【ノーコードで実現】Google スプレッドシートとMicrosoft Excel間の経費精算データの同期を自動化する方法

特定条件に合うGoogle スプレッドシートの経費データをMicrosoft Excelに自動で追加する

<span class="mark-yellow">Googleスプレッドシートに入力された経費情報の中から、例えば「特定の費目」や「一定金額以上」といった条件に合致するデータのみを抽出し、Microsoft Excelに自動で追加する</span>フローです。
特定の経費レポート作成や分析のために必要なデータだけを効率的に収集するのに役立ちます！

Google スプレッドシートとMicrosoft Excelの経費精算データの同期を自動化するフローを作ってみよう

それではここから代表的な例として、Google スプレッドシートに新しい経費情報が追加された際に、その内容をMicrosoft Excelのファイルにも自動で追加するフローを解説していきます！

今回はYoomを使用して、ノーコードで設定を進めていきますので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。

[Yoomとは]

フローの作成方法

作成の流れは大きく分けて以下です。

• Google スプレッドシートとMicrosoft Excelのマイアプリ連携
• テンプレートをコピー
• Google スプレッドシートのトリガー設定およびMicrosoft Excelのアクション設定
• トリガーをONにしてフローが正しく動くかを確認

ステップ1:Google スプレッドシートとMicrosoft Excelのマイアプリ連携

まず、Yoomのアカウントにログインします。
まだYoomを利用したことがない方は、初めてのYoomをぜひご覧ください。

【事前準備 Google スプレッドシート】
‍※‍今回のフローは、Google スプレッドシートの指定したシートに追記するため、Google スプレッドシートのを準備する必要があります。（マイアプリ連携後に作成した場合、うまく連携できないことがあります）

なお、今回はテスト用で以下のようなシートを作成しました！
※こちらのフローは領収書番号がA列に記載されていることが前提です。

1.マイアプリをクリックした後、新規接続をクリックします。

2.入力欄からアプリ名で検索できます。

Google スプレッドシートのマイアプリ登録

3.入力欄にGoogle スプレッドシートと入力するとGoogle スプレッドシートのアイコンが表示されるので、アイコンをクリックします。

Googleアカウントを選択して「次へ」をクリックします。

4.以下の画面が表示されたら「続行」をクリックします。

Microsoft Excelのマイアプリ登録

5.次はMicrosoft Excelをマイアプリに登録します。
(1)と同じように、Yoomの「新規接続一覧」の中からMicrosoft Excelをクリックしてサインインします。Microsoft Excelを選択できたら、使用するアカウントでログインしてください。

※「Microsoft 365（旧Office 365）」には個人向けと法人向けプラン（Microsoft 365 Business）があります。法人向けプランを契約していない場合、Yoomからの認証がうまくいかない可能性があるのでご注意ください。

詳しくはこちらをご確認ください。
Microsoft365サービス群におけるマイアプリ登録手順と注意事項 | Yoomヘルプセンター

Yoomのマイアプリにそれぞれが登録されたら連携完了です！

ステップ2:テンプレートをコピーする

1.自動化の設定をするため、以下のバナーにある「試してみる」をクリックしてください。

2.以下の画面表示を読んで、「OK」をクリックしましょう。

ステップ3:Google スプレッドシートのトリガーアクション設定

1.いよいよフローの設定に入ります！まずは以下の赤枠をクリックしましょう。

2.以下の画面でYoomと連携するアカウントを選択します。

タイトルと連携するアカウント情報を任意で設定し、トリガーアクションはテンプレート通りに「行が追加されたら」のまま「次へ」をクリックして進んでください。

3.画面が切り替わったら、以下の注意事項を確認しましょう。

4.トリガーの起動間隔は、用途に合わせてプルダウンより設定してください。
※ご契約のプランによって最短の起動間隔が異なります。

5.「スプレッドシートID」、「シートID」は候補から選択してください。

6.残りの項目を入力欄下の補足説明を参考に入力します。

※「一意の値が入った列」は、マイアプリ登録時に設定したA列の請求書番号を識別する為、「A」にしています。

7.設定後、「テスト」をクリックしてください。テストが成功した場合は、アウトプットが取得できます。
こちらの値は次のフロー設定時に活用するので、取得された内容を確認しましょう。

ステップ4:Microsoft Excelに追加する設定

1.あっという間に最後の設定項目です！これまでと同様に以下の赤枠をクリックします。

2.以下の画面でYoomと連携するアカウントを選択します。

先ほどと同様にタイトルと連携するアカウント情報を任意で設定し、アクションはテンプレート通りに「レコードを追加する」のまま下にスクロールしましょう。

3.以下の項目を入力していきます。

「ファイルの保存場所」はOneDriveかSharePointのどちらかを選択し、その他の項目は注釈を参考に入力します。
入力後、「次へ」に進みましょう！

4.「追加するレコードの値」に、先ほど取得したアウトプットを選択します。

5.設定完了後、「テスト」をクリックしましょう。
テストが成功したら、Microsoft Excelに追加ができていることを確認しましょう！

確認後、「保存する」をクリックしてください。

ステップ5:トリガーをONに設定して動作確認

最後に「トリガーをON」をクリックしたら、自動化の設定は完了です！
フローボットが正しく起動することを確認しましょう。

設定お疲れさまでした！

Google スプレッドシートとMicrosoft Excelを使ったその他の自動化例

今回ご紹介した連携以外でも、Google スプレッドシートやMicrosoft ExcelのAPIを使用してさまざまな業務を自動化することが可能です。
もし気になるものがあればぜひこちらもお試しになってみてください！

Google スプレッドシートを使った自動化例

Google スプレッドシートのデータや顧客情報を他システムに追加したり、通知したりできます。

Microsoft Excelを使った自動化例

メールの内容やタスク情報をMicrosoft Excelに自動追加可能です。
Microsoft Excelからデータを取得して通知することもできますよ！

まとめ

Google スプレッドシートとMicrosoft Excel間での経費精算データの連携を自動化することで、<span class="mark-yellow">これまで手作業で行っていたデータの転記や確認といった煩雑な作業から解放され、入力ミスや更新漏れといったヒューマンエラーのリスクも大幅に低減できます。</span>
これにより、経理担当者や申請者は面倒な繰り返し作業に追われることなく、より分析的な業務や本来注力すべきコア業務に集中できる時間と環境を手に入れられるかもしれません！

今回ご紹介したような業務自動化は、ハイパーオートメーションツール「Yoom」を活用すれば、プログラミングの専門知識がない方でも、画面の指示に従って直感的な操作で簡単に業務フローを構築できます。
もし日々の業務の中で「この作業、自動化できないかな？」と感じるものがあれば、ぜひこちらから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！