フォーム送信をトリガーに入社者のアカウント発行と招待、完了報告をAIが一括実行する
フォーム送信をトリガーに入社者のアカウント発行と招待、完了報告をAIが一括実行する
Yoomのテンプレートを使えば、ノーコードで簡単に
AIワーカー
と
Gmail
と
Slack
と
SmartHR
を自動連携できます。
■概要
新しいメンバーの入社に伴うアカウント発行や招待作業は、複数のツールを行き来する必要があり、人事担当者にとって大きな負担ではないでしょうか。特にSaaSの利用数が増えるほど、設定漏れや作業ミスのリスクも高まります。このワークフローを活用すれば、フォームへの回答をきっかけに、AIが入社者の情報を正確に読み取り、複数のアプリへの招待処理を自動で一括実行します。AIが複雑な処理を代行するため、個別の設定作業に追われることなく、スムーズな入社準備を整えることが可能です。
■このテンプレートをおすすめする方
- 入社手続きの際、SmartHRやSlackなど複数のSaaSへのアカウント招待作業を効率化したい人事労務担当者の方
- 複雑な条件分岐の設定を避け、AIを活用して柔軟かつ安全にアカウント発行プロセスを自動化したい情シス担当者の方
- 新入社員の受け入れ準備における作業漏れを防ぎ、入社初日から円滑に業務を開始できる環境を整えたい経営者の方
■このテンプレートを使うメリット
- フォーム送信をきっかけにAIがアカウント発行と招待を自動で行うため、手作業による転記ミスや招待漏れのリスクを最小限に抑えられます。
- 複数のアプリへの個別ログインや操作が不要になり、入社手続きに要する時間を短縮して本来注力すべきオンボーディング業務に集中できます。
■フローボットの流れ
- はじめに、Gmail、Slack、SmartHRをYoomと連携します
- 次に、トリガーで、Yoomの「フォームに回答したら」というアクションを設定します
- 次に、オペレーションで、AIワーカーに「入社者の情報を読み取り、各アプリのアカウント発行と招待処理を実行し、結果をまとめるためのマニュアル（指示）」を作成し、SmartHRの「従業員を招待する」アクションとSlackの「チャンネルにユーザーを招待する」アクション、およびGmailの「メールを送る」アクションを使用ツールとして設定します
- 次に、オペレーションで、Gmailの「メールを送る」アクションを設定し、入社者へウェルカムメールを送信します
- 最後に、オペレーションで、Slackの「チャンネルにメッセージを送る」アクションを設定し、処理結果を特定のチャンネルに通知します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■このワークフローのカスタムポイント
- Yoomのフォーム設定では、入社者の氏名、メールアドレス、入社日など、アカウント発行に必要な項目を任意にカスタマイズして作成してください。
- AIワーカーのマニュアル（指示）を編集することで、特定の部署ごとに招待するSlackチャンネルを分けるなど、組織のルールに合わせた柔軟な調整が可能です。
- GmailのウェルカムメールやSlackの通知内容には、回答されたフォームの情報を変数として組み込み、パーソナライズされたメッセージを送るように設定してください。
■注意事項
- Gmail、Slack、SmartHRのそれぞれとYoomを連携してください。
- SmartHRはミニプラン以上でご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・パーソナルプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプラン・チームプラン・サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
- AIワーカー内で使用するツール（アプリ）についてもマイアプリ連携が必要です。
- AIワーカーの基本設定は「【AIワーカー】基本的な設定方法」をご参照ください。
- AIワーカーの同時実行数・作成可能なAIワーカー数・利用可能なAIモデルはご契約中のプランによって異なります。
- AIワーカー内でご利用いただけるアプリやオペレーション等はフローボットの利用制限と同様です。
- AIワーカーは、テスト実行でも本番実行と同様にタスクを消費しますのでご注意ください。詳細は「【AIワーカー】タスク実行数の計算方法」ご参照ください。
- AIワーカーはマニュアルを詳細に設定することで適切な処理を実行しやすくなります。詳細は「【AIワーカー】マニュアルの作成方法」をご参照ください。
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Gmail
YoomではGmailのAPIとノーコードで連携し、Gmailからのメール送信を自動化することが可能です。請求書や契約書などを自動的に作成しGmail経由で送付したり、問い合わせなどに対して自動的に返信を行うことができます。
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Slack
YoomではSlackのAPIをノーコードで活用することができます。YoomとSlackを連携することで、様々なSaaSとSlackを自由に連携し、あらゆる通知をSlackで受け取ることが可能です。また、Slackにメッセージが送信されたことをトリガーにボットを起動することも可能です。
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SmartHR
YoomではSmartHRのAPIをノーコードで活用することができます。新入社員の入社時にSmartHRに新たに従業員を登録したり、社内で組織変更が行われた際にSmartHR内の部門情報を一括更新することが可能です。また、SmartHRの従業員情報や他SaaSの情報をYoomデータベースに集約し、従業員情報の一元管理まで実現します。
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@pocketで従業員情報が登録されたらSmartHRに追加するフローです。SmartHRへのデータ入力が自動化されるため、ツール間のデータの整合性が保たれ、管理業務にかける工数を削減することが可能です。
@pocketで従業員情報が登録されたらSmartHRに追加する
ノーコードで実行可能なAPIアクション
実行可能なAPIアクション
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