Google スプレッドシートに取引情報が追加されたらZendesk Sellで取引を作成する方法

ステップ1:Google スプレッドシートとZendesk Sellをマイアプリ登録

Google スプレッドシートとZendesk SellをYoomに接続するマイアプリ登録を行いましょう。
あらかじめマイアプリ登録を行うことで、自動化設定がより簡単になります。

まず、Google スプレッドシートのマイアプリ登録を行ってください。
Yoom画面左側にある「マイアプリ」→「新規接続」をクリックしましょう。

以下の画面が表示されたら、検索欄でGoogle スプレッドシートを検索するか、アプリ一覧から探してください。

以下の画面が表示されるので、Google スプレッドシートにログインしましょう。

続いて、Zendesk Sellのマイアプリ登録を行います。
先ほどと同様に、Zendesk Sellを検索欄で検索するか、一覧から探してください。
以下の画面が表示されたら、説明を確認して「アカウント名」と「アクセストークン」を設定します。

Google スプレッドシートとZendesk Sellがマイアプリに表示されていれば、マイアプリ登録完了です。

ステップ2:テンプレートをコピー

自動化の設定をするため、以下のバナーにある「試してみる」をクリックしてください。

以下の画面表示を読んで、「OK」をクリックしましょう。

以下の画面が表示されるので、「タイトル」と「説明」を確認します。
変更する場合は、以下のページから変更しましょう。
最初に、Google スプレッドシートの設定を行うため、「行が追加されたら」をクリックしてください。

ステップ3:フローの起点となるGoogle スプレッドシートのトリガー設定とその後に続くZendesk Sellのオペレーション設定

以下の画面が表示されたら、設定を確認します。

• 「タイトル」→お好みで変更可
• 「Google スプレッドシートと連携するアカウント情報」→合っているか確認
• 「トリガーアクション」→行が追加されたら
  

設定方法が表示されるので、確認してください。

Google スプレッドシートに移動して、テスト用に取引の項目名を設定します。
以下は例ですので、任意で設定してください。
※取引IDの列には、まだ値を入力しないでください。

以下の画面が表示されるので、「トリガーの起動間隔」を設定しましょう。
5分、10分、15分、30分、60分から選択します。
※トリガーの起動間隔はプランによって異なるので、注意してください。

続いて、「スプレッドシートID」を候補から設定します。
枠内をクリックすると候補が表示されるので、該当するスプレッドシートIDを選択してください。

スクロールし、「シートID」も先ほどと同様に、候補から選択しましょう。

次に、以下の設定を行いましょう。

• 「テーブルの範囲(始まり)」→今回の場合はA
• 「テーブルの範囲(終わり)」→今回の場合はI
  ※項目の最終列のアルファベットを指定
• 「一意の値が入った列」→列内で値が重複しない列を指定
  ※必ず一意の値がある列を指定します。
  値が重複した場合は、正しく動かない可能性があるので、注意してください。
  今回は連絡先IDの列のBを指定しましたが、どの列を指定するかは任意です。

設定が完了したら、「テスト」→「テスト成功」→「保存」をクリックしましょう。

次に、Zendesk Sellの設定を行うため、「取引を作成」をクリックしてください。

• 「タイトル」→お好みで変更可
• 「Zendesk Sellと連携するアカウント情報」→合っているか確認
• 「アクション」→取引を作成
  

以下の画面が表示されるので、「取引名」を設定しましょう。
「行が追加されたら」のアウトプットから「取引名」を選択します。
「行が追加されたら」のアウトプットには、Google スプレッドシートで設定した項目が表示されます。
赤枠内の矢印をクリックすることで、アウトプットが表示されます。

スクロールし、取引名と同様に「連絡先ID」もアウトプットを活用して設定してください。
他にも必要な項目があれば設定し、「テスト」→「テスト成功」→「保存」をクリックしましょう。

続いて、Zendesk Sellで取得したZendesk Sell側のユニークキー（取引ID）をGoogle スプレッドシートに更新する設定を行うため、「レコードを更新する」をクリックします。
以下の画面が表示されたら、設定を確認しましょう。

• 「タイトル」→お好みで変更可
• 「Google スプレッドシートと連携するアカウント情報」→合っているか確認
• 「実行アクション」→レコードを更新する
  

以下の画面が表示されるので、「データベースの連携」を設定しましょう。

• 「スプレッドシートID」、「スプレッドシートのタブ名」→候補から選択するか、説明の通りに設定
• 「テーブル範囲」→任意で設定
  

以下の設定方法を確認します。

スクロールして、「更新したいレコードの条件」を設定しましょう。
こちらでは、トリガー時点で入っている一意の値を使って対象レコードを検索します。
今回は以下のように設定しました。

次に、「更新後のレコードの値」を設定してください。
Zendesk Sellから取得した取引IDを更新するので、Zendesk Sellのアウトプットを使用して以下のように設定しましょう。

ステップ4:トリガーボタンをONにして、Google スプレッドシートとZendesk Sellの連携動作を確認

最後に「トリガーをON」をクリックしたら、自動化の設定は完了です。
フローボットが正常に起動するかチェックしてください。

今回使用したテンプレートはこちらです。

その他のGoogle スプレッドシートとZendesk Sellを使った自動化の例

他にもGoogle スプレッドシートとZendesk Sellを使った自動化の例がYoomにはたくさんあるので、いくつか紹介します。

1.Google スプレッドシートで行が追加されたら、Zendesk Sellにリードを自動作成するフローです。
Google スプレッドシートにリード情報を追加すると、Zendesk Sellにも反映されるため、作成の手間が省けます。
新規リード情報をスピーディーにZendesk Sellに追加し、円滑に対応したい方におすすめの自動化です。

2.Google スプレッドシートで行が更新されたら、自動的にZendesk Sellの連絡先を更新するフローです。
Google スプレッドシートとZendesk Sellに連絡先を追加している方におすすめの自動化です。
連絡先の更新が自動化されるので、正確なデータ更新が可能になります。

3.Google スプレッドシートで行が更新されたら、Zendesk Sellのタスクを自動更新するフローです。
‍Google スプレッドシートのデータが更新されると、そのデータに基づいてZendesk Sellにタスクを自動的に更新できます。
手作業でのタスク更新が不要になり、担当者の負担を軽減できます。

まとめ

Google スプレッドシートとZendesk Sellを連携することで、手入力を減らし、精度の高い業務を提供できるかもしれません。
Google スプレッドシートの取引データをZendesk Sellに自動反映することで、入力ミスや漏れを未然に防ぐことができます。
これにより、システム間の移動が削減され、スピーディーな意思決定が可能になるでしょう。
さらに、取引データを可視化でき、データ分析にも活用が期待できます。

Yoomを活用した自動化で、取引データの転記をもっと簡単にしましょう。