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新規リードへの対応をもっとスマートにしたいと考えていませんか？
今回は、Google スプレッドシート・Zoom・Gmailを連携し、リード登録時に自動で会議設定と通知をする方法をご紹介します。
この自動化により、手作業が軽減され、よりスムーズに対応できるでしょう。
特に顧客対応や営業活動をスムーズに進めたい方におすすめの自動化です。
今まで手動で行っていた会議の設定や通知を自動化することで、担当者はそれらの作業に時間を取られることがなくなるでしょう。
たとえば、営業活動でリードを獲得し、Google スプレッドシートに入力すると、自動的にZoomで会議が設定され、Gmailで通知が送られます。
これにより、担当者の作業負担が軽減され、より顧客対応や営業活動に集中できるかもしれません。
手動で行う会議設定やメールの送信は、ミスが起こるリスクが高まります。
たとえば、会議リンクの入力ミスや間違った宛先にメールを送信するといったことが挙げられます。
しかし、Google スプレッドシートにリード情報が登録された時点で、自動的にZoomで会議を設定し、Gmailで通知することでヒューマンエラーを防ぐことができるでしょう。
これにより、誤った情報を顧客に送ってしまうといったことも減らすことができそうです。
Google スプレッドシートにリード情報を登録し、会議設定と通知を自動化することで、チーム同士のコミュニケーションロスを解消できるかもしれません。
たとえば、Gmailの通知を活用すれば、営業チームやカスタマーチームで会議情報を把握することができます。
これにより、今まで手動で行っていた会議の共有が容易になり、会議の情報が行き届かないといった事態を防ぎます。
また、会議情報を受け取ることで、会議前の準備や顧客対応をスムーズに行えるでしょう。
Google スプレッドシート・Zoom・Gmailを連携し、Yoomを使用した自動化方法をご紹介していきます。
[Yoomとは]
今回は「Google スプレッドシートでリードが登録されたらZoomで会議を作成しGmailで会議情報を先方に送信する」という以下のテンプレートの設定方法をご紹介します。
このテンプレートを利用することで、イチから自動化設定を行う必要がなく、便利です
■概要
Google スプレッドシートでリードが登録されたらZoomで会議を作成しGmailで会議情報を先方に送信するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Zoomを業務に使用している方
・取引先企業とのミーティングに使用している方
・1日に複数のミーティングを設定している方
2.Google スプレッドシートを活用している方
・取引企業をシートごとにステータスで分け情報登録している方
・リードの詳細情報を管理している方
■このテンプレートを使うメリット
Zoomはミーティングを設定することで手軽にコミュニケーションを図ることのできるツールです。
しかし毎回手作業で登録されたリード情報からZoomにミーティングを作成し先方へ連絡を入れるのは、人的ミスの発生のリスクがあります。
このフローは登録されたらリードの情報から自動でZoomにミーティングを作成し発行されたリンクを相手へ送付することで、手作業によるヒューマンエラーの発生を回避します。
ヒューマンエラーの回避によって登録情報の精度を保つことにつながり、業務を効率化します。
また一連の業務の自動化によって手作業の手間や時間を省くことができ、チーム全体の業務進行をスムーズにします。
■注意事項
・Google スプレッドシート、Zoom、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
連携フローは大きく分けて以下のプロセスで作成していきます。
Yoomを利用していない方は、こちらから無料登録をしてください。
すでにYoomを利用している方はログインしましょう。
Google スプレッドシート・Zoom・GmailをYoomに接続するマイアプリ登録を行います。
マイアプリ登録を先にしておくと、自動化設定がスムーズになります。
まず、Google スプレッドシートのマイアプリ登録を行いましょう。
Yoom画面左側にある「マイアプリ」→「新規接続」をクリックしてください。
アプリ一覧からGoogle スプレッドシートを探すか、「アプリ名で検索」で検索します。
以下の画面が表示されたら、Google スプレッドシートにログインしてください。
次に、Zoomのマイアプリ登録を行います。
先ほどと同じようにZoomを一覧から探すか、検索しましょう。
Zoomのマイアプリ登録の方法は、こちらを確認してください。
次に、Gmailのマイアプリ登録を行いましょう。
先ほどと同様にGmailを選択します。
以下の画面が表示されるので、Gmailにログインしてください。
全ての設定が完了したら、マイアプリにGoogle スプレッドシート・Zoom・Gmailが表示されます。
自動化の設定をするため、以下のバナーにある「試してみる」をクリックしてください。
■概要
Google スプレッドシートでリードが登録されたらZoomで会議を作成しGmailで会議情報を先方に送信するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Zoomを業務に使用している方
・取引先企業とのミーティングに使用している方
・1日に複数のミーティングを設定している方
2.Google スプレッドシートを活用している方
・取引企業をシートごとにステータスで分け情報登録している方
・リードの詳細情報を管理している方
■このテンプレートを使うメリット
Zoomはミーティングを設定することで手軽にコミュニケーションを図ることのできるツールです。
しかし毎回手作業で登録されたリード情報からZoomにミーティングを作成し先方へ連絡を入れるのは、人的ミスの発生のリスクがあります。
このフローは登録されたらリードの情報から自動でZoomにミーティングを作成し発行されたリンクを相手へ送付することで、手作業によるヒューマンエラーの発生を回避します。
ヒューマンエラーの回避によって登録情報の精度を保つことにつながり、業務を効率化します。
また一連の業務の自動化によって手作業の手間や時間を省くことができ、チーム全体の業務進行をスムーズにします。
■注意事項
・Google スプレッドシート、Zoom、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
以下の画面表示を読んで、「OK」をクリックしましょう。
以下の画面が表示されたら、「タイトル」と「説明」を確認してください。
変更する場合は、以下の画面から変更しましょう。
Google スプレッドシートの設定から行うので、「レコードが登録されたら」をクリックします。
以下の画面が表示されるので、設定を確認しましょう。
下記の設定方法を確認してください。
Google スプレッドシートに移動し、テスト用にリード情報を設定します。
以下は例ですので、お好みで設定してください。
※日程は「2024-11-13」という形式で設定し、時刻は「12:30」という形式で設定しましょう。
Yoom画面に戻って、以下の設定をしましょう。
設定完了後、「テスト」→「テスト成功」→「保存」をクリックしてください。
次に、Zoomの設定を行うため、「ミーティングを作成」をクリックします。
以下の画面が表示されたら、設定を確認してください。
以下の画面が表示されるので、「メールアドレス」を説明の通りに設定しましょう。
スクロールし、「トピック」を設定します。
「レコードが登録されたら」のアウトプットを使用して設定することで、トピックを自動登録できます。
赤枠内の矢印をクリックすると、アウトプットが表示されます。
以下のように設定しましょう。
次に、「会議の説明」を設定してください。
先ほどと同様に「レコードが登録されたら」のアウトプットを使用して設定します。
例として以下のように設定しました。
以下の項目も同様のアウトプットを使用して設定しましょう。
設定完了後、「テスト」→「テスト成功」→「保存」をクリックしてください。
次に、Gmailの設定を行うため、「メールを送る」をクリックします。
以下の画面が表示されたら、設定を確認しましょう。
スクロールして、「メール内容」を設定してください。
「To」、「件名」→「レコードが登録されたら」のアウトプットから設定
「本文」は以下のように、「レコードが登録されたら」のアウトプットを使用して設定します。
以下は例ですので、お好みで設定してください。
設定完了後、「次へ」をクリックしましょう。
先ほど設定した内容が表示されるので、間違いがないか確認し、「テスト」→「テスト成功」→「保存」をクリックしてください。
次に、Google スプレッドシートのレコードを更新するため、「レコードを更新する」をクリックしましょう。
以下の画面が表示されるので、設定を確認します。
スクロールして、「データベースの連携」を設定しましょう。
以下の画面が表示されたら、「更新したいレコードの条件」を設定します。
トリガー時点で入っている一意の値を使って対象レコードを検索します。
今回は以下のように設定しました。
次に「更新後のレコードの値」を設定します。
Zooｍから取得したZoom MTGIDを更新するので、Zoomのアウトプットを使用して、「ミーティングID」を選択してください。
設定完了後、「テスト」→「テスト成功」→「保存」をクリックしましょう。
最後に「トリガーをON」をクリックしたら、自動化の設定は完了です。
正常にフローボットが起動するか確認してください。
今回使用したテンプレートはこちらです。
■概要
Google スプレッドシートでリードが登録されたらZoomで会議を作成しGmailで会議情報を先方に送信するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Zoomを業務に使用している方
・取引先企業とのミーティングに使用している方
・1日に複数のミーティングを設定している方
2.Google スプレッドシートを活用している方
・取引企業をシートごとにステータスで分け情報登録している方
・リードの詳細情報を管理している方
■このテンプレートを使うメリット
Zoomはミーティングを設定することで手軽にコミュニケーションを図ることのできるツールです。
しかし毎回手作業で登録されたリード情報からZoomにミーティングを作成し先方へ連絡を入れるのは、人的ミスの発生のリスクがあります。
このフローは登録されたらリードの情報から自動でZoomにミーティングを作成し発行されたリンクを相手へ送付することで、手作業によるヒューマンエラーの発生を回避します。
ヒューマンエラーの回避によって登録情報の精度を保つことにつながり、業務を効率化します。
また一連の業務の自動化によって手作業の手間や時間を省くことができ、チーム全体の業務進行をスムーズにします。
■注意事項
・Google スプレッドシート、Zoom、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
1.毎日Zoomの会議情報をMicrosoft Teamsに自動通知するフローです。
毎日決まった時間にミーティングを行っている企業におすすめの自動化です。
■概要
毎日決まった時間にZoomの会議情報をMicrosoft Teamsに自動通知するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.クラウド会議ツールとしてZoomを利用している企業
・Zoomで頻繁に会議を行っている方
・把握漏れがないようにZoomの会議情報を毎日確認している方
2.社内のコミュニケーションツールとしてMicrosoft Teamsを利用している企業
・メンバーへの共有のために会議に関する情報をMicrosoft Teamsに通知している方
・メンバーへの通知作業を手間に感じている方
■このテンプレートを使うメリット
毎日いろんな会議を行っている方の中には、会議に関する情報管理で悩んでいる方もいるかもしれません。
特に、会議をする機会が多い職種の方は、今後予定されている会議を把握するのにコストがかかります。
しかし、事前に予定されている会議を把握しておくことは重要です。
このテンプレートを導入すると、Zoomの会議情報が自動でMicrosoft Teamsに通知されます。
Zoomにアクセスすることなく、普段利用しているチャット上で把握できるため、確認コストが軽減されます。
決まった時間に通知を送ることが可能なので、把握漏れの防止にもつながります。
担当者はあらかじめ会議を把握することができるため、適切な準備をした上で会議に出席することができます。
■注意事項
・ZoomとMicrosoft TeamsのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
2.Zoomでミーティングが終了したら、自動的に議事録の文字起こしと要約をし、Google Chatに通知するフローです。
手作業で文字起こしや要約をしなくていいので、大幅な時間短縮につながります。
■概要
Zoomでミーティングが終了したら自動的に会議内容を自動で文字起こしと要約をして、文字起こしの結果をGoogle Chatに通知するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Zoomミーティングを頻繁に利用してGoogle Chatで情報共有する部署
・議事録作成の手間を省いて業務効率を向上させたい方
・会議の内容をGoogle Chatでチームメンバーに共有したい方
2.会議の内容を分析・活用したい方
・文字起こしデータを分析して発言内容や議論の傾向を把握したい方
■このテンプレートを使うメリット
会議後の議事録作成は、参加者にとって大きな負担となることがあります。
音声データからの書き起こしや発言の整理、要約など、多くの手間と時間がかかることで本来の業務に集中できない原因となることも少なくありません。
このフローを導入すれば、Zoomミーティング終了後にAIが自動的に会議内容を文字起こしと要約を作成し、その文字起こし結果がGoogle Chatに送信されるため、会議参加者は議事録作成の手間がなくなる事によって、会議内容の振り返りや次のアクションに集中することが可能となり業務の改善に繋がります。
■注意事項
・Zoom、Google ChatのそれぞれとYoomを連携してください。
・AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
・Zoomのレコーディング情報を取得するためには、ミーティングデータがクラウドレコーディングされている必要があります。・クラウドレコーディングはZoomの特定プランに限定されるためご注意ください。詳細はこちらをご参照ください。
・Google Chatとの連携はGoogle Workspaceの場合のみ可能です。詳細は下記を参照ください。
3.Zoomミーティングが終了したら、自動的に会議の文字起こし・要約してkintoneに格納するフローです。
会議内容をkintoneに保存できるため、見返す際や共有に便利です。
■概要
Zoomでのオンラインミーティング後、録画データから議事録を作成する作業に時間がかかっていませんか？録画内容の文字起こしや要約、そしてkintoneへの転記といった一連の作業は、手間がかかるだけでなく他の業務を圧迫する一因にもなります。このワークフローを活用すれば、Zoomミーティングの終了をきっかけに、文字起こしから要約、kintoneへの格納までが自動で実行されるため、議事録作成に関する課題を解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
◼️注意事項
本記事では、リード登録後の会議設定や通知を自動化する手順を解説しました。
この自動化を取り入れることで、人的ミスが減り、業務の効率化が期待できます。
特に、営業やカスタマーチームでは、見込み顧客への対応がスムーズになるでしょう。
ノーコードツールYoomを使えば、手軽に自動化を実現できます。
興味のある方は、ぜひ今回のテンプレートを活用して自動化を体験してみてください。
