Google スプレッドシートとネクストSFAを連携して、Google スプレッドシートで受注情報が更新されたらネクストSFAも更新する方法

ネクストSFAはマーケティング、営業、カスタマーサクセスなど、部署を横断して情報管理ができるので便利ですよね。
しかし、GoogleスプレッドシートとネクストSFAを連携すると、より便利になるのはご存じでしょうか？
特に以下のようなケースにおすすめです。

「マーケティングではGoogleスプレッドシートを主に利用しているが、営業ではネクストSFAを利用している」「情報の更新を忘れたり、更新作業が遅れてしまうことがよくある」など。

本記事では、Googleスプレッドシートで受注情報が更新されると、ネクストSFAの情報も自動更新されるフローについて解説します。
ぜひ以下の手順を参考にして、Yoomで自動連携を試してみてください！

GoogleスプレッドシートとネクストSFAを連携するメリット

メリット1.情報共有がスピーディーに

例えば、以下のようなケースを考えてみてください。

• マーケティングでは、Google スプレッドシートを使って情報管理をしているため、ネクストSFAの情報更新が後回しになることがある
• 営業では、主にネクストSFAで顧客情報を参照している

この場合、Google スプレッドシートの方だけ最新の情報で、ネクストSFAの方は古い情報のままになるリスクがあり、部署間で認識の齟齬が生じてしまうかもしれません。
今回紹介する自動連携を使えば、Googleスプレッドシートの情報が更新されると、ネクストSFAの情報も同じように更新されるので、情報共有が迅速になり、部署間のコミュニケーション円滑化が期待できます。

メリット2.入力ミスの削減

本記事の連携を使えば、更新作業の遅れや更新し忘れの防止に加え、入力ミスの削減にもつながります。
例えば、タイピングミスや変換ミスが原因で、会社名・メールアドレスなどの情報を正しく入力できていなかった経験はありませんか？
これまで手作業で行っていた業務が自動化されることで、このようなミスが削減され、データ管理の正確性向上が期待できます。

[Yoomとは]

GoogleスプレッドシートとネクストSFAの連携フロー

では、実際にGoogleスプレッドシートとネクストSFAを連携するための手順をご紹介します。
具体的な設定の手順は以下の通りです。

1. アプリトリガーの設定
2. 受注情報を更新

Yoomでは、上記2ステップをテンプレートとして提供しています。
ゼロから作成するよりも簡単にフローボットを作成できるので、まずは下のバナーにある「試してみる」ボタンをクリックして、テンプレートをコピーしましょう！

Google スプレッドシートで受注情報が更新されたらネクストSFAも更新する

試してみる

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■概要

Google スプレッドシートで受注情報が更新されたらネクストSFAも更新するフローです。

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■このテンプレートをおすすめする方

1.日々の業務でGoogle スプレッドシートを更新している方

・Google スプレッドシートで受注情報を管理している営業部門の方

・受注情報の更新を共同で行っているチーム

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2.ネクストSFAで業務を行っている方

・Google スプレッドシートとの情報の整合性や一貫性を保ちたいと考えている方

・受注データの分析を担当しているデータアナリストの方

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■このテンプレートを使うメリット

受注情報をGoogle スプレッドシートとネクストSFAで管理している場合、情報の整合性や一貫性が保てない場合があります。
また、受注情報の整合性を目視で確認するのは非効率的で、時間がかかります。

このテンプレートを使うことで、Google スプレッドシートの受注情報に更新があればネクストSFAの受注情報も更新されるため、常に情報の整合性や一貫性を保つことが可能です。
これにより、受注情報の整合性確認を目視で行う必要がなくなるため、他の重要な作業に時間を活用することができます。

コミュニケーションツールと連携することで、更新情報を通知することができ、チームメンバーとスピーディーな共有を図ることができます。

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■注意事項

・Google スプレッドシート、ネクストSFAのそれぞれとYoomを連携してください。

詳細を見る 試してみる

事前準備

テンプレートをコピーしたら、まずは事前準備としてYoomの「マイアプリ」からGoogleスプレッドシートとネクストSFAを登録します。
※既に登録されている場合は「ステップ1.アプリトリガーの設定」へお進みください。

<手順>

1.Yoomにログイン後、左側メニュー「マイアプリ」から「＋新規接続」をクリック

2.アプリ名を検索してログインに必要な情報を入力し、アプリを登録

GoogleスプレッドシートとネクストSFAがマイアプリ一覧に表示されていたら、準備完了です！

早速、詳細設定に進みましょう！

ステップ1.アプリトリガーの設定

まずは、アプリトリガー「行が更新されたら」をクリックしましょう。

最初のページでは、事前に連携したアカウント情報が表示されるので確認しましょう。
問題なければ、「次へ」をクリックしてください。

続いてのページでは、GoogleスプレッドシートのIDと範囲の設定を行ってください。
特に「一意の値が入った列」は必ず一意の値がある列を設定してください。
列内で値が重複していると正しく動かない場合があります。

すべての項目を入力したら「テスト」をクリックして、エラーの有無を確認しましょう。
※トリガーの起動間隔については、ご契約されているプランごとに指定できる時間が異なります。詳細はこちらをご覧ください。

テストが成功すると、指定したGoogleスプレッドシートの項目がアウトプットとして反映されます。

「受注ID」はステップ2で受注情報を更新する際に必ず必要な情報です。下記画像のように、あらかじめGoogleスプレッドシート内に情報を格納してください。

ここまで、問題がなければ「保存する」でトリガーの設定は終了です。

ステップ2.受注情報を更新

次に、「受注情報を更新」をクリックしてください。

最初のページでは、ステップ1と同様にアカウント情報のみを確認して、問題なければ「次へ」をクリックしてください。

2ページ目では、受注情報を更新するための設定をします。
受注IDは必須の入力項目です。
その他の項目は任意で入力可能なので、アウトプットされた情報を活用して入力してください。

「テスト」をクリックしてエラーが出なければ、「保存する」をクリックしてください。

下記画像のようなポップアップが表示されたら全ての設定が完了です。
トリガーをONにするとフローが実行されます。

その他GoogleスプレッドシートとネクストSFAを使った自動化の例

Yoomには、GoogleスプレッドシートとネクストSFAを使った自動化事例が多数あります。
ここでは代表的な例をいくつか紹介します。

1.Googleスプレッドシートに受注情報が追加されたらネクストSFAにも同じ情報を登録する

本記事で解説したのは、更新作業を自動化するフローでしたが、登録作業を自動化するフローもあります。

Google スプレッドシートに受注情報が追加されたらネクストSFAに登録する

試してみる

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■概要

Google スプレッドシートで受注管理を行っているものの、ネクストSFAへの情報転記に手間がかかっていませんか。手作業での入力は時間がかかるだけでなく、入力ミスや漏れといったヒューマンエラーの原因にもなりかねません。

このワークフローを活用することで、Google スプレッドシートに受注情報が追加されると、自動でネクストSFAにデータが登録されるため、こうした入力作業を効率化し、正確なデータ管理を実現します。

■このテンプレートをおすすめする方

• Google スプレッドシートとネクストSFAを併用し、受注管理を行っている営業担当者の方
• SFAへのデータ入力作業を自動化し、入力の手間やミスを削減したいと考えている方
• 受注情報の登録フローを効率化し、よりコア業務に集中したいと考えているチームリーダーの方

■このテンプレートを使うメリット

• Google スプレッドシートへの情報追加をトリガーに、自動でネクストSFAにデータが登録されるため、転記作業の時間を短縮できます
• 手作業によるデータ転記がなくなることで、入力間違いや登録漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、データの正確性を高めることに繋がります

■フローボットの流れ

1. はじめに、Google スプレッドシートとネクストSFAをYoomと連携します
2. 次に、トリガーでGoogle スプレッドシートを選択し、「行が追加されたら」というアクションを設定します
3. 次に、オペレーションでネクストSFAを選択し、「受注情報を登録」のアクションを設定します
4. 最後に、オペレーションで再度Google スプレッドシートを選択し、「レコードを更新する」アクションを設定し、処理が完了したことをシートに記録します

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント

• Google スプレッドシートのトリガー設定では、起動の対象としたい任意のスプレッドシートIDやシートIDを設定してください
• ネクストSFAのオペレーション設定では、前段のGoogle スプレッドシートから取得した値を引用し、どのフィールドにどの値を登録するかを自由に設定してください

■注意事項

• Google スプレッドシート、ネクストSFAのそれぞれとYoomを連携してください
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください
• Google スプレッドシートをアプリトリガーとして使用する際の注意事項は「【アプリトリガー】Google スプレッドシートのトリガーにおける注意事項」を参照してください

詳細を見る 試してみる

2.Googleスプレッドシートで行が追加されたらSansanで名刺データを登録する

名刺データ管理としてSansanを利用している方は、SansanとGoogleスプレッドシートの自動連携でデータ入力の手間が削減されます。

Google スプレッドシートで行が追加されたらSansanで名刺データを登録する

試してみる

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■概要

イベントや商談で獲得した名刺情報をGoogle スプレッドシートで管理しているものの、顧客管理のためにSansanへ手入力する作業は手間がかかり、入力ミスも起こりがちではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、Google スプレッドシートに新しい行が追加されるだけで、Sansanへの名刺データの登録が自動で実行されるため、こうした二重入力の課題をスムーズに削減できます。

■このテンプレートをおすすめする方

• Google スプレッドシートとSansanで名刺情報を管理し、手入力に手間を感じている営業担当者の方
• 獲得したリード情報をSansanへ速やかに登録し、営業活動の効率化を図りたいマーケティング担当者の方
• 名刺データの管理や登録業務を自動化することで、ヒューマンエラーを減らしたいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• Google スプレッドシートに行を追加するだけでSansanへのデータ登録が自動で実行されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
• 手作業によるデータ転記が減ることで、会社名や氏名の入力間違いといったヒューマンエラーの防止に繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Google スプレッドシートとSansanをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでGoogle スプレッドシートを選択し、「行が追加されたら」というアクションを設定します。
3. 最後に、オペレーションでSansanの「名刺データを登録」アクションを設定し、Google スプレッドシートから取得した情報を紐付けます。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント

• Google スプレッドシートのトリガー設定では、監視対象としたいスプレッドシートおよびシートを任意で設定してください。
• Sansanに登録するデータは、Google スプレッドシートのどの列の情報をどの項目に連携させるか、任意で設定可能です。

■注意事項

• Google スプレッドシート、SansanのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• Googleスプレッドシートをアプリトリガーとして使用する際の注意事項は「【アプリトリガー】Googleスプレッドシートのトリガーにおける注意事項」を参照してください。
• Sansanはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
• チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。

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3.Googleスプレッドシートで行が追加されたらOutlookでメールを送信する

コミュニケーションツールと連携することで、メールの自動送信をすることもできます。GoogleスプレッドシートとOutlookを利用している方におすすめです。

Google スプレッドシートで行が追加されたらOutlookでメールを送信する

試してみる

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■概要

Google スプレッドシートで管理している顧客リストやタスクリストをもとに、手作業で一件ずつOutlookからメールを送信するのは手間がかかる作業ではないでしょうか。この繰り返し作業は時間がかかるだけでなく、宛先や内容の転記ミスといったヒューマンエラーの原因にもなりがちです。このワークフローを活用すれば、Google スプレッドシートに行を追加するだけでOutlookからのメール送信を自動化でき、手作業による手間やミスを解消できます。

■このテンプレートをおすすめする方

• Google スプレッドシートとOutlookを使い、手作業でのメール連絡に課題を感じている方
• Google スプレッドシート上のリスト更新に伴う関係者への通知を自動化したいと考えている方
• メール送信のような定型業務を効率化し、より重要な業務に時間を充てたいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• Google スプレッドシートに行が追加されると自動でメールが送信されるため、手作業でメールを作成・送信していた時間を短縮できます。
• 手作業による宛先や内容の転記ミス、送信漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、確実な情報伝達を実現します。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Google スプレッドシートとOutlookをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでGoogle スプレッドシートを選択し、「行が追加されたら」というアクションを設定します。
3. 最後に、オペレーションでOutlookの「メールを送る」アクションを設定し、Google スプレッドシートの行から取得した情報をもとにメールを送信します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Google スプレッドシートのトリガー設定では、対象のスプレッドシート、シート、テーブルの範囲などを任意で指定できます。
• Outlookのオペレーション設定では、宛先（To, Cc, Bcc）や件名、メッセージ内容を自由に設定できます。Google スプレッドシートから取得した情報を変数としてメール本文に含めることも可能です。

■注意事項

• Google スプレッドシート、OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
• Google スプレッドシートをアプリトリガーとして使用する際の注意事項は「【アプリトリガー】Google スプレッドシートのトリガーにおける注意事項」を参照してください。 
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。

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4.Googleスプレッドシートで行が追加されたらNotionでページを作成する

社内ドキュメントやデータ管理としてNotionを利用している場合、Googleスプレッドシートとの連携で業務効率化につながるかもしれません。

Google スプレッドシートで行が追加されたらNotionでページを作成する

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■概要

Google スプレッドシートでタスクや情報を管理しつつ、詳細をNotionにまとめている場合、手作業での二重入力に手間を感じていませんか？ 単純な転記作業は、入力ミスや更新漏れの原因にもなりかねません。 このワークフローを活用すれば、Google スプレッドシートに行が追加されるだけで、Notionにページを自動で作成できます。面倒な手作業をなくし、情報管理の正確性とスピードを向上させることが可能です。

■このテンプレートをおすすめする方

• Google スプレッドシートとNotionを併用し、情報転記に手間を感じている方
• 手作業によるデータ入力ミスをなくし、情報管理の正確性を高めたいチームの方
• タスクやプロジェクト管理のプロセスを自動化し、効率化したいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• Google スプレッドシートに行を追加するだけでNotionのページが自動で作成されるため、これまで転記作業に費やしていた時間を削減できます
• 手作業でのデータ移行がなくなることで、コピー＆ペーストのミスや入力漏れといったヒューマンエラーを防ぐことに繋がります

■フローボットの流れ

1. はじめに、Google スプレッドシートとNotionをYoomと連携します
2. 次に、トリガーでGoogle スプレッドシートを選択し、「行が追加されたら」というアクションを設定します
3. 続いて、オペレーションでNotionを選択し、「ページを作成」アクションを設定します
4. 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「レコードを更新する」アクションを設定し、処理済みの行にステータスを反映させます

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
 
■このワークフローのカスタムポイント

• Notionでページを作成するオペレーションでは、ページタイトルやプロパティに任意の内容を設定できます
• Google スプレッドシートの各列から取得した値をページ内容に変数として埋め込んだり、特定のテキストを固定値として入力したりと柔軟なカスタマイズが可能です

■注意事項

• Google スプレッドシート、NotionのそれぞれとYoomを連携してください
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください
• Google スプレッドシートをアプリトリガーとして使用する際の注意事項は「【アプリトリガー】Google スプレッドシートのトリガーにおける注意事項」を参照してください

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まとめ

以上、GoogleスプレッドシートとネクストSFAを連携する手順でした！
Yoomはプログラミングの知識がなくても使えるため、簡単に連携設定ができます。
Googleスプレッドシートの情報が更新されると、ネクストSFAの情報も自動で更新されるため、手作業の手間が軽減されます。
さらに、入力ミスや更新し忘れなどのヒューマンエラーを防止することにもつながりそうですね。
興味を持っていただけたら、まずはこちらから無料登録をお願いします！