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「Closeで新しいタスクを作成するたびに、関係者にOutlookで通知するのが面倒…」
「タスクの完了報告を手作業でメール作成しており、報告漏れや遅延が発生してしまう…」
このように、CloseとOutlookを併用する中で、手作業による情報共有に手間や課題を感じていませんか？
特に、タスクの進捗を迅速かつ正確にチームへ共有することは、プロジェクトを円滑に進める上で重要です。
もし、<span class="mark-yellow">Closeでのタスク作成や完了といったアクションをきっかけに、Outlookへ自動で通知が送信される仕組み</span>があれば、こうした連絡業務の手間を削減できます。
これにより、ヒューマンエラーによる情報共有の漏れを防ぎ、より重要な業務に集中できる貴重な時間を生み出すことができるでしょう。
今回ご紹介する自動化は、プログラミングの知識がなくても簡単に設定可能です。
これまで自動化ツールに触れたことがない方でも心配ありません。
ぜひこの機会に導入し、日々の業務をさらに効率化させましょう！
Yoomでは<span class="mark-yellow">CloseとOutlookを連携するためのテンプレート</span>をご用意しています。
今すぐ試したい方は以下よりバナーをクリックしてスタートしましょう！
CloseとOutlookのAPIを連携させることで、これまで手作業で行っていた両ツール間の情報共有を自動化できます。
例えば、Closeでタスクが作成された際に、その詳細をOutlookで特定のメンバーに素早く通知する、といったことが可能です！
手動での連絡作業をなくし、チーム内の情報共有をスムーズにできますよ。
ここでは具体的な自動化の例を複数ご紹介します。
アカウント登録後、すぐにCloseとOutlookの連携を実際に体験してみましょう。
登録はわずか30秒で完了するので、気になる内容があればぜひクリックしてみてください！
この仕組みにより、<span class="mark-yellow">タスクが割り当てられた担当者や関係者への連絡を自動化し、情報共有の漏れや遅延を防ぐ</span>ことができます。
手動で通知メールを作成する手間がなくなるため、タスク管理の効率が向上し、チーム全体の生産性を高めます。
この自動化は、<span class="mark-yellow">タスク完了の報告を行うことで、プロジェクトの進捗管理をより円滑に</span>します。
完了報告の手間を削減できるだけでなく、チームメンバーは最新の状況を把握しながら、次のアクションへとスムーズに移ることが可能になるでしょう。
それでは、さっそく実際にCloseとOutlookを連携したフローを作成してみましょう！
今回はYoomを使用して、ノーコードでCloseとOutlookの連携を進めていきます。
もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
今回は「CloseでNew Taskが作成されたらOutlookに通知する」フローを作成していきます！
作成の流れは大きく分けて以下です。
Yoomにログイン後、左側に表示される「マイアプリ」をクリックしてください。
「＋新規接続」ボタンをクリックしCloseと検索しましょう。
Closeの新規登録画面が表示されるので、注釈を確認の上「アカウント名」「APIキー」を入力してください。
入力後、「追加」ボタンを押したらCloseのマイアプリ連携完了です！
再び、先ほどのマイアプリ画面に戻りましょう。
「＋新規接続」をクリックしOutlookを検索してください。
下記画面が表示されるので、今回連携したいOutlookと紐づいているMicrosoft365のアカウントをクリックしましょう。
「Microsoft 365（旧Office 365）」には個人向けと法人向けプラン（Microsoft 365 Business）があります。法人向けプランを契約していない場合、Yoomからの認証がうまくいかない可能性があるのでご注意ください。
パスワードを入力する画面でアカウントのパスワードを入力し「サインイン」をクリックしてください。
サインインが完了するとOutlookのマイアプリ連携完了です。
ここからは、フローの作成に進みましょう！
Yoomのテンプレートを使えば、画面の指示に従って設定するだけで、わずか数分で連携フローが完成します。
下記バナーをクリックして、移行先の画面で「このテンプレートを試す」ボタンを押しましょう。
確認画面が表示されたら 「OK」 を押して、コピー完了です！
まずは、「New Task」という項目をクリックし設定します！
下記画面は自動で設定されます。
タイトルは、自由に変更可能です。
アカウント情報とトリガーアクションに誤りが無いか確認できたら、「次へ」をクリックしてください。
次のページで、CloseとのAPI接続が正しく行われるかの確認テストを行います。
「テスト」ボタンをクリックし、成功したら次のページに進みます。
続いて、Webhookイベントを正しく受け取れるかの確認を行います。
Closeのページを開き、テストに使用するためのNew Taskを作成してください。
（テスト用のため、内容は自由に設定してOKです！）
作成できたらYoomの操作画面に戻ります。
「テスト」ボタンをクリックすると、先ほどCloseに作成したNew Taskの情報が取得した値（アウトプット）に取得されます。
(今回はテスト操作なので下記画像にデータが反映していませんが、実際にはこちらにデータが入っている想定です)
このアウトプットは、次のステップで使用するため、確認してから「保存する」をクリックしましょう！
次に、Outlookアイコンの「メールを送る」という項目を設定しましょう！
次のページも自動で設定されます。
情報に誤りが無いか確認できたら、「次へ」ボタンをクリックしてください。
メール内容を設定していきます。
To（宛先）を入力し、CC、BCCは任意で入力してください。
本文は自由に設定できます。
例えば、下記画像のように設定するとCloseに作成したNew Taskの「Note」が自動で反映されます。
用途に合わせて、使用したいアウトプットやメッセージ内容を変更して使用してみましょう！
取得した値＝アウトプットを用いてこのように設定することで、Closeのタスクが作成されるごとに異なる内容のメールをOutlookへ動的に送信できます。
アウトプットを活用せず手入力すると、毎回同じ内容が通知されてしまうため注意が必要です。
ここまで設定できたら、「次へ」ボタンをクリックします。
Outlookに送信されるテストメールの送信内容が表示されるので確認してください。
テストを実行すると、実際にOutlookにメールが届くので、設定した内容で届いているかチェックしてみましょう。
送信メールのイメージです。
確認できたら、Yoom画面に戻り「保存する」をクリックしてください。
最後に「トリガーをON」に設定してください。
これで「CloseでNew Taskが作成されたらOutlookに通知する」フローが完成します！
実際にフローが正しく動作するかどうか確認してみましょう。
今回ご紹介した連携以外でも、CloseやOutlookのAPIを活用してさまざまな業務を自動化することが可能です。
もし気になるものがあれば、こちらも試してみてください！
Google スプレッドシートに新しい行が追加されると、Closeにリードが自動で作成されます。
この仕組みを活用すれば、手動でのデータ入力を省き、リード情報を効率的に管理できます。
また、Google フォームの回答内容をもとにCloseにリードを登録することも可能で、情報収集から登録までの手間を削減できます。
月末に自動でフローボットを起動し、Outlookにメールを送信する設定を導入することで、定期的な業務連絡を手動で行う手間を省けます。
また、Salesforceで新しいリード情報が登録されると、Outlookを通じて素早くメール通知を送ることも可能で、営業チームの対応が迅速になるでしょう。
CloseとOutlookを連携することで、<span class="mark-yellow">これまで手作業で行っていたタスクの新規作成や完了に関する通知業務を自動化できます。</span>
これにより、担当者は連絡業務に時間を割かれることなく、共有される正確な情報に基づいて迅速に業務を進められます。その結果、本来注力すべき顧客対応や営業活動といったコア業務に集中できる環境が整うでしょう。
今回ご紹介したような業務自動化は、「Yoom」を活用することで、プログラミングの知識がない方でも直感的な操作で簡単に実現可能です。
もしCloseとOutlookの連携をはじめとする業務の自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して業務の効率化を体験してみてください！
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