手作業での顧客情報やタスクの管理に負担を感じていませんか？
特に日々多くの顧客対応がある営業チームやカスタマーサポートチームでは管理の負担が大きいと予想されますよね。
そんな課題をYoomを活用して解消に導いてみませんか？
今回は、ホットプロファイルでレコードが更新されたらTrelloに自動でタスクを登録する自動化についてご紹介します！
これにより、タスクの手動登録の手間を省き、担当者の作業負担を軽減できます。
また、情報の見落としや対応漏れを防ぐことにもつながるでしょう。
この記事では、ホットプロファイルでレコードが更新された際に、Trelloに自動でタスクを登録するフローの設定方法と導入するメリットについて解説しますので、ぜひ最後までご覧くださいね。
こんな方におすすめ
- ホットプロファイルとTrelloをそれぞれ活用している方
- 営業管理を効率化し、業務の抜けや漏れを防ぎたい営業担当者
- 情報共有を強化して、チーム全体のスムーズな連携を目指しているチームリーダー
- ホットプロファイルと他ツールを連携して、業務の自動化を進めたいIT担当者
今すぐに試したい方へ
本記事ではノーコードツール「Yoom」を使用した連携方法をご紹介します。
難しい設定や操作は必要なく、非エンジニアの方でも簡単に実現できます。
下記のテンプレートから今すぐに始めることもできますので、ぜひお試しください！
ホットプロファイルでレコードが更新されたらTrelloにタスクを登録する
試してみる
■概要
ホットプロファイルでレコードが更新されたらTrelloにタスクを登録するフローです。
Yoomではプログラミング不要でアプリ間の連携ができるため、簡単にこのフローを実現することができます。
■このテンプレートをおすすめする方
1.ホットプロファイルを使用している方
・顧客情報や営業活動の管理を行っている方
・ステータスの更新を起点にタスク管理ツールに手動で転記している方
2.Trelloを業務で利用している方
・プロジェクトのタスクを管理しているリーダー層の方
・ホットプロファイルで発生するタスクを効率的にTrelloに反映させたい方
■注意事項
・ホットプロファイル、TrelloのそれぞれとYoomを連携してください。
・分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
[Yoomとは]
それではここからノーコードツールYoomを使って、「ホットプロファイルでレコードが更新されたらTrelloにタスクを登録する」方法をご説明します。
ホットプロファイルでレコードが更新されたらTrelloにタスクを登録する方法
ホットプロファイルでレコードが更新されたことをホットプロファイルのAPIを利用して受け取り、Trelloの提供するAPIを用いてTrelloにタスクを登録することで実現できます。一般的に実現にはプログラミングの知識が必要ですが、ノーコードツールのYoomを用いることでプログラミング知識がなくても簡単に実現できます。
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成していきます。
- ホットプロファイルとTrelloをマイアプリ登録
- テンプレートをコピー
- フローの起点となるホットプロファイルのトリガー設定と、その後に続くTrelloのオペレーション設定
- トリガーボタンをONにして、ホットプロファイルとTrelloの連携動作を確認
Yoomを利用していない方は、こちらから無料登録をしてください。
すでにYoomを利用している方は、ログインしましょう。
ステップ1:ホットプロファイルとTrelloをマイアプリ登録
ホットプロファイルとTrelloをYoomに接続するマイアプリ登録を行います。
最初にマイアプリ登録を行うことで、自動化設定を簡単に行うことができます。
まず、ホットプロファイルのマイアプリ登録を行ってください。
Yoom画面左側の「マイアプリ」→「新規接続」をクリックします。
アプリ一覧と検索欄が表示されるので、どちらかを活用してホットプロファイルを選択します。
以下の画面が表示されたら、「アカウント名」「アクセストークン」「ドメイン」を入力し、「追加」をクリックします。
これで、ホットプロファイルのマイアプリ連携が完了します。
次に、Trelloのマイアプリ登録を行います。
先ほどと同様に、Trelloをアプリ一覧から探すか、検索してください。
「アカウント名」「アクセストークン」「APIキー」を入力し、「追加」をクリックします。
※不明な点はこちらをご参照ください。
これで、Trelloのマイアプリ連携が完了します。
両方のマイアプリ登録が完了すると、ホットプロファイルとTrelloがマイアプリに表示されます。
ステップ2:テンプレートをコピー
次に、フローボットのテンプレートを使用して設定を進めましょう。
Yoomにログインし、以下のバナーの「試してみる」をクリックしてください。
ホットプロファイルでレコードが更新されたらTrelloにタスクを登録する
試してみる
■概要
ホットプロファイルでレコードが更新されたらTrelloにタスクを登録するフローです。
Yoomではプログラミング不要でアプリ間の連携ができるため、簡単にこのフローを実現することができます。
■このテンプレートをおすすめする方
1.ホットプロファイルを使用している方
・顧客情報や営業活動の管理を行っている方
・ステータスの更新を起点にタスク管理ツールに手動で転記している方
2.Trelloを業務で利用している方
・プロジェクトのタスクを管理しているリーダー層の方
・ホットプロファイルで発生するタスクを効率的にTrelloに反映させたい方
■注意事項
・ホットプロファイル、TrelloのそれぞれとYoomを連携してください。
・分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
「テンプレートがコピーされました！」と表示されるので、「OK」をクリックすることでコピーが完了します。
ステップ3:ホットプロファイルのトリガー設定
次に、ホットプロファイルのトリガーを設定します。「商談が更新されたら」をクリックしてください。
「ホットプロファイルと連携するアカウント情報」を確認してください。
タイトルは自由に変更できますが、トリガーアクションはそのままで「次へ」をクリックしてください。
続いて、APIの設定をします。
「トリガーの起動間隔」は5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
設定後、「テスト」をクリックしてください。
テストを実行すると、アウトプットに情報が表示されます。
情報が表示されたことを確認し、「保存する」をクリックしてください。
ステップ4:分岐条件の設定
次に、分岐条件を設定します。「コマンドオペレーション」をクリックしてください。
※分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。
フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。
無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
タイトルは自由に変更できます。
「分岐対象のアウトプット」は以下のような設定になっていることを確認してください。
「分岐条件」は、今回は赤枠部を受注としていますが、ホットプロファイル更新時にTrelloのカードを作成したい条件を任意で設定してください。
「＋分岐条件を追加」から条件を追加できます。
設定後、「保存する」をクリックしてください。
ステップ5:Trelloのアクション設定
次に、Trelloのアクションを設定します。「新しいカードを作成」をクリックしてください。
次に、「Trelloと連携するアカウント情報」を確認してください。
タイトルは自由に変更できますが、実行アクションは変更しないでください。
「API接続設定」を行います。
「ボードID」「リストID」は、任意の値を入力してください。
その他の項目は任意で設定してください。
「アウトプット」から、取得した情報を入力できます。
設定後、「テスト」をクリックし、「テスト成功」と表示されたら「保存」をクリックしてください。
ステップ6:ホットプロファイルとTrelloの自動化の動作確認
最後に「トリガーをON」をクリックすると、自動化の設定は完了です。
これで、ホットプロファイルでレコードが更新されるとTrelloに自動でタスクを登録できます。
今回使用したテンプレートはこちらです。
ホットプロファイルでレコードが更新されたらTrelloにタスクを登録する
試してみる
■概要
ホットプロファイルでレコードが更新されたらTrelloにタスクを登録するフローです。
Yoomではプログラミング不要でアプリ間の連携ができるため、簡単にこのフローを実現することができます。
■このテンプレートをおすすめする方
1.ホットプロファイルを使用している方
・顧客情報や営業活動の管理を行っている方
・ステータスの更新を起点にタスク管理ツールに手動で転記している方
2.Trelloを業務で利用している方
・プロジェクトのタスクを管理しているリーダー層の方
・ホットプロファイルで発生するタスクを効率的にTrelloに反映させたい方
■注意事項
・ホットプロファイル、TrelloのそれぞれとYoomを連携してください。
・分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
ホットプロファイルやTrelloを使ったその他の自動化例
今回ご紹介したフロー以外にもホットプロファイルやTrelloのAPIを利用すれば、さまざまな業務の自動化を実現することができます。
いずれも簡単な設定で利用が可能になりますので、もし気になるものがあれば、ぜひお試しください！
ホットプロファイルを活用した自動化例
ホットプロファイルでリードが作成されたら、リードを作成する
手入力による転記が不要になりヒューマンエラーの軽減ができ、より効果的な営業活動やマーケティング活動を行うことが可能になります。
ホットプロファイルでリードが作成されたら、HubSpotにコンタクトを作成する
試してみる
ホットプロファイルでリードが作成されたら、HubSpotにもコンタクトを作成するフローです。
ホットプロファイルでリードが作成されたら、Microsoft Dynamics365 Salesにもリードを作成する
試してみる
ホットプロファイルでリードが作成されたら、Microsoft Dynamics365 Salesにもリードを作成するフローです。
ホットプロファイルでリードが作成されたら、Salesforceにもリードを作成する
試してみる
■概要
ホットプロファイルで獲得した新しいリード情報を、都度Salesforceへ手作業で転記する業務に手間を感じていませんか。SFAやCRMなど複数のツールをまたぐ手作業は、入力ミスや反映の遅れにつながり、営業機会の損失を招く可能性もあります。このワークフローは、ホットプロファイルでリードが作成されたら、自動でSalesforceにもリードを作成する一連の流れを円滑にし、リード管理の迅速化とデータ精度の向上を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
・ホットプロファイルとSalesforceを併用し、リード情報の手入力に課題を感じている方
・ホットプロファイルでリードが作成されたら、Salesforceへも迅速にリードを作成し、営業連携をスムーズにしたい方
・SFA/CRM間のデータ連携を自動化して、リード管理業務そのものを効率化したいと考えている方
■注意事項
・ホットプロファイル、SalesforceのそれぞれとYoomを連携してください。
・Salesforceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
リードが作成されたら、ホットプロファイルにリードを登録する
手入力による転記が不要になり業務の効率が大幅に向上して人的なミスのリスクを軽減することができます。
HubSpotでコンタクトが作成されたら、ホットプロファイルにリードを登録する
試してみる
HubSpotでコンタクトが作成されたら、ホットプロファイルにリードを登録するフローです。
Microsoft Dynamics365 Salesでリードが作成されたら、ホットプロファイルにリードを登録する
試してみる
Microsoft Dynamics365 Salesでリードが作成されたら、ホットプロファイルにリードを登録するフローです。
Salesforceでリードが登録されたら、ホットプロファイルでも登録する
試してみる
■概要
Salesforceに新しいリード情報を登録した後、同じ内容をホットプロファイルにも手作業で入力していませんか？こうした二重入力は手間がかかるだけでなく、入力ミスや反映漏れの原因にもなり得ます。このワークフローを活用すれば、Salesforceへの登録をトリガーに、自動でホットプロファイルへリードを登録する一連の流れを構築できるため、こうした課題を円滑に解消します。手作業をなくし、より迅速で正確な顧客情報管理を実現しましょう。
■このテンプレートをおすすめする方
・Salesforceとホットプロファイルを併用し、リード情報の二重入力に手間を感じている方
・ホットプロファイルへ手動でリードを登録する際の、入力ミスや反映漏れを防ぎたい方
・SaaS間のデータ連携を自動化し、営業活動の生産性を高めたいと考えている担当者の方
■注意事項
・Salesforce、ホットプロファイルのそれぞれとYoomを連携してください。
・Salesforceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
送信された名刺画像をOCRで読み取りホットプロファイルに登録する
ホットプロファイルへの名刺情報の入力作業をシームレスに行えるため、名刺データの管理を効率化することが可能です。
Googleフォームで送信された名刺画像をOCRで読み取りホットプロファイルに登録する
試してみる
Googleフォームで送信された名刺画像をOCRで読み取りホットプロファイルに登録するフローです。
入力フォームで送信された名刺画像をOCRで読み取りホットプロファイルに登録する
試してみる
■概要
入力フォームで送信された名刺画像をOCRで読み取りホットプロファイルに登録するフローです。
Yoomを利用すると、プログラミング不要で簡単にアプリ同士を連携することができます。
■このテンプレートをおすすめする方
1.ホットプロファイルを活用している方
・顧客の名刺情報を手動で登録している方
・ホットプロファイルへの名刺情報の登録作業を効率化し作業工数を削減したい方
・名刺情報の登録ミスや漏れを防止したい方
■注意事項
・ホットプロファイルとYoomを連携してください。
・OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
Trelloを活用した自動化例
メッセージが投稿されたらTrelloにカードを登録する
通知内容をもとにTrelloにカードが自動作成されるので、手動でカードを作成していた方は手作業の手間が削減できるでしょう。
Slackでメッセージが投稿されたらTrelloにカードを登録する
試してみる
Slackでメッセージが投稿されたらTrelloにカードを登録するフローです。
Chatworkでメッセージが投稿されたらTrelloにカードを登録する
試してみる
Chatworkでメッセージが投稿されたらTrelloにカードを登録するフローです。
Microsoft Teamsでメッセージが投稿されたらTrelloにカードを登録する
試してみる
Microsoft Teamsでメッセージが投稿されたらTrelloにカードを登録するフローです。
情報が登録されたら、Trelloにカードを追加する
Trelloへの登録を引用した情報を使用して行うことができ、入力ミスや漏れなどのヒューマンエラー回避が期待できます。
Wixでフォームが送信されたらTrelloに追加する
試してみる
■概要
Wixのフォームから寄せられるお問い合わせや申し込み情報を、手動でTrelloのタスクカードに転記していませんか。
この作業は手間がかかるだけでなく、入力ミスや対応漏れといったヒューマンエラーの原因にもなりかねません。
このワークフローを活用することで、Wixフォームが送信された際に、自動でTrelloに新しいカードを作成し、タスク管理を効率化します。
■このテンプレートをおすすめする方
・Wixフォームからの情報をTrelloで管理し、手作業での転記に手間を感じている方
・フォームからの問い合わせ対応の抜け漏れを防ぎ、タスク管理を効率化したい方
・サイトからのリードやタスクを自動で集約し、よりコアな業務に集中したい方
■注意事項
・Wix、TrelloのそれぞれとYoomを連携してください。
・WixのアウトプットはJSONPathから取得可能です。取得方法は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9103858
Backlogで課題が追加されたらTrelloに連携する
試してみる
BacklogとTrelloを連携し、Backlogで課題が追加されたらTrelloに連携するフローボットです。
Asanaにタスクが追加されたらTrelloにもカードを追加する
試してみる
Asanaにタスクが追加されたら、自動的にTrelloにもカードを追加するフローボットです。AsanaとTrelloの情報を同期する際などにご利用ください。
Trelloで新規カードが作成されたら通知する
通知によって、新しいカードが作成されたら直ぐに把握することができ、迅速な対応によりプロジェクト全体の進捗をスムーズに進めることができます。
Trelloでカードが作成されたら、Slackに通知する
試してみる
■概要
・Trelloの指定ボード内で新たにカードが作成されたら、その内容をSlackに通知します。
■注意事項
・Trello、SlackのそれぞれとYoomを連携してください。
Trelloで新規カードが作成されたら、Microsoft Teamsに通知する
試してみる
Trelloで新規カードが作成されたら、Microsoft Teamsに通知するフローです。
Trelloで新規カードが作成されたら、Google Chatに通知する
試してみる
Trelloで新規カードが作成されたら、Google Chatのスペースに通知するフローです。
ホットプロファイルとTrelloを連携するメリット
メリット1：Trelloへの自動登録による業務の漏れ防止
ホットプロファイルとTrelloを連携することで、ホットプロファイルでレコードが更新された際にTrelloへタスクを自動登録できるため、業務の抜け漏れを防止できるようになるでしょう。
例えば、ホットプロファイルの顧客のステータスが「契約締結」に更新された際に、Trelloに「契約書作成」などのタスクを自動で登録できます。
これにより、手動でタスクを登録する手間が省略でき、業務の生産性向上につながります。
メリット2：タスクを自動登録して進捗管理を効率化
ホットプロファイルとTrelloの連携によって、Trelloに自動でタスクが登録され、業務の進捗状況を可視化できるようになるはずです。
例えば、担当者が資料を送付した際にホットプロファイルで情報を更新すると、Trelloに資料送付済みのタスクを自動で作成されます。
これにより、最新の進捗状況を素早く把握でき、業務のスムーズな進行を後押しするでしょう。
メリット3：Trelloへの自動転記による情報共有の強化
ホットプロファイルとTrelloを連携すると、手作業での情報共有が不要になり、最新の情報を素早く確認できます。
例えば、営業チームが顧客対応の詳細を更新すると、サポートチームのTrelloに顧客対応のタスクを追加できるようになります。
これにより、情報共有が強化され、社内の連携強化が見込めるはずです！
まとめ
今回は、ホットプロファイルとTrelloを連携させ、ホットプロファイルでレコードが更新されたらTrelloにタスクを登録する方法をご紹介しました。
この自動化により、手動でタスク登録する手間を省け、情報の見落としや対応漏れを防げるでしょう。
これにより、業務生産性の向上や円滑な業務進行、社内の連携強化が期待できます。
この機会にぜひテンプレートを活用して、ホットプロファイルとTrelloを連携し、業務の効率化を目指してください。
また、Yoomのアプリ連携はノーコードで設定ができ、誰でもすぐに始められます！ぜひ導入を検討してみてください。
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