Google スプレッドシートで行が追加されたらGoogle Workspaceでグループにメンバーを追加する方法

Google Workspaceのグループにメンバーを追加する作業を自動化できたら、楽だと思いませんか？

従業員のアカウントをグループごとに管理すると、会議の招待や情報共有をまとめて行えるので、とても便利ですよね。
その一方で、新しいメンバーをグループに追加したい場合、その都度追加作業が発生するため、手間に感じることがあると思います。
特に、ジョブローテーションを取り入れている会社や、人事異動が頻繁に行われている会社はそう感じることが多いのではないでしょうか。

そんなときに、今回解説する自動連携がお役に立てるかもしれません！
興味のある方は、以下の手順を参考にして、Yoomで自動連携をお試しください！

こんな方におすすめ

• Google スプレッドシートとGoogle Workspaceを活用している方
• Google スプレッドシートとGoogle Workspaceを連携して、業務効率化を考えている方
• Google スプレッドシートとGoogle Workspaceを連携して、従業員情報の管理を行なっている方
• Google スプレッドシートとGoogle Workspaceを連携して、情報の登録作業の負担を削減したい方

今すぐに試したい方へ

本記事ではノーコードツール「Yoom」を使用した連携方法をご紹介します。
難しい設定や操作は必要なく、非エンジニアの方でも簡単に実現できます。
下記のテンプレートから今すぐに始めることもできますので、ぜひお試しください！

Google スプレッドシートで行が追加されたらGoogle Workspaceでグループにメンバーを追加する

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Googleスプレッドシートで行が追加されたらGoogle Workspaceでグループにメンバーを追加するフローです。

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[Yoomとは]

Google スプレッドシートとGoogle Workspaceの連携フロー

では、実際にGoogle スプレッドシートとGoogle Workspaceを連携するための手順をご紹介します。

具体的な設定の手順は以下の通りです。

1.アプリトリガーの設定
2.Google Workspaceの設定

最初に、こちらのテンプレートをコピーしましょう！

Google スプレッドシートで行が追加されたらGoogle Workspaceでグループにメンバーを追加する

試してみる

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Googleスプレッドシートで行が追加されたらGoogle Workspaceでグループにメンバーを追加するフローです。

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事前準備

テンプレートのコピーが完了しましたか？

では、事前準備として、Yoomの「マイアプリ」からGoogle スプレッドシートとGoogle Workspaceのアプリを登録しましょう。
※既に登録されている場合は「ステップ1.アプリトリガーの設定」へお進みください。

<手順>

1.Yoomにログイン後、左側メニュー「マイアプリ」から「＋新規接続」をクリック

2.アプリ名を検索してログインに必要な情報を入力し、アプリを登録

以下のように、Google スプレッドシートとGoogle Workspaceがマイアプリ一覧に表示されていたら準備完了です！

■注意事項

・Google Workspaceはチームプラン・サクセスプランでのみ利用可能なアプリです。それ以外のプランでは、実際にフローボットを起動させることができないのでご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うこともできます。無料トライアル中には今回のような制限対象のアプリを使用できるので、ぜひお試しください。

早速、詳細設定に進みましょう！

ステップ1.アプリトリガーの設定

まずは最初の設定「行が追加されたら」をクリックしてください。

最初のページでは、事前に連携したアカウント情報が表示されるので確認しましょう。
問題なければ、そのまま「次へ」をクリックしてください。

続いてのページでは、Google スプレッドシートのIDと範囲の設定をしてください。
特に「一意の値が入った列」は必ず一意の値がある列を設定してください。
列内で値が重複していると正しく動かない場合があります。

全ての項目が入力できたら「テスト」をクリックして、エラーの有無を確認しましょう。

テストが成功すると、指定したGoogle スプレッドシートの項目がアウトプットとして反映されます。

今回の場合、Google Workspaceのグループにメンバーを追加するためのフローなので、メンバー追加のための情報が2つ必要です。 
そのため、下記画像のように「アドレス」「グループキー」の2つの情報をGoogle スプレッドシート内にあらかじめ格納しておいてくださいね。

ここまで問題がなければ「保存する」をクリックすれば、アプリトリガーの設定は終了です。

ステップ2.Google Workspaceの設定

続いて、「グループにメンバーを追加」をクリックしてください。

最初のページでは、ステップ1と同様にアカウント情報のみを確認して、問題なければ「次へ」をしてください。

次のページでは、グループにメンバーを追加するための設定をしていきます。

「グループキー」「追加するメンバーのメールアドレス」の2つの項目はGoogle スプレッドシートのアウトプットを活用しましょう。

「テスト」をクリックしてエラーが出なければ、「保存する」をクリックしてください。

下記画像のようなポップアップが出たら全ての設定が完了です。
トリガーをONにすると、フローボットが実行されます！

Google スプレッドシートで行が追加されたらGoogle Workspaceでグループにメンバーを追加する

試してみる

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Googleスプレッドシートで行が追加されたらGoogle Workspaceでグループにメンバーを追加するフローです。

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Google スプレッドシートとGoogle Workspaceを使ったその他の自動化例

今回ご紹介したフロー以外にもGoogle スプレッドシートとGoogle WorkspaceのAPIを利用すれば、さまざまな業務の自動化を実現することができます。
いずれも簡単な設定で利用が可能になりますので、もし気になるものがあれば、ぜひお試しください！

Google スプレッドシートとGoogle Workspaceのその他の自動化例

Google Workspaceで従業員が追加されたら、Google スプレッドシートに追加することもできます。
また、毎日10時に起動して、本日入社予定の人を格納データから取得して、ループでGoogle Workspaceのアカウント発行を行うフローボットもおすすめです。

毎日10時に起動して、本日入社予定の人をスプシから取得して、ループでGoogle Workspaceのアカウント発行を行う

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■概要
毎日10時に起動して、本日入社予定の人をスプシから取得して、ループでGoogle Workspaceのアカウント発行を行うフローです。
Yoomを利用すると、プログラミング不要で簡単にアプリ同士を連携することができます。‍‍
■このテンプレートをおすすめする方
1.Google Workspaceで日常的に利用している方
・アカウントの発行や管理を担当している方
・アカウントの発行における遅れや入力ミスを防止したい方

■注意事項
・Google スプレッドシート、Google WorkspaceのそれぞれとYoomを連携してください。
・Google Workspaceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・「同じ処理を繰り返す」オペレーション間の操作は、チームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。

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Google Workspaceで従業員が追加されたら、Google スプレッドシートに追加する

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■概要
「Google Workspaceで従業員が追加されたら、Google スプレッドシートに追加する」フローは、従業員情報の管理をスムーズにする業務ワークフローです。
Yoomではプログラミング不要でアプリ間の連携ができるため、簡単にこのフローを実現することができます。‍

■このテンプレートをおすすめする方
・Google Workspaceを活用して従業員管理を行っている人事担当者
・複数の従業員情報を手動でスプレッドシートに入力しているチームリーダー
・新しい従業員の追加手続きを効率化したい経営者

■注意事項
・Google Workspace、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
・Google Workspaceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。

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Google スプレッドシートを活用した自動化例

Google スプレッドシートで行が追加されたら、ユーザーや連絡先を追加する

手動での転記が不要となるため、入力ミスや登録漏れ、二重登録などのヒューマンエラーを防止し、情報共有がスムーズに進められます。

Google スプレッドシートで行が追加されたら、Freshsalesに連絡先を作成する

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Google スプレッドシートで行が追加されたら、Freshsalesに連絡先を作成するフローです。

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Google スプレッドシートで行が追加されたら、PHONE APPLI PEOPLEに個人電話帳フォルダを作成する

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Google スプレッドシートで行が追加されたら、PHONE APPLI PEOPLEに個人電話帳フォルダを作成するフローです。

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Google スプレッドシートで行が追加されたら、MakeLeapsに連絡先を作成する

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Google スプレッドシートで行が追加されたら、MakeLeapsに連絡先を作成するフローです。

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Google スプレッドシートで行が追加されたらフォルダを作成する

手動作業の手間を削減できるほか、フォルダ名のタイプミスや作成忘れといった人的ミスを防ぐことが可能です。

Google スプレッドシートで行が追加されたら、Google Driveにフォルダを作成する

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Google スプレッドシートで行が追加されたら、Google Driveにフォルダを作成するフローです。

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Google スプレッドシートで行が追加されたら、Dropboxにフォルダを作成する

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Google スプレッドシートで行が追加されたら、Dropboxにフォルダを作成するフローです。

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Google スプレッドシートで行が追加されたら、OneDriveにフォルダを作成する

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■概要
Google スプレッドシートで管理している情報に基づき、都度OneDriveにフォルダを手動で作成する作業は、手間がかかるだけでなく、作成漏れや命名ミスなどの原因にもなりがちです。このワークフローを活用すれば、Google スプレッドシートに新しい行が追加されるだけで、OneDriveに指定のフォルダが自動で作成されるため、ファイル管理の正確性を保ちながら業務の効率化を実現できます。

■このテンプレートをおすすめする方
・Google スプレッドシートとOneDriveを用いて、案件や顧客情報を管理している方
・手作業によるフォルダ作成の手間や、作成漏れなどのミスをなくしたいと考えている方
・ファイル管理業務を自動化し、コア業務に集中できる環境を整えたいと考えている方

■注意事項
・Google スプレッドシート、OneDriveのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。

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Google スプレッドシートで行が更新されたら、連絡先を削除する

情報の更新と同時に古い連絡先情報が削除されることで、連絡ミスや情報漏れのリスクが減るかもしれません。

Google スプレッドシートで行が更新されたら、ClickSendの連絡先を削除する

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Google スプレッドシートで行が更新されたら、ClickSendの連絡先を削除するフローです。

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Google スプレッドシートで行が更新されたら、Frontの連絡先を削除する

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Google スプレッドシートで行が更新されたら、Frontの連絡先を削除するフローです。

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Google スプレッドシートの行が更新されたら、Notionの関連レコードを削除する

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■概要
Google スプレッドシートとNotionで情報を管理しているものの、片方のツールで情報が更新された際に、もう一方のツールに手作業で反映させるのは手間がかかり、ミスも起こりがちではないでしょうか。
このワークフローは、Google スプレッドシートの特定の行が更新されたことをトリガーに、Notion上の関連するデータベースアイテムを自動で削除します。
これにより、手作業による削除漏れを防ぎ、二つのツール間のデータ整合性を保つ業務を効率化できます。

■このテンプレートをおすすめする方
・Google スプレッドシートをマスタとしてNotionと連携してタスク管理を行っている方
・Google スプレッドシートとNotion間のデータ同期を手作業で行い、非効率を感じている方
・二つのツール間で発生するデータの不整合や、手動での削除漏れを防止したいと考えている方

■注意事項
・Google スプレッドシート、NotionのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。

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Google Workspaceを活用した自動化例

申請が承認されたらGoogleWorkspaceに新規ユーザーを登録する

情報の追加作業が自動化されることで、手動での作業の手間を省くことができます。

Garoonで入社申請が承認されたらGoogle Workspaceに従業員を追加する

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Garoonで入社申請が承認されたらGoogle Workspaceに従業員を追加するフローです。

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kickflowで申請が承認されたらGoogle Workspaceに新規ユーザーを登録する

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kickflowで新たに申請が承認されたらGoogle Workspaceに新規ユーザーを登録するフローです。

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Google Workspaceで従業員が登録されたら入社案内を従業員に通知する

新入社員の登録と同時に案内メールが自動送信されるため、人事担当者が一人ひとりに手動でメールを送る手間を削減できます。

Google Workspaceで従業員が登録されたら入社案内を従業員にGmailで通知する

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Google Workspaceで従業員が登録されたら入社案内を従業員にGmailで通知するフローです。

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Google Workspaceで従業員が登録されたら入社案内を従業員にOutlookで通知する

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Google Workspaceで従業員が登録されたら入社案内を従業員にOutlookで通知するフローです。

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Google スプレッドシートとGoogle Workspaceを連携するメリット

メリット1.追加作業の手間を最小限に

Google Workspaceのグループに、新しくメンバーを追加する場合、通常手作業で対応しなくてはなりません。
例えば、Google スプレッドシートをメンバー管理の基幹データベースとして使用している場合、どちらのアプリにも入力が必要になり、二重の手間がかかってしまいます。
しかし、この連携を使えばGoogle スプレッドシートの情報をもとに、自動でGoogle Workspaceにも同じ情報が追加されるため、手作業の負担軽減が期待できるでしょう。

メリット2.情報の一元管理で業務効率化

自動で情報を反映するので、Google スプレッドシートでユーザー情報の一元管理ができるようになるかもしれません。
情報が一元化されると、業務効率化が期待できます。
例えば、複数のアプリでデータ管理をしている場合、一方は最新のデータになっているけど、もう一方は古いデータのままということがあると思います。
情報の不整合が原因で、正しい情報の確認や修正作業が発生し、本来必要のない作業に時間がかかってしまうのはもったいないですよね。
この自動化フローの導入で、不整合の発生をなくせるはずです。

まとめ

以上、Google スプレッドシートとGoogle Workspaceを連携する手順でした！
このように、Yoomはプログラミングの知識がなくても使えるため、簡単に連携・設定ができます。

Google スプレッドシートの情報と連動して、Google Workspaceのグループにメンバーを自動で追加できるので、手作業の負担を最小限に抑えられるはずです！
特に、所属部署が頻繁に変わる会社では、グループへの追加作業が多いと思うので、ぜひYoomのアプリ連携を取り入れてみてください。

興味を持ったら、まずはこちらから無料登録！