Google スプレッドシートでユーザー情報が登録されたらZoomに自動追加する方法

[Yoomとは]

Google スプレッドシートとZoomの連携フローの作り方

今回は「Google スプレッドシートで行が追加されたらZoomでユーザーを追加する」という以下のテンプレートの設定方法をご紹介します。
このテンプレートを利用することで、イチから自動化設定を行う必要がなく、便利です。

工程は3ステップだけなので、10~15分で設定ができます。

1. 行が追加されたら起動するフローボットの設定
2. ユーザーを追加するアクションの設定
3. レコードを更新するアクションの設定

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すでにYoomを利用している方はログインしておきましょう。

Google スプレッドシートとZoomをYoomと接続する方法

YoomにGoogle スプレッドシートとZoomを接続するマイアプリ登録を行います。
初めにマイアプリ登録をしておけば、後の自動化設定が簡単にできます。

まずは、Google スプレッドシートのマイアプリ登録から行いましょう。
Yoom画面左側にある「マイアプリ」→「新規接続」をクリックしてください。
「アプリ名で検索」からGoogle スプレッドシートを検索するか、アプリ一覧から探しましょう。

以下の画面に移行するので、Google スプレッドシートにログインしてください。

次にZoomのマイアプリ登録を行いますが、Yoomのヘルプページに記載されているので、参考にして登録しましょう。

自身のマイアプリ欄にGoogle スプレッドシートとZoomが表示されていればOKです。

Google スプレッドシートで行が追加されたらZoomでユーザーを追加する方法

自動化の設定をするので、以下のバナーにある「試してみる」をクリックしてください。

以下の画面表示を読んで、「OK」をクリックしましょう。

以下の画面に移行したら、「タイトル」と「説明」を確認してください。
変更したい場合は、以下のページより変更できます。
初めにGoogle スプレッドシートの設定から行うので、「行が追加されたら」をクリックしましょう。

以下の画面に移行するので、設定を確認します。

• 「タイトル」→必要に応じて変更可能
• 「Google スプレッドシートと連携するアカウント情報」→合っているか確認
• 「トリガーアクション」→行が追加されたら
  

以下の画面に移行したら、設定方法を確認しましょう。

Google スプレッドシートの画面に移動し、テスト用にユーザー情報を入力してください。
例として以下のように設定しました。

Yoomの画面に戻って、画面をスクロールして以下の設定をしましょう。

• 「トリガーの起動間隔」→5分、10分、15分、30分、60分から選択
• 「スプレッドシートID」、「シートID」→候補から選択もしくは説明文を読んで入力
• 「テーブルの範囲(始まり)」→今回の場合ならA
• 「テーブルの範囲(終わり)」→今回の場合ならE
  ※項目が終わっている列のアルファベットを指定
• 「一意の値が入った列」→列内で値が重複しない列を指定
  ※必ず一意の値がある列にしてください。値が重複した場合正しく動かない場合があります。今回は姓の列のA列を指定しました。
  どの列を指定するかは任意で設定してください。

「テスト」→「テスト成功」→「保存」をクリックします。

続いてZoomの設定を行うので、「ユーザーを追加」をクリックしてください。
以下の画面に移行するので、設定を確認しましょう。

• 「タイトル」→必要に応じて変更可能
• 「Zoom(OAuth)と連携するアカウント情報」→合っているか確認
• 「アクション」→ユーザーを追加

以下の画面に移行したら、注意事項を確認してください。

スクロールし、「メールアドレス」と「ユーザータイプ」を設定します。
Google スプレッドシートのアウトプットを利用して項目の設定を行いましょう。
※赤枠をクリックしたら、Google スプレッドシートのアウトプットを利用できます。
{{メールアドレス}}←アウトプットはこのように表示されます。

他にも必要な項目があれば入力しましょう。
「テスト」→「テスト成功」→「保存」をクリックしてください。

続いてGoogle スプレッドシートの設定を行うので、「レコードを更新する」をクリックします。
以下の画面に移行したら、設定を確認しましょう。

• 「タイトル」→必要に応じて変更可能
• 「Google スプレッドシートと連携するアカウント情報」→合っているか確認
• 「実行アクション」→レコードを更新する
  

スクロールし、「データベースの連携」をクリックしてください。
説明文を読んで設定を行いましょう。

以下の画面が表示されるので、「更新したいレコードの条件」を設定します。
こちらではトリガー時点で入っている一意の値を使って対象レコードを検索します。
例として以下のように入力しました。

スクロールし、説明文を読んで「更新後のレコードの値」を設定しましょう。
Zoomから取得したユーザーIDを更新するので、「ユーザーID」にZoomのアウトプットを使用します。
「テスト」→「テスト成功」→「保存」をクリックしてください。

最後に「トリガーをON」をクリックしたら、自動化の設定は完了です！

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Google スプレッドシートやZoomを使ったその他の自動化例

今回ご紹介したフロー以外にもGoogle スプレッドシートやZoomのAPIを利用すれば、さまざまな業務の自動化を実現することができます。
いずれも簡単な設定で利用が可能になりますので、もし気になるものがあれば、ぜひお試しください！

Google スプレッドシートとZoomのその他の自動化例

Zoom会議終了後にGoogle スプレッドシートからデータを取得しメールを送ったり、行が追加されたらZoomでミーティングを作成することができます。
さらに、Google スプレッドシートでリードが登録されたらZoomで会議を作成しメールで会議情報を先方に送信することも可能です。

Google スプレッドシートを活用した自動化例

Google スプレッドシートで行が追加されたら顧客情報を登録する

Google スプレッドシートの情報から顧客情報を登録できるため、手動による入力ミスも減り、業務の効率性や正確性を高めることが可能です。

Google スプレッドシートで行が更新されたら、書類を作成・送付する

行が更新されるたびに書類の作成・送付が自動で行えるため、クライアントへの対応がスピーディに行えるようになるはずです。

受け取った内容を英語に翻訳しGoogle スプレッドシートに追加する

翻訳とGoogle スプレッドシートへの書き込みを自動化することで、作業時間を削減することができます。

Zoomを活用した自動化例

登録されたら、Zoomのウェビナーに登録者として追加する

新しい情報が登録されたら、その情報を用いてZoomのウェビナー登録者として自動追加するため、転記ミスなどを防止できるはずです。

Zoomでミーティングが終了したらレコーディングURLを通知する

チーム全体宛てのレコーディングの共有を漏れなくスムーズに行うことができます。

Google スプレッドシートとZoomを連携するメリット

メリット1:ユーザーの追加を一元化できる

Google スプレッドシートに入力したユーザー情報をZoomに同期する作業は、2回データを入力することになり、手間がかかりますよね。
Yoomのアプリ連携を導入して、Google スプレッドシートに入力されたユーザー情報をZoomに自動追加できると、二重入力の手間が省けるかもしれません。
特に、メンバー管理をGoogle スプレッドシートで行っており、会議ツールでZoomを必ず使用されている場合、管理が一元化されるのでおすすめです。

メリット2:ユーザーの追加忘れや漏れを防ぐことができる

Google スプレッドシートのユーザー情報をZoomに自動追加することで、ユーザーの追加忘れや漏れを防げるようになるはずです。
これにより、Zoomにユーザーの追加を忘れても、自動で追加されるため、ミーティングがスムーズに行えるでしょう。
手動でユーザー情報を入力していると、入力漏れが発生する可能性がありますが、自動化はそういった事態を防いでくれます。

まとめ

本記事では「Google スプレッドシートで行が追加されたら、Zoomでユーザーを追加する」自動化の設定方法をご紹介しました。
Google スプレッドシートとZoomを連携することで、ユーザーの追加作業が自動化され、手間や作業時間を短縮できるはずです！

「その他の自動化例」でもご紹介した、Google スプレッドシートとZoomのテンプレートもぜひお試しください。
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