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「Google スプレッドシートでピボットテーブルを使っているけれど、元データが更新されるたびに手動でピボットテーブルも更新するのが面倒…」「データの変更に気づかず、古いピボットテーブルの情報に基づいて判断してしまった…」このように、Google スプレッドシートのピボットテーブル運用において、手作業による更新の手間や情報の鮮度に関する課題を感じていませんか？
もし、<span class="mark-yellow">データソースの変更に応じてピボットテーブルが自動で最新の状態に更新される仕組み</span>があれば、これらの悩みから解放され、常に正確なデータに基づいた分析やレポート作成が可能になり、集計作業に費やしていた時間を他の重要な業務に集中できるようになります！
今回ご紹介する自動化の設定は、ノーコードで簡単に設定できて、手間や時間もかからないので、ぜひ自動化を導入して作業をもっと楽にしましょう！
Yoomには<span class="mark-yellow">Google スプレッドシートのピボットテーブルを更新する業務フロー自動化のテンプレート</span>が用意されているので、「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
普段お使いの様々なツールでのアクションをきっかけに、Google スプレッドシートのピボットテーブルを自動で更新する方法を、具体的なテンプレートを使って紹介します！
気になる内容があれば、ぜひクリックしてみてください！
<span class="mark-yellow">Airtableみたいなデータベースでレコードが増えたとき、自動でGoogleスプレッドシートのピボットテーブルを更新する</span>ことができます。手作業での入力や更新漏れを防げるので、常にフレッシュなデータを使って安心して分析に集中できますよ。
<span class="mark-yellow">Discordのようなチャットツールで特定の回答が送信されたことをトリガーとして、関連するGoogle スプレッドシートのピボットテーブルを自動更新する</span>こともできます。
コミュニケーションの中で発生するデータをリアルタイムに集計・分析に活用できます！
<span class="mark-yellow">Boxなどのストレージサービスに新しいファイルがアップロードされたタイミングで、Google スプレッドシートのピボットテーブルを自動更新する</span>設定も可能です。
ファイルベースのデータ更新が多い業務フローにおいても、ピボットテーブルの鮮度を保てます！
それではここから代表的な例として、Airtableでレコードが追加された際に、Google スプレッドシートのピボットテーブルを自動で更新するフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
AirtableをYoomに接続するためのマイアプリ登録を行いましょう。
最初にマイアプリ登録を済ませておくと、自動化設定がスムーズに進められます。
Yoomページ画面左側のマイアプリをクリックし、「新規接続」を選択します。
右上の検索窓に「Airtable」と入力し、検索結果からAirtableのアイコンを選択します。
表示された画面で、メールアドレスを入力し、「続く」をクリックしてください。
次の画面で、パスワードを入力し、「サインイン」をクリックしてください。
次の画面で、ベースを追加し、「アクセスを許可する」をクリックしてください。
マイアプリにAirtableが表示されていれば、登録完了です。
次に、YoomとGoolgeスプレッドシートを連携していきます。
マイアプリの新規接続一覧の中から、Googleスプレッドシートをクリックします。
下の画像が出てきたら、「Sign in with Google」をクリックします。
アカウントの選択画面から、お持ちのアカウントでログインを行ってください。
連携したいアカウントを選択します。
※表示されたアカウント以外を連携したい場合は「別のアカウントを使用」をクリックし、連携したいアカウントでログインしてください。
画面が遷移しますので「次へ」をクリックします。
「次へ」をクリックします。
Yoomが信頼できることの確認が求められるので「続行」を選択します。
Yooｍの画面に戻り、下記の表示が出たら連携完了です！
ここから、フローの作成に入ります！
Yoomのテンプレートを利用することで簡単に業務の自動化を実現できます。
まずは、下記テンプレートページを開き、「このテンプレートを試してみる」をクリックしましょう。
コピーすると下の画像のようにテンプレートがお使いのYoom管理画面にコピーされるので、OKを押して設定を進めていきましょう！
それでは、各フローの設定をしていきます。
下記「レコードが登録されたら」をクリックしてください。
こちらで、Airtableのトリガー設定をしていきます。
まず、マイアプリ連携をしたアカウントと一致することを確認したらご確認ください。
「トリガーアクション」は「レコードが登録されたら」のままで大丈夫です。
今回はAirtableへのレコード追加をトリガーとして設定するためです。
確認したら「次へ」をクリックしましょう。
API接続設定をしていきます。
接続したいAirtableのBase情報を用意しておきましょう。
今回の例では、以下のようなBaseを使っていきます。
ご自身のAirtableのBaseを用意したら、Yoomの設定を進めていきます。
「トリガーの起動間隔」はプルダウンから任意の間隔を選択します。
起動間隔は、5分・10分・15分・30分・60分から選べます。なお、基本的にはそのプランの最短の起動間隔にしてお使いいただくことをおすすめします。
※ ご利用プランによって、設定できるトリガーの最短間隔が異なります。ご注意ください。
「ベースID」「テーブルID」「Created Timeのフィールド名」は、入力欄下の説明に従って、入力してください。
入力が完了したら、「テスト」をクリックしてください。
テストが成功すると「取得した値」に下記の通りAirtableのBaseの値が表示されます。
Googleスプレッドシートに追加する値を設定するため、「+取得する値を追加」をクリックしてください。
下記のようなポップアップが表示されるので、追加したい値の「+」マークをクリックしてください。
今回の例では、「年代（代）」と「年収（万円）」を追加していきます。
完了したら右下の「追加」をクリックし、元の画面の「保存する」で次に進みます。
続いて、Googleスプレッドシートの設定をしていきます。
「レコードを追加する」をクリックしてください。
マイアプリ連携をしたアカウントと一致することを確認してください。
ここで、連携したいGoogle スプレッドシートを用意してください。
今回の例では、先ほどのAirtableの例にあわせて、下記の様なGoogle スプレッドシートを用意しています（シート名は「年代-年収」としています）。
Google スプレッドシートが用意出来たら、Yoomで連携を進めて行きます。
「スプレッドシートID」と「スプレッドシートのタブ名」は、入力欄をクリックすると、プルダウンが出てくるので、連携したいものを選択します。
「テーブル範囲」はピボットテーブルが参照している、元データの範囲を入力してください。
今回の例では「A1:B12」となります。
※現時点で値が入力されている範囲で大丈夫です。
下記のように入力できましたら、「次へ」をクリックします。
詳細の設定をしていきます。
追加するレコードの値は、Google スプレッドシートの項目に合わせて、Airtableから取得した値を設定していきます。
先ほどと同じように、入力欄をクリックするとプルダウンが出てきますので、該当のものを選択してください。
下記のように、入力が完了したら「テスト」をクリックします。
テスト成功と表示され、レコードが追加されているのをご確認ください。
Google スプレッドシートを確認すると、先ほど取得したAirtableの値が追加され、ピボットテーブルも更新されています。
確認したら、Yoomに戻り、「保存する」をクリックします。
以下の画面の赤枠部分「トリガーをON」ボタンをクリックすると、フローボットが自動的に起動します。
Yoomでは、レコード更新だけでなくGoogle スプレッドシートと組み合わせた多様な自動化を構築できます。
ここでは、日常業務の手間を減らすための便利なフローをいくつか紹介します。
効率化のヒントとして、興味のあるものがあれば試してみてください！
Googleスプレッドシートは、タスク管理や進捗共有に非常に便利です。しかし、情報が更新されても、関係者が見に行かなければ気づかないことも……。
Googleスプレッドシートの行が更新・追加されたタイミングで、Slackなどのチャットツールに自動で通知できます。
これにより、チームは常に最新の情報をリアルタイムで把握でき、確認漏れや対応の遅れを防ぎます。
「Notionで管理しているタスク情報を、Google スプレッドシートでも集計したい」「Google スプレッドシートに新しいプロジェクト行を追加したら、関連資料を保管するGoogle Driveフォルダも作りたい」といったニーズはありませんか？
Yoomを介して各ツールを連携させることで、手動でのデータ転記やフォルダ作成の手間をなくし、情報の一元管理と整理を自動化できます。
Googleスプレッドシートで顧客リストや案件情報を管理しているなら、そのデータを活用して営業活動やバックオフィス業務を大幅に効率化できます。例えば、Google スプレッドシートの情報を元に請求書を自動で作成・発行し、Gmailで送付します。
さらに、新しい顧客情報を行追加するだけで、SalesforceなどのCRMツールに顧客レコードを自動で登録することも可能です。面倒な定型業務から解放され、より重要な業務に集中できます。
Yoomではピボットテーブルの更新以外にもGoogle スプレッドシートを活用した様々な自動化を実現できます。
ここでは、Google スプレッドシートに関連する他のテンプレートをいくつかご紹介します。
以下のテンプレートを使用すれば、行の追加や更新をトリガーにフォルダーやレコードを追加したり、登録している顧客情報をもとに請求書を発行できます。
Google スプレッドシートのピボットテーブル更新を自動化することで、<span class="mark-yellow">これまで手作業で行っていたデータ更新の手間を大幅に削減し、ヒューマンエラーによる集計ミスや古い情報に基づく誤った判断を防ぐことができます。</span>これにより、担当者はデータ集計作業から解放され、分析や戦略立案といったより付加価値の高い業務に集中できる時間を確保できます！
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、直感的な操作で簡単に業務フローを構築できます！
もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
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