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「顧客からの問い合わせ対応に追われて、FAQの作成や更新がなかなか進まない…」
「FAQを手作業で作成しているけれど、時間がかかりすぎるし、抜け漏れも心配…」
このようにFAQ作成に関する業務で、手間や時間、品質の課題を感じていませんか？もし、フォームで受け付けた問い合わせ内容やアンケートの回答などを基にAIが自動でFAQ形式に情報を整理して、社内データベースやチャットツールに展開できるようになれば、これらの悩みから解放されるでしょう。
また、FAQ作成の効率を飛躍的に向上させつつ、顧客満足度の向上や社内のナレッジ共有の円滑化にも繋がり、より戦略的な業務に注力できる時間を生み出すことができます！
今回ご紹介する自動化の設定は、ノーコードで簡単に設定できて、手間や時間もかからないので、ぜひ自動化を導入してFAQ作成業務をもっと楽にしてみましょう！
Yoomには、フォームで受け付けた回答を基にAIでFAQを自動生成する業務フロー自動化のテンプレートが用意されています。
「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
FAQ作成をAIで自動化することで、問い合わせ対応の効率化やナレッジ共有の促進が期待できます。
ここでは、様々なトリガーや連携先に応じたFAQ自動生成の具体的なテンプレートを紹介しますので、気になる内容があれば、ぜひクリックしてみてください！
Googleフォームのようなフォームサービスで収集した回答や、社内のデータベースに蓄積された情報を活用し、AIがFAQを自動生成してGoogle スプレッドシートなどの表計算ソフトに整理・記録できます。
手作業によるFAQ作成や更新の手間を大幅に削減し、常に最新の情報を効率的に管理・共有できます。
Googleフォームのようなフォームサービスに新しい回答が送信された際に、その内容を基にAIがFAQを自動生成し、Slackなどのチャットツールに即座に通知します。
FAQの迅速な共有と確認が可能になり、社内での情報共有をスムーズにし、問い合わせへの初期対応を迅速化します。
Zoho Formsのような各種フォームサービスに回答があった場合に、AIがFAQを生成し、その内容をGmailなどのメールツールを通じて関係者に自動で通知します。
重要なFAQ情報を確実に伝え、対応漏れを防ぎつつ、関係者間での認識合わせを円滑に進めることができます。
それではここから代表的な例として、Googleフォームで受け付けた回答内容を基に、AIがFAQを自動生成し、その結果をGoogle スプレッドシートに自動で追加していくフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
まず、Yoomのアカウントにログインします。
まだYoomを利用したことがない方は、初めてのYoomをぜひご覧ください。
1.マイアプリをクリックした後、新規接続をクリックします。
2.入力欄からアプリ名で検索できます。
では、さっそくGoogleフォームからマイアプリ登録していきましょう！
入力欄にGoogleフォームと入力するとGoogleフォームのアイコンが表示されるので、アイコンをクリックします。
1.以下の画面が出てきますので、「Sign in with Google」をクリックしてください。
2.連携するアカウントを選んでください。
アカウントをクリックすると、追加アクセスを求められる場合があります。内容を確認し、問題がなければ設定を完了してください。
Google スプレッドシートも同じように検索して、アイコンをクリックします。
1.以下の画面が出てきますので、「Sign in with Google」をクリックしてください。
この後は、Googleフォームでのマイアプリ登録とほぼ同じ操作なので、スムーズに進められると思います！
マイアプリ登録が成功すると、以下の画面が表示されます。
マイアプリの画面にGoogleフォーム・Google スプレッドシートのアイコンが表示されているか確認してください。
以下のリンクから「試してみる」をクリックしてください。
以下の表示が出たら、テンプレートのコピーが成功です。
コピーしたテンプレートはマイプロジェクトに格納されます
まず、一番上の「フォームに回答が送信されたら」のアイコンをクリックします。
Googleフォームと連携するアカウント情報はプルダウンから選択します。
トリガーには「フォームに回答が送信されたら」を選びましょう。
入力が終わったら、「次へ」を押して進めてください。
各項目を設定していきます。
設定が終わったらテストのため、Googleフォームで回答者としてフォームに記入し、送信してください。
なお、今回はテストとして以下のフォームを使用しています。
回答が終わったらフローボットに戻り、テストをクリックしましょう。
作成が終わったらフローボットに戻り、テストをクリックしましょう。
テストが成功すると「テスト成功」の画面が表示され、Googleフォームから取得した情報を引用できるようになります。
詳しくは以下のリンク先を参照してください。
アウトプットについて
なお、今回は取得する値を変更しています。詳しい方法についてはこちらを参考にしてみてくださいね。
テストが終わったら、「保存する」をクリックするのを忘れないようにしましょう！
次に、「質問内容の要約」のアイコンをクリックします。
タイトルとアクションを設定します。
なお、デフォルトのアクションでは、2タスクが使われます。
詳しい設定方法については以下のリンク先を参照してください。
「要約する」の設定方法
各項目を設定していきます。
その他の項目は任意ですが、必要なら注釈を見ながら入力してみてください。
今回は以下のように設定しています。
設定が終わったら「テスト」をクリックしましょう！
「テスト成功」と出たら、「保存する」を押して完了です！
次に、「回答内容の要約」のアイコンをクリックします。
先ほど設定した質問内容の要約とやることは同じです。
今回もデフォルトのままにしておきます。
各項目を設定していきます。
要約内容のテキストは、今回は回答内容を引用しましょう。
その他の項目は以下のように設定しています。
設定が終わったら「テスト」をクリックしましょう。
テストが成功したら、「保存する」をクリックするのを忘れないようにしましょう！
ちゃんと書類が発行されているか確認しておくと安心です。
最後に、「レコードを追加する」のアイコンをクリックします。
Google スプレッドシートと連携するアカウント情報はプルダウンから選択します。
アクションには「レコードを追加する」を選びましょう。
データベースの連携を設定していきます。
今回は、以下のスプレッドシートを使用しています。
設定が終わったら「次へ」をクリックしましょう。
追加するレコードの値を設定しましょう。
各項目は入力欄をクリックすると、要約した内容を引用できます。
画面に「テスト成功」と表示されたら、最後に「保存する」をクリックしましょう！
Google スプレッドシートの画面でもちゃんと追加されているか確認しておくと安心です。
おつかれさまでした！以上で設定はすべて完了です。
設定が終わると、以下のような画面が表示されます。
「トリガーをON」をクリックすると、フローボットが起動します。
以上が、Googleフォームの回答内容を元にFAQをAIで生成し、Google スプレッドシートに追加する方法でした！
AI機能を活用することで、業務における様々な自動化が可能になります。
Googleフォームに寄せられた回答からFAQを生成し、DiscordやNotionに自動で共有することで、ナレッジの蓄積と共有がスムーズになります。また、Google Driveに保存されたPDFをOCRで読み取り、要約してGoogle Chatへ通知することで、文書の確認時間を削減可能です。
この記事では、「Googleフォームを活用してFAQ作成をAIで自動化する方法」について、プログラミング不要で実現できる具体的な手順をご紹介しました。
Googleフォームに入力された内容をもとにAIがFAQを生成し、Google スプレッドシートなどに自動記録することで、手間のかかる作業を省きながら、情報の見落としや対応の遅れも防ぐことができます。
<span class="mark-yellow">Yoomには、今回ご紹介したFAQ作成の自動化以外にも、さまざまな業務を効率化するためのテンプレートが多数用意されています。</span>
フォーム送信をきっかけにチャットへ通知を行ったり、データベースと連携して記録・整理を行うなど、業務内容に応じた自動化が可能です。
「同じような問い合わせ対応に時間を取られている」「FAQの更新が追いつかない」「チーム内の情報共有をもっとスムーズにしたい」と感じている方は、ぜひYoomのテンプレートを活用してみてください。ノーコードで簡単に始められますよ！
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