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人事担当者や給与管理をされている皆さん、日々繰り返される従業員情報の登録がもっと楽になったらなと思いませんか？
Google スプレッドシート内のデータを別のシステムに転記する作業は、時間と労力がかかります。
そこで、Yoomを使ってGoogle スプレッドシートと即給を連携すると、シートに利用者情報が追加された際に、自動的に即給にも追加できるようになります。
本記事では、2つのアプリを連携するメリットを踏まえながら、具体的な連携方法について詳しく紹介していきます。
手動でのデータ入力や更新の手間を省くことで、業務をスピードアップさせつつ正確性を向上させましょう。
手動でデータを入力する場合、誤入力や入力漏れなどのヒューマンエラーが発生するリスクがあります。
しかし、Google スプレッドシートと即給を自動的に連携することで、入力されたデータがそのまま即給に反映されるため、手入力の必要がなくなり、エラーのリスクを削減することが期待できます。
この連携により、データの一貫性と正確性が保たれるのは大きなメリットになるでしょう。
通常、Google スプレッドシートに入力されたデータを別のシステムに手動で転記していると、時間と労力がかかりますよね。
また、転記量に比例して作業量もその分増えてしまうのが難点でもあります。
ですがこれらのアプリを連携することで、データが自動的に反映されるため、手作業が不要になります。
その結果、データの転記にかかる時間が大幅に短縮され、担当者はより重要な業務に時間を割くことができるようになります。
[Yoomとは]
ここまでメリットをご紹介してきました。
では早速、Yoomを使って今回使用するアプリを連携しましょう!
登録が完了したら、「Google スプレッドシートで利用者情報が追加されたら即給に追加する」フローボットを作成していきます。
■概要
Google スプレッドシートで利用者情報が追加されたら即給に追加するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Google スプレッドシートを業務で活用している方
・共有シートを活用して、自社の従業員情報を管理している総務担当者
・同時編集によって業務効率化を目指す経営者
2.即給を活用して賃金の支払いを行う企業
・福利厚生の一環で給与支払い方法を従業員が選択している企業の担当者
・フリーランスの方へ業務完了後すぐに報酬を支払っている経営者
■このテンプレートを使うメリット
Google スプレッドシートは従業員の雇用形態ごとにシートを分け登録することができ、従業員情報の一元管理をわかりやすく行うツールとして有効的です。
しかしGoogle スプレッドシートに追加された情報を即給に改めて手入力することは、非効率的で時間がかかります。
手作業の時間を短縮して、よりクリエイティブな業務に時間を多く取りたいと考える方にこのフローは適しています。
Google スプレッドシートに情報が追加されたらその情報を自動で即給に登録するため、手作業による手間を省くことができます。
また登録内容を引用して入力を行うため、手入力によるヒューマンエラーを防ぎます。
■注意事項
・Google スプレッドシート、即給のそれぞれとYoomを連携してください。
まずは、使用しているGoogle スプレッドシートとYoomを連携しましょう。
Yoomページの左側からマイアプリ→新規接続→Googleスプレッドシートの順に選択します。
メールアドレス・パスワードを入力してログインを進めていくとこの画面になるので、確認して続行をクリックします。
続いて即給と連携します。
以下の項目を設定しましょう。
2つのアプリがマイアプリに連携できたらOKです。
今回は用意されているテンプレートを使用します。
テンプレートページを開いたら、このテンプレートを試してみるをクリック。
Yoomをお使いの方はログインし、初めての方は会員登録をしましょう。
進むと、ご自身のワークスペースにテンプレートがコピーされます。
必要だったら、テンプレートの名前を変更することができます。
左側のマイプロジェクトをクリックすると先ほどコピーしたテンプレートが出てきます。
右側の三点リーダー(...)をクリックし、編集するを選択します。
今回は以下の2ステップです。
一緒に設定していきましょう!
ではアプリトリガーを設定していきましょう。
「行が追加されたら」を選択します。
連携するアカウント情報を確認します。
アクションはそのままで次に進みましょう。
必須項目の設定に入ります。
テスト→テスト成功し、アウトプット欄にスプレッドシートの内容が反映されているのを確認して保存します。
続いて「利用者を登録」をクリック。
こちらも、連携するアカウント情報を確認します。
アクションはそのままで次に進みます。
必須項目を設定していきましょう。
企業番号と事業所番号以外はスプレッドシートの情報を引用していきたいので、アウトプットから選択していきます。
その他の欄は任意で設定していけば大丈夫です。
こちらもテストして問題なければ保存します。
最後にアプリトリガーをオンにして完了です。
ここまでお疲れ様でした。
プログラミングに詳しくない私でも、簡単に進めることができました。
今回使用したフローボットはこちら↓
■概要
Google スプレッドシートで利用者情報が追加されたら即給に追加するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Google スプレッドシートを業務で活用している方
・共有シートを活用して、自社の従業員情報を管理している総務担当者
・同時編集によって業務効率化を目指す経営者
2.即給を活用して賃金の支払いを行う企業
・福利厚生の一環で給与支払い方法を従業員が選択している企業の担当者
・フリーランスの方へ業務完了後すぐに報酬を支払っている経営者
■このテンプレートを使うメリット
Google スプレッドシートは従業員の雇用形態ごとにシートを分け登録することができ、従業員情報の一元管理をわかりやすく行うツールとして有効的です。
しかしGoogle スプレッドシートに追加された情報を即給に改めて手入力することは、非効率的で時間がかかります。
手作業の時間を短縮して、よりクリエイティブな業務に時間を多く取りたいと考える方にこのフローは適しています。
Google スプレッドシートに情報が追加されたらその情報を自動で即給に登録するため、手作業による手間を省くことができます。
また登録内容を引用して入力を行うため、手入力によるヒューマンエラーを防ぎます。
■注意事項
・Google スプレッドシート、即給のそれぞれとYoomを連携してください。
1.Google スプレッドシートで利用者情報が更新されたら即給も更新するフローです。
口座名義や銀行口座の変更など、すぐに対応しないと給与支払に影響します。
このフローを導入すれば、Google スプレッドシートに変更された情報を入力しておくだけで即給にも反映されるようになるのでおすすめです。
■概要
Google スプレッドシートで利用者情報が更新されたら即給も更新するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Google スプレッドシートを業務で活用している方
・共有シートを活用して、業務に使用するアプリなどのアカウント情報を管理している総務担当者
・同時編集によって作業効率を上げたいチームリーダー
2.即給を活用して賃金の支払いを行う企業
・給与支払い方法を従業員が選択している企業の担当者
・フリーランスの方へ業務完了後すぐに報酬を支払っている企業の担当者
■このテンプレートを使うメリット
Google スプレッドシートはあらゆる雇用形態の従業員情報をわかりやすく管理するツールとして活用できます。
しかしGoogle スプレッドシートの情報が更新された際、即給への編集を手入力することは業務の属人化を招く可能性があります。
手入力をなるべくなくし、自動化できる業務は自動化したいと考える方にこのフローは適しています。
Google スプレッドシートの情報更新をトリガーに即給の情報を編集するため、手作業の手間を省きます。
また登録内容を引用して入力を行うため、ヒューマンエラーを防ぎます。
■注意事項
・Google スプレッドシート、即給のそれぞれとYoomを連携してください。
2.Google スプレッドシートで行が更新されたらfreee人事労務の従業員情報も更新するフローです。
こちらも先ほどのフローボットと似ていますが、住所や連絡先変更など早急に対応する必要のある業務を自動化できます。
Google スプレッドシートを共有して、変更箇所を従業員に入力してもらっておけば、freee人事労務に自動で反映するようになります。
■概要
Google スプレッドシートで行が更新されたらfreee人事労務の従業員情報も更新するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.業務でGoogle スプレッドシートを使用している方
・Google スプレッドシートを共同編集している部署
・従業員情報を管理している人事担当者
2.freee人事労務を業務で使用している方
・従業員情報を一元管理している人事担当者
・Google スプレッドシートとfreee人事労務の情報を同期させたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
freee人事労務を使用していると住所変更や連絡先の変更に伴い、従業員情報を更新する場面が出てきます。
しかし、手作業で対応をしていると更新ミスや更新漏れといったヒューマンエラーの発生が懸念されます。
このテンプレートを使用することで、Google スプレッドシートの更新情報をfreee人事労務にも自動で反映することができます。
特定の情報が更新される度にフローボットが起動するため、更新ミスや更新漏れといったヒューマンエラーの発生を防止することが可能です。
このフローの後にコミュニケーションツールから通知を出すことで、従業員情報の更新により発生する作業を特定のメンバーに通知することもできます。
■注意事項
・Google スプレッドシート、freee人事労務のそれぞれとYoomを連携してください。
今回は「Google スプレッドシートで利用者情報が追加されたら即給に追加する」フローボットをご紹介しました。
従業員の増える時期など、様々なツールに従業員を登録する必要がありますよね。
今回のようなフローボットを利用すれば、Googleスプレッドシートに従業員情報を入力するだけで他のツールへの登録を自動化できるようになります。
手入力による入力ミスや登録漏れなども防げます。
特に、ノーコードでアプリを連携できるYoomを使えば、エンジニアリングの知識がなくても簡単に業務自動化が可能です。これにより、ルーティン業務は自動化して、別の重要な業務に集中しましょう。
ぜひ、この記事を参考にして、業務の自動化を進めてみてくださいね。
