ホットプロファイルとTrelloを連携して、ホットプロファイルでレコードが更新されたらTrelloにタスクを登録する方法

ステップ1:ホットプロファイルとTrelloをマイアプリ登録

ホットプロファイルとTrelloをYoomに接続するマイアプリ登録を行います。
最初にマイアプリ登録を行うことで、自動化設定を簡単に行うことができます。

まず、ホットプロファイルのマイアプリ登録を行ってください。
Yoom画面左側の「マイアプリ」→「新規接続」をクリックします。

アプリ一覧と検索欄が表示されるので、どちらかを活用してホットプロファイルを選択します。
以下の画面が表示されたら、「アカウント名」「アクセストークン」「ドメイン」を入力し、「追加」をクリックします。

これで、ホットプロファイルのマイアプリ連携が完了します。

次に、Trelloのマイアプリ登録を行います。
先ほどと同様に、Trelloをアプリ一覧から探すか、検索してください。

「アカウント名」「アクセストークン」「APIキー」を入力し、「追加」をクリックします。
※不明な点はこちらをご参照ください。

これで、Trelloのマイアプリ連携が完了します。

両方のマイアプリ登録が完了すると、ホットプロファイルとTrelloがマイアプリに表示されます。

ステップ2:テンプレートをコピー

次に、フローボットのテンプレートを使用して設定を進めましょう。
Yoomにログインし、以下のバナーの「試してみる」をクリックしてください。

「テンプレートがコピーされました！」と表示されるので、「OK」をクリックすることでコピーが完了します。

ステップ3:ホットプロファイルのトリガー設定

次に、ホットプロファイルのトリガーを設定します。「商談が更新されたら」をクリックしてください。

「ホットプロファイルと連携するアカウント情報」を確認してください。
タイトルは自由に変更できますが、トリガーアクションはそのままで「次へ」をクリックしてください。

続いて、APIの設定をします。
「トリガーの起動間隔」は5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。

設定後、「テスト」をクリックしてください。

テストを実行すると、アウトプットに情報が表示されます。
情報が表示されたことを確認し、「保存する」をクリックしてください。

ステップ4:分岐条件の設定

次に、分岐条件を設定します。「コマンドオペレーション」をクリックしてください。

※分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。
フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。
無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。

タイトルは自由に変更できます。
「分岐対象のアウトプット」は以下のような設定になっていることを確認してください。
「分岐条件」は、今回は赤枠部を受注としていますが、ホットプロファイル更新時にTrelloのカードを作成したい条件を任意で設定してください。
「＋分岐条件を追加」から条件を追加できます。

設定後、「保存する」をクリックしてください。

ステップ5:Trelloのアクション設定

次に、Trelloのアクションを設定します。「新しいカードを作成」をクリックしてください。

次に、「Trelloと連携するアカウント情報」を確認してください。
タイトルは自由に変更できますが、実行アクションは変更しないでください。

「API接続設定」を行います。
「キー」「トークン」「ボードID」「リストID」は、任意の値を入力してください。

その他の項目は任意で設定してください。
「アウトプット」から、取得した情報を入力できます。

設定後、「テスト」をクリックし、「テスト成功」と表示されたら「保存」をクリックしてください。

ステップ6:ホットプロファイルとTrelloの自動化の動作確認

最後に「トリガーをON」をクリックすると、自動化の設定は完了です。
これで、ホットプロファイルでレコードが更新されるとTrelloに自動でタスクを登録できます。

今回使用したテンプレートはこちらです。

ホットプロファイルを使ったその他の自動化の例

他にもホットプロファイルを使った自動化の例がYoomには多数あるので、いくつか紹介します。

1.ホットプロファイルで取引先が登録されたらOneDriveに取引先ごとのフォルダを作成するフロー

この連携によって、ホットプロファイルで取引先が登録されるとOneDriveに取引先ごとのフォルダを作成できます。
これにより、フォルダ作成の手間がなくなり、業務の生産性向上につながります。

2.ホットプロファイルで期限付タスクを追加したらGoogleカレンダーに登録されるフロー

この連携によって、ホットプロファイルで期限付タスクを追加するとGoogleカレンダーに登録できます。
これにより、タスクを効率的に管理でき、業務効率の向上が期待できます。

3.Google スプレッドシートで行が更新されたら、ホットプロファイルの会社情報を更新するフロー

この連携によって、Google スプレッドシートで行が更新されたらホットプロファイルの会社情報を更新できます。
これにより、手動での転記作業が不要になり、情報の正確性向上につながります。

ホットプロファイルとTrelloの連携メリットと具体例

メリット1：Trelloへの自動登録による業務の漏れ防止

ホットプロファイルとTrelloを連携することで、ホットプロファイルでレコードが更新された際にTrelloへタスクを自動登録できるため、業務の抜け漏れを防止できます。
例えば、ホットプロファイルの顧客のステータスが「契約締結」に更新された際に、Trelloに「契約書作成」などのタスクを自動で登録できます。
これにより、手動でタスクを登録する手間を省き、業務の生産性向上が見込めます。

メリット2：タスクを自動登録して進捗管理を効率化

ホットプロファイルとTrelloの連携によって、Trelloに自動でタスクが登録され、業務の進捗状況を可視化できます。
例えば、担当者が資料を送付した際にホットプロファイルで情報を更新すると、Trelloに資料送付済みのタスクを自動で作成できます。
これにより、最新の進捗状況を素早く把握でき、業務のスムーズな進行が期待できます。

メリット3：Trelloへの自動転記による情報共有の強化

ホットプロファイルとTrelloを連携すると、手作業での情報共有が不要になり、最新の情報を素早く確認できます。
例えば、営業チームが顧客対応の詳細を更新すると、サポートチームのTrelloに顧客対応のタスクを追加できます。
これにより、情報共有が強化され、社内の連携強化につながります。

まとめ

今回は、ホットプロファイルとTrelloを連携させ、ホットプロファイルでレコードが更新されたらTrelloにタスクを登録する方法をご紹介しました。
この自動化により、手動でタスク登録する手間を省け、情報の見落としや対応漏れを防げるでしょう。
これにより、業務生産性の向上や円滑な業務進行、社内の連携強化が期待できます。
この機会にぜひテンプレートを活用して、ホットプロファイルとTrelloを連携し、業務の効率化を目指してください。

また、Yoomのアプリ連携はノーコードで設定ができ、誰でもすぐに始められます。ぜひ導入を検討してみてください。