Google スプレッドシートで行が追加されたらHubSpotにコンタクトを作成する方法

上記のバナーの『試してみる』をクリックしましょう。
Yoomをお使いの方はログインして、初めての方は会員登録をお願いします。
そのまま進むと、ワークスペースに自動的にテンプレートがコピーされています。
テンプレート名は、必要に応じて変更してください。
左側のマイプロジェクトをクリックすると先ほどコピーしたテンプレートが表示されます。
右側の三点リーダー(...)をクリックし、編集するを選択しましょう。

用意するもの

・コンタクト情報の記載できるGoogle スプレッドシート。
ヘッダーは画像を参考にしてください。
(情報はテストの際に記載します。)

それでは、アプリトリガーを設定していきます。
「行が追加されたら」を選択します。
タイトルは、任意で変更してください。
連携するアカウント情報の確認をしたら、次に進みます。

• トリガーの起動間隔:5分、10分、15分、30分、60分の間隔から選べます。基本的に短い設定がおすすめです。
  ※プランによって起動間隔の選択内容が変わります。

テーブル範囲はヘッダーも含め、全て入るように設定します。

• 一意の値が入った列
  ※必ず値が重複しない列を選んでください！
  

ここで、コンタクト情報のGoogle スプレッドシートに移動してください。
F列のコンタクトIDは空欄にしておきます。（フローボットの最後のアクションでHubSpotのコンタクトIDを追加します）
その他の項目を入力しましょう。

フローボットに戻り、テストします。
アウトプットにHubSpotに追加したい情報が反映したら保存します。

続いて「コンタクトの作成」をクリックしましょう。
こちらも連携するアカウント情報の確認をお願いします。
次に進み、項目の設定を行います。
以下のように、アウトプットから選択してください。

残りの項目も設定します。

ライフサイクルステージは画像のものから選択できます。

リードステータスは以下の通りです。

以上の2つは選択しなくてもコンタクト作成できるので、任意で選択してください。
こちらもテストし、アウトプットに作成したコンタクトIDが取得されたら保存します。

続いて「レコードを更新する」をクリックしましょう。データベースの連携を行います。

更新したいレコードの条件を設定しましょう。

先ほど取得したコンタクトIDを更新したいので、以下のようにアウトプットを選択します。

テストして成功したら保存をクリックします。HubSpotを確認してみましょう。

無事にコンタクト作成されていますね。
ここまでお疲れ様でした。プログラミングに詳しくない私でも、簡単に進めることができました。

今回使用したフローボットはこちら↓

Google スプレッドシートやHubSpotを使ったその他の自動化例

本日ご紹介した連携以外にもGoogle スプレッドシートやHubSpotのAPIを活用することで様々な自動化を実現することが可能です。

もし気になるものがあれば、ぜひ試してみてください！

‍Google スプレッドシートとHubSpotを連携した自動化例

Google スプレッドシートで行が更新されたらHubSpotのコンタクト情報も更新する連携も可能です。
また、HubSpotに登録された新規コンタクト情報をGoogle スプレッドシートに追加したり、Hubspotのフォームに回答が送信されたら、内容をGoogle スプレッドシートに追加することもできます。

Google スプレッドシートを活用した自動化例

Google スプレッドシートで行が追加されたらチャットツールに通知する

Google スプレッドシートで行が追加されたことをSlackやDiscordなどに自動で通知します。

メールで受け取ったアンケート結果をGoogle スプレッドシートに登録する

GmailやOutlookで受け取ったアンケート結果をGoogle スプレッドシートに自動で登録します。

Google スプレッドシートの情報をもとに書類を発行する

Google スプレッドシートに登録された内容をもとに、freee請求書やGoogleドキュメントなどで書類を自動作成します。

HubSpotを活用した自動化例

HubSpotでのアクションにあわせてタスク管理ツールに課題を作成する

HubSpotでの商談の受注などにあわせてBacklogやTrelloなどに課題を自動で作成します。

HubSpotで特定の条件を満たしたらミーティングURLを発行する

HubSpotで特定の条件を満たしたらGoogle MeetやZoomでミーティングURLを自動で発行します。

HubSpotに新しい会社が作成されたらクラウドストレージにフォルダを作成する

HubSpotに新しい会社が作成されたら、Google DriveやOneDriveなどにフォルダを自動で作成します。

Google スプレッドシートとHubSpotの連携メリットと具体例

メリット1: データ入力の効率化

手動入力に頼る従来の業務プロセスでは、データ入力に時間がかかり、ミスも発生しやすいというリスクがありますよね。
そこで、Google スプレッドシートで行が追加されるたびに、HubSpotへ自動的にコンタクトが作成される仕組みを導入することで、こうした課題を解消できます。
この自動化により、データ入力作業が省略され、時間と労力を節約できるはずです。
例えば、イベントで収集した参加者リストをGoogle スプレッドシートに入力すると、HubSpotに自動反映されるので、正しく登録されたコンタクト情報をもとに、営業チームが効率的にリードへアプローチできるのではないでしょうか。
また、入力ミスや重複登録といった手動作業に伴うエラーも防止され、データ品質の向上も見込めそうですね。

メリット2: 遅延ない顧客登録

顧客情報の登録が遅れると、フォローアップのタイミングを逃し、機会損失を招く可能性がありませんか。
ですが、自動化することで情報がスムーズに反映されれば、顧客登録の遅延がなくなり、スピード感のある対応が可能になりますよね。
例えば、新しいリードがGoogle スプレッドシートに入力されるとスムーズにHubSpotに反映されるので、営業担当がすぐにフォローアップメールを送ることができるはずです。
特に、セミナーやキャンペーンなどスピーディーな対応が求められるシチュエーションでは、自動化による円滑な対応が商談成功のカギを握るかもしれませんよ。

メリット3: 情報共有の円滑化

部門間でスムーズな情報共有が実現すれば、連携が強化され、効率的に業務を進められるはずです。
多くの企業では、営業チーム、マーケティングチーム、カスタマーサポートがそれぞれ独立したツールやデータベースを使っており、必要な情報を見つけるのに時間がかかる場合が多いのではないでしょうか。
しかし、Google スプレッドシートで入力されたデータがHubSpotに自動的に集約されることで、情報の確認が楽になります。
例えば、営業チームがGoogle スプレッドシートにデータを登録した際に、サポートチームが管理するHubSpotに自動で顧客情報が登録されれば、サポートチームはスムーズに顧客へアプローチできるのではないでしょうか。
このように、自動化により情報共有が円滑化することで、部門間の連携強化にもつながるはずです。

まとめ

今回は「Google スプレッドシートで行が追加されたら、HubSpotにコンタクトを追加する」フローボットをご紹介しました。
Google スプレッドシートとHubSpotを連携することで、データ入力の効率化や部門間の情報共有の円滑化が期待できます。
これにより、営業やマーケティングのプロセスが改善され、効率よく業務を進められるのではないでしょうか。

ノーコードツールのYoomを活用することで、これらの自動化を簡単に実現できます。

ぜひ、Google スプレッドシートとHubSpotの連携を試してみてくださいね！