Google スプレッドシート・Zoom・Gmailでリード情報登録後の会議作成と通知を自動化

新規リードへの対応をもっとスマートにしたいと考えていませんか？
今回は、Google スプレッドシート・Zoom・Gmailを連携し、リード登録時に自動で会議設定と通知をする方法をご紹介します。
この自動化により、手作業が軽減され、よりスムーズに対応できるでしょう。
特に顧客対応や営業活動をスムーズに進めたい方におすすめの自動化です。

こんな方におすすめ

会議設定を自動化させ、顧客対応をスムーズに行いたいカスタマーサポート担当者
手動作業を減らして業務を効率化させたい方
ヒューマンエラーを防いで、自動的にZoomの会議設定やメール通知を行いたい方
Google スプレッドシート、Zoom、Gmailをそれぞれ活用しており、各アプリを連携して業務効率化を図りたい方

Google スプレッドシート・Zoom・Gmailの連携メリットと具体例

メリット1:時間を短縮できる

今まで手動で行っていた会議の設定や通知を自動化することで、担当者はそれらの作業に時間を取られることがなくなるでしょう。
たとえば、営業活動でリードを獲得し、Google スプレッドシートに入力すると、自動的にZoomで会議が設定され、Gmailで通知が送られます。
これにより、担当者の作業負担が軽減され、より顧客対応や営業活動に集中できるかもしれません。

メリット2:ヒューマンエラーを避けられる

手動で行う会議設定やメールの送信は、ミスが起こるリスクが高まります。
たとえば、会議リンクの入力ミスや間違った宛先にメールを送信するといったことが挙げられます。
しかし、Google スプレッドシートにリード情報が登録された時点で、自動的にZoomで会議を設定し、Gmailで通知することでヒューマンエラーを防ぐことができるでしょう。
これにより、誤った情報を顧客に送ってしまうといったことも減らすことができそうです。

メリット3:チーム同士のコミュニケーションロスを解消する

Google スプレッドシートにリード情報を登録し、会議設定と通知を自動化することで、チーム同士のコミュニケーションロスを解消できるかもしれません。
たとえば、Gmailの通知を活用すれば、営業チームやカスタマーチームで会議情報を把握することができます。
これにより、今まで手動で行っていた会議の共有が容易になり、会議の情報が行き届かないといった事態を防ぎます。
また、会議情報を受け取ることで、会議前の準備や顧客対応をスムーズに行えるでしょう。

Google スプレッドシート・Zoom・Gmailを連携し、Yoomを使用した自動化方法をご紹介していきます。

[Yoomとは]

Google スプレッドシート・Zoom・Gmailの連携フローの作り方

今回は「Google スプレッドシートでリードが登録されたらZoomで会議を作成しGmailで会議情報を先方に送信する」という以下のテンプレートの設定方法をご紹介します。
このテンプレートを利用することで、イチから自動化設定を行う必要がなく、便利です

連携フローは大きく分けて以下のプロセスで作成していきます。

Google スプレッドシート・Zoom・Gmailをマイアプリ登録
テンプレートをコピー
フローの起点となるGoogle スプレッドシートのトリガー設定とその後に続くZoom・Gmailのオペレーション設定
トリガーボタンをONにして、Google スプレッドシート・Zoom・Gmailの連携動作を確認

Yoomを利用していない方は、こちらから無料登録をしてください。
すでにYoomを利用している方はログインしましょう。

ステップ1:Google スプレッドシート・Zoom・Gmailをマイアプリ登録

Google スプレッドシート・Zoom・GmailをYoomに接続するマイアプリ登録を行います。
マイアプリ登録を先にしておくと、自動化設定がスムーズになります。

まず、Google スプレッドシートのマイアプリ登録を行いましょう。
Yoom画面左側にある「マイアプリ」→「新規接続」をクリックしてください。

アプリ一覧からGoogle スプレッドシートを探すか、「アプリ名で検索」で検索します。

以下の画面が表示されたら、Google スプレッドシートにログインしてください。

次に、Zoomのマイアプリ登録を行います。
先ほどと同じようにZoomを一覧から探すか、検索しましょう。

Zoomのマイアプリ登録の方法は、こちらを確認してください。

次に、Gmailのマイアプリ登録を行いましょう。
先ほどと同様にGmailを選択します。

以下の画面が表示されるので、Gmailにログインしてください。

全ての設定が完了したら、マイアプリにGoogle スプレッドシート・Zoom・Gmailが表示されます。

ステップ2:テンプレートをコピー

自動化の設定をするため、以下のバナーにある「試してみる」をクリックしてください。

以下の画面表示を読んで、「OK」をクリックしましょう。

以下の画面が表示されたら、「タイトル」と「説明」を確認してください。
変更する場合は、以下の画面から変更しましょう。
Google スプレッドシートの設定から行うので、「レコードが登録されたら」をクリックします。

ステップ3:フローの起点となるGoogle スプレッドシートのトリガー設定とその後に続くZoom・Gmailのオペレーション設定

以下の画面が表示されるので、設定を確認しましょう。

「タイトル」→変更可
「Google スプレッドシートと連携するアカウント情報」→合っているか確認
「トリガーアクション」→行が追加されたら

下記の設定方法を確認してください。

Google スプレッドシートに移動し、テスト用にリード情報を設定します。
以下は例ですので、お好みで設定してください。
※日程は「2024-11-13」という形式で設定し、時刻は「12:30」という形式で設定しましょう。

Yoom画面に戻って、以下の設定をしましょう。

「トリガーの起動間隔」→5分、10分、15分、30分、60分から選択
※トリガーの起動間隔はプランによって異なるので、注意してください。
「スプレッドシートID」、「シートID」→候補から選択するか説明の通りに設定
「テーブルの範囲(始まり)」→今回の場合はA
「テーブルの範囲(終わり)」→今回の場合はK
※項目が終わっている列のアルファベットを指定しましょう。
「一意の値が入った列」→列内で値が重複しない列を指定
※必ず一意の値がある列にしてください。
値が重複した場合は、正しく動かない可能性があるので、注意しましょう。
今回は氏名の列のCを指定しました。どの列を指定するかは任意です。

設定完了後、「テスト」→「テスト成功」→「保存」をクリックしてください。