Microsoft Dynamics 365を使って顧客情報や営業活動を管理する中で、紙やPDFで受け取った申込書、請求書、名刺といった書類の情報を手入力する作業に、「時間がかかるなぁ…」と感じている方も多いのではないでしょうか？
OCR（光学的文字認識）技術を使えば、これらの書類からテキストデータを抽出できますが、抽出したデータをMicrosoft Dynamics 365の適切な項目に一つひとつコピー＆ペーストするのは、やはり手間がかかりますよね。
それに、手作業にはどうしても入力ミスや転記漏れのリスクが伴います。
この記事では、様々なツールで受け取ったファイルの情報をOCRで自動的に読み取り、そのデータを直接Microsoft Dynamics 365に登録する具体的な方法をご紹介します。
データ入力の手間を減らしてミスを防ぎ、よりスピーディーで正確な情報管理を実現する方法を見ていきましょう！
とにかく早く試したい方へ
「理屈はわかったから、とにかく早く試してみたい！」という方へ。
Yoomには「様々なツールで受け取った添付ファイルをOCRで読み取り、Dynamics 365に自動でデータ登録する」業務フロー自動化のテンプレートをご用意しています。
気になる方は、以下のバナーをクリックしてスタートしましょう！
Gmailで受信した添付ファイルをOCRで読み取り、Microsoft Dynamics365 Salesでリードを作成する
試してみる
■概要
「Gmailで受信した添付ファイルをOCRで読み取り、Microsoft Dynamics365 Salesでリードを作成する」ワークフローは、メール管理と営業活動を効率化する業務ワークフローです。
Gmailに届いた添付ファイルを自動でOCR処理し、必要な情報を抽出してDynamics 365 Salesにリードとして登録します。
これにより、手動でのデータ入力を減らし、迅速な営業対応が可能になります。
■このテンプレートをおすすめする方
・Gmailを活用して多くの営業リードを管理している営業担当者の方
・添付ファイルから情報を手動でDynamics 365 Salesに入力している方
・業務の自動化を通じて営業プロセスを効率化したいと考えている企業のIT担当者の方
・OCR技術を用いてデータ入力の精度を向上させたいと考えている方
■注意事項
・Gmail、Microsoft Dynamics365 SalesのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
Microsoft Dynamics365 SalesとOCRを組み合わせた様々な自動化の方法
普段の業務で使う様々なツールで受け取ったファイルからOCRで情報を読み取り、Microsoft Dynamics365 Salesへ自動でデータを連携させる方法があります。
ここでは、実際の例をいくつか紹介していきますので、ご自身の業務に合ったテンプレートを見つけて、すぐに自動化を試してみませんか？
これらのテンプレートを活用すれば、面倒なデータ入力作業から解放され、もっと価値のある業務に集中できるようになりますよ！
メール受信したファイルをOCRで読み取り、Microsoft Dynamics365 Salesに連携する
GmailやOutlookなどで受け取った見積書、注文書、申込書などの添付ファイルを自動でOCR処理し、抽出した情報をMicrosoft Dynamics365 Salesのリードや取引先企業、商談といったオブジェクトに紐づけて登録します。
メールを開いてファイルを確認し、手入力する一連の作業を削減できるため、対応スピードの向上と入力ミスの削減につながります！
Gmailで受信した添付ファイルをOCRで読み取り、Microsoft Dynamics365 Salesでリードを作成する
試してみる
■概要
「Gmailで受信した添付ファイルをOCRで読み取り、Microsoft Dynamics365 Salesでリードを作成する」ワークフローは、メール管理と営業活動を効率化する業務ワークフローです。
Gmailに届いた添付ファイルを自動でOCR処理し、必要な情報を抽出してDynamics 365 Salesにリードとして登録します。
これにより、手動でのデータ入力を減らし、迅速な営業対応が可能になります。
■このテンプレートをおすすめする方
・Gmailを活用して多くの営業リードを管理している営業担当者の方
・添付ファイルから情報を手動でDynamics 365 Salesに入力している方
・業務の自動化を通じて営業プロセスを効率化したいと考えている企業のIT担当者の方
・OCR技術を用いてデータ入力の精度を向上させたいと考えている方
■注意事項
・Gmail、Microsoft Dynamics365 SalesのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
Outlookで受信した添付ファイルをOCRで読み取り、Microsoft Dynamics365 Salesでリードを作成する
試してみる
■概要
「Outlookで受信した添付ファイルをOCRで読み取り、Microsoft Dynamics365 Salesでリードを作成する」フローは、営業活動における情報管理を自動化し、業務効率を向上させる業務ワークフローです。Outlookに届くメールの添付ファイルをOCR技術で解析し、抽出したデータをDynamics 365 OCR機能を活用してMicrosoft Dynamics365 Salesにリードとして自動登録します。この自動化により、手動でのデータ入力作業を削減し、営業チームがより重要な業務に集中できる環境を提供します。
■このテンプレートをおすすめする方
・Outlookを使用して日々多くの営業メールを受信し、添付ファイルから情報を管理している営業担当者の方
・Microsoft Dynamics365 Salesでリード管理を行っており、データ入力の自動化を検討している方
・OCR技術を活用して添付ファイルからのデータ抽出を効率化したいIT担当者の方
・営業プロセスのデジタル化を推進し、業務の効率化を図りたい経営者の方
■注意事項
・Outlook、Microsoft Dynamics365 SalesのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・分岐はミニプラン以上、OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
フォーム送信されたファイルをOCRで読み取り、Microsoft Dynamics365 Salesに連携する
Webサイトに設置したフォームやGoogle フォームなどから、お客様がファイル（申込書、本人確認書類など）を添付して送信した場合に、そのファイルを自動でOCR処理し、抽出データをMicrosoft Dynamics365 Salesのリード情報や取引先担当者情報として新規登録・更新します。
問い合わせや申し込みと同時に受け取った添付ファイルの内容をスムーズにMicrosoft Dynamics365 Salesへ反映できるため、営業活動や顧客対応をより迅速に開始できます。
フォームで送信された添付ファイルをOCRで読み取り、Microsoft Dynamics365 Salesでリードを作成する
試してみる
■概要
「フォームで送信された添付ファイルをOCRで読み取り、Microsoft Dynamics 365 Salesでリードを作成する」ワークフローは、受信した添付ファイルの情報を自動的にOCR技術で解析し、Microsoft Dynamics 365 Salesにリードとして登録する業務ワークフローです。これにより、手動で行っていたデータ入力作業を省略し、営業活動の効率化とデータの正確性を向上させます。
■このテンプレートをおすすめする方
・Microsoft Dynamics 365 Salesを活用してリード管理を効率化したい営業担当者の方
・フォームを通じて顧客情報を収集し、手動で入力しているマーケティング担当者の方
・業務ワークフローにOCR技術を導入し、データ処理の自動化を図りたい企業の方
・データ入力の時間を削減し、営業活動に専念したいチームリーダーの方
■注意事項
・Microsoft Dynamics365 SalesとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
Googleフォームで送信された添付ファイルをOCRで読み取り、Microsoft Dynamics365 Salesでリードを作成する
試してみる
■概要
「Googleフォームで送信された添付ファイルをOCRで読み取り、Microsoft Dynamics365 Salesでリードを作成する」ワークフローは、フォームを通じて収集された情報を自動的に解析し、Dynamics 365に効率的に取り込む業務ワークフローです。OCR機能を活用することで、手作業によるデータ入力を削減し、迅速かつ正確なリード管理を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
・Googleフォームを使用して顧客情報を収集している営業担当者の方
・Microsoft Dynamics365 Salesでリード管理を行っている企業の方
・データ入力の自動化を進め、業務効率を向上させたいビジネスオーナーの方
・OCR技術を活用して添付ファイルの情報を自動解析したい技術担当者の方
■注意事項
・Googleフォーム、Microsoft Dynamics365 SalesのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記を参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
チャットツールで受信したファイルをOCRで読み取り、Microsoft Dynamics365 Salesに連携する
Microsoft TeamsやSlackといったビジネスチャットツール上で共有された名刺画像や契約関連のPDFファイルを、自動でOCRによってテキスト化し、その内容をMicrosoft Dynamics365 Salesの該当するレコードに登録します。
チャットでのスピーディーな情報共有の流れを止めずに、重要なファイル情報をMicrosoft Dynamics365 Salesに蓄積できるので、情報管理の手間が減り、チーム内の情報共有もスムーズになります。
Microsoft Teamsで受信した添付ファイルをOCRで読み取り、Microsoft Dynamics365 Salesでリードを作成する
試してみる
■概要
「Microsoft Teamsで受信した添付ファイルをOCRで読み取り、Microsoft Dynamics 365 Salesでリードを作成する」ワークフローです。
営業活動における情報入力の手間を省き、効率的なリード管理をサポートします。
■このテンプレートをおすすめする方
・Microsoft Teamsを日常的に利用している営業担当者の方
・Microsoft Dynamics 365 Salesでリード管理を行っており、手動入力に時間を取られている方
・OCR技術を活用して業務の自動化を推進したいIT担当者の方
・複数のSaaSアプリを連携させて業務効率化を図りたい企業の管理者の方
■注意事項
・Microsoft Teams、Microsoft Dynamics365 SalesのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
Slackで受信した添付ファイルをOCRで読み取り、Microsoft Dynamics365 Salesでリードを作成する
試してみる
■概要
「Slackで受信した添付ファイルをOCRで読み取り、Microsoft Dynamics365 Salesでリードを作成する」ワークフローは、営業プロセスの効率化を図るための自動化ツールです。
Slackに届く営業資料や名刺情報をOCR技術で正確にデジタル化し、Microsoft Dynamics365 Salesに自動的にリードとして登録します。
この連携により、手動入力の手間を省き、営業チームが迅速にフォローアップできる環境を整えます。
■このテンプレートをおすすめする方
Slackを日常的に活用し、添付ファイルの管理に手間を感じている営業担当者の方
Microsoft Dynamics365 Salesを導入しており、リード管理の自動化を検討中の企業
OCR技術を活用して資料や名刺情報を効率的にデジタル化したいと考えているIT担当者の方
営業プロセスの効率化を目指し、業務ワークフローの自動化を推進したい経営者の方
■注意事項
・SlackとMicrosoft Dynamics365 SalesのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
添付ファイルをOCRで読み取り、Microsoft Dynamics365 Salesへ自動登録するフローを作ってみよう
ここでは代表的な例として、「Gmailで受信した添付ファイルをOCRで読み取り、Microsoft Dynamics 365 Salesでリードを作成する」フローの作成手順をご紹介します。
この自動化フローを使えば、メールで受け取った書類の重要情報を自動で抽出し、手間なくMicrosoft Dynamics365 Salesにリード情報として登録できるため、日々の入力業務を効率化できます！
今回はYoomを使用して、ノーコードで設定を進めていきますので、まだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
▼今回使用するアプリはこちら：Microsoft Dynamics 365 Sales
[Yoomとは]
大きく分けて、以下の手順で作成していきます。
- GmailとMicrosoft Dynamics365 Salesをマイアプリ連携
- テンプレートをコピーする
- Gmailのトリガー設定とMicrosoft Dynamics365 Salesのオペレーション設定
- トリガーをONにして、連携フローの動作確認をする
Gmailで受信した添付ファイルをOCRで読み取り、Microsoft Dynamics365 Salesでリードを作成する
試してみる
■概要
「Gmailで受信した添付ファイルをOCRで読み取り、Microsoft Dynamics365 Salesでリードを作成する」ワークフローは、メール管理と営業活動を効率化する業務ワークフローです。
Gmailに届いた添付ファイルを自動でOCR処理し、必要な情報を抽出してDynamics 365 Salesにリードとして登録します。
これにより、手動でのデータ入力を減らし、迅速な営業対応が可能になります。
■このテンプレートをおすすめする方
・Gmailを活用して多くの営業リードを管理している営業担当者の方
・添付ファイルから情報を手動でDynamics 365 Salesに入力している方
・業務の自動化を通じて営業プロセスを効率化したいと考えている企業のIT担当者の方
・OCR技術を用いてデータ入力の精度を向上させたいと考えている方
■注意事項
・Gmail、Microsoft Dynamics365 SalesのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
ステップ1：GmailとMicrosoft Dynamics365 Salesをマイアプリ連携
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
まずは基本的な設定方法を解説しているナビをご覧ください！
それではここから今回のフローで使用するアプリのマイアプリ登録方法を解説します。
Gmailのマイアプリ連携
以下を参考にマイアプリ連携を行いましょう。
Microsoft Dynamics 365 Salesのマイアプリ連携
Microsoft Dynamics365 Salesをマイアプリ登録します。
Microsoft Dynamics365 Salesを検索します。
Yoomページ画面左側のマイアプリをクリックし、「新規接続」を選択します。
右上の検索窓に「Microsoft Dynamics 365 Sales」と入力し、検索結果からMicrosoft Dynamics 365 Salesのアイコンを選択します。
※「Microsoft 365（旧Office 365）」には個人向けと法人向けプラン（Microsoft 365 Business）があります。法人向けプランを契約していない場合、Yoomからの認証がうまくいかない可能性があるのでご注意ください。
次の画面で、必須項目を入力し、「追加」をクリックしてください。
マイアプリにGmailとMicrosoft Dynamics365 Salesが表示されていれば、登録完了です。
ステップ2：テンプレートをコピーする
ここから、フローを作っていきましょう！テンプレートを利用しているので、以下のテンプレートページを開き、『このテンプレートを試してみる』をクリックしてください。
Gmailで受信した添付ファイルをOCRで読み取り、Microsoft Dynamics365 Salesでリードを作成する
試してみる
■概要
「Gmailで受信した添付ファイルをOCRで読み取り、Microsoft Dynamics365 Salesでリードを作成する」ワークフローは、メール管理と営業活動を効率化する業務ワークフローです。
Gmailに届いた添付ファイルを自動でOCR処理し、必要な情報を抽出してDynamics 365 Salesにリードとして登録します。
これにより、手動でのデータ入力を減らし、迅速な営業対応が可能になります。
■このテンプレートをおすすめする方
・Gmailを活用して多くの営業リードを管理している営業担当者の方
・添付ファイルから情報を手動でDynamics 365 Salesに入力している方
・業務の自動化を通じて営業プロセスを効率化したいと考えている企業のIT担当者の方
・OCR技術を用いてデータ入力の精度を向上させたいと考えている方
■注意事項
・Gmail、Microsoft Dynamics365 SalesのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
ワークスペースに自動的にテンプレートがコピーされます。次に表示された画面で「OK」をクリックしてください。
ステップ3：Gmailのトリガー設定
まずGmailでファイルを送信しておきましょう！
※今回は、以下画像のようなファイルを送信しました。
※ファイルは以下です。
※以下の画面は、Yoomページ画面左側「マイプロジェクト」のフローボットで表示される、「【コピー】Gmailで受信した添付ファイルをOCRで読み取り、Microsoft Dynamics365 Salesでリードを作成する」をクリックすると表示されます。
1.先ほどの画面で「OK」をクリックして、表示された画面のアプリトリガー「特定のラベルのメールを受信したら」をクリックしてください。
2.タイトルと連携するアカウント情報を任意で設定し、アクションはテンプレート通りのまま「次へ」をクリックして進んでください。
3.表示された画面で、詳細を設定します。
「トリガーの起動間隔」を選択してください。
※基本的には、最短の時間で設定するのが、おすすめです！
※トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
※Yoomプランの詳しい説明は、こちらを参照してください。
4.「ラベル」は、入力欄をクリックして表示される候補から選択してください。
5.入力を終えたら「テスト」を実行し、成功したら「保存する」をクリックします。
※表示されているアウトプットは、次の設定でも活用できます。
ステップ4：画像・PDFから文字を読み取るの設定
1.「画像・PDFから文字を読み取る」をクリックしてください。
※OCRや音声を文字起こしするAIオペレーションは、チームプラン・サクセスプラン限定の機能です。フリープランやミニプランでセットするとエラーになってしまうので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルが可能です。トライアル期間中は、通常だと制限があるアプリやAIオペレーションもすべて使えるので、気になる機能をぜひお試しください。
※YoomのOCR機能では、アクション記載の規定の文字数を超えるデータや、文字が小さすぎる場合に正しく読み取れないことがあります。文字数や文字の大きさには少し余裕を持たせてご利用ください。
2.「任意のPDF・画像ファイル（●●文字以内）から文字情報を読み取る」アクションは複数あるので、用途に合わせて選択しましょう。
()内のタスクを消費するので注意してください!
3.詳細設定を行います。
「ファイルの添付方法」は、プルダウンから選択してください。
「抽出したい項目」は、テンプレートで抽出する文字から、特に抽出したい項目を入力します。今回はテンプレートを活用して、以下画像のように入力しています。
入力を終えたら「テスト」を実行し、成功したら「保存する」をクリックします。
ステップ5：Microsoft Dynamics365 Salesの設定
1.アプリと連携する「リードを作成」をクリックしてください。
タイトルと連携するアカウント情報を任意で設定し、アクションはテンプレート通りのまま「次へ」をクリックして進んでください。
2.API接続設定を行います。
「ドメイン」は、入力欄下の説明に従って、入力してください。
「件名」「姓名」「会社名」「メールアドレス」は、入力欄をクリックして表示されるアウトプット(取得した値)から選択してください。
入力を終えたら「テスト」を実行し、成功したら「保存する」をクリックします。
※設定が完了すると、Microsoft Dynamics365 Salesでリードが作成されます。
ステップ6：トリガーボタンをONにして、連携フローの動作確認をする
以下の画面の赤枠部分「トリガーをON」ボタンをクリックすると、フローボットが自動的に起動します。
Microsoft Dynamics365 SalesとOCR機能を活用したその他の自動化例
Microsoft Dynamics365 SalesとOCRの連携以外にも、業務効率化に役立つ自動化のアイデアはたくさんあります。
ここでは、参考になるテンプレート例をいくつかご紹介します。
Microsoft Dynamics365 Salesを使った便利な自動化例
リードが登録されたら他ツールに連携したり、他ツールの情報をもとに取引先の作成ができます。
Microsoft Dynamics365 Salesでリードが作成されたら、Microsoft Teamsに通知する
試してみる
Microsoft Dynamics365 Salesでリードが作成されたら、Microsoft Teamsに通知するフローです。
Microsoft Dynamics365 Salesでリードが作成されたら、Slackに通知する
試してみる
Microsoft Dynamics365 Salesでリードが作成されたら、Slackに通知するフローです。
Microsoft Dynamics365 Salesでリードが登録されたらMicrosoft Excelに追加する
試してみる
Microsoft Dynamics365 Salesでリードが登録されたらMicrosoft Excelに追加するフローです。
Microsoft Dynamics365 Salesで取引先が登録されたらMicrosoft SharePointに取引先毎のフォルダを作成する
試してみる
Microsoft Dynamics365 Salesで取引先が登録されたらMicrosoft SharePointに取引先毎のフォルダを作成するフローです。
Typeformで回答が送信されたら、Microsoft Dynamics365 Salesに取引先企業を作成する
試してみる
■概要
「Typeformで回答が送信されたら、Microsoft Dynamics365 Salesに取引先企業を作成する」フローは、お客様からの情報収集と営業管理をスムーズに連携させる業務ワークフローです。
Typeformを使って収集したアンケートや問い合わせの回答を、自動的にMicrosoft Dynamics365 Salesの取引先企業として登録できます。これにより、手動でのデータ入力を省き、迅速な顧客対応や営業活動の効率化が実現します。Microsoft dynamics 365 Salesとの連携もスムーズに行えるため、営業チームの負担軽減とデータの一元管理が可能になります。
■このテンプレートをおすすめする方
・Typeformを活用して顧客情報を収集し、Microsoft Dynamics365 Salesでの管理を自動化したい営業担当者の方
・手動でのデータ入力に時間がかかっており、業務効率化を図りたい中小企業の経営者の方
・顧客情報の正確な管理と迅速な営業対応を重視する営業チームのリーダーの方
・Microsoft dynamics 365 Salesを活用して業務ワークフローを最適化したいIT管理者の方
■注意事項
・TypeformとMicrosoft Dynamics365 SalesのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーでのアウトプット取得方法は下記を参考にしてください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9103858
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
OCRを使った便利な自動化例
読み取ったデータを他ツールに登録したり、通知したりできます。
BoxにアップロードされたファイルをOCRで読み取りMediumに投稿する
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■概要
「BoxにアップロードされたファイルをOCRで読み取りMediumに投稿する」フローは、ドキュメント管理とコンテンツ発信を自動化する業務ワークフローです。
Boxにファイルをアップロードすると自動でOCR処理が行われ、抽出されたテキストがMediumに投稿されます。
これにより、資料共有や記事作成が効率化されます。
■このテンプレートをおすすめする方
・Boxを使用してファイル管理を行っている方
・手動でMediumに記事を投稿している方
・OCRを活用して文書のデジタル化を効率化したい方
・業務の自動化を進めて作業時間を短縮したい企業の担当者
■注意事項
・Medium、BoxのそれぞれとYoomを連携してください。
・OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
Microsoft SharePointにアップロードされたらファイルをOCRで読み取り、Discordに通知する
試してみる
■概要
「Microsoft SharePointにアップロードされたらファイルをOCRで読み取り、Discordに通知する」ワークフローは、SharePointへのファイル管理とコミュニケーションを効率化する業務ワークフローです。
日々大量のファイルがSharePointにアップロードされる中、手動で内容を確認し、チームに共有するのは時間と労力がかかります。
特に、ファイルの内容を迅速に把握して共有する必要がある場合、効率的な方法が求められます。
このワークフローを活用すれば、SharePointにファイルがアップロードされた際に自動でOCR処理を行い、その内容をDiscordに通知します。
これにより、チーム全体で迅速かつ正確な情報共有が可能となり、業務の効率化を実現します。
■このフローをおすすめする方
・Microsoft SharePointを活用して日常的にファイル管理を行っているビジネスユーザーの方
・Discordをチームのコミュニケーションツールとして使用している企業や団体
・ファイルの内容を迅速に共有し、チーム内での情報共有をスムーズに行いたいプロジェクトマネージャーの方
・OCR技術を利用してドキュメントの自動認識を導入したいIT担当者の方
・業務フローの自動化を検討しており、具体的なテンプレートを探している企業の経営者の方
■注意事項
・Microsoft SharePoint、DiscordのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
OneDriveにで格納されたファイルをOCRで読み取り、Canvaでフォルダを作成する
試してみる
■概要
このワークフローでは、OneDriveにで格納されたファイルをOCRで読み取り、Canvaでフォルダを作成することが可能です。これにより、ファイル管理の手間を大幅に軽減し、効率的なデータ整理が可能になります。
Yoomを利用すると、プログラミング不要で簡単にアプリ同士を連携することができます。
■このテンプレートをおすすめする方
・OneDriveで多数のファイルを管理しており、整理に時間がかかっている方
・Canvaを利用してデザインプロジェクトを進めているチームや個人
・OCR技術を活用して紙ベースの資料をデジタル化し、効率的に管理したい方
・業務の自動化を通じて作業負担を減らし、他の重要なタスクに集中したいIT担当者
・データの整理やフォルダ管理においてヒューマンエラーを減らしたい方
■注意事項
・One Drive、CanvaのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
・分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
・アプリの仕様上、ファイルの作成日時と最終更新日時が同一にならない場合があり、正しく分岐しない可能性があるのでご了承ください。
カタログや手書き文字をOCRで読み取って、Notionに追加する
試してみる
カタログや手書き文字をOCRで読み取って、Notionに追加するフローです。
■注意事項
・NotionとYoomを連携してください。
・AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
・OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
名刺データをOCRで読み取りSalesforceに格納
試してみる
名刺データをフォームで送信すると、AIが自動で名刺の情報を読み取りSalesforceに格納します。
まとめ
この記事では、メールやフォーム、チャットツールなどで受け取ったファイルに含まれる情報をOCRで読み取り、Microsoft
Dynamics 365へ自動で連携させる方法について、具体的なテンプレートを交えながらご紹介しました。日々発生する書類からのデータ入力作業を自動化することで、業務時間を削減し、入力ミスを防ぐ効果が期待できます！
手作業によるデータ入力は、時間がかかるだけでなく、ヒューマンエラーのリスクも伴います。
特に、顧客情報や取引情報を扱うMicrosoft Dynamics365 Salesにおいては、データの正確性はとても重要です。
そこでYoomを活用すれば、プログラミングの知識がなくても、これらの定型的な入力作業を簡単かつ正確に自動化できます。
これにより、営業担当者や関連部署のメンバーは、繰り返し作業から解放され、顧客とのコミュニケーションや戦略立案といった、より付加価値の高い業務に集中できるようになるはずです。
Yoomには、今回紹介した以外にも、Microsoft Dynamics365 Salesを中心とした様々な業務プロセスを自動化するためのテンプレートが豊富に用意されています。
ぜひこの機会にYoomで自動化を試して、Microsoft Dynamics365 Salesの運用効率を高め、ビジネスの成長につなげてください。
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よくあるご質問
Q：手書きの文字や複雑なレイアウトの書類も読み取れますか？
A：
"OCR機能ではPDFや画像ファイル（JPEG、PNG など）を対象にした文字抽出が可能です。
印字された文字であれば高い精度で認識できますが、手書き文字や解像度の低い画像では、文字抽出の精度が落ちる場合があります。
手書き文字や特殊なデザインの名刺を扱う場合は、解像度の高いスキャンデータをアップロードすることを推奨します。
Q：請求書など、特定のキーワードを基準に情報を抽出できますか？
A：
はい、可能です。ミニプラン以上で使用できる「分岐」機能を使用することで、特定の条件を満たしたタスクでのみ次の設定を行うよう設定ができます。「分岐機能」については以下のリンクをご確認ください。
Q：連携がもし失敗した場合、エラーに気づく方法はありますか？
A：
連携が失敗した場合、Yoomのアカウント作成時に登録したメールアドレスに通知が送信されます。通知内容に掲載されているリンクからエラーの原因を確認することができます。エラー内容を確認し、修正が必要な場合は、Yoomのヘルプページを参考にしてみてください。
また以下のサポート窓口を使用することも可能です。
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