Google スプレッドシートとZoomの連携イメージ
アプリ同士の連携方法

2024/09/09

Google スプレッドシートでユーザー情報が登録されたらZoomに自動追加する方法

m.wadazumi

Google スプレッドシートとZoomでユーザー情報を管理している場合、ユーザーの人数が多いほど入力に手間がかかりますよね。
本記事では「Google スプレッドシートで行が追加されたら、Zoomでユーザーを自動的に追加する」設定方法をご紹介します。
この自動化を活用すれば、ユーザー登録の手間が省け、追加忘れや漏れを防げるようになるはずです。

プログラミング初心者でも簡単に設定できるので、自動化フローに興味がある方はぜひ、最後までご覧ください!

こんな方におすすめ

  • Google スプレッドシートとZoomを活用している方
  • Google スプレッドシートとZoomを連携して、業務効率化を考えている方
  • Google スプレッドシートとZoomを連携して、ヒューマンエラーを低減したいと考えている方
  • Google スプレッドシートとZoomを連携して、ユーザーの登録作業の手間を削減したい方

今すぐに試したい方へ

本記事ではノーコードツール「Yoom」を使用した連携方法をご紹介します。
難しい設定や操作は必要なく、非エンジニアの方でも簡単に実現できます。
下記のテンプレートから今すぐに始めることもできますので、ぜひお試しください!

[Yoomとは]

Google スプレッドシートとZoomの連携フローの作り方

今回は「Google スプレッドシートで行が追加されたらZoomでユーザーを追加する」という以下のテンプレートの設定方法をご紹介します。
このテンプレートを利用することで、イチから自動化設定を行う必要がなく、便利です。

工程は3ステップだけなので、10~15分で設定ができます。

  1. 行が追加されたら起動するフローボットの設定
  2. ユーザーを追加するアクションの設定
  3. レコードを更新するアクションの設定

Yoomを利用していない方はこちらから無料登録をしてください。
すでにYoomを利用している方はログインしておきましょう。

Google スプレッドシートとZoomをYoomと接続する方法

YoomにGoogle スプレッドシートとZoomを接続するマイアプリ登録を行います。
初めにマイアプリ登録をしておけば、後の自動化設定が簡単にできます。

まずは、Google スプレッドシートのマイアプリ登録から行いましょう。
Yoom画面左側にある「マイアプリ」→「新規接続」をクリックしてください。
「アプリ名で検索」からGoogle スプレッドシートを検索するか、アプリ一覧から探しましょう。

以下の画面に移行するので、Google スプレッドシートにログインしてください。

次にZoomのマイアプリ登録を行いますが、Yoomのヘルプページに記載されているので、参考にして登録しましょう。

自身のマイアプリ欄にGoogle スプレッドシートとZoomが表示されていればOKです。

Google スプレッドシートで行が追加されたらZoomでユーザーを追加する方法

自動化の設定をするので、以下のバナーにある「試してみる」をクリックしてください。

以下の画面表示を読んで、「OK」をクリックしましょう。

以下の画面に移行したら、「タイトル」と「説明」を確認してください。
変更したい場合は、以下のページより変更できます。
初めにGoogle スプレッドシートの設定から行うので、「行が追加されたら」をクリックしましょう。

以下の画面に移行するので、設定を確認します。

  • 「タイトル」→必要に応じて変更可能
  • 「Google スプレッドシートと連携するアカウント情報」→合っているか確認
  • 「トリガーアクション」→行が追加されたら

以下の画面に移行したら、設定方法を確認しましょう。

Google スプレッドシートの画面に移動し、テスト用にユーザー情報を入力してください。
例として以下のように設定しました。

Yoomの画面に戻って、画面をスクロールして以下の設定をしましょう。

  • 「トリガーの起動間隔」→5分、10分、15分、30分、60分から選択
  • 「スプレッドシートID」、「シートID」→候補から選択もしくは説明文を読んで入力
  • 「テーブルの範囲(始まり)」→今回の場合ならA
  • 「テーブルの範囲(終わり)」→今回の場合ならE
    ※項目が終わっている列のアルファベットを指定
  • 「一意の値が入った列」→列内で値が重複しない列を指定
    ※必ず一意の値がある列にしてください。値が重複した場合正しく動かない場合があります。今回は姓の列のA列を指定しました。
    どの列を指定するかは任意で設定してください。

「テスト」→「テスト成功」→「保存」をクリックします。

続いてZoomの設定を行うので、「ユーザーを追加」をクリックしてください。
以下の画面に移行するので、設定を確認しましょう。

  • 「タイトル」→必要に応じて変更可能
  • 「Zoom(OAuth)と連携するアカウント情報」→合っているか確認
  • 「アクション」→ユーザーを追加

以下の画面に移行したら、注意事項を確認してください。

スクロールし、「メールアドレス」と「ユーザータイプ」を設定します。
Google スプレッドシートのアウトプットを利用して項目の設定を行いましょう。
※赤枠をクリックしたら、Google スプレッドシートのアウトプットを利用できます。
{{メールアドレス}}←アウトプットはこのように表示されます。

他にも必要な項目があれば入力しましょう。
「テスト」→「テスト成功」→「保存」をクリックしてください。

続いてGoogle スプレッドシートの設定を行うので、「レコードを更新する」をクリックします。
以下の画面に移行したら、設定を確認しましょう。

  • 「タイトル」→必要に応じて変更可能
  • 「Google スプレッドシートと連携するアカウント情報」→合っているか確認
  • 「実行アクション」→レコードを更新する

スクロールし、「データベースの連携」をクリックしてください。
説明文を読んで設定を行いましょう。

以下の画面が表示されるので、「更新したいレコードの条件」を設定します。
こちらではトリガー時点で入っている一意の値を使って対象レコードを検索します。
例として以下のように入力しました。

スクロールし、説明文を読んで「更新後のレコードの値」を設定しましょう。
Zoomから取得したユーザーIDを更新するので、「ユーザーID」にZoomのアウトプットを使用します。
「テスト」→「テスト成功」→「保存」をクリックしてください。

最後に「トリガーをON」をクリックしたら、自動化の設定は完了です!

Google スプレッドシートやZoomを使ったその他の自動化例

今回ご紹介したフロー以外にもGoogle スプレッドシートやZoomのAPIを利用すれば、さまざまな業務の自動化を実現することができます。
いずれも簡単な設定で利用が可能になりますので、もし気になるものがあれば、ぜひお試しください!

Google スプレッドシートとZoomのその他の自動化例

Zoom会議終了後にGoogle スプレッドシートからデータを取得しメールを送ったり、行が追加されたらZoomでミーティングを作成することができます。
さらに、Google スプレッドシートでリードが登録されたらZoomで会議を作成しメールで会議情報を先方に送信することも可能です。

Google スプレッドシートを活用した自動化例

Google スプレッドシートで行が追加されたら顧客情報を登録する

Google スプレッドシートの情報から顧客情報を登録できるため、手動による入力ミスも減り、業務の効率性や正確性を高めることが可能です。

Google スプレッドシートで行が更新されたら、書類を作成・送付する

行が更新されるたびに書類の作成・送付が自動で行えるため、クライアントへの対応がスピーディに行えるようになるはずです。

受け取った内容を英語に翻訳しGoogle スプレッドシートに追加する

翻訳とGoogle スプレッドシートへの書き込みを自動化することで、作業時間を削減することができます。

Zoomを活用した自動化例

登録されたら、Zoomのウェビナーに登録者として追加する

新しい情報が登録されたら、その情報を用いてZoomのウェビナー登録者として自動追加するため、転記ミスなどを防止できるはずです。

Zoomでミーティングが終了したらレコーディングURLを通知する

チーム全体宛てのレコーディングの共有を漏れなくスムーズに行うことができます。

Google スプレッドシートとZoomを連携するメリット

メリット1:ユーザーの追加を一元化できる

Google スプレッドシートに入力したユーザー情報をZoomに同期する作業は、2回データを入力することになり、手間がかかりますよね。
Yoomのアプリ連携を導入して、Google スプレッドシートに入力されたユーザー情報をZoomに自動追加できると、二重入力の手間が省けるかもしれません。
特に、メンバー管理をGoogle スプレッドシートで行っており、会議ツールでZoomを必ず使用されている場合、管理が一元化されるのでおすすめです。

メリット2:ユーザーの追加忘れや漏れを防ぐことができる

Google スプレッドシートのユーザー情報をZoomに自動追加することで、ユーザーの追加忘れや漏れを防げるようになるはずです。
これにより、Zoomにユーザーの追加を忘れても、自動で追加されるため、ミーティングがスムーズに行えるでしょう。
手動でユーザー情報を入力していると、入力漏れが発生する可能性がありますが、自動化はそういった事態を防いでくれます。

まとめ

本記事では「Google スプレッドシートで行が追加されたら、Zoomでユーザーを追加する」自動化の設定方法をご紹介しました。
Google スプレッドシートとZoomを連携することで、ユーザーの追加作業が自動化され、手間や作業時間を短縮できるはずです!

「その他の自動化例」でもご紹介した、Google スプレッドシートとZoomのテンプレートもぜひお試しください。
Yoomを自身の手で操作してみたいという方は、こちらから無料登録してくださいね。

この記事を書いた人
m.wadazumi
児童福祉の仕事からライターとして活動し、現在はYoomでブログを執筆中です。 Yoomでできる業務効率化に驚きつつ、みなさんにもその感動を共有して社会貢献したいと考えています。 プログラミング知識ゼロの私でもできるアプリ連携や自動化をお伝えしていきます。
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