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【ノーコードで実現】AIを活用してFAQ作成を自動化する方法
■概要FAQとして掲載する質問・回答を整理し、管理用のデータベースへ登録する作業は、手間や時間がかかるものです。特に、質問と回答をFAQとして読みやすい形に整え、管理先へ転記する作業は負担になりがちです。
このワークフローでは、Googleフォームから送信された質問・回答などの情報をAIがFAQ形式に整理し、Google スプレッドシートへ自動で追加します。FAQ作成から登録までの作業を自動化することで、手作業の負担を減らし、FAQを効率的に整備できます。
■このテンプレートをおすすめする方- 手作業でFAQを作成している担当者の方
- AIを活用してFAQ作成の効率化を図りたいと考えているカスタマーサポート部門の方
- Google スプレッドシートでのFAQ管理をよりスムーズに行いたいと考えているチームの方
■このテンプレートを使うメリット- Googleフォームから質問・回答を送信するだけで、FAQ形式への整理からGoogle スプレッドシートへの追加までを自動化でき、手作業の時間を削減できます。
- AIによるFAQ生成と自動転記により、人為的な入力ミスやFAQの品質のばらつきといったリスクの軽減に繋がります。
■フローボットの流れ- はじめに、GoogleフォームとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでAI機能の「テキスト抽出」を設定し、フォーム送信された内容をもとに、FAQの質問文と回答文を要約するよう設定します。
- 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「レコードを追加する」アクションを設定し、生成されたFAQの質問と回答を指定のシートに追加します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント- Googleフォームのトリガー設定では、FAQ生成の対象としたい任意のフォームを指定することが可能です。
- AI機能のオペレーションでは、Googleフォームから取得した情報のうち、どの項目をFAQの質問や回答の生成に使用するか、またどのような指示（プロンプト）でAIにFAQを生成させるかなど、要件に合わせて柔軟に設定できます。
- Google スプレッドシートのオペレーションでは、FAQを追加する任意のスプレッドシートおよびシートを指定できます。また、どの列にAIが生成した質問を、どの列に回答を割り当てるか、あるいは固定値を入力するかなどを細かく設定可能です。
■注意事項- Googleフォーム、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
- Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は「Googleフォームトリガーで、回答内容を取得する方法」を参照ください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
このワークフローでは、Googleフォームから送信された質問・回答などの情報をAIがFAQ形式に整理し、Google スプレッドシートへ自動で追加します。FAQ作成から登録までの作業を自動化することで、手作業の負担を減らし、FAQを効率的に整備できます。
- 手作業でFAQを作成している担当者の方
- AIを活用してFAQ作成の効率化を図りたいと考えているカスタマーサポート部門の方
- Google スプレッドシートでのFAQ管理をよりスムーズに行いたいと考えているチームの方
- Googleフォームから質問・回答を送信するだけで、FAQ形式への整理からGoogle スプレッドシートへの追加までを自動化でき、手作業の時間を削減できます。
- AIによるFAQ生成と自動転記により、人為的な入力ミスやFAQの品質のばらつきといったリスクの軽減に繋がります。
- はじめに、GoogleフォームとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでAI機能の「テキスト抽出」を設定し、フォーム送信された内容をもとに、FAQの質問文と回答文を要約するよう設定します。
- 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「レコードを追加する」アクションを設定し、生成されたFAQの質問と回答を指定のシートに追加します。
- Googleフォームのトリガー設定では、FAQ生成の対象としたい任意のフォームを指定することが可能です。
- AI機能のオペレーションでは、Googleフォームから取得した情報のうち、どの項目をFAQの質問や回答の生成に使用するか、またどのような指示（プロンプト）でAIにFAQを生成させるかなど、要件に合わせて柔軟に設定できます。
- Google スプレッドシートのオペレーションでは、FAQを追加する任意のスプレッドシートおよびシートを指定できます。また、どの列にAIが生成した質問を、どの列に回答を割り当てるか、あるいは固定値を入力するかなどを細かく設定可能です。
- Googleフォーム、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
- Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は「Googleフォームトリガーで、回答内容を取得する方法」を参照ください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
「顧客からの問い合わせ対応に追われて、FAQの作成や更新がなかなか進まない…」
「FAQを手作業で作成しているけれど、時間がかかりすぎるし、抜け漏れも心配…」
このようにFAQ作成に関する業務で、手間や時間、品質の課題を感じていませんか？こうした課題は、担当者が掲載したい質問と回答を送信すると、AIがFAQ形式への整理から社内データベースやチャットツールへの展開まで自動化する仕組みを構築することで解決できます。これにより、FAQの整備にかかる作業を減らし、顧客満足度の向上や社内のナレッジ共有にもつなげられます。
今回ご紹介する自動化の設定は、ノーコードで簡単に設定できて、手間や時間もかからないので、ぜひ自動化を導入してFAQ作成業務をもっと楽にしてみましょう！
AIでFAQを自動生成する方法
FAQをAIで自動生成する方法は複数あるため、活用できる情報源に応じて使い分けることができます。代表的な方法として、以下のようなものが挙げられます。
- 問い合わせ履歴から生成：過去の問い合わせ内容とその回答を分析し、よくある質問などをFAQ形式に整理する
- メールから生成：サポート窓口に届いたメールの文面をAIが読み取り、質問と回答を生成する
- チャット履歴から生成：サポートシステムやチャットツールでのやり取りをもとに、質問と回答を抽出する
- マニュアルから生成：既存の業務マニュアルやドキュメントの内容を要約し、FAQとして生成する
- 質問・回答から生成：担当者がFAQ化したい質問と回答を指定し、AIがFAQとして読みやすい形式に整える
これらの方法を組み合わせることで、様々な情報源からFAQを継続的に生成できるようになります。
FAQを自動化すると便利なケース
FAQ作成や更新の自動化は、特に以下のようなケースで効果を発揮しやすいでしょう。
- 問い合わせ件数が多い：件数が多いほど手作業での整理に時間がかかるため、自動化による負担軽減効果が大きい
- 同じ質問が繰り返される：類似した質問が多い場合、AIによる自動整理でFAQの網羅性を高めやすい
- FAQ更新が追いつかない：情報の変化にFAQの更新が追いつかない場合、自動生成によって更新頻度を高めやすくなる
- サポート担当が手作業で整理している：手作業での整理に時間を割いている場合、自動化によって本来の対応業務に集中しやすくなる
これらに当てはまる場合は、FAQ作成の自動化を検討する余地があるといえるでしょう。
AIでFAQを作成するメリット
AIを活用してFAQを作成することで、以下のようなメリットが期待できます。
- 作成時間の短縮：情報の整理や文章化をAIが担うことで、FAQ作成にかかる時間を短縮しやすくなる
- 更新漏れ防止：新しい問い合わせ内容を継続的に取り込むことで、FAQの更新漏れを防ぎやすくなる
- 属人化防止：特定の担当者の知識やスキルに依存せず、FAQ作成の質を一定に保ちやすくなる
- 回答品質の統一：AIが一定のルールに沿って文章を生成するため、回答内容や表現のばらつきを抑えやすい
- ナレッジ蓄積：問い合わせ内容や回答が自動的に整理されることで、組織内のナレッジとして蓄積しやすくなる
とにかく早く試したい方へ
Yoomには、フォームで受け付けた回答を基にAIでFAQを自動生成する業務フロー自動化のテンプレートが用意されています。
「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
■概要FAQとして掲載する質問・回答を整理し、管理用のデータベースへ登録する作業は、手間や時間がかかるものです。特に、質問と回答をFAQとして読みやすい形に整え、管理先へ転記する作業は負担になりがちです。
このワークフローでは、Googleフォームから送信された質問・回答などの情報をAIがFAQ形式に整理し、Google スプレッドシートへ自動で追加します。FAQ作成から登録までの作業を自動化することで、手作業の負担を減らし、FAQを効率的に整備できます。
■このテンプレートをおすすめする方- 手作業でFAQを作成している担当者の方
- AIを活用してFAQ作成の効率化を図りたいと考えているカスタマーサポート部門の方
- Google スプレッドシートでのFAQ管理をよりスムーズに行いたいと考えているチームの方
■このテンプレートを使うメリット- Googleフォームから質問・回答を送信するだけで、FAQ形式への整理からGoogle スプレッドシートへの追加までを自動化でき、手作業の時間を削減できます。
- AIによるFAQ生成と自動転記により、人為的な入力ミスやFAQの品質のばらつきといったリスクの軽減に繋がります。
■フローボットの流れ- はじめに、GoogleフォームとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでAI機能の「テキスト抽出」を設定し、フォーム送信された内容をもとに、FAQの質問文と回答文を要約するよう設定します。
- 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「レコードを追加する」アクションを設定し、生成されたFAQの質問と回答を指定のシートに追加します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント- Googleフォームのトリガー設定では、FAQ生成の対象としたい任意のフォームを指定することが可能です。
- AI機能のオペレーションでは、Googleフォームから取得した情報のうち、どの項目をFAQの質問や回答の生成に使用するか、またどのような指示（プロンプト）でAIにFAQを生成させるかなど、要件に合わせて柔軟に設定できます。
- Google スプレッドシートのオペレーションでは、FAQを追加する任意のスプレッドシートおよびシートを指定できます。また、どの列にAIが生成した質問を、どの列に回答を割り当てるか、あるいは固定値を入力するかなどを細かく設定可能です。
■注意事項- Googleフォーム、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
- Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は「Googleフォームトリガーで、回答内容を取得する方法」を参照ください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
このワークフローでは、Googleフォームから送信された質問・回答などの情報をAIがFAQ形式に整理し、Google スプレッドシートへ自動で追加します。FAQ作成から登録までの作業を自動化することで、手作業の負担を減らし、FAQを効率的に整備できます。
- 手作業でFAQを作成している担当者の方
- AIを活用してFAQ作成の効率化を図りたいと考えているカスタマーサポート部門の方
- Google スプレッドシートでのFAQ管理をよりスムーズに行いたいと考えているチームの方
- Googleフォームから質問・回答を送信するだけで、FAQ形式への整理からGoogle スプレッドシートへの追加までを自動化でき、手作業の時間を削減できます。
- AIによるFAQ生成と自動転記により、人為的な入力ミスやFAQの品質のばらつきといったリスクの軽減に繋がります。
- はじめに、GoogleフォームとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでAI機能の「テキスト抽出」を設定し、フォーム送信された内容をもとに、FAQの質問文と回答文を要約するよう設定します。
- 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「レコードを追加する」アクションを設定し、生成されたFAQの質問と回答を指定のシートに追加します。
- Googleフォームのトリガー設定では、FAQ生成の対象としたい任意のフォームを指定することが可能です。
- AI機能のオペレーションでは、Googleフォームから取得した情報のうち、どの項目をFAQの質問や回答の生成に使用するか、またどのような指示（プロンプト）でAIにFAQを生成させるかなど、要件に合わせて柔軟に設定できます。
- Google スプレッドシートのオペレーションでは、FAQを追加する任意のスプレッドシートおよびシートを指定できます。また、どの列にAIが生成した質問を、どの列に回答を割り当てるか、あるいは固定値を入力するかなどを細かく設定可能です。
- Googleフォーム、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
- Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は「Googleフォームトリガーで、回答内容を取得する方法」を参照ください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
AIを活用したFAQ作成の自動化テンプレート紹介
ここまでご紹介したような、問い合わせ履歴やメール、チャット履歴、指定の質問・回答などをもとにFAQを自動生成する仕組みは、Yoomのテンプレートを使えばノーコードで構築できます。
様々なトリガーや連携先に応じたFAQ自動生成の具体的なテンプレートを紹介しますので、気になる内容があれば、ぜひクリックしてみてください！
フォームからの情報を基にFAQをAIで生成し、管理用シートに記録する
GoogleフォームからFAQとして掲載したい質問・回答を送信すると、AIが内容をFAQ形式に整理し、Google スプレッドシートに自動で追加できます。
FAQの作成から記録までを自動化することで、
手作業によるFAQ作成や更新の手間を削減し、最新の情報を効率的に管理・共有できます。
■概要FAQとして掲載する質問・回答を整理し、管理用のデータベースへ登録する作業は、手間や時間がかかるものです。特に、質問と回答をFAQとして読みやすい形に整え、管理先へ転記する作業は負担になりがちです。
このワークフローでは、Googleフォームから送信された質問・回答などの情報をAIがFAQ形式に整理し、Google スプレッドシートへ自動で追加します。FAQ作成から登録までの作業を自動化することで、手作業の負担を減らし、FAQを効率的に整備できます。
■このテンプレートをおすすめする方- 手作業でFAQを作成している担当者の方
- AIを活用してFAQ作成の効率化を図りたいと考えているカスタマーサポート部門の方
- Google スプレッドシートでのFAQ管理をよりスムーズに行いたいと考えているチームの方
■このテンプレートを使うメリット- Googleフォームから質問・回答を送信するだけで、FAQ形式への整理からGoogle スプレッドシートへの追加までを自動化でき、手作業の時間を削減できます。
- AIによるFAQ生成と自動転記により、人為的な入力ミスやFAQの品質のばらつきといったリスクの軽減に繋がります。
■フローボットの流れ- はじめに、GoogleフォームとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでAI機能の「テキスト抽出」を設定し、フォーム送信された内容をもとに、FAQの質問文と回答文を要約するよう設定します。
- 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「レコードを追加する」アクションを設定し、生成されたFAQの質問と回答を指定のシートに追加します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント- Googleフォームのトリガー設定では、FAQ生成の対象としたい任意のフォームを指定することが可能です。
- AI機能のオペレーションでは、Googleフォームから取得した情報のうち、どの項目をFAQの質問や回答の生成に使用するか、またどのような指示（プロンプト）でAIにFAQを生成させるかなど、要件に合わせて柔軟に設定できます。
- Google スプレッドシートのオペレーションでは、FAQを追加する任意のスプレッドシートおよびシートを指定できます。また、どの列にAIが生成した質問を、どの列に回答を割り当てるか、あるいは固定値を入力するかなどを細かく設定可能です。
■注意事項- Googleフォーム、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
- Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は「Googleフォームトリガーで、回答内容を取得する方法」を参照ください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
このワークフローでは、Googleフォームから送信された質問・回答などの情報をAIがFAQ形式に整理し、Google スプレッドシートへ自動で追加します。FAQ作成から登録までの作業を自動化することで、手作業の負担を減らし、FAQを効率的に整備できます。
- 手作業でFAQを作成している担当者の方
- AIを活用してFAQ作成の効率化を図りたいと考えているカスタマーサポート部門の方
- Google スプレッドシートでのFAQ管理をよりスムーズに行いたいと考えているチームの方
- Googleフォームから質問・回答を送信するだけで、FAQ形式への整理からGoogle スプレッドシートへの追加までを自動化でき、手作業の時間を削減できます。
- AIによるFAQ生成と自動転記により、人為的な入力ミスやFAQの品質のばらつきといったリスクの軽減に繋がります。
- はじめに、GoogleフォームとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでAI機能の「テキスト抽出」を設定し、フォーム送信された内容をもとに、FAQの質問文と回答文を要約するよう設定します。
- 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「レコードを追加する」アクションを設定し、生成されたFAQの質問と回答を指定のシートに追加します。
- Googleフォームのトリガー設定では、FAQ生成の対象としたい任意のフォームを指定することが可能です。
- AI機能のオペレーションでは、Googleフォームから取得した情報のうち、どの項目をFAQの質問や回答の生成に使用するか、またどのような指示（プロンプト）でAIにFAQを生成させるかなど、要件に合わせて柔軟に設定できます。
- Google スプレッドシートのオペレーションでは、FAQを追加する任意のスプレッドシートおよびシートを指定できます。また、どの列にAIが生成した質問を、どの列に回答を割り当てるか、あるいは固定値を入力するかなどを細かく設定可能です。
- Googleフォーム、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
- Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は「Googleフォームトリガーで、回答内容を取得する方法」を参照ください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
カスタマーサポートシステムからの情報を基にFAQをAIで生成し、管理用シートに記録する
Zendeskのチケットがsolvedに更新されると、その内容を基にOpenAIでFAQを自動生成し、Google スプレッドシートに蓄積します。問い合わせ対応の完了を起点にFAQを作成・記録できるため、対応履歴をナレッジとして効率的に活用できます。
- Zendeskのチケットからコメント一覧を取得し、FAQを作成する作業を効率化したい方
- カスタマーサポートの対応履歴をナレッジとして蓄積し、チーム全体の応対品質を向上させたい方
- 手作業による情報転記の漏れや要約の質のばらつきといった課題を削減したいと考えている方
- Zendeskでのチケット解決からFAQ作成までの一連の流れが自動化されるため、手作業での転記や要約にかかる時間を削減できます。
- 担当者による要約の質のばらつきや、転記ミスといったヒューマンエラーを防ぎ、均質なナレッジを安定して蓄積することに繋がります。
- はじめに、Zendesk、OpenAI、Google スプレッドシートをYoomと連携します。
- トリガーでZendeskを選択し、「チケットが更新されたら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、チケットのステータスが「解決済み」になった場合のみ、後続の処理に進むようにします。
- 続いて、Zendeskの「チケットのコメント一覧を取得」アクションを設定し、該当チケットのすべてのコメントを取得します。
- その後、オペレーションでOpenAIのアクションを設定し、取得したコメント内容をFAQ形式に要約するためのマニュアル（指示）を作成します。
- 最後に、Google スプレッドシートの「レコードを追加する」アクションを設定し、要約された内容を指定のシートに追加します。
■このワークフローのカスタムポイント
- 分岐条件は、チケットのステータスが「解決済み」の場合だけでなく、「終了」など、自社の運用に合わせた条件に任意で設定可能です。
- OpenAIへの指示内容は、単純な要約だけでなく、「Q&A形式で出力」「箇条書きでまとめる」など、目的に応じて自由にカスタマイズできます。
- Google スプレッドシートに連携する情報は、OpenAIが生成した要約結果に加え、チケットIDや問い合わせ日時など、管理したい項目を任意で設定可能です。
- Zendesk、OpenAI、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Zendeskはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプラン以上の有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
- ChatGPT（OpenAI）のアクションを実行するには、OpenAIのAPI有料プランの契約が必要です。（APIが使用されたときに支払いができる状態）
- 詳しくはOpenAIの「API料金」ページをご確認ください。
- ChatGPTのAPI利用はOpenAI社が有料で提供しており、API疎通時のトークンにより従量課金される仕組みとなっています。そのため、API使用時にお支払いが行える状況でない場合エラーが発生しますのでご注意ください。
ストレージのファイルを基にFAQコンテンツ案をAIで生成し、管理用シートに記録する
指定したBoxのフォルダに新しいファイルが追加されると、ファイルの内容をOCRで読み取り、AIがFAQコンテンツ案を生成してNotionのデータベースに追加します。マニュアルや資料などの情報をFAQとして整理し、ナレッジを効率的に蓄積できます。
■概要
Boxに新しいファイルがアップロードされるたびに、その内容を確認し、FAQコンテンツを作成してNotionに手作業で追加する業務に時間を取られていませんか？
また、手作業による情報入力では、抜け漏れや表記揺れといったミスも気になるところです。
このワークフローを活用すれば、Boxへのファイルアップロードをトリガーに、AIがFAQコンテンツ案を自動生成しNotionへ追加するため、これらの課題をスムーズに解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- BoxとNotionを利用し、FAQ作成やナレッジ共有の効率化を考えている方
- AIを活用して、コンテンツ生成業務の手間を削減したいと考えている方
- 手作業による情報転記や入力ミスを減らし、業務品質を高めたい方
■このテンプレートを使うメリット
- Boxにファイルが追加されると、FAQコンテンツ案の生成からNotionへの追加までが自動化され、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業による情報抽出や転記がなくなるため、入力ミスや情報の欠落といったヒューマンエラーのリスク軽減に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、BoxとNotionをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでBoxを選択し、「フォルダにファイルがアップロードされたら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでBoxの「ファイルをダウンロード」アクションを設定し、アップロードされたファイルを取得します。
- 続いて、オペレーションでOCR機能の「画像・PDFから文字を読み取る」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルからテキスト情報を抽出します。
- 次に、オペレーションでテキスト生成機能の「テキストを生成する」アクションを設定し、抽出したテキストを元にAIがFAQコンテンツ案を作成します。
- 最後に、オペレーションでNotionの「レコードを追加する」アクションを設定し、生成されたFAQコンテンツ案を指定のデータベースに追加します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Boxのトリガー設定では、FAQの元となるファイルがアップロードされる対象フォルダのコンテンツIDを任意で設定してください。
- OCR機能のアクション設定では、読み取るファイルの文字数に応じたアクションの選択、抽出したい項目、使用するAIモデル、読み取る言語を任意で設定してください。
- テキスト生成機能のアクション設定では、生成するFAQコンテンツの文字数に応じたアクションの選択、FAQ作成に適したプロンプトの内容、出力したい言語を任意で設定してください。
- Notionでレコードを追加するアクション設定では、FAQコンテンツ案を追加する先のデータベースIDや、各プロパティに設定する値を任意で設定してください。
■注意事項
- Box、NotionのそれぞれとYoomを連携してください。
- OCRのAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
- OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
Googleフォームで送信された質問・回答をもとにFAQを自動生成して記録するフローを作ってみよう
それではここから代表的な例として、Googleフォームで送信された質問・回答などの情報を基に、AIがFAQを自動生成し、その結果をGoogle スプレッドシートに自動で追加していくフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていきます。
もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
フローの作成方法
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
- GoogleフォームとGoogle スプレッドシートのマイアプリ連携
- テンプレートをコピー
- Googleフォームのトリガー設定とGoogle スプレッドシートのアクション設定
- トリガーをONにし、フローが起動するかを確認
■概要FAQとして掲載する質問・回答を整理し、管理用のデータベースへ登録する作業は、手間や時間がかかるものです。特に、質問と回答をFAQとして読みやすい形に整え、管理先へ転記する作業は負担になりがちです。
このワークフローでは、Googleフォームから送信された質問・回答などの情報をAIがFAQ形式に整理し、Google スプレッドシートへ自動で追加します。FAQ作成から登録までの作業を自動化することで、手作業の負担を減らし、FAQを効率的に整備できます。
■このテンプレートをおすすめする方- 手作業でFAQを作成している担当者の方
- AIを活用してFAQ作成の効率化を図りたいと考えているカスタマーサポート部門の方
- Google スプレッドシートでのFAQ管理をよりスムーズに行いたいと考えているチームの方
■このテンプレートを使うメリット- Googleフォームから質問・回答を送信するだけで、FAQ形式への整理からGoogle スプレッドシートへの追加までを自動化でき、手作業の時間を削減できます。
- AIによるFAQ生成と自動転記により、人為的な入力ミスやFAQの品質のばらつきといったリスクの軽減に繋がります。
■フローボットの流れ- はじめに、GoogleフォームとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでAI機能の「テキスト抽出」を設定し、フォーム送信された内容をもとに、FAQの質問文と回答文を要約するよう設定します。
- 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「レコードを追加する」アクションを設定し、生成されたFAQの質問と回答を指定のシートに追加します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント- Googleフォームのトリガー設定では、FAQ生成の対象としたい任意のフォームを指定することが可能です。
- AI機能のオペレーションでは、Googleフォームから取得した情報のうち、どの項目をFAQの質問や回答の生成に使用するか、またどのような指示（プロンプト）でAIにFAQを生成させるかなど、要件に合わせて柔軟に設定できます。
- Google スプレッドシートのオペレーションでは、FAQを追加する任意のスプレッドシートおよびシートを指定できます。また、どの列にAIが生成した質問を、どの列に回答を割り当てるか、あるいは固定値を入力するかなどを細かく設定可能です。
■注意事項- Googleフォーム、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
- Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は「Googleフォームトリガーで、回答内容を取得する方法」を参照ください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
このワークフローでは、Googleフォームから送信された質問・回答などの情報をAIがFAQ形式に整理し、Google スプレッドシートへ自動で追加します。FAQ作成から登録までの作業を自動化することで、手作業の負担を減らし、FAQを効率的に整備できます。
- 手作業でFAQを作成している担当者の方
- AIを活用してFAQ作成の効率化を図りたいと考えているカスタマーサポート部門の方
- Google スプレッドシートでのFAQ管理をよりスムーズに行いたいと考えているチームの方
- Googleフォームから質問・回答を送信するだけで、FAQ形式への整理からGoogle スプレッドシートへの追加までを自動化でき、手作業の時間を削減できます。
- AIによるFAQ生成と自動転記により、人為的な入力ミスやFAQの品質のばらつきといったリスクの軽減に繋がります。
- はじめに、GoogleフォームとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでAI機能の「テキスト抽出」を設定し、フォーム送信された内容をもとに、FAQの質問文と回答文を要約するよう設定します。
- 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「レコードを追加する」アクションを設定し、生成されたFAQの質問と回答を指定のシートに追加します。
- Googleフォームのトリガー設定では、FAQ生成の対象としたい任意のフォームを指定することが可能です。
- AI機能のオペレーションでは、Googleフォームから取得した情報のうち、どの項目をFAQの質問や回答の生成に使用するか、またどのような指示（プロンプト）でAIにFAQを生成させるかなど、要件に合わせて柔軟に設定できます。
- Google スプレッドシートのオペレーションでは、FAQを追加する任意のスプレッドシートおよびシートを指定できます。また、どの列にAIが生成した質問を、どの列に回答を割り当てるか、あるいは固定値を入力するかなどを細かく設定可能です。
- Googleフォーム、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
- Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は「Googleフォームトリガーで、回答内容を取得する方法」を参照ください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
ステップ1: GoogleフォームとGoogle スプレッドシートのマイアプリ連携
まず、Yoomのアカウントにログインします。
まだYoomを利用したことがない方は、初めてのYoomをぜひご覧ください。
1.マイアプリをクリックした後、新規接続をクリックします。
2.入力欄からアプリ名で検索できます。
Googleフォームのマイアプリ登録
では、さっそくGoogleフォームからマイアプリ登録していきましょう！
入力欄にGoogleフォームと入力するとGoogleフォームのアイコンが表示されるので、アイコンをクリックします。
1.以下の画面が出てきますので、「Sign in with Google」をクリックしてください。
2.連携するアカウントを選んでください。
アカウントをクリックすると、追加アクセスを求められる場合があります。内容を確認し、問題がなければ設定を完了してください。
Google スプレッドシートのマイアプリ登録
Google スプレッドシートも同じように検索して、アイコンをクリックします。
1.連携手順については、下記のナビをご参照ください。
マイアプリ登録が成功すると、以下の画面が表示されます。
マイアプリの画面にGoogleフォーム・Google スプレッドシートのアイコンが表示されているか確認してください。
ステップ2：テンプレートをコピー
以下のリンクから「試してみる」をクリックしてください。
■概要FAQとして掲載する質問・回答を整理し、管理用のデータベースへ登録する作業は、手間や時間がかかるものです。特に、質問と回答をFAQとして読みやすい形に整え、管理先へ転記する作業は負担になりがちです。
このワークフローでは、Googleフォームから送信された質問・回答などの情報をAIがFAQ形式に整理し、Google スプレッドシートへ自動で追加します。FAQ作成から登録までの作業を自動化することで、手作業の負担を減らし、FAQを効率的に整備できます。
■このテンプレートをおすすめする方- 手作業でFAQを作成している担当者の方
- AIを活用してFAQ作成の効率化を図りたいと考えているカスタマーサポート部門の方
- Google スプレッドシートでのFAQ管理をよりスムーズに行いたいと考えているチームの方
■このテンプレートを使うメリット- Googleフォームから質問・回答を送信するだけで、FAQ形式への整理からGoogle スプレッドシートへの追加までを自動化でき、手作業の時間を削減できます。
- AIによるFAQ生成と自動転記により、人為的な入力ミスやFAQの品質のばらつきといったリスクの軽減に繋がります。
■フローボットの流れ- はじめに、GoogleフォームとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでAI機能の「テキスト抽出」を設定し、フォーム送信された内容をもとに、FAQの質問文と回答文を要約するよう設定します。
- 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「レコードを追加する」アクションを設定し、生成されたFAQの質問と回答を指定のシートに追加します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント- Googleフォームのトリガー設定では、FAQ生成の対象としたい任意のフォームを指定することが可能です。
- AI機能のオペレーションでは、Googleフォームから取得した情報のうち、どの項目をFAQの質問や回答の生成に使用するか、またどのような指示（プロンプト）でAIにFAQを生成させるかなど、要件に合わせて柔軟に設定できます。
- Google スプレッドシートのオペレーションでは、FAQを追加する任意のスプレッドシートおよびシートを指定できます。また、どの列にAIが生成した質問を、どの列に回答を割り当てるか、あるいは固定値を入力するかなどを細かく設定可能です。
■注意事項- Googleフォーム、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
- Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は「Googleフォームトリガーで、回答内容を取得する方法」を参照ください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
このワークフローでは、Googleフォームから送信された質問・回答などの情報をAIがFAQ形式に整理し、Google スプレッドシートへ自動で追加します。FAQ作成から登録までの作業を自動化することで、手作業の負担を減らし、FAQを効率的に整備できます。
- 手作業でFAQを作成している担当者の方
- AIを活用してFAQ作成の効率化を図りたいと考えているカスタマーサポート部門の方
- Google スプレッドシートでのFAQ管理をよりスムーズに行いたいと考えているチームの方
- Googleフォームから質問・回答を送信するだけで、FAQ形式への整理からGoogle スプレッドシートへの追加までを自動化でき、手作業の時間を削減できます。
- AIによるFAQ生成と自動転記により、人為的な入力ミスやFAQの品質のばらつきといったリスクの軽減に繋がります。
- はじめに、GoogleフォームとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでAI機能の「テキスト抽出」を設定し、フォーム送信された内容をもとに、FAQの質問文と回答文を要約するよう設定します。
- 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「レコードを追加する」アクションを設定し、生成されたFAQの質問と回答を指定のシートに追加します。
- Googleフォームのトリガー設定では、FAQ生成の対象としたい任意のフォームを指定することが可能です。
- AI機能のオペレーションでは、Googleフォームから取得した情報のうち、どの項目をFAQの質問や回答の生成に使用するか、またどのような指示（プロンプト）でAIにFAQを生成させるかなど、要件に合わせて柔軟に設定できます。
- Google スプレッドシートのオペレーションでは、FAQを追加する任意のスプレッドシートおよびシートを指定できます。また、どの列にAIが生成した質問を、どの列に回答を割り当てるか、あるいは固定値を入力するかなどを細かく設定可能です。
- Googleフォーム、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
- Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は「Googleフォームトリガーで、回答内容を取得する方法」を参照ください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
以下の画面が表示されたら、テンプレートのコピーが成功です。
コピーしたテンプレートはフローボットに格納されます。
ステップ3:フォームに回答が送信されたら起動するトリガーの設定
まず、一番上の「フォームに回答が送信されたら」のアイコンをクリックします。
Googleフォームと連携するアカウント情報はプルダウンから選択します。
トリガーには「フォームに回答が送信されたら」を選びましょう。
入力が終わったら、「次へ」を押して進めてください。
各項目を設定していきます。
- トリガーの起動間隔：5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
プランによって設定できる最短の間隔が異なるので、料金プランで事前に確認してくださいね！
どれにするか悩んだら、まずは一番短い時間で試してみるのがおすすめです！
- フォームID：URLの赤枠の箇所がフォームIDです。入力欄の下の注釈を確認しながら入力しましょう！
設定が終わったらテストのため、Googleフォームで回答者としてフォームに記入し、送信してください。
なお、今回はテストとして以下のフォームを使用しています。実際の運用では、FAQ生成に使用したい質問・回答など、必要な情報を受け付けるフォームを使って設定してください。
回答が終わったらフローボットに戻り、テストをクリックしましょう。
テストが成功すると「テスト成功」の画面が表示され、Googleフォームから取得した値を引用できるようになります。
※取得した値とは？
トリガーやオペレーション設定時に、「テスト」を実行して取得した値のことを指します。
後続のオペレーション設定時の値として利用でき、フローボットを起動するたびに変動した値となります。
なお、YoomのGoogleフォーム連携では、デフォルトで取得できる値は、「回答ID」「最終回答日時」「回答の作成日時」「回答者のメールアドレス」のみとなっており、ユーザーの回答内容を取得するためには、手動で取得した値を追加する必要があります。
項目を追加するため、「＋取得した値を追加」をクリックしましょう。
設定方法は以下のヘルプページもご確認ください。
以下のとおり追加したい項目の取得が完了したら、追加をクリックします。
ここで取得した値を、後のアクション設定時に利用します。
テストが終わったら、「完了」をクリックするのを忘れないようにしましょう！
ステップ4:質問内容と回答内容を要約する設定
次に、「テキスト抽出」のアイコンをクリックします。
アクションを設定します。
詳しい設定方法については以下のリンク先を参照してください。
各項目を設定していきます。
- 抽出対象のテキスト：編集欄をクリックするとGoogleフォームから取得した情報を引用できます。（ここでは、質問内容と回答内容を引用しています。）
取得した値を活用することで値が固定化されず、フローボットを起動するたびに最新の情報を自動で反映できます。
- 抽出したい項目：抽出したい項目をカンマ区切りで設定しましょう。
- 指示内容：設定は任意ですが、必要であれば注釈を見ながら入力してみてください。
今回は以下のように設定しています。 - AIモデル：プルダウンからモデルを選択してください。
設定が終わったら「テスト」をクリックしましょう！
「テスト成功」と表示されたら、「完了」を押してください。
ステップ5:レコードを追加する設定
最後に、「レコードを追加する」のアイコンをクリックします。
Google スプレッドシートと連携するアカウント情報はプルダウンから選択します。
アクションには「レコードを追加する」を選びましょう。
事前準備として、Google スプレッドシートでデータベースを用意しておきましょう。
今回はテスト用に、以下の内容で作成しました。
※すでに運用している管理用のデータベースがある場合は、そのまま利用できます。
Yoomの操作画面に戻り、データベースの連携を設定していきます。
- スプレッドシートID、スプレッドシートのタブ名：入力欄をクリックし、候補から選択しましょう。
- テーブル範囲：入力は任意ですが、範囲を指定したい場合は「A1:E100」といった書き方で設定できます。
設定が終わったら「次へ」をクリックしましょう。
追加するレコードの値を設定しましょう。
各項目は入力欄をクリックすると、取得した値から引用できます。
各項目について入力が完了したら「テスト」をクリックして、設定した内容でレコードが追加されるか確認しましょう。
画面に「テスト成功」と表示されたら、Google スプレッドシートの画面でも正しく追加されているか確認してみましょう。
問題がなければYoomの操作画面に戻り、「完了」をクリックします。
ステップ6:テストと確認
おつかれさまでした！以上で設定はすべて完了です。
設定が終わると、以下のような画面が表示されます。
「トリガーをON」をクリックすると、フローボットが起動します。
以上が、Googleフォームで送信された質問・回答をもとにFAQをAIで生成し、Google スプレッドシートに追加する方法でした！
AI機能を活用したその他の自動化例
AI機能を活用することで、業務における様々な自動化が可能になります。
要約やFAQ作成のその他の自動化例
フォーム送信された情報からFAQを生成し、DiscordやNotionに自動で共有することで、ナレッジの蓄積と共有がスムーズになります。また、Google Driveに保存されたPDFをOCRで読み取り、要約してGoogle Chatへ通知することで、文書の確認時間を削減可能です。
■概要フォームからの問い合わせやフィードバックは貴重な情報源ですが、その内容を都度FAQにまとめ、関係者に共有するのは手間がかかる作業ではないでしょうか。特に、手作業でのFAQ作成や通知は、対応漏れや時間の浪費につながることもあります。
このワークフローを活用すれば、フォームへの回答があった際にその内容をAIが自動で要約しFAQ形式でDiscordへ通知されるため、こうした課題をスムーズに解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方- フォームからの問い合わせ対応やFAQ作成に多くの時間を割いている担当者
- FAQの作成や更新作業を効率化し、情報共有を迅速に行いたいチームリーダー
- Discordを活用して、チーム内でのナレッジ共有を活性化させたい方
■このテンプレートを使うメリット- フォームの回答を基にしたFAQ作成とDiscordへの通知が自動化されるため、これまで手作業に費やしていた時間を削減できます。
- 手作業によるFAQの作成ミスや通知漏れといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、常に最新の情報を共有できます。
■フローボットの流れ- はじめに、DiscordをYoomと連携します。
- 次に、トリガーで、フォームトリガー機能を選択し、「フォームトリガー」というアクションを設定し、FAQの元となる情報を収集するフォームを作成します。
- 続いて、オペレーションで、AI機能の「質問内容の要約」アクションを設定し、フォームで受け付けた質問内容をFAQの質問として適切な形に要約します。
- 次に、オペレーションで、AI機能の「回答内容の要約」アクションを設定し、フォームで受け付けた回答内容をFAQの回答として適切な形に要約します。
- 最後に、オペレーションで、Discordの「メッセージを送信」アクションを設定し、生成されたFAQを指定したチャンネルに通知します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント- AI機能の設定では、質問内容や回答内容を要約する際の条件、生成する文字数、言語などを任意で設定できます。
- Discordへの通知設定では、通知先のチャンネルを任意で設定できるだけでなく、通知メッセージの本文に固定のテキストを入れたり、前のステップで取得した情報（要約された質問や回答など）を変数として埋め込んだりといったカスタムが可能です。
■注意事項- DiscordとYoomを連携してください。
- フォーム機能はミニプラン以上でご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・パーソナルプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
- パーソナルプラン・ミニプラン・チームプラン・サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
■概要Googleフォームに寄せられたお問い合わせや質問からFAQを作成してNotionで管理する際、手作業での転記や要約に手間を感じていませんか？また、その過程での抜け漏れや、FAQの質のばらつきも課題となりがちです。このワークフローを活用すれば、Googleフォームへの回答送信をトリガーにAIが質問と回答を要約し、Notionへ自動でFAQとして追加するため、これらの課題を解消し情報共有の効率を高めることができます。
■このテンプレートをおすすめする方- GoogleフォームとNotionを利用してFAQ管理を行っているカスタマーサポート担当者
- 手作業でのFAQ作成と更新に多くの時間を費やし、非効率を感じているチームリーダー
- FAQ作成プロセスの自動化により、属人化を防ぎつつ情報共有を円滑にしたい方
■このテンプレートを使うメリット- Googleフォームへの回答内容を元にしたFAQ作成とNotionへの追加が自動化され、手作業にかかっていた時間を削減し、他の業務に集中できます。
- AIによる要約と自動転記により、人為的な入力ミスや情報の抜け漏れを防ぎ、FAQの品質維持に貢献します。
■フローボットの流れ- はじめに、GoogleフォームとNotionをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定します。
- 続いて、オペレーションでAI機能を選択し、「質問内容の要約」アクションでGoogleフォームから受け取った質問内容を要約するよう設定します。
- さらに、オペレーションでAI機能を再度選択し、「回答内容の要約」アクションでGoogleフォームから受け取った回答内容を要約するよう設定します。
- 最後に、オペレーションでNotionを選択し、「レコードを追加する」アクションを設定し、要約された質問と回答をFAQとしてNotionの指定データベースに追加します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント- AI機能の設定では、質問や回答を要約する際の条件（例：重要なポイントを抽出、簡潔にまとめるなど）や、生成されるテキストの文字数、使用言語（日本語、英語など）を任意で指定できます。
- Notionにレコードを追加するアクションでは、FAQのタイトルやプロパティに固定のテキスト情報を入力したり、前のステップでAIが要約した質問内容や回答内容を変数として埋め込むなど、柔軟な設定が可能です。
■注意事項- Googleフォーム、NotionのそれぞれとYoomを連携してください。
- Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は「Googleフォームトリガーで、回答内容を取得する方法」を参照ください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
■概要
Google Driveに日々保存される契約書やレポートなどのPDFファイル。その内容を確認し、要約して関係部署に共有する作業に手間を感じていませんか。手作業での対応は時間がかかるだけでなく、重要な情報の見落としに繋がる可能性もあります。このワークフローを活用すれば、Google Driveの特定フォルダにPDFが格納されると、AIが自動で文字情報を読み取って要約を作成し、Google Chatへ通知します。書類確認から情報共有までを自動化し、業務の迅速化と正確性の向上を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Google Driveに保存されるPDFの内容確認と情報共有に時間を要している方
- 手作業による書類の要約作成や、転記ミスなどのヒューマンエラーをなくしたい方
- AIやOCRの技術を活用して、書類管理に関連する業務のDXを推進したい担当者の方
■このテンプレートを使うメリット
- Google Driveへのファイル格納を起点に、内容の読み取りから要約、通知までを自動化し、これまで手作業で行っていた一連の作業時間を短縮します。
- 手作業による内容の確認ミスや要約の抜け漏れ、関係者への共有忘れといったヒューマンエラーを防ぎ、業務の正確性を高めることに繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、Google DriveとGoogle ChatをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogle Driveを選択し、「特定のフォルダ内に新しくファイル・フォルダが作成されたら」というアクションを設定します。
- 続いて、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、トリガーで検知したファイルを指定します。
- 次に、オペレーションでAI機能の「画像・PDFから文字を読み取る」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルからテキストを抽出します。
- 続いて、オペレーションでAI機能の「要約する」アクションを設定し、抽出したテキストを要約します。
- 最後に、オペレーションでGoogle Chatの「メッセージを送信」アクションを設定し、作成された要約を指定のスペースに通知します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション■このワークフローのカスタムポイント
- Google Driveのトリガー設定では、本ワークフローを起動させたい特定のフォルダIDを任意で設定してください。
- Google Chatの通知オペレーションでは、メッセージを送信したいスペースや宛先を任意で設定してください。
- Google Chatとの連携は、Google Workspaceをご利用の場合のみ可能ですのでご注意ください。
- OCR機能である「画像・PDFから文字を読み取る」オペレーションは、チームプランまたはサクセスプランでご利用いただけます。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランで利用可能な機能は、2週間の無料トライアル期間中であればすべてお試しいただくことが可能です。
■概要
Zoomでの会議後、議事録を作成するために録画を視聴し、手作業で文字起こしや要約を行うことに手間を感じていないでしょうか。重要な作業でありながら、多くの時間を要するため、本来の業務を圧迫することもあります。このワークフローを活用すれば、Zoom会議の終了をきっかけに、録画データの文字起こし、AIによる要約、議事録PDFの作成、Boxへの保存までを自動化し、議事録作成に関する一連の業務を効率化できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Zoom会議が多く、議事録作成の手間を減らしたい担当者の方
- 会議の録画データを手作業で文字起こし・要約している業務担当者の方
- 会議内容の共有や保管を効率化し、チーム全体の生産性を高めたい方
■このテンプレートを使うメリット
- Zoom会議後の録画ダウンロードから文字起こし、要約、保存までの一連の流れを自動化し、議事録作成にかかる時間を短縮します。
- 手作業による文字の起こし間違いや要約の抜け漏れ、ファイルの保存忘れといったヒューマンエラーを防ぎ、業務品質を均一化します。
■フローボットの流れ
- はじめに、Zoom、Googleドキュメント、BoxをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでZoomを選択し、「ミーティングが終了したら」というアクションを設定します。
- 続いて、Zoomの「ミーティングのレコーディング情報を取得する」アクションと「レコーディングファイルをダウンロードする」アクションを順に設定します。
- その後、音声文字起こし機能を使って、ダウンロードした録画データを文字起こしします。
- 続いて、AI機能を使って、文字起こししたテキストを要約するアクションを設定します。
- 次に、Googleドキュメントで要約をもとに議事録を作成するアクションを設定します。
- 最後に、Boxで作成した議事録PDFを指定フォルダにアップロードするアクションを設定します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Zoomのトリガー設定では、対象とするアカウントのメールアドレスやフローの起動間隔を任意に設定してください。
- 音声文字起こし機能のアクション設定で、文字起こしの対象とする音声ファイルを指定できます。
- AI機能による要約の設定では、要約対象の文章として前段の文字起こし結果を変数で指定し、要約の条件も任意にカスタマイズ可能です。
- Googleドキュメントでの書類作成設定では、議事録の雛形や発行する書類のファイル名、本文に差し込む内容などを任意に設定できます。
- Boxへのアップロード設定では、保存先のフォルダやファイル名、ファイルの添付方法などを任意に選択してください。
■注意事項
- Zoom、Google ドキュメント、BoxのそれぞれとYoomを連携してください。
- OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記を参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924 - トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
■概要Salesforceに新しい取引先を登録した後、その企業情報を手動で検索し、概要をまとめて入力する作業は手間がかかるのではないでしょうか。特に多くの企業情報を扱う場合、リサーチや転記作業が大きな負担になることもあります。このワークフローを活用すれば、Salesforceへの新規レコード登録をきっかけに、SerpApiで企業情報をGoogle検索し、その結果をAIが自動で要約してSalesforceのレコードを更新するため、こうした情報収集の課題をスムーズに解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方- Salesforceを活用しており、顧客情報のリサーチを手作業で行っている営業担当者の方
- 営業チームの活動を効率化し、データ入力の精度を高めたいと考えているマネージャーの方
- 手作業による情報収集を自動化し、より戦略的な業務に時間を割きたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット- Salesforceへの情報登録を起点に、Web検索からAIによる要約、レコードの更新までを自動化できるため、情報収集や入力にかかる時間を短縮します。
- 必要な情報が自動でSalesforce内の該当レコードに集約されるため、情報が点在することなく、データ管理の効率化に繋がります。
■フローボットの流れ- はじめに、SalesforceとSerpApiをYoomと連携します
- 次に、トリガーでSalesforceを選択し、「取引先オブジェクトに新規レコードが登録されたら」というアクションを設定します
- 次に、オペレーションでSerpApiを選択し、「Google検索の結果を取得」アクションで、登録された企業名などの情報を検索します
- 次に、オペレーションでAI機能を選択し、「要約する」アクションで、SerpApiで取得した検索結果を要約します
- 最後に、オペレーションでSalesforceを選択し、「レコードを更新する」アクションで、AIが要約した内容を該当のレコードに書き込みます
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント- SalesforceをYoomに連携する際は、お使いのSalesforceのマイドメインURLを設定してください。
- SerpApiのオペレーションでは、検索するキーワードとして、トリガーで取得した取引先名などの情報を変数として設定することが可能です。
- AI機能による要約では、SerpApiで取得した検索結果のスニペットなどの情報を要約対象の文章として指定し、任意の文字数や形式で要約するように条件をカスタマイズできます。
- 最後のSalesforceのオペレーションでは、AIが要約したテキストをどの項目に更新するかを任意で設定できます。
■注意事項- Salesforce、SerpApiのそれぞれとYoomを連携してください。
- Salesforceはミニプラン以上でご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・パーソナルプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプラン・チームプラン・サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- 検索の際は複数のキーワードを組み合わせることで、比較的正確な情報を取得することが可能です。
このワークフローを活用すれば、フォームへの回答があった際にその内容をAIが自動で要約しFAQ形式でDiscordへ通知されるため、こうした課題をスムーズに解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- フォームからの問い合わせ対応やFAQ作成に多くの時間を割いている担当者
- FAQの作成や更新作業を効率化し、情報共有を迅速に行いたいチームリーダー
- Discordを活用して、チーム内でのナレッジ共有を活性化させたい方
■このテンプレートを使うメリット
- フォームの回答を基にしたFAQ作成とDiscordへの通知が自動化されるため、これまで手作業に費やしていた時間を削減できます。
- 手作業によるFAQの作成ミスや通知漏れといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、常に最新の情報を共有できます。
■フローボットの流れ
- はじめに、DiscordをYoomと連携します。
- 次に、トリガーで、フォームトリガー機能を選択し、「フォームトリガー」というアクションを設定し、FAQの元となる情報を収集するフォームを作成します。
- 続いて、オペレーションで、AI機能の「質問内容の要約」アクションを設定し、フォームで受け付けた質問内容をFAQの質問として適切な形に要約します。
- 次に、オペレーションで、AI機能の「回答内容の要約」アクションを設定し、フォームで受け付けた回答内容をFAQの回答として適切な形に要約します。
- 最後に、オペレーションで、Discordの「メッセージを送信」アクションを設定し、生成されたFAQを指定したチャンネルに通知します。
■このワークフローのカスタムポイント
- AI機能の設定では、質問内容や回答内容を要約する際の条件、生成する文字数、言語などを任意で設定できます。
- Discordへの通知設定では、通知先のチャンネルを任意で設定できるだけでなく、通知メッセージの本文に固定のテキストを入れたり、前のステップで取得した情報（要約された質問や回答など）を変数として埋め込んだりといったカスタムが可能です。
■注意事項
- DiscordとYoomを連携してください。
- フォーム機能はミニプラン以上でご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・パーソナルプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
- パーソナルプラン・ミニプラン・チームプラン・サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
■このテンプレートをおすすめする方
- GoogleフォームとNotionを利用してFAQ管理を行っているカスタマーサポート担当者
- 手作業でのFAQ作成と更新に多くの時間を費やし、非効率を感じているチームリーダー
- FAQ作成プロセスの自動化により、属人化を防ぎつつ情報共有を円滑にしたい方
■このテンプレートを使うメリット
- Googleフォームへの回答内容を元にしたFAQ作成とNotionへの追加が自動化され、手作業にかかっていた時間を削減し、他の業務に集中できます。
- AIによる要約と自動転記により、人為的な入力ミスや情報の抜け漏れを防ぎ、FAQの品質維持に貢献します。
■フローボットの流れ
- はじめに、GoogleフォームとNotionをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定します。
- 続いて、オペレーションでAI機能を選択し、「質問内容の要約」アクションでGoogleフォームから受け取った質問内容を要約するよう設定します。
- さらに、オペレーションでAI機能を再度選択し、「回答内容の要約」アクションでGoogleフォームから受け取った回答内容を要約するよう設定します。
- 最後に、オペレーションでNotionを選択し、「レコードを追加する」アクションを設定し、要約された質問と回答をFAQとしてNotionの指定データベースに追加します。
■このワークフローのカスタムポイント
- AI機能の設定では、質問や回答を要約する際の条件（例：重要なポイントを抽出、簡潔にまとめるなど）や、生成されるテキストの文字数、使用言語（日本語、英語など）を任意で指定できます。
- Notionにレコードを追加するアクションでは、FAQのタイトルやプロパティに固定のテキスト情報を入力したり、前のステップでAIが要約した質問内容や回答内容を変数として埋め込むなど、柔軟な設定が可能です。
■注意事項
- Googleフォーム、NotionのそれぞれとYoomを連携してください。
- Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は「Googleフォームトリガーで、回答内容を取得する方法」を参照ください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
■概要
Google Driveに日々保存される契約書やレポートなどのPDFファイル。その内容を確認し、要約して関係部署に共有する作業に手間を感じていませんか。手作業での対応は時間がかかるだけでなく、重要な情報の見落としに繋がる可能性もあります。このワークフローを活用すれば、Google Driveの特定フォルダにPDFが格納されると、AIが自動で文字情報を読み取って要約を作成し、Google Chatへ通知します。書類確認から情報共有までを自動化し、業務の迅速化と正確性の向上を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Google Driveに保存されるPDFの内容確認と情報共有に時間を要している方
- 手作業による書類の要約作成や、転記ミスなどのヒューマンエラーをなくしたい方
- AIやOCRの技術を活用して、書類管理に関連する業務のDXを推進したい担当者の方
■このテンプレートを使うメリット
- Google Driveへのファイル格納を起点に、内容の読み取りから要約、通知までを自動化し、これまで手作業で行っていた一連の作業時間を短縮します。
- 手作業による内容の確認ミスや要約の抜け漏れ、関係者への共有忘れといったヒューマンエラーを防ぎ、業務の正確性を高めることに繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、Google DriveとGoogle ChatをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogle Driveを選択し、「特定のフォルダ内に新しくファイル・フォルダが作成されたら」というアクションを設定します。
- 続いて、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、トリガーで検知したファイルを指定します。
- 次に、オペレーションでAI機能の「画像・PDFから文字を読み取る」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルからテキストを抽出します。
- 続いて、オペレーションでAI機能の「要約する」アクションを設定し、抽出したテキストを要約します。
- 最後に、オペレーションでGoogle Chatの「メッセージを送信」アクションを設定し、作成された要約を指定のスペースに通知します。
■このワークフローのカスタムポイント
- Google Driveのトリガー設定では、本ワークフローを起動させたい特定のフォルダIDを任意で設定してください。
- Google Chatの通知オペレーションでは、メッセージを送信したいスペースや宛先を任意で設定してください。
- Google Chatとの連携は、Google Workspaceをご利用の場合のみ可能ですのでご注意ください。
- OCR機能である「画像・PDFから文字を読み取る」オペレーションは、チームプランまたはサクセスプランでご利用いただけます。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランで利用可能な機能は、2週間の無料トライアル期間中であればすべてお試しいただくことが可能です。
■概要
Zoomでの会議後、議事録を作成するために録画を視聴し、手作業で文字起こしや要約を行うことに手間を感じていないでしょうか。重要な作業でありながら、多くの時間を要するため、本来の業務を圧迫することもあります。このワークフローを活用すれば、Zoom会議の終了をきっかけに、録画データの文字起こし、AIによる要約、議事録PDFの作成、Boxへの保存までを自動化し、議事録作成に関する一連の業務を効率化できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Zoom会議が多く、議事録作成の手間を減らしたい担当者の方
- 会議の録画データを手作業で文字起こし・要約している業務担当者の方
- 会議内容の共有や保管を効率化し、チーム全体の生産性を高めたい方
■このテンプレートを使うメリット
- Zoom会議後の録画ダウンロードから文字起こし、要約、保存までの一連の流れを自動化し、議事録作成にかかる時間を短縮します。
- 手作業による文字の起こし間違いや要約の抜け漏れ、ファイルの保存忘れといったヒューマンエラーを防ぎ、業務品質を均一化します。
■フローボットの流れ
- はじめに、Zoom、Googleドキュメント、BoxをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでZoomを選択し、「ミーティングが終了したら」というアクションを設定します。
- 続いて、Zoomの「ミーティングのレコーディング情報を取得する」アクションと「レコーディングファイルをダウンロードする」アクションを順に設定します。
- その後、音声文字起こし機能を使って、ダウンロードした録画データを文字起こしします。
- 続いて、AI機能を使って、文字起こししたテキストを要約するアクションを設定します。
- 次に、Googleドキュメントで要約をもとに議事録を作成するアクションを設定します。
- 最後に、Boxで作成した議事録PDFを指定フォルダにアップロードするアクションを設定します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Zoomのトリガー設定では、対象とするアカウントのメールアドレスやフローの起動間隔を任意に設定してください。
- 音声文字起こし機能のアクション設定で、文字起こしの対象とする音声ファイルを指定できます。
- AI機能による要約の設定では、要約対象の文章として前段の文字起こし結果を変数で指定し、要約の条件も任意にカスタマイズ可能です。
- Googleドキュメントでの書類作成設定では、議事録の雛形や発行する書類のファイル名、本文に差し込む内容などを任意に設定できます。
- Boxへのアップロード設定では、保存先のフォルダやファイル名、ファイルの添付方法などを任意に選択してください。
■注意事項
- Zoom、Google ドキュメント、BoxのそれぞれとYoomを連携してください。
- OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記を参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924 - トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
■このテンプレートをおすすめする方
- Salesforceを活用しており、顧客情報のリサーチを手作業で行っている営業担当者の方
- 営業チームの活動を効率化し、データ入力の精度を高めたいと考えているマネージャーの方
- 手作業による情報収集を自動化し、より戦略的な業務に時間を割きたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Salesforceへの情報登録を起点に、Web検索からAIによる要約、レコードの更新までを自動化できるため、情報収集や入力にかかる時間を短縮します。
- 必要な情報が自動でSalesforce内の該当レコードに集約されるため、情報が点在することなく、データ管理の効率化に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、SalesforceとSerpApiをYoomと連携します
- 次に、トリガーでSalesforceを選択し、「取引先オブジェクトに新規レコードが登録されたら」というアクションを設定します
- 次に、オペレーションでSerpApiを選択し、「Google検索の結果を取得」アクションで、登録された企業名などの情報を検索します
- 次に、オペレーションでAI機能を選択し、「要約する」アクションで、SerpApiで取得した検索結果を要約します
- 最後に、オペレーションでSalesforceを選択し、「レコードを更新する」アクションで、AIが要約した内容を該当のレコードに書き込みます
■このワークフローのカスタムポイント
- SalesforceをYoomに連携する際は、お使いのSalesforceのマイドメインURLを設定してください。
- SerpApiのオペレーションでは、検索するキーワードとして、トリガーで取得した取引先名などの情報を変数として設定することが可能です。
- AI機能による要約では、SerpApiで取得した検索結果のスニペットなどの情報を要約対象の文章として指定し、任意の文字数や形式で要約するように条件をカスタマイズできます。
- 最後のSalesforceのオペレーションでは、AIが要約したテキストをどの項目に更新するかを任意で設定できます。
■注意事項
- Salesforce、SerpApiのそれぞれとYoomを連携してください。
- Salesforceはミニプラン以上でご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・パーソナルプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプラン・チームプラン・サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- 検索の際は複数のキーワードを組み合わせることで、比較的正確な情報を取得することが可能です。
まとめ
この記事では、「Googleフォームを活用してFAQ作成をAIで自動化する方法」について、プログラミング不要で実現できる具体的な手順をご紹介しました。
Googleフォームに入力された内容をもとにAIがFAQを生成し、Google スプレッドシートなどに自動記録することで、手間のかかる作業を省きながら、情報の見落としや対応の遅れも防ぐことができます。
また、FAQは一度作成して終わりではなく、日々寄せられる問い合わせ履歴を継続的に反映しながら育てていくことが大切です。あわせて、AIが生成した内容をそのまま公開するのではなく、公開前に人が内容を確認する運用にすると、より安心して活用できるでしょう。
Yoomには、今回ご紹介したFAQ作成の自動化以外にも、さまざまな業務を効率化するためのテンプレートが多数用意されています。
フォーム送信をきっかけにチャットへ通知を行ったり、データベースと連携して記録・整理を行うなど、業務内容に応じた自動化が可能です。
「同じような問い合わせ対応に時間を取られている」「FAQの更新が追いつかない」「チーム内の情報共有をもっとスムーズにしたい」と感じている方は、ぜひYoomのテンプレートを活用してみてください。ノーコードで簡単に始められますよ！
プログラミング知識なしで手軽に構築できます。
