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■概要
「Googleフォームの回答内容からGoogle Workspaceに従業員を追加する」ワークフローは、新しい従業員の登録プロセスをスムーズに自動化する業務ワークフローです。
Yoomではプログラミング不要でアプリ間の連携ができるため、簡単にこのフローを実現することができます。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
Googleフォームで収集した従業員情報を活用して、Google Workspaceに自動的に新しい従業員を追加することができます。
これにより、担当者は手動での入力作業を減らし、エラーを防ぐことで管理業務の効率化を実現します。特に人事担当者やチームリーダーにとって、日々の登録業務を簡単かつ確実に行える便利なワークフローです。一貫した手続きが実現することで、新しい管理者への引き継ぎもスムーズになります。
「手作業での新入社員のアカウント登録は正直面倒…」と思ったことはありませんか？
Googleフォームを活用して従業員情報を取得し、そのデータを基にGoogle Workspaceにユーザーを追加する自動化を導入すれば、その問題を解消できるかもしれません！
この自動化を導入すると、従業員情報の登録ミスを防止できるだけでなく、対応漏れもなくなるでしょう。
これにより、従業員のユーザー追加がスピーディーになり、入社初日に慌ててGoogle Workspaceにユーザーを追加する手間が省けます。
また、入社日までにGoogleフォームに従業員情報を回答してもらえばいいので、担当者の負担が少なくなるでしょう。
この他にも関連テンプレートをいくつかご紹介しますので、ぜひ試してみてくださいね！
[Yoomとは]
最初に、「Googleフォームの回答内容からGoogle Workspaceに従業員を追加する」方法をご説明します。
■概要
「Googleフォームの回答内容からGoogle Workspaceに従業員を追加する」ワークフローは、新しい従業員の登録プロセスをスムーズに自動化する業務ワークフローです。
Yoomではプログラミング不要でアプリ間の連携ができるため、簡単にこのフローを実現することができます。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
Googleフォームで収集した従業員情報を活用して、Google Workspaceに自動的に新しい従業員を追加することができます。
これにより、担当者は手動での入力作業を減らし、エラーを防ぐことで管理業務の効率化を実現します。特に人事担当者やチームリーダーにとって、日々の登録業務を簡単かつ確実に行える便利なワークフローです。一貫した手続きが実現することで、新しい管理者への引き継ぎもスムーズになります。
フォームの回答をGoogleフォームのAPIで受け取り、WorkspaceのAPIを介して新規ユーザーを追加することで、自動化の実現が可能です。
一般的に実現にはプログラミングの知識が必要ですが、ノーコードツールのYoomを用いることでプログラミング知識がなくても簡単に実現可能です！
今回は、以下のプロセスでフローボットの設定を進めていきます。
すでにYoomを利用している方はログインし、まだYoomを利用していない方は、こちらから無料登録行ってください。
GoogleフォームとGoogle WorkspaceをYoomに接続するマイアプリ登録を最初に行います。
マイアプリ登録を事前に済ませておくと、自動化設定が進めやすくなります。
それでは設定を行いましょう！
Yoom画面左側にある「マイアプリ」→「新規接続」をクリックしてください。
Googleフォームの連携方法
アプリ一覧が表示されるので、そこからGoogleフォームを探すか、検索機能を活用しましょう。
以下の画面が表示されるので、Googleフォームにログインしてください。
使用するアカウントか確認し、「続行」をクリックします。
Google Workspaceの連携方法
先ほどと同様に、一覧からGoogle Workspaceを探すか、検索機能を活用してください。
以下の画面が表示されたら、Google Workspaceにログインしましょう。
先ほどと同様の画面が表示されるので、連携するアカウントに間違いがないか確認し、クリックしてください。
自身のマイアプリ欄に、GoogleフォームとGoogle Workspaceが表示されていれば登録は完了しています。
それでは自動化の設定を行っていきましょう！
以下のバナーにある「試してみる」をクリックしてください。
■概要
「Googleフォームの回答内容からGoogle Workspaceに従業員を追加する」ワークフローは、新しい従業員の登録プロセスをスムーズに自動化する業務ワークフローです。
Yoomではプログラミング不要でアプリ間の連携ができるため、簡単にこのフローを実現することができます。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
Googleフォームで収集した従業員情報を活用して、Google Workspaceに自動的に新しい従業員を追加することができます。
これにより、担当者は手動での入力作業を減らし、エラーを防ぐことで管理業務の効率化を実現します。特に人事担当者やチームリーダーにとって、日々の登録業務を簡単かつ確実に行える便利なワークフローです。一貫した手続きが実現することで、新しい管理者への引き継ぎもスムーズになります。
自動的にテンプレートがコピーされ、以下の画面が表示されます。
テンプレートはマイプロジェクトというプロジェクトに自動的に格納されるので、確認したい場合はそこから確認してください。
以下の画面表示を読んで、「OK」をクリックしましょう。
以下の画面が表示されたら、「タイトル」を確認してください。
使いやすいようにタイトルを変更することも可能です。
最初に、フォームに回答が送信されたらフローボットを起動する設定を行うため、「フォームに回答が送信されたら」をクリックします。
以下の画面が表示されるので、設定を確認します。
問題なければ、「次へ」をクリックしましょう。
Googleフォームに移動し、従業員情報を取得できるようにフォームを用意してください。
以下は例ですので、任意で設定しましょう。
※氏名は「姓」、「名」と分けて設定してください。
以下の画面が表示されたら、「トリガーの起動間隔」と「フォームID」の設定を行います。
設定が完了したら、「テスト」をクリックします。
テストが成功すると「テスト成功」と表示されるので、アウトプットを確認しましょう。
使用したい項目が表示されていなければ、こちらを参照し、設定を行ってください。
設定が完了したら、「保存する」をクリックしましょう。
続いて、Google Workspaceにユーザー情報を追加する設定を行うため、「新規ユーザーを追加」をクリックしましょう。
以下の画面が表示されるので、設定を確認してください。
問題なければ、「次へ」をクリックしましょう。
※Google Workspaceは一部有料プランのみご利用いただけるアプリとなっております。
他のプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。
無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができますので、ぜひ試してみてください。
以下の画面が表示されたら、「姓」の設定を行いましょう。
Googleフォームのアウトプットから「姓」を選択してください。
アウトプットは赤枠内の矢印をクリックすると表示されます。
他の項目もアウトプットを活用して設定を行いましょう。
「デフォルトのパスワード」の設定は、半角英数字を使用している「従業員ID」などにしましょう。
「デフォルトのパスワード」を従業員IDなどに設定した場合は、セキュリティを高めるために以下の項目を「変更する」に設定してください。
全ての設定が完了したら、「テスト」→「テスト成功」→「保存する」をクリックしましょう。
こちらで全ての項目の設定が完了しました！
以下の画面が表示されるので、「トリガーをON」をクリックしたら、自動化の設定は完了します。
設定したフローボットが正常に起動するかチェックしてみましょう！
今回使用したテンプレートはこちらです。
■概要
「Googleフォームの回答内容からGoogle Workspaceに従業員を追加する」ワークフローは、新しい従業員の登録プロセスをスムーズに自動化する業務ワークフローです。
Yoomではプログラミング不要でアプリ間の連携ができるため、簡単にこのフローを実現することができます。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
Googleフォームで収集した従業員情報を活用して、Google Workspaceに自動的に新しい従業員を追加することができます。
これにより、担当者は手動での入力作業を減らし、エラーを防ぐことで管理業務の効率化を実現します。特に人事担当者やチームリーダーにとって、日々の登録業務を簡単かつ確実に行える便利なワークフローです。一貫した手続きが実現することで、新しい管理者への引き継ぎもスムーズになります。
続いて、「フォームの回答内容からGoogle Workspaceに従業員を追加しSlackに通知する」方法をご説明します。
こちらはYoomのフォームトリガーを活用し、Google Workspaceに従業員を追加した後にSlackに通知するフローとなっています。
設定を行うので、先ほどと同様に以下のバナーの「試してみる」をクリックしましょう。
■概要
「フォームの回答内容からGoogle Workspaceに従業員を追加しSlackに通知する」ワークフローは、採用プロセスの効率化を実現します。
Yoomではプログラミング不要でアプリ間の連携ができるため、簡単にこのフローを実現することができます。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
フォームで新しい従業員の情報が回答されると、自動的にGoogle Workspaceに登録されてSlackでチームへ通知が届きます。
これにより、手動での登録作業や通知漏れを防ぎ、スムーズなオンボーディングが可能になります。
Slackのマイアプリ登録を忘れずに行いましょう！
設定方法は、こちらから確認できます。
フォームに回答が送信されたらフローボットを起動する設定を行うため、「従業員情報入力フォーム」をクリックします。
以下のような従業員情報追加フォームが表示されるので、変更が必要な場合は変更しましょう。
フォームの詳しい設定方法は、こちらを確認しましょう。
続いて、Google Workspaceの設定ですが、先ほどご紹介したテンプレートのステップ4と同じ設定になるため、先ほどの画面を参照して設定を行ってください。
続いて、Slackに通知する設定を行うため、「Slackに通知する」をクリックしましょう。
以下の画面が表示されるので、設定を確認します。
問題なければ、「次へ」をクリックしてください。
以下の画面が表示されたら、「投稿先のチャンネルID」を設定します。
候補から該当するIDを選択しましょう。
スクロールし、「メッセージ」を設定します。
フォームやGoogle Workspaceのアウトプットを活用して設定を行いましょう。
Slack上で確認したい項目を以下のように設定します。
以下は例ですので、参考にして設定してみてください。
設定が完了したら、「テスト」→「テスト成功」→「保存する」をクリックしましょう。
続いて、「フォームに回答があったら、Google Workspaceとfreee人事労務に従業員情報を登録する」方法をご説明します。
フォームに回答されたデータを基に、Google Workspaceとfreee人事労務のそれぞれに従業員情報を登録するフローとなっています。
設定を行うので、先ほどと同様に以下のバナーの「試してみる」をクリックしましょう。
■概要
フォームに回答があったら、Google Workspaceとfreee人事労務に従業員情報を登録するフローです。
Yoomではプログラミング不要でアプリ間の連携ができるため、簡単にこのフローを実現することができます。
■このテンプレートをおすすめする方
1. 人事・総務担当者
・入社手続きのプロセスを一貫化したい方
・オンボーディングや勤怠管理の準備をスムーズに進めたい方
2. 経営者・管理者
・従業員データの一元管理を検討している方
・新入社員の情報をいち早く把握したい方
■このテンプレートを使うメリット
このフローを導入することで、フォームの回答をもとにGoogle Workspaceとfreee人事労務の双方に従業員情報を自動で登録できます。
データ転記が不要になるため、登録作業の時間を短縮し、転記ミスや入力漏れ、二重登録などのヒューマンエラーを減らすことができます。
また、Slackなどのチャットツールと連携することで、登録後の通知も行えます。
■注意事項
・Google Workspace、freee人事労務のそれぞれとYoomを連携してください。
・Google Workspaceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
フォームとGoogle Workspaceまでは同じ設定になるため、先ほどの画面を参照して設定を行ってください。
freee人事労務のマイアプリ登録を忘れずに行いましょう！
freee人事労務に従業員情報を登録する設定を行うため、「従業員の作成」をクリックします。
以下の画面が表示されるので、設定を確認します。
問題なければ、「次へ」をクリックしてください。
以下の画面が表示されたら、候補から該当する「事業所ID」を選択しましょう。
スクロールし、必須項目の設定を行いましょう。
項目に該当するアウトプットを「従業員情報入力フォーム」から選択します。
他の項目も同様に設定を行ってください。
設定が完了したら、「テスト」→「テスト成功」→「保存する」をクリックしましょう。
その他にもGoogle Workspaceを使った自動化の例がYoomにはたくさんあるので、いくつか紹介します。
1.Yoomフォームで入社申請が承認されたら、Google Workspaceのグループに従業員を自動追加するフローです。
こちらは入社申請フォームだけでなく、担当者に承認を依頼するアクションが追加されているので、承認されたメンバーのみをGoogle Workspaceのグループにメンバーとして追加できます。
新入社員の登録漏れやスムーズにオンボーディングを進めたい方におすすめです。
■概要
新しいメンバーの入社に伴うアカウント管理、特にGoogle Workspaceのグループへの追加作業に手間を感じていませんか。承認後の手作業による追加は、対応漏れや遅延の原因にもなりかねないため、担当者にとって負荷の大きい業務の一つです。このワークフローを活用すれば、Yoomフォームでの入社申請が承認されると、自動でGoogle Workspaceの指定グループに従業員を追加し、手作業によるアカウント管理の負担を軽減することで、スムーズな受け入れ体制を構築します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
2.Google Workspaceで従業員が登録されたら、入社案内を従業員にGmailで自動通知するフローです。
Gmailを活用して入社案内を通知できるため、メールを作成する手間が省けるでしょう。
手作業での通知が不要になるため、通知忘れや遅延を防げます。
■概要
Google Workspaceで従業員が登録されたら入社案内を従業員にGmailで通知するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.グループウェアとしてGoogle Workspaceを採用している企業
・従業員の入社時にスムーズな情報共有を実現したいバックオフィス担当者
2.Gmailを日常的に利用することが多い方
・定型的なメールの送信作業を自動化して効率的に業務を進めたい方
・GmailとGoogle Workspaceを連携して入社手続きを自動化したい企業の採用担当者
■このテンプレートを使うメリット
「Google Workspaceで従業員が登録されたら入社案内を従業員にGmailで通知する」という自動化フローを導入することで、企業は数多くのメリットを享受できます。
まず、業務プロセスの効率化です。新入社員の登録と同時に自動的にメールが送信されるため、人事担当者が一つ一つ手動でメールを送信する手間を削減できます。
これにより、人事部門は他の重要な業務に集中できるようになります。
また、メールの送信が自動化されることで、通知漏れが防げるのも大きな利点です。どの従業員にも確実に情報が伝わるため、入社初日からスムーズなスタートを切ることができるでしょう。
■注意事項
・Google WorkspaceとGmailのそれぞれとYoomを連携してください。
・Google Workspaceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
3.履歴書をOCRで読み取り、自動的にGoogle Workspaceに従業員を登録するフローです。
フォームに送信された履歴書情報をOCRで読み取り、Google Workspaceに追加できるため、正確性が向上するでしょう。
履歴書を確認して手作業で従業員登録を行う必要がなくなります。
■概要
履歴書をOCRで読み取りGoogle Workspaceに従業員を登録するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.従業員情報の一元管理をしている方
・Google Workspaceへの従業員情報を効率的に追加したい方
・従業員情報を管理している総務部門の方
2.履歴書データを正確に管理したい方
・従業員情報の登録で履歴書データを利用している方
・従業員情報の信頼性を高めたい中小企業の経営者
■このテンプレートを使うメリット
従業員情報の管理において、正確なデータ入力は1つの課題です。
手動による従業員情報の登録はデータの誤入力や登録漏れが発生する恐れがあり、気づかないままだとトラブルの原因となる可能性があります。
従業員情報の登録を正確に行いたいという方に、このフローは適しています。
このフローはGoogle Workspaceへの従業員を自動で登録できるため、データの誤入力や登録漏れを防止することができます。
■注意事項
・Google WorkspaceとYoomを連携してください。
・AIオペレーションとGoogle Workspaceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
従業員のユーザー登録を自動化すれば、手作業での登録手間から解放され、業務の効率化が期待できます。
Googleフォームの回答をトリガーにGoogle Workspaceにユーザーを自動追加することで、ヒューマンエラーを防止し、正確な従業員情報を登録できるでしょう。
さらに、Slackの通知を組み合わせれば、従業員情報の共有が容易になり、従業員データを把握したい関係者にスピーディーに通知できるはずです。
このように、自動化を活用することで日々の業務負担を軽減し、より正確性の高い従業員登録を実現できるかもしれません。
「手作業での従業員登録から解放されたい！」とお悩みの方は、ぜひこのテンプレートを試してみてくださいね！
