・
新規リードへの対応をもっとスマートにしたいと考えていませんか？
今回は、Google スプレッドシート・Zoom・Gmailを連携し、リード登録時に自動で会議設定と通知をする方法をご紹介します。
この自動化により、手作業が軽減され、よりスムーズに対応できるでしょう。
特に顧客対応や営業活動をスムーズに進めたい方におすすめの自動化です。
今まで手動で行っていた会議の設定や通知を自動化することで、担当者はそれらの作業に時間を取られることがなくなるでしょう。
たとえば、営業活動でリードを獲得し、Google スプレッドシートに入力すると、自動的にZoomで会議が設定され、Gmailで通知が送られます。
これにより、担当者の作業負担が軽減され、より顧客対応や営業活動に集中できるかもしれません。
手動で行う会議設定やメールの送信は、ミスが起こるリスクが高まります。
たとえば、会議リンクの入力ミスや間違った宛先にメールを送信するといったことが挙げられます。
しかし、Google スプレッドシートにリード情報が登録された時点で、自動的にZoomで会議を設定し、Gmailで通知することでヒューマンエラーを防ぐことができるでしょう。
これにより、誤った情報を顧客に送ってしまうといったことも減らすことができそうです。
Google スプレッドシートにリード情報を登録し、会議設定と通知を自動化することで、チーム同士のコミュニケーションロスを解消できるかもしれません。
たとえば、Gmailの通知を活用すれば、営業チームやカスタマーチームで会議情報を把握することができます。
これにより、今まで手動で行っていた会議の共有が容易になり、会議の情報が行き届かないといった事態を防ぎます。
また、会議情報を受け取ることで、会議前の準備や顧客対応をスムーズに行えるでしょう。
Google スプレッドシート・Zoom・Gmailを連携し、Yoomを使用した自動化方法をご紹介していきます。
[Yoomとは]
今回は「Google スプレッドシートでリードが登録されたらZoomで会議を作成しGmailで会議情報を先方に送信する」という以下のテンプレートの設定方法をご紹介します。
このテンプレートを利用することで、イチから自動化設定を行う必要がなく、便利です
連携フローは大きく分けて以下のプロセスで作成していきます。
Yoomを利用していない方は、こちらから無料登録をしてください。
すでにYoomを利用している方はログインしましょう。
Google スプレッドシート・Zoom・GmailをYoomに接続するマイアプリ登録を行います。
マイアプリ登録を先にしておくと、自動化設定がスムーズになります。
まず、Google スプレッドシートのマイアプリ登録を行いましょう。
Yoom画面左側にある「マイアプリ」→「新規接続」をクリックしてください。
アプリ一覧からGoogle スプレッドシートを探すか、「アプリ名で検索」で検索します。
以下の画面が表示されたら、Google スプレッドシートにログインしてください。
次に、Zoomのマイアプリ登録を行います。
先ほどと同じようにZoomを一覧から探すか、検索しましょう。
Zoomのマイアプリ登録の方法は、こちらを確認してください。
次に、Gmailのマイアプリ登録を行いましょう。
先ほどと同様にGmailを選択します。
以下の画面が表示されるので、Gmailにログインしてください。
全ての設定が完了したら、マイアプリにGoogle スプレッドシート・Zoom・Gmailが表示されます。
自動化の設定をするため、以下のバナーにある「試してみる」をクリックしてください。
以下の画面表示を読んで、「OK」をクリックしましょう。
以下の画面が表示されたら、「タイトル」と「説明」を確認してください。
変更する場合は、以下の画面から変更しましょう。
Google スプレッドシートの設定から行うので、「レコードが登録されたら」をクリックします。
以下の画面が表示されるので、設定を確認しましょう。
下記の設定方法を確認してください。
Google スプレッドシートに移動し、テスト用にリード情報を設定します。
以下は例ですので、お好みで設定してください。
※日程は「2024-11-13」という形式で設定し、時刻は「12:30」という形式で設定しましょう。
Yoom画面に戻って、以下の設定をしましょう。
設定完了後、「テスト」→「テスト成功」→「保存」をクリックしてください。
次に、Zoomの設定を行うため、「ミーティングを作成」をクリックします。
以下の画面が表示されたら、設定を確認してください。
以下の画面が表示されるので、「メールアドレス」を説明の通りに設定しましょう。
スクロールし、「トピック」を設定します。
「レコードが登録されたら」のアウトプットを使用して設定することで、トピックを自動登録できます。
赤枠内の矢印をクリックすると、アウトプットが表示されます。
以下のように設定しましょう。
次に、「会議の説明」を設定してください。
先ほどと同様に「レコードが登録されたら」のアウトプットを使用して設定します。
例として以下のように設定しました。
以下の項目も同様のアウトプットを使用して設定しましょう。
設定完了後、「テスト」→「テスト成功」→「保存」をクリックしてください。
次に、Gmailの設定を行うため、「メールを送る」をクリックします。
以下の画面が表示されたら、設定を確認しましょう。
スクロールして、「メール内容」を設定してください。
「To」、「件名」→「レコードが登録されたら」のアウトプットから設定
「本文」は以下のように、「レコードが登録されたら」のアウトプットを使用して設定します。
以下は例ですので、お好みで設定してください。
設定完了後、「次へ」をクリックしましょう。
先ほど設定した内容が表示されるので、間違いがないか確認し、「テスト」→「テスト成功」→「保存」をクリックしてください。
次に、Google スプレッドシートのレコードを更新するため、「レコードを更新する」をクリックしましょう。
以下の画面が表示されるので、設定を確認します。
スクロールして、「データベースの連携」を設定しましょう。
以下の画面が表示されたら、「更新したいレコードの条件」を設定します。
トリガー時点で入っている一意の値を使って対象レコードを検索します。
今回は以下のように設定しました。
次に「更新後のレコードの値」を設定します。
Zooｍから取得したZoom MTGIDを更新するので、Zoomのアウトプットを使用して、「ミーティングID」を選択してください。
設定完了後、「テスト」→「テスト成功」→「保存」をクリックしましょう。
最後に「トリガーをON」をクリックしたら、自動化の設定は完了です。
正常にフローボットが起動するか確認してください。
今回使用したテンプレートはこちらです。
1.毎日Zoomの会議情報をMicrosoft Teamsに自動通知するフローです。
毎日決まった時間にミーティングを行っている企業におすすめの自動化です。
2.Zoomでミーティングが終了したら、自動的に議事録の文字起こしと要約をし、Google Chatに通知するフローです。
手作業で文字起こしや要約をしなくていいので、大幅な時間短縮につながります。
3.Zoomミーティングが終了したら、自動的に会議の文字起こし・要約してkintoneに格納するフローです。
会議内容をkintoneに保存できるため、見返す際や共有に便利です。
本記事では、リード登録後の会議設定や通知を自動化する手順を解説しました。
この自動化を取り入れることで、人的ミスが減り、業務の効率化が期待できます。
特に、営業やカスタマーチームでは、見込み顧客への対応がスムーズになるでしょう。
ノーコードツールYoomを使えば、手軽に自動化を実現できます。
興味のある方は、ぜひ今回のテンプレートを活用して自動化を体験してみてください。
.avif)
.png)
.avif)
