必要な情報を入力するフォームを作成します。
- オペレーションでGoogle スプレッドシートを選択し、「レコードを取得する」アクションで顧客データを取得するよう設定します。
- オペレーションでマネーフォワード クラウド請求書のアクションを設定し、発注書PDFを作成・ダウンロードします。
- オペレーションでメール機能を選択し、「メールを送る」アクションで作成したPDFファイルを添付して取引先に送付します。
- Google スプレッドシートの「レコードを取得する」アクションでは、顧客情報が記載されているシート名やセルの範囲を任意で設定してください。
- メールを送るアクションでは、送付先のメールアドレスや件名、本文の内容などを自由にカスタマイズすることが可能です。
- Google スプレッドシートとマネーフォワード クラウド請求書のそれぞれとYoomを連携してください。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は「ファイルの容量制限について」をご参照ください。
Outlookを活用した自動化例
顧客管理ツールの情報をもとにOutlookでメールを送る
SalesforceやHubSpotなどの登録情報をもとに自動で顧客へメールを送信します。
■概要
Salesforceの商談ステージが更新された際、都度担当者へお礼メールを送る作業は、迅速な対応が求められる一方で、手間がかかり送信漏れのリスクも伴います。特に、多くの商談を抱えていると、こうした定型業務が大きな負担になることも少なくありません。このワークフローを活用すれば、Salesforceでの商談ステージ更新をきっかけに、Outlookから担当者へのお礼メールを自動で送信し、顧客対応の質を向上させることができます。
■このテンプレートをおすすめする方
- SalesforceとOutlookを利用し、顧客へのフォローメールを手作業で送信している営業担当者の方
- 商談ステージ更新後のメール送信漏れを防ぎ、顧客対応の標準化を図りたいと考えているマネージャーの方
- 営業活動における定型業務を自動化し、コア業務に集中できる環境を整えたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Salesforceの商談ステージ更新後に発生するメール作成と送信作業が自動化され、手作業に費やしていた時間を削減できます。
- 自動処理によって、担当者へのメール送信漏れや宛先の間違いといったヒューマンエラーを防ぎ、安定した顧客対応を実現します。
■フローボットの流れ
- はじめに、SalesforceとOutlookをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでSalesforceを選択し、「商談オブジェクトにレコードが登録または更新されたら」アクションを設定します。
- 続いて、オペレーションで分岐機能を設定し、特定の条件（例：特定の商談ステージ）に合致した場合のみ後続の処理に進むようにします。
- オペレーションでAI機能を設定し、Salesforceから取得した情報からメールに必要なデータを抽出します。
- 最後に、オペレーションでOutlookの「メールを送る」アクションを設定し、抽出したデータを用いて作成したメールを送信します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- 分岐機能では、Salesforceから取得した商談ステージなどの情報をもとに、メールを送信する条件を任意で設定することが可能です。
- AI機能によるデータ抽出では、Salesforceから取得した情報の中から、メール文面に含めたい特定の項目（担当者名、会社名など）を自由に指定して抽出できます。
- Outlookのメール送信設定では、宛先（To, Cc, Bcc）、件名、本文を自由にカスタマイズでき、Salesforceから取得した情報を変数として本文に差し込めます。
■注意事項
・Outlook、SalesforceのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・Salesforceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
■概要HubSpotのフォームから問い合わせがあった後、手作業でOutlookを開いて日程調整のメールを作成・送信する作業に手間を感じていませんか。この一連の作業は、返信の遅れや対応漏れのリスクを伴います。このワークフローを活用すれば、HubSpotのフォームが送信されると自動でOutlookから日程調整メールが送信されるため、迅速かつ正確な初期対応を実現できます。
■このテンプレートをおすすめする方- HubSpotで獲得したリードに対し、Outlookですぐにアプローチしたいと考えている方
- フォームからの問い合わせ対応を手作業で行っており、工数削減や対応漏れ防止を目指す方
- 日程調整メールの送信といった定型業務を自動化し、コア業務に集中したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット- HubSpotのフォーム送信後、自動でOutlookからメールが送られるため、手作業でのメール作成や送信にかかる時間を短縮することができます。
- 手作業による宛先の間違いや対応漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、確実な顧客対応を実現します。
■フローボットの流れ- はじめに、HubSpotとOutlookをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでHubSpotを選択し、「フォームが送信されたら」というアクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでOutlookの「メールを送る」アクションを設定し、フォームから取得した情報を元にメールを送信するように設定します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント- HubSpotのトリガー設定では、自動化の対象としたいフォームを任意で指定してください。
- Outlookのメール送信設定では、宛先や件名、本文を自由にカスタマイズできます。HubSpotフォームで取得した会社名や担当者名などの情報を変数として埋め込むことも可能です。
■注意事項- HubSpotとOutlookをYoomに連携させる必要があります。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
■概要
Microsoft Dynamics365 Salesで新しいリードが登録されるたびに、関係者へ手作業でメール通知をしていませんか？この定型業務は、対応漏れや送信ミスが発生しやすいだけでなく、本来の業務を圧迫する一因にもなります。このワークフローを活用すれば、Microsoft Dynamics365 Salesへのリード登録をきっかけに、Outlookから関係者へ定型メールを自動で送信し、こうした課題をスムーズに解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Microsoft Dynamics365 Salesでのリード発生時の通知を手作業で行っている営業担当者の方
- リード情報をOutlookのメールで迅速にチームへ共有し、対応速度を向上させたいと考えている方
- 営業プロセスの定型業務を自動化し、コア業務に集中できる環境を整えたいマネージャーの方
■このテンプレートを使うメリット
- Microsoft Dynamics365 Salesにリードが追加されると自動で通知されるため、これまで手作業でのメール作成や送信に費やしていた時間を短縮することができます。
- 手作業によるメール送信時の宛先間違いや連絡漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、確実な情報共有を実現します。
■フローボットの流れ
- はじめに、Microsoft Dynamics365 SalesとOutlookをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでMicrosoft Dynamics365 Salesを選択し、「リードが作成されたら」というアクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでOutlookの「メールを送る」アクションを設定し、新しいリード情報を基にした通知メールを送信するように設定します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Microsoft Dynamics365 Salesのトリガー設定では、連携するご自身の環境に合わせてドメインを正しく設定してください。
- Outlookのメール送信アクションでは、宛先を任意で指定できるほか、件名や本文に固定のテキストや、トリガーで取得したリードの会社名などの情報を組み込めます。
■注意事項
- Microsoft Dynamics365 Sales、OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
■概要
Salesforceの商談ステージが更新された際、都度担当者へお礼メールを送る作業は、迅速な対応が求められる一方で、手間がかかり送信漏れのリスクも伴います。特に、多くの商談を抱えていると、こうした定型業務が大きな負担になることも少なくありません。このワークフローを活用すれば、Salesforceでの商談ステージ更新をきっかけに、Outlookから担当者へのお礼メールを自動で送信し、顧客対応の質を向上させることができます。
■このテンプレートをおすすめする方
- SalesforceとOutlookを利用し、顧客へのフォローメールを手作業で送信している営業担当者の方
- 商談ステージ更新後のメール送信漏れを防ぎ、顧客対応の標準化を図りたいと考えているマネージャーの方
- 営業活動における定型業務を自動化し、コア業務に集中できる環境を整えたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Salesforceの商談ステージ更新後に発生するメール作成と送信作業が自動化され、手作業に費やしていた時間を削減できます。
- 自動処理によって、担当者へのメール送信漏れや宛先の間違いといったヒューマンエラーを防ぎ、安定した顧客対応を実現します。
■フローボットの流れ
- はじめに、SalesforceとOutlookをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでSalesforceを選択し、「商談オブジェクトにレコードが登録または更新されたら」アクションを設定します。
- 続いて、オペレーションで分岐機能を設定し、特定の条件（例：特定の商談ステージ）に合致した場合のみ後続の処理に進むようにします。
- オペレーションでAI機能を設定し、Salesforceから取得した情報からメールに必要なデータを抽出します。
- 最後に、オペレーションでOutlookの「メールを送る」アクションを設定し、抽出したデータを用いて作成したメールを送信します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- 分岐機能では、Salesforceから取得した商談ステージなどの情報をもとに、メールを送信する条件を任意で設定することが可能です。
- AI機能によるデータ抽出では、Salesforceから取得した情報の中から、メール文面に含めたい特定の項目（担当者名、会社名など）を自由に指定して抽出できます。
- Outlookのメール送信設定では、宛先（To, Cc, Bcc）、件名、本文を自由にカスタマイズでき、Salesforceから取得した情報を変数として本文に差し込めます。
■注意事項
・Outlook、SalesforceのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・Salesforceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- HubSpotで獲得したリードに対し、Outlookですぐにアプローチしたいと考えている方
- フォームからの問い合わせ対応を手作業で行っており、工数削減や対応漏れ防止を目指す方
- 日程調整メールの送信といった定型業務を自動化し、コア業務に集中したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- HubSpotのフォーム送信後、自動でOutlookからメールが送られるため、手作業でのメール作成や送信にかかる時間を短縮することができます。
- 手作業による宛先の間違いや対応漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、確実な顧客対応を実現します。
■フローボットの流れ
- はじめに、HubSpotとOutlookをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでHubSpotを選択し、「フォームが送信されたら」というアクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでOutlookの「メールを送る」アクションを設定し、フォームから取得した情報を元にメールを送信するように設定します。
■このワークフローのカスタムポイント
- HubSpotのトリガー設定では、自動化の対象としたいフォームを任意で指定してください。
- Outlookのメール送信設定では、宛先や件名、本文を自由にカスタマイズできます。HubSpotフォームで取得した会社名や担当者名などの情報を変数として埋め込むことも可能です。
■注意事項
- HubSpotとOutlookをYoomに連携させる必要があります。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
■概要
Microsoft Dynamics365 Salesで新しいリードが登録されるたびに、関係者へ手作業でメール通知をしていませんか？この定型業務は、対応漏れや送信ミスが発生しやすいだけでなく、本来の業務を圧迫する一因にもなります。このワークフローを活用すれば、Microsoft Dynamics365 Salesへのリード登録をきっかけに、Outlookから関係者へ定型メールを自動で送信し、こうした課題をスムーズに解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Microsoft Dynamics365 Salesでのリード発生時の通知を手作業で行っている営業担当者の方
- リード情報をOutlookのメールで迅速にチームへ共有し、対応速度を向上させたいと考えている方
- 営業プロセスの定型業務を自動化し、コア業務に集中できる環境を整えたいマネージャーの方
■このテンプレートを使うメリット
- Microsoft Dynamics365 Salesにリードが追加されると自動で通知されるため、これまで手作業でのメール作成や送信に費やしていた時間を短縮することができます。
- 手作業によるメール送信時の宛先間違いや連絡漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、確実な情報共有を実現します。
■フローボットの流れ
- はじめに、Microsoft Dynamics365 SalesとOutlookをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでMicrosoft Dynamics365 Salesを選択し、「リードが作成されたら」というアクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでOutlookの「メールを送る」アクションを設定し、新しいリード情報を基にした通知メールを送信するように設定します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Microsoft Dynamics365 Salesのトリガー設定では、連携するご自身の環境に合わせてドメインを正しく設定してください。
- Outlookのメール送信アクションでは、宛先を任意で指定できるほか、件名や本文に固定のテキストや、トリガーで取得したリードの会社名などの情報を組み込めます。
■注意事項
- Microsoft Dynamics365 Sales、OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
ワークフローで申請が承認されたらOutlookに通知する
ジョブカン経費精算・ワークフローやGaroonなどで申請が承認されたらOutlookへメールを自動で通知します。
■概要
ジョブカン経費精算・ワークフローで申請が承認されたらOutlookを送信するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.ジョブカン経費精算・ワークフローを利用する経理担当者
・経費精算の承認をリアルタイムで把握して迅速な対応をしたい方
・承認完了の通知をOutlookで受け取って確認漏れを防ぎたい方
・承認された経費精算の内容に応じてOutlookの通知先を柔軟に設定したい方
2.ジョブカン経費精算・ワークフローの申請状況を把握したい従業員
・自分の経費精算の承認状況をOutlookで通知を受け取りたい方
・経費精算の承認状況を把握することによってスムーズな業務遂行をしたい方
■このテンプレートを使うメリット
ジョブカン経費精算・ワークフローは経費精算業務を効率化する優れたツールですが、申請が承認された後に担当者へ手動でOutlookメールを送信するのは、時間と手間が度々かかってしまうことがあり通知漏れや対応の遅れに繋がる可能性があります。
このフローを導入することで、ジョブカン経費精算・ワークフローで申請が承認された際にOutlookで自動的にメールが送信されます。
これにより、担当者は承認された申請をリアルタイムで把握して迅速な対応が可能になります。
■注意事項
・ジョブカン経費精算・ワークフロー、OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
■概要
Garoonでワークフローが承認されたらOutlookで通知するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Garoonでワークフローを利用する業務担当者
・承認されたワークフローの情報をOutlookのメールで受け取りたい方
・ワークフローの承認情報をGaroonとOutlook間で手動で共有する手間を削減したい方
・承認完了後、速やかに担当者への周知と次のアクションを促したい方
2.チームリーダー・マネージャー
・ワークフローの承認情報をOutlookで一元管理してチームの状況把握を容易にしたい方
・承認状況をリアルタイムで把握して迅速な意思決定や次のアクションにつなげたい方
■このテンプレートを使うメリット
Garoonは業務効率化に役立つツールですが、ワークフローの承認状況を常に確認するのは手間がかかり非効率的です。
このフローを導入すれば、Garoonでワークフローが承認された瞬間に自動でOutlookに通知メールが送信されます。これにより、承認状況をリアルタイムで把握することができ、次のアクションを迅速に進めることができます。また、承認漏れや対応遅延を防ぎ業務全体の効率化にも繋がります。
■注意事項
・Garoon、OutlookそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
■概要
コラボフローで申請が承認されたらOutlookでメールを送信するフローです。
Yoomではプログラミング不要でアプリ間の連携ができるため、簡単にこのフローを実現することができます。
■このテンプレートをおすすめする方
1.ワークフローのツールとしてコラボフローを利用している企業
・コラボフローに直接アクセスして承認状況を確認するのを手間に感じている方
2. Outlookを日常的に利用している方
・Outlookで重要な通知を受け取りたい方
・承認のされたことをメールで受け取り見逃しを防ぎたい方
■このテンプレートを使うメリット
[コラボフローで申請が承認されたらOutlookでメールを送信する]テンプレートを活用することにより、得られるメリットはいくつかあります。
まず、コラボフローで承認された申請をOutlookでスピーディーに把握できるようになります。
従来はコラボフローにアクセスして承認状況を確認する必要がありましたが、その手間を削減することが可能になります。
承認後に必要な対応作業がある場合も、すぐに取りかかることができるため、業務効率の向上に繋がります。
■注意事項
・コラボフローとOutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
■概要
ジョブカン経費精算・ワークフローで申請が承認されたらOutlookを送信するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.ジョブカン経費精算・ワークフローを利用する経理担当者
・経費精算の承認をリアルタイムで把握して迅速な対応をしたい方
・承認完了の通知をOutlookで受け取って確認漏れを防ぎたい方
・承認された経費精算の内容に応じてOutlookの通知先を柔軟に設定したい方
2.ジョブカン経費精算・ワークフローの申請状況を把握したい従業員
・自分の経費精算の承認状況をOutlookで通知を受け取りたい方
・経費精算の承認状況を把握することによってスムーズな業務遂行をしたい方
■このテンプレートを使うメリット
ジョブカン経費精算・ワークフローは経費精算業務を効率化する優れたツールですが、申請が承認された後に担当者へ手動でOutlookメールを送信するのは、時間と手間が度々かかってしまうことがあり通知漏れや対応の遅れに繋がる可能性があります。
このフローを導入することで、ジョブカン経費精算・ワークフローで申請が承認された際にOutlookで自動的にメールが送信されます。
これにより、担当者は承認された申請をリアルタイムで把握して迅速な対応が可能になります。
■注意事項
・ジョブカン経費精算・ワークフロー、OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
■概要
Garoonでワークフローが承認されたらOutlookで通知するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Garoonでワークフローを利用する業務担当者
・承認されたワークフローの情報をOutlookのメールで受け取りたい方
・ワークフローの承認情報をGaroonとOutlook間で手動で共有する手間を削減したい方
・承認完了後、速やかに担当者への周知と次のアクションを促したい方
2.チームリーダー・マネージャー
・ワークフローの承認情報をOutlookで一元管理してチームの状況把握を容易にしたい方
・承認状況をリアルタイムで把握して迅速な意思決定や次のアクションにつなげたい方
■このテンプレートを使うメリット
Garoonは業務効率化に役立つツールですが、ワークフローの承認状況を常に確認するのは手間がかかり非効率的です。
このフローを導入すれば、Garoonでワークフローが承認された瞬間に自動でOutlookに通知メールが送信されます。これにより、承認状況をリアルタイムで把握することができ、次のアクションを迅速に進めることができます。また、承認漏れや対応遅延を防ぎ業務全体の効率化にも繋がります。
■注意事項
・Garoon、OutlookそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
■概要
コラボフローで申請が承認されたらOutlookでメールを送信するフローです。
Yoomではプログラミング不要でアプリ間の連携ができるため、簡単にこのフローを実現することができます。
■このテンプレートをおすすめする方
1.ワークフローのツールとしてコラボフローを利用している企業
・コラボフローに直接アクセスして承認状況を確認するのを手間に感じている方
2. Outlookを日常的に利用している方
・Outlookで重要な通知を受け取りたい方
・承認のされたことをメールで受け取り見逃しを防ぎたい方
■このテンプレートを使うメリット
[コラボフローで申請が承認されたらOutlookでメールを送信する]テンプレートを活用することにより、得られるメリットはいくつかあります。
まず、コラボフローで承認された申請をOutlookでスピーディーに把握できるようになります。
従来はコラボフローにアクセスして承認状況を確認する必要がありましたが、その手間を削減することが可能になります。
承認後に必要な対応作業がある場合も、すぐに取りかかることができるため、業務効率の向上に繋がります。
■注意事項
・コラボフローとOutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
Outlookで受信した書類を自動でクラウドストレージに保存する
Outlookで受信した書類をOneDriveやMicrosoft SharePointなどに自動で保存します。
■概要Outlookで受信するメールの添付ファイル管理に手間を感じていませんか？重要なファイルを一つずつ手作業でダウンロードし、OneDriveにアップロードするのは時間がかかり、保存忘れのリスクもあります。このワークフローを活用すれば、Microsoftのメールに届いた添付ファイルを自動でOneDriveにアップロードできるため、手作業による手間やミスを減らし、効率的なファイル管理を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方- Outlookで受信する請求書などの添付ファイルを、手動でOneDriveに保存している方
- Microsoft製品を中心に業務を行い、メールの添付ファイルの自動アップロードに関心がある方
- ファイルの保存漏れや手作業によるミスを減らし、業務を効率化したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット- Outlookでメールを受信すると添付ファイルが自動でOneDriveにアップロードされるため、手作業での保存にかかっていた時間を削減できます。
- 手作業によるファイルの保存忘れや、誤ったフォルダへのアップロードといったヒューマンエラーを防ぎ、ファイル管理の正確性を高めます。
■フローボットの流れ- はじめに、OutlookとOneDriveをYoomと連携します。
- トリガーでOutlookを選択し、「メールを受信したら」アクションを設定します。
- オペレーションでOutlookの「メールの添付ファイルの情報を取得する」アクションを設定します。
- 次に、Outlookの「メールの添付ファイルをダウンロード」アクションで、取得した添付ファイルをダウンロードします。
- 最後に、OneDriveの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルを指定のフォルダにアップロードします。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント- Outlookのトリガー設定では、特定のフォルダを指定して、そのフォルダにメールが届いた場合のみワークフローを起動させることが可能です。
- OneDriveにファイルをアップロードする際、保存先のフォルダを任意で指定できます。
- アップロードするファイル名は、受信日時や送信元メールアドレスなどの情報と組み合わせて、任意の名称に設定することが可能です。
■注意事項- OutlookとOneDriveのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は「ファイルの容量制限について」をご参照ください。
■概要
Outlookで受信する請求書や報告書などの添付ファイルを、都度手作業でMicrosoft SharePointに保存していませんか？この定型的な作業は手間がかかるだけでなく、保存漏れや誤ったフォルダへの格納といったミスにつながることもあります。このワークフローを活用すれば、Outlookでのメール受信をきっかけに、添付ファイルをMicrosoft SharePointへ自動でアップロードでき、こうした課題をスムーズに解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Outlookで受信した添付ファイルを手作業でMicrosoft SharePointに格納している方
- ファイルのダウンロードやアップロード作業に時間を取られ、業務効率に課題を感じている方
- 手作業によるファイルの保存漏れや、格納場所の間違いなどのヒューマンエラーを防ぎたい方
■このテンプレートを使うメリット
- Outlookでのメール受信からMicrosoft SharePointへのファイル保存までが自動化されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- 手動でのファイル操作が不要になることで、保存漏れや誤った場所への格納といったヒューマンエラーのリスクを軽減し、業務の正確性が向上します。
■フローボットの流れ
- はじめに、OutlookとMicrosoft SharePointをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでOutlookを選択し、「メールを受信したら」というアクションを設定します。
- オペレーションで分岐機能を設定し、添付ファイルの有無などに応じて後続の処理を分岐させます。
- 添付ファイルがある場合、Outlookの「メールの添付ファイルの情報を取得する」アクションと「メールの添付ファイルをダウンロード」アクションを順に設定します。
- 最後に、オペレーションでMicrosoft SharePointの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルを指定のフォルダに格納します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Outlookのトリガー設定では、特定のメールフォルダIDを指定することで、特定のフォルダに届いたメールのみを自動化の対象にできます。
- 分岐機能の設定では、メールの件名や送信元アドレスなどの情報をもとに、特定の条件に合致した場合のみ後続の処理を実行するようカスタマイズが可能です。
- Microsoft SharePointへのファイルアップロード設定では、保存先のサイトID、ドライブID、フォルダ名などを任意で指定できます。
- アップロードするファイル名は、元のファイル名のまま保存するだけでなく、受信日時などの情報と組み合わせて動的に命名することも可能です。
■注意事項
- Outlook、Microsoft SharePointのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
■概要
Outlookで受信する請求書や見積書などの書類管理に、手間を感じていませんか。添付ファイルを開いて内容を確認し、ファイル名を変更して特定のフォルダに格納する、といった一連の作業は定型的でありながらも時間を要します。このワークフローを活用すれば、Outlookでのメール受信をきっかけに、添付された書類をOCRで読み取り、その内容に基づいてファイル名を自動で更新し、Dropboxへ格納する一連の流れを自動化できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Outlookで受け取る請求書などの書類管理に手間を感じている経理・総務担当者の方
- Dropboxを使ったファイル管理で、手作業でのファイル名変更や格納に課題を感じる方
- 書類関連業務の自動化によって、コア業務に集中できる環境を構築したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Outlookでのメール受信からDropboxへの格納までが自動化されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業によるファイル名の付け間違いや、指定フォルダへの保存漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、業務の正確性を高めます。
■フローボットの流れ
- はじめに、OutlookとDropboxをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでOutlookを選択し、「特定の件名のメールを受信したら」アクションを設定します。
- 続いて、オペレーションで分岐機能を設定し、メールに添付ファイルがある場合のみ後続の処理に進むよう設定します。
- 次に、Outlookの「メールの添付ファイルの情報を取得する」アクションと「メールの添付ファイルをダウンロード」アクションを設定します。
- ダウンロードしたファイルを、オペレーションのOCR機能で「画像・PDFから文字を読み取る」アクションを設定し、テキストデータを抽出します。
- 最後に、オペレーションでDropboxの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、OCRで読み取った情報をもとにファイル名を変更して格納します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Outlookのトリガー設定では、処理の対象としたいメールの件名に含まれるキーワードやメールフォルダ、フローの起動間隔を任意で設定してください。
- 分岐機能では、メールに添付ファイルがある場合や特定の差出人の場合など、後続のオペレーションを動かすための条件を自由にカスタマイズできます。
- OCR機能では、読み取るファイルや抽出したい項目（例：請求日、金額、会社名など）、使用するAIモデル、言語を自由に設定できます。
- Dropboxへのファイルアップロード設定では、格納先のフォルダパスやファイル名を任意で設定可能です。OCRで抽出した情報をファイル名に含めることもできます。
■注意事項
- Outlook、DropboxのそれぞれとYoomを連携してください。
- 分岐はミニプラン以上、AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。その他のプランでは設定したオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- Yoomの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
■このテンプレートをおすすめする方
- Outlookで受信する請求書などの添付ファイルを、手動でOneDriveに保存している方
- Microsoft製品を中心に業務を行い、メールの添付ファイルの自動アップロードに関心がある方
- ファイルの保存漏れや手作業によるミスを減らし、業務を効率化したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Outlookでメールを受信すると添付ファイルが自動でOneDriveにアップロードされるため、手作業での保存にかかっていた時間を削減できます。
- 手作業によるファイルの保存忘れや、誤ったフォルダへのアップロードといったヒューマンエラーを防ぎ、ファイル管理の正確性を高めます。
■フローボットの流れ
- はじめに、OutlookとOneDriveをYoomと連携します。
- トリガーでOutlookを選択し、「メールを受信したら」アクションを設定します。
- オペレーションでOutlookの「メールの添付ファイルの情報を取得する」アクションを設定します。
- 次に、Outlookの「メールの添付ファイルをダウンロード」アクションで、取得した添付ファイルをダウンロードします。
- 最後に、OneDriveの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルを指定のフォルダにアップロードします。
■このワークフローのカスタムポイント
- Outlookのトリガー設定では、特定のフォルダを指定して、そのフォルダにメールが届いた場合のみワークフローを起動させることが可能です。
- OneDriveにファイルをアップロードする際、保存先のフォルダを任意で指定できます。
- アップロードするファイル名は、受信日時や送信元メールアドレスなどの情報と組み合わせて、任意の名称に設定することが可能です。
■注意事項
- OutlookとOneDriveのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は「ファイルの容量制限について」をご参照ください。
■概要
Outlookで受信する請求書や報告書などの添付ファイルを、都度手作業でMicrosoft SharePointに保存していませんか？この定型的な作業は手間がかかるだけでなく、保存漏れや誤ったフォルダへの格納といったミスにつながることもあります。このワークフローを活用すれば、Outlookでのメール受信をきっかけに、添付ファイルをMicrosoft SharePointへ自動でアップロードでき、こうした課題をスムーズに解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Outlookで受信した添付ファイルを手作業でMicrosoft SharePointに格納している方
- ファイルのダウンロードやアップロード作業に時間を取られ、業務効率に課題を感じている方
- 手作業によるファイルの保存漏れや、格納場所の間違いなどのヒューマンエラーを防ぎたい方
■このテンプレートを使うメリット
- Outlookでのメール受信からMicrosoft SharePointへのファイル保存までが自動化されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- 手動でのファイル操作が不要になることで、保存漏れや誤った場所への格納といったヒューマンエラーのリスクを軽減し、業務の正確性が向上します。
■フローボットの流れ
- はじめに、OutlookとMicrosoft SharePointをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでOutlookを選択し、「メールを受信したら」というアクションを設定します。
- オペレーションで分岐機能を設定し、添付ファイルの有無などに応じて後続の処理を分岐させます。
- 添付ファイルがある場合、Outlookの「メールの添付ファイルの情報を取得する」アクションと「メールの添付ファイルをダウンロード」アクションを順に設定します。
- 最後に、オペレーションでMicrosoft SharePointの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルを指定のフォルダに格納します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Outlookのトリガー設定では、特定のメールフォルダIDを指定することで、特定のフォルダに届いたメールのみを自動化の対象にできます。
- 分岐機能の設定では、メールの件名や送信元アドレスなどの情報をもとに、特定の条件に合致した場合のみ後続の処理を実行するようカスタマイズが可能です。
- Microsoft SharePointへのファイルアップロード設定では、保存先のサイトID、ドライブID、フォルダ名などを任意で指定できます。
- アップロードするファイル名は、元のファイル名のまま保存するだけでなく、受信日時などの情報と組み合わせて動的に命名することも可能です。
■注意事項
- Outlook、Microsoft SharePointのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
■概要
Outlookで受信する請求書や見積書などの書類管理に、手間を感じていませんか。添付ファイルを開いて内容を確認し、ファイル名を変更して特定のフォルダに格納する、といった一連の作業は定型的でありながらも時間を要します。このワークフローを活用すれば、Outlookでのメール受信をきっかけに、添付された書類をOCRで読み取り、その内容に基づいてファイル名を自動で更新し、Dropboxへ格納する一連の流れを自動化できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Outlookで受け取る請求書などの書類管理に手間を感じている経理・総務担当者の方
- Dropboxを使ったファイル管理で、手作業でのファイル名変更や格納に課題を感じる方
- 書類関連業務の自動化によって、コア業務に集中できる環境を構築したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Outlookでのメール受信からDropboxへの格納までが自動化されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業によるファイル名の付け間違いや、指定フォルダへの保存漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、業務の正確性を高めます。
■フローボットの流れ
- はじめに、OutlookとDropboxをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでOutlookを選択し、「特定の件名のメールを受信したら」アクションを設定します。
- 続いて、オペレーションで分岐機能を設定し、メールに添付ファイルがある場合のみ後続の処理に進むよう設定します。
- 次に、Outlookの「メールの添付ファイルの情報を取得する」アクションと「メールの添付ファイルをダウンロード」アクションを設定します。
- ダウンロードしたファイルを、オペレーションのOCR機能で「画像・PDFから文字を読み取る」アクションを設定し、テキストデータを抽出します。
- 最後に、オペレーションでDropboxの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、OCRで読み取った情報をもとにファイル名を変更して格納します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Outlookのトリガー設定では、処理の対象としたいメールの件名に含まれるキーワードやメールフォルダ、フローの起動間隔を任意で設定してください。
- 分岐機能では、メールに添付ファイルがある場合や特定の差出人の場合など、後続のオペレーションを動かすための条件を自由にカスタマイズできます。
- OCR機能では、読み取るファイルや抽出したい項目（例：請求日、金額、会社名など）、使用するAIモデル、言語を自由に設定できます。
- Dropboxへのファイルアップロード設定では、格納先のフォルダパスやファイル名を任意で設定可能です。OCRで抽出した情報をファイル名に含めることもできます。
■注意事項
- Outlook、DropboxのそれぞれとYoomを連携してください。
- 分岐はミニプラン以上、AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。その他のプランでは設定したオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- Yoomの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
ご紹介したテンプレート以外にも、Google スプレッドシート・Outlookがもっと便利になる実践的な自動化例を掲載した資料をご用意しています。
⇒Google スプレッドシートを使った業務自動化事例資料をダウンロード（無料）
⇒Outlookを使った業務自動化事例資料をダウンロード（無料）
Google スプレッドシートとOutlookを連携するメリット
メリット1: 情報共有の迅速化
Google スプレッドシートで行が更新されたらOutlookでメールを送信する連携を使うと、情報共有の迅速化につながります！
たとえば、営業チームがGoogle スプレッドシートで取引の進捗状況を更新するたびに、その情報をOutlook経由でチーム全員に自動通知できます。
これにより営業リーダーや関連部門は、最新の取引状況を素早く把握することができ、必要な対応を迅速に取ることができるのではないでしょうか。
他にも、重要な契約が成立した場合に、すぐにバックオフィスが請求書の準備を開始できれば、業務全体のスピードアップにもつながりますよね。
このように、自動化された通知により情報共有がスムーズになればチームの連携もより良くなっていくはずです！
メリット2: データの一元管理と通知
たとえば、在庫管理チームがGoogle スプレッドシートで在庫数を更新するたびに、その情報がOutlookで関連部署に自動通知されたら便利ですよね。
この連携により、Google スプレッドシートに入力された情報が素早く共有され、全ての関係者が同じデータを基に業務を進めることができるはずです。
また、通知が自動で行われるため、重要な更新情報を見逃すというリスクも低減できそうです。
この仕組みを使うことで、複数の部署との連携もスムーズになるのではないでしょうか。
まとめ
この記事では、Google スプレッドシートとOutlookを連携して、スプレッドシートの行が更新されたときに自動でメールを送信する方法を画像付きで詳しく説明しました。
この連携により営業チームが進捗情報を更新すると、スムーズにOutlook経由で関係者に通知が届くようになります。重要な情報が迅速に共有され、スムーズな対応が可能になるでしょう。
Google スプレッドシートとOutlookの連携は、ノーコードツールのYoomを使うことで、プログラミングの知識がなくても簡単にアプリ連携が可能です。
ぜひこの記事を参考にして、自動化を体験してみてください！
プログラミング知識なしで手軽に構築できます。
