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「新しい取引先ができたら、手作業でBoxにフォルダを作って関係者と共有しているけど、手間がかかるし忘れそうで不安…」
「プロジェクトが始まるたびにBoxで関連フォルダ一式を作成するのが面倒。何か良い方法はないかな…」
このように、オンラインストレージサービスBoxを利用する中で、フォルダ作成やファイル管理といった定型的な作業に時間を取られ、本来集中すべき業務になかなか注力できないと感じていませんか？
もし、CRMで新しい取引が作成されたタイミングや、チャットツールで特定のメッセージが投稿されたタイミング、あるいは特定のメールを受信したタイミングで、Boxに必要なフォルダを自動で作成できる仕組みがあれば、これらの繰り返し作業から解放され、ヒューマンエラーのリスクを減らしつつ、より創造的で重要な業務に時間を使うことができます！
今回ご紹介する自動化の設定は、ノーコードで簡単に設定できて、手間や時間もかからないので、ぜひ自動化を導入してBoxの運用をもっと楽にしましょう！
とにかく早く試したい方へ
YoomにはBoxにフォルダを自動作成する業務フロー自動化のテンプレートを用意しています。
「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
■概要 HubSpotで新しい取引が作成されるたびに、手作業でBoxにフォルダを作成する業務は、手間がかかるだけでなく、作成漏れや命名規則の不統一といったミスも起こりやすいのではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、HubSpotでの新規取引作成をきっかけに、Boxへ関連フォルダを自動で作成するため、これらの課題を解消し、営業活動における情報管理を効率化できます。 ■このテンプレートをおすすめする方 ■このテンプレートを使うメリット ■フローボットの流れ ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション ■このワークフローのカスタムポイント ■注意事項
Boxのフォルダ作成を自動化する連携パターン
普段お使いの様々なツールとBoxを連携させ、フォルダ作成を自動化する方法を具体的なテンプレートを使って紹介します！特定の情報が発生したタイミングで、Boxに必要なフォルダが自動で作成されるようになれば、手作業による手間や作成漏れを防ぎ、業務の効率化に繋がります。気になる内容があれば、ぜひクリックしてみてください！
データベース/CRMサービスのデータを使ってBoxにフォルダを自動作成する
HubSpotのようなCRMサービスで新規取引が作成された際に、その取引情報を基にBoxへ関連フォルダを自動で作成することができるフローです。
手作業でのフォルダ作成の手間を省き、顧客ごとの情報管理を迅速かつ正確に行えるようになりますよ！
■概要 HubSpotで新しい取引が作成されるたびに、手作業でBoxにフォルダを作成する業務は、手間がかかるだけでなく、作成漏れや命名規則の不統一といったミスも起こりやすいのではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、HubSpotでの新規取引作成をきっかけに、Boxへ関連フォルダを自動で作成するため、これらの課題を解消し、営業活動における情報管理を効率化できます。 ■このテンプレートをおすすめする方 ■このテンプレートを使うメリット ■フローボットの流れ ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション ■このワークフローのカスタムポイント ■注意事項
チャットツールからの通知をトリガーにBoxにフォルダを自動作成する
Telegramなどのチャットツールに特定のメッセージが投稿されたことをきっかけに、Boxへ新しいフォルダを自動で作成することができるフローです！
プロジェクト開始の合図や特定のキーワードが含まれる投稿があった際に、関連資料を格納するためのフォルダを即座に準備できます。
■概要 Telegramでの情報共有は迅速で便利ですが、共有された情報やファイルを後からBoxで整理・保管する際に手作業が発生し、手間がかかることがあります。 ■このテンプレートをおすすめする方 ■このテンプレートを使うメリット ■フローボットの流れ ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション ■このワークフローのカスタムポイント ■注意事項
また、手作業ではフォルダの作成漏れや設定ファイル名の不統一といったミスが発生してしまうこともあるかもしれません。
このワークフローを活用すれば、Telegramに特定のメッセージが投稿されると、自動でBoxにフォルダが作成されるため、情報管理の効率化が期待できます。
メールツールでの受信をトリガーにBoxにフォルダを自動作成する
Zoho Mailなどのメールツールで特定の条件に合致するメールを受信した際に、Boxへフォルダを自動で作成することも可能です。
例えば特定のクライアントからの依頼メールや、新規案件に関するメールを受け取ったタイミングで、スムーズに情報整理を開始できますよ！
■概要 Zoho Mailで受信した大切なメールを元に、Boxで手動でフォルダを作成する作業に手間を感じていませんか？ ■このテンプレートをおすすめする方 ■このテンプレートを使うメリット ■フローボットの流れ ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション ■このワークフローのカスタムポイント ■注意事項
特に、案件ごとや取引先ごとにフォルダを管理している場合、作成漏れや命名ミスが発生しがちです。
このワークフローを活用すれば、Zoho Mailの特定フォルダへのメール受信をトリガーとして、Boxに自動でフォルダを作成する仕組みを構築でき、情報管理を効率化します。
HubSpotとBoxを連携してフォルダ作成を自動化するフローを作ってみよう
それではここから代表的な例として、HubSpotで新規取引が作成された際に、Boxにその取引名のフォルダを自動で作成するフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
フローの作成方法
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
■概要 HubSpotで新しい取引が作成されるたびに、手作業でBoxにフォルダを作成する業務は、手間がかかるだけでなく、作成漏れや命名規則の不統一といったミスも起こりやすいのではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、HubSpotでの新規取引作成をきっかけに、Boxへ関連フォルダを自動で作成するため、これらの課題を解消し、営業活動における情報管理を効率化できます。 ■このテンプレートをおすすめする方 ■このテンプレートを使うメリット ■フローボットの流れ ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション ■このワークフローのカスタムポイント ■注意事項
ステップ1:HubSpotとBoxのマイアプリ連携
1. HubSpotの登録方法
Yoomにログイン後、画面左側にある「マイアプリ」ボタンを押します。
その後、マイアプリ画面の「新規接続」をクリックし、HubSpotを検索してください。
HubSpotのアカウントを持っている方は「Sign in to your Hubspot account」をクリックしましょう。
Eメールアドレスを入力したら、「次へ」ボタンを押します。
続いてパスワードを入力します。
入力できたら、ログインしましょう！
これで、HubSpotのマイアプリ連携完了です！
2. Boxの登録方法
再び、「新規接続」ボタンをクリックし、Boxを検索しましょう。
Boxのログインページが表示されるので「アドレス」と「パスワード」を入力してください。
Yoomへのアクセス権限付与に関する内容が表示されるので、確認できたら「Boxへのアクセスを許可」ボタンを押します。
これで、Boxのマイアプリ連携完了です！
ステップ2:テンプレートのコピー
それでは自動化の設定を行っていきましょう！
Yoomのテンプレートを利用し、簡単に業務の自動化を実現できますよ。
まずは、下記テンプレートページを開き、『このテンプレートを試してみる』ボタンをクリックしてください。
■概要 HubSpotで新しい取引が作成されるたびに、手作業でBoxにフォルダを作成する業務は、手間がかかるだけでなく、作成漏れや命名規則の不統一といったミスも起こりやすいのではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、HubSpotでの新規取引作成をきっかけに、Boxへ関連フォルダを自動で作成するため、これらの課題を解消し、営業活動における情報管理を効率化できます。 ■このテンプレートをおすすめする方 ■このテンプレートを使うメリット ■フローボットの流れ ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション ■このワークフローのカスタムポイント ■注意事項
以下の表示がされたら、テンプレートのコピー成功です！
コピーしたテンプレートはマイプロジェクトに格納されます。
早速フローを設定していきましょう。
ステップ3:HubSpotで新しい取引が作成されたら起動するトリガーの設定
まずは、「新しい取引が作成されたら」をクリックし設定していきましょう！
次に表示される画面は、デフォルトで設定されています。
連携するアカウント情報に誤りが無いのを確認し、トリガーアクションが「新しい取引が作成されたら」になっているのを確認できたら、そのまま次のページに進みましょう！
トリガーの起動タイミングは、5分、10分、15分、30分、60分から選択できます。
ご利用プランによって、設定できるトリガーの最短間隔が違うので、ご注意ください。
基本的にはそのプランの最短の起動間隔にしてお使いいただくことをおすすめします。
起動間隔の設定が終わったら、HubSpotの画面でテスト用に新しい取引情報を作成してください。
（取引情報の内容は自由に設定して問題ありません！）
作成が完了したら、Yoomの画面に戻り、画面下部にあるテストを実行してください。
「テスト成功」の画像が表示されたら、HubSpotの新しい取引情報から取得した値がアウトプットとして表示されますよ。
このアウトプットは、次のステップで使用します。
取得された情報に誤りが無いの確認してから設定を保存しましょう！
※参照：アウトプットについてはこちらをご確認ください。
ステップ4:Boxにフォルダを作成する
続いて、「フォルダを作成する」という項目を設定していきます！
次のページも、初期設定がされています。
情報に誤りが無いか確認できたら、そのまま「次へ」をクリックしましょう！
フォルダ名は、任意で設定できます。
枠内をクリックするとプルダウンが開くことで、先ほど取得したHubSpotのアウトプットを活用できますよ！
例えば、下記画面のように設定するとHubSpotに新しい取引が作成されたら「取引名」を取得し、自動でBoxのフォルダ名に設定し新規フォルダを作成することが可能です。
親フォルダのコンテンツIDは、枠外の注釈を参考にBoxのURLから設定してください。
設定が完了したら、「テスト」を実行しましょう。
テストが成功したら、設定を保存します。
Boxを確認すると以下のようにフォルダが作成できています。
ステップ5:トリガーをONにする
これで「HubSpotで新規取引が作成されたら、Boxにフォルダを自動で作成する」フローの完成です！
下記画面が表示されたら「トリガーをON」をクリックしてください。
早速、フローボットが正しく動くかどうか確認してみましょう。
Boxを使用したその他の自動化事例
Yoomには、今回紹介したもの以外にも、Boxと他のツールを連携させてファイル管理や情報共有をもっとスマートにする自動化テンプレートが豊富にそろっています！
以下を参考に、「これも使ってみたい！」と思ったら、バナーをクリックして詳細をチェックしてみてください。
■概要 Apolloで新規コンタクトを登録するたびに、関連資料を保管するためのフォルダをBoxに手作業で作成していませんか？この作業は単純ですが、件数が増えると大きな負担になり、作成漏れなどのミスも起こりがちです。このワークフローを活用すれば、Apolloへのコンタクト登録をトリガーに、Boxへ自動でフォルダが作成されるため、こうした定型業務から解放され、より重要なタスクに集中できます。 ■このテンプレートをおすすめする方 ■このテンプレートを使うメリット ■フローボットの流れ ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション ■このワークフローのカスタムポイント ■注意事項 ■概要 BoxとOneDriveを連携し、Boxの特定のフォルダにアップロードされたファイルをOneDriveにもアップロードするフローボットです。 BoxとOneDriveのどちらにもファイルを格納したい際などにご利用ください。 ■このテンプレートをおすすめする方 1.BoxとOneDriveをそれぞれ利用されている方 ■このテンプレートを使うメリット ・Boxにファイルを入れば、自動でOneDriveにもファイルがアップロードできるので、どちらのツールにもファイルをアップする手間を削減できます。 ■注意事項 ・Box、OneDriveそれぞれのアプリとYoomの連携が必要です。 ・BoxのフォルダIDやOneDriveの格納先のフォルダの設定は自由に変更してご利用ください。 ■概要 「Boxフォルダ内のファイル一覧を定期的にGoogle スプレッドシートに同期する」ワークフローは、ファイル管理を効率化し、最新の情報を常にスプレッドシートで確認できる業務ワークフローです。 ■このテンプレートをおすすめする方 ■このテンプレートを使うメリット Boxフォルダ内のファイル一覧を定期的にGoogle スプレッドシートに同期するBoxからスプレッドシートへの同期を自動化することで、手作業の更新作業を削減できます。 ■概要 DocuSignのエンベロープが完了したら、そのエンベロープの証明書をダウンロードし、Boxの特定のフォルダに格納します。 ◼️概要 SalesforceとBoxをAPIで連携し、Salesforceの取引先オブジェクトに新規レコードが登録されたら、Boxに取引先名のフォルダを作成し、フォルダのURLをレコードに記載するフ ローボットです。 フォルダ名は取引先名で作成されるため、わざわざフォルダを手動で作成する必要がありません。 Boxで新たにフォルダを作成する親フォルダのIDを変更してご利用ください。 ◼️注意事項 ・Box、SalesforceそれぞれのアカウントとYoomを連携してご利用ください。 ・Salesforceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。 ・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
2.BoxとOneDriveでなにか効率化を図ってみたい方
3.BoxとOneDriveのどちらにも同じファイルを格納する業務がある方
・自動でファイルをアップロードするので、漏れやミスを削減できます。
Boxを利用していると、フォルダ内のファイル管理や更新情報の追跡が煩雑になることがあります。
特に、多数のファイルが頻繁に追加・更新される環境では、手動で情報を整理するのは大変です。
このワークフローを活用すれば、BoxとGoogle スプレッドシートの連携を自動化し、常に最新のファイル一覧を手軽に確認できるようになります。
また、ファイルの追加や変更がGoogleスプレッドシートに反映されるため、常に最新の状態を把握できます。
自動化によって、複数のファイル情報を一つのスプレッドシートで管理でき、情報共有がスムーズになります。
まとめ
HubSpotなどのCRMとBoxを連携させてフォルダ作成を自動化することで、これまで手作業で行っていた新規取引やプロジェクトごとのフォルダ作成の手間を大幅に削減し、作成漏れや命名規則の不統一といったヒューマンエラーを防ぐことが可能です。
これにより、営業担当者やプロジェクトメンバーは、情報整理のための雑務から解放され、より迅速かつ正確に業務を開始できる環境が整い、本来のコア業務に集中できるようになりますよ！
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、直感的な操作で簡単にBoxを中心とした様々な業務フローを構築できます。もし日々のBox運用や関連業務の自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
