【Googleスプレッドシート×Wrike】連携で実現するタスク管理の最適化

「Google スプレッドシートでデータ管理はしているけれど、タスク登録の手間がかかる」と感じていませんか？採用や営業活動でGoogle スプレッドシートを使う場面は多いですが、そこからタスク管理ツールに手作業で移すのは大変です。

この課題を解決できるのが、Yoomを活用したGoogle スプレッドシートとWrikeの連携です。Google スプレッドシートに新しい行を追加するだけで、Wrikeにタスクが自動生成されます。これにより、手動入力の負担が軽減され、作業がスムーズに進みます。また、チーム間の情報共有の効率化が期待できる点も、大きな魅力です。

この記事では、Yoomを使ったGoogle スプレッドシートとWrikeの連携設定の方法を分かりやすく解説します。ぜひ参考にしてください。

こんな方におすすめ

採用活動や営業活動などで、スプレッドシートを利用した情報管理に課題を感じている方
複数のツールを使うチーム間で、スムーズな情報共有やタスク進行を実現したい方
Google スプレッドシートの膨大なデータを効率よくプロジェクト管理に活かしたいと考えている方
タスクの手動登録に時間がかかり、自動化による作業の効率化を模索している方

GoogleスプレッドシートとWrikeの連携メリットと具体例

メリット1: 日常業務でのタスク作成を簡単に

Google スプレッドシートに行を追加するだけで、Wrikeにタスクが自動生成される機能は、日々の業務効率化に最適です。採用活動や営業活動など、短期的なタスクを頻繁に作成する場面で特に役立ちます。

例えば、採用担当者が候補者リストをGoogle スプレッドシートに追加すると、Wrikeに「面接準備」や「書類確認」などのタスクが自動で生成されます。同様に、営業チームが新規顧客情報をGoogle スプレッドシートに登録するだけで、Wrikeに「初回フォローアップ」や「契約案作成」といったタスクが即座に反映される仕組みです。

この自動化により、手作業でタスクを登録する手間が省け、タスク漏れのリスクも軽減します。複数人が関与する業務では、情報の一元化が進み、チーム間の認識のズレが減ります。短時間でのタスク作成が可能になるため、日常業務の作業効率の向上が期待できます。

メリット2: 大量データを一括でタスク化してプロジェクトを効率的に管理

Google スプレッドシートで管理している膨大なデータを、Wrikeで一括タスク化する機能は、大規模プロジェクトの効率的な管理に欠かせません。この仕組みは、特にデータ量が多く、短期間でタスクを振り分ける必要がある場面で活躍します。

例えば、マーケティングチームがGoogle スプレッドシートでキャンペーンリストを作成している場合、それをWrikeに取り込むだけで、100件以上のタスクが一括で生成されます。同様に、イベント運営チームがスプレッドシートで複数の会場情報を管理し、それをWrikeにインポートすれば、「設営」「進行確認」「撤去」などのタスクをすばやく全メンバーに割り振ることができます。

このように、一括でタスク化することで、手動入力の時間を大幅に削減し、入力ミスの防止につながります。また、各タスクの進捗を一元的に管理できるため、大規模プロジェクトのスムーズな進行が期待できます。複雑な業務を迅速かつ正確に進めるための強力なサポートとなるでしょう。

メリット3: チーム間の情報をつなげる

アプリ連携を活用することで、異なるツールを使用するチーム間の連携が容易になります。Google スプレッドシートのデータをWrikeでタスク化できることで、情報の橋渡しがスムーズに行えます。

例えば、営業チームがGoogle スプレッドシートに取引先リストを記載し、それがWrikeで「フォローアップ」や「契約準備」などのタスクとして共有されるとします。このような連携により、異なる業務ツールを使用しているチーム間での認識のずれを減らしやすくなります。この仕組みは、結果的にタスクの進行を一元化しやすくする効果も期待できます。

Google スプレッドシートとWrikeの連携フローの作り方

ここからは、Yoomを使ってGoogle スプレッドシートとWrikeを連携していきましょう。
今回設定するのは「Googleスプレッドシートで行が追加されたらWrikeにタスクを作成する」というフローです。

設定のおおまかな流れは以下の通りです。

YoomとGoogle スプレッドシート・Wrikeをマイアプリ連携
テンプレートをコピー
フローの詳細設定
トリガーをONにして業務効率化！

難しいプログラミングの知識がなくても設定可能です。

まずは連携前の準備から始めましょう。

[Yoomとは]

ステップ1：GoogleスプレッドシートとWrikeをマイアプリ連携

最初にYoomでGoogle スプレッドシートとWrikeのマイアプリ連携の設定をします。
Yoomにログインをしたら、左側メニューの「マイアプリ」から「＋新規接続」をクリックしてください。

「アプリの新規接続」をクリックすると、検索ウィンドウが出て切るのでGoogle スプレッドシートとWrikeをそれぞれ検索しましょう。

Google スプレッドシートのマイアプリ連携

Google スプレッドシートは、Googleアカウントでログインしてください。

「Sign in with Google」をクリックすると、Googleアカウントの選択画面が出てくるので連携したいものを選択しましょう。

‍

アカウントの選択→Yoomにログイン「次へ」→YoomがGoogleアカウントへのアクセスを求めています「続行」をクリックしていくとマイアプリ連携ができます。

また、今回のフローではあらかじめ使用するシートを準備しておきましょう。
今回あらかじめ準備しておいたシートは以下のものです。

A列の「ユニークキー(＝ほかの行と値がかぶらないもの)」が設定には必要なので、必ずシート上に作成しておくようにしてください。

Wrikeのマイアプリ連携

Wrikeを検索したら、ログイン画面が出てくるので情報を入力してください。
次にYoomとの連携を許可します。

上記画面の「承認」をクリックすると連携が完了します。
マイアプリ一覧に加わったことを確認しておきましょう。

‍

Google スプレッドシートも同様に確認出来たらマイアプリ連携は完了です。
続いてフローの設定に進むので、下のバナーからテンプレートをコピーしておきましょう

ステップ2：アプリトリガーを設定

最初の設定は「行が追加されたら」です。
1ページ目では、マイアプリ連携が済んでいるGoogle スプレッドシートのアカウント情報が載っています。

タイトルは変更できるので、後から見返すときにわかりやすいものに変更しておきましょう。
アカウント情報が確認出来たら「次へ」をクリックしてください。

次のページでは、トリガーの起動間隔などを設定します。

トリガーの起動間隔は5分から60分までの間で設定できます。
プランによっては選択できないものもあるので注意してください。

スプレッドシートIDとシートIDを候補から選択して、テーブルの範囲を入力したら、一意の値が入った列も設定します。
一意の値＝ユニークキーなので、マイアプリ連携のところで説明した「同列のほかの行と値がかぶらない列」をしてください。

‍

今回の場合はA列に通し番号を入れているので、そこを一意の値が入った列としています。
必須項目を入力したら、テスト用に指定したシートに入力をしてから「テスト」をクリックしてください。

テストが成功するとアウトプットが取得できます。

各項目に入力されているものがアウトプットの値として取得できました。
Google スプレッドシートで行が入力されるたびにアウトプットが取得され、そのたびに取得できる値は変化します。

ここまで確認出来たら「保存する」でアプリトリガー設定は完了です。

ステップ3：タスク作成のための設定

続いて「タスクを作成」の設定です。
Google スプレッドシートと同様に、1ページ目ではアカウント情報の確認とタイトルの修正をして次に進みます。

次に、Wrikeに追加するタスクの内容の詳細を設定します。

タイトルをアウトプットから反映させ、フォルダーIDを候補から選択します。
アウトプットの設定は、各項目をクリックして下記画像のように選択をしていくだけです。

アウトプットを活用することで、Google スプレッドシートから取得された内容ごとにWrikeに追加される内容が変化します。

必要な項目の設定ができたら「テスト」をクリックしてください。

テストが成功すると、上記画像のようにWrikeに追加されます。
個々かで確認ができたら「保存する」で設定完了です。

ステップ4：Google スプレッドシートのレコード更新設定

最後の設定は「レコードを更新する」です。
この設定は、今回のフロー「行が追加されたら」ではなく「行が更新されたら」のフローのための設定です。

1ページ目では、アカウント情報の確認とタイトルの修正を行った後に連携する(レコードを更新する)データベースの情報を入力します。

各項目入力ができたら次に進みましょう。
次のページでは、レコード更新の為の詳細設定を行います。

指定した条件に合致する箇所が自動更新されます。
上記画像の場合、ユニークキーがアウトプットで取得した「ユニークキー」と一致する行の「タスクID」が自動で追加されるようになります。

入力ができたら「テスト」をクリックしてください。
指定したシートのタスクIDの項目に値が追加されました。

これですべての設定は完了です。
最後にトリガーをONにしてフローを動かしましょう。

これでフローが動くようになりました。
今回設定したのは以下のテンプレートです。

Googleスプレッドシート・Wrikeを使ったその他の自動化例

Googleスプレッドシートとfreee会計を連携し、取引先情報の登録・更新を効率化

Googleスプレッドシートで新規行が追加または更新されると、freee会計に取引先情報が自動で登録・更新されるフローです。これにより手動での入力ミスを防ぎ、作業効率が大幅に向上することが期待できます。また、リアルタイムでデータが反映されるため、正確な情報管理が見込まれます。

WrikeタスクをSlack通知でチーム間の情報共有を促進

Wrikeにタスクが登録されると、自動的にSlackで通知が送られるフローです。これにより、チーム全員が即座にタスクの進捗を把握し、スムーズなコミュニケーションが期待できます。特に、タスク漏れを防ぎ、プロジェクトの円滑な進行が見込まれます。

まとめ

Yoomを使うと、GoogleスプレッドシートとWrikeを連携させて、タスク作成や情報共有を効率化できます。プログラミング不要で、手順に沿うだけで設定が完了します。手作業の手間を減らし、業務の進行をスムーズにする効果が期待できます。

また、Yoomは他のツールとの連携にも対応しているため、幅広い業務の効率化に役立ちます。無料登録から始めて、業務改善の第一歩を踏み出してみてはいかがでしょうか？あなたの働き方がさらに快適になります。