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名刺データのデジタル管理が可能なSansanは、日常的に大量の名刺を管理しなければならないポジションにとって大変便利ですよね。名刺データが一目瞭然になるため、チームで共有し合うことも容易になります。
また、Sansanの情報をAirtableのようなデータベースに転記することで、請求書を作成する経理担当者や、企業同士の関わりを把握したい経営層といったポジションも確認しやすくなります。
しかし、ここで問題なのが、Sansanのデータを変更した際、Airtableのデータも同時に更新しなければならないということ。同じタイミングで更新をしなければ、どちらのデータが最新のものなのかわからなくなってしまいます。
とはいえ、仕事が立て込んでいると、つい後回しになってしまうことはありませんか？
そこで今回はこのようなお悩みを解決するため、SansanとAirtableを連携してみました！具体的な連携方法を紹介しているので、ぜひご覧ください。
Sansanの名刺データが更新されると、Airtableのデータも自動的に更新されるようになります。どちらのツールでも常に最新情報が反映でき、データの正確性が保ちやすくなるでしょう。忙しい時でもSansanのみ更新してしまえば良いため、労力を節約し、作業時間が短縮可能です。
また、Sansanに登録した名刺を再びAirtableにも手入力する作業が不要であるため、二度手間が省けます。
結果として作業フローの見直しとなり、業務負担の軽減につながるでしょう。
Sansanを使用している部署とAirtableを使用している部署が異なる場合でも、この連携は大変有効です。
本来であれば、Sansanの名刺データを更新した際、その旨を他部署へ連絡する必要があります。しかし、アプリ連携により自動更新されるようになればこのような連絡作業を削減可能です。これにより、連絡を忘れた際に起こりえる連携ミスが防げるでしょう。
さらに、更新はオンタイムで行わるため、新しいデータの確認がスムーズに行いやすくなります。業務の効率の向上につながると共に、部署間の連携もとりやすくなります。
[Yoomとは]
これから、プログラミング不要でアプリ連携が可能なYoomで、「Sansanで名刺情報が更新されたらAirtableに追加する」というフローボットの作成方法を紹介します。
Yoomの登録後、ぜひ作成してみてください！
【ご確認ください】
※Sansanは一部有料プランでのみご利用いただけます。
※有料プランは2週間の無料トライアルを行うことが可能です。
上記のフローボットテンプレートは、下記よりコピー可能です。
1.上のバナーの「詳細を見る」をクリック
2.移行した画面下部の「このテンプレートを試してみる」をクリック
3.Yoomの登録を行う
※既に登録が完了している場合はログイン画面が表示されるので、ログインしましょう。
テンプレートがコピーされ、上記のような画面になります。
Yoomの「マイプロジェクト」というページに移行しているため、画面の左側にあるメニューから「マイアプリ」を選択してください。
まずは、Yoomと各ツールの連携を行います。右上の「新規接続」をクリックしましょう。
1.検索する
Sansanのアイコンをクリックします。
2必須項目を入力する
補足に従い、Sansanの管理画面からAPIキーを取得しましょう。
3.追加する
必須項目が入力できたら、右下の追加をクリックします。
上記の表示がされれば連携完了です。
1.Airtableの準備
使用するAirtableを現段階で用意します。
今回は画像のように作成しました。このとおりではなくても構いません。好みのフィールドを用意しましょう。
2.検索する
Airtableの準備ができたら、検索ボックスにAirtableと入力し、Airtableのアイコンをクリックします。
3.サインイン
Airtableのサインイン画面が表示されます。Sansanと連携したいアカウントでサインインを行いましょう。
4.ベースを追加する
サインインをすると、上記の画面へ移行します。
赤枠部分の「ベースを追加」をクリックし、Sansanの更新を反映したいベースを選択してください。
5.アクセスを許可
ベースの追加が完了したら「アクセスを許可する」を押します。
Yooｍの画面に戻り、上記の表示が出たら連携完了です。
次は、マイプロジェクトにテンプレートコピーして、フローボットを作成していきます。
コピーがまだの場合は、フローボットテンプレートを下記よりコピーしてください。
1.バナーにカーソルを合わせ「詳細を見る」をクリック
2.移行したページの「このテンプレートを試す」をクリック
3.Yoomの登録を行う
※既に登録が完了している場合はログイン画面が表示されるので、ログインしましょう。
1.マイプロジェクトを開く
画面左側のメニューから「マイプロジェクト」を開きましょう。
2.コピーしたテンプレートを開く
「【コピー】Sansanで名刺情報が更新されたらAirtableに追加する」をクリックします。
3.アプリトリガーを選択
Sansanのアイコンの「名刺情報が更新されたら」を選択してください。
次へを押します。
4.トリガー起動間隔の設定
プルダウンから起動間隔を設定しましょう。トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
5.名刺情報を更新する
別タブでSananを開き、テスト用の名刺を更新してください。
6.テストの実行
Yoomに戻り、テストボタンを押しましょう。
テスト成功と表示が出たら、トリガーの設定は完了です。保存をしましょう
1.アプリと連携する
Airtableのアイコンの「レコードを作成」を選択してください。
次へを押します。
2.IDの入力
ボックス下部の補足に従い、AirtableのURLからコピー＆ペーストしましょう。
3.フィールド情報の入力
次はフィールド名を設定していきます。
例えば、上記の場合は「値=姓名」です。
Airtableでは「姓名=名前」のため、フィールド名には「名前」と入力します。
このように「値」と連動する「Airtableのフィールド名」を入力しましょう。
4.フィールド情報の増設
テンプレートを使用しフローボットを作成しているためいくつかのフィールドは用意されていますが、他に追加したいフィールドがある場合は増設することが可能です。
赤枠部分をクリックしましょう。
空のフィールド情報が追加されます。
値のボックスをクリックしてください。
Sansanの項目を選択しましょう。
Sansanの名刺データが一覧表示されるため、Airtableで更新したい情報をクリックし、挿入します。
値が入力出来たら、連動するAirtableのフィールド名を入力しましょう。
5.テストの実行
設定ができたら、下部にあるテストボタンを押しましょう。
青くテスト成功と表示がされれば設定は完了となります。保存を押してください。
6.トリガーをONにする
フローボットの作成が完了すると、上記のような表示がされます。
トリガーは初期設定ではOFFの状態なので、ONにしましょう。
今回使用したフローボットテンプレート
Sansanで名刺情報が更新されたらAirtableに追加する
他にも、SansanやAirtableを使った自動化の例がYoomにはたくさんあるので、いくつか紹介します。
1.Sansanで登録された名刺情報をAirtableに追加する
更新だけではなく追加も自動化可能です。今回のフローボットとの併用がおすすめです。
2.Sansanで名刺情報が更新されたらNotionに追加する
様々なデータとクリエイティブにまとめたい場合、Notionとの連携はいかがでしょうか。
3.Sansanに登録された名刺情報をkintoneに登録する
kintoneとの連携にも対応しています。好みのツールと連携してみましょう。
仕事で接点を得た相手は、いつどのような形で深い関わり合いを持つかわかりませんよね。
そのため、名刺の管理は確実に行い、いつでも正しい情報を保管しておける環境を整えるのがベストと言えます。
今回の自動化は、業務フローを短縮し、手入力の負担を軽減させることができます。効率アップにもつながるため、ぜひ取り入れてみてくださいね。
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