Microsoft Dynamics 365を使って顧客情報や営業活動を管理する中で、紙やPDFで受け取った申込書、請求書、名刺といった書類の情報を手入力する作業に、「時間がかかるなぁ…」と感じている方も多いのではないでしょうか？
OCR（光学的文字認識）技術を使えば、これらの書類からテキストデータを抽出できますが、抽出したデータをMicrosoft Dynamics 365の適切な項目に一つひとつコピー＆ペーストするのは、やはり手間がかかりますよね。
この記事では、様々なツールで受け取ったファイルの情報をOCRで自動的に読み取り、そのデータを直接Microsoft Dynamics 365に登録する具体的な方法 をご紹介します。
とにかく早く試したい方へ
「理屈はわかったから、とにかく早く試してみたい！」という方へ。
気になる方は、以下のバナーをクリックしてスタートしましょう！
Gmailで受信した添付ファイルをOCRで読み取り、Microsoft Dynamics365 Salesでリードを作成する
試してみる
■概要
Gmailに届く名刺などの添付ファイルを手作業でCRMに入力するのは、時間がかかる上にミスも起きやすい業務ではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、Gmailで受信した添付ファイルをAI-OCRが自動で読み取り、Microsoft Dynamics365 Salesにリード情報として登録します。面倒なデータ入力作業を自動化し、営業活動の初動を早めることが可能です。
■このテンプレートをおすすめする方
GmailとMicrosoft Dynamics365 Sales間で、手作業でのリード登録に手間を感じている方 展示会などで獲得した名刺のデータ化とCRMへの入力を効率化したい営業担当者の方 営業チームの定型業務を自動化し、コア業務に集中できる環境を構築したいマネージャーの方 ■このテンプレートを使うメリット
Gmailにファイルが添付されたメールが届くと自動で処理が開始されるため、これまで手作業でのデータ入力に費やしていた時間を短縮できます。 手作業によるデータ転記が不要になるため、会社名や連絡先などの入力間違いや登録漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。 ■フローボットの流れ
はじめに、GmailとMicrosoft Dynamics365 SalesをYoomと連携します。 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のラベルのメールを受信したら」というアクションを設定します。 次に、オペレーションでAI機能の「画像・PDFから文字を読み取る」アクションを設定し、受信したメールの添付ファイルを指定します。 最後に、オペレーションでMicrosoft Dynamics365 Salesの「リードを作成」アクションを設定し、読み取った情報を元にリードを作成します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
AI機能のOCRでは、添付されたファイルから読み取りたい項目（会社名、氏名、メールアドレスなど）を任意で設定することが可能です。 Microsoft Dynamics365 Salesにリードを作成する際、前段のAI-OCRで読み取った情報をどの項目に登録するかを自由に設定できます。 ■注意事項
Gmail、Microsoft Dynamics365 SalesのそれぞれとYoomを連携してください。 Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。 OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
Microsoft Dynamics365 SalesとOCRを組み合わせた様々な自動化の方法
普段の業務で使う様々なツールで受け取ったファイルからOCRで情報を読み取り、Microsoft Dynamics365 Salesへ自動でデータを連携させる方法があります。
ここでは、実際の例をいくつか紹介していきますので、ご自身の業務に合ったテンプレートを見つけて、すぐに自動化を試してみませんか？
メール受信したファイルをOCRで読み取り、Microsoft Dynamics365 Salesに連携する
GmailやOutlookなどで受け取った見積書、注文書、申込書などの添付ファイルを自動でOCR処理し、抽出した情報をMicrosoft Dynamics365 Salesのリードや取引先企業、商談といったオブジェクトに紐づけて登録します。
メールを開いてファイルを確認し、手入力する一連の作業を削減できる ため、対応スピードの向上と入力ミスの削減につながります！
Gmailで受信した添付ファイルをOCRで読み取り、Microsoft Dynamics365 Salesでリードを作成する
試してみる
■概要
Gmailに届く名刺などの添付ファイルを手作業でCRMに入力するのは、時間がかかる上にミスも起きやすい業務ではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、Gmailで受信した添付ファイルをAI-OCRが自動で読み取り、Microsoft Dynamics365 Salesにリード情報として登録します。面倒なデータ入力作業を自動化し、営業活動の初動を早めることが可能です。
■このテンプレートをおすすめする方
GmailとMicrosoft Dynamics365 Sales間で、手作業でのリード登録に手間を感じている方 展示会などで獲得した名刺のデータ化とCRMへの入力を効率化したい営業担当者の方 営業チームの定型業務を自動化し、コア業務に集中できる環境を構築したいマネージャーの方 ■このテンプレートを使うメリット
Gmailにファイルが添付されたメールが届くと自動で処理が開始されるため、これまで手作業でのデータ入力に費やしていた時間を短縮できます。 手作業によるデータ転記が不要になるため、会社名や連絡先などの入力間違いや登録漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。 ■フローボットの流れ
はじめに、GmailとMicrosoft Dynamics365 SalesをYoomと連携します。 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のラベルのメールを受信したら」というアクションを設定します。 次に、オペレーションでAI機能の「画像・PDFから文字を読み取る」アクションを設定し、受信したメールの添付ファイルを指定します。 最後に、オペレーションでMicrosoft Dynamics365 Salesの「リードを作成」アクションを設定し、読み取った情報を元にリードを作成します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
AI機能のOCRでは、添付されたファイルから読み取りたい項目（会社名、氏名、メールアドレスなど）を任意で設定することが可能です。 Microsoft Dynamics365 Salesにリードを作成する際、前段のAI-OCRで読み取った情報をどの項目に登録するかを自由に設定できます。 ■注意事項
Gmail、Microsoft Dynamics365 SalesのそれぞれとYoomを連携してください。 Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。 OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
Outlookで受信した添付ファイルをOCRで読み取り、Microsoft Dynamics365 Salesでリードを作成する
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■概要
Outlookで受信した名刺などの添付ファイル、その情報を一つひとつ確認し、手作業でMicrosoft Dynamics365 Salesに転記していませんか？この作業は時間がかかるだけでなく、入力ミスや対応漏れといったヒューマンエラーの原因にもなりがちです。このワークフローを活用すれば、Outlookでのメール受信をきっかけに、添付ファイルをOCRで読み取り、Microsoft Dynamics365 Salesへリード情報を自動で作成します。定型的なデータ入力業務を自動化し、より重要な営業活動に集中できます。
■このテンプレートをおすすめする方
Outlookで受け取った添付ファイルからMicrosoft Dynamics365 Salesへ手入力している営業担当者の方 展示会などで獲得した名刺情報のデータ化とリード登録を効率化したいマーケティング担当者の方 営業チームのデータ入力業務を削減し、生産性を向上させたいと考えているマネージャーの方 ■このテンプレートを使うメリット
Outlookでのメール受信からMicrosoft Dynamics365 Salesへのリード作成までを自動化し、データ入力に費やしていた時間を削減できます。 手作業による転記が不要になるため、入力ミスや対応漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、データの正確性を高めることに繋がります。 ■フローボットの流れ
はじめに、OutlookとMicrosoft Dynamics365 SalesをYoomと連携します。 次に、トリガーでOutlookを選択し、「メールを受信したら」アクションを設定します。 続いてオペレーションで、Outlookの「メールの添付ファイルの情報を取得する」アクションを設定します。 次に、Outlookの「メールの添付ファイルをダウンロード」アクションで添付ファイルをダウンロードします。 次に、AI機能の「画像・PDFから文字を読み取る」アクションで、ダウンロードしたファイルからテキストを抽出します。 最後に、Microsoft Dynamics365 Salesの「リードを作成」アクションを設定し、抽出した情報を元にリードを自動で作成します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
AI機能の「画像・PDFから文字を読み取る」アクションでは、読み取るファイルから抽出したいテキスト項目を任意にカスタムすることが可能です。 Microsoft Dynamics365 Salesにリードを作成する際、前段のオペレーションで取得した情報を変数として利用し、どの項目にどのデータを登録するかを自由に設定できます。 ■注意事項
Outlook、Microsoft Dynamics365 SalesのそれぞれとYoomを連携してください。 Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。 OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
フォーム送信されたファイルをOCRで読み取り、Microsoft Dynamics365 Salesに連携する
Webサイトに設置したフォームやGoogle フォームなどから、お客様がファイル（申込書、本人確認書類など）を添付して送信した場合に、そのファイルを自動でOCR処理し、抽出データをMicrosoft Dynamics365 Salesのリード情報や取引先担当者情報として新規登録・更新します。
問い合わせや申し込みと同時に受け取った添付ファイルの内容をスムーズにMicrosoft Dynamics365 Salesへ反映できる ため、営業活動や顧客対応をより迅速に開始できます。
フォームで送信された添付ファイルをOCRで読み取り、Microsoft Dynamics365 Salesでリードを作成する
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■概要
フォーム経由で受け取った名刺や書類の情報を、一つひとつ手作業でCRMに入力していませんか。この作業は時間がかかる上、確認の手間や入力ミスが発生する可能性もあります。このワークフローは、フォームにファイルが添付・送信されると、AI-OCRが自動で文字を読み取り、Microsoft Dynamics365 Salesへリードとして登録するため、データ入力の手間を省き、迅速で正確なリード管理を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
フォームで受け取った添付ファイルからのデータ入力を手作業で行っている方 Microsoft Dynamics365 Salesへのリード登録を効率化したい営業・マーケティング担当者の方 OCRを活用したデータ入力の自動化で、業務の正確性と速度を向上させたい方 ■このテンプレートを使うメリット
フォーム送信からOCRでの読み取り、リード作成までを自動化できるため、手作業によるデータ入力の時間を短縮することができます。 人の手による転記作業がなくなることで、名前や連絡先などの入力間違いや記載漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。 ■フローボットの流れ
はじめに、Microsoft Dynamics365 SalesをYoomと連携します 次に、トリガーでフォームトリガー機能を選択し、「ファイル送信フォーム」を設定します 次に、オペレーションでAI機能の「画像・PDFから文字を読み取る」アクションを設定し、トリガーで受け取ったファイルを指定します 最後に、オペレーションでMicrosoft Dynamics365 Salesの「リードを作成」アクションを設定し、OCRで読み取った情報を各項目にマッピングします ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
AI機能のOCR設定では、名刺や書類から読み取りたい項目（会社名、氏名、電話番号など）を任意で設定することが可能です。 Microsoft Dynamics365 Salesでリードを作成する際、OCRで読み取った各情報を、どのリード項目に登録するかを自由にマッピングできます。 ■注意事項
Microsoft Dynamics365 SalesとYoomを連携してください。 Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。 OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
Googleフォームで送信された添付ファイルをOCRで読み取り、Microsoft Dynamics365 Salesでリードを作成する
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■概要
Googleフォームで受け取った名刺などの添付ファイルを、手作業で確認しMicrosoft Dynamics365 Salesに一件ずつ登録する作業は、時間がかかる上に転記ミスも起こりやすいのではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、フォーム送信をトリガーとして添付ファイルが自動でOCR処理され、抽出されたテキスト情報をもとにMicrosoft Dynamics365 Salesへリードが作成されるため、こうした課題を円滑に解決します。
■このテンプレートをおすすめする方
Googleフォームで受け取った添付ファイルの情報を手作業で管理している方 Microsoft Dynamics365 Salesへのリード登録を効率化したい営業やマーケティング担当者の方 OCR技術を活用し、紙媒体からのデータ入力の自動化を検討しているDX推進担当者の方 ■このテンプレートを使うメリット
フォーム送信からリード作成までが自動化されるため、これまで手作業で行っていたデータ入力の時間を短縮することができます。 手作業によるデータの転記がなくなることで、名前や連絡先などの入力間違いや登録漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎます。 ■フローボットの流れ
はじめに、Googleフォーム、Google Drive、Microsoft Dynamics365 SalesをYoomと連携します。 次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームが送信されたら」フローが起動するように設定します。 続いて、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、フォームに添付されたファイルを取得します。 次に、AI機能の「画像・PDFから文字を読み取る」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルからテキスト情報を抽出します。 最後に、オペレーションでMicrosoft Dynamics365 Salesの「リードを作成」アクションを設定し、抽出した情報をマッピングしてリードを作成します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Googleフォームから特定の回答内容を取得し、Microsoft Dynamics365 Salesの項目にマッピングする際は、JSONPathを用いた設定が必要です。 OCR機能はチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能です。フリープラン・ミニプランの場合、設定しているオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 チームプランやサクセスプランなどの有料プランは2週間の無料トライアルを行うことが可能であり、無料トライアル中にはOCR機能を含む全ての機能を使用することができます。
チャットツールで受信したファイルをOCRで読み取り、Microsoft Dynamics365 Salesに連携する
Microsoft TeamsやSlackといったビジネスチャットツール上で共有された名刺画像や契約関連のPDFファイルを、自動でOCRによってテキスト化し、その内容をMicrosoft Dynamics365 Salesの該当するレコードに登録します。
チャットでのスピーディーな情報共有の流れを止めずに、重要なファイル情報をMicrosoft Dynamics365 Salesに蓄積できる ので、情報管理の手間が減り、チーム内の情報共有もスムーズになります。
Microsoft Teamsで受信した添付ファイルをOCRで読み取り、Microsoft Dynamics365 Salesでリードを作成する
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■概要
Microsoft Teamsで受け取った名刺などの添付ファイルを、都度手作業でMicrosoft Dynamics365 Salesに転記していませんか。この作業は時間がかかるだけでなく、入力ミスといったヒューマンエラーの原因にもなりがちです。このワークフローは、Teamsの添付ファイルをOCRで自動的に読み取り、Dynamics 365 Salesにリードとして登録する一連の流れを自動化し、手作業によるデータ入力の手間を省き、より正確なリード管理を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
Microsoft Teamsで受け取った名刺情報を手動でMicrosoft Dynamics365 Salesに入力している方 展示会などで獲得したリード情報の入力作業を効率化し、入力ミスをなくしたいと考えている方 SaaS間の連携によって営業プロセスの自動化を進め、コア業務に集中したいと考えている方 ■このテンプレートを使うメリット
Teamsへのファイル添付を起点にリード作成までを自動化し、これまで手作業での転記に費やしていた時間を短縮できます。 OCRによる自動テキスト抽出とデータ登録により、手入力に伴う転記ミスや項目漏れといったヒューマンエラーを防ぎます。 ■フローボットの流れ
はじめに、Microsoft Teams、Microsoft SharePoint、Microsoft Dynamics365 SalesをYoomと連携します。 次に、トリガーでMicrosoft Teamsを選択し、「チャネルにメッセージが送信されたら」というアクションを設定し、添付ファイルのあるメッセージのみを処理対象とします。 続いて、オペレーションでMicrosoft SharePointの「ファイルをダウンロード」アクションを設定し、Teamsに添付されたファイルをダウンロードします。 次に、オペレーションでAI機能の「画像・PDFから文字を読み取る」を設定し、ダウンロードしたファイルからテキスト情報を抽出します。 最後に、オペレーションでMicrosoft Dynamics365 Salesの「リードを作成」アクションを設定し、抽出した情報を元にリードを登録します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
OCR機能はYoomのチームプランまたはサクセスプランでご利用いただけます。フリープランやミニプランではエラーとなるためご注意ください。 チームプランやサクセスプランなどの有料プランで利用できる機能は、2週間の無料トライアルで試すことが可能です。 Microsoft TeamsやMicrosoft SharePointとの連携には、一般法人向けのMicrosoft 365プランが必要です。家庭向けプランでは認証に失敗する場合があります。
Slackで受信した添付ファイルをOCRで読み取り、Microsoft Dynamics365 Salesでリードを作成する
試してみる
※こちらのテンプレートで紹介しているSlackのダウンロードアクションは現在利用できません。
■概要
Slackで受け取った名刺などの画像やPDFファイルの内容を、一つひとつ手作業でMicrosoft Dynamics365 Salesに入力していませんか。この作業は時間がかかるだけでなく、入力ミスといったヒューマンエラーの原因にもなりがちです。このワークフローを活用すれば、Slackへのファイル投稿をトリガーに、OCRで文字情報を自動で読み取り、Microsoft Dynamics365 Salesにリードとして登録できるため、リード登録業務の効率化と正確性の向上に繋がります。
■このテンプレートをおすすめする方
Slackで受け取った名刺等の情報を手入力でCRMに登録している営業担当者の方 Microsoft Dynamics365 Salesへのリード登録作業の効率化を目指しているチームリーダーの方 手作業によるデータ転記のミスをなくし、業務の正確性を高めたいと考えている方 ■このテンプレートを使うメリット
Slackへのファイル投稿からMicrosoft Dynamics365 Salesへのリード作成までが自動化され、手作業での転記にかかっていた時間を短縮することができます。 システムが自動で処理を行うため、手作業による情報の転記ミスや入力漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、データの正確性を保ちます。 ■フローボットの流れ
はじめに、SlackとMicrosoft Dynamics365 SalesをYoomと連携します。 次に、トリガーでSlackを選択し、「ファイルがチャンネルに投稿されたら」というアクションを設定します。 続いて、オペレーションでSlackの「投稿されたファイルをダウンロード」アクションを設定し、投稿されたファイルを取得します。 次に、オペレーションでAI機能の「画像・PDFから文字を読み取る」を設定し、ダウンロードしたファイルからテキスト情報を抽出します。 最後に、オペレーションでMicrosoft Dynamics365 Salesの「リードを作成」アクションを設定し、抽出した情報を基にリードを作成します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
OCR機能を含むAIオペレーションは、チームプラン・サクセスプランで利用可能な機能です。フリープラン・ミニプランではオペレーションがエラーとなるためご注意ください。 チームプランやサクセスプランなどの有料プランには2週間の無料トライアルがあり、トライアル期間中はOCR機能を含む全ての機能をお試しいただくことが可能です。 Microsoft Dynamics365 Salesとの連携には、一般法人向けのMicrosoft 365プランが必要です。家庭向けプランでは認証に失敗する可能性があります。
添付ファイルをOCRで読み取り、Microsoft Dynamics365 Salesへ自動登録するフローを作ってみよう
ここでは代表的な例として、「Gmailで受信した添付ファイルをOCRで読み取り、Microsoft Dynamics 365 Salesでリードを作成する」フローの作成手順をご紹介します。
今回はYoomを使用して、ノーコードで設定を進めていきますので、まだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちら
▼今回使用するアプリはこちら：Microsoft Dynamics 365 Sales
[Yoomとは]
大きく分けて、以下の手順で作成していきます。
GmailとMicrosoft Dynamics365 Salesをマイアプリ連携
テンプレートをコピーする
Gmailのトリガー設定とMicrosoft Dynamics365 Salesのオペレーション設定
トリガーをONにして、連携フローの動作確認をする
Gmailで受信した添付ファイルをOCRで読み取り、Microsoft Dynamics365 Salesでリードを作成する
試してみる
■概要
Gmailに届く名刺などの添付ファイルを手作業でCRMに入力するのは、時間がかかる上にミスも起きやすい業務ではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、Gmailで受信した添付ファイルをAI-OCRが自動で読み取り、Microsoft Dynamics365 Salesにリード情報として登録します。面倒なデータ入力作業を自動化し、営業活動の初動を早めることが可能です。
■このテンプレートをおすすめする方
GmailとMicrosoft Dynamics365 Sales間で、手作業でのリード登録に手間を感じている方 展示会などで獲得した名刺のデータ化とCRMへの入力を効率化したい営業担当者の方 営業チームの定型業務を自動化し、コア業務に集中できる環境を構築したいマネージャーの方 ■このテンプレートを使うメリット
Gmailにファイルが添付されたメールが届くと自動で処理が開始されるため、これまで手作業でのデータ入力に費やしていた時間を短縮できます。 手作業によるデータ転記が不要になるため、会社名や連絡先などの入力間違いや登録漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。 ■フローボットの流れ
はじめに、GmailとMicrosoft Dynamics365 SalesをYoomと連携します。 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のラベルのメールを受信したら」というアクションを設定します。 次に、オペレーションでAI機能の「画像・PDFから文字を読み取る」アクションを設定し、受信したメールの添付ファイルを指定します。 最後に、オペレーションでMicrosoft Dynamics365 Salesの「リードを作成」アクションを設定し、読み取った情報を元にリードを作成します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
AI機能のOCRでは、添付されたファイルから読み取りたい項目（会社名、氏名、メールアドレスなど）を任意で設定することが可能です。 Microsoft Dynamics365 Salesにリードを作成する際、前段のAI-OCRで読み取った情報をどの項目に登録するかを自由に設定できます。 ■注意事項
Gmail、Microsoft Dynamics365 SalesのそれぞれとYoomを連携してください。 Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。 OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
ステップ1：GmailとMicrosoft Dynamics365 Salesをマイアプリ連携
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
それではここから今回のフローで使用するアプリのマイアプリ登録方法を解説します。
Gmailのマイアプリ連携 以下を参考にマイアプリ連携を行いましょう。
Microsoft Dynamics 365 Salesのマイアプリ連携 Microsoft Dynamics365 Salesをマイアプリ登録します。
Yoomページ画面左側のマイアプリをクリックし、「新規接続」を選択します。
※「Microsoft 365（旧Office 365）」には個人向けと法人向けプラン（Microsoft 365 Business）があります。法人向けプランを契約していない場合、Yoomからの認証がうまくいかない可能性があるのでご注意ください。
次の画面で、必須項目を入力し、「追加」をクリックしてください。
マイアプリにGmailとMicrosoft Dynamics365 Salesが表示されていれば、登録完了です。
ステップ2：テンプレートをコピーする
ここから、フローを作っていきましょう！テンプレートを利用しているので、以下のテンプレートページを開き、『このテンプレートを試してみる』をクリックしてください。
Gmailで受信した添付ファイルをOCRで読み取り、Microsoft Dynamics365 Salesでリードを作成する
試してみる
■概要
Gmailに届く名刺などの添付ファイルを手作業でCRMに入力するのは、時間がかかる上にミスも起きやすい業務ではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、Gmailで受信した添付ファイルをAI-OCRが自動で読み取り、Microsoft Dynamics365 Salesにリード情報として登録します。面倒なデータ入力作業を自動化し、営業活動の初動を早めることが可能です。
■このテンプレートをおすすめする方
GmailとMicrosoft Dynamics365 Sales間で、手作業でのリード登録に手間を感じている方 展示会などで獲得した名刺のデータ化とCRMへの入力を効率化したい営業担当者の方 営業チームの定型業務を自動化し、コア業務に集中できる環境を構築したいマネージャーの方 ■このテンプレートを使うメリット
Gmailにファイルが添付されたメールが届くと自動で処理が開始されるため、これまで手作業でのデータ入力に費やしていた時間を短縮できます。 手作業によるデータ転記が不要になるため、会社名や連絡先などの入力間違いや登録漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。 ■フローボットの流れ
はじめに、GmailとMicrosoft Dynamics365 SalesをYoomと連携します。 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のラベルのメールを受信したら」というアクションを設定します。 次に、オペレーションでAI機能の「画像・PDFから文字を読み取る」アクションを設定し、受信したメールの添付ファイルを指定します。 最後に、オペレーションでMicrosoft Dynamics365 Salesの「リードを作成」アクションを設定し、読み取った情報を元にリードを作成します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
AI機能のOCRでは、添付されたファイルから読み取りたい項目（会社名、氏名、メールアドレスなど）を任意で設定することが可能です。 Microsoft Dynamics365 Salesにリードを作成する際、前段のAI-OCRで読み取った情報をどの項目に登録するかを自由に設定できます。 ■注意事項
Gmail、Microsoft Dynamics365 SalesのそれぞれとYoomを連携してください。 Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。 OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
ワークスペースに自動的にテンプレートがコピーされます。次に表示された画面で「OK」をクリックしてください。
ステップ3：Gmailのトリガー設定
まずGmailでファイルを送信しておきましょう！
※ファイルは以下です。
※以下の画面は、Yoomページ画面左側「マイプロジェクト」のフローボットで表示される、「【コピー】Gmailで受信した添付ファイルをOCRで読み取り、Microsoft Dynamics365 Salesでリードを作成する」をクリックすると表示されます。
1.先ほどの画面で「OK」をクリックして、表示された画面のアプリトリガー「特定のラベルのメールを受信したら 」をクリックしてください。
2.タイトルと連携するアカウント情報を任意で設定し、アクションはテンプレート通りのまま「次へ」をクリックして進んでください。
3.表示された画面で、詳細を設定します。こちら
4.「ラベル」は、入力欄をクリックして表示される候補から選択してください。
5.入力を終えたら「テスト」を実行し、成功したら「保存する」をクリックします。アウトプット
ステップ4：画像・PDFから文字を読み取るの設定
1.「画像・PDFから文字を読み取る 」をクリックしてください。
※OCRや音声を文字起こしするAIオペレーションは、チームプラン・サクセスプラン限定の機能です。フリープランやミニプランでセットするとエラーになってしまうので、ご注意ください。
2.「任意のPDF・画像ファイル（●●文字以内）から文字情報を読み取る」アクションは複数あるので、用途に合わせて選択しましょう。
3.詳細設定を行います。
「ファイルの添付方法」は、プルダウンから選択してください。
入力を終えたら「テスト」を実行し、成功したら「保存する」をクリックします。
ステップ5：Microsoft Dynamics365 Salesの設定
1.アプリと連携する「リードを作成 」をクリックしてください。
タイトルと連携するアカウント情報を任意で設定し、アクションはテンプレート通りのまま「次へ」をクリックして進んでください。
2.API接続設定を行います。
「件名」「姓名」「会社名」「メールアドレス」は、入力欄をクリックして表示されるアウトプット(取得した値)から選択してください。
入力を終えたら「テスト」を実行し、成功したら「保存する」をクリックします。
※設定が完了すると、Microsoft Dynamics365 Salesでリードが作成されます。
ステップ6：トリガーボタンをONにして、連携フローの動作確認をする
以下の画面の赤枠部分「トリガーをON」ボタンをクリックすると、フローボットが自動的に起動します。
Microsoft Dynamics365 SalesとOCR機能を活用したその他の自動化例
Microsoft Dynamics365 SalesとOCRの連携以外にも、業務効率化に役立つ自動化のアイデアはたくさんあります。
Microsoft Dynamics365 Salesを使った便利な自動化例
リードが登録されたら他ツールに連携したり、他ツールの情報をもとに取引先の作成ができます。
Microsoft Dynamics365 Salesでリードが作成されたら、Microsoft Teamsに通知する
試してみる
■概要
Microsoft Dynamics365 Salesで管理している新しいリード情報を、チームへ迅速に共有できていますか。手作業でのコピー＆ペーストや通知作成は手間がかかるだけでなく、共有漏れや遅れの原因にもなりかねません。このワークフローを活用すれば、Microsoft Dynamics365 Salesでリードが作成されたことをトリガーに、Microsoft Teamsへ自動で通知を送信でき、リード発生からアプローチまでの時間を短縮します。
■このテンプレートをおすすめする方
Microsoft Dynamics365 Salesのリード情報を手動でチームに共有している営業担当者の方 Microsoft Teamsを活用し、チーム全体でリード情報をリアルタイムに把握したいと考えている方 リードへの初動を早め、営業機会の損失リスクを低減したいと考えているマネージャーの方 ■このテンプレートを使うメリット
リードが作成されると同時に情報が自動で共有されるため、これまで通知作成に費やしていた時間を他のコア業務に充てることが可能になります。 手作業による通知漏れや宛先間違いといったヒューマンエラーを防ぎ、重要なリード情報をチームへ確実に伝達することで、円滑な連携を実現します。 ■フローボットの流れ
はじめに、Microsoft Dynamics365 SalesとMicrosoft TeamsをYoomと連携します。 次に、トリガーでMicrosoft Dynamics365 Salesを選択し、「リードが作成されたら」というアクションを設定します。 最後に、オペレーションでMicrosoft Teamsの「Microsoft Teamsに通知する」アクションを設定し、トリガーで取得したリード情報（会社名や担当者名など）を通知メッセージに含めます。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Microsoft Teamsへの通知に含めるリード情報は、会社名、担当者名、リードソースなど、Microsoft Dynamics365 Salesから取得した項目の中から任意で設定してください。 通知を送信するMicrosoft Teamsのチームやチャネルは、営業チーム用や新規リード共有用など、実際の運用に合わせて自由に選択することが可能です。 ■注意事項
Microsoft Dynamics365 Sales、Microsoft TeamsのそれぞれとYoomを連携してください。 Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Microsoft Dynamics365 Salesでリードが作成されたら、Slackに通知する
試してみる
■概要
Microsoft Dynamics365 Salesで管理している新しいリード情報を、チームメンバーに共有する際、手作業でのコピー＆ペーストや通知に手間を感じていないでしょうか。この作業は、対応の遅れや共有漏れを引き起こす原因にもなりかねません。このワークフローを活用すれば、Microsoft Dynamics365 Salesにリードが作成されると同時に、その情報をSlackへ自動で通知し、営業活動の初動を迅速化できます。
■このテンプレートをおすすめする方
Microsoft Dynamics365 Salesで管理するリード情報を、迅速にチームへ共有したい営業担当者の方 Slackへの手動通知に手間を感じており、入力ミスや通知漏れを防ぎたいと考えているチームリーダーの方 営業プロセスの効率化を進め、リードへの対応速度を向上させたいと考えているDX推進担当者の方 ■このテンプレートを使うメリット
Microsoft Dynamics365 Salesへのリード登録をきっかけに、Slackへ自動通知されるため、手作業で共有する手間や時間を削減できます。 システムが自動で通知するため、手作業によるコピー＆ペーストのミスや、重要なリード情報の共有漏れといったヒューマンエラーを防ぎます。 ■フローボットの流れ
はじめに、Microsoft Dynamics365 SalesとSlackをYoomと連携します。 次に、トリガーでMicrosoft Dynamics365 Salesを選択し、「リードが作成されたら」というアクションを設定します。 最後に、オペレーションでSlackを選択し、「Slackに通知する」アクションを設定し、作成されたリード情報を指定のチャンネルに通知します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Slackの通知アクションでは、通知を送信するチャンネルを任意で設定できます。特定の営業チームのチャンネルや、インサイドセールス担当のチャンネルなど、用途に応じて通知先を指定してください。 通知メッセージの本文は、固定のテキストだけでなく、トリガーとなったMicrosoft Dynamics365 Salesのリード情報（会社名や担当者名など）を変数として埋め込み、より具体的な内容を通知できます。 ■注意事項
Microsoft Dynamics365 Sales、SlackのそれぞれとYoomを連携してください。 Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Microsoft Dynamics365 Salesでリードが登録されたらMicrosoft Excelに追加する
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■概要
Microsoft Dynamics365 Salesで管理している新しいリード情報を、手作業でMicrosoft Excelの管理表などに転記していませんか。この定型的な作業は、時間がかかるだけでなく、コピー＆ペーストのミスや入力漏れといったヒューマンエラーの原因にもなりがちです。このワークフローを活用すれば、Microsoft Dynamics365 Salesにリードが登録されると、自動でMicrosoft Excelに情報が追加されるため、こうした課題を円滑に解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
・Microsoft Dynamics365 Salesのリード情報を手作業でExcelに転記している営業担当者の方 ・リード管理の効率化とデータ入力のミスをなくしたいと考えている営業マネージャーの方 ・SaaS間のデータ連携をノーコードで実現し、定型業務を自動化したいと考えている方 ■このテンプレートを使うメリット
・Dynamics 365 Salesにリード情報が追加されると自動でExcelにデータが反映されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。 ・システムが自動でデータを連携するので、手入力による転記ミスや入力漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、データの正確性を保つことに繋がります。 ■フローボットの流れ
1.はじめに、Microsoft Dynamics365 SalesとMicrosoft ExcelをYoomと連携します。 2.次に、トリガーでMicrosoft Dynamics365 Salesを選択し、「リードが作成されたら」アクションを設定します。 3.最後に、オペレーションでMicrosoft Excelを選択し、「レコードを追加する」アクションを設定して、トリガーで取得したリード情報を指定のファイルに追加します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
・Microsoft Excelの「レコードを追加する」アクションでは、データを出力したいファイルやシートを任意で指定してください。 ・Excelの各列に、Microsoft Dynamics365 Salesから取得したどのリード情報を追加するかを指定します。固定値を入力することも可能です。 ■注意事項
Microsoft Dynamics365 Sales、Microsoft ExcelとYoomを連携してください。 Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Microsoft Dynamics365 Salesで取引先が登録されたらMicrosoft SharePointに取引先毎のフォルダを作成する
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■概要
Microsoft Dynamics365 Salesに新しい取引先情報を登録するたびに、Microsoft SharePointで手動でフォルダを作成していませんか？
■このテンプレートをおすすめする方
Microsoft Dynamics365 SalesとMicrosoft SharePoint間の手作業に課題を感じている営業担当者の方 顧客情報をMicrosoft SharePointで管理しており、フォルダ作成の抜け漏れを防ぎたいチームリーダーの方 営業部門の定型業務を自動化し、生産性向上を目指しているDX推進担当者の方 ■このテンプレートを使うメリット
Microsoft Dynamics365 Salesに取引先を登録するだけでフォルダ作成が完了するため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます。 手作業によるフォルダの作り忘れや、取引先名の入力間違いといったヒューマンエラーを防ぎ、情報管理の正確性を高めることに繋がります。 ■フローボットの流れ
はじめに、Microsoft Dynamics365 SalesとMicrosoft SharePointをYoomと連携します。 次に、トリガーでMicrosoft Dynamics365 Salesを選択し、「取引先企業が作成されたら」というアクションを設定します。 最後に、オペレーションでMicrosoft SharePointの「フォルダを作成」アクションを設定し、トリガーで取得した取引先情報をもとにフォルダが作成されるようにします。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Microsoft SharePointでフォルダを作成するアクションで、フォルダを作成するサイトや親フォルダなどの項目を任意で設定してください。 フォルダ名には、トリガーで取得したMicrosoft Dynamics365 Salesの取引先名を設定することで、取引先ごとのフォルダが自動で生成されます。 ■注意事項
Microsoft Dynamics365 SalesとMicrosoft SharePointをYoomと連携してください。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。 Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
Typeformで回答が送信されたら、Microsoft Dynamics365 Salesに取引先企業を作成する
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■概要
■このテンプレートをおすすめする方
Typeformを活用して顧客情報を収集し、Microsoft Dynamics365 Salesでの管理を自動化したい営業担当者の方 手動でのデータ入力に時間がかかっており、業務効率化を図りたい中小企業の経営者の方 顧客情報の正確な管理と迅速な営業対応を重視する営業チームのリーダーの方 Microsoft dynamics 365 Salesを活用して業務ワークフローを最適化したいIT管理者の方 ■このテンプレートを使うメリット
業務効率の向上：Typeformでの回答送信後、自動的にMicrosoft Dynamics365 Salesに取引先企業が作成されるため、手動入力の手間が省けます。 データの正確性向上：自動連携によりヒューマンエラーを防ぎ、正確な顧客情報を維持できます。 迅速な営業活動：迅速に顧客データが登録されるため、営業チームはスムーズに対応可能になり、営業活動のスピードがアップします。
OCRを使った便利な自動化例
読み取ったデータを他ツールに登録したり、通知したりできます。
BoxにアップロードされたファイルをOCRで読み取りMediumに投稿する
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■概要
Boxにアップロードした参考資料や画像をもとに、Mediumで記事を作成する際、手作業での文字起こしや転記に手間を感じていませんか。また、コピー＆ペーストのミスで情報が誤ってしまうケースもあります。このワークフローを活用すれば、Boxにファイルをアップロードするだけで、OCR機能が自動でテキストを抽出しMediumへ投稿するため、こうした課題をスムーズに解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
BoxとMediumを連携し、コンテンツ投稿のフローを効率化したいマーケティング担当者の方 画像やPDF化された資料のテキストを手作業で文字起こししているコンテンツ作成者の方 日々の定型的な情報発信業務を自動化し、コア業務に集中したいと考えている方 ■このテンプレートを使うメリット
Boxへのファイルアップロードを起点にOCR処理からMediumへの投稿までが自動化され、手作業に費やしていた時間を短縮できます。 手作業による文字起こしや転記が不要になるため、入力間違いや漏れといったヒューマンエラーのリスク軽減に繋がります。 ■フローボットの流れ
はじめに、BoxとMediumをYoomと連携します。 次に、トリガーでBoxを選択し、「フォルダにファイルがアップロードされたら」というアクションを設定し、対象のフォルダを指定します。 続いて、オペレーションでBoxの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、トリガーで検知したファイルを指定します。 次に、オペレーションでOCR機能を選択し、「任意の画像やPDFを読み取る」アクションで、ダウンロードしたファイルを処理します。 最後に、オペレーションでMediumの「Create Post」アクションを設定し、OCR機能で抽出したテキストを含めて投稿します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Mediumの「Create Post」オペレーションでは、投稿する本文の内容に、前のオペレーションであるOCR機能で読み取った文章を変数として埋め込む設定が可能です。 ■注意事項
Medium、BoxのそれぞれとYoomを連携してください。 OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。 ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。 トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細はこちら をご参照ください。 OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
Microsoft SharePointにアップロードされたらファイルをOCRで読み取り、Discordに通知する
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■概要
Microsoft SharePointにアップロードされた請求書や契約書などのファイル内容を確認し、都度チームに共有する作業に手間を感じていませんか。
■このテンプレートをおすすめする方
Microsoft SharePointでのファイル管理とDiscordでの情報共有を手作業で行っている方 アップロードされたファイルの内容確認とチームへの共有作業に手間を感じている担当者の方 OCR機能を活用して、ファイル内のテキストデータを業務に活かしたいと考えている方 ■このテンプレートを使うメリット
SharePointへのファイルアップロードから内容の文字起こし、Discordへの通知までを自動化し、手作業での確認や転記にかかる時間を短縮できます。 手作業による確認漏れや、テキストのコピー＆ペーストミスといったヒューマンエラーを防ぎ、情報の正確性を高めることに繋がります。 ■フローボットの流れ
はじめに、Microsoft SharePointとDiscordをYoomと連携します。 次に、トリガーでMicrosoft SharePointを選択し、「サイト内の指定フォルダにファイルが作成または更新されたら」というアクションを設定します。 続いて、オペレーションでMicrosoft SharePointの「ファイルをダウンロード」アクションを設定し、トリガーで検知したファイルを取得します。 オペレーションでAI機能の「画像・PDFから文字を読み取る」を設定し、ダウンロードしたファイルからテキスト情報を抽出します。 最後に、オペレーションでDiscordの「メッセージを送信」アクションを設定し、抽出したテキストを記載したメッセージを特定のチャンネルに送信します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Microsoft SharePointのトリガー設定で、監視対象としたいサイトID、アイテムID、ドライブIDをそれぞれ任意で指定してください。 AI機能のOCR設定では、対象ファイルの添付方法や読み取る言語、特定の項目のみを抽出するかどうかなどを任意でカスタマイズしてください。 Discordへの通知設定では、メッセージを送信するチャンネルIDを指定し、通知するメッセージの文面を任意でカスタマイズしてください。 ■注意事項
Microsoft SharePoint、DiscordのそれぞれとYoomを連携してください。 Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。 OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
OneDriveにで格納されたファイルをOCRで読み取り、Canvaでフォルダを作成する
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■概要
OneDriveに保存した請求書や契約書などの内容を確認し、Canvaでデザイン制作用のフォルダを手作業で作成する業務に手間を感じていませんか。案件数が増えると、フォルダの作成漏れや名称の間違いといったミスも起こりがちです。このワークフローを活用すれば、OneDriveの特定フォルダにファイルが保存されるだけで、OCR機能がファイル内の文字情報を自動で読み取り、その情報を使ってCanvaにフォルダを自動で作成するため、こうした課題を解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
OneDriveとCanvaを利用しており、書類管理からデザイン制作までの流れを効率化したい方 手作業によるフォルダ作成やファイル名の入力ミスをなくし、業務の正確性を高めたい方 OCR技術を活用して、PDFなどの書類情報をデータ化し、業務に活用したいと考えている方 ■このテンプレートを使うメリット
OneDriveへのファイル保存を起点に、OCRでの読取りからCanvaのフォルダ作成までが自動で完結するため、これまで手作業で行っていた一連の作業時間を短縮できます。 書類から読み取ったテキスト情報を基にフォルダを作成するため、手入力によるクライアント名や案件名の転記ミスといったヒューマンエラーの防止に繋がります。 ■フローボットの流れ
はじめに、OneDriveとCanvaをYoomと連携します。 次に、トリガーでOneDriveを選択し、「特定フォルダ内にファイルが作成または更新されたら」を設定します。 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、特定の条件に応じて後続の処理を分岐させます。 次に、オペレーションでOneDriveの「ファイルをダウンロード」を設定し、トリガーで検知したファイルを取得します。 次に、オペレーションでOCR機能の「画像・PDFから文字を読み取る」を設定し、ファイルからテキスト情報を抽出します。 最後に、オペレーションでCanvaの「フォルダの作成」を設定し、OCRで読み取った情報を基にフォルダを作成します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
OneDriveのトリガー設定では、どのドライブのどのフォルダを監視対象とするか、ドライブIDとフォルダIDを任意で設定してください。 OCR機能で文字を読み取る際、書類内のどの部分のテキストを抽出するかを任意で指定できます。 Canvaでフォルダを作成する際、どの親フォルダの中に作成するかを親フォルダIDで指定できます。また、フォルダ名は、OCRで取得した情報や固定のテキストを組み合わせて設定することが可能です。 ■注意事項
One Drive、CanvaのそれぞれとYoomを連携してください。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。 Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。 OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。 アプリの仕様上、ファイルの作成日時と最終更新日時が同一にならない場合があり、正しく分岐しない可能性があるのでご了承ください。
カタログや手書き文字をOCRで読み取って、Notionに追加する
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■概要
紙のカタログや手書きのメモ、打ち合わせで受け取った名刺などをデジタルデータとして管理する際、手入力の作業に手間や時間を取られていないでしょうか。このワークフローを活用すれば、専用フォームに画像やPDFファイルをアップロードするだけで、OCR機能が自動で文字情報を読み取り、Notionのデータベースへ追加します。これまで手作業で行っていたデータ入力業務を自動化し、業務の効率化を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
紙媒体のカタログや資料から情報を抽出し、Notionで一元管理をしたい方 手書きの議事録やメモなどをOCRでテキスト化し、情報の検索性を高めたい方 様々な書類の情報をNotionに集約しており、手入力による作業を自動化したい方 ■このテンプレートを使うメリット
フォームにファイルを添付するだけで文字の読み取りからNotionへの追加までが自動で完結するため、データ入力にかかる時間を短縮できます。 手作業によるデータの転記が不要になるので、入力ミスや読み間違いといったヒューマンエラーを防ぎ、データの正確性を高めることに繋がります。 ■フローボットの流れ
はじめに、NotionをYoomと連携します。 次に、トリガーでフォームトリガー機能を選択し、「フォームトリガー」というアクションを設定して、読み取りたいファイルを受け付けるためのフォームを作成します。 次に、オペレーションでOCR機能を選択し、「画像・PDFから文字を読み取る」アクションを設定し、フォームで受け付けたファイルを指定します。 最後に、オペレーションでNotionの「レコードを追加する」アクションを設定し、OCR機能で読み取ったテキストデータを指定のデータベースに追加します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
フォームトリガー機能では、ファイルのアップロード項目以外にも、管理に必要な情報を入力するための質問項目などを自由に設定・追加することが可能です。 OCR機能のアクションでは、ファイルの添付方法や抽出したい項目、使用するAIの種類、読み取りたい言語などを任意で設定できます。 Notionでレコードを追加するアクションでは、追加対象のデータベースIDを指定し、どのプロパティにどのOCR結果（アウトプット）を格納するかを自由に設定できます。 ■注意事項
NotionとYoomを連携してください。 AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。 OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
名刺データをOCRで読み取りSalesforceに格納
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■概要
名刺画像を入力フォームにアップロードすると、OCRで自動的に名刺から必要な情報を抽出し、Salesforceのリードオブジェクトに情報を格納します。
展示会やイベントで獲得した名刺データで集めた名刺情報をSalesforceに登録する際などにご活用いただけます。
名刺画像はスマホなどで撮影した画像でも問題なくご利用いただけます。
■設定方法
1.名刺データを収集するためのフォームを設定します。「名刺データから文字を読み取る」アクションで抽出したい項目を設定してください。
2.「リード情報を追加する」アクションで読み取ったデータをSalesforceのリードオブジェクトに自動的に格納します。
■注意事項
・ 名刺データをご用意ください。
・SalesforceとYoomの連携設定が必要です。
・Yoomのチームプラン以上でご利用いただけます。
・AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
まとめ
この記事では、メールやフォーム、チャットツールなどで受け取ったファイルに含まれる情報をOCRで読み取り、Microsoft
手作業によるデータ入力は、時間がかかるだけでなく、ヒューマンエラーのリスクも伴います。プログラミングの知識がなくても、これらの定型的な入力作業を簡単かつ正確に自動化 できます。
これにより、営業担当者や関連部署のメンバーは、繰り返し作業から解放され、顧客とのコミュニケーションや戦略立案といった、より付加価値の高い業務に集中できるようになるはずです。
Yoomには、今回紹介した以外にも、Microsoft Dynamics365 Salesを中心とした様々な業務プロセスを自動化するためのテンプレートが豊富に用意されています。
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よくあるご質問
Q：手書きの文字や複雑なレイアウトの書類も読み取れますか？
A：
"OCR機能ではPDFや画像ファイル（JPEG、PNG など）を対象にした文字抽出が可能です。
印字された文字であれば高い精度で認識できますが、手書き文字や解像度の低い画像では、文字抽出の精度が落ちる場合があります。
手書き文字や特殊なデザインの名刺を扱う場合は、解像度の高いスキャンデータをアップロードすることを推奨します。
Q：請求書など、特定のキーワードを基準に情報を抽出できますか？
A：
はい、可能です。ミニプラン以上で使用できる「分岐」機能を使用することで、特定の条件を満たしたタスクでのみ次の設定を行うよう設定ができます。「分岐機能」については以下のリンクをご確認ください。
Q：連携がもし失敗した場合、エラーに気づく方法はありますか？
A：
連携が失敗した場合、Yoomのアカウント作成時に登録したメールアドレスに通知が送信されます。通知内容に掲載されているリンクからエラーの原因を確認することができます。エラー内容を確認し、修正が必要な場合は、Yoomのヘルプページを参考にしてみてください。
