【簡単設定】CloseのデータをOutlookに自動的に連携する方法

CloseでNew Taskが作成されたらOutlookに通知する

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■概要
CRMツールであるCloseで新しいタスクを作成した際、関係者への共有をOutlookを使って手作業で行っていませんか。タスクの都度メールを作成・送信する作業は手間がかかるだけでなく、通知の漏れや遅れにも繋がりかねません。このワークフローは、CloseとOutlookを連携させ、タスク作成をトリガーに自動でメール通知を行うことで、こうした課題を解決し、迅速かつ正確な情報共有を実現します。

■このテンプレートをおすすめする方
・Closeで管理しているタスクを、Outlookを利用してチームに共有している営業担当者の方
・手作業での情報共有によるタイムラグや、通知漏れなどのミスをなくしたいチームリーダーの方
・CloseとOutlook間の連携を自動化し、タスク管理業務を効率化したいと考えている方

■注意事項
・Close、OutlookのそれぞれとYoomの連携設定が必要です。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。

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「Closeで新しいタスクを作成するたびに、関係者にOutlookで通知するのが面倒…」
「タスクの完了報告を手作業でメール作成しており、報告漏れや遅延が発生してしまう…」
このように、CloseとOutlookを併用する中で、手作業による情報共有に手間や課題を感じていませんか？
特に、タスクの進捗を迅速かつ正確にチームへ共有することは、プロジェクトを円滑に進める上で重要です。

もし、Closeでのタスク作成や完了といったアクションをきっかけに、Outlookへ自動で通知が送信される仕組みがあれば、こうした連絡業務の手間を削減できます。

これにより、ヒューマンエラーによる情報共有の漏れを防ぎ、より重要な業務に集中できる貴重な時間を生み出すことができるでしょう。

今回ご紹介する自動化は、プログラミングの知識がなくても簡単に設定可能です。
これまで自動化ツールに触れたことがない方でも心配ありません。
ぜひこの機会に導入し、日々の業務をさらに効率化させましょう！

とにかく早く試したい方へ

YoomではCloseとOutlookを連携するためのテンプレートをご用意しています。

今すぐ試したい方は以下よりバナーをクリックしてスタートしましょう！

CloseでNew Taskが作成されたらOutlookに通知する

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■概要
CRMツールであるCloseで新しいタスクを作成した際、関係者への共有をOutlookを使って手作業で行っていませんか。タスクの都度メールを作成・送信する作業は手間がかかるだけでなく、通知の漏れや遅れにも繋がりかねません。このワークフローは、CloseとOutlookを連携させ、タスク作成をトリガーに自動でメール通知を行うことで、こうした課題を解決し、迅速かつ正確な情報共有を実現します。

■このテンプレートをおすすめする方
・Closeで管理しているタスクを、Outlookを利用してチームに共有している営業担当者の方
・手作業での情報共有によるタイムラグや、通知漏れなどのミスをなくしたいチームリーダーの方
・CloseとOutlook間の連携を自動化し、タスク管理業務を効率化したいと考えている方

■注意事項
・Close、OutlookのそれぞれとYoomの連携設定が必要です。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。

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CloseとOutlookを連携してできること

CloseとOutlookのAPIを連携させることで、これまで手作業で行っていた両ツール間の情報共有を自動化できます。
例えば、Closeでタスクが作成された際に、その詳細をOutlookで特定のメンバーに素早く通知する、といったことが可能です！
手動での連絡作業をなくし、チーム内の情報共有をスムーズにできますよ。

ここでは具体的な自動化の例を複数ご紹介します。
アカウント登録後、すぐにCloseとOutlookの連携を実際に体験してみましょう。
登録はわずか30秒で完了するので、気になる内容があればぜひクリックしてみてください！

CloseでNew Taskが作成されたらOutlookに通知する

この仕組みにより、タスクが割り当てられた担当者や関係者への連絡を自動化し、情報共有の漏れや遅延を防ぐことができます。

手動で通知メールを作成する手間がなくなるため、タスク管理の効率が向上し、チーム全体の生産性を高めます。

CloseでNew Taskが作成されたらOutlookに通知する

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■概要
CRMツールであるCloseで新しいタスクを作成した際、関係者への共有をOutlookを使って手作業で行っていませんか。タスクの都度メールを作成・送信する作業は手間がかかるだけでなく、通知の漏れや遅れにも繋がりかねません。このワークフローは、CloseとOutlookを連携させ、タスク作成をトリガーに自動でメール通知を行うことで、こうした課題を解決し、迅速かつ正確な情報共有を実現します。

■このテンプレートをおすすめする方
・Closeで管理しているタスクを、Outlookを利用してチームに共有している営業担当者の方
・手作業での情報共有によるタイムラグや、通知漏れなどのミスをなくしたいチームリーダーの方
・CloseとOutlook間の連携を自動化し、タスク管理業務を効率化したいと考えている方

■注意事項
・Close、OutlookのそれぞれとYoomの連携設定が必要です。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。

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CloseでTaskが完了したらOutlookに通知する

この自動化は、タスク完了の報告を行うことで、プロジェクトの進捗管理をより円滑にします。

完了報告の手間を削減できるだけでなく、チームメンバーは最新の状況を把握しながら、次のアクションへとスムーズに移ることが可能になるでしょう。

CloseでTaskが完了したらOutlookに通知する

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■概要
顧客管理ツール「Close」でタスクが完了するたびに、関係者へ手動でメール連絡をしていませんか？
タスク完了の共有は重要ですが、都度メールを作成・送信するのは手間がかかり、共有漏れのリスクも伴います。このワークフローは、Closeでのタスク完了をきっかけに、Outlookから自動で通知メールを送信するため、こうした連携の手間を解消し、迅速で確実な情報共有を実現します。

■このテンプレートをおすすめする方
・CloseとOutlookを併用しており、タスク完了報告を自動化したいと考えている方
・手作業でのメール連絡に時間を取られ、コア業務に集中できていない営業担当者の方
・チーム内のタスク進捗の共有漏れを防ぎ、業務の透明性を高めたいマネージャーの方

■注意事項
・Close、OutlookのそれぞれとYoomの連携設定が必要です。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。

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CloseとOutlookの連携フローを作ってみよう

それでは、さっそく実際にCloseとOutlookを連携したフローを作成してみましょう！

今回はYoomを使用して、ノーコードでCloseとOutlookの連携を進めていきます。
もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。

[Yoomとは]

フローの作成方法

今回は「CloseでNew Taskが作成されたらOutlookに通知する」フローを作成していきます！
作成の流れは大きく分けて以下です。

• CloseとOutlookのマイアプリ連携
• 該当のテンプレートをコピーする
• Closeのトリガー設定とOutlookのアクション設定
• トリガーをONにして、フローが起動するかを確認する

CloseでNew Taskが作成されたらOutlookに通知する

試してみる

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■概要
CRMツールであるCloseで新しいタスクを作成した際、関係者への共有をOutlookを使って手作業で行っていませんか。タスクの都度メールを作成・送信する作業は手間がかかるだけでなく、通知の漏れや遅れにも繋がりかねません。このワークフローは、CloseとOutlookを連携させ、タスク作成をトリガーに自動でメール通知を行うことで、こうした課題を解決し、迅速かつ正確な情報共有を実現します。

■このテンプレートをおすすめする方
・Closeで管理しているタスクを、Outlookを利用してチームに共有している営業担当者の方
・手作業での情報共有によるタイムラグや、通知漏れなどのミスをなくしたいチームリーダーの方
・CloseとOutlook間の連携を自動化し、タスク管理業務を効率化したいと考えている方

■注意事項
・Close、OutlookのそれぞれとYoomの連携設定が必要です。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。

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ステップ1:CloseとOutlookのマイアプリ連携

1.Closeの登録方法

Yoomにログイン後、左側に表示される「マイアプリ」をクリックしてください。
「＋新規接続」ボタンをクリックしCloseと検索しましょう。

Closeの新規登録画面が表示されるので、注釈を確認の上「アカウント名」「APIキー」を入力してください。
入力後、「追加」ボタンを押したらCloseのマイアプリ連携完了です！

2.Outlookの登録方法

再び、先ほどのマイアプリ画面に戻りましょう。
「＋新規接続」をクリックしOutlookを検索してください。

下記画面が表示されるので、今回連携したいOutlookと紐づいているMicrosoft365のアカウントをクリックしましょう。

「Microsoft 365（旧Office 365）」には個人向けと法人向けプラン（Microsoft 365 Business）があります。法人向けプランを契約していない場合、Yoomからの認証がうまくいかない可能性があるのでご注意ください。

パスワードを入力する画面でアカウントのパスワードを入力し「サインイン」をクリックしてください。

サインインが完了するとOutlookのマイアプリ連携完了です。

ステップ2:テンプレートのコピー

ここからは、フローの作成に進みましょう！
Yoomのテンプレートを使えば、画面の指示に従って設定するだけで、わずか数分で連携フローが完成します。
下記バナーをクリックして、移行先の画面で「このテンプレートを試す」ボタンを押しましょう。

CloseでNew Taskが作成されたらOutlookに通知する

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■概要
CRMツールであるCloseで新しいタスクを作成した際、関係者への共有をOutlookを使って手作業で行っていませんか。タスクの都度メールを作成・送信する作業は手間がかかるだけでなく、通知の漏れや遅れにも繋がりかねません。このワークフローは、CloseとOutlookを連携させ、タスク作成をトリガーに自動でメール通知を行うことで、こうした課題を解決し、迅速かつ正確な情報共有を実現します。

■このテンプレートをおすすめする方
・Closeで管理しているタスクを、Outlookを利用してチームに共有している営業担当者の方
・手作業での情報共有によるタイムラグや、通知漏れなどのミスをなくしたいチームリーダーの方
・CloseとOutlook間の連携を自動化し、タスク管理業務を効率化したいと考えている方

■注意事項
・Close、OutlookのそれぞれとYoomの連携設定が必要です。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。

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確認画面が表示されたら 「OK」 を押して、コピー完了です！

ステップ3:Closeで新しいタスクが作成されたら起動するトリガーの設定

まずは、「New Task」という項目をクリックし設定します！

下記画面は自動で設定されます。
タイトルは、自由に変更可能です。
アカウント情報とトリガーアクションに誤りが無いか確認できたら、「次へ」をクリックしてください。

次のページで、CloseとのAPI接続が正しく行われるかの確認テストを行います。
「テスト」ボタンをクリックし、成功したら次のページに進みます。

続いて、Webhookイベントを正しく受け取れるかの確認を行います。

Closeのページを開き、テストに使用するためのNew Taskを作成してください。
（テスト用のため、内容は自由に設定してOKです！）

作成できたらYoomの操作画面に戻ります。
「テスト」ボタンをクリックすると、先ほどCloseに作成したNew Taskの情報が取得した値（アウトプット）に取得されます。
(今回はテスト操作なので下記画像にデータが反映していませんが、実際にはこちらにデータが入っている想定です)
このアウトプットは、次のステップで使用するため、確認してから「保存する」をクリックしましょう！

アウトプットについて | Yoomヘルプセンター

ステップ4:Outlookにメールを送る

次に、Outlookアイコンの「メールを送る」という項目を設定しましょう！

次のページも自動で設定されます。
情報に誤りが無いか確認できたら、「次へ」ボタンをクリックしてください。

メール内容を設定していきます。
To（宛先）を入力し、CC、BCCは任意で入力してください。

本文は自由に設定できます。
例えば、下記画像のように設定するとCloseに作成したNew Taskの「Note」が自動で反映されます。
用途に合わせて、使用したいアウトプットやメッセージ内容を変更して使用してみましょう！

取得した値＝アウトプットを用いてこのように設定することで、Closeのタスクが作成されるごとに異なる内容のメールをOutlookへ動的に送信できます。
アウトプットを活用せず手入力すると、毎回同じ内容が通知されてしまうため注意が必要です。

ここまで設定できたら、「次へ」ボタンをクリックします。

Outlookに送信されるテストメールの送信内容が表示されるので確認してください。
テストを実行すると、実際にOutlookにメールが届くので、設定した内容で届いているかチェックしてみましょう。

送信メールのイメージです。

確認できたら、Yoom画面に戻り「保存する」をクリックしてください。

ステップ5:トリガーをONにする

最後に「トリガーをON」に設定してください。
これで「CloseでNew Taskが作成されたらOutlookに通知する」フローが完成します！
実際にフローが正しく動作するかどうか確認してみましょう。

CloseやOutlookを使ったその他の自動化例

今回ご紹介した連携以外でも、CloseやOutlookのAPIを活用してさまざまな業務を自動化することが可能です。
もし気になるものがあれば、こちらも試してみてください！

Closeを使った便利な自動化例

Google スプレッドシートに新しい行が追加されると、Closeにリードが自動で作成されます。
この仕組みを活用すれば、手動でのデータ入力を省き、リード情報を効率的に管理できます。
また、Google フォームの回答内容をもとにCloseにリードを登録することも可能で、情報収集から登録までの手間を削減できます。

Google スプレッドシートで行が追加されたら、Closeにリードを作成する

試してみる

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Google スプレッドシートで行が追加されたら、Closeにリードを作成するフローです。

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CloseでNew Contactが登録されたらNotionに追加する

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■概要
「CloseでNew Contactが登録されたらNotionに追加する」フローは、営業活動の効率化を目指す業務ワークフローです。
新しいコンタクトがClose CRMに登録されるたびに、手動でNotionに情報を転記する手間を省きます。
複数のツールを活用していると、データの一貫性を保つのが難しいこともありますが、この連携を利用すれば自動的に情報が同期され、業務のスムーズな進行が期待できます。

■このテンプレートをおすすめする方
・Closeを活用して営業活動を管理しており、Notionでプロジェクトやタスクを一元管理したい営業担当者の方
・複数のツール間でデータを手動で移行しているため、時間と労力の削減を図りたいチームリーダーの方
・CloseとNotionを連携させて、営業データの一貫性と精度を向上させたい事業経営者
・営業プロセスの自動化を通じて、生産性を高めたい企業のIT担当者の方

■注意事項
・Close、NotionのそれぞれとYoomの連携設定が必要です。

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CloseでNew Leadが登録されたらSlackに通知する

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■概要
「CloseでNew Leadが登録されたらSlackに通知する」フローは、営業チームの情報共有をスムーズにする業務ワークフローです。Close CRMに新たなリードが追加されるたびに、自動でSlackに通知が飛ぶため、チーム全体がリアルタイムで営業活動を把握できます。これにより、チャンスの見逃しを防ぎ、迅速な対応が可能になります。

■このテンプレートをおすすめする方
・Close CRMを利用して営業活動を行っている営業担当者の方
・チーム内でリアルタイムに情報共有を強化したい管理職の方
・営業リードの管理と通知を自動化して効率化を図りたいビジネスオーナーの方
・Slackを既に活用しており、他のツールとの連携を検討しているIT担当者の方

■注意事項
・Close、SlackのそれぞれとYoomの連携設定が必要です。

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Googleフォームの回答内容をもとにCloseにリードを登録する

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■概要
「Googleフォームの回答内容をもとにCloseにリードを登録する」ワークフローを利用すると、顧客管理の効率化に寄与します。
自動でリード情報を登録できるため、追加漏れのリスクも軽減するでしょう。

■このテンプレートをおすすめする方
・Googleフォームを利用してアンケートや申込フォームを収集している方
・Googleフォームの回答をもとに顧客管理を行っているが、手動での入力に時間がかかっている方
・顧客情報をスピーディに営業ツールに反映させたい方
・営業管理ツールとしてCloseを利用している方
・Closeを日常的に使っていて、Googleフォームからのリードを迅速に取り込みたい方

■注意事項
・GoogleフォームとCloseのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記を参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133

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Meta広告（Facebook）でリードが登録されたらCloseに登録する

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■概要
「Meta広告（Facebook）でリードが登録されたらCloseに登録する」フローは、Facebook広告から得たリード情報を営業支援ツールCloseに自動で転送する業務ワークフローです。この自動化により、リード管理の手間を省き、迅速なフォローアップが可能になります。マーケティングと営業の連携を強化し、効率的なリード活用を実現します。

■このテンプレートをおすすめする方
・Meta広告（Facebook）を活用してリードを獲得しているマーケティング担当者の方
・営業ツールとしてCloseを使用し、リード管理を効率化したい営業チームの方
・広告からのリード情報を迅速に営業に繋げたい中小企業の経営者の方
・手動でのデータ入力に時間を取られているマーケティング・営業担当者の方

■注意事項
・Meta広告（Facebook）、CloseのそれぞれとYoomを連携してください。

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Outlookを使った便利な自動化例

月末に自動でフローボットを起動し、Outlookにメールを送信する設定を導入することで、定期的な業務連絡を手動で行う手間を省けます。
また、Salesforceで新しいリード情報が登録されると、Outlookを通じて素早くメール通知を送ることも可能で、営業チームの対応が迅速になるでしょう。

Outlookでカレンダーにイベントが登録されたら、Microsoft Teamsに通知する

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■概要
「Outlookでカレンダーにイベントが登録されたら、Microsoft Teamsに通知する」ワークフローは、情報共有をスピーディにします。
自動で通知されるため、通知漏れを防ぐことができます。

■このテンプレートをおすすめする方
・Outlookを活用してスケジュール管理を行っているビジネスパーソン
・チームでOutlookのカレンダーを共有しているが、予定の見落としが発生しやすい方
・カレンダーに登録されたイベントの情報を迅速に共有し、スムーズな業務を行いたいと考える方
・Microsoft Teamsをメインのコミュニケーションツールとして利用している方
・イベントや会議の最新情報を迅速に把握したい方
・チームリーダーとして、メンバーのスケジュールを効率的に管理したい方

■注意事項
・OutlookとMicrosoft TeamsのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。

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Salesforceでリード情報が登録されたら、Outlookでメールを送信する

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■概要
「Salesforceでリード情報が登録されたら、Outlookでメールを送信する」ワークフローは、顧客のフォローアップを迅速化します。
顧客情報が登録されたと同時に自動でメールが送信されるので、作業効率が向上します。

■このテンプレートをおすすめする方
・Salesforceを利用して営業活動を行っている方
・Salesforceに登録されたリード情報を迅速に確認し、迅速に行動に移したいと考えている方
・メールクライアントとしてOutlookを活用している企業
・リード情報が登録された際に、手動でメールを送信する手間を省きたい方
・営業チーム全体でリード情報を効率的に共有し、スピーディに対応したい方
・新しい営業リードを逃さず、営業機会を最大化したいと考える方

■注意事項
・SalesforceとOutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・Salesforceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。

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Outlookで受信した添付ファイルをDropboxにアップロードする

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■概要
Outlookで受信する請求書やレポートなどの添付ファイルを、都度手動でDropboxに保存していませんか。
この単純作業は件数が増えると大きな手間となり、保存漏れなどのミスにも繋がりかねません。
このワークフローは、Outlookで特定のメールを受信したことをきっかけに、添付ファイルを自動でDropboxにアップロードするため、ファイル管理に関する手作業を効率化し、重要な書類の管理を円滑にします。

■このテンプレートをおすすめする方
・OutlookとDropboxを日常的に利用し、ファイル管理の手作業に課題を感じている方
・チームで共有するファイルを特定のフォルダに集約し、管理を効率化したいと考えている方
・請求書などの重要書類の保存漏れを防ぎ、バックアップ体制を強化したい総務・経理担当の方

■注意事項
・OutlookとDropboxのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。

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Outlookに届いた添付ファイルをOneDriveに自動でアップロードする

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Outlookで受け取った添付ファイルをOneDriveに自動でアップロードするフローです。

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毎月の月末にフローボットを起動してOutlookにメールを送信する

試してみる

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毎月の月末に起動してOutlookにメールを送信するフローです。

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まとめ

CloseとOutlookを連携することで、これまで手作業で行っていたタスクの新規作成や完了に関する通知業務を自動化できます。

これにより、担当者は連絡業務に時間を割かれることなく、共有される正確な情報に基づいて迅速に業務を進められます。その結果、本来注力すべき顧客対応や営業活動といったコア業務に集中できる環境が整うでしょう。

今回ご紹介したような業務自動化は、「Yoom」を活用することで、プログラミングの知識がない方でも直感的な操作で簡単に実現可能です。
もしCloseとOutlookの連携をはじめとする業務の自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して業務の効率化を体験してみてください！