Yoomフォームで入社申請が承認されたらGoogle Workspaceのグループに従業員を追加する

■概要

新しいメンバーの入社に伴うアカウント管理、特にGoogle Workspaceのグループへの追加作業に手間を感じていませんか。承認後の手作業による追加は、対応漏れや遅延の原因にもなりかねないため、担当者にとって負荷の大きい業務の一つです。このワークフローを活用すれば、Yoomフォームでの入社申請が承認されると、自動でGoogle Workspaceの指定グループに従業員を追加し、手作業によるアカウント管理の負担を軽減することで、スムーズな受け入れ体制を構築します。

■このテンプレートをおすすめする方

• Google Workspaceを利用しており、新入社員のアカウント追加を手作業で行っている方
• Yoomフォームで入社申請を受け付けており、承認後の作業を自動化したいと考えている方
• 従業員のオンボーディングプロセスを効率化し、担当者の負担を軽くしたいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• フォーム承認からGoogle Workspaceへのメンバー追加までが自動化され、手作業にかかっていた時間を削減できます。
• 手作業によるメンバーの追加漏れや、関係部署のメーリングリストへの追加忘れといったヒューマンエラーの発生を防ぎます。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Google WorkspaceをYoomと連携します。
2. トリガーでYoomのフォームトリガーを選択し、「フォームが送信されたら」というアクションを設定して、入社申請フォームを作成します。
3. オペレーションで承認依頼機能の「承認を依頼する」アクションを設定し、申請内容の承認フローを組み込みます。
4. 最後に、オペレーションでGoogle Workspaceの「グループにメンバーを追加」を設定し、承認後にフォームで取得した従業員情報を基にメンバーを追加します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Yoomフォームの項目は、氏名やメールアドレス、所属部署など、自社の入社手続きに必要な情報に合わせて自由にカスタマイズしてください。
• 承認依頼のアクションでは、実際の業務フローに応じて承認者や承認のステップを任意で設定することが可能です。
• Google Workspaceにメンバーを追加する際、対象となるグループIDを任意で指定してください。

■注意事項

• Google WorkspaceとYoomを連携してください。
• Google Workspaceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
• チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。