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■概要
HubSpotでの取引ステージの更新情報の共有は迅速に行いたいものの、手動での通知は手間がかかり、抜け漏れも発生しやすいのではないでしょうか。
特に重要なステージ変更を見逃すと、ビジネスチャンスを逸失する可能性も否定できません。
このワークフローを活用すれば、HubSpotで取引が指定のステージに更新された際に、自動でDiscordへ通知できるため、スピーディーな共有と業務の質向上が見込めます。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
「あれ、また見逃してたのか…」
HubSpotの取引ステージが更新されたのに、チーム内で誰も気づかず、せっかくの商談チャンスが流れてしまった…そんな経験ありませんか？HubSpotは便利なCRMですが、更新情報の共有やタスクの割り振りなどをすべて手動でやっていては、どうしても漏れやムダが発生します。そこで便利なのが、アプリ連携による業務フローの効率化です。たとえば、HubSpotで取引ステージが変わったタイミングでDiscordに自動通知を送ったり、Googleカレンダーに商談予定を自動登録したり、Google スプレッドシートとデータを双方向に同期させることが可能です。
本記事では、「HubSpotと他ツールを連携して業務プロセスを自動化する方法」を画像付きで詳しく解説していきます。今より一歩先の営業体制を目指している方は、要チェックです！
YoomにはHubSpotのデータを他のアプリケーションに連携する業務フロー自動化のテンプレートが用意されているので、「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
■概要
HubSpotでの取引ステージの更新情報の共有は迅速に行いたいものの、手動での通知は手間がかかり、抜け漏れも発生しやすいのではないでしょうか。
特に重要なステージ変更を見逃すと、ビジネスチャンスを逸失する可能性も否定できません。
このワークフローを活用すれば、HubSpotで取引が指定のステージに更新された際に、自動でDiscordへ通知できるため、スピーディーな共有と業務の質向上が見込めます。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
HubSpotは非常に強力なCRMプラットフォームですが、他のツールと連携することでさらにその価値を高めることができます。ここでは、HubSpotを起点とした様々な業務を自動化し、日々の作業を効率化するための具体的なテンプレートを紹介します。気になる内容があれば、ぜひクリックしてみてください！
HubSpotでの取引ステージ更新や新規リード獲得といった重要なイベントを、SlackやDiscordなどのチャットツールへリアルタイムに自動通知することで、チーム内での情報共有を迅速化し、対応漏れを防ぐことができるので、営業機会の損失リスクを低減させ、顧客対応のスピードアップに繋げましょう！
■概要
HubSpotでの取引ステージの更新情報の共有は迅速に行いたいものの、手動での通知は手間がかかり、抜け漏れも発生しやすいのではないでしょうか。
特に重要なステージ変更を見逃すと、ビジネスチャンスを逸失する可能性も否定できません。
このワークフローを活用すれば、HubSpotで取引が指定のステージに更新された際に、自動でDiscordへ通知できるため、スピーディーな共有と業務の質向上が見込めます。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
HubSpotとSalesforceのような他のCRMや、Googleスプレッドシート、kintoneといったデータベース間で顧客情報や取引データを自動的に同期・追加することで、データの二重入力を防ぎ、常に最新の情報に基づいた意思決定を行えるようになるため、データの一元管理を実現し、部門間の連携を強化しましょう！
■概要
HubSpotに新しい会社情報が登録されるたび、Salesforceにも手動で情報を入力するのは手間がかかり、入力ミスも心配ではありませんか？
このワークフローを活用すれば、HubSpotでの会社作成をトリガーに、Salesforceへ取引先情報が自動で追加されるため、こうしたデータ入力の課題をスムーズに解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
HubSpotでの特定の取引が重要なステージに進んだ際や、特定のアクションが必要になった場合に、GoogleカレンダーやOutlookカレンダーといったスケジュールツールに自動で関連タスクや会議予定を登録することで、重要なフォローアップの機会を逃さず、計画的な営業活動をサポートするので、タスク管理の抜け漏れを防ぎ、効率的な時間活用を実現しましょう！
■概要
HubSpotでの取引ステージ管理において、特定のステージに進んだ際に手動でGoogleカレンダーに予定を登録する作業は、手間がかかるだけでなく、対応漏れや遅延の原因となることもあります。
このワークフローを活用すれば、HubSpotで取引が指定のステージに更新されたことをトリガーとして、自動でGoogleカレンダーに予定を作成するため、こうした課題を解消し、スムーズな顧客対応を実現できます。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
それではここから代表的な例として、HubSpotで取引が特定のステージに更新された際に、その情報をDiscordの指定チャンネルへ自動で通知するフローを解説していきます！この設定により、チームメンバーはHubSpotを常に確認しなくても、重要な進捗をリアルタイムで把握できるようになります。
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
フローは大きく分けて、以下の手順で作成していきます。
■概要
HubSpotでの取引ステージの更新情報の共有は迅速に行いたいものの、手動での通知は手間がかかり、抜け漏れも発生しやすいのではないでしょうか。
特に重要なステージ変更を見逃すと、ビジネスチャンスを逸失する可能性も否定できません。
このワークフローを活用すれば、HubSpotで取引が指定のステージに更新された際に、自動でDiscordへ通知できるため、スピーディーな共有と業務の質向上が見込めます。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
はじめに、HubSpotとDiscordをYoomに接続するためのマイアプリ登録を行いましょう。
事前にマイアプリ登録を済ませておくと、自動化フローの設定がスムーズに進められますよ！
フローの作成を始める前に、あらかじめYoomと連携するHubSpotの、取引を指定のステージに更新しておきましょう！
※後続のHubSpotのトリガー設定時のテストで必要になります。
今回は下図のような取引を更新してみました。
テスト用のため、内容は架空の情報（「株式会社test」や「テスト太郎」など）でOKです！
1.Yoomページ画面左側のマイアプリをクリックし、「新規接続」を選択します。
右上の検索窓に「HubSpot」と入力し、検索結果からHubSpotのアイコンを選択します。
2.表示された画面で、「HubSpotアカウントにサインイン」をクリックしましょう。
3.次の画面で、メールアドレスを入力し、「次へ」をクリックしてください。
次の画面で、パスワードを入力し、「ログイン」をクリックしてください。
次の画面で、チェックボックスにチェックを入れ、「アプリを接続」をクリックしてください。
4.続いてDiscordをマイアプリ登録します。
先ほどと同様に、連携可能なアプリ一覧からDiscordを検索します。
次の画面で、必須項目を入力し、「追加」をクリックしましょう。
※Discordの詳しい登録方法は、こちらをご参照ください。
マイアプリにHubSpotとDiscordが表示されていれば、登録完了です。
ここから、実際にフローを作っていきましょう！
簡単に設定できるようテンプレートを利用します。以下のバナーの「試してみる」をクリックして、テンプレートをコピーしてください。
■概要
HubSpotでの取引ステージの更新情報の共有は迅速に行いたいものの、手動での通知は手間がかかり、抜け漏れも発生しやすいのではないでしょうか。
特に重要なステージ変更を見逃すと、ビジネスチャンスを逸失する可能性も否定できません。
このワークフローを活用すれば、HubSpotで取引が指定のステージに更新された際に、自動でDiscordへ通知できるため、スピーディーな共有と業務の質向上が見込めます。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
クリックすると、テンプレートがお使いのYoom画面に自動的にコピーされます。
「OK」をクリックして、設定を進めましょう！
※コピーしたテンプレートは、「マイプロジェクト」内の「フローボット」に、「【コピー】HubSpotで取引が指定のステージに更新されたらDiscordに自動で通知する」という名前で格納されています。
「あれ？テンプレートどこいった？」となった際には、マイプロジェクトから確認してみてくださいね！
1.まずは、アプリトリガー設定です。
先ほどの画面で「OK」をクリックして、表示された画面のアプリトリガー「取引が指定のステージに更新されたら」をクリックしましょう。
2.連携アカウントとアカウント選択画面が表示されるので、設定内容を確認しましょう。
連携するアカウント情報には、ステップ1で連携したアカウント情報が反映されています。トリガーアクションはそのままにして、「次へ」をクリックしてください。
3.表示された画面で、詳細を設定します。
「トリガーの起動間隔」を選択してください。基本的には、最短の起動時間で設定することをおすすめします。
※トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
※Yoomプランの詳しい説明は、こちらを参照してみてください。
4.「パイプライン」は、入力欄をクリックして表示される候補から選択してください。
候補は、連携しているアカウントに紐づいて表示されます。
「取引ステージ」は、入力欄をクリックして表示される候補から選択してください。
5.入力を終えたら「テスト」をクリックし、「取得した値」にアウトプットとしてデータが抽出されていることを確認してください。
取得したアウトプットは、後続の設定で活用できます！
※アウトプットとは？
アウトプットとは、トリガーやオペレーション設定時に、「テスト」を実行して取得した値のことを指します。
取得したアウトプットは、後続のオペレーション設定時の値としてご利用いただくことができ、フローボットを起動する度に、変動した値となります。
※詳しくは、こちらをご参照ください。
1.アプリと連携する「メッセージを送信」をクリックしましょう。
各項目を確認し、「次へ」をクリックします。
2.API接続設定を行います。
「チャンネルID」は、入力欄下の説明に従って、入力してください。
「メッセージ内容」は、入力欄をクリックして表示されるアウトプット(取得した値)から選択できます。
※今回は、以下画像のように設定しました。
設定完了後は「テスト」を行い、実際にDiscordにデータが通知されることを確認してください。
確認後、保存しましょう。
全ての設定が完了すると、下図のようなポップアップが表示されます。赤枠部分の「トリガーをON」をクリックすると、設定したフローボットが起動するので動作確認をしましょう！
HubSpotのAPIを活用することで、様々な自動化の実現が可能になります。
HubSpotにフォームが送信されたり、新規コンタクトが登録されたタイミングで、Google Chatに通知を送ったり、Gmailで自動的にメールを送信したりすることができます。また、HubSpotに新たなコンタクトが作成された際にZoomミーティングを自動生成し、その詳細をメールで共有することも可能です。
■概要
Meta広告（Facebook）にリード情報が登録されたら、HubSpotにコンタクトを作成するフローです。
Yoomを利用すると、プログラミング不要で簡単にこのフローを実現することができます。
■このテンプレートをおすすめする方
1.HubSpotとMeta広告（Facebook）を連携させているマーケティング担当者
・Meta広告（Facebook）から獲得したリードを自動でHubSpotのコンタクトとして登録し、効率的なリード管理を行いたい方
・手作業でのデータ入力の手間を省きたい方
・リード情報を活用したマーケティングオートメーションを構築したい方
2.HubSpotを利用している営業担当者
・Meta広告（Facebook）から獲得した見込み客情報をHubSpotで一元管理し、営業活動に活用したい方
■このテンプレートを使うメリット
Meta広告（Facebook）のリード情報をHubSpotのコンタクトとして一元管理することで、顧客情報や行動履歴を統合的に把握できます。HubSpotのワークフロー機能と連携することで、リードナーチャリングを自動化し、効率的なマーケティング活動ができます。
■注意事項
・Meta広告（Facebook）、ZoomそれぞれとYoomを連携してください。
■概要
HubSpotに新規コンタクトが登録されたらGmailでメールを送信するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.営業部門
・新しいリードや顧客情報をチーム全体で共有し、迅速に対応したい営業チーム
・新しいコンタクトに対するフォローアップをチームで連携して行いたい部門
2.カスタマーサポートチーム
・新しい顧客情報をタイムリーに把握し、迅速に対応したいサポートチーム
・顧客対応の一貫性を高め、全員で最新の情報を共有したい部門
3.マーケティング部門
・新規顧客情報を基にキャンペーンを企画・実行したいチーム
・リードジェネレーションの結果をリアルタイムで確認し、次のアクションを計画したい部門
■このテンプレートを使うメリット
・手動で新しいコンタクト情報を確認し、Gmailに通知する手間を省けるため、作業時間を大幅に短縮することができます。
・Gmailで情報を共有することで、チームメンバー全員が最新のコンタクト情報を把握しやすくなります。
■注意事項
・HubSpot、GmailのそれぞれとYoomを連携させてください。
■概要
お客様からの問い合わせや資料請求を受け付けているものの、その情報を手作業でHubSpotに登録しているため、対応の遅れや入力ミスが発生していませんか？
作業の正確性を目指す方にとって、日々の課題とも言えるでしょう
このワークフローを活用することで、Googleフォームに回答が送信されると、自動でHubSpotに取引が作成できるようになります。
リード情報を迅速かつ正確に管理し、営業機会の損失を防ぐことが可能になるはずです。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
■概要
「HubSpotで新規コンタクトが作成されたらZoomミーティングを自動で作成し、詳細をメール送信する」フローは、営業やマーケティング業務の効率化を図る業務ワークフローです。新しいコンタクトがHubSpotに登録されると、Yoomが自動的にZoomミーティングを設定し、その詳細を関連担当者やコンタクトにメールで通知します。
これにより、手動でのミーティング設定や情報共有の手間が省け、迅速なコミュニケーションが可能になります。
HubSpotとZoomの連携を活用することで、営業プロセス全体のスムーズな進行をサポートし、チームの生産性向上に貢献します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
HubSpotで新規コンタクトが作成されたらZoomミーティングを自動で作成し、詳細がメール送信されるため、手作業の手間を大幅に削減できます。
また、自動的にミーティング詳細をメールで送信するため、情報の漏れや誤りを防ぎ、確実なコミュニケーションを実現します。
自動化によって、営業活動全体の流れを一元管理し、効率的な業務進行が可能になります。
■概要
Hubspotにフォームが送信されたら、Google Chatに通知するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.HubSpotを利用しているマーケティング担当者
・フォーム送信をリアルタイムで把握し、迅速なリード対応をしたい方
・フォーム送信情報をチームで共有し、連携を強化したい方
・Google Chatを日常的に利用しており、通知をGoogle Chatで受け取りたい方
2.HubSpotを利用している営業担当者
・見込み客からの問い合わせに迅速に対応したい方
・フォーム送信情報を基に、商談機会を創出したい方
・Google Chatでチームと連携し、効率的にリード対応を進めたい方
■このテンプレートを使うメリット
・手作業での通知や情報共有が不要になるため、業務効率が向上し、他の業務に時間を割くことができます。
・Google Chatのチャットやスレッド機能を活用して、リードに関する議論や情報共有をスムーズに行えます。
■注意事項
・Hubspot、Google ChatのそれぞれとYoomを連携させてください。
・Google Chatとの連携はGoogle Workspaceの場合のみ可能です。詳細はこちらをご参照ください。https://intercom.help/yoom/ja/articles/6647336
この記事では、「HubSpotと他ツールを連携して業務プロセスを自動化する方法」について、ノーコードで実現できる具体的な手順をご紹介しました。
HubSpotの取引ステージ更新や新規コンタクト作成などを起点に、通知送信・スケジュール登録・データベース反映といった一連の業務を自動化することで、手作業によるミスや情報共有の遅れを防ぎ、業務全体のスピードと精度を向上させることが可能です。
Yoomには、今回ご紹介したHubSpotを中心とした業務自動化のほかにも、あらゆる業務シーンに対応したテンプレートが多数そろっています。通知のリアルタイム連携や、フォーム送信をきっかけにした処理の自動化など、目的に応じて柔軟に使い分けられるのも魅力です。
「毎回のデータ入力に時間がかかっている」「社内通知の対応が遅れてしまう」「情報連携がうまくいかない」といったお悩みがある方は、Yoomのテンプレートを使った業務自動化をぜひ試してみてください。難しい設定なしで、すぐに導入できますよ！
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