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企業の入社手続きは、多くのステップと確認事項があり、人事・IT部門にとって大きな負担となることがあります。特に、新入社員をGoogle Workspaceの適切なグループに追加する作業は、手作業で行うとミスが発生しやすく、時間がかかります。本記事では、YoomフォームとGoogle Workspaceを連携し、Yoomフォームでの入社申請承認後に自動的にGoogle Workspaceのグループに従業員を追加する方法をご紹介します。ノーコードで実現できるため、専門的な技術知識がなくても簡単に設定可能です。
それではここからノーコードツールYoomを使ってYoomフォームで入社申請が承認されたらGoogle Workspaceのグループに従業員を追加する方法をご説明します。
[Yoomとは]
フォームで送信された入社申請の情報を担当者に承認してもらい、Google Workspaceの提供するAPIを用いてGoogle Workspacのグループに従業員登録をすることで実現が可能です。
一般的に実現にはプログラミングの知識が必要ですが、ノーコードツールのYoomを用いることでプログラミング知識がなくても簡単に実現できます。
今回のフローは大きく分けて４つのステップになっています。
Yoomを利用していない方は、こちらから無料登録をしてください。すでにYoomを利用している方は、ログインしましょう。
■概要
新しいメンバーの入社に伴うアカウント管理、特にGoogle Workspaceのグループへの追加作業に手間を感じていませんか。承認後の手作業による追加は、対応漏れや遅延の原因にもなりかねないため、担当者にとって負荷の大きい業務の一つです。このワークフローを活用すれば、Yoomフォームでの入社申請が承認されると、自動でGoogle Workspaceの指定グループに従業員を追加し、手作業によるアカウント管理の負担を軽減することで、スムーズな受け入れ体制を構築します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
Yoomにログインし、画面左側の「マイアプリ」→「新規接続」をクリックします。
検索窓に「Google Workspace」と入力するか、候補から探し、クリックします。
※Google Workspaceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
※チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
以下の画面が表示されるので「Sign in with Google」をクリックしましょう。
Googleアカウントでサインインし、アクセス権限を許可します。
サインインが完了すると、Yoomのマイアプリが表示されている画面に戻ります。
マイアプリにGoogle Workspaceが表示されていれば次のステップへ進みます。
フローボットのテンプレートを利用して設定を進めましょう。
Yoomにログインし、以下のバナーにある「試してみる」をクリックしてください。
■概要
新しいメンバーの入社に伴うアカウント管理、特にGoogle Workspaceのグループへの追加作業に手間を感じていませんか。承認後の手作業による追加は、対応漏れや遅延の原因にもなりかねないため、担当者にとって負荷の大きい業務の一つです。このワークフローを活用すれば、Yoomフォームでの入社申請が承認されると、自動でGoogle Workspaceの指定グループに従業員を追加し、手作業によるアカウント管理の負担を軽減することで、スムーズな受け入れ体制を構築します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
以下の画像のような画面が表示されるので、「OK」をクリックします。
いよいよフローボットの設定を行っていきます。
以下の赤枠の箇所をクリックし、入社手続きのためのYoomフォームを作成します。
以下の画像の赤枠の箇所をクリックすると、項目を設定することができます。
Google Workspaceへの登録に必要な情報を入力できるようフォームを作成していきましょう。
右上の「プレビューページ」をクリックすることで、フォームのプレビューの確認が可能です。
下へスクロールすると完了ページの設定ができます。
以下の画面のように、入力後に表示させたい内容を入力しましょう。
入力が完了したら「テスト」→「保存する」をクリックします。
続いて以下の赤枠の箇所をクリックします。
以下のような画面が表示されます。
入力箇所をクリックするとアウトプットが表示されます。
Yoomフォームから取得した内容を簡単に入力することが可能です。
承認を依頼するメッセージをアウトプットを活用しながら入力しましょう。
入力完了後「保存する」をクリックします。
最後にGoogle Workspaceに登録を行うための設定を行います。
以下の画面が表示されるので、内容に従って入力を進めましょう。
入力完了後「テスト」→「保存する」をクリックします。
最後に以下の画面が表示されるのでトリガーをONにしましょう。フローボットが自動で起動します。
以上で自動化の設定は完了です。今回使用したテンプレートは以下です。
■概要
新しいメンバーの入社に伴うアカウント管理、特にGoogle Workspaceのグループへの追加作業に手間を感じていませんか。承認後の手作業による追加は、対応漏れや遅延の原因にもなりかねないため、担当者にとって負荷の大きい業務の一つです。このワークフローを活用すれば、Yoomフォームでの入社申請が承認されると、自動でGoogle Workspaceの指定グループに従業員を追加し、手作業によるアカウント管理の負担を軽減することで、スムーズな受け入れ体制を構築します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
①Google Workspaceで従業員が登録されたら入社案内を従業員にGmailで通知する
Google Workspaceで従業員が登録されたら入社案内を従業員にGmailで通知するフローです。このフローを活用することで、業務プロセスの効率化が可能です。新入社員の登録と同時に自動的にメールが送信されるため、人事担当者が一つ一つ手動でメールを送信する手間の削減につながります。
■概要
Google Workspaceで従業員が登録されたら入社案内を従業員にGmailで通知するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.グループウェアとしてGoogle Workspaceを採用している企業
・従業員の入社時にスムーズな情報共有を実現したいバックオフィス担当者
2.Gmailを日常的に利用することが多い方
・定型的なメールの送信作業を自動化して効率的に業務を進めたい方
・GmailとGoogle Workspaceを連携して入社手続きを自動化したい企業の採用担当者
■このテンプレートを使うメリット
「Google Workspaceで従業員が登録されたら入社案内を従業員にGmailで通知する」という自動化フローを導入することで、企業は数多くのメリットを享受できます。
まず、業務プロセスの効率化です。新入社員の登録と同時に自動的にメールが送信されるため、人事担当者が一つ一つ手動でメールを送信する手間を削減できます。
これにより、人事部門は他の重要な業務に集中できるようになります。
また、メールの送信が自動化されることで、通知漏れが防げるのも大きな利点です。どの従業員にも確実に情報が伝わるため、入社初日からスムーズなスタートを切ることができるでしょう。
■注意事項
・Google WorkspaceとGmailのそれぞれとYoomを連携してください。
・Google Workspaceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
②ジョブカンワークフローで申請が承認されたらGoogleWorkspaceに新規ユーザーを登録
ジョブカンワークフローで申請が承認されたらGoogleWorkspaceに新規ユーザーを登録するフローです。このフローを活用することで、ジョブカンワークフローで入社申請が承認された際、Google Workspaceのグループに対象ユーザーを自動的に追加することができます。
◼️概要
ジョブカン経費精算・ワークフローで申請が承認されたら、GoogleWorkspaceに新規ユーザーを自動的に登録します。
登録後、GoogleWorkspaceのユーザーアカウントにメールを送信することもできます。
新入社員の入社対応などでご活用ください。
◼️設定方法
1.ジョブカン経費精算・ワークフローとGoogle WorkspaceそれぞれのアプリとYoomを連携してください。（マイアプリ連携）
2.ジョブカン経費精算・ワークフローのトリガーを選択し、連携アカウントなどを設定してください。
3.ジョブカン経費精算・ワークフローの「入社申請の詳細情報を取得」を選択し、連携アカウントなどを設定してください。
4.Google Workspaceの「新規ユーザーを追加」オペレーションで、ジョブカン経費精算・ワークフローから取得した情報をもとに、ユーザー名や初期パスワードなどの任意の情報を設定してください。
5.フローボットが起動し、ジョブカン経費精算・ワークフローで承認された申請に基づいてGoogle Workspaceに新規ユーザーが登録されます。
◼️注意事項
・各アプリのオペレーションで連携するアカウント情報の設定が必要です。
・GoogleWorkspaceの設定情報を任意の値に置き換えてご利用ください。
・Google Workspaceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
③Google Workspaceで部署やエリアが更新されたらトヨクモ安否確認サービス2に更新する
Google Workspaceで部署やエリアが更新されたらトヨクモ安否確認サービス2に更新するフローです。このテンプレートを活用することで、Google Workspaceの従業員情報において部署やエリアの更新に合わせて、トヨクモ安否確認サービス2の所属部署を更新することができます。Google Workspaceの更新に合わせてトヨクモ安否確認サービス2の情報を最新化できるため、同期作業を効率化することが可能です。手動による更新作業も不要となるため、担当者の負担や作業工数を低減させることが期待できます。
■概要
組織変更や人事異動のたびに、Google Workspaceとトヨクモ安否確認サービス2の両方で従業員情報を手作業で更新するのは手間がかかり、更新漏れのリスクも伴います。このワークフローを活用すれば、Google Workspaceでユーザー情報が更新されると、その内容がトヨクモ安否確認サービス2へ自動で反映されます。手作業による二重入力をなくし、常に正確な情報管理を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
従業員の入社に伴うアカウント設定や権限管理は、多くの企業で手作業に依存しており、処理の遅れやヒューマンエラーが発生しやすい領域です。しかし、Yoomフォームを活用して承認フローを構築し、Google Workspaceのグループ追加を自動化することで、入社手続きを大幅に迅速化できます。例えば、入社日当日に必要なグループに自動的に追加されることで、社内ポータルや共有ドライブへの即時アクセスが可能になり、新入社員がスムーズに業務を開始することが期待できます。
従業員が適切なGoogle Workspaceのグループに所属することで、アクセス権限の統制が一元化され、情報セキュリティの向上が図れます。手作業でのグループ管理はミスが起こりやすく、不適切な権限付与による情報漏洩リスクがあります。自動化により、必要最小限の権限を正確に付与でき、セキュリティ強化につながります。例えば、部門ごとの機密資料やプロジェクト情報へのアクセスを適切に管理につながります。
新入社員が迅速に業務に馴染むためには、必要な情報やツールへのアクセスがスムーズであることが重要です。YoomフォームとGoogle Workspaceを連携することで、承認と同時に必要なリソースへのアクセス権が自動的に付与されます。例えば、トレーニング資料や業務マニュアル、チームの共有カレンダーなどに即時アクセスできるため、オンボーディングプロセスが効率化され、新入社員の早期戦力化が期待できます。
YoomフォームとGoogle Workspaceの連携により、入社手続きの自動化と業務効率化を実現できます。手作業によるミスや遅延を防ぎ、新入社員のスムーズな業務開始をサポートします。また、アクセス権限の統制を強化することで、情報セキュリティの向上にもつながります。人事・IT部門の負担軽減と組織全体の生産性向上のために、ぜひこの連携を活用してみてください。
