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コラボフローは承認プロセスを可視化でき、承認漏れを防げるため、業務の効率化に効果的です。
さらにコラボフローの情報を、Zendeskにも活用することで、顧客情報とタスクを関連づけることができ、より業務をスムーズに進めることができます。
本記事では、コラボフローとZendeskを連携することで、コラボフローで申請が行われたらZendeskにタスクを自動で追加する方法をご紹介します。
この方法を活用すると、タスク管理の一元化と効率化が可能になり、手動作業を削減できるためヒューマンエラーの削減も期待できます。
プログラミングの知識がない方でも、Yoomを活用して簡単にアプリ連携ができる手順を紹介しますので、ぜひ最後までご覧ください。
コラボフローとZendeskを連携すると、コラボフローで申請が行われたらZendeskにタスクを自動で追加できるようになります。
これにより、タスク管理を一元化できるため、業務効率の向上が期待できます。
担当者が、申請内容を素早くZendeskで確認できるので、対応漏れや遅れを防ぎ、より円滑に業務を進めることが可能になります。
コラボフローとZendeskの連携により、手動作業でZendeskにタスクを追加する作業を削減できるため、入力ミスや入力漏れなどのヒューマンエラーを防ぐことが期待できます。
また、自動で情報を反映できるため、申請内容に応じたタスクを正確に作成できます。
これにより、正確で信頼性の高いタスク管理が可能になり、余計な修正作業の時間を削減できます。
[Yoomとは]
■概要
コラボフローで申請が行われたらZendeskにタスクを追加するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.コラボフローを業務に活用している企業
・業務プロセスを可視化し業務の透明性を上げている企業
・業務の進捗状況を確認し、タスク消化を行う方
2.Zendeskによるタスク管理を行う企業
・顧客に関する情報を一元管理しチームで共有している方
■このテンプレートを使うメリット
コラボフローは承認プロセスの可視化によって、承認漏れを防ぎ業務の効率化に繋げることができます。
さらにZendeskを活用すること顧客情報とタスクを関連づける事ができ、より迅速な解決を行います。
しかしコラボフローの内容をZendeskに都度手作業で入力することは、非効率な働き方を継続することになります。
常により良い働き方にチーム全体をアップデートしたいと考える方にこのフローは有効的です。
このフローを活用することでZendeskに自動でタスク追加を行うことができるため、手入力の作業を省き時間を短縮します。
短縮した時間を他の重要な業務のために使う事ができるため、スムーズな業務進行を促進します。
■注意事項
・コラボフロー、ZendeskのそれぞれとYoomを連携してください。
・Zendeskはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
それでは、Yoomを使用しコラボフローとZendeskを連携し、上記メリットを実現できる「コラボフローで申請が行われたらZendeskにタスクを追加する」というフローボットの作成方法を分かりやすくご紹介していきます。
すでに設定が完了しているテンプレートを使用して、作成手順をご紹介するので、誰でも簡単に作成できますよ！
〈フローボット作成における注意事項〉
・Zendeskはチームプラン・サクセスプランでのみご利用できるプランです。
フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトがエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。
〈Yoomの始め方〉
1.下記バナーの「詳細を見る」をクリックします。
2.「このテンプレートを試す」をクリックしてください。
3.Yoomの登録を行ってください。
■概要
コラボフローで申請が行われたらZendeskにタスクを追加するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.コラボフローを業務に活用している企業
・業務プロセスを可視化し業務の透明性を上げている企業
・業務の進捗状況を確認し、タスク消化を行う方
2.Zendeskによるタスク管理を行う企業
・顧客に関する情報を一元管理しチームで共有している方
■このテンプレートを使うメリット
コラボフローは承認プロセスの可視化によって、承認漏れを防ぎ業務の効率化に繋げることができます。
さらにZendeskを活用すること顧客情報とタスクを関連づける事ができ、より迅速な解決を行います。
しかしコラボフローの内容をZendeskに都度手作業で入力することは、非効率な働き方を継続することになります。
常により良い働き方にチーム全体をアップデートしたいと考える方にこのフローは有効的です。
このフローを活用することでZendeskに自動でタスク追加を行うことができるため、手入力の作業を省き時間を短縮します。
短縮した時間を他の重要な業務のために使う事ができるため、スムーズな業務進行を促進します。
■注意事項
・コラボフロー、ZendeskのそれぞれとYoomを連携してください。
・Zendeskはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
まずは事前準備として、Yoomの「マイアプリ」に、コラボフローとZendeskを登録します。
マイアプリをクリックしてください。
「+新規接続」をクリックして、コラボフローと入力します。
コラボフローの新規登録画面に、アカウント名とアクセストークンを入力し、「追加」をクリックします。
今度は、Zendeskの登録を行います。
先ほど同様、「+新規接続」をクリックして、Zendeskを検索してください。
Zendeskの新規登録画面に、アカウント名・アクセストークンを入力してください。
※設定方法の詳細は、こちらをご覧ください。
これでマイアプリの登録が完了です！
ここからは、「コラボフローで申請が行われたらZendeskにタスクを追加する」フローボットの中身を編集していきましょう！
アプリトリガーの「経路のWebhookを受信したら（Webhook起動）」という項目をクリックしてください。
このページは、すでに設定されています。
そのまま次のページに進んでください。
次のページで、アプリトリガーのWebhookイベント受信設定をおこないます。
こちらの記事を参考に、コラボフロー内でWebhookの設定を行ってください。
テストをクリックし成功したら、アウトプットを確認し「保存する」をクリックしてください。
これで、アプリトリガーの設定完了です！
次に「申請内容の詳細を取得」という項目をクリックしてください。
先ほど同様、このページも設定済みのため、そのまま次のページに進んでください。
インスタンス名・アプリケーションコードは、枠外の注釈を参考に入力して下さい。
文書IDは上記のように設定されています。
※補足）上記画像のように設定すると、コラボフローで申請が行われたら「文書ID」を自動で取得することができます。
※設定方法）枠内をクリックし、「経路のWebhookを受信したら（Webhook起動）」の中にある「文書ID」をクリックしてください。文書IDの欄に、{{文書ID}}と入力されます。
テストを行い、アウトプットが正しく取得できたら「保存する」をクリックしてください。
続いて、「チケットを作成」という項目をクリックしてください。
先ほど同様、このページも設定済みのため、そのまま次のページに進んでください。
件名と詳細は、上記画像のように設定されています。
※解説）上記画像のように設定すると、コラボフローで申請が行われたら「文書タイトル」「申請ステータス」「申請者名」を自動で取得し、Zendeskにチケットを自動で作成することができます。
設定が完了したらテストを実行し、保存してください。
「トリガーをON」をクリックして、フローボットを起動します。
これで「コラボフローで申請が行われたらZendeskにタスクを追加する」フローボットの完成です。
■概要
コラボフローで申請が行われたらZendeskにタスクを追加するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.コラボフローを業務に活用している企業
・業務プロセスを可視化し業務の透明性を上げている企業
・業務の進捗状況を確認し、タスク消化を行う方
2.Zendeskによるタスク管理を行う企業
・顧客に関する情報を一元管理しチームで共有している方
■このテンプレートを使うメリット
コラボフローは承認プロセスの可視化によって、承認漏れを防ぎ業務の効率化に繋げることができます。
さらにZendeskを活用すること顧客情報とタスクを関連づける事ができ、より迅速な解決を行います。
しかしコラボフローの内容をZendeskに都度手作業で入力することは、非効率な働き方を継続することになります。
常により良い働き方にチーム全体をアップデートしたいと考える方にこのフローは有効的です。
このフローを活用することでZendeskに自動でタスク追加を行うことができるため、手入力の作業を省き時間を短縮します。
短縮した時間を他の重要な業務のために使う事ができるため、スムーズな業務進行を促進します。
■注意事項
・コラボフロー、ZendeskのそれぞれとYoomを連携してください。
・Zendeskはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
Yoomには、他にもコラボフローやZendeskを使った自動化の例が多数あります！
今回は3つの便利なフローをご紹介します。
1.Mazricaの案件情報を使用し、コラボフローで見積書を自動で申請するフローです。
このフローを活用すると、入力の手間をなくすことができ、業務の効率を上げることが期待できます。
■概要
Mazricaの案件情報を使って、コラボフローで見積書を申請するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Mazricaで取引先の案件管理を行なっている方
・営業担当やアシスタント
・案件チームのリーターや責任者
2.コラボフローで帳票類の発行を簡単に行いたい方
・業務自動化を目指している事務職員
・月末処理に活用している経理担当者
■このテンプレートを使うメリット
帳票類の作成をするためには多くの確認事項や入力項目があり、素早くミスなく作成することはとても困難なことです。
更に帳票作成の依頼者と作成者が違う場合はより一層注意が必要になり、手作業の場合は確認や訂正作業が何度も発生します。
入力の手間をなくし、帳票類の作成を登録してある内容を引用て自動で申請を完了したいと思う方にこのフローは最適です。フローを使用することで、Mazricaの登録内容を指定の箇所に入力し、自動で見積書を申請できます。
■注意事項
・Mazrica、コラボフローのそれぞれとYoomを連携してください。
2.新しいチケットがZendeskで作成されたら、Microsoft Excelのデータベースにも自動で追加するフローです。
このフローを活用すると、転記作業を自動化できるため、担当者は手作業のデータ入力から解放され、顧客対応など、より重要な業務に集中できます。
■概要
Zendeskで新しくチケットが作成されたらMicrosoft Excelのデータベースに追加するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Zendeskを利用するカスタマーサポートチーム
・チケット情報をZendeskとMicrosoft Excel間で手動で同期する手間を削減したい方
・常に最新のチケット情報をMicrosoft Excelで確認したい方
2.Zendeskのチケット情報に基づいて業務を行う方
・チケット情報をMicrosoft Excelに取り込み、詳細な分析を行いたい方
■このテンプレートを使うメリット
Zendeskは顧客サポート業務を効率化するツールですが、発生するチケットを手作業でMicrosoft Excelのデータベースに転記する作業は、サポート担当者にとって負担が大きくミスや情報漏洩のリスクも懸念されます。
このフローを導入することで、Zendeskで新しいチケットが作成されたらMicrosoft Excelのデータベースにチケット情報が自動的に追加されます。これにより、サポート担当者は手作業でのデータ入力から解放され、顧客対応など、より重要な業務に集中できます。
■注意事項
・Zendesk、Microsoft ExcelのそれぞれとYoomを連携させてください。
・Zendeskはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
3.新しいチケットがZendeskで作られるたびに、Google Chatに自動で通知できるフローです。
このフローを活用すると、作成されたチケットをGoogle Chatに自動的に投稿できるので、情報管理の抜けや漏れを防ぐことが期待できます。
■概要
Zendeskで新しいチケットが作られる毎に、Google Chatに通知されるフローです。
ZendeskとGoogle Chatを連携すると作成されたチケットをカスタムしてメッセージ経由でGoogle Chatに自動的に投稿することができるので、情報管理の抜けや漏れをなくすことができます。
■注意事項
・Zendesk、Google ChatそれぞれとYoomを連携してください。
・Zendeskはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
・Google Chatとの連携はGoogle Workspaceの場合のみ可能です。詳細はこちらをご参照ください。
本記事では、コラボフローとZendeskを連携し、コラボフローで申請が行われたらZendeskにタスクを自動で追加する方法をご紹介しました。
今回作成したフローボットを活用することで、タスクの対応漏れや遅れを防ぎ、より円滑に業務を進めることが可能になります。
さらに、手動作業を自動化できるため、入力ミスや入力漏れなどのヒューマンエラーを防ぐことが期待できます。
Yoomは、アプリ連携を簡単に設定できるだけでなく、開発費や外注費がかからないので、コスト面でもおすすめです！
ぜひ、Yoomを使ってさまざまな業務を自動化し、効率化を図りましょう。
＞＞Yoomのフローボット一覧はこちらをご覧ください！
