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Google Workspaceのグループにメンバーを追加する作業を自動化できたら、楽だと思いませんか？
従業員のアカウントをグループごとに管理すると、会議の招待や情報共有をまとめて行えるので、とても便利ですよね。
その一方で、新しいメンバーをグループに追加したい場合、その都度追加作業が発生するため、手間に感じることがあると思います。
特に、ジョブローテーションを取り入れている会社や、人事異動が頻繁に行われている会社はそう感じることが多いのではないでしょうか。
そんなときに、今回解説する自動連携がお役に立てるかもしれません！
興味のある方は、以下の手順を参考にして、Yoomで自動連携をお試しください！
本記事ではノーコードツール「Yoom」を使用した連携方法をご紹介します。
難しい設定や操作は必要なく、非エンジニアの方でも簡単に実現できます。
下記のテンプレートから今すぐに始めることもできますので、ぜひお試しください！
■概要
Google スプレッドシートで行が追加されたらGoogle Workspaceでグループにメンバーを追加するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.業務でGoogle スプレッドシートを使用している方
・Google スプレッドシートでメンバー管理を行っている方
2.Google Workspaceで作業している方
・複数のGoogleツールを活用しているプロジェクト
■このテンプレートを使うメリット
Google Workspaceは、プロジェクト作業を進める上で効率的なツールです。
しかし、新たにメンバーが追加される際、Google Workspaceのグループに都度メンバーを手動で追加する必要があるため、手間だと感じているかもしれません。
Google Workspaceへのメンバー追加を自動化したいと考えている方に、このテンプレートは適しています。
Google スプレッドシートにメンバー情報を追加することで、自動的にGoogle Workspaceにメンバーを追加することができ、業務の効率化を図ることができます。
このフローの後にコミュニケーションツールと連携することで、対象のメンバーにGoogle Workspaceを情報を共有し、スムーズに業務を進めることも可能です。
■注意事項
・Google スプレッドシート、Google WorkspaceのそれぞれとYoomを連携してください。
・Google Workspaceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
[Yoomとは]
では、実際にGoogle スプレッドシートとGoogle Workspaceを連携するための手順をご紹介します。
具体的な設定の手順は以下の通りです。
1.アプリトリガーの設定
2.Google Workspaceの設定
最初に、こちらのテンプレートをコピーしましょう！
■概要
Google スプレッドシートで行が追加されたらGoogle Workspaceでグループにメンバーを追加するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.業務でGoogle スプレッドシートを使用している方
・Google スプレッドシートでメンバー管理を行っている方
2.Google Workspaceで作業している方
・複数のGoogleツールを活用しているプロジェクト
■このテンプレートを使うメリット
Google Workspaceは、プロジェクト作業を進める上で効率的なツールです。
しかし、新たにメンバーが追加される際、Google Workspaceのグループに都度メンバーを手動で追加する必要があるため、手間だと感じているかもしれません。
Google Workspaceへのメンバー追加を自動化したいと考えている方に、このテンプレートは適しています。
Google スプレッドシートにメンバー情報を追加することで、自動的にGoogle Workspaceにメンバーを追加することができ、業務の効率化を図ることができます。
このフローの後にコミュニケーションツールと連携することで、対象のメンバーにGoogle Workspaceを情報を共有し、スムーズに業務を進めることも可能です。
■注意事項
・Google スプレッドシート、Google WorkspaceのそれぞれとYoomを連携してください。
・Google Workspaceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
テンプレートのコピーが完了しましたか？
では、事前準備として、Yoomの「マイアプリ」からGoogle スプレッドシートとGoogle Workspaceのアプリを登録しましょう。
※既に登録されている場合は「ステップ1.アプリトリガーの設定」へお進みください。
<手順>
1.Yoomにログイン後、左側メニュー「マイアプリ」から「＋新規接続」をクリック
2.アプリ名を検索してログインに必要な情報を入力し、アプリを登録
以下のように、Google スプレッドシートとGoogle Workspaceがマイアプリ一覧に表示されていたら準備完了です！
■注意事項
・Google Workspaceはチームプラン・サクセスプランでのみ利用可能なアプリです。それ以外のプランでは、実際にフローボットを起動させることができないのでご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うこともできます。無料トライアル中には今回のような制限対象のアプリを使用できるので、ぜひお試しください。
早速、詳細設定に進みましょう！
まずは最初の設定「行が追加されたら」をクリックしてください。
最初のページでは、事前に連携したアカウント情報が表示されるので確認しましょう。
問題なければ、そのまま「次へ」をクリックしてください。
続いてのページでは、Google スプレッドシートのIDと範囲の設定をしてください。
特に「一意の値が入った列」は必ず一意の値がある列を設定してください。
列内で値が重複していると正しく動かない場合があります。
全ての項目が入力できたら「テスト」をクリックして、エラーの有無を確認しましょう。
テストが成功すると、指定したGoogle スプレッドシートの項目がアウトプットとして反映されます。
今回の場合、Google Workspaceのグループにメンバーを追加するためのフローなので、メンバー追加のための情報が2つ必要です。
そのため、下記画像のように「アドレス」「グループキー」の2つの情報をGoogle スプレッドシート内にあらかじめ格納しておいてくださいね。
ここまで問題がなければ「保存する」をクリックすれば、アプリトリガーの設定は終了です。
続いて、「グループにメンバーを追加」をクリックしてください。
最初のページでは、ステップ1と同様にアカウント情報のみを確認して、問題なければ「次へ」をしてください。
次のページでは、グループにメンバーを追加するための設定をしていきます。
「グループキー」「追加するメンバーのメールアドレス」の2つの項目はGoogle スプレッドシートのアウトプットを活用しましょう。
「テスト」をクリックしてエラーが出なければ、「保存する」をクリックしてください。
下記画像のようなポップアップが出たら全ての設定が完了です。
トリガーをONにすると、フローボットが実行されます！
■概要
Google スプレッドシートで行が追加されたらGoogle Workspaceでグループにメンバーを追加するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.業務でGoogle スプレッドシートを使用している方
・Google スプレッドシートでメンバー管理を行っている方
2.Google Workspaceで作業している方
・複数のGoogleツールを活用しているプロジェクト
■このテンプレートを使うメリット
Google Workspaceは、プロジェクト作業を進める上で効率的なツールです。
しかし、新たにメンバーが追加される際、Google Workspaceのグループに都度メンバーを手動で追加する必要があるため、手間だと感じているかもしれません。
Google Workspaceへのメンバー追加を自動化したいと考えている方に、このテンプレートは適しています。
Google スプレッドシートにメンバー情報を追加することで、自動的にGoogle Workspaceにメンバーを追加することができ、業務の効率化を図ることができます。
このフローの後にコミュニケーションツールと連携することで、対象のメンバーにGoogle Workspaceを情報を共有し、スムーズに業務を進めることも可能です。
■注意事項
・Google スプレッドシート、Google WorkspaceのそれぞれとYoomを連携してください。
・Google Workspaceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
今回ご紹介したフロー以外にもGoogle スプレッドシートとGoogle WorkspaceのAPIを利用すれば、さまざまな業務の自動化を実現することができます。
いずれも簡単な設定で利用が可能になりますので、もし気になるものがあれば、ぜひお試しください！
Google Workspaceで従業員が追加されたら、Google スプレッドシートに追加することもできます。
また、毎日10時に起動して、本日入社予定の人を格納データから取得して、ループでGoogle Workspaceのアカウント発行を行うフローボットもおすすめです。
■概要
新入社員の入社に伴うアカウント発行業務は、担当者にとって時間と手間がかかる作業ではないでしょうか。特に複数人が同時に入社する場合、手作業での情報入力はミスを誘発する可能性もあります。このワークフローを活用すれば、毎日決まった時間にGoogle スプレッドシートから入社予定者リストを自動で取得し、Google Workspaceのアカウントを発行できます。これにより、手作業による対応漏れや入力ミスを防ぎ、入社準備を効率化します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
■概要
新しい従業員の追加に伴い、Google Workspaceのアカウントを発行した後、Google スプレッドシートで管理している従業員リストに手作業で情報を転記していませんか。この一連の作業は、手間がかかる上に転記ミスや更新漏れといったヒューマンエラーの原因にもなりかねません。このワークフローを活用すれば、Google Workspaceに従業員が追加されると、その情報が自動でGoogle スプレッドシートに追記されるため、こうした課題を解消し、正確な情報管理を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
手動での転記が不要となるため、入力ミスや登録漏れ、二重登録などのヒューマンエラーを防止し、情報共有がスムーズに進められます。
■概要
Google スプレッドシートで見込み顧客リストを管理しているものの、CRMへの手入力が手間で、更新漏れや入力ミスが発生していませんか？このワークフローを活用すれば、Google スプレッドシートに行が追加されるだけで、自動でFreshsalesに新しい連絡先が作成されます。これまで手作業で行っていたデータ転記作業から解放され、営業活動の生産性向上に繋がります。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
■概要
Google スプレッドシートで管理している顧客や社員リストを、都度PHONE APPLI PEOPLEに手動で登録していませんか？この作業は手間がかかるだけでなく、情報の反映漏れや入力ミスといったヒューマンエラーの原因にもなりがちです。このワークフローを活用すれば、Google スプレッドシートの行が追加されると、自動でPHONE APPLI PEOPLEに個人電話帳フォルダが作成されるため、こうした課題をスムーズに解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
■概要
Google スプレッドシートで管理している顧客情報を、請求書作成のためにMakeLeapsへ手作業で転記するのは手間がかかり、入力ミスも起こりやすい業務ではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、Google スプレッドシートに新しい顧客情報が追加されると、自動でMakeLeapsに連絡先が作成されるため、二重入力の手間をなくし、請求業務の準備を効率化します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
手動作業の手間を削減できるほか、フォルダ名のタイプミスや作成忘れといった人的ミスを防ぐことが可能です。
■概要
Google スプレッドシートで案件や顧客リストを管理する際、新しい情報が追加されるたびにGoogle Driveに手動でフォルダを作成していませんか？この作業は単純ですが、件数が増えると手間がかかり、フォルダの作成漏れや命名ミスといったヒューマンエラーの原因にもなります。このワークフローを活用すれば、Google スプレッドシートに行が追加されるだけで、指定したGoogle Drive内にフォルダが自動で作成され、こうした課題を円滑に解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
■概要
Google スプレッドシートで案件管理などを行う際、新しい行が追加されるたびに手作業でDropboxにフォルダを作成していませんか？この作業は単純ですが、件数が増えると大きな手間となり、フォルダの作成忘れといったミスも起こりがちです。このワークフローを活用すれば、Google スプレッドシートに行が追加されるだけで、関連するフォルダをDropboxに自動で作成でき、こうした課題をスムーズに解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
■概要
Google スプレッドシートで管理している情報に基づき、都度OneDriveにフォルダを手動で作成する作業は、手間がかかるだけでなく、作成漏れや命名ミスなどの原因にもなりがちです。このワークフローを活用すれば、Google スプレッドシートに新しい行が追加されるだけで、OneDriveに指定のフォルダが自動で作成されるため、ファイル管理の正確性を保ちながら業務の効率化を実現できます。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
情報の更新と同時に古い連絡先情報が削除されることで、連絡ミスや情報漏れのリスクが減るかもしれません。
■概要
Google スプレッドシートで管理している顧客リストから削除した情報を、別途ClickSendにも手動で反映させていませんか。この作業は手間がかかるだけでなく、更新漏れや削除ミスなどのヒューマンエラーが発生する原因にもなります。このワークフローを活用すれば、Google スプレッドシートの行が更新されたことをトリガーに、対応するClickSend上の連絡先を自動で削除できるため、常に最新のリストを正確に維持できます。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
■概要
Google スプレッドシートで管理している顧客情報などが古くなった際、関連するFrontの連絡先を手動で削除していませんか？この作業は手間がかかるだけでなく、削除漏れや間違いといったミスを引き起こす原因にもなります。しかし、ワークフローを活用すれば、Google スプレッドシートの行が更新され次第、Frontの該当する連絡先が自動で削除されるため、こうした課題を解消し、常に正確な情報管理を実現できます。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
■概要
Google スプレッドシートとNotionで情報を管理しているものの、片方のツールで情報が更新された際に、もう一方のツールに手作業で反映させるのは手間がかかり、ミスも起こりがちではないでしょうか。
このワークフローは、Google スプレッドシートの特定の行が更新されたことをトリガーに、Notion上の関連するデータベースアイテムを自動で削除します。これにより、手作業による削除漏れを防ぎ、二つのツール間のデータ整合性を保つ業務を効率化できます。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
情報の追加作業が自動化されることで、手動での作業の手間を省くことができます。
■概要
新しいメンバーの入社に伴うアカウント発行手続きは、複数のツールへの情報登録が必要で手間がかかるのではないでしょうか。特に、Garoonで入社申請を承認した後に、Google Workspaceに従業員アカウントを手作業で作成する業務は、時間がかかる上に転記ミスも発生しがちです。このワークフローを活用すれば、Garoonでの申請承認をきっかけに、Google Workspaceへの従業員アカウント追加を自動化し、こうした課題をスムーズに解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
■概要
kickflowで新たに申請が承認されたらGoogle Workspaceに新規ユーザーを登録するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.新規ユーザーの登録作業を頻繁に行う必要がある方
2.手動でのユーザー登録作業を減らし、自動化したいと考えている方
3.kickflowとGoogle Workspaceを日常的に活用している方
■このテンプレートを使うメリット
・新規ユーザーの登録作業が自動化されることで、手動での登録作業の手間を省くことができます。
・自動化されたワークフローにより、ユーザー管理が効率化され、他の重要な業務に集中することができます。
■注意事項
・kickflow、Google WorkspaceそれぞれとYoomを連携してください。
・Google Workspaceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
新入社員の登録と同時に案内メールが自動送信されるため、人事担当者が一人ひとりに手動でメールを送る手間を削減できます。
■概要
Google Workspaceで従業員が登録されたら入社案内を従業員にGmailで通知するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.グループウェアとしてGoogle Workspaceを採用している企業
・従業員の入社時にスムーズな情報共有を実現したいバックオフィス担当者
2.Gmailを日常的に利用することが多い方
・定型的なメールの送信作業を自動化して効率的に業務を進めたい方
・GmailとGoogle Workspaceを連携して入社手続きを自動化したい企業の採用担当者
■このテンプレートを使うメリット
「Google Workspaceで従業員が登録されたら入社案内を従業員にGmailで通知する」という自動化フローを導入することで、企業は数多くのメリットを享受できます。
まず、業務プロセスの効率化です。新入社員の登録と同時に自動的にメールが送信されるため、人事担当者が一つ一つ手動でメールを送信する手間を削減できます。
これにより、人事部門は他の重要な業務に集中できるようになります。
また、メールの送信が自動化されることで、通知漏れが防げるのも大きな利点です。どの従業員にも確実に情報が伝わるため、入社初日からスムーズなスタートを切ることができるでしょう。
■注意事項
・Google WorkspaceとGmailのそれぞれとYoomを連携してください。
・Google Workspaceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
■概要
Google Workspaceで従業員が登録されたら入社案内を従業員にOutlookで通知するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.社内ツールとしてGoogle Workspaceを導入している企業
・事務作業を効率化したいと考えているバックオフィス担当者
2.Outlookを日常的に利用することが多い方
・定型的なメールの送信作業を省いて業務効率化を図りたい方
■このテンプレートを使うメリット
このテンプレートを使うと、いくつかのメリットを得ることができます。
まず、業務の効率化が挙げられます。新入社員の登録と同時に案内メールが自動送信されるため、人事担当者が一人ひとりに手動でメールを送る手間を削減できます。
その結果、人事部門は他の重要な業務に集中できるようになります。
さらに、自動化により通知漏れが防止される点も大きな利点です。
すべての従業員に確実に情報が届けられるため、入社初日からスムーズに業務を開始できる環境を整えることができます。
■注意事項
・Google WorkspaceとOutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・Google Workspaceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
Google Workspaceのグループに、新しくメンバーを追加する場合、通常手作業で対応しなくてはなりません。
例えば、Google スプレッドシートをメンバー管理の基幹データベースとして使用している場合、どちらのアプリにも入力が必要になり、二重の手間がかかってしまいます。
しかし、この連携を使えばGoogle スプレッドシートの情報をもとに、自動でGoogle Workspaceにも同じ情報が追加されるため、手作業の負担軽減が期待できるでしょう。
自動で情報を反映するので、Google スプレッドシートでユーザー情報の一元管理ができるようになるかもしれません。
情報が一元化されると、業務効率化が期待できます。
例えば、複数のアプリでデータ管理をしている場合、一方は最新のデータになっているけど、もう一方は古いデータのままということがあると思います。
情報の不整合が原因で、正しい情報の確認や修正作業が発生し、本来必要のない作業に時間がかかってしまうのはもったいないですよね。
この自動化フローの導入で、不整合の発生をなくせるはずです。
以上、Google スプレッドシートとGoogle Workspaceを連携する手順でした！
このように、Yoomはプログラミングの知識がなくても使えるため、簡単に連携・設定ができます。
Google スプレッドシートの情報と連動して、Google Workspaceのグループにメンバーを自動で追加できるので、手作業の負担を最小限に抑えられるはずです！
特に、所属部署が頻繁に変わる会社では、グループへの追加作業が多いと思うので、ぜひYoomのアプリ連携を取り入れてみてください。
興味を持ったら、まずはこちらから無料登録！
