Google Workspaceで部署やエリアが更新されたらトヨクモ安否確認サービス2に更新する

■概要

組織変更や人事異動のたびに、Google Workspaceとトヨクモ安否確認サービス2の両方で従業員情報を手作業で更新するのは手間がかかり、更新漏れのリスクも伴います。このワークフローを活用すれば、Google Workspaceでユーザー情報が更新されると、その内容がトヨクモ安否確認サービス2へ自動で反映されます。手作業による二重入力をなくし、常に正確な情報管理を実現します。

■このテンプレートをおすすめする方

• Google Workspaceとトヨクモ安否確認サービス2で従業員情報を管理している総務・情シス担当者の方
• 組織変更時の各システムへの情報反映を手作業で行い、非効率を感じている方
• 手入力による更新ミスをなくし、緊急時の安否確認体制の正確性を高めたい管理者の方

■このテンプレートを使うメリット

• Google Workspaceの情報を更新するだけで、トヨクモ安否確認サービス2へ自動的にデータが同期されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
• 手作業でのデータ転記による、入力間違いや更新漏れといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、従業員情報の一元管理と正確性の向上に繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Google Workspaceとトヨクモ安否確認サービス2をYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでGoogle Workspaceを選択し、「ユーザー情報が更新されたら」というアクションを設定します。
3. オペレーションでGoogle Workspaceの「ユーザーを検索」アクションを設定し、更新されたユーザーを特定します。
4. 続けて、Yoomのデータベース機能などで従業員や部署のマッチングを行い、更新に必要な情報を取得します。
5. 最後に、オペレーションでトヨクモ安否確認サービス2の「ユーザーの所属部署の更新」を設定し、取得した情報をもとにデータを更新します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• トヨクモ安否確認サービス2の「ユーザーの所属部署の更新」アクションでは、更新したい項目を任意に設定することが可能です。
• Google Workspaceから取得した情報などを変数として設定することで、部署やエリアといった情報を動的に更新できます。
• 特定のテキストなどを固定値として設定し、更新情報に含めることもできます。

■注意事項

• Google Workspace、トヨクモ安否確認サービス2のそれぞれとYoomを連携してください。
• Google Chatとの連携はGoogle Workspaceの場合のみ可能です。詳細はこちらを参照ください。
• Google Workspaceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
• チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。