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ネクストSFAはマーケティング、営業、カスタマーサクセスなど、部署を横断して情報管理ができるので便利ですよね。
しかし、GoogleスプレッドシートとネクストSFAを連携すると、より便利になるのはご存じでしょうか？
特に以下のようなケースにおすすめです。
「マーケティングではGoogleスプレッドシートを主に利用しているが、営業ではネクストSFAを利用している」「情報の更新を忘れたり、更新作業が遅れてしまうことがよくある」など。
本記事では、Googleスプレッドシートで受注情報が更新されると、ネクストSFAの情報も自動更新されるフローについて解説します。
ぜひ以下の手順を参考にして、Yoomで自動連携を試してみてください！
例えば、以下のようなケースを考えてみてください。
この場合、Google スプレッドシートの方だけ最新の情報で、ネクストSFAの方は古い情報のままになるリスクがあり、部署間で認識の齟齬が生じてしまうかもしれません。
今回紹介する自動連携を使えば、Googleスプレッドシートの情報が更新されると、ネクストSFAの情報も同じように更新されるので、情報共有が迅速になり、部署間のコミュニケーション円滑化が期待できます。
本記事の連携を使えば、更新作業の遅れや更新し忘れの防止に加え、入力ミスの削減にもつながります。
例えば、タイピングミスや変換ミスが原因で、会社名・メールアドレスなどの情報を正しく入力できていなかった経験はありませんか？
これまで手作業で行っていた業務が自動化されることで、このようなミスが削減され、データ管理の正確性向上が期待できます。
[Yoomとは]
では、実際にGoogleスプレッドシートとネクストSFAを連携するための手順をご紹介します。
具体的な設定の手順は以下の通りです。
Yoomでは、上記2ステップをテンプレートとして提供しています。
ゼロから作成するよりも簡単にフローボットを作成できるので、まずは下のバナーにある「試してみる」ボタンをクリックして、テンプレートをコピーしましょう！
テンプレートをコピーしたら、まずは事前準備としてYoomの「マイアプリ」からGoogleスプレッドシートとネクストSFAを登録します。
※既に登録されている場合は「ステップ1.アプリトリガーの設定」へお進みください。
<手順>
1.Yoomにログイン後、左側メニュー「マイアプリ」から「＋新規接続」をクリック
2.アプリ名を検索してログインに必要な情報を入力し、アプリを登録
GoogleスプレッドシートとネクストSFAがマイアプリ一覧に表示されていたら、準備完了です！
早速、詳細設定に進みましょう！
まずは、アプリトリガー「行が更新されたら」をクリックしましょう。
最初のページでは、事前に連携したアカウント情報が表示されるので確認しましょう。
問題なければ、「次へ」をクリックしてください。
続いてのページでは、GoogleスプレッドシートのIDと範囲の設定を行ってください。
特に「一意の値が入った列」は必ず一意の値がある列を設定してください。
列内で値が重複していると正しく動かない場合があります。
すべての項目を入力したら「テスト」をクリックして、エラーの有無を確認しましょう。
※トリガーの起動間隔については、ご契約されているプランごとに指定できる時間が異なります。詳細はこちらをご覧ください。
テストが成功すると、指定したGoogleスプレッドシートの項目がアウトプットとして反映されます。
「受注ID」はステップ2で受注情報を更新する際に必ず必要な情報です。下記画像のように、あらかじめGoogleスプレッドシート内に情報を格納してください。
ここまで、問題がなければ「保存する」でトリガーの設定は終了です。
次に、「受注情報を更新」をクリックしてください。
最初のページでは、ステップ1と同様にアカウント情報のみを確認して、問題なければ「次へ」をクリックしてください。
2ページ目では、受注情報を更新するための設定をします。
受注IDは必須の入力項目です。
その他の項目は任意で入力可能なので、アウトプットされた情報を活用して入力してください。
「テスト」をクリックしてエラーが出なければ、「保存する」をクリックしてください。
下記画像のようなポップアップが表示されたら全ての設定が完了です。
トリガーをONにするとフローが実行されます。
Yoomには、GoogleスプレッドシートとネクストSFAを使った自動化事例が多数あります。
ここでは代表的な例をいくつか紹介します。
1.Googleスプレッドシートに受注情報が追加されたらネクストSFAにも同じ情報を登録する
本記事で解説したのは、更新作業を自動化するフローでしたが、登録作業を自動化するフローもあります。
2.Googleスプレッドシートで行が追加されたらSansanで名刺データを登録する
名刺データ管理としてSansanを利用している方は、SansanとGoogleスプレッドシートの自動連携でデータ入力の手間が削減されます。
3.Googleスプレッドシートで行が追加されたらOutlookでメールを送信する
コミュニケーションツールと連携することで、メールの自動送信をすることもできます。GoogleスプレッドシートとOutlookを利用している方におすすめです。
4.Googleスプレッドシートで行が追加されたらNotionでページを作成する
社内ドキュメントやデータ管理としてNotionを利用している場合、Googleスプレッドシートとの連携で業務効率化につながるかもしれません。
以上、GoogleスプレッドシートとネクストSFAを連携する手順でした！
Yoomはプログラミングの知識がなくても使えるため、簡単に連携設定ができます。
Googleスプレッドシートの情報が更新されると、ネクストSFAの情報も自動で更新されるため、手作業の手間が軽減されます。
さらに、入力ミスや更新し忘れなどのヒューマンエラーを防止することにもつながりそうですね。
興味を持っていただけたら、まずはこちらから無料登録をお願いします！
