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ネクストSFAはマーケティング、営業、カスタマーサクセスなど、部署を横断して情報管理ができるので便利ですよね。
しかし、GoogleスプレッドシートとネクストSFAを連携すると、より便利になるのはご存じでしょうか？
特に以下のようなケースにおすすめです。
「マーケティングではGoogleスプレッドシートを主に利用しているが、営業ではネクストSFAを利用している」「情報の更新を忘れたり、更新作業が遅れてしまうことがよくある」など。
本記事では、Googleスプレッドシートで受注情報が更新されると、ネクストSFAの情報も自動更新されるフローについて解説します。
ぜひ以下の手順を参考にして、Yoomで自動連携を試してみてください！
例えば、以下のようなケースを考えてみてください。
この場合、Google スプレッドシートの方だけ最新の情報で、ネクストSFAの方は古い情報のままになるリスクがあり、部署間で認識の齟齬が生じてしまうかもしれません。
今回紹介する自動連携を使えば、Googleスプレッドシートの情報が更新されると、ネクストSFAの情報も同じように更新されるので、情報共有が迅速になり、部署間のコミュニケーション円滑化が期待できます。
本記事の連携を使えば、更新作業の遅れや更新し忘れの防止に加え、入力ミスの削減にもつながります。
例えば、タイピングミスや変換ミスが原因で、会社名・メールアドレスなどの情報を正しく入力できていなかった経験はありませんか？
これまで手作業で行っていた業務が自動化されることで、このようなミスが削減され、データ管理の正確性向上が期待できます。
[Yoomとは]
では、実際にGoogleスプレッドシートとネクストSFAを連携するための手順をご紹介します。
具体的な設定の手順は以下の通りです。
Yoomでは、上記2ステップをテンプレートとして提供しています。
ゼロから作成するよりも簡単にフローボットを作成できるので、まずは下のバナーにある「試してみる」ボタンをクリックして、テンプレートをコピーしましょう！
■概要
Google スプレッドシートで受注情報が更新されたらネクストSFAも更新するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.日々の業務でGoogle スプレッドシートを更新している方
・Google スプレッドシートで受注情報を管理している営業部門の方
・受注情報の更新を共同で行っているチーム
2.ネクストSFAで業務を行っている方
・Google スプレッドシートとの情報の整合性や一貫性を保ちたいと考えている方
・受注データの分析を担当しているデータアナリストの方
■このテンプレートを使うメリット
受注情報をGoogle スプレッドシートとネクストSFAで管理している場合、情報の整合性や一貫性が保てない場合があります。
また、受注情報の整合性を目視で確認するのは非効率的で、時間がかかります。
このテンプレートを使うことで、Google スプレッドシートの受注情報に更新があればネクストSFAの受注情報も更新されるため、常に情報の整合性や一貫性を保つことが可能です。
これにより、受注情報の整合性確認を目視で行う必要がなくなるため、他の重要な作業に時間を活用することができます。
コミュニケーションツールと連携することで、更新情報を通知することができ、チームメンバーとスピーディーな共有を図ることができます。
■注意事項
・Google スプレッドシート、ネクストSFAのそれぞれとYoomを連携してください。
テンプレートをコピーしたら、まずは事前準備としてYoomの「マイアプリ」からGoogleスプレッドシートとネクストSFAを登録します。
※既に登録されている場合は「ステップ1.アプリトリガーの設定」へお進みください。
<手順>
1.Yoomにログイン後、左側メニュー「マイアプリ」から「＋新規接続」をクリック
2.アプリ名を検索してログインに必要な情報を入力し、アプリを登録
GoogleスプレッドシートとネクストSFAがマイアプリ一覧に表示されていたら、準備完了です！
早速、詳細設定に進みましょう！
まずは、アプリトリガー「行が更新されたら」をクリックしましょう。
最初のページでは、事前に連携したアカウント情報が表示されるので確認しましょう。
問題なければ、「次へ」をクリックしてください。
続いてのページでは、GoogleスプレッドシートのIDと範囲の設定を行ってください。
特に「一意の値が入った列」は必ず一意の値がある列を設定してください。
列内で値が重複していると正しく動かない場合があります。
すべての項目を入力したら「テスト」をクリックして、エラーの有無を確認しましょう。
※トリガーの起動間隔については、ご契約されているプランごとに指定できる時間が異なります。詳細はこちらをご覧ください。
テストが成功すると、指定したGoogleスプレッドシートの項目がアウトプットとして反映されます。
「受注ID」はステップ2で受注情報を更新する際に必ず必要な情報です。下記画像のように、あらかじめGoogleスプレッドシート内に情報を格納してください。
ここまで、問題がなければ「保存する」でトリガーの設定は終了です。
次に、「受注情報を更新」をクリックしてください。
最初のページでは、ステップ1と同様にアカウント情報のみを確認して、問題なければ「次へ」をクリックしてください。
2ページ目では、受注情報を更新するための設定をします。
受注IDは必須の入力項目です。
その他の項目は任意で入力可能なので、アウトプットされた情報を活用して入力してください。
「テスト」をクリックしてエラーが出なければ、「保存する」をクリックしてください。
下記画像のようなポップアップが表示されたら全ての設定が完了です。
トリガーをONにするとフローが実行されます。
Yoomには、GoogleスプレッドシートとネクストSFAを使った自動化事例が多数あります。
ここでは代表的な例をいくつか紹介します。
1.Googleスプレッドシートに受注情報が追加されたらネクストSFAにも同じ情報を登録する
本記事で解説したのは、更新作業を自動化するフローでしたが、登録作業を自動化するフローもあります。
■概要
Googleスプレッドシートに受注情報が追加されたらネクストSFAに登録するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Googleスプレッドシートでデータ管理を担当している方
・受注情報の登録でGoogleスプレッドシートを使用している営業担当者
・受注情報の共有でGoogleスプレッドシートを使用しているチームメンバー
2.ネクストSFAを業務で活用している方
・受注情報の管理でネクストSFAを活用している営業部門の方
・受注情報の入力を担当している方
■このテンプレートを使うメリット
ネクストSFAは顧客情報や営業履歴の管理に適したツールです。
しかし、Googleスプレッドシートの受注情報を手動でネクストSFAに登録する際、件数によっては時間がかかり、非効率的です。
このテンプレートは、Googleスプレッドシートの受注情報をネクストSFAに自動で登録することができるため、登録作業の効率化を図ることができます。
Googleスプレッドシートをチームメンバーで共同編集し、適切なタイミングでネクストSFAに登録することも可能であるため、受注情報の管理も楽になります。
このフローの後に、コミュニケーションツールと連携することで、受注情報を特定のメンバーに通知し、後続作業を共有することも可能です。
■注意事項
・Googleスプレッドシート、ネクストSFAのそれぞれとYoomを連携してください。
2.Googleスプレッドシートで行が追加されたらSansanで名刺データを登録する
名刺データ管理としてSansanを利用している方は、SansanとGoogleスプレッドシートの自動連携でデータ入力の手間が削減されます。
■概要
Googleスプレッドシートで行が追加されたらSansanで名刺データを登録するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Googleスプレッドシートでデータを整理する方
・Googleスプレッドシートに都度情報を蓄積しているデータ管理者
・顧客リストを一元管理している営業担当者
2.顧客データをSansanに集約している方
・Sansanで名刺情報をデジタル化している営業部門の方
・Sansanのデータを元に企業との関係構築を図っている人事担当者
■このテンプレートを使うメリット
Sansanは顧客データの一元管理に適したツールです。
しかし、顧客データをSansanに都度手動で入力するのは非効率的で時間がかかります。
このテンプレートは、Googleスプレッドシートに情報を追加すると、自動でSansanに名刺データを登録することができます。
名刺交換の機会が多い場合でも、Googleスプレッドシートに名刺情報を都度入力することでSansanに自動的に登録することができるため、名刺情報のデジタル化を効率化することができます。
コミュニケーションツールと連携することで、Sansanに名刺情報が登録された後、特定のメンバーに通知を出すことができるため、スピーディーに情報共有をすることが可能です。
■注意事項
・Googleスプレッドシート、SansanのそれぞれとYoomを連携してください。
・Sansanはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
3.Googleスプレッドシートで行が追加されたらOutlookでメールを送信する
コミュニケーションツールと連携することで、メールの自動送信をすることもできます。GoogleスプレッドシートとOutlookを利用している方におすすめです。
4.Googleスプレッドシートで行が追加されたらNotionでページを作成する
社内ドキュメントやデータ管理としてNotionを利用している場合、Googleスプレッドシートとの連携で業務効率化につながるかもしれません。
■概要
Google スプレッドシートで行が追加されたらNotionでページを作成するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Google スプレッドシートを業務で活用している方
・シートをチーム内で共有して、情報のやり取りを行う部署
・プロジェクトを進行するにあたっての問題点を入力し、管理を行うマネージャー
2.Notionを情報の一元管理場所として使用している企業
・プロジェクトのタスク管理を行う業務担当
・データベースを活用して情報の可視化を行う総務部の担当者
■このテンプレートを使うメリット
Google スプレッドシートは業務に関する情報の管理をスムーズに行うためのツールとして有効的です。
併せてNotionを使用することで、細かなタスク管理を行うことができ、業務の進行をよりスムーズに行います。
しかし、Google スプレッドシートに追加された情報を改めてNotionへ手入力することは、ミスの発生リスクを高める可能性があります。
情報管理の精度を高く保ちたいと考える方に、このフローは有効的です。
Google スプレッドシートに情報が入力されたら、自動でNotionにページを作成し手作業を省きます。
引用した内容でページを作成するため、手入力によるミスも防ぐことができます。
■注意事項
・Google スプレッドシート、NotionのそれぞれとYoomを連携してください。
以上、GoogleスプレッドシートとネクストSFAを連携する手順でした！
Yoomはプログラミングの知識がなくても使えるため、簡単に連携設定ができます。
Googleスプレッドシートの情報が更新されると、ネクストSFAの情報も自動で更新されるため、手作業の手間が軽減されます。
さらに、入力ミスや更新し忘れなどのヒューマンエラーを防止することにもつながりそうですね。
興味を持っていただけたら、まずはこちらから無料登録をお願いします！
