Googleスプレッドシートで行が追加されたらGoogle Workspaceでグループにメンバーを追加する方法

Google Workspaceのグループにメンバーを追加する作業を自動化できたら、楽だと思いませんか？

従業員のアカウントをグループごとに管理すると、会議の招待や情報共有をまとめて行えるので、とても便利ですよね。
その一方で、新しいメンバーをグループに追加したい場合、その都度追加作業が発生するため、手間に感じることがあると思います。
特に、ジョブローテーションを取り入れている会社や、人事異動が頻繁に行われている会社はそう感じることが多いのではないでしょうか。

そんなときに、今回解説する自動連携がお役に立てるかもしれません！
興味のある方は、以下の手順を参考にして、Yoomで自動連携をお試しください！

GoogleスプレッドシートとGoogle Workspaceを連携するメリット

メリット1.追加作業の手間を最小限に

Google Workspaceのグループに、新しくメンバーを追加する場合、通常手作業で対応する必要があります。
例えば、Googleスプレッドシートをメンバー管理の基幹データベースとして使用している場合、どちらのアプリにも入力が必要になり、二重の手間がかかってしまいます。
しかし、この連携を使えばGoogleスプレッドシートの情報をもとに、自動でGoogle Workspaceにも同じ情報が追加されるため、手作業の負担を軽減できます。

メリット2.情報の一元管理で業務効率化

「Googleスプレッドシートで行を追加すると、Google Workspaceのグループに自動でメンバーが追加される」ということは、Googleスプレッドシートでユーザー情報の一元管理ができるということです。
情報が一元化されると、業務効率化が期待できます。
例えば、複数のアプリでデータ管理をしている場合、一方は最新のデータになっているけど、もう一方は古いデータのままということがあると思います。
情報の不整合が原因で、正しい情報の確認や修正作業が発生し、本来必要のない作業に時間がかかってしまうのはもったいないですよね。

情報の一元化は、そういったことも未然に防ぐことが可能なので、業務効率化につながるでしょう。

[Yoomとは]

GoogleスプレッドシートとGoogle Workspaceの連携フロー

では、実際にGoogleスプレッドシートとGoogle Workspaceを連携するための手順をご紹介します。

具体的な設定の手順は以下の通りです。

1.アプリトリガーの設定
2.Google Workspaceの設定

Yoomでは、上記2ステップをテンプレートとして提供しております。
ゼロから作成するよりも簡単にフローボットを作成できるので、まずは下のバナーにある「試してみる」ボタンをクリックして、テンプレートをコピーしておきましょう！

事前準備

テンプレートをコピーしたら、まず事前準備として、Yoomの「マイアプリ」からGoogleスプレッドシートとGoogle Workspaceのアプリを登録する必要があります。
※既に登録されている場合は「ステップ1.アプリトリガーの設定」へお進みください。

<手順>

1.Yoomにログイン後、左側メニュー「マイアプリ」から「＋新規接続」をクリック

2.アプリ名を検索してログインに必要な情報を入力し、アプリを登録

以下のように、GoogleスプレッドシートとGoogle Workspaceがマイアプリ一覧に表示されていたら準備完了です！

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早速、詳細設定に進みましょう！

ステップ1.アプリトリガーの設定

まずは最初の設定「行が追加されたら」をクリックしてください。

最初のページでは、事前に連携したアカウント情報が表示されるので確認しましょう。
問題なければ、そのまま「次へ」をクリックしてください。

続いてのページでは、GoogleスプレッドシートのIDと範囲の設定をしてください。
<span class="mark-yellow">特に「一意の値が入った列」は必ず一意の値がある列を設定してください。</span>
列内で値が重複していると正しく動かない場合があります。

全ての項目が入力できたら「テスト」をクリックして、エラーの有無を確認しましょう。

テストが成功すると、指定したGoogleスプレッドシートの項目がアウトプットとして反映されます。

今回の場合、GoogleWorkspaceのグループにメンバーを追加するためのフローなので、メンバー追加のための情報が2つ必要です。
<span class="mark-yellow">そのため、下記画像のように「アドレス」「グループキー」の2つの情報をスプレッドシート内にあらかじめ格納していただければと思います。</span>

ここまで、問題がなければ「保存する」でトリガーの設定は終了です。

ステップ2.Google Workspaceの設定

続いて、「グループにメンバーを追加」をクリックしてください。

最初のページでは、ステップ1と同様にアカウント情報のみを確認して、問題なければ「次へ」をしてください。

次のページでは、グループにメンバーを追加するための設定をしていきます。

「グループキー」「追加するメンバーのメールアドレス」の2つの項目はスプレッドシートからアウトプットされた情報をご活用ください。

「テスト」をクリックしてエラーが出なければ、「保存する」をクリックしてください。

下記画像のようなポップアップが出たら全ての設定が完了です。
トリガーをONにすると、フローが実行されます。

その他GoogleスプレッドシートとGoogle Workspaceを使った自動化の例

Yoomには、GoogleスプレッドシートとGoogle Workspaceを使った多くの自動化事例があります。
ここでは代表的な例をいくつか紹介します。

1.Googleスプレッドシートで行が追加されたらGoogle Workspaceでユーザーを追加する

今回説明したフローは、Google Workspaceのグループにメンバーを追加する方法でしたが、以下のテンプレートはユーザーを自動追加するためのフローです。新入社員のGoogleアカウントを発行する際などに活用できます。

2.入社日3日前になったらアカウントを発行しGmailで送付する

アカウントの発行と同時に、ログイン情報などをメールで自動送付するフローもあります。
入社前の社員への連絡を毎回手業で行っている方におすすめです。

3.SmartHRに従業員が登録されたらGoogle Workspaceに新規ユーザーを追加する

Googleスプレッドシートではなく、SmartHRで従業員の情報を管理している会社も多いのではないでしょうか。以下のテンプレートは、SmartHRとGoogle Workspaceを連携して、Googleのアカウント発行を自動化するためのフローです。

まとめ

以上、GoogleスプレッドシートとGoogle Workspaceを連携する手順でした！
このように、Yoomはプログラミングの知識がなくても使えるため、簡単に連携設定ができます。

Googleスプレッドシートの情報と連動して、Google Workspaceのグループにメンバーを自動で追加できるので、手作業の負担を最小限に抑えられます。
特に、所属部署が頻繁に変わる会社では、グループへの追加作業が多いと思うので、ぜひご利用をご検討ください。

興味を持っていただけたら、まずはこちらから無料登録をお願いします！

■注意事項

・Google Workspaceはチームプラン・サクセスプランでのみ利用可能なアプリです。それ以外のプランでは、実際にフローボットを起動させることができないのでご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うこともできます。無料トライアル中には今回のような制限対象のアプリを使用できるので、ぜひお試しください。