Googleフォームで従業員登録されたら、RPAを用いてジョブカン勤怠に従業員情報を登録しGoogle Chatに通知する方法

事前に準備するもの

Chromeの拡張機能

•  Chromeを使用するため、アカウントを準備してください。
  
  • ヘルプ：「ブラウザを操作する」の設定方法
• Chrome拡張機能で「Yoom ブラウザ操作オペレーション設定ツール」を追加してください。

• 拡張機能：Yoom ブラウザ操作オペレーション 設定ツール

• Chromeの拡張機能を追加した後、拡張機能の管理画面でシークレットモードの実行を許可する設定をオンにしてください。

ジョブカン勤怠

• 勤怠会社ID
  
  • ジョブカン勤怠の管理画面右上にあるユーザー名をクリックしてメニューを開き、その後『アカウント情報の変更』をクリックすると、勤怠会社IDが表示されますので、それをメモしておきましょう。

• グループ管理者ログインIDとパスワード
  
  • 同じくジョブカン勤怠の管理画面から取得します。上部メニュー【スタッフ管理】/各種設定/グループ管理者設定…に進んで表示された画面からログインIDを取得できます。パスワードは表示されていないので、わからない場合は再設定で取得してください。

Google フォーム

• Googleアカウントのログイン情報
• 入力用のGoogle フォーム
  
  • 姓名とメールアドレスはジョブカン勤怠の登録上必須項目のため、Google フォームの項目に必ず追加するようにしてください。

Google Chat

• Google ChatとYoomの連携はGoogle Cloud Platformの管理者権限を持つ方のみ実施可能なため、管理者へYoomとGoogle Chat連携を依頼してください。

ヘルプ：Google Chat（OAuth）のマイアプリ登録方法‍

ステップ1　マイアプリ連携の設定

連携するブラウザやアプリの情報をYoomに登録するために、まずYoomのワークスペースにログインしてください。

ブラウザ操作用アカウント

マイアプリ画面内の「ブラウザ操作用アカウント」のタブを選択し、＋新規接続をクリックします。

下の画面が表示されます。

• サービス名・識別名
  
  • 任意の値を入力します。
• アカウント名
  
  • Chromeのログインアカウント
• パスワード
  
  • Chromeのパスワード

上記を入力して追加ボタンをクリックすると、アカウントの追加が完了します。

※RPAオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただけます。

フリープラン・ミニプラン・チームプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラー表示になります。

アプリの新規接続

マイアプリ画面内の「アプリ」のタブを選択し、＋新規接続をクリックします。

Yoomに接続可能なアプリ一覧が表示されるので、検索窓で連携するアプリを入力し、マイアプリ登録を進めてください。

Google フォーム検索結果からアプリ名をクリックします。

「Sign in with Google」ボタンをクリックします。

その後、Googleアカウントのログイン画面が表示されるので、メールアドレスとパスワードを入力してください。

アカウントを選択します。

Yoomのアクセス権限を確認されます。次へをクリックしてください。

「続行」をクリックしてください。これでGoogle フォームのマイアプリ連携が完了します。Google Chat検索結果からGoogle Chat（OAuth）を選択します。

• Sign in with Google をクリックし、連携する Google アカウントを選択します。

• 各項目にGoogle Cloud Platformで取得した情報を入力して、追加ボタンをクリックします。
  
  • ヘルプ：Google Chat（OAuth）のマイアプリ登録方法

これで、Google Chatのマイアプリ登録が完了します。

‍ステップ2　Yoomのフローボットテンプレートをマイプロジェクトへコピーする

‍下のバナーをクリックします。

マイプロジェクトにテンプレートがコピーされます。左のメニューバーからアクセスできます。

ステップ3　アプリトリガー「フォームに回答が送信されたら」

テンプレートの1つ目の工程をクリックします。Google フォームに送信された情報を取得します。

(1/2)連携アカウントとアクションを選択

この項目はすでに初期設定されています。

• アプリトリガーのタイトル
• アプリ
• Google フォームと連携するアカウント情報
• トリガーアクション

→次へをクリックします。

(1/2)アプリトリガーのAPI詳細設定

• トリガー起動間隔
  
  • フローの起動間隔を選択します。最短は5分間隔で起動できます。※ご契約のプランによって最短の起動間隔が異なります。

• フォームID
  
  • 事前準備で作成したフォームのIDを入力します。

→テストをクリックします。成功すると、以下の項目が取得できます。

→保存するをクリックします。

‍※テストでエラーが起こったら

直近1時間内に、Google フォームの回答がない場合が考えられます。フォームに回答を送信の上、再テストに進んでください。

Google フォームに、さらに取得項目を追加する場合

• アウトプット一覧の下にある「＋取得する値を追加」をクリックします。JSONPath指定画面に切り替わります。

• 例えば、電話番号を追加した場合、標準のアウトプット一覧には表示されませんが、このJSONPath内から項目を取得することで、表示できます。
• 電話番号の箇所のプラスボタンをクリックすると、valueという項目名でアウトプットが追加されます。

• 項目名は、アウトプット一覧から編集が可能です。

ステップ4　ブラウザを操作する「ブラウザを操作する」

テンプレートの2つ目の工程をクリックします。

(1/1)ブラウザ操作の詳細設定

事前設定でジョブカンの管理画面にアクセスから、Google フォームで取得した従業員情報の入力・登録まで雛形が設定されています。この工程は、Webサイト上でスタッフ登録をする工程を辿っています。

• 2つ目以降のアクションは、下へスクロールすると確認できます。まずはジョブカン勤怠にログインします。
• 「2.勤怠会社IDを入力」をクリックすると下の入力画面が表示されます。値の欄に、事前に取得しておいた値を入力して保存するをクリックしましょう。

• 「3.IDを入力：グループ管理者ログインIDを入力」をクリックして入力画面を開きます。

• グループ管理者IDとパスワードを入力するため、アカウントのプルダウンメニューを開き、『＋アカウントを追加』をクリックします。

• サービス名は任意の値になります。何のサービスの値かわかるように、【ジョブカン勤怠】と入力します。
• IDとパスワードには事前取得した値を入力します。
• 右下にある保存するをクリックします。
• 「4.パスワードを入力」を開きます。

• 3.で入力した情報が引用できます。アカウントのプルダウンメニューを開くと、先ほどIDとパスワードを入力したジョブカン勤怠（サービス名）が表示されますので、選択しましょう。
• 以降は、Google フォームから取得した値をジョブカン勤怠に入力する工程です。
• 事前設定では、「姓名」「メールアドレス」「スタッフコード」の入力手順とそれぞれにGoogle フォームから取得した引用コードが入力されています。姓の場合はこういった画面です。

• これ以外の情報もジョブカン勤怠に入力したい場合は、事前にGoogle フォームで項目を追加し、情報を取得しておきましょう。
• 例えば電話番号を入力したい場合、Googleフォームで電話番号の項目を追加します。
• 重要ポイント！ジョブカン勤怠では、半角数字とハイフンなしが条件です。Googleフォームに注意点を記載しておくとよいでしょう。
• ブラウザ操作の説明に戻ります。アクション一覧を見ると、各アクションとの間にプラスボタンがあります。アクションの途中に新たにアクションを挿入したい場合に使います。

• 今回はスタッフIDを入力した後、確認画面に遷移するまでに、電話番号の入力を差し込んでみます。プラスボタンをクリックすると、操作メニューが開きます。

• メニューの中から、「ブラウザ操作を指定」を選択します。遷移するURLを入力する画面が表示されます。

• ジョブカン勤怠のスタッフ登録画面のURL「https://ssl.jobcan.jp/client/new-employee」を入力します。
• 「操作を開始する」をクリックすると、別ウィンドウで画面が立ち上がります。

• ジョブカンのログイン画面が表示されます。左下に「要素にアクションを設定」と表示されたバナーが表示されていると、Yoomのブラウザ操作中の証です。
• 勤怠会社IDをクリックすると、操作メニューが表示されます。

• フォームに情報を入力を選びます。値を入力する画面が表示されるので、勤怠会社IDを入力して保存するをクリックします。

• ブラウザ操作の初めに解説した操作と同じ手順です。
• 同様に、グループ管理者ログインIDの欄をクリックして「IDを入力」を選択し、表示された画面からジョブカン勤怠（サービス名）を選択します。
• その下のパスワード欄をクリックして、「パスワードを入力」を選択して、表示された画面からジョブカン勤怠（サービス名）を選択します。
• パスワードの入力画面の下にログインボタンをクリックします。
• アクションメニューが表示され、「クリック」を選択します。（薄い水色にハイライトされて見えにくくなっていますが、ログインボタンです）

• アクション名を入力する画面が表示されるので、『ログインする』を入力して保存しましょう。

• スタッフ登録画面に移動します。

• 電話番号の欄をクリックして、アクションメニューを開きます。フォームに情報を入力を選びます。

• アクションの操作画面が表示されます。値の欄をクリックすると、Google フォームから取得した項目が表示されるので、選択すると引用コードが埋め込まれます。

• 追加ボタンをクリックすると、ブラウザ操作アクション一覧に反映されます。
• 追加が終わったらアクション一覧を確認して、重複しているアクションを消すなど全体を整えます。
• ブラウザ操作オペレーション画面右下の、テストボタンをクリックします。
• 1.URLにアクセスから順にアクションのテストが始まります。
• 全部成功したことを確認します。

→保存する　をクリックします。

‍※エラーが発生する場合、下記の要因が考えられます。

1. ジョブカン勤怠の基本設定が終わっていない（10分単位か15分単位の計算にするなど）
2. メールアドレスやスタッフIDが重複している（ジョブカン勤怠の仕様で、同じ値は登録ができないようになっています）

ステップ5　アプリと連携する「メッセージを送る」

テンプレートの3つ目の工程をクリックしてください。Google Chatへの通知内容を編集します。

(1/2)連携アカウントとアクションを選択

‍こちらは初期設定済みです。

• アプリトリガーのタイトル
• アプリ
• Google Chatと連携するアカウント情報
• アクション

→次へをクリックします。

(2/2)API接続設定

• スペースのリソース名
  
  • 編集欄をクリックするとプルダウンが開き、連携済みGoogle Chatのスペース名が表示されます。スペース名を選択すると、IDが引用されます。

• メッセージ内容
  
  • 通知する定型文を作成します。

• 編集欄をクリックするとGoogle フォームから取得した項目が、プルダウンメニューに表示されます。

• ジョブカンの登録が終わったら通知する仕組みなので、「登録が完了しました」という通知だけでも良いですが、従業員氏名やスタッフ番号などの引用コードを用いた通知も、よりわかりやすく便利です。
• 入力が終わったら、左下にあるテストボタンをクリックします。
• 成功！

→保存するをクリックします。これで、今回の工程は以上です。‍

ステップ6　アプリトリガーをONにする

‍全ての工程が設定されると、完了画面が表示されます。

トリガーをONにした後、テンプレートの左上にあるトグルを使用して、フローボットを起動します。

<span class="mark-yellow">プログラミング不要でフローボットの設定が簡単に完了しました。</span>使用したテンプレートはこちらです。

もっと活用！RPA×Google フォームでできる便利な自動化3選

RPA と Google フォームを組み合わせることで、日々の業務を効率化できます。

1. 営業担当者の負担を軽減し、顧客情報をスムーズに共有

Salesforceに登録された顧客情報をRPAがGoogleフォームに自動で転送します。これにより、営業担当者は手入力の必要がなくなり、顧客情報の共有も迅速になります。

2. 顧客管理を効率化！kintoneデータもスムーズに連携

kintoneで管理している顧客情報を、RPAがGoogleフォームに自動で転送します。異なるシステム間のデータ連携もスムーズに行え、顧客管理業務の効率化に貢献します。

3. データ入力業務を効率化し、正確な情報をスピーディーに登録

Googleフォームに入力された情報を、RPAが基幹システムに自動で登録します。手作業での入力作業を削減し、データ入力ミスのリスクを減らします。

Google フォームで従業員登録されたら、RPAを用いてジョブカン勤怠に従業員情報を登録しGoogle Chatに通知するメリットと具体的な活用シーン3選

ここまでGoogleフォーム、RPA、そしてGoogle Chatを連携させた自動化フローについて詳しく解説しました。「実際にどのような場面で活用できるのか？」や「うちの業務でも使えそうかな？」といった疑問をお持ちの方もいらっしゃるかもしれません。そこでこのパートでは、具体的な活用シーンを3つご紹介します。

1. 従業員情報の登録を自動化して、ミスを防ぐ

Googleフォームに入力した情報をジョブカン勤怠に登録するのって、意外と手間がかかりますよね？ ログインして、入力して、確認して…気をつけていてもミスが起こりがちです。そこでRPAを活用すれば、入力ミスや登録漏れを防げるうえ、データ管理ももっとラクに！<span class="mark-yellow"> 手作業が減るぶん、ほかの仕事にも余裕を持って取り組めます。</span>たとえば、人事担当者なら、新入社員の登録作業がスムーズになります。特に繁忙期は、1件ずつ手入力していると、それだけでかなりの時間がかかってしまいます。このフローを使えば、Googleフォームに入力したデータが自動で登録されるので、手間をかけずにサクッと処理できます！

2.Google Chat通知で登録状況をチームと共有

Googleフォームから送信された情報は、ジョブカン勤怠に登録された後、Google Chatで関係者に自動通知。<span class="mark-yellow">これにより、登録内容や進捗をチーム全員がすぐに確認できます。</span>「今の登録状況がわからない…」といった不安もなくなり、採用担当者は登録の可視化によって、情報共有がスムーズに。業務の透明性もアップします。リモートワークで情報共有が遅れがちなときも、Google Chatの通知があればすぐに状況を把握可能。どこにいても、全員が同じタイミングで最新情報をチェックできます。

3.担当者がいなくても登録作業は自動で完了

<span class="mark-yellow">このフローを使えば、登録作業はすべて自動化。担当者が不在でも、業務がストップすることはありません。</span>たとえば、繁忙期や急な離席があっても、Googleフォームに入力された情報は自動で処理されるので、作業の遅れを心配する必要なし。 採用や勤怠管理もスムーズに進み、余計な負担を減らせます。特に、業務量が一時的に増えるタイミングでも、柔軟に対応できるのがポイント。日々の情報更新や登録作業に追われがちなときも、このフローがあれば安心です。

まとめ

「新しいスタッフの情報を登録するとき、同じ作業の繰り返しでミスが起こりそう…」この記事では、そんな悩みを解決するジョブカン勤怠の新規スタッフ登録を自動化するフローをご紹介しました。さらに、GoogleフォームとGoogle Chatを連携すれば、情報の取得からチームへの共有までワンストップで完結。これにより、人事担当者や総務の負担が軽減され、もっと人の手が必要な業務に時間を使えるようになります。<span class="mark-yellow">「まずは試してみたい！」と思った方は、Yoomのフローボットテンプレートをぜひお試しください。</span> プログラミングの知識は不要で、直感的な操作ですぐに設定できます。無料トライアルは下のバナーから。自動化で、もっとスマートな働き方を体験してみませんか？

では、またお会いしましょう！

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