GoogleスプレッドシートとOutlookの連携｜行が更新されたらメールを自動送信！

①マイアプリ連携

Yoomにログイン後、左メニューにある「マイアプリ」を選択。

画面遷移後、「+新規接続」を押下してください。

連携したいアプリ名を検索窓に入力し、画面に従ってログインまたはサインインをすることで連携が完了します。
今回は「Googleスプレッドシート」「Outlook」を登録していきます。
登録が完了するとマイアプリの一覧にアイコンが表示されます。

②既存のテンプレートをコピーする

Googleスプレッドシートで行が更新されたらOutlookでメールを送信する

上記のテンプレートを使用することで、簡単に自動化ができます。
まずはYoomでマイプロジェクトを開き「+新規接続」を押下してください。

次に、「テンプレートギャラリーから作成」を選択。

右上の検索窓に「Googleスプレッドシートで行が更新されたらOutlookでメールを送信する」を入力して検索します。
表示されたテンプレートの右側に、青字で「テンプレート作成」とあるので選択してください。

これでテンプレートのコピーまで完了しました。ポップアップが表示されるのでOKを押します。
案内の通りここからは、画面上の「！」部分をメインに設定を進めていきます。

③トリガーの設定

まずは「行が更新されたら」を選択して、設定の確認をしていきます。

連携するアカウント情報を入力して「次へ」を押してください。

そうすると、以下のような画面に遷移するので設定方法をよく読んで入力を進めてください。

入力欄下部に補足があるので確認してください。
GoogleスプレッドシートIDはご自身のスプレッドシートを使用してください。

入力完了後、テストボタンで動作確認をすることができます。
成功すると下記のような画面になるので参考にしてみてください。

詳細設定では同時起動の設定が可能です。必要に応じて設定してください。
設定に問題がなければ「保存する」で最初の画面に戻りましょう。

④連携アプリの設定

次に「メールを送る」を選択して、連携するアカウント情報を入力してください。

下にスクロールしていくとメール内容の設定項目が出てくるので、送信したいメール内容を任意で設定してください。
※入力欄をクリックするとアウトプットを利用できます。

自動送信する際のメール本文も入力完了したら、「次へ」を押しましょう。

ここで実際にメールが送信できるかテストすることができます。
必要に応じて確認してみてください。
問題なければ「保存する」を押しましょう。

そうすると以下のポップアップが表示されるので、「トリガーをON」を押してください。
最初の画面上部のトリガーONが画像のようになっていたらOKです！

これで「Googleスプレッドシートで行が更新されたらOutlookでメールを送信する」の設定はすべて完了になります。

おつかれさまでした！

その他のGoogleスプレッドシートとOutlookを使った自動化の例

他にもGoogleスプレッドシートとOutlookを使った自動化の例がYoomにはたくさんあるので、いくつか紹介します。

①Googleスプレッドシート上で日付が今日に該当するレコードを取得して毎日一括でGoogle Chatに通知するフローです。毎日の通知作業が簡単になります。

②Outlookメールに届いた情報をAIで抽出し、Microsoft Excelに自動で転記するフローです。転記漏れのリスクが少なくなりそうです。

まとめ

この記事では、GoogleスプレッドシートとOutlookを連携して、スプレッドシートの行が更新されたときに自動でメールを送信する方法を画像付きで詳しく説明しました。この連携により営業チームが進捗情報を更新すると、スムーズにOutlook経由で関係者に通知が届くようになります。重要な情報を迅速に共有し、スムーズな対応が可能になるでしょう。<span class="mark-yellow">ノーコードツールYoomを使うことで、プログラミングの知識がなくても簡単にアプリ連携が可能です。</span>ぜひこの記事を参考にして、GoogleスプレッドシートとOutlookを利用した自動化を体験してみてください！