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「新しい取引先ができたら、手作業でBoxにフォルダを作って関係者と共有しているけど、手間がかかるし忘れそうで不安…」
「プロジェクトが始まるたびにBoxで関連フォルダ一式を作成するのが面倒。何か良い方法はないかな…」
このように、オンラインストレージサービスBoxを利用する中で、フォルダ作成やファイル管理といった定型的な作業に時間を取られ、本来集中すべき業務になかなか注力できないと感じていませんか？
もし、CRMで新しい取引が作成されたタイミングや、チャットツールで特定のメッセージが投稿されたタイミング、あるいは特定のメールを受信したタイミングで、Boxに必要なフォルダを自動で作成できる仕組みがあれば、これらの繰り返し作業から解放され、ヒューマンエラーのリスクを減らしつつ、より創造的で重要な業務に時間を使うことができます！
今回ご紹介する自動化の設定は、ノーコードで簡単に設定できて、手間や時間もかからないので、ぜひ自動化を導入してBoxの運用をもっと楽にしましょう！
とにかく早く試したい方へ
YoomにはBoxにフォルダを自動作成する業務フロー自動化のテンプレートを用意しています。
「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
■概要
「HubSpotで新規取引が作成されたら、Boxにフォルダを自動で作成する」ワークフローは、営業活動におけるデータ管理を自動化する業務ワークフローです。
新しい取引が発生すると、手動でフォルダを作成する手間が省け、情報の整理がスムーズに行えます。
Yoomを活用したbox 自動化により、効率的な営業プロセスを実現しましょう。
■このテンプレートをおすすめする方
・HubSpotとBoxを活用して営業データを管理している営業担当者の方
・複数のSaaSアプリ間でのデータ連携に手間を感じているチームリーダーの方
・業務の自動化を通じて営業活動の効率を向上させたい経営者の方
・データ管理の煩雑さを解消し、営業チームの生産性を高めたい方
■注意事項
・HubSpot、BoxのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Boxのフォルダ作成を自動化する連携パターン
普段お使いの様々なツールとBoxを連携させ、フォルダ作成を自動化する方法を具体的なテンプレートを使って紹介します！特定の情報が発生したタイミングで、Boxに必要なフォルダが自動で作成されるようになれば、手作業による手間や作成漏れを防ぎ、業務の効率化に繋がります。気になる内容があれば、ぜひクリックしてみてください！
データベース/CRMサービスのデータを使ってBoxにフォルダを自動作成する
HubSpotのようなCRMサービスで新規取引が作成された際に、その取引情報を基にBoxへ関連フォルダを自動で作成することができるフローです。
手作業でのフォルダ作成の手間を省き、顧客ごとの情報管理を迅速かつ正確に行えるようになりますよ！
■概要
「HubSpotで新規取引が作成されたら、Boxにフォルダを自動で作成する」ワークフローは、営業活動におけるデータ管理を自動化する業務ワークフローです。
新しい取引が発生すると、手動でフォルダを作成する手間が省け、情報の整理がスムーズに行えます。
Yoomを活用したbox 自動化により、効率的な営業プロセスを実現しましょう。
■このテンプレートをおすすめする方
・HubSpotとBoxを活用して営業データを管理している営業担当者の方
・複数のSaaSアプリ間でのデータ連携に手間を感じているチームリーダーの方
・業務の自動化を通じて営業活動の効率を向上させたい経営者の方
・データ管理の煩雑さを解消し、営業チームの生産性を高めたい方
■注意事項
・HubSpot、BoxのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
チャットツールからの通知をトリガーにBoxにフォルダを自動作成する
Telegramなどのチャットツールに特定のメッセージが投稿されたことをきっかけに、Boxへ新しいフォルダを自動で作成することができるフローです！
プロジェクト開始の合図や特定のキーワードが含まれる投稿があった際に、関連資料を格納するためのフォルダを即座に準備できます。
■概要
「Telegramにメッセージが投稿されたら、Boxにフォルダを自動で作成する」フローは、TelegramでのコミュニケーションとBoxでのファイル管理を自動で連携させる業務ワークフローです。
これにより、メッセージが投稿された際にBoxにフォルダが自動で作成され、情報の整理がスムーズに行えます。手動でのフォルダ作成の手間を省き、業務効率化を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
・TelegramとBoxを日常的に利用しており、情報管理を効率化したい方
・チーム内でのコミュニケーションにおいて、ファイル整理に時間を取られている方
・「box 自動化」を導入して、業務プロセスをスマートにしたい企業のIT担当者の方
■注意事項
・Telegram、BoxのそれぞれとYoomを連携してください。
メールツールでの受信をトリガーにBoxにフォルダを自動作成する
Zoho Mailなどのメールツールで特定の条件に合致するメールを受信した際に、Boxへフォルダを自動で作成することも可能です。
例えば特定のクライアントからの依頼メールや、新規案件に関するメールを受け取ったタイミングで、スムーズに情報整理を開始できますよ！
■概要
Zoho Mailで受信した大切なメールを元に、Boxで手動でフォルダを作成する作業に手間を感じていませんか？
特に、案件ごとや取引先ごとにフォルダを管理している場合、作成漏れや命名ミスが発生しがちです。
このワークフローを活用すれば、Zoho Mailの特定フォルダへのメール受信をトリガーとして、Boxに自動でフォルダを作成する仕組みを構築でき、情報管理を効率化します。
■このテンプレートをおすすめする方
・Zoho Mailで受信したメールをもとに、Boxでファイル管理を行っている方
・手作業でのフォルダ作成に時間がかかり、本来の業務に集中できていない方
・Zoho MailとBox間の連携を自動化し、情報整理を効率的に行いたいと考えている方
■注意事項
・Zoho Mail、BoxのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
HubSpotとBoxを連携してフォルダ作成を自動化するフローを作ってみよう
それではここから代表的な例として、HubSpotで新規取引が作成された際に、Boxにその取引名のフォルダを自動で作成するフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
フローの作成方法
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
■概要
「HubSpotで新規取引が作成されたら、Boxにフォルダを自動で作成する」ワークフローは、営業活動におけるデータ管理を自動化する業務ワークフローです。
新しい取引が発生すると、手動でフォルダを作成する手間が省け、情報の整理がスムーズに行えます。
Yoomを活用したbox 自動化により、効率的な営業プロセスを実現しましょう。
■このテンプレートをおすすめする方
・HubSpotとBoxを活用して営業データを管理している営業担当者の方
・複数のSaaSアプリ間でのデータ連携に手間を感じているチームリーダーの方
・業務の自動化を通じて営業活動の効率を向上させたい経営者の方
・データ管理の煩雑さを解消し、営業チームの生産性を高めたい方
■注意事項
・HubSpot、BoxのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
ステップ1:HubSpotとBoxのマイアプリ連携
1. HubSpotの登録方法
Yoomにログイン後、画面左側にある「マイアプリ」ボタンを押します。
その後、マイアプリ画面の「新規接続」をクリックし、HubSpotを検索してください。
HubSpotのアカウントを持っている方は「Sign in to your Hubspot account」をクリックしましょう。
Eメールアドレスを入力したら、「次へ」ボタンを押します。
続いてパスワードを入力します。
入力できたら、ログインしましょう！
これで、HubSpotのマイアプリ連携完了です！
2. Boxの登録方法
再び、「新規接続」ボタンをクリックし、Boxを検索しましょう。
Boxのログインページが表示されるので「アドレス」と「パスワード」を入力してください。
Yoomへのアクセス権限付与に関する内容が表示されるので、確認できたら「Boxへのアクセスを許可」ボタンを押します。
これで、Boxのマイアプリ連携完了です！
ステップ2:テンプレートのコピー
それでは自動化の設定を行っていきましょう！
Yoomのテンプレートを利用し、簡単に業務の自動化を実現できますよ。
まずは、下記テンプレートページを開き、『このテンプレートを試してみる』ボタンをクリックしてください。
■概要
「HubSpotで新規取引が作成されたら、Boxにフォルダを自動で作成する」ワークフローは、営業活動におけるデータ管理を自動化する業務ワークフローです。
新しい取引が発生すると、手動でフォルダを作成する手間が省け、情報の整理がスムーズに行えます。
Yoomを活用したbox 自動化により、効率的な営業プロセスを実現しましょう。
■このテンプレートをおすすめする方
・HubSpotとBoxを活用して営業データを管理している営業担当者の方
・複数のSaaSアプリ間でのデータ連携に手間を感じているチームリーダーの方
・業務の自動化を通じて営業活動の効率を向上させたい経営者の方
・データ管理の煩雑さを解消し、営業チームの生産性を高めたい方
■注意事項
・HubSpot、BoxのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
以下の表示がされたら、テンプレートのコピー成功です！
コピーしたテンプレートはマイプロジェクトに格納されます。
早速フローを設定していきましょう。
ステップ3:HubSpotで新しい取引が作成されたら起動するトリガーの設定
まずは、「新しい取引が作成されたら」をクリックし設定していきましょう！
次に表示される画面は、デフォルトで設定されています。
連携するアカウント情報に誤りが無いのを確認し、トリガーアクションが「新しい取引が作成されたら」になっているのを確認できたら、そのまま次のページに進みましょう！
トリガーの起動タイミングは、5分、10分、15分、30分、60分から選択できます。
ご利用プランによって、設定できるトリガーの最短間隔が違うので、ご注意ください。
基本的にはそのプランの最短の起動間隔にしてお使いいただくことをおすすめします。
起動間隔の設定が終わったら、HubSpotの画面でテスト用に新しい取引情報を作成してください。
（取引情報の内容は自由に設定して問題ありません！）
作成が完了したら、Yoomの画面に戻り、画面下部にあるテストを実行してください。
「テスト成功」の画像が表示されたら、HubSpotの新しい取引情報から取得した値がアウトプットとして表示されますよ。
このアウトプットは、次のステップで使用します。
取得された情報に誤りが無いの確認してから設定を保存しましょう！
※参照：アウトプットについてはこちらをご確認ください。
ステップ4:Boxにフォルダを作成する
続いて、「フォルダを作成する」という項目を設定していきます！
次のページも、初期設定がされています。
情報に誤りが無いか確認できたら、そのまま「次へ」をクリックしましょう！
フォルダ名は、任意で設定できます。
枠内をクリックするとプルダウンが開くことで、先ほど取得したHubSpotのアウトプットを活用できますよ！
例えば、下記画面のように設定するとHubSpotに新しい取引が作成されたら「取引名」を取得し、自動でBoxのフォルダ名に設定し新規フォルダを作成することが可能です。
親フォルダのコンテンツIDは、枠外の注釈を参考にBoxのURLから設定してください。
設定が完了したら、「テスト」を実行しましょう。
テストが成功したら、設定を保存します。
Boxを確認すると以下のようにフォルダが作成できています。
ステップ5:トリガーをONにする
これで「HubSpotで新規取引が作成されたら、Boxにフォルダを自動で作成する」フローの完成です！
下記画面が表示されたら「トリガーをON」をクリックしてください。
早速、フローボットが正しく動くかどうか確認してみましょう。
Boxを使用したその他の自動化事例
Yoomには、今回紹介したもの以外にも、Boxと他のツールを連携させてファイル管理や情報共有をもっとスマートにする自動化テンプレートが豊富にそろっています！
以下を参考に、「これも使ってみたい！」と思ったら、バナーをクリックして詳細をチェックしてみてください。
■概要
「Apolloでコンタクトが登録されたらBoxにフォルダを作成する」フローは、営業活動のデータ管理を効率化する業務ワークフローです。
新規コンタクトがApolloに追加されると、自動的にBoxにフォルダが作成されます。これにより手動でのフォルダ作成の手間を省き、データの整理やアクセスがスムーズになります。
■このテンプレートをおすすめする方
・Apolloで営業コンタクトを管理している営業担当者
・Boxでのデータ整理に時間を取られているチームメンバー
・業務の自動化を通じて効率化を目指すIT担当者
・手動でのフォルダ作成を減らし、業務時間を有効活用したいビジネスパーソン
■注意事項
・Apollo、BoxのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Boxにアップロードされたファイルを、OneDriveに保存するフローボットです。boxとOneDriveのどちらにもファイルを格納したい際などにご利用ください。
■概要
「Boxフォルダ内のファイル一覧を定期的にGoogle スプレッドシートに同期する」ワークフローは、ファイル管理を効率化し、最新の情報を常にスプレッドシートで確認できる業務ワークフローです。Boxを利用していると、フォルダ内のファイル管理や更新情報の追跡が煩雑になることがあります。特に、多数のファイルが頻繁に追加・更新される環境では、手動で情報を整理するのは大変です。
このワークフローを活用すれば、BoxとGoogle スプレッドシートの連携を自動化し、常に最新のファイル一覧を手軽に確認できます。
■このテンプレートをおすすめする方
・Boxを活用して大量のファイルを管理しており、最新情報をスプレッドシートで一元管理したい方
・手動でのファイル一覧更新に時間を取られている業務担当者の方
・BoxとGoogle スプレッドシートを連携させて、効率的なデータ管理を目指しているチームリーダーの方
・定期的にファイル状況を確認し、チーム内で共有したいと考えている経営者の方
■注意事項
・Box、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・「同じ処理を繰り返す」オペレーション間の操作は、チームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。
フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
Docusignのエンベロープが完了したら、そのエンベロープの証明書をダウンロードし、boxの特定のフォルダに格納します。
Salesforceの取引先オブジェクトに新規レコードが登録されたら、Boxに取引先名のフォルダを作成し、フォルダのURLをレコードに記載します。
まとめ
HubSpotなどのCRMとBoxを連携させてフォルダ作成を自動化することで、これまで手作業で行っていた新規取引やプロジェクトごとのフォルダ作成の手間を大幅に削減し、作成漏れや命名規則の不統一といったヒューマンエラーを防ぐことが可能です。
これにより、営業担当者やプロジェクトメンバーは、情報整理のための雑務から解放され、より迅速かつ正確に業務を開始できる環境が整い、本来のコア業務に集中できるようになりますよ！
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、直感的な操作で簡単にBoxを中心とした様々な業務フローを構築できます。もし日々のBox運用や関連業務の自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
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