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営業やマーケティング活動を効率的に進めるにはコンタクト情報の管理が重要です。
しかし、手動でGoogle スプレッドシートからHubSpotに登録している場合、連携することで登録作業を自動化できます。
特に、手動でのデータ入力や顧客情報の管理に時間を費やしている方にとって、この自動化は大きなメリットがあると考えられます。
本記事では、ノーコードツールYoomを活用して、Google スプレッドシートに新規顧客が登録された際にHubSpotのコンタクト作成を自動化する方法とそのメリットを詳しく解説します。
・Googleスプレッドシートで顧客情報を管理しつつ、HubSpotで営業活動を行っている方
・営業やマーケティングチーム間での顧客情報共有に課題を感じている方
・イベントやセミナー参加者の情報を素早くCRMツールに取り込みたいと考えている方
・データ入力の効率化とミス削減を目指して業務プロセスを効率化したい方
・GoogleスプレッドシートとHubSpotを連携して、部門間の情報共有を強化したい方
手動入力に頼る従来の業務プロセスでは、データ入力に時間がかかり、ミスも発生しやすいというリスクがあります。
そこで、Google スプレッドシートで行が追加されるたびに、HubSpotへ自動的にコンタクトが作成される自動化を導入することで、こうした課題を解消できます。
この自動化により、データ入力作業が省略され、時間と労力の節約が期待できます。
例えば、イベントで収集した参加者リストをGoogle スプレッドシートに入力すると、HubSpotに自動反映されるので、正しく登録されたコンタクト情報を営業チームがリードとして活用できます。
また、入力ミスや重複登録といった手動作業に伴うエラーも防止され、データ品質の向上が見込めそうです。
顧客情報の登録が遅れると、フォローアップのタイミングを逃し、機会損失を招く可能性があります。
ですが、自動化することで情報がオンタイムで反映されるため、顧客登録の遅延がなくなり、スピード感のある対応が可能になります。
例えば、新しいリードがGoogle スプレッドシートに入力されるとすぐにHubSpotに反映されるので、営業担当がすぐにフォローアップメールを送ることができます。
特に、セミナーやキャンペーンなどスピーディーな対応が求められるシチュエーションでは、迅速な登録が商談成功のカギを握るでしょう。
部門間でスムーズな情報共有が実現すれば、単に連携が効率化するだけでなく、情報の一元管理によってスピーディーな意思決定が可能になります。
多くの企業では、営業チーム、マーケティングチーム、カスタマーサポートがそれぞれ独立したツールやデータベースを使っており、必要な情報を見つけるのに時間がかかる場合があります。
しかし、Google スプレッドシートで入力されたデータがHubSpotに自動的に集約されることで、すべての部門が共通のプラットフォームで最新情報を確認できます。
例えば、サポートチームが顧客の最新ステータスを把握して対応を調整したりすることが可能になります。
結果として、各部門がデータを基に素早く意思決定を行えるので、全社的なパフォーマンスの向上が見込めます。
[Yoomとは]
ここまで、Google スプレッドシートとHubSpotの連携によるメリットを紹介してきました。
それでは早速、Yoomを使って今回使用するアプリを連携しましょう!
マイアプリ登録が完了したあと、「Google スプレッドシートで行が追加されたら、HubSpotにタスクを追加する」フローボットを作成していきます。
今回は、以下のプロセスです。
一緒に設定していきましょう!
マイアプリ連携を先にしておくと、後の設定がスムーズに進みます。
まず、ご利用中のGoogle スプレッドシートとYoomを連携していきます。
Yoomページの左側からマイアプリ→新規接続を選択します。
Google スプレッドシートと検索し、Googleアカウントでログインしましょう。
この画面になるので、問題なければ続行をクリックします。
続いてHubSpotと連携します。
会員登録するか、ログインをお願いします。
Google スプレッドシートとHubSpotがマイアプリに連携されていればOKです。
今回はこのテンプレートを使用して進めます。
テンプレートページを開き、『このテンプレートを試してみる』をクリックしましょう。
Yoomをお使いの方はログインして、初めての方は会員登録をお願いします。
そのまま進むと、ワークスペースに自動的にテンプレートがコピーされています。
テンプレート名は、必要に応じて変更してください。
左側のマイプロジェクトをクリックすると先ほどコピーしたテンプレートが表示されます。
右側の三点リーダー(...)をクリックし、編集するを選択しましょう。
・コンタクト情報の記載できるGoogle スプレッドシート。
ヘッダーは画像を参考にしてください。
(情報はテストの際に記載します。)
それでは、アプリトリガーを設定していきます。
「行が追加されたら」を選択します。
タイトルは、任意で変更してください。
連携するアカウント情報の確認をしたら、次に進みます。
テーブル範囲はヘッダーも含め、全て入るように設定します。
ここで、コンタクト情報のGoogle スプレッドシートに移動してください。
F列のコンタクトIDは空欄にしておきます。
その他の項目を入力しましょう。
フローボットに戻り、テストします。
アウトプットにHubSpotに追加したい情報が反映したら保存します。
続いて「コンタクトの作成」をクリックしましょう。
こちらも連携するアカウント情報の確認をお願いします。
次に進み、項目の設定を行います。
以下のように、アウトプットから選択してください。
残りの項目も設定します。
ライフサイクルステージは画像のものから選択できます。
リードステータスは以下の通りです。
以上の2つは選択しなくてもコンタクト作成できるので、任意で選択してください。
こちらもテストし、アウトプットに作成したコンタクトIDが取得されたら保存します。
続いて「レコードを更新する」をクリックしましょう。データベースの連携を行います。
更新したいレコードの条件を設定しましょう。
先ほど取得したコンタクトIDを更新したいので、以下のようにアウトプットを選択します。
テストして成功したら保存をクリックします。HubSpotを確認してみましょう。
無事にコンタクト作成されていますね。
ここまでお疲れ様でした。プログラミングに詳しくない私でも、簡単に進めることができました。
今回使用したフローボットはこちら↓
1.Google スプレッドシートで行が更新されたら、HubSpotのコンタクト情報も更新するフローです。
コンタクトに登録してある会社の住所や電話番号が変わっても、このフローを使えば自動でHubSpotの情報も更新されます。
一度自動化してしまえば、手間だった更新作業から解放されますね。
2.HubSpotに登録された新規コンタクト情報をGoogle スプレッドシートに記載するフローです。
他部署へのコンタクト情報の連携にGoogle スプレッドシートを利用している場合、こちらが便利です。
Google スプレッドシートさえ連携しておけば、コンタクト情報が自動で反映されるので、入力の時間と手間が省けます。
3.Hubspotにフォームが送信されたら、Google スプレッドシートに格納するフローです。
フォームを送信してくれた見込み客の情報を、自動でGoogle スプレッドシートに転記できます。
今回紹介したフローと組み合わせることで、HubSpotへも自動でコンタクト登録できますね。
今回は「Google スプレッドシートで行が追加されたら、HubSpotにタスクを追加する」フローボットを紹介しました。
Google スプレッドシートとHubSpotを連携することで、データ入力の効率化や部門間の情報共有の円滑化が期待できます。
これにより、営業やマーケティングのプロセスが改善され、効率よく業務を進められるでしょう。
特にノーコードツールYoomを活用することで、これらの自動化を簡単に実現できます。
ぜひ、Yoomを使ったGoogle スプレッドシートとHubSpotの連携を試してみてください。
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