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日々の業務で、Google スプレッドシートへのリード管理やZoomでの会議作成、メール通知に手間を感じていませんか？これらの作業は、手動の場合ミスが発生しやすく、時間もかかります。しかし、アプリを連携すれば、このような反復的な作業の自動化が可能です。
Yoomを活用すれば、Google スプレッドシートにリード情報が登録されると、自動でZoomで会議を作成され、必要な情報がメールで自動送信される仕組みが実現できます。
これにより、効率的な業務運営が可能になり、作業ミスを減らすことも期待できます。
この記事では、アプリ連携による具体的な活用例と導入方法を解説します。ツールを活用して、業務を一段と効率化してみませんか？
Google スプレッドシートでリードが登録されると、自動的にZoomで会議が作成され、その情報がメールで送信される仕組みにより、ツール間の操作が不要になります。この自動化により、複数ツールを手動で操作する手間が省け、業務フローが大幅に簡素化されます。
たとえば、営業担当者が商談の予定を調整する際、通常であればGoogle スプレッドシートにリード情報を記載し、Zoomで会議を作成し、その情報を手動でメール送信する必要があります。 しかし、アプリ連携を活用することで、Google スプレッドシートへのリード追加だけで会議作成から情報共有まで一括で行われるため、時間と労力の節約につながります。
手動作業を減らすことで、会議情報の入力ミスや登録漏れ、メール送信時の宛先誤りといったヒューマンエラーを抑えられる点も大きなメリットです。ツール間の連携が自動化されることで、正確な情報がスムーズに送信されます。
たとえば、営業チームでリードを複数人が管理している場合、手動で会議情報を登録・送信すると、誤った宛先にメールを送ったり、会議リンクを間違えて登録したりするリスクが増します。ですが、アプリ連携を活用すればGoogle スプレッドシートに登録された情報がそのままZoomに反映されるため、入力ミスを減らし、安心して業務を進めることが可能です。
リードがGoogle スプレッドシートに登録されると自動でZoomで会議が作成され、会議情報が自動で送信されるため、リードへの対応スピード向上が期待できます。迅速なフォローアップにより、ビジネスチャンスを逃しにくくなる点も魅力です。
たとえば、ウェビナーや展示会などで得たリードをすばやくフォローアップする場合、タイムリーな対応が信頼構築や商談成立に直結することがあります。このアプリ連携を利用すれば、営業担当者はリード登録後すぐに会議設定と情報共有が行えるため、迅速なアクションが期待できます。
それではここからノーコードツールYoomを使って「Google スプレッドシートでリードが登録されたらZoomで会議を作成しメールで会議情報を先方に送信する」方法をご説明します。
[Yoomとは]
Google スプレッドシートにリードが登録されたことをGoogle スプレッドシートのAPIを利用して受け取り、Zoomの提供するAPIを用いてZoomに会議を作成し、GmailのAPIを使って会議情報を先方に送信することで実現が可能です。
一般的にこのフローを実現するにはプログラミングの知識が必要ですが、ノーコードツールのYoomを用いることでプログラミング知識がなくても簡単に実現できます。
フローのおおまかな流れは以下の通りです。
Yoomを利用していない方は、こちらから無料登録してください。
すでにYoomを利用している方はログインしましょう。
まずは今回のフローで使用するアプリをYoomと連携しましょう。
Yoomにログイン後、左側メニューの「マイアプリ」から「＋新規接続」をクリックしてください。
アプリの検索ウィンドウが出てきたら、それぞれのアプリ名で検索をしましょう。
※Google スプレッドシートのマイアプリ連携をする前に使用するシートを準備しておきましょう。
連携の後にシートを準備すると、情報の取得がうまくいかないことがあります。(シート内容をあとから変更する分には問題ありません。)
今回テスト用に作成したシートは以下のものです。
作成ができたら、Google スプレッドシートの連携に移ります。
Google スプレッドシートの連携には、Google アカウントでのログインが必要です。
「新規接続」でGoogle スプレッドシートを検索したら上記画像の「Sign in with Google」をクリックしてください。
その後、Googleアカウントの選択をして「Yoomにログイン」の画面に進んだら「次へ」をクリックしましょう。
次に進むと、YoomがGoogleアカウントへのアクセスを求める画面が表示されるので「続行」をクリックしてください。
「続行」をクリックすると、自動的にYoomのマイアプリ一覧ページに戻ります。
Zoomのマイアプリ連携には、「Client ID」と「Client secret」の入力が必要です。
最初に、Zoom App Marketplaceでアプリを作成します。
「Development」→「Build App」と進んでください。
「General App」→「Create」と進み、左上の鉛筆マークからアプリ名を設定します。
「Select how the app is managed」から、以下のリンクを参考に詳細設定を進めていきます。
Zoom（OAuth）およびZoom Phoneのマイアプリ登録方法
設定が完了したら、取得した「Client ID」と「Client secret」をYoomの画面に貼り付けてマイアプリ登録をしましょう。
マイアプリ一覧に追加されました。
続いて、フローの詳細設定に進みます。
下のバナーから「試してみる」をクリックして、テンプレートをコピーしましょう。
最初の設定は「行が追加されたら」です。
指定したGoogle スプレッドシート上で行が追加されたら、フローが動くように設定します。
1ページ目は、設定したアカウント情報が反映されています。
タイトルをわかりやすいものに修正し、アカウント情報を確認したら次に進んでください。
次にトリガーの起動間隔を設定します。
トリガーの起動間隔は、5分から60分まで選択できますがプランによって選択できない場合があるので、注意してください。
指定した時間ごとに、Google スプレッドシートの行更新を確認するようになります。
すべて設定ができたら、指定したシートに情報を追加した後に「テスト」をクリックしてください。
テストが成功するとアウトプットが取得できます。
シートの情報が反映されていることを確認したら「保存する」をクリックして、トリガー設定は完了です。
続いての設定は「ミーティングを作成」です。
1ページ目はGoogle スプレッドシートと同様に、タイトルの修正とアカウント情報の確認を行って次に進んでください。
次に、ミーティングを作成するための詳細設定を行います。
アウトプットを活用しながら、各紅毛を入力して「テスト」をクリックしてください。
テストが成功すると、ZoomのURLが取得できます。
アウトプットに各項目が反映されていることを確認したら「保存する」をクリックして、ミーティング作成の設定は完了です。
最後の設定は「メールを送る」です。
Yoomのメール機能を使って、Zoomのミーティング情報を送信するように設定します。
アウトプットを活用して、必須項目を入力しましょう。
本文は、直接入力した文章が定型文になり、アウトプット部分のみ変化して送信されます。
すべて入力したら、次に進んでメールの内容を確認します。
アウトプットの詳細が反映された文面が表示されるので、確認ができたら「テスト」をクリックしてください。
テストが成功すると、指定したメールアドレス宛にメールが届きます。
確認ができたら「保存する」ですべての設定は完了です。
最後にトリガーをONにしましょう。
これで、Google スプレッドシートで行が更新されたら、Zoomのミーティングを自動作成しメールで先方に送信されるようになりました。
設定したフローは以下のものです。
他にもGoogle スプレッドシートとZoomを使った自動化の例がYoomにはたくさんあるので、いくつか紹介します。
Google スプレッドシートで行が追加されたらZoomでユーザーを追加する
Google スプレッドシートに新しい行が追加されると、自動的にZoomにユーザーが登録されます。これにより、手動でのユーザー登録作業が不要となり、業務効率の向上が期待できます。
また、入力ミスの削減にもつながります。
予約フォームの回答を元にZoomミーティングを発行し、Google カレンダーに予定追加およびメールで連絡する
予約フォームへの回答を受け取ると、Zoomミーティングが自動生成され、Google カレンダーに予定が追加されます。さらに、参加者へメールで通知が送信されます。
これにより、会議設定の手間が省け、スケジュール管理の精度向上が見込まれます。
Zoomでミーティングが終了したら、レコーディング情報を取得してGoogleスプレッドシートに追加する
Zoomミーティング終了後、録画情報が自動的に取得され、Google スプレッドシートに記録されます。これにより、会議内容の管理が容易になり、情報共有の効率化が期待できます。
また、手動で記録する必要がなくなり業務効率向上も図れるでしょう。
アプリ連携を活用することで、Google スプレッドシートやZoom、メール送信といった業務を簡単に自動化できます。手動作業が減ることで、ヒューマンエラーのリスクが抑えられ、重要な業務に集中しやすくなるでしょう。
さらに、Yoomを使えば複数ツール間の操作が不要になるため、業務フローがシンプルになり、効率化が期待できます。特別なプログラミング知識がなくても導入可能なため、どなたでも始めやすいのが魅力です。
ぜひアプリ連携を導入し、業務効率化を体験してみてください。まずは、最適なツールを選ぶことから始めましょう。
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