ホットプロファイルでレコードが更新されたらTrelloにタスクを登録する方法

「テンプレートがコピーされました！」と表示されるので、「OK」をクリックすることでコピーが完了します。

ステップ3:ホットプロファイルのトリガー設定

次に、ホットプロファイルのトリガーを設定します。「商談が更新されたら」をクリックしてください。

「ホットプロファイルと連携するアカウント情報」を確認してください。
タイトルは自由に変更できますが、トリガーアクションはそのままで「次へ」をクリックしてください。

続いて、APIの設定をします。
「トリガーの起動間隔」は5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。

設定後、「テスト」をクリックしてください。

テストを実行すると、アウトプットに情報が表示されます。
情報が表示されたことを確認し、「保存する」をクリックしてください。

ステップ4:分岐条件の設定

次に、分岐条件を設定します。「コマンドオペレーション」をクリックしてください。

※分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。
フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。
無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。

タイトルは自由に変更できます。
「分岐対象のアウトプット」は以下のような設定になっていることを確認してください。
「分岐条件」は、今回は赤枠部を受注としていますが、ホットプロファイル更新時にTrelloのカードを作成したい条件を任意で設定してください。
「＋分岐条件を追加」から条件を追加できます。

設定後、「保存する」をクリックしてください。

ステップ5:Trelloのアクション設定

次に、Trelloのアクションを設定します。「新しいカードを作成」をクリックしてください。

次に、「Trelloと連携するアカウント情報」を確認してください。
タイトルは自由に変更できますが、実行アクションは変更しないでください。

「API接続設定」を行います。
「ボードID」「リストID」は、任意の値を入力してください。

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その他の項目は任意で設定してください。
「アウトプット」から、取得した情報を入力できます。

設定後、「テスト」をクリックし、「テスト成功」と表示されたら「保存」をクリックしてください。

ステップ6:ホットプロファイルとTrelloの自動化の動作確認

最後に「トリガーをON」をクリックすると、自動化の設定は完了です。
これで、ホットプロファイルでレコードが更新されるとTrelloに自動でタスクを登録できます。

今回使用したテンプレートはこちらです。

ホットプロファイルやTrelloを使ったその他の自動化例

今回ご紹介したフロー以外にもホットプロファイルやTrelloのAPIを利用すれば、さまざまな業務の自動化を実現することができます。
いずれも簡単な設定で利用が可能になりますので、もし気になるものがあれば、ぜひお試しください！

ホットプロファイルを活用した自動化例

ホットプロファイルでリードが作成されたら、リードを作成する

手入力による転記が不要になりヒューマンエラーの軽減ができ、より効果的な営業活動やマーケティング活動を行うことが可能になります。

リードが作成されたら、ホットプロファイルにリードを登録する

手入力による転記が不要になり業務の効率が大幅に向上して人的なミスのリスクを軽減することができます。

送信された名刺画像をOCRで読み取りホットプロファイルに登録する

ホットプロファイルへの名刺情報の入力作業をシームレスに行えるため、名刺データの管理を効率化することが可能です。

Trelloを活用した自動化例

メッセージが投稿されたらTrelloにカードを登録する

通知内容をもとにTrelloにカードが自動作成されるので、手動でカードを作成していた方は手作業の手間が削減できるでしょう。

情報が登録されたら、Trelloにカードを追加する

Trelloへの登録を引用した情報を使用して行うことができ、入力ミスや漏れなどのヒューマンエラー回避が期待できます。

Trelloで新規カードが作成されたら通知する

通知によって、新しいカードが作成されたら直ぐに把握することができ、迅速な対応によりプロジェクト全体の進捗をスムーズに進めることができます。

ホットプロファイルとTrelloを連携するメリット

メリット1：Trelloへの自動登録による業務の漏れ防止

ホットプロファイルとTrelloを連携することで、ホットプロファイルでレコードが更新された際にTrelloへタスクを自動登録できるため、業務の抜け漏れを防止できるようになるでしょう。
例えば、ホットプロファイルの顧客のステータスが「契約締結」に更新された際に、Trelloに「契約書作成」などのタスクを自動で登録できます。
これにより、手動でタスクを登録する手間が省略でき、業務の生産性向上につながります。

メリット2：タスクを自動登録して進捗管理を効率化

ホットプロファイルとTrelloの連携によって、Trelloに自動でタスクが登録され、業務の進捗状況を可視化できるようになるはずです。
例えば、担当者が資料を送付した際にホットプロファイルで情報を更新すると、Trelloに資料送付済みのタスクを自動で作成されます。
これにより、最新の進捗状況を素早く把握でき、業務のスムーズな進行を後押しするでしょう。

メリット3：Trelloへの自動転記による情報共有の強化

ホットプロファイルとTrelloを連携すると、手作業での情報共有が不要になり、最新の情報を素早く確認できます。
例えば、営業チームが顧客対応の詳細を更新すると、サポートチームのTrelloに顧客対応のタスクを追加できるようになります。
これにより、情報共有が強化され、社内の連携強化が見込めるはずです！

まとめ

今回は、ホットプロファイルとTrelloを連携させ、ホットプロファイルでレコードが更新されたらTrelloにタスクを登録する方法をご紹介しました。
この自動化により、手動でタスク登録する手間を省け、情報の見落としや対応漏れを防げるでしょう。
これにより、業務生産性の向上や円滑な業務進行、社内の連携強化が期待できます。
この機会にぜひテンプレートを活用して、ホットプロファイルとTrelloを連携し、業務の効率化を目指してください。

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