企業の入社手続きは、多くのステップと確認事項があり、人事・IT部門にとって大きな負担となることがあります。特に、新入社員をGoogle Workspaceの適切なグループに追加する作業は、手作業で行うとミスが発生しやすく、時間がかかります。本記事では、YoomフォームとGoogle Workspaceを連携し、Yoomフォームでの入社申請承認後に自動的にGoogle Workspaceのグループに従業員を追加する方法をご紹介します。ノーコードで実現できるため、専門的な技術知識がなくても簡単に設定可能です。
こんな方におすすめ
入社時のアカウント管理や権限付与を手作業で行っており、業務負担の軽減を検討している方
組織の情報管理やアクセス権限の統制を強化し、セキュリティ対策を向上させたい方
新入社員のオンボーディングを円滑にし、スムーズな業務開始を実現したいと考えている方
人事・IT部門の業務を効率化し、入社後の社内コミュニケーション環境を整備したい方
それではここからノーコードツールYoomを使ってYoomフォームで入社申請が承認されたらGoogle Workspaceのグループに従業員を追加する方法をご説明します。
[Yoomとは]
Yoomフォームでの入社申請承認後にGoogle Workspaceのグループに従業員を追加する方法 フォームで送信された入社申請の情報を担当者に承認してもらい、Google Workspaceの提供するAPIを用いてGoogle Workspacのグループに従業員登録をすることで実現が可能です。
今回のフローは大きく分けて４つのステップになっています。
YoomフォームとGoogle Workspaceをマイアプリ登録
テンプレートをコピー
フローの起点となるYoomフォームのスケジュートリガー設定と、その後に続くGoogle Workspaceのオペレーション設定
トリガーボタンをONにして、YoomフォームとGoogle Workspaceの連携動作を確認
Yoomを利用していない方は、こちら
Yoomフォームで入社申請が承認されたらGoogle Workspaceのグループに従業員を追加する
試してみる
■概要
新しいメンバーの入社に伴うアカウント管理、特にGoogle Workspaceのグループへの追加作業に手間を感じていませんか。承認後の手作業による追加は、対応漏れや遅延の原因にもなりかねないため、担当者にとって負荷の大きい業務の一つです。このワークフローを活用すれば、Yoomフォームでの入社申請が承認されると、自動でGoogle Workspaceの指定グループに従業員を追加し、手作業によるアカウント管理の負担を軽減することで、スムーズな受け入れ体制を構築します。
■このテンプレートをおすすめする方
Google Workspaceを利用しており、新入社員のアカウント追加を手作業で行っている方 Yoomフォームで入社申請を受け付けており、承認後の作業を自動化したいと考えている方 従業員のオンボーディングプロセスを効率化し、担当者の負担を軽くしたいと考えている方 ■このテンプレートを使うメリット
フォーム承認からGoogle Workspaceへのメンバー追加までが自動化され、手作業にかかっていた時間を削減できます。 手作業によるメンバーの追加漏れや、関係部署のメーリングリストへの追加忘れといったヒューマンエラーの発生を防ぎます。 ■フローボットの流れ
はじめに、Google WorkspaceをYoomと連携します。 トリガーでYoomのフォームトリガーを選択し、「フォームが送信されたら」というアクションを設定して、入社申請フォームを作成します。 オペレーションで承認依頼機能の「承認を依頼する」アクションを設定し、申請内容の承認フローを組み込みます。 最後に、オペレーションでGoogle Workspaceの「グループにメンバーを追加」を設定し、承認後にフォームで取得した従業員情報を基にメンバーを追加します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Yoomフォームの項目は、氏名やメールアドレス、所属部署など、自社の入社手続きに必要な情報に合わせて自由にカスタマイズしてください。 承認依頼のアクションでは、実際の業務フローに応じて承認者や承認のステップを任意で設定することが可能です。 Google Workspaceにメンバーを追加する際、対象となるグループIDを任意で指定してください。 ■注意事項
Google WorkspaceとYoomを連携してください。 Google Workspaceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。 チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
ステップ1：Google Workspaceをマイアプリ連携 Yoomにログインし、画面左側の「マイアプリ」→「新規接続」をクリックします。
検索窓に「Google Workspace」と入力するか、候補から探し、クリックします。
※Google Workspaceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
※チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
ステップ2：テンプレートをコピー フローボットのテンプレートを利用して設定を進めましょう。
Yoomフォームで入社申請が承認されたらGoogle Workspaceのグループに従業員を追加する
試してみる
■概要
新しいメンバーの入社に伴うアカウント管理、特にGoogle Workspaceのグループへの追加作業に手間を感じていませんか。承認後の手作業による追加は、対応漏れや遅延の原因にもなりかねないため、担当者にとって負荷の大きい業務の一つです。このワークフローを活用すれば、Yoomフォームでの入社申請が承認されると、自動でGoogle Workspaceの指定グループに従業員を追加し、手作業によるアカウント管理の負担を軽減することで、スムーズな受け入れ体制を構築します。
■このテンプレートをおすすめする方
Google Workspaceを利用しており、新入社員のアカウント追加を手作業で行っている方 Yoomフォームで入社申請を受け付けており、承認後の作業を自動化したいと考えている方 従業員のオンボーディングプロセスを効率化し、担当者の負担を軽くしたいと考えている方 ■このテンプレートを使うメリット
フォーム承認からGoogle Workspaceへのメンバー追加までが自動化され、手作業にかかっていた時間を削減できます。 手作業によるメンバーの追加漏れや、関係部署のメーリングリストへの追加忘れといったヒューマンエラーの発生を防ぎます。 ■フローボットの流れ
はじめに、Google WorkspaceをYoomと連携します。 トリガーでYoomのフォームトリガーを選択し、「フォームが送信されたら」というアクションを設定して、入社申請フォームを作成します。 オペレーションで承認依頼機能の「承認を依頼する」アクションを設定し、申請内容の承認フローを組み込みます。 最後に、オペレーションでGoogle Workspaceの「グループにメンバーを追加」を設定し、承認後にフォームで取得した従業員情報を基にメンバーを追加します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Yoomフォームの項目は、氏名やメールアドレス、所属部署など、自社の入社手続きに必要な情報に合わせて自由にカスタマイズしてください。 承認依頼のアクションでは、実際の業務フローに応じて承認者や承認のステップを任意で設定することが可能です。 Google Workspaceにメンバーを追加する際、対象となるグループIDを任意で指定してください。 ■注意事項
Google WorkspaceとYoomを連携してください。 Google Workspaceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。 チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
以下の画像のような画面が表示されるので、「OK」をクリックします。
いよいよフローボットの設定を行っていきます。
ステップ3：フローの起点となるYoomフォームのスケジュートリガー設定と、その後に続くGoogle Workspaceのオペレーション設定 以下の赤枠の箇所をクリックし、入社手続きのためのYoomフォームを作成します。
以下の画像の赤枠の箇所をクリックすると、項目を設定することができます。
右上の「プレビューページ」をクリックすることで、フォームのプレビューの確認が可能です。
下へスクロールすると完了ページの設定ができます。
入力が完了したら「テスト」→「保存する」をクリックします。
続いて以下の赤枠の箇所をクリックします。
以下のような画面が表示されます。
入力箇所をクリックするとアウトプットが表示されます。
承認を依頼するメッセージをアウトプットを活用しながら入力しましょう。
入力完了後「保存する」をクリックします。
最後にGoogle Workspaceに登録を行うための設定を行います。
以下の画面が表示されるので、内容に従って入力を進めましょう。
入力完了後「テスト」→「保存する」をクリックします。
ステップ4：トリガーをONにして連携自動化の確認 最後に以下の画面が表示されるのでトリガーをONにしましょう。フローボットが自動で起動します。
以上で自動化の設定は完了です。今回使用したテンプレートは以下です。
Yoomフォームで入社申請が承認されたらGoogle Workspaceのグループに従業員を追加する
試してみる
■概要
新しいメンバーの入社に伴うアカウント管理、特にGoogle Workspaceのグループへの追加作業に手間を感じていませんか。承認後の手作業による追加は、対応漏れや遅延の原因にもなりかねないため、担当者にとって負荷の大きい業務の一つです。このワークフローを活用すれば、Yoomフォームでの入社申請が承認されると、自動でGoogle Workspaceの指定グループに従業員を追加し、手作業によるアカウント管理の負担を軽減することで、スムーズな受け入れ体制を構築します。
■このテンプレートをおすすめする方
Google Workspaceを利用しており、新入社員のアカウント追加を手作業で行っている方 Yoomフォームで入社申請を受け付けており、承認後の作業を自動化したいと考えている方 従業員のオンボーディングプロセスを効率化し、担当者の負担を軽くしたいと考えている方 ■このテンプレートを使うメリット
フォーム承認からGoogle Workspaceへのメンバー追加までが自動化され、手作業にかかっていた時間を削減できます。 手作業によるメンバーの追加漏れや、関係部署のメーリングリストへの追加忘れといったヒューマンエラーの発生を防ぎます。 ■フローボットの流れ
はじめに、Google WorkspaceをYoomと連携します。 トリガーでYoomのフォームトリガーを選択し、「フォームが送信されたら」というアクションを設定して、入社申請フォームを作成します。 オペレーションで承認依頼機能の「承認を依頼する」アクションを設定し、申請内容の承認フローを組み込みます。 最後に、オペレーションでGoogle Workspaceの「グループにメンバーを追加」を設定し、承認後にフォームで取得した従業員情報を基にメンバーを追加します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Yoomフォームの項目は、氏名やメールアドレス、所属部署など、自社の入社手続きに必要な情報に合わせて自由にカスタマイズしてください。 承認依頼のアクションでは、実際の業務フローに応じて承認者や承認のステップを任意で設定することが可能です。 Google Workspaceにメンバーを追加する際、対象となるグループIDを任意で指定してください。 ■注意事項
Google WorkspaceとYoomを連携してください。 Google Workspaceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。 チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
Google Workspaceを使ったその他の自動化例 ①Google Workspaceで従業員が登録されたら入社案内を従業員にGmailで通知する
Google Workspaceで従業員が登録されたら入社案内を従業員にGmailで通知するフローです。このフローを活用することで、業務プロセスの効率化が可能です。新入社員の登録と同時に自動的にメールが送信されるため、人事担当者が一つ一つ手動でメールを送信する手間の削減につながります。
Google Workspaceで従業員が登録されたら入社案内を従業員にGmailで通知する
試してみる
■概要
Google Workspaceで従業員が登録されたら入社案内を従業員にGmailで通知するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.グループウェアとしてGoogle Workspaceを採用している企業
・従業員の入社時にスムーズな情報共有を実現したいバックオフィス担当者
2.Gmailを日常的に利用することが多い方
・定型的なメールの送信作業を自動化して効率的に業務を進めたい方
・GmailとGoogle Workspaceを連携して入社手続きを自動化したい企業の採用担当者
■このテンプレートを使うメリット
「Google Workspaceで従業員が登録されたら入社案内を従業員にGmailで通知する」という自動化フローを導入することで、企業は数多くのメリットを享受できます。
また、メールの送信が自動化されることで、通知漏れが防げるのも大きな利点です。どの従業員にも確実に情報が伝わるため、入社初日からスムーズなスタートを切ることができるでしょう。
■注意事項
・Google WorkspaceとGmailのそれぞれとYoomを連携してください。
・Google Workspaceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
②ジョブカンワークフローで申請が承認されたらGoogleWorkspaceに新規ユーザーを登録
ジョブカンワークフローで申請が承認されたらGoogleWorkspaceに新規ユーザーを登録するフローです。このフローを活用することで、ジョブカンワークフローで入社申請が承認された際、Google Workspaceのグループに対象ユーザーを自動的に追加することができます。
ジョブカン経費精算・ワークフローで申請が承認されたらGoogle Workspaceに新規ユーザーを登録
試してみる
■概要
新しいメンバーが入社するたびに、Google Workspaceのアカウントを発行する作業に手間を感じていませんか？ジョブカン経費精算・ワークフローで承認された申請情報を手作業で転記していると、入力ミスや対応漏れが発生する可能性もあります。このワークフローを活用すれば、ジョブカン経費精算・ワークフローでの入社申請の承認をトリガーにして、Google Workspaceへのユーザー登録を自動化し、こうした課題を円滑に削減します。
■このテンプレートをおすすめする方
ジョブカン経費精算・ワークフローとGoogle Workspaceで入退社管理を行っている人事労務担当者の方 新入社員のアカウント発行を手作業で行っており、業務の自動化を検討している情報システム部門の方 入社手続きの煩雑さを削減し、コア業務に集中できる環境を整えたいと考えているマネージャーの方 ■このテンプレートを使うメリット
申請が承認されると自動でユーザー登録が実行されるため、これまで手作業で行っていた情報入力やアカウント発行の時間を短縮できます 手作業でのデータ転記が減ることで、氏名や所属部署などの入力間違いや、アカウントの発行漏れといったヒューマンエラーを防ぎます ■フローボットの流れ
はじめに、ジョブカン経費精算・ワークフローとGoogle WorkspaceをYoomと連携します 次に、トリガーでジョブカン経費精算・ワークフローを選択し、「入社申請が承認されたら」というアクションを設定します 続いて、オペレーションでジョブカン経費精算・ワークフローの「入社申請の詳細情報を取得する」アクションを設定し、承認された申請の情報を取得します 最後に、オペレーションでGoogle Workspaceの「新規ユーザーを登録する」アクションを設定し、取得した情報をもとに新しいユーザーを登録します ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション■このワークフローのカスタムポイント
ジョブカン経費精算・ワークフローのトリガー設定では、「入社申請」など、特定のキーワードを含む申請のみを検知するように任意で設定できます Google Workspaceに新規登録するユーザーの氏名やメールアドレス、所属部署などの情報は、ジョブカンの申請内容から取得した情報をもとに任意で設定可能です ■注意事項
ジョブカン経費精算・ワークフロー、Google WorkspaceのそれぞれとYoomを連携してください トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください
③Google Workspaceで部署やエリアが更新されたらトヨクモ安否確認サービス2に更新する
Google Workspaceで部署やエリアが更新されたらトヨクモ安否確認サービス2に更新するフローです。このテンプレートを活用することで、Google Workspaceの従業員情報において部署やエリアの更新に合わせて、トヨクモ安否確認サービス2の所属部署を更新することができます。Google Workspaceの更新に合わせてトヨクモ安否確認サービス2の情報を最新化できるため、同期作業を効率化することが可能です。手動による更新作業も不要となるため、担当者の負担や作業工数を低減させることが期待できます。
Google Workspaceで部署やエリアが更新されたらトヨクモ安否確認サービス2に更新する
試してみる
■概要
組織変更や人事異動のたびに、Google Workspaceとトヨクモ安否確認サービス2の両方で従業員情報を手作業で更新するのは手間がかかり、更新漏れのリスクも伴います。このワークフローを活用すれば、Google Workspaceでユーザー情報が更新されると、その内容がトヨクモ安否確認サービス2へ自動で反映されます。手作業による二重入力をなくし、常に正確な情報管理を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
Google Workspaceとトヨクモ安否確認サービス2で従業員情報を管理している総務・情シス担当者の方 組織変更時の各システムへの情報反映を手作業で行い、非効率を感じている方 手入力による更新ミスをなくし、緊急時の安否確認体制の正確性を高めたい管理者の方 ■このテンプレートを使うメリット
Google Workspaceの情報を更新するだけで、トヨクモ安否確認サービス2へ自動的にデータが同期されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。 手作業でのデータ転記による、入力間違いや更新漏れといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、従業員情報の一元管理と正確性の向上に繋がります。 ■フローボットの流れ
はじめに、Google Workspaceとトヨクモ安否確認サービス2をYoomと連携します。 次に、トリガーでGoogle Workspaceを選択し、「ユーザー情報が更新されたら」というアクションを設定します。 オペレーションでGoogle Workspaceの「ユーザーを検索」アクションを設定し、更新されたユーザーを特定します。 続けて、Yoomのデータベース機能などで従業員や部署のマッチングを行い、更新に必要な情報を取得します。 最後に、オペレーションでトヨクモ安否確認サービス2の「ユーザーの所属部署の更新」を設定し、取得した情報をもとにデータを更新します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
トヨクモ安否確認サービス2の「ユーザーの所属部署の更新」アクションでは、更新したい項目を任意に設定することが可能です。 Google Workspaceから取得した情報などを変数として設定することで、部署やエリアといった情報を動的に更新できます。 特定のテキストなどを固定値として設定し、更新情報に含めることもできます。 ■注意事項
Google Workspace、トヨクモ安否確認サービス2のそれぞれとYoomを連携してください。 Google Chatとの連携はGoogle Workspaceの場合のみ可能です。詳細はこちら を参照ください。 Google Workspaceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。 チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
YoomフォームとGoogle Workspaceの連携メリットと具体例 メリット1：入社手続きを迅速化し、業務開始をスムーズに 従業員の入社に伴うアカウント設定や権限管理は、多くの企業で手作業に依存しており、処理の遅れやヒューマンエラーが発生しやすい領域です。しかし、Yoomフォームを活用して承認フローを構築し、Google Workspaceのグループ追加を自動化することで、入社手続きを大幅に迅速化できます。例えば、入社日当日に必要なグループに自動的に追加されることで、社内ポータルや共有ドライブへの即時アクセスが可能になり、新入社員がスムーズに業務を開始することが期待できます。
メリット2：セキュリティとアクセス管理の強化 従業員が適切なGoogle Workspaceのグループに所属することで、アクセス権限の統制が一元化され、情報セキュリティの向上が図れます。手作業でのグループ管理はミスが起こりやすく、不適切な権限付与による情報漏洩リスクがあります。自動化により、必要最小限の権限を正確に付与でき、セキュリティ強化につながります。例えば、部門ごとの機密資料やプロジェクト情報へのアクセスを適切に管理につながります。
メリット3：新入社員のオンボーディングプロセスの効率化 新入社員が迅速に業務に馴染むためには、必要な情報やツールへのアクセスがスムーズであることが重要です。YoomフォームとGoogle Workspaceを連携することで、承認と同時に必要なリソースへのアクセス権が自動的に付与されます。例えば、トレーニング資料や業務マニュアル、チームの共有カレンダーなどに即時アクセスできるため、オンボーディングプロセスが効率化され、新入社員の早期戦力化が期待できます。
まとめ YoomフォームとGoogle Workspaceの連携により、入社手続きの自動化と業務効率化を実現できます。手作業によるミスや遅延を防ぎ、新入社員のスムーズな業務開始をサポートします。また、アクセス権限の統制を強化することで、情報セキュリティの向上にもつながります。人事・IT部門の負担軽減と組織全体の生産性向上のために、ぜひこの連携を活用してみてください。
