Microsoft Dynamics365 Salesで取引先が作成されたら、Slackに通知する
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Microsoft Dynamics365 Salesを使った顧客管理や営業活動において、関連情報を他ツールへ手入力で転記したり、共有したりする作業に手間を感じていませんか。
Microsoft Dynamics365 Sales APIを活用すればこれらの業務を自動化できますが、「プログラミングの知識が必要なのでは…」と、導入のハードルを高く感じてしまいますよね。
そこで本記事では、Microsoft Dynamics365 Sales APIに関する基礎知識から、エンジニアでなくても様々なSaaSとMicrosoft Dynamics365 Salesを連携させる具体的な方法 までを分かりやすくご紹介します。
この記事を読めば、専門知識がなくてもAPI連携による業務自動化を実現し、日々の定型業務から解放されるはずです。付加価値の高いコア業務に集中できる未来を手に入れる ためにも、ぜひ最後までご覧ください。
とにかく早くMicrosoft Dynamics365 SalesのAPIを利用したい方へ
YoomにはMicrosoft Dynamics365 Sales APIを使った様々なアクションや、業務フローを自動化するためのテンプレート が用意されています。
今すぐ試したい方はこちら
Microsoft Dynamics365 Sales APIとは
Microsoft Dynamics365 Sales APIは、Microsoft Dynamics365 Salesと外部アプリ（Google、Microsoft、Salesforce、Notionなど）を繋げてデータの受け渡しを行い、業務フローを自動化できるインターフェースです。
APIはアプリケーション・プログラミング・インターフェース (Application Programming Interface）の略語です。
また、APIでは大きく分けて以下のような指示を出すことができます。
取得：APIを経由して、データを取得することができます。
追加：APIを経由して、データを追加することができます。
更新：APIを経由して、データを更新することができます。
削除：APIを経由して、データを削除することができます。
Microsoft Dynamics365 Sales APIでできること
Microsoft Dynamics365 Sales APIでできることをいくつかピックアップしたので、ご覧ください！
取引先企業が作成されたら通知する
Microsoft Dynamics365 Salesで新しい取引先が作成されるたびに手動で関係者に通知するのは手間がかかり、通知漏れのリスクもありますよね。
このアクションを自動化の起点として利用すれば、Slackなどのチャットツールに自動で通知を飛ばすことができ、スムーズな情報共有と対応漏れの防止を実現できます。
Microsoft Dynamics365 Salesで取引先が作成されたら、Slackに通知する
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取引先企業が作成・更新されたら通知する
取引先情報の更新も重要なイベントですが、その都度通知するのは面倒ではないでしょうか。
このアクションを自動化の起点として設定すると、Microsoft Teamsなどに自動通知することで、営業チーム全体で常に最新の顧客情報を共有し、認識のズレを防ぐことに繋がります。
Microsoft Dynamics365 Salesで取引先が更新されたら、Microsoft Teamsに通知する
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取引先企業を自動で作成する
Notionなどで管理している見込み顧客リストをMicrosoft Dynamics365 Salesに手作業で登録するのは非効率であり、入力ミスも起こりやすいはずです。
このアクションをフローの中に組み込み、Notionでページが作成されたら自動でDynamics 365 Salesに取引先を作成することで、データ入力の手間をなくし、営業活動の効率化を図れます。
Notionでページが作成されたら、Microsoft Dynamics365 Salesで取引先を作成する
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その他にも下記のようなアクションをAPI経由で実行が可能です。
■フローの中で設定できるアクション（フローボットオペレーション）
取引先企業情報を取得
取引先企業情報を更新
取引先担当者を作成
取引先担当者情報を取得
取引先担当者情報を更新
取引先担当者を削除
リード情報を更新
リード情報を取得
リードを削除
案件を作成
案件情報を更新
案件情報を取得
リードを作成
取引先企業を削除
案件を削除
リード情報を検索
取引先企業を検索
■フローの起点となるアクション（トリガーアクション）
リードが作成されたら
取引先担当者が作成されたら
案件情報が作成されたら
リードが作成・更新されたら
取引先担当者が作成・更新されたら
案件情報が作成・更新されたら
Microsoft Dynamics365 Sales APIの利用料金と注意点
Microsoft Dynamics365 SalesのAPIは、主に有料プランで利用できます。
リクエスト制限：プランによって1日のAPIリクエスト上限数が異なり、例えば「Sales Professional」以上のプランでは1ユーザーあたり最大40,000回、「Sales Team Member」プランでは最大6,000回のリクエストが可能です。
サービス保護制限：短時間にAPIリクエストが集中すると、サービスの安定性を保つために一時的にAPIが利用できなくなる場合があります。自動化フローを設計する際は、過度なリクエストが発生しないよう注意が必要です。
開発者向けプラン：開発やテスト目的でAPIを試せる無料の「Power Apps Developer Plan」も用意されていますが、こちらはあくまで開発・テスト用であり、商用利用はできません。また、機能にも一部制限があります。
このように、APIの利用にはプランごとのリクエスト制限などを考慮する必要があります。
※詳細はMicrosoft Dynamics365 Salesのサービスサイトをご確認ください。
実際に連携してみた！
ここではノーコードツールYoomが用意するテンプレートを使って、Microsoft Dynamics365 Sales APIを使った具体的な連携方法を紹介していきます！登録フォーム
[Yoomとは]
Microsoft Dynamics365 Sales APIとの連携方法
はじめにMicrosoft Dynamics365 Sales APIとYoomを連携する方法を紹介します。
アプリ一覧画面で、Microsoft Dynamics365 Salesを検索して選択します。
ドメインを注記に沿って入力し、「追加」をクリックすると連携完了です。
アカウントからサインアウトしている場合は、「追加」をクリック後、サインインすると連携完了です。
Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
今回は「Microsoft Dynamics365 Salesで取引先が作成されたら、Slackに通知する」という実際のフローボットも作成していきます！
Slackをマイアプリ連携
該当のテンプレートをコピー
Microsoft Dynamics365 Salesのトリガー設定およびSlackのアクション設定
トリガーをONにし、フローが起動するかを確認
Microsoft Dynamics365 Salesで取引先が作成されたら、Slackに通知する
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ステップ1：SlackとYoomの連携
Slackも先程のMicrosoft Dynamics365 Salesと同様、アプリ一覧から検索して選択しましょう。
続いて、アカウントにサインインします。
最後に、メッセージを通知したいチャンネルを設定し、「許可する」をクリックすると、連携が完了です。
ステップ2：テンプレートをコピー
ここからフローを作っていきます！
Microsoft Dynamics365 Salesで取引先が作成されたら、Slackに通知する
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コピーが成功すると、以下の画面が表示されるので「OK」をクリックします。
これで、マイプロジェクトにテンプレートがコピーされました。
ステップ3：Microsoft Dynamics365 Salesのトリガー設定
それでは、Microsoft Dynamics365 Salesの設定から始めます。
続く画面は、すでに設定されているので次へ進みます。
タイトルは変更可能です。
連携するアカウント情報には、Yoomと連携したアカウントが表示されます。
トリガーアクションには、自動化の起点となる操作が設定されています。
トリガーの起動間隔を設定してください。
ここで設定した時間間隔ごとに、Microsoft Dynamics365 Salesで取引先企業が作成されたかを確認します。
トリガーの起動タイミングは、5分、10分、15分、30分、60分のいずれかを設定できます。
利用プラン
ドメインを注記に沿って設定したら、テストを行いましょう。
テストが成功すると、Microsoft Dynamics365 Salesの取引先情報が取得されるので、確認したら保存してください。
テストでは、直近で登録した取引先情報を取得します。
Microsoft Dynamics365 Salesに登録した取引先企業の情報に、空欄の項目がある場合は取得した値に項目のみが表示されます。（例：以下のFAXなど）
取得した値（アウトプット）
ステップ4：Slackに通知する設定
最後に、Microsoft Dynamics365 Salesから取得した情報を利用して、Slackに通知する設定を行います。
続く画面は、すでに設定されているので、ステップ３と同様に内容を確認し、次へ進みます。
投稿先のチャンネルIDを候補から設定してください。
通知するメッセージを設定します。
Microsoft Dynamics365 Salesの情報を設定する場合は、取得した値から設定してください。
設定が済んだらテストを行いましょう。
テストが成功すると、Slackにメッセージが通知されるので確認してください。
メッセージに問題がなければ、Yoomに戻り設定を保存します。
最後に、トリガーをONにすると、すべての設定が完了です。
あとでトリガーをONにする場合は、フローボットの一覧画面から設定できます。
Microsoft Dynamics365 Sales APIを活用した自動化の例
今回紹介した事例以外でも、Yoomではさまざまなサービスとの連携が可能で、それぞれに対応したテンプレートが用意されています。
普段使用しているサービスと連携できるテンプレートを活用して、Microsoft Dynamics365 Salesを使った業務フローを自動化しましょう！
1. Microsoft Dynamics 365 Salesからのデータ連携と通知
Microsoft Dynamics 365 Salesで取引先が登録されたらOneDriveに取引先ごとのフォルダを自動作成できます。
また、案件情報が作成されたらMicrosoft Teamsに通知したり、リードにOutlookで定型メールを通知したりも可能です。
これにより、営業活動に伴うファイル管理、情報共有、顧客連携、データ集計を自動化し、業務効率を向上させます。
Microsoft Dynamics365 Salesでリードが登録されたらMicrosoft Excelに追加する
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Microsoft Dynamics365 Salesでリードに定型メールをOutlookに通知する
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Microsoft Dynamics365 Salesで取引先が登録されたらOneDriveに取引先ごとのフォルダを作成する
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Microsoft Dynamics365 Salesから指定の顧客をIntercomのコンタクトに登録する
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Microsoft Dynamics365 Salesで案件情報が作成されたらMicrosoft Teamsに通知する
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2. 外部サービスからMicrosoft Dynamics 365 Salesへの情報自動登録・同期
Googleフォームの回答内容、Salesforceの取引先レコード、Apolloのコンタクト情報、Gmailで受信したメールの署名情報、Zendeskで作成されたチケットなどをトリガーに、自動でMicrosoft Dynamics 365 Salesに取引先企業やリードを登録・同期できます。
これにより、様々なチャネルから集まる顧客情報をMicrosoft Dynamics 365 Salesに一元化し、手動でのデータ入力の手間を省き、営業活動の迅速化とデータの一貫性を確保します。
Apolloで登録されたコンタクト情報をMicrosoft Dynamics365 Salesに追加する
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Googleフォームで回答が送信されたら、Microsoft Dynamics365 Salesに取引先企業を作成する
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Gmailで受信したメールの署名情報からMicrosoft Dynamics365 Salesにリードを登録する
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Salesforceで取引先オブジェクトにレコードが登録されたらMicrosoft Dynamics365 Salesに同期する
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Zendeskでチケットが作成されたらMicrosoft Dynamics365 Salesにリードを登録する
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まとめ
Microsoft Dynamics365 SalesのAPIを利用することで、これまで手作業で行っていた顧客情報の転記やチームへの共有業務が自動化され、日々の手間の削減やヒューマンエラーの防止に繋がります。
また、担当者がこうした定型業務から解放されることで、顧客との対話や戦略立案といった、本来注力すべきコア業務に集中できる環境が整うはずです。
今回ご紹介したような業務の自動化は、ハイパーオートメーションツール「Yoom」を活用すれば、プログラミングの知識がない方でも直感的な操作で簡単に実現しやすいです。もしMicrosoft Dynamics365 Salesを利用した自動化に少しでも興味を持っていただけたら、ぜひこちら
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