Google スプレッドシートで行が追加されたらGoogle Workspaceでグループにメンバーを追加する方法

[Yoomとは]

Google スプレッドシートとGoogle Workspaceの連携フロー

では、実際にGoogle スプレッドシートとGoogle Workspaceを連携するための手順をご紹介します。

具体的な設定の手順は以下の通りです。

1.アプリトリガーの設定
2.Google Workspaceの設定

最初に、こちらのテンプレートをコピーしましょう！

事前準備

テンプレートのコピーが完了しましたか？

では、事前準備として、Yoomの「マイアプリ」からGoogle スプレッドシートとGoogle Workspaceのアプリを登録しましょう。
※既に登録されている場合は「ステップ1.アプリトリガーの設定」へお進みください。

<手順>

1.Yoomにログイン後、左側メニュー「マイアプリ」から「＋新規接続」をクリック

2.アプリ名を検索してログインに必要な情報を入力し、アプリを登録

以下のように、Google スプレッドシートとGoogle Workspaceがマイアプリ一覧に表示されていたら準備完了です！

■注意事項

・Google Workspaceはチームプラン・サクセスプランでのみ利用可能なアプリです。それ以外のプランでは、実際にフローボットを起動させることができないのでご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うこともできます。無料トライアル中には今回のような制限対象のアプリを使用できるので、ぜひお試しください。

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早速、詳細設定に進みましょう！

ステップ1.アプリトリガーの設定

まずは最初の設定「行が追加されたら」をクリックしてください。

最初のページでは、事前に連携したアカウント情報が表示されるので確認しましょう。
問題なければ、そのまま「次へ」をクリックしてください。

続いてのページでは、Google スプレッドシートのIDと範囲の設定をしてください。
<span class="mark-yellow">特に「一意の値が入った列」は必ず一意の値がある列を設定してください。</span>
列内で値が重複していると正しく動かない場合があります。

全ての項目が入力できたら「テスト」をクリックして、エラーの有無を確認しましょう。

テストが成功すると、指定したGoogle スプレッドシートの項目がアウトプットとして反映されます。

今回の場合、Google Workspaceのグループにメンバーを追加するためのフローなので、メンバー追加のための情報が2つ必要です。 
<span class="mark-yellow">そのため、下記画像のように「アドレス」「グループキー」の2つの情報をGoogle スプレッドシート内にあらかじめ格納しておいてくださいね。</span>

ここまで問題がなければ「保存する」をクリックすれば、アプリトリガーの設定は終了です。

ステップ2.Google Workspaceの設定

続いて、「グループにメンバーを追加」をクリックしてください。

最初のページでは、ステップ1と同様にアカウント情報のみを確認して、問題なければ「次へ」をしてください。

次のページでは、グループにメンバーを追加するための設定をしていきます。

「グループキー」「追加するメンバーのメールアドレス」の2つの項目はGoogle スプレッドシートのアウトプットを活用しましょう。

「テスト」をクリックしてエラーが出なければ、「保存する」をクリックしてください。

下記画像のようなポップアップが出たら全ての設定が完了です。
トリガーをONにすると、フローボットが実行されます！

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Google スプレッドシートとGoogle Workspaceを使ったその他の自動化例

今回ご紹介したフロー以外にもGoogle スプレッドシートとGoogle WorkspaceのAPIを利用すれば、さまざまな業務の自動化を実現することができます。
いずれも簡単な設定で利用が可能になりますので、もし気になるものがあれば、ぜひお試しください！

Google スプレッドシートとGoogle Workspaceのその他の自動化例

Google Workspaceで従業員が追加されたら、Google スプレッドシートに追加することもできます。
また、毎日10時に起動して、本日入社予定の人を格納データから取得して、ループでGoogle Workspaceのアカウント発行を行うフローボットもおすすめです。

Google スプレッドシートを活用した自動化例

Google スプレッドシートで行が追加されたら、ユーザーや連絡先を追加する

手動での転記が不要となるため、入力ミスや登録漏れ、二重登録などのヒューマンエラーを防止し、情報共有がスムーズに進められます。

Google スプレッドシートで行が追加されたらフォルダを作成する

手動作業の手間を削減できるほか、フォルダ名のタイプミスや作成忘れといった人的ミスを防ぐことが可能です。

Google スプレッドシートで行が更新されたら、連絡先を削除する

情報の更新と同時に古い連絡先情報が削除されることで、連絡ミスや情報漏れのリスクが減るかもしれません。

Google Workspaceを活用した自動化例

申請が承認されたらGoogleWorkspaceに新規ユーザーを登録する

情報の追加作業が自動化されることで、手動での作業の手間を省くことができます。

Google Workspaceで従業員が登録されたら入社案内を従業員に通知する

新入社員の登録と同時に案内メールが自動送信されるため、人事担当者が一人ひとりに手動でメールを送る手間を削減できます。

Google スプレッドシートとGoogle Workspaceを連携するメリット

メリット1.追加作業の手間を最小限に

Google Workspaceのグループに、新しくメンバーを追加する場合、通常手作業で対応しなくてはなりません。
例えば、Google スプレッドシートをメンバー管理の基幹データベースとして使用している場合、どちらのアプリにも入力が必要になり、二重の手間がかかってしまいます。
しかし、この連携を使えばGoogle スプレッドシートの情報をもとに、自動でGoogle Workspaceにも同じ情報が追加されるため、手作業の負担軽減が期待できるでしょう。

メリット2.情報の一元管理で業務効率化

自動で情報を反映するので、Google スプレッドシートでユーザー情報の一元管理ができるようになるかもしれません。
情報が一元化されると、業務効率化が期待できます。
例えば、複数のアプリでデータ管理をしている場合、一方は最新のデータになっているけど、もう一方は古いデータのままということがあると思います。
情報の不整合が原因で、正しい情報の確認や修正作業が発生し、本来必要のない作業に時間がかかってしまうのはもったいないですよね。
この自動化フローの導入で、不整合の発生をなくせるはずです。

まとめ

以上、Google スプレッドシートとGoogle Workspaceを連携する手順でした！
このように、Yoomはプログラミングの知識がなくても使えるため、簡単に連携・設定ができます。

Google スプレッドシートの情報と連動して、Google Workspaceのグループにメンバーを自動で追加できるので、手作業の負担を最小限に抑えられるはずです！
特に、所属部署が頻繁に変わる会社では、グループへの追加作業が多いと思うので、ぜひYoomのアプリ連携を取り入れてみてください。

興味を持ったら、まずはこちらから無料登録！