Googleスプレッドシートで行が更新されたらSlackに通知する方法

ステップ2:トリガーやアクションを設定

‍今回は用意されている上記のテンプレートを使用します。
テンプレートページを開いたら、このテンプレートを試すをクリック。
Yoomをお使いの方はログインし、初めての方は会員登録をお願いします。
進むと、ご自身のワークスペースにテンプレートがコピーされます。
テンプレートの名前を変更することも可能です。
左側のマイプロジェクトをクリックすると先ほどコピーしたテンプレートが出てきます。
右側の三点リーダー(...)をクリックし、編集するを選択します。

今回は以下の2ステップです。
一緒に設定していきましょう!

まずはGoogle スプレッドシートの準備をします。
今回は以下の項目と回答を準備しました。
申請内容の進捗状況管理というイメージです。

ではアプリトリガーを設定していきましょう。
「行が更新されたら」を選択します。
連携するアカウント情報を確認します。
アクションはそのままで次に進みましょう。
次の画面で以下の項目を設定します。
利用プランごとに設定可能なテーブル(表)の範囲に上限があるので、ご注意ください。
詳しくは画像内の設定方法を参照してくださいね。

• トリガーの起動間隔:5分、10分、15分、30分、60分の間隔から選べます。
  ※プランによって起動間隔の選択内容が変わります。
• スプレッドシートID・シートID:候補から選択してください

• テーブルの範囲(始まり):テーブルの範囲をAからHとしたい場合は、「A」を指定してください。
• テーブルの範囲(終わり):テーブルの範囲をAからHとしたい場合は、「H」を指定してください。
• 一意の値が入った列:メールアドレスやIDなど、列内で値が重複しない列（ユニークキーとなる列）の列名を選択してください。例）A
• 更新を検知したい列:更新を検知する列の列名を指定してください。
  こちらで指定した列の値が更新された際にフローボットを起動します。例）D

テスト→テスト成功したら保存しましょう。
次に「チャンネルにメッセージを送る」をクリック。
こちらも、連携するアカウント情報を確認します。
アクションはそのままで次に進みましょう。
次の画面で以下の項目を設定します。

• 投稿先のチャンネルID:候補から選択できます。
  チャンネルIDは例えば「C02U49NMLQ4」などとなります。
  ※事前に該当のチャンネルの「インテグレーション」部分でこちらを参考にYoomを追加してください。

• メッセージ:今回はアウトプットを引用し、以下のように設定しました。
  <@メンバーID>と記載することでメンションをつけることも可能です。

選択し終わったらテストします。
Slack側を見てみましょう。

きちんとメッセージが確認できましたね!
最後にアプリトリガーをオンにして完了です。
ここまでお疲れ様でした。
プログラミングに詳しくない私でもできました!

Google スプレッドシートやSlackを使ったその他の自動化例

本日ご紹介した連携以外にもGoogle スプレッドシートやSlackのAPIを活用することで様々な自動化を実現することが可能です。

もし気になるものがあれば、ぜひ試してみてください！

‍‍Google スプレッドシートとSlackを連携した自動化例

Google スプレッドシートで行が追加されたらSlackに通知したり、Google スプレッドシートで日付が今日に該当するレコードを取得してSlackに通知したりすることもできます。
また、Google スプレッドシートで行が追加されたら、Geminiで要約してSlackに通知する連携も可能です。

Google スプレッドシートを活用した自動化例

メールで受け取ったアンケート結果をGoogle スプレッドシートに登録する

GmailやOutlookで受け取ったアンケート結果をGoogle スプレッドシートに自動で登録します。

クラウドストレージに保存された書類をOCRで読み取りGoogle スプレッドシートに追加する

Google DriveやDropboxなどにファイルがアップロードされたら、OCR機能で内容を読み取り、Google スプレッドシートに自動で追加します。

Google スプレッドシートの情報をもとに書類を発行する

Google スプレッドシートに登録された内容をもとに、freee請求書やGoogleドキュメントなどで書類を自動作成します。

Slackを活用した自動化例

お問い合わせ内容をSlackへ通知する

GoogleフォームやGmailで送信されたお問い合わせ内容をSlackへ自動通知します。

ワークフローで申請が承認されたことをSlackへ通知する

Garoonやジョブカン経費精算・ワークフローなどで申請が承認されたことをSlackへ自動で通知します。

Slackに投稿された内容を他のアプリに追加する

Slackに投稿された内容をNotionやBacklogなどに自動で追加します。

Google スプレッドシートとSlackを連携するメリット

2つを連携すると、情報共有が簡単にできたり、手動で行っていたことで起こりうるミスを減らせる可能性があります。

メリット1: スムーズな情報共有が簡単にできる

Google スプレッドシートの更新情報を自動でSlackに通知することで、チーム全体が新しい情報にアクセスできるようになります。
<span class="mark-yellow">Slackの通知が来たらそれを確認すればいいので、更新されているか何回もGoogle スプレッドシートを確認する作業が不要になり、全体の業務効率の向上が期待できます。</span>

メリット2: 手作業の削減とエラー防止につながる

手動での通知作業を自動化することで、ヒューマンエラーを防ぎ、業務の正確性が向上します。
<span class="mark-yellow">特に、大量のデータを扱う場合や頻繁に更新が行われる場合に、この自動化は大きなメリットが期待できるでしょう。</span>
手動での共有作業が不要になることで、その作業に充てていた時間を他の重要な業務に使うことができます。

まとめ

今回は「Google スプレッドシートで行が更新されたらSlackに通知する」フローボットをご紹介しました。
Google スプレッドシートで情報管理しているけど、わざわざ確認に行くのは面倒だなという方に便利なフローではないでしょうか。
情報に変更があるたびにSlackに通知が来るので、確認の手間や手動での入力ミスが省けますね。
今回メッセージを受信するためにSlackを使用しましたが、お使いのアプリに変更することも可能ですよ。
Yoomを使えば、ノーコードで簡単にアプリ同士の連携ができ、手作業の削減やスムーズな情報共有が実現します。
ぜひ、この機会にYoomを活用して、業務の自動化を進めていきましょう。