YoomフォームとGoogle Workspaceを連携して、入社申請承認後にGoogle Workspaceのグループに従業員を追加する方法

ステップ1：Google Workspaceをマイアプリ連携

Yoomにログインし、画面左側の「マイアプリ」→「新規接続」をクリックします。

検索窓に「Google Workspace」と入力するか、候補から探し、クリックします。

※Google Workspaceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。 

※チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。

以下の画面が表示されるので「Sign in with Google」をクリックしましょう。
Googleアカウントでサインインし、アクセス権限を許可します。

サインインが完了すると、Yoomのマイアプリが表示されている画面に戻ります。
マイアプリにGoogle Workspaceが表示されていれば次のステップへ進みます。

ステップ2：テンプレートをコピー

フローボットのテンプレートを利用して設定を進めましょう。
Yoomにログインし、以下のバナーにある「試してみる」をクリックしてください。

以下の画像のような画面が表示されるので、「OK」をクリックします。

いよいよフローボットの設定を行っていきます。

ステップ3：フローの起点となるYoomフォームのスケジュートリガー設定と、その後に続くGoogle Workspaceのオペレーション設定

以下の赤枠の箇所をクリックし、入社手続きのためのYoomフォームを作成します。

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以下の画像の赤枠の箇所をクリックすると、項目を設定することができます。
Google Workspaceへの登録に必要な情報を入力できるようフォームを作成していきましょう。

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右上の「プレビューページ」をクリックすることで、フォームのプレビューの確認が可能です。

下へスクロールすると完了ページの設定ができます。
以下の画面のように、入力後に表示させたい内容を入力しましょう。

入力が完了したら「テスト」→「保存する」をクリックします。

続いて以下の赤枠の箇所をクリックします。

以下のような画面が表示されます。

入力箇所をクリックするとアウトプットが表示されます。
Yoomフォームから取得した内容を簡単に入力することが可能です。

承認を依頼するメッセージをアウトプットを活用しながら入力しましょう。

入力完了後「保存する」をクリックします。

最後にGoogle Workspaceに登録を行うための設定を行います。

以下の画面が表示されるので、内容に従って入力を進めましょう。

入力完了後「テスト」→「保存する」をクリックします。

ステップ4：トリガーをONにして連携自動化の確認‍

最後に以下の画面が表示されるのでトリガーをONにしましょう。フローボットが自動で起動します。

以上で自動化の設定は完了です。今回使用したテンプレートは以下です。

Google Workspaceを使ったその他の自動化例

①Google Workspaceで従業員が登録されたら入社案内を従業員にGmailで通知する

Google Workspaceで従業員が登録されたら入社案内を従業員にGmailで通知するフローです。このフローを活用することで、業務プロセスの効率化が可能です。新入社員の登録と同時に自動的にメールが送信されるため、人事担当者が一つ一つ手動でメールを送信する手間の削減につながります。

②ジョブカンワークフローで申請が承認されたらGoogleWorkspaceに新規ユーザーを登録

ジョブカンワークフローで申請が承認されたらGoogleWorkspaceに新規ユーザーを登録するフローです。このフローを活用することで、ジョブカンワークフローで入社申請が承認された際、Google Workspaceのグループに対象ユーザーを自動的に追加することができます。

③Google Workspaceで部署やエリアが更新されたらトヨクモ安否確認サービス2に更新する

Google Workspaceで部署やエリアが更新されたらトヨクモ安否確認サービス2に更新するフローです。このテンプレートを活用することで、Google Workspaceの従業員情報において部署やエリアの更新に合わせて、トヨクモ安否確認サービス2の所属部署を更新することができます。Google Workspaceの更新に合わせてトヨクモ安否確認サービス2の情報を最新化できるため、同期作業を効率化することが可能です。手動による更新作業も不要となるため、担当者の負担や作業工数を低減させることが期待できます。

YoomフォームとGoogle Workspaceの連携メリットと具体例

メリット1：入社手続きを迅速化し、業務開始をスムーズに

従業員の入社に伴うアカウント設定や権限管理は、多くの企業で手作業に依存しており、処理の遅れやヒューマンエラーが発生しやすい領域です。しかし、Yoomフォームを活用して承認フローを構築し、Google Workspaceのグループ追加を自動化することで、入社手続きを大幅に迅速化できます。例えば、入社日当日に必要なグループに自動的に追加されることで、社内ポータルや共有ドライブへの即時アクセスが可能になり、新入社員がスムーズに業務を開始することが期待できます。

メリット2：セキュリティとアクセス管理の強化

従業員が適切なGoogle Workspaceのグループに所属することで、アクセス権限の統制が一元化され、情報セキュリティの向上が図れます。手作業でのグループ管理はミスが起こりやすく、不適切な権限付与による情報漏洩リスクがあります。自動化により、必要最小限の権限を正確に付与でき、セキュリティ強化につながります。例えば、部門ごとの機密資料やプロジェクト情報へのアクセスを適切に管理につながります。

メリット3：新入社員のオンボーディングプロセスの効率化

新入社員が迅速に業務に馴染むためには、必要な情報やツールへのアクセスがスムーズであることが重要です。YoomフォームとGoogle Workspaceを連携することで、承認と同時に必要なリソースへのアクセス権が自動的に付与されます。例えば、トレーニング資料や業務マニュアル、チームの共有カレンダーなどに即時アクセスできるため、オンボーディングプロセスが効率化され、新入社員の早期戦力化が期待できます。

まとめ

YoomフォームとGoogle Workspaceの連携により、入社手続きの自動化と業務効率化を実現できます。手作業によるミスや遅延を防ぎ、新入社員のスムーズな業務開始をサポートします。また、アクセス権限の統制を強化することで、情報セキュリティの向上にもつながります。人事・IT部門の負担軽減と組織全体の生産性向上のために、ぜひこの連携を活用してみてください。