事前準備
テンプレートをコピーしたら、まず事前準備として、Yoomの「マイアプリ」からGoogleスプレッドシートとGoogle Workspaceのアプリを登録する必要があります。
※既に登録されている場合は「ステップ1.アプリトリガーの設定」へお進みください。
<手順>
1.Yoomにログイン後、左側メニュー「マイアプリ」から「＋新規接続」をクリック
2.アプリ名を検索してログインに必要な情報を入力し、アプリを登録
以下のように、GoogleスプレッドシートとGoogle Workspaceがマイアプリ一覧に表示されていたら準備完了です！
早速、詳細設定に進みましょう！
ステップ1.アプリトリガーの設定
まずは最初の設定「行が追加されたら」をクリックしてください。
最初のページでは、事前に連携したアカウント情報が表示されるので確認しましょう。
問題なければ、そのまま「次へ」をクリックしてください。
続いてのページでは、GoogleスプレッドシートのIDと範囲の設定をしてください。
<span class="mark-yellow">特に「一意の値が入った列」は必ず一意の値がある列を設定してください。</span>
列内で値が重複していると正しく動かない場合があります。
全ての項目が入力できたら「テスト」をクリックして、エラーの有無を確認しましょう。
テストが成功すると、指定したGoogleスプレッドシートの項目がアウトプットとして反映されます。
今回の場合、GoogleWorkspaceのグループにメンバーを追加するためのフローなので、メンバー追加のための情報が2つ必要です。
<span class="mark-yellow">そのため、下記画像のように「アドレス」「グループキー」の2つの情報をスプレッドシート内にあらかじめ格納していただければと思います。</span>
ここまで、問題がなければ「保存する」でトリガーの設定は終了です。
ステップ2.Google Workspaceの設定
続いて、「グループにメンバーを追加」をクリックしてください。
最初のページでは、ステップ1と同様にアカウント情報のみを確認して、問題なければ「次へ」をしてください。
次のページでは、グループにメンバーを追加するための設定をしていきます。
「グループキー」「追加するメンバーのメールアドレス」の2つの項目はスプレッドシートからアウトプットされた情報をご活用ください。
「テスト」をクリックしてエラーが出なければ、「保存する」をクリックしてください。
下記画像のようなポップアップが出たら全ての設定が完了です。
トリガーをONにすると、フローが実行されます。
その他GoogleスプレッドシートとGoogle Workspaceを使った自動化の例
Yoomには、GoogleスプレッドシートとGoogle Workspaceを使った多くの自動化事例があります。
ここでは代表的な例をいくつか紹介します。
1.Googleスプレッドシートで行が追加されたらGoogle Workspaceでユーザーを追加する
今回説明したフローは、Google Workspaceのグループにメンバーを追加する方法でしたが、以下のテンプレートはユーザーを自動追加するためのフローです。新入社員のGoogleアカウントを発行する際などに活用できます。
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