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日々の業務で、新しいデータが追加された際にそれを効率よく共有できれば、作業の負担が軽減されると感じたことはありませんか？
例えば、売上報告や営業リードの管理などで、新しいデータが入るたびにいちいち手動で共有するのは面倒ですし、抜け漏れの原因にもなります。
そんなときに役立つのが、新しいデータが入力されるたびにその情報を自動で共有する仕組みです。
今回は、Google スプレッドシートに新しい行が追加された際に、自動でoviceに通知を送るフローを活用することで得られるメリットや具体的な連携フローについて詳しく解説します。
Google スプレッドシートとoviceを連携することで、新しい行が追加されるたびにOvice内でメンバー全員に自動で通知が送られます。
例えば、新しい顧客リードや日次の売上データが追加された時など、全員が知っておくべき重要な情報を共有できます。
通知を受け取ったら、ovice上ですぐに雑談や打ち合わせを始められ、メンバー同士のコミュニケーションが自然に進みます。
情報がタイミングよく共有されることで、何をすべきかがチーム全体で把握でき、結果的に業務が円滑に進むことが期待できます。
通知作業を自動化することで、手動によるミスや通知漏れを防ぎ、信頼性を高めることができます。
特に忙しい日や席を外している時でも、自動で通知が送られるため、安心して他の業務に集中できるでしょう。
手動の通知作業が不要になり、通知にかかる時間が節約され、余った時間をより重要な業務に使えるようになります。
結果として、作業の効率化とチーム全体の生産性向上に繋がるでしょう。
[Yoomとは]
ここでは「Google スプレッドシートで行が追加されたらoviceに通知する」フローの設定についてご紹介します。
Yoomアカウントをお持ちでない方は、Yoomのアカウント発行ページからアカウントを作成してください。
以下は説明に出てくるGoogle スプレッドシートの概要です。
「顧客リード情報」が追加されたら通知するという想定でフローの設定を進めていきます。
(1)下記のバナーの「詳細を見る」から、「このテンプレートを試してみる」をクリックしてください。
■概要
Googleスプレッドシートで行が追加されたらoviceに通知するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Googleスプレッドシートを業務で活用している方
・チーム内の情報共有を行うチームの方
・コメント機能を活用し、シートに直接指示を追加するリーダー
2.oviceを活用して業務を行う企業
・バーチャルスペースをリモートワークで活用しているチーム
・オンラインイベントやセミナーを企画運営するカスタマーサービス部門担当者
■このテンプレートを使うメリット
Googleスプレッドシートは一つのシートを同時に編集ができるため、リモートワークを行うチームの情報共有に有効的なツールです。
さらにoviceを使用しリモートワークの環境を整え、円滑に業務を進行します。
しかし、Google スプレッドシートでの情報の追加を手作業で通知しなければならないのは、他のタスクへの集中を妨げることがあります。
手作業による手間を省き、業務進行をスムーズにしたいと考える方にこのフローは適しています。
Googleスプレッドシートで情報が追加されたら自動でoviceに通知するため、手入力による手間を省きます。
また引用した内容を通知するため、手作業によるヒューマンエラーを未然に防ぎます。
■注意事項
・Googleスプレッドシート、oviceのそれぞれとYoomを連携してください。
(2)ワークスペースの一覧から、任意のプロジェクトを選択します。
プロジェクト一覧の「マイプロジェクト」にコピーしたテンプレートが格納されています。そちらをご確認ください。
(3)以下の画面が表示されたら、ステップ2に進んでください。
次に、Google スプレッドシートの設定に移ります。
(1)画面左側にある「マイアプリ」をクリック
(2)次に、画面右側の「+新規接続」をクリック
(3)アプリの一覧からGoogle スプレッドシートを選択し、「Sign in with Google」をクリック
(4)アカウントの選択画面で連携したいアカウントを選択し、クリック
(5)Yoomにログイン画面で連携するアカウント情報が正しいかを確認し、「次へ」をクリック
(6)最後に「YoomがGoogleアカウントへの追加アクセスを求めています」画面で「続行」をクリックすれば、Google スプレッドシートの設定は完了です！
次はoviceの設定です。
(1)アプリの一覧からoviceを選択
(2)新規登録画面の指示に従って、以下を設定
(3)「追加」をクリックし、マイアプリ登録が完了です。
(4)プロジェクト一覧から「マイプロジェクト」をクリック
(5)コピーしたテンプレートをクリック
(6)フローの一覧画面の右上にある「編集する」をクリックし、ステップ4に進んでください。
(1)フローの一覧画面から「アプリトリガー」をクリック
(2)アプリトリガーのタイトルを設定
※既に設定されているタイトルをそのまま使用しても大丈夫です。
(3)トリガーアクションは「行が追加されたら」が選択されていることを確認
(4)「次へ」をクリック
アプリトリガーのAPI接続設定で、各項目を設定します。
(5)トリガーの起動間隔は既存設定(ここでは5分)のまま進めていきます。
※プランによって設定できる起動間隔が異なります。
(6)スプレッドシートIDは、入力欄を一度クリックしてもらうと候補が表示されるので、その中から任意で選択してください。
(7)シートIDも候補から任意で選択
次に、選択したシートのテーブル範囲を設定します。
(8)テーブルの範囲(始まり)と(終わり)を任意で指定
(9)一意の値が入った列には、Google スプレッドシート上でユニークな値の列を設定(今回は、IDが記載されている列を指定)
(10)「テスト」でエラーが出なければ、「保存」をクリック
(11)続いてアプリトリガー下に表示される「アプリと連携する」をクリック
(12)タイトルを設定し、アクションは「組織のメンバーに通知を送信」が選択されていることを確認
(13)「次へ」をクリック
API接続設定で、必須項目を設定します。
(14)メッセージ内容は、テキストとアウトプットを組み合わせて構成することができます。
今回は、既存設定のメッセージ内容をベースに、一部テキストを変更しアウトプットを選び直して作成しました。
(15)サービスネームとサービスロゴURLの設定が必要な場合は任意でお願いいたします。
(19)「テスト」でエラーが出なければ、「保存する」をクリック
(20)以下の画面が表示されたら、「トリガーをON」をクリック
お疲れ様でした。これで、Google スプレッドシートで行が追加されたらoviceに通知するフローが設定されました。
今回紹介したフローボットのテンプレートは、Yoomに登録することで利用可能です。
■概要
Googleスプレッドシートで行が追加されたらoviceに通知するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Googleスプレッドシートを業務で活用している方
・チーム内の情報共有を行うチームの方
・コメント機能を活用し、シートに直接指示を追加するリーダー
2.oviceを活用して業務を行う企業
・バーチャルスペースをリモートワークで活用しているチーム
・オンラインイベントやセミナーを企画運営するカスタマーサービス部門担当者
■このテンプレートを使うメリット
Googleスプレッドシートは一つのシートを同時に編集ができるため、リモートワークを行うチームの情報共有に有効的なツールです。
さらにoviceを使用しリモートワークの環境を整え、円滑に業務を進行します。
しかし、Google スプレッドシートでの情報の追加を手作業で通知しなければならないのは、他のタスクへの集中を妨げることがあります。
手作業による手間を省き、業務進行をスムーズにしたいと考える方にこのフローは適しています。
Googleスプレッドシートで情報が追加されたら自動でoviceに通知するため、手入力による手間を省きます。
また引用した内容を通知するため、手作業によるヒューマンエラーを未然に防ぎます。
■注意事項
・Googleスプレッドシート、oviceのそれぞれとYoomを連携してください。
今回ご紹介した連携フローの他にも、Google スプレッドシート・oviceの連携を活用した自動化フローがあります。ここでは、便利な3つの自動化フローを紹介します。
1. Google スプレッドシートで行が更新されたらoviceに通知するフロー
行が追加されるだけでなく、既存の行が変更された場合も、oviceに自動で通知を送ることができます。例えば、顧客リードのステータスが「成約」に変わった際、チーム全員に通知を送ることができます。
■概要
Google スプレッドシートで行が更新されたらoviceに通知するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Google スプレッドシートを業務で活用している方
・共有シートでアプリのアカウント情報を管理するチームの方
・同じシートを同時に編集し業務効率化を目指すリーダー
2.oviceを活用して業務を行う企業
・リモートワークでバーチャルスペースを活用しているチーム
・オンラインイベントやセミナーを企画運営するカスタマーサービス部門担当者
■このテンプレートを使うメリット
Google スプレッドシートは一つのシートを同時に編集ができるため、最新の情報をいち早くチーム内に共有するために有効的なツールです。
さらにoviceを使用することで、リモートワークを円滑に行う環境を整えます。
しかし、Google スプレッドシートで更新された情報を毎回手動で通知するのは、非効率的で時間がかかります。
情報の更新をいち早くチーム内に共有し、業務進行をスムーズに行いたいと考える方にこのフローは適しています。
Google スプレッドシートで情報の更新が行われたら、oviceに自動で通知するため、リモートワークを行うチームでも情報の通知の手間をなくします。
また引用した内容を通知するため、手作業によるヒューマンエラーを未然に防ぎます。
■注意事項
・Google スプレッドシート、oviceのそれぞれとYoomを連携してください。
2. oviceで入退室が行われたらMicrosoft Teamsに通知するフロー
oviceでメンバーがバーチャルオフィスに入退室した際、その情報をMicrosoft Teamsに通知できます。誰がオフィスにいるかをMicrosoft Teams上で把握できるため、チームの状況を確認しやすくなり、コミュニケーションがスムーズに進むでしょう。
■概要
oviceで入退室が行われたらMicrosoft Teamsに通知するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.リモートワークや仮想オフィスを導入している企業の管理者
2.従業員の稼働状況をリアルタイムで把握したい方
3.Microsoft Teamsを日常的に活用している方
■このテンプレートを使うメリット
・仮想オフィスの入退室情報がリアルタイムでMicrosoft Teamsに通知されるため、メンバーの稼働状況を瞬時に把握することができます。
・リモートワーク中の従業員の稼働状況をリアルタイムで把握でき、チーム全体の業務効率を向上させることができるからです。
■注意事項
・ovice、Microsoft TeamsそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
3. メールが届いたら、AIを使い添付写真をOCRで読み取り、Google スプレッドシートに内容を自動入力するフロー
メールの添付写真をOCRで読み取り、抽出したデータをGoogle スプレッドシートに入力するフローです。例えば、顧客からの注文書のデータをGoogle スプレッドシートに自動反映させることで、 手動入力の手間を省けます。
■概要
メールが届いたら、AIを用いて添付された写真をOCR機能で読み取り、抽出した内容をGoogleスプレッドシートに格納するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.一定の項目を画像から内容を取り出す作業をする方
・税理士や社会保険労務士の年末調整業務担当者
・名刺をデータ化する必要のある営業アシスタントや事務担当者
2.手入力の作業を減らし、自動化したいと考えている方
・業務効率化を目指している中小企業の経営者
・入力作業の多い総務、事務の担当者
・デジタルツールを活用して業務を行っているマーケティング担当者
■このテンプレートを使うメリット
・写真から文字データを読み取り自動で内容を入力してくれるので、手入力の手間がなくなります。
・一連の流れが自動で完了することにより、手入力によるミスを防ぐことができます。
■注意事項
・GoogleスプレッドシートとYoomをあらかじめ連携させてください。
・AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
Google スプレッドシートとoviceの自動通知フローは、手動での通知作業を省略できるため、業務の効率化や時間の節約、そして通知漏れの防止に大きく貢献するでしょう。
特に、データの追加に応じて自動通知を設定したい方には非常に効果的な解決策です。
ぜひこの機会にYoomを活用して、Google スプレッドシートとoviceの連携フローを導入してみてください。
