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Microsoft Dynamics 365を使って顧客情報や営業活動を管理する中で、紙やPDFで受け取った申込書、請求書、名刺といった書類の情報を手入力する作業に、「時間がかかるなぁ…」と感じている方も多いのではないでしょうか？
OCR（光学的文字認識）技術を使えば、これらの書類からテキストデータを抽出できますが、抽出したデータをMicrosoft Dynamics 365の適切な項目に一つひとつコピー＆ペーストするのは、やはり手間がかかりますよね。
それに、手作業にはどうしても入力ミスや転記漏れのリスクが伴います。
この記事では、<span class="mark-yellow">様々なツールで受け取ったファイルの情報をOCRで自動的に読み取り、そのデータを直接Microsoft Dynamics 365に登録する具体的な方法</span>をご紹介します。
データ入力の手間を減らしてミスを防ぎ、よりスピーディーで正確な情報管理を実現する方法を見ていきましょう！
「理屈はわかったから、とにかく早く試してみたい！」という方へ。
Yoomには「様々なツールで受け取った添付ファイルをOCRで読み取り、Dynamics 365に自動でデータ登録する」業務フロー自動化のテンプレートをご用意しています。
気になる方は、以下のバナーをクリックしてスタートしましょう！
普段の業務で使う様々なツールで受け取ったファイルからOCRで情報を読み取り、Microsoft Dynamics365 Salesへ自動でデータを連携させる方法があります。
ここでは、実際の例をいくつか紹介していきますので、ご自身の業務に合ったテンプレートを見つけて、すぐに自動化を試してみませんか？
これらのテンプレートを活用すれば、面倒なデータ入力作業から解放され、もっと価値のある業務に集中できるようになりますよ！
GmailやOutlookなどで受け取った見積書、注文書、申込書などの添付ファイルを自動でOCR処理し、抽出した情報をMicrosoft Dynamics365 Salesのリードや取引先企業、商談といったオブジェクトに紐づけて登録します。
<span class="mark-yellow">メールを開いてファイルを確認し、手入力する一連の作業を削減できる</span>ため、対応スピードの向上と入力ミスの削減につながります！
Webサイトに設置したフォームやGoogle フォームなどから、お客様がファイル（申込書、本人確認書類など）を添付して送信した場合に、そのファイルを自動でOCR処理し、抽出データをMicrosoft Dynamics365 Salesのリード情報や取引先担当者情報として新規登録・更新します。
<span class="mark-yellow">問い合わせや申し込みと同時に受け取った添付ファイルの内容をスムーズにMicrosoft Dynamics365 Salesへ反映できる</span>ため、営業活動や顧客対応をより迅速に開始できます。
Microsoft TeamsやSlackといったビジネスチャットツール上で共有された名刺画像や契約関連のPDFファイルを、自動でOCRによってテキスト化し、その内容をMicrosoft Dynamics365 Salesの該当するレコードに登録します。
<span class="mark-yellow">チャットでのスピーディーな情報共有の流れを止めずに、重要なファイル情報をMicrosoft Dynamics365 Salesに蓄積できる</span>ので、情報管理の手間が減り、チーム内の情報共有もスムーズになります。
ここでは代表的な例として、「Gmailで受信した添付ファイルをOCRで読み取り、Microsoft Dynamics 365 Salesでリードを作成する」フローの作成手順をご紹介します。
この自動化フローを使えば、メールで受け取った書類の重要情報を自動で抽出し、手間なくMicrosoft Dynamics365 Salesにリード情報として登録できるため、日々の入力業務を効率化できます！
今回はYoomを使用して、ノーコードで設定を進めていきますので、まだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
大きく分けて、以下の手順で作成していきます。
GmailとMicrosoft Dynamics365 SalesをYoomに接続するためのマイアプリ登録を行いましょう。
最初にマイアプリ登録を済ませておくと、自動化設定がスムーズに進められます。
連携前に、Gmailでファイルを送信しておきましょう！
※今回は、以下画像のようなファイルを送信しました。
※ファイルは以下です。
1.Yoomページ画面左側のマイアプリをクリックし、「新規接続」を選択します。
右上の検索窓に「Gmail」と入力し、検索結果からGmailのアイコンを選択します。
2.表示された画面で、以下画像の赤枠部分をクリックしてください。
次の画面で、アカウントを選択し、その後の画面で「続行」をクリックしてください。
3.続いてMicrosoft Dynamics365 Salesをマイアプリ登録します。
先ほどと同様の手順で、Microsoft Dynamics365 Salesを検索します。
※「Microsoft 365（旧Office 365）」には個人向けと法人向けプラン（Microsoft 365 Business）があります。法人向けプランを契約していない場合、Yoomからの認証がうまくいかない可能性があるのでご注意ください。
次の画面で、必須項目を入力し、「追加」をクリックしてください。
マイアプリにGmailとMicrosoft Dynamics365 Salesが表示されていれば、登録完了です。
ここから、フローを作っていきましょう！テンプレートを利用しているので、以下のテンプレートページを開き、『このテンプレートを試してみる』をクリックしてください。
ワークスペースに自動的にテンプレートがコピーされます。次に表示された画面で「OK」をクリックしてください。
※以下の画面は、Yoomページ画面左側「マイプロジェクト」のフローボットで表示される、「【コピー】Gmailで受信した添付ファイルをOCRで読み取り、Microsoft Dynamics365 Salesでリードを作成する」をクリックすると表示されます。
1.先ほどの画面で「OK」をクリックして、表示された画面のアプリトリガー「特定のラベルのメールを受信したら」をクリックしてください。
2.タイトルと連携するアカウント情報を任意で設定し、アクションはテンプレート通りのまま「次へ」をクリックして進んでください。
3.表示された画面で、詳細を設定します。
「トリガーの起動間隔」を選択してください。
※基本的には、最短の時間で設定するのが、おすすめです！
※トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
※Yoomプランの詳しい説明は、こちらを参照してください。
4.「ラベル」は、入力欄をクリックして表示される候補から選択してください。
5.入力を終えたら「テスト」を実行し、成功したら「保存する」をクリックします。
※表示されているアウトプットは、次の設定でも活用できます。
1.「画像・PDFから文字を読み取る」をクリックしてください。
※OCRや音声を文字起こしするAIオペレーションは、チームプラン・サクセスプラン限定の機能です。フリープランやミニプランでセットするとエラーになってしまうので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルが可能です。トライアル期間中は、通常だと制限があるアプリやAIオペレーションもすべて使えるので、気になる機能をぜひお試しください。
※YoomのOCR機能では、アクション記載の規定の文字数を超えるデータや、文字が小さすぎる場合に正しく読み取れないことがあります。文字数や文字の大きさには少し余裕を持たせてご利用ください。
2.「任意のPDF・画像ファイル（●●文字以内）から文字情報を読み取る」アクションは複数あるので、用途に合わせて選択しましょう。
()内のタスクを消費するので注意してください!
3.詳細設定を行います。
「ファイルの添付方法」は、プルダウンから選択してください。
「抽出したい項目」は、テンプレートで抽出する文字から、特に抽出したい項目を入力します。今回はテンプレートを活用して、以下画像のように入力しています。
入力を終えたら「テスト」を実行し、成功したら「保存する」をクリックします。
1.アプリと連携する「リードを作成」をクリックしてください。
タイトルと連携するアカウント情報を任意で設定し、アクションはテンプレート通りのまま「次へ」をクリックして進んでください。
2.API接続設定を行います。
「ドメイン」は、入力欄下の説明に従って、入力してください。
「件名」「姓名」「会社名」「メールアドレス」は、入力欄をクリックして表示されるアウトプット(取得した値)から選択してください。
入力を終えたら「テスト」を実行し、成功したら「保存する」をクリックします。
※設定が完了すると、Microsoft Dynamics365 Salesでリードが作成されます。
以下の画面の赤枠部分「トリガーをON」ボタンをクリックすると、フローボットが自動的に起動します。
Microsoft Dynamics365 SalesとOCRの連携以外にも、業務効率化に役立つ自動化のアイデアはたくさんあります。
ここでは、参考になるテンプレート例をいくつかご紹介します。
リードが登録されたら他ツールに連携したり、他ツールの情報をもとに取引先の作成ができます。
読み取ったデータを他ツールに登録したり、通知したりできます。
この記事では、メールやフォーム、チャットツールなどで受け取ったファイルに含まれる情報をOCRで読み取り、Microsoft
Dynamics 365へ自動で連携させる方法について、具体的なテンプレートを交えながらご紹介しました。日々発生する書類からのデータ入力作業を自動化することで、業務時間を削減し、入力ミスを防ぐ効果が期待できます！
手作業によるデータ入力は、時間がかかるだけでなく、ヒューマンエラーのリスクも伴います。
特に、顧客情報や取引情報を扱うMicrosoft Dynamics365 Salesにおいては、データの正確性はとても重要です。
そこでYoomを活用すれば、<span class="mark-yellow">プログラミングの知識がなくても、これらの定型的な入力作業を簡単かつ正確に自動化</span>できます。
これにより、営業担当者や関連部署のメンバーは、繰り返し作業から解放され、顧客とのコミュニケーションや戦略立案といった、より付加価値の高い業務に集中できるようになるはずです。
Yoomには、今回紹介した以外にも、Microsoft Dynamics365 Salesを中心とした様々な業務プロセスを自動化するためのテンプレートが豊富に用意されています。
ぜひこの機会にYoomで自動化を試して、Microsoft Dynamics365 Salesの運用効率を高め、ビジネスの成長につなげてください。
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