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■概要
新しい従業員の追加に伴い、Google Workspaceのアカウントを発行した後、Google スプレッドシートで管理している従業員リストに手作業で情報を転記していませんか。この一連の作業は、手間がかかる上に転記ミスや更新漏れといったヒューマンエラーの原因にもなりかねません。このワークフローを活用すれば、Google Workspaceに従業員が追加されると、その情報が自動でGoogle スプレッドシートに追記されるため、こうした課題を解消し、正確な情報管理を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
新規の従業員情報を追加する際、複数のデータベースを業務上使用していれば、ツールごとに情報を登録していかなければなりません。
作業のなかで「登録漏れがないように気をつけないと」「何度もツールを行き来して疲れる」と思うこともあるかもしれませんが、Yoomの連携を活用すれば、このようなお悩みを解消できる可能性があります。
Google WorkspaceとGoogle スプレッドシートを連携することで、登録した従業員情報をもう一方のツールに自動追加できるので、アプリの横断作業をなくせるかもしれません。
手入力が減るので、情報の登録漏れや個人情報（住所や電話番号）の誤転記といったヒューマンエラーを抑制できるはずです。
本記事では、その自動化フローの具体的な設定方法と導入するメリットについて解説します。
人事・労務業務のさらなる効率化を目指す方は、ぜひご覧ください。
それでは、さっそく「Google Workspaceで従業員が追加されたら、Google スプレッドシートに追加する」のテンプレートを使ったフローボットを作成していきましょう。
[Yoomとは]
まず、Google Workspaceで従業員が追加されたことをGoogle WorkspaceのAPIを利用して受け取ります。
その後、Google スプレッドシートの提供するAPIを用いて、従業員情報をGoogle スプレッドシートに追加することで実現できます。
一般的に実現にはプログラミングの知識が必要ですが、ノーコードツールのYoomを用いることでプログラミング知識がなくても簡単に実現できます。
フロー完成までの作業は以下のように進めていきます。
Yoomを利用していない方は、こちらから無料登録をしてください。
すでにYoomを利用している方はログインしましょう。
(1)まずはGoogle Workspaceをマイアプリに接続していきます。
Yoomアカウントにログイン後、左欄の「マイアプリ」をクリックして「新規接続」からGoogle Workspaceを検索してください。
(2)Google Workspaceのアプリアイコンを検索し、クリックします。
表示された画面の「Sign in with Google」をクリックしてください。
(3)アカウントを選択する画面に移行するので、連携させたいアカウントを右の管理アカウントから選択します。
選択後、サインイン画面に移行するので、認証を完了させてください。
・Google Workspaceとの連携およびAI機能（オペレーション）は、チームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけます。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
まずは、Google Workspaceの接続が完了しました。
(4)次に、Google スプレッドシートのアプリ連携を行います。
Google Workspaceのマイアプリ登録と同様に、Google スプレッドシートのアプリを検索し、クリックします。
(5)「Sign in with Google」をクリックすると、アカウントを選択する画面に移行するので、連携させたいアカウントを右の管理アカウントから選択します。
選択後、サインイン画面に移行するので、認証を完了させてください。
認証完了後、2つのアプリが追加された状態のYoomアカウントのマイアプリ画面へ移動します。
これで2つのアプリがYoomアカウントに接続できました。
Yoomアカウントに対象のアプリの新規接続が完了していることを確認後、下記のテンプレートの「このテンプレートを試してみる」のアイコンをクリックします。
■概要
新しい従業員の追加に伴い、Google Workspaceのアカウントを発行した後、Google スプレッドシートで管理している従業員リストに手作業で情報を転記していませんか。この一連の作業は、手間がかかる上に転記ミスや更新漏れといったヒューマンエラーの原因にもなりかねません。このワークフローを活用すれば、Google Workspaceに従業員が追加されると、その情報が自動でGoogle スプレッドシートに追記されるため、こうした課題を解消し、正確な情報管理を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
テンプレートがコピーされるので、「OK」ボタンをクリックします。
Yoomアカウントの「マイプロジェクト」の画面に移動するので、テンプレート内容を確認してください。
設定フローは3つです。
(1)まず、Google Workspaceのアプリトリガーを設定します。
Yoomアカウントの画面左側のマイプロジェクトから「【コピー】Google Workspaceで従業員が追加されたら、Google スプレッドシートに追加する」をクリックしてください。
クリックした後、以下画面のようにテンプレート内容が表示されます。
(2)1つ目のステップ「ユーザーが登録されたら」をクリックします。
(3)連携するアカウント情報を入力し、［次へ］をクリックします。
次の画面で［テスト］をクリックし、問題がなければ［次へ］をクリックします。
(4)その次の画面でも［テスト］をクリックし、問題がなければ［保存する］をクリックします。
このステップで下記のような情報をアウトプットとして取得することが可能です。
アウトプット情報は、「この値を他のオペレーションで利用することができます。」という注釈の通り、この後のステップで引用・活用できます。
(5)次に、2つ目のステップ「ユーザーを検索」をクリックしましょう。
(6)アカウント情報が入力されていることを確認し、［次へ］をクリックします。
(7)次の画面で「検索項目」をプルダウンから選択します。
今回は『メールアドレス』を指定します。
(8)「キーワード」の項目は入力バーをクリックすると、以下の画面のように前ステップで取得した情報をアウトプットとして引用できます。
（今回は例として、『ユーザーのメールアドレス』を引用・設定しています。）
(9)情報を入力した後、［テスト］をクリックし、問題がなければ［保存する］をクリックします。
(1)最後に、3つ目のステップ「レコードを追加する」をクリックします。
(2)連携するアカウント情報を入力します。
下にスクロールすると、「データベースの連携」項目がありますので、該当する情報を入力してください。
入力バーをクリックすると、連携したアカウントから取得した内容が『候補』に展開されますので、このなかから運用に沿った情報を選択できます。
(3)次の画面で、「追加するレコードの値」に情報を入力します。
入力バーをクリックすると、前ステップで取得したアウトプットを引用できます。
追加しない項目は空欄にしましょう。
(4)情報を入力した後、［テスト］をクリックし、問題がなければ［保存する］をクリックします。
これで設定は完了です。
以下の画面の赤枠部分「トリガーをON」をクリックすることで、フローボットが自動で起動します。
今回使用したテンプレートはこちら
■概要
新しい従業員の追加に伴い、Google Workspaceのアカウントを発行した後、Google スプレッドシートで管理している従業員リストに手作業で情報を転記していませんか。この一連の作業は、手間がかかる上に転記ミスや更新漏れといったヒューマンエラーの原因にもなりかねません。このワークフローを活用すれば、Google Workspaceに従業員が追加されると、その情報が自動でGoogle スプレッドシートに追記されるため、こうした課題を解消し、正確な情報管理を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
他にも、今回のフローボットをベースにして、チャットツールに通知したり、別ツールに情報を追加することができます！
これらの例を簡単に紹介するので、業務で複数のビジネスツールを使っている方はこちらも是非参考にしてみてくださいね！
Google Workspaceで従業員が追加されたら、Google スプレッドシートに情報を追加してSlackに通知するフローです。
今回のGoogle Workspaceの連携と合わせて、SlackのアプリをYoomアカウントに連携しましょう。
その後、以下のテンプレートをコピーしてください。
■概要
新しい従業員の入社は喜ばしい一方、関連部署への情報共有や管理簿への登録など、付随する作業は煩雑になりがちではないでしょうか？
特に、手作業での情報転記は、時間と手間がかかるだけでなく、入力ミスといったヒューマンエラーの原因にもなり得ます。
このワークフローを活用すれば、Google Workspaceへのユーザー追加をきっかけに、Google スプレッドシートへの情報記録とSlackへの通知が自動で完了し、こうした課題を円滑に解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
コピーが完了したら、ステップ3のGoogle スプレッドシートにレコードを追加するまでは同じステップになるので、そのあとのSlackに通知する設定から説明していきます。
(1)Google スプレッドシートにレコードを追加するまでの設定が完了したら、以下赤枠をクリックします。
(2)連携するアカウント情報を入力し、［次へ］をクリックします。
(3)次の画面で「投稿先のチャンネルID」を指定します。
入力バーをクリックすると、連携したアカウントに基づいたチャンネルが『候補』に表示されます。
なお、Slackで任意のチャンネルにメッセージを送信する場合、該当のチャンネルにYoomアプリを事前にインストールしておく必要があります。
詳細はこちらのページをご確認ください。
(4)チャンネルIDを指定した後、「メッセージ」に通知したい内容を入力することで、運用に沿った通知メッセージを受け取れるようになります。
こちらは、前ステップで取得したアウトプットを引用できます。
Slackでメンション付きのメッセージを送る手順は、こちらのページを確認してください。
こちらは、Google スプレッドシートで行が追加されたらGoogle Workspaceでユーザーを追加するフローです。
実際にフローを作成する際、以下のテンプレートをコピーしてください。
■概要
Google スプレッドシートで行が追加されたらGoogle Workspaceでユーザーを追加するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Google スプレッドシートを用いて業務を行う方
・Google スプレッドシートでメンバー情報を一元管理しているバックオフィス担当者
・Google スプレッドシートに入力された内容を使って、自動的に複数の処理を実行したいチーム管理者
2.Google Workspaceを日常的に活用している方
・Google Workspaceへのユーザー登録に手間を感じている人事担当者
・新しいチームメンバーをGoogle Workspaceに招待し忘れてしまったことがある方
■このテンプレートを使うメリット
Google Workspaceは、複数のメンバーで共同作業をする上で効果的なツールです。
しかし、ユーザー追加の度に対応が必要となり、効率化を図りたいと考えているかもしれません。
このテンプレートは、Google スプレッドシートにユーザー情報が追加されたら自動でGoogle Workspaceにユーザーを追加することができます。
Google Workspaceでの手動による対応が不要となるため、重要な作業に注力することができます。
また、コミュニケーションツールと連携することで、追加したユーザー情報の共有も自動化することが可能です。
■注意事項
・Google スプレッドシート、Google WorkspaceのそれぞれとYoomを連携してください。
・Google Workspaceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
コピーが完了したら、行を追加するGoogle スプレッドシートの設定から説明していきます。
(1)テンプレートをコピーした後、1つ目のステップをクリックします。
(2)連携するアカウントを入力します。
(3)次の画面で「トリガーの起動間隔」を設定します。
「トリガーの起動間隔」は5分、10分、15分、30分、60分から任意のものを選択してください。
※トリガーの起動間隔はプランによって異なるため、注意が必要です。
その他の項目も注釈に沿って情報を入力します。
「スプレッドシートID」と「シートID」は、入力バーをクリックすると連携したアカウントから取得した内容が『候補』に展開されますので、このなかから運用に沿った情報を選択できます。
(4)情報を入力した後、次のステップ「新規ユーザーを追加」の設定に進みましょう。
(5)アカウント情報を入力後、Google Workspaceに新規ユーザーを追加する画面に移行します。
項目にアウトプットを引用できたり、プルダウンから情報を選択できます。
(5)最後に、3つ目のステップ「レコードを更新する」の設定に進んでください。
連携するアカウント情報を入力した後、下にスクロールすると、「データベースの連携」項目がありますので、該当する情報を入力してください。
(6)次の画面で、Google スプレッドシートの指定したテーブルから条件に合うレコードを取得し、レスポンス結果の一番上のレコードの値を更新する設定を行います。
以下は一例ですが、レコードの条件に【従業員番号】を指定し、2つ目のステップで取得したアウトプット【メールアドレス】を更新するように設定したものです。
更新しない項目は空欄にしてください。
Yoomで連携できるアプリはまだまだたくさんあるので、自分にあった連携を模索するのもおすすめです。
多種多様なアプリの連携を試して、さらなる業務効率化を目指してみてください！
他にもGoogle Workspaceを使った自動化の例がYoomにあるので、いくつか紹介します。
ジョブカンワークフローで申請が承認されたら、GoogleWorkspaceに新規ユーザーを自動的に登録するフローボットです。
作業の自動化で、ツールの横断作業をなくせるかもしれません。
◼️概要
ジョブカン経費精算・ワークフローで申請が承認されたら、GoogleWorkspaceに新規ユーザーを自動的に登録します。
登録後、GoogleWorkspaceのユーザーアカウントにメールを送信することもできます。
新入社員の入社対応などでご活用ください。
◼️設定方法
1.ジョブカン経費精算・ワークフローとGoogle WorkspaceそれぞれのアプリとYoomを連携してください。（マイアプリ連携）
2.ジョブカン経費精算・ワークフローのトリガーを選択し、連携アカウントなどを設定してください。
3.ジョブカン経費精算・ワークフローの「入社申請の詳細情報を取得」を選択し、連携アカウントなどを設定してください。
4.Google Workspaceの「新規ユーザーを追加」オペレーションで、ジョブカン経費精算・ワークフローから取得した情報をもとに、ユーザー名や初期パスワードなどの任意の情報を設定してください。
5.フローボットが起動し、ジョブカン経費精算・ワークフローで承認された申請に基づいてGoogle Workspaceに新規ユーザーが登録されます。
◼️注意事項
・各アプリのオペレーションで連携するアカウント情報の設定が必要です。
・GoogleWorkspaceの設定情報を任意の値に置き換えてご利用ください。
・Google Workspaceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
自動化により、kintoneで登録された情報をそのままGoogle Workspaceに反映するため、入力ミスを抑制できる可能性があります。
一連の作業がシームレスに行われるので、作業の手間を省くことにもつながるでしょう。
■概要
kintoneでステータスが更新される度に、Google Workspaceにも新規ユーザーを追加するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.従業員のオンボーディング作業を頻繁に行う必要がある方
2.手動での新規ユーザー登録作業を減らし、自動化したいと考えている方
3.kintoneとGoogle Workspaceを日常的に活用している方
■このテンプレートを使うメリット
・kintoneで登録された情報をそのままGoogle Workspaceに反映するため、入力ミスが減少します。
・新規従業員のユーザー登録作業が自動化されることで、手動での作業の手間を省くことができます。
■注意事項
・kintone、Google WorkspaceそれぞれとYoomを連携してください。
・Google Workspaceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
新入社員の登録と同時に自動的にメールが送信されるため、人事担当者が一つ一つ手動でメールを送信する手間を削減できるはずです。
どの従業員にも確実に情報が伝わるため、連絡ミスや伝達遅れがなくなるかもしれません。
■概要
Google Workspaceで従業員が登録されたら入社案内を従業員にGmailで通知するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.グループウェアとしてGoogle Workspaceを採用している企業
・従業員の入社時にスムーズな情報共有を実現したいバックオフィス担当者
2.Gmailを日常的に利用することが多い方
・定型的なメールの送信作業を自動化して効率的に業務を進めたい方
・GmailとGoogle Workspaceを連携して入社手続きを自動化したい企業の採用担当者
■このテンプレートを使うメリット
「Google Workspaceで従業員が登録されたら入社案内を従業員にGmailで通知する」という自動化フローを導入することで、企業は数多くのメリットを享受できます。
まず、業務プロセスの効率化です。新入社員の登録と同時に自動的にメールが送信されるため、人事担当者が一つ一つ手動でメールを送信する手間を削減できます。
これにより、人事部門は他の重要な業務に集中できるようになります。
また、メールの送信が自動化されることで、通知漏れが防げるのも大きな利点です。どの従業員にも確実に情報が伝わるため、入社初日からスムーズなスタートを切ることができるでしょう。
■注意事項
・Google WorkspaceとGmailのそれぞれとYoomを連携してください。
・Google Workspaceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
今回紹介したGoogle Workspaceの連携で、従業員が追加された後にもう一方のGoogle スプレッドシートへ自動的に情報を追加するため、逐一データベースツールにアクセスして登録する手間を削減できる可能性があります。
ツールの横断作業を省略できるので、情報登録にかかる時間を短縮できるはずです。
また、作業の自動化により、登録忘れや作業の遅れが抑制されることが予想されます。
手動操作を抑えることで、担当スタッフの負担が軽減され、管理業務の精度が向上するかもしれません。
ノーコードで簡単に設定できるので、ぜひYoomを活用して、アプリ連携による自動化を体験してください。
