ネクストSFAはマーケティング、営業、カスタマーサクセスなど、部署を横断して情報管理ができるので便利ですよね。
「マーケティングではGoogleスプレッドシートを主に利用しているが、営業ではネクストSFAを利用している」「情報の更新を忘れたり、更新作業が遅れてしまうことがよくある」など。
本記事では、Googleスプレッドシートで受注情報が更新されると、ネクストSFAの情報も自動更新されるフローについて解説します。
GoogleスプレッドシートとネクストSFAを連携するメリット
メリット1.情報共有がスピーディーに
例えば、以下のようなケースを考えてみてください。
マーケティングでは、Google スプレッドシートを使って情報管理をしているため、ネクストSFAの情報更新が後回しになることがある
営業では、主にネクストSFAで顧客情報を参照している
この場合、Google スプレッドシートの方だけ最新の情報で、ネクストSFAの方は古い情報のままになるリスクがあり、部署間で認識の齟齬 が生じてしまうかもしれません。
メリット2.入力ミスの削減
本記事の連携を使えば、更新作業の遅れや更新し忘れの防止に加え、入力ミスの削減にもつながります。データ管理の正確性向上 が期待できます。
[Yoomとは]
GoogleスプレッドシートとネクストSFAの連携フロー
では、実際にGoogleスプレッドシートとネクストSFAを連携するための手順をご紹介します。
アプリトリガーの設定
受注情報を更新
Yoomでは、上記2ステップをテンプレートとして提供しています。
Google スプレッドシートで受注情報が更新されたらネクストSFAも更新する
試してみる
■概要
Google スプレッドシートで受注情報が更新されたらネクストSFAも更新するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.日々の業務でGoogle スプレッドシートを更新している方
・Google スプレッドシートで受注情報を管理している営業部門の方
・受注情報の更新を共同で行っているチーム
2.ネクストSFAで業務を行っている方
・Google スプレッドシートとの情報の整合性や一貫性を保ちたいと考えている方
・受注データの分析を担当しているデータアナリストの方
■このテンプレートを使うメリット
受注情報をGoogle スプレッドシートとネクストSFAで管理している場合、情報の整合性や一貫性が保てない場合があります。
このテンプレートを使うことで、Google スプレッドシートの受注情報に更新があればネクストSFAの受注情報も更新されるため、常に情報の整合性や一貫性を保つことが可能です。
コミュニケーションツールと連携することで、更新情報を通知することができ、チームメンバーとスピーディーな共有を図ることができます。
■注意事項
・Google スプレッドシート、ネクストSFAのそれぞれとYoomを連携してください。
事前準備
テンプレートをコピーしたら、まずは事前準備としてYoomの「マイアプリ」からGoogleスプレッドシートとネクストSFAを登録します。
<手順>
1.Yoomにログイン後、左側メニュー「マイアプリ」から「＋新規接続」をクリック
2.アプリ名を検索してログインに必要な情報を入力し、アプリを登録
GoogleスプレッドシートとネクストSFAがマイアプリ一覧に表示されていたら、準備完了です！
早速、詳細設定に進みましょう！
ステップ1.アプリトリガーの設定
まずは、アプリトリガー「行が更新されたら」をクリックしましょう。
最初のページでは、事前に連携したアカウント情報が表示されるので確認しましょう。
続いてのページでは、GoogleスプレッドシートのIDと範囲の設定を行ってください。特に「一意の値が入った列」は必ず一意の値がある列を設定してください。
すべての項目を入力したら「テスト」をクリックして、エラーの有無を確認しましょう。※トリガーの起動間隔については、ご契約されているプランごとに指定できる時間が異なります。詳細は こちら をご覧ください。
テストが成功すると、指定したGoogleスプレッドシートの項目がアウトプットとして反映されます。
「受注ID」はステップ2で受注情報を更新する際に必ず必要な情報です。下記画像のように、あらかじめGoogleスプレッドシート内に情報を格納してください。
ここまで、問題がなければ「保存する」でトリガーの設定は終了です。
ステップ2.受注情報を更新
次に、「受注情報を更新」をクリックしてください。
最初のページでは、ステップ1と同様にアカウント情報のみを確認して、問題なければ「次へ」をクリックしてください。
2ページ目では、受注情報を更新するための設定をします。
「テスト」をクリックしてエラーが出なければ、「保存する」をクリックしてください。
下記画像のようなポップアップが表示されたら全ての設定が完了です。
その他GoogleスプレッドシートとネクストSFAを使った自動化の例
Yoomには、GoogleスプレッドシートとネクストSFAを使った自動化事例が多数あります。
1.Googleスプレッドシートに受注情報が追加されたらネクストSFAにも同じ情報を登録する
本記事で解説したのは、更新作業を自動化するフローでしたが、登録作業を自動化するフローもあります。
Google スプレッドシートに受注情報が追加されたらネクストSFAに登録する
試してみる
■概要
Google スプレッドシートで受注管理を行っているものの、ネクストSFAへの情報転記に手間がかかっていませんか。手作業での入力は時間がかかるだけでなく、入力ミスや漏れといったヒューマンエラーの原因にもなりかねません。
このワークフローを活用することで、Google スプレッドシートに受注情報が追加されると、自動でネクストSFAにデータが登録されるため、こうした入力作業を効率化し、正確なデータ管理を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
Google スプレッドシートとネクストSFAを併用し、受注管理を行っている営業担当者の方 SFAへのデータ入力作業を自動化し、入力の手間やミスを削減したいと考えている方 受注情報の登録フローを効率化し、よりコア業務に集中したいと考えているチームリーダーの方 ■このテンプレートを使うメリット
Google スプレッドシートへの情報追加をトリガーに、自動でネクストSFAにデータが登録されるため、転記作業の時間を短縮できます 手作業によるデータ転記がなくなることで、入力間違いや登録漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、データの正確性を高めることに繋がります ■フローボットの流れ
はじめに、Google スプレッドシートとネクストSFAをYoomと連携します 次に、トリガーでGoogle スプレッドシートを選択し、「行が追加されたら」というアクションを設定します 次に、オペレーションでネクストSFAを選択し、「受注情報を登録」のアクションを設定します 最後に、オペレーションで再度Google スプレッドシートを選択し、「レコードを更新する」アクションを設定し、処理が完了したことをシートに記録します ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション■このワークフローのカスタムポイント
Google スプレッドシートのトリガー設定では、起動の対象としたい任意のスプレッドシートIDやシートIDを設定してください ネクストSFAのオペレーション設定では、前段のGoogle スプレッドシートから取得した値を引用し、どのフィールドにどの値を登録するかを自由に設定してください ■注意事項
Google スプレッドシート、ネクストSFAのそれぞれとYoomを連携してください トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください Google スプレッドシートをアプリトリガーとして使用する際の注意事項は「【アプリトリガー】Google スプレッドシートのトリガーにおける注意事項 」を参照してください
2.Googleスプレッドシートで行が追加されたらSansanで名刺データを登録する
名刺データ管理としてSansanを利用している方は、SansanとGoogleスプレッドシートの自動連携でデータ入力の手間が削減されます。
Google スプレッドシートで行が追加されたらSansanで名刺データを登録する
試してみる
■概要
イベントや商談で獲得した名刺情報をGoogle スプレッドシートで管理しているものの、顧客管理のためにSansanへ手入力する作業は手間がかかり、入力ミスも起こりがちではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、Google スプレッドシートに新しい行が追加されるだけで、Sansanへの名刺データの登録が自動で実行されるため、こうした二重入力の課題をスムーズに削減できます。
■このテンプレートをおすすめする方
Google スプレッドシートとSansanで名刺情報を管理し、手入力に手間を感じている営業担当者の方 獲得したリード情報をSansanへ速やかに登録し、営業活動の効率化を図りたいマーケティング担当者の方 名刺データの管理や登録業務を自動化することで、ヒューマンエラーを減らしたいと考えている方 ■このテンプレートを使うメリット
Google スプレッドシートに行を追加するだけでSansanへのデータ登録が自動で実行されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。 手作業によるデータ転記が減ることで、会社名や氏名の入力間違いといったヒューマンエラーの防止に繋がります。 ■フローボットの流れ
はじめに、Google スプレッドシートとSansanをYoomと連携します。 次に、トリガーでGoogle スプレッドシートを選択し、「行が追加されたら」というアクションを設定します。 最後に、オペレーションでSansanの「名刺データを登録」アクションを設定し、Google スプレッドシートから取得した情報を紐付けます。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション■このワークフローのカスタムポイント
Google スプレッドシートのトリガー設定では、監視対象としたいスプレッドシートおよびシートを任意で設定してください。 Sansanに登録するデータは、Google スプレッドシートのどの列の情報をどの項目に連携させるか、任意で設定可能です。 ■注意事項
Google スプレッドシート、SansanのそれぞれとYoomを連携してください。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。 Googleスプレッドシートをアプリトリガーとして使用する際の注意事項は「【アプリトリガー】Googleスプレッドシートのトリガーにおける注意事項 」を参照してください。 Sansanはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。 チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
3.Googleスプレッドシートで行が追加されたらOutlookでメールを送信する
コミュニケーションツールと連携することで、メールの自動送信をすることもできます。GoogleスプレッドシートとOutlookを利用している方におすすめです。
Google スプレッドシートで行が追加されたらOutlookでメールを送信する
試してみる
■概要
Google スプレッドシートで行が追加されたらOutlookでメールを送信するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Google スプレッドシートを業務で活用している方
・チームで共有するシートにコメントを追加して、情報の精度を上げるリーダー
・外出先からシートの編集を行うフィールドワーカー
2.Outlookを業務に活用している方
・主なコミュニケーションツールとしてOutlookのメールを使用している方
・カレンダーを活用してスケジュール管理を行う総務部担当者
■このテンプレートを使うメリット
Google スプレッドシートはチーム内での情報共有をスムーズに行うために有効的なツールです。
追加された情報を確実にチーム内に周知させたいと考える方にこのフローは効果的です。
■注意事項
・Google スプレッドシート、OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
4.Googleスプレッドシートで行が追加されたらNotionでページを作成する
社内ドキュメントやデータ管理としてNotionを利用している場合、Googleスプレッドシートとの連携で業務効率化につながるかもしれません。
Google スプレッドシートで行が追加されたらNotionでページを作成する
試してみる
■概要
Google スプレッドシートでタスクや情報を管理しつつ、詳細をNotionにまとめている場合、手作業での二重入力に手間を感じていませんか？ 単純な転記作業は、入力ミスや更新漏れの原因にもなりかねません。 このワークフローを活用すれば、Google スプレッドシートに行が追加されるだけで、Notionにページを自動で作成できます。面倒な手作業をなくし、情報管理の正確性とスピードを向上させることが可能です。
■このテンプレートをおすすめする方
Google スプレッドシートとNotionを併用し、情報転記に手間を感じている方 手作業によるデータ入力ミスをなくし、情報管理の正確性を高めたいチームの方 タスクやプロジェクト管理のプロセスを自動化し、効率化したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
Google スプレッドシートに行を追加するだけでNotionのページが自動で作成されるため、これまで転記作業に費やしていた時間を削減できます 手作業でのデータ移行がなくなることで、コピー＆ペーストのミスや入力漏れといったヒューマンエラーを防ぐことに繋がります
■フローボットの流れ
はじめに、Google スプレッドシートとNotionをYoomと連携します 次に、トリガーでGoogle スプレッドシートを選択し、「行が追加されたら」というアクションを設定します 続いて、オペレーションでNotionを選択し、「ページを作成」アクションを設定します 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「レコードを更新する」アクションを設定し、処理済みの行にステータスを反映させます ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション■このワークフローのカスタムポイント
Notionでページを作成するオペレーションでは、ページタイトルやプロパティに任意の内容を設定できます Google スプレッドシートの各列から取得した値をページ内容に変数として埋め込んだり、特定のテキストを固定値として入力したりと柔軟なカスタマイズが可能です
■注意事項
Google スプレッドシート、NotionのそれぞれとYoomを連携してください トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください Google スプレッドシートをアプリトリガーとして使用する際の注意事項は「【アプリトリガー】Google スプレッドシートのトリガーにおける注意事項 」を参照してください
まとめ
以上、GoogleスプレッドシートとネクストSFAを連携する手順でした！こちら から無料登録をお願いします！
