「新しい取引先ができたら、手作業でBoxにフォルダを作って関係者と共有しているけど、手間がかかるし忘れそうで不安…」
「プロジェクトが始まるたびにBoxで関連フォルダ一式を作成するのが面倒。何か良い方法はないかな…」
このように、オンラインストレージサービスBoxを利用する中で、フォルダ作成やファイル管理といった定型的な作業に時間を取られ、本来集中すべき業務になかなか注力できないと感じていませんか？
もし、CRMで新しい取引が作成されたタイミングや、チャットツールで特定のメッセージが投稿されたタイミング、あるいは特定のメールを受信したタイミングで、Boxに必要なフォルダを自動で作成できる仕組みがあれば、これらの繰り返し作業から解放され、ヒューマンエラーのリスクを減らしつつ、より創造的で重要な業務に時間を使うことができます！
今回ご紹介する自動化の設定は、ノーコードで簡単に設定できて、手間や時間もかからないので、ぜひ自動化を導入してBoxの運用をもっと楽にしましょう！
とにかく早く試したい方へ
YoomにはBoxにフォルダを自動作成する業務フロー自動化のテンプレートを用意しています。
「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
HubSpotで新規取引が作成されたら、Boxにフォルダを自動で作成する
試してみる
■概要
HubSpotで新しい取引が作成されるたびに、手作業でBoxにフォルダを作成する業務は、手間がかかるだけでなく、作成漏れや命名規則の不統一といったミスも起こりやすいのではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、HubSpotでの新規取引作成をきっかけに、Boxへ関連フォルダを自動で作成するため、これらの課題を解消し、営業活動における情報管理を効率化できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- HubSpotとBoxを利用し、取引ごとのフォルダ作成を手作業で行っている営業担当の方
- 顧客情報や案件資料の整理・管理に多くの時間を費やしている営業事務の方
- 営業部門の業務効率化とデータ管理の標準化を目指すマネージャーの方
■このテンプレートを使うメリット
- HubSpotで新規取引が作成されると自動でBoxにフォルダが作成されるため、これまで手作業に費やしていた時間を他の重要な業務に充てることができます。
- 手作業によるフォルダの作成漏れや命名の不統一といったヒューマンエラーを防ぎ、一貫性のある情報管理を実現します。
■フローボットの流れ
- はじめに、HubSpotとBoxをYoomと連携させます。
- 次に、トリガーとしてHubSpotを選択し、「新しい取引が作成されたら」というアクションを設定します。
- 最後に、オペレーションとしてBoxを選択し、「フォルダを作成」アクションを設定します。この際、作成するフォルダ名や格納先の親フォルダを指定します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Boxでフォルダを作成するオペレーションにおいて、作成するフォルダの名称を任意の値やHubSpotの取引情報（取引名など）を動的に利用して設定してください。
- 同じくBoxのオペレーションで、フォルダを作成する先の親フォルダのコンテンツIDを指定することで、適切な場所にフォルダが作成されるように設定してください。
■注意事項
- HubSpot、BoxのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Boxのフォルダ作成を自動化する連携パターン
普段お使いの様々なツールとBoxを連携させ、フォルダ作成を自動化する方法を具体的なテンプレートを使って紹介します！特定の情報が発生したタイミングで、Boxに必要なフォルダが自動で作成されるようになれば、手作業による手間や作成漏れを防ぎ、業務の効率化に繋がります。気になる内容があれば、ぜひクリックしてみてください！
データベース/CRMサービスのデータを使ってBoxにフォルダを自動作成する
HubSpotのようなCRMサービスで新規取引が作成された際に、その取引情報を基にBoxへ関連フォルダを自動で作成することができるフローです。
手作業でのフォルダ作成の手間を省き、顧客ごとの情報管理を迅速かつ正確に行えるようになりますよ！
HubSpotで新規取引が作成されたら、Boxにフォルダを自動で作成する
試してみる
■概要
HubSpotで新しい取引が作成されるたびに、手作業でBoxにフォルダを作成する業務は、手間がかかるだけでなく、作成漏れや命名規則の不統一といったミスも起こりやすいのではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、HubSpotでの新規取引作成をきっかけに、Boxへ関連フォルダを自動で作成するため、これらの課題を解消し、営業活動における情報管理を効率化できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- HubSpotとBoxを利用し、取引ごとのフォルダ作成を手作業で行っている営業担当の方
- 顧客情報や案件資料の整理・管理に多くの時間を費やしている営業事務の方
- 営業部門の業務効率化とデータ管理の標準化を目指すマネージャーの方
■このテンプレートを使うメリット
- HubSpotで新規取引が作成されると自動でBoxにフォルダが作成されるため、これまで手作業に費やしていた時間を他の重要な業務に充てることができます。
- 手作業によるフォルダの作成漏れや命名の不統一といったヒューマンエラーを防ぎ、一貫性のある情報管理を実現します。
■フローボットの流れ
- はじめに、HubSpotとBoxをYoomと連携させます。
- 次に、トリガーとしてHubSpotを選択し、「新しい取引が作成されたら」というアクションを設定します。
- 最後に、オペレーションとしてBoxを選択し、「フォルダを作成」アクションを設定します。この際、作成するフォルダ名や格納先の親フォルダを指定します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Boxでフォルダを作成するオペレーションにおいて、作成するフォルダの名称を任意の値やHubSpotの取引情報（取引名など）を動的に利用して設定してください。
- 同じくBoxのオペレーションで、フォルダを作成する先の親フォルダのコンテンツIDを指定することで、適切な場所にフォルダが作成されるように設定してください。
■注意事項
- HubSpot、BoxのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
チャットツールからの通知をトリガーにBoxにフォルダを自動作成する
Telegramなどのチャットツールに特定のメッセージが投稿されたことをきっかけに、Boxへ新しいフォルダを自動で作成することができるフローです！
プロジェクト開始の合図や特定のキーワードが含まれる投稿があった際に、関連資料を格納するためのフォルダを即座に準備できます。
Telegramにメッセージが投稿されたら、Boxにフォルダを自動で作成する
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■概要
Telegramでの情報共有は迅速で便利ですが、共有された情報やファイルを後からBoxで整理・保管する際に手作業が発生し、手間がかかることがあります。
また、手作業ではフォルダの作成漏れや設定ファイル名の不統一といったミスが発生してしまうこともあるかもしれません。
このワークフローを活用すれば、Telegramに特定のメッセージが投稿されると、自動でBoxにフォルダが作成されるため、情報管理の効率化が期待できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- TelegramとBoxを日常的に利用し、手作業での情報整理に課題を感じている方
- メッセージの内容に応じたフォルダ作成を自動化し、業務の抜け漏れを防ぎたい方
- Telegramでのやり取りを起点としたファイル管理の効率化を目指している方
■このテンプレートを使うメリット
- Telegramへのメッセージ投稿をきっかけにBoxへフォルダが自動作成されるため、手作業によるフォルダ作成の時間を短縮できます。
- 手動での作業時に起こりうるフォルダの作成漏れや、命名の誤りといったヒューマンエラーの防止に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、TelegramとBoxをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでTelegramの「ボットがメッセージを受け取ったら」というアクションを設定します。
- 最後に、Boxの「フォルダを作成する」を選択し、Telegramから受け取った情報を基にフォルダ名などを指定します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Telegramの「ボットがメッセージを受け取ったら」で取得したメッセージ本文、送信者情報、日時などの値を、後続のBox「フォルダを作成する」オペレーションで変数として埋め込むことが可能です。
■注意事項
- Telegram、BoxのそれぞれとYoomを連携してください。
メールツールでの受信をトリガーにBoxにフォルダを自動作成する
Zoho Mailなどのメールツールで特定の条件に合致するメールを受信した際に、Boxへフォルダを自動で作成することも可能です。
例えば特定のクライアントからの依頼メールや、新規案件に関するメールを受け取ったタイミングで、スムーズに情報整理を開始できますよ！
Zoho Mailでメールを受信したら、Boxにフォルダを自動で作成する
試してみる
■概要
Zoho Mailで受信した大切なメールを元に、Boxで手動でフォルダを作成する作業に手間を感じていませんか？
特に、案件ごとや取引先ごとにフォルダを管理している場合、作成漏れや命名ミスが発生しがちです。
このワークフローを活用すれば、Zoho Mailの特定フォルダへのメール受信をトリガーとして、Boxに自動でフォルダを作成する仕組みを構築でき、情報管理を効率化します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Zoho Mailで受信したメールをもとに、Boxでファイル管理を行っている方
- 手作業でのフォルダ作成に時間がかかり、本来の業務に集中できていない方
- Zoho MailとBox間の連携を自動化し、情報整理を効率的に行いたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Zoho Mailの受信と同時にBoxにフォルダが自動作成されるため、これまで手作業に費やしていた時間を別の業務に充てることができます
- 手作業によるフォルダの作成漏れや、命名規則の間違いといったヒューマンエラーを防ぎ、ファイル管理の精度を高めることに繋がります
■フローボットの流れ
- はじめに、Zoho MailとBoxをYoomと連携します
- 次に、トリガーでZoho Mailを選択し、「特定のフォルダにメールが届いたら」というアクションを設定します
- 最後に、オペレーションでBoxを選択し、「フォルダを作成」のアクションを設定することで、メール受信時に自動でフォルダが作成されるようになります
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Zoho Mailのトリガー設定では、自動化の対象としたいアカウントIDやフォルダIDを任意で設定してください
- Boxのオペレーション設定では、フォルダを作成する場所（親フォルダ）や、作成するフォルダの名称などを自由に設定できます。フォルダ名には、Zoho Mailで受信したメールの件名といった動的な情報を変数として設定することも可能です
■注意事項
- Zoho Mail、BoxのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
HubSpotとBoxを連携してフォルダ作成を自動化するフローを作ってみよう
それではここから代表的な例として、HubSpotで新規取引が作成された際に、Boxにその取引名のフォルダを自動で作成するフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
フローの作成方法
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
- HubSpotとBoxのマイアプリ連携
- テンプレート「HubSpotで新規取引が作成されたら、Boxにフォルダを自動で作成する」をコピー
- HubSpotのトリガー設定とBoxのアクション設定
- トリガーをONにし、フローが起動するかを確認
HubSpotで新規取引が作成されたら、Boxにフォルダを自動で作成する
試してみる
■概要
HubSpotで新しい取引が作成されるたびに、手作業でBoxにフォルダを作成する業務は、手間がかかるだけでなく、作成漏れや命名規則の不統一といったミスも起こりやすいのではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、HubSpotでの新規取引作成をきっかけに、Boxへ関連フォルダを自動で作成するため、これらの課題を解消し、営業活動における情報管理を効率化できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- HubSpotとBoxを利用し、取引ごとのフォルダ作成を手作業で行っている営業担当の方
- 顧客情報や案件資料の整理・管理に多くの時間を費やしている営業事務の方
- 営業部門の業務効率化とデータ管理の標準化を目指すマネージャーの方
■このテンプレートを使うメリット
- HubSpotで新規取引が作成されると自動でBoxにフォルダが作成されるため、これまで手作業に費やしていた時間を他の重要な業務に充てることができます。
- 手作業によるフォルダの作成漏れや命名の不統一といったヒューマンエラーを防ぎ、一貫性のある情報管理を実現します。
■フローボットの流れ
- はじめに、HubSpotとBoxをYoomと連携させます。
- 次に、トリガーとしてHubSpotを選択し、「新しい取引が作成されたら」というアクションを設定します。
- 最後に、オペレーションとしてBoxを選択し、「フォルダを作成」アクションを設定します。この際、作成するフォルダ名や格納先の親フォルダを指定します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Boxでフォルダを作成するオペレーションにおいて、作成するフォルダの名称を任意の値やHubSpotの取引情報（取引名など）を動的に利用して設定してください。
- 同じくBoxのオペレーションで、フォルダを作成する先の親フォルダのコンテンツIDを指定することで、適切な場所にフォルダが作成されるように設定してください。
■注意事項
- HubSpot、BoxのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
ステップ1:HubSpotとBoxのマイアプリ連携
1. HubSpotの登録方法
Yoomにログイン後、画面左側にある「マイアプリ」ボタンを押します。
その後、マイアプリ画面の「新規接続」をクリックし、HubSpotを検索してください。
HubSpotのアカウントを持っている方は「Sign in to your Hubspot account」をクリックしましょう。
Eメールアドレスを入力したら、「次へ」ボタンを押します。
続いてパスワードを入力します。
入力できたら、ログインしましょう！
これで、HubSpotのマイアプリ連携完了です！
2. Boxの登録方法
再び、「新規接続」ボタンをクリックし、Boxを検索しましょう。
Boxのログインページが表示されるので「アドレス」と「パスワード」を入力してください。
Yoomへのアクセス権限付与に関する内容が表示されるので、確認できたら「Boxへのアクセスを許可」ボタンを押します。
これで、Boxのマイアプリ連携完了です！
ステップ2:テンプレートのコピー
それでは自動化の設定を行っていきましょう！
Yoomのテンプレートを利用し、簡単に業務の自動化を実現できますよ。
まずは、下記テンプレートページを開き、『このテンプレートを試してみる』ボタンをクリックしてください。
HubSpotで新規取引が作成されたら、Boxにフォルダを自動で作成する
試してみる
■概要
HubSpotで新しい取引が作成されるたびに、手作業でBoxにフォルダを作成する業務は、手間がかかるだけでなく、作成漏れや命名規則の不統一といったミスも起こりやすいのではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、HubSpotでの新規取引作成をきっかけに、Boxへ関連フォルダを自動で作成するため、これらの課題を解消し、営業活動における情報管理を効率化できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- HubSpotとBoxを利用し、取引ごとのフォルダ作成を手作業で行っている営業担当の方
- 顧客情報や案件資料の整理・管理に多くの時間を費やしている営業事務の方
- 営業部門の業務効率化とデータ管理の標準化を目指すマネージャーの方
■このテンプレートを使うメリット
- HubSpotで新規取引が作成されると自動でBoxにフォルダが作成されるため、これまで手作業に費やしていた時間を他の重要な業務に充てることができます。
- 手作業によるフォルダの作成漏れや命名の不統一といったヒューマンエラーを防ぎ、一貫性のある情報管理を実現します。
■フローボットの流れ
- はじめに、HubSpotとBoxをYoomと連携させます。
- 次に、トリガーとしてHubSpotを選択し、「新しい取引が作成されたら」というアクションを設定します。
- 最後に、オペレーションとしてBoxを選択し、「フォルダを作成」アクションを設定します。この際、作成するフォルダ名や格納先の親フォルダを指定します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Boxでフォルダを作成するオペレーションにおいて、作成するフォルダの名称を任意の値やHubSpotの取引情報（取引名など）を動的に利用して設定してください。
- 同じくBoxのオペレーションで、フォルダを作成する先の親フォルダのコンテンツIDを指定することで、適切な場所にフォルダが作成されるように設定してください。
■注意事項
- HubSpot、BoxのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
以下の表示がされたら、テンプレートのコピー成功です！
コピーしたテンプレートはマイプロジェクトに格納されます。
早速フローを設定していきましょう。
ステップ3:HubSpotで新しい取引が作成されたら起動するトリガーの設定
まずは、「新しい取引が作成されたら」をクリックし設定していきましょう！
次に表示される画面は、デフォルトで設定されています。
連携するアカウント情報に誤りが無いのを確認し、トリガーアクションが「新しい取引が作成されたら」になっているのを確認できたら、そのまま次のページに進みましょう！
トリガーの起動タイミングは、5分、10分、15分、30分、60分から選択できます。
ご利用プランによって、設定できるトリガーの最短間隔が違うので、ご注意ください。
基本的にはそのプランの最短の起動間隔にしてお使いいただくことをおすすめします。
起動間隔の設定が終わったら、HubSpotの画面でテスト用に新しい取引情報を作成してください。
（取引情報の内容は自由に設定して問題ありません！）
作成が完了したら、Yoomの画面に戻り、画面下部にあるテストを実行してください。
「テスト成功」の画像が表示されたら、HubSpotの新しい取引情報から取得した値がアウトプットとして表示されますよ。
このアウトプットは、次のステップで使用します。
取得された情報に誤りが無いの確認してから設定を保存しましょう！
※参照：アウトプットについてはこちらをご確認ください。
ステップ4:Boxにフォルダを作成する
続いて、「フォルダを作成する」という項目を設定していきます！
次のページも、初期設定がされています。
情報に誤りが無いか確認できたら、そのまま「次へ」をクリックしましょう！
フォルダ名は、任意で設定できます。
枠内をクリックするとプルダウンが開くことで、先ほど取得したHubSpotのアウトプットを活用できますよ！
例えば、下記画面のように設定するとHubSpotに新しい取引が作成されたら「取引名」を取得し、自動でBoxのフォルダ名に設定し新規フォルダを作成することが可能です。
親フォルダのコンテンツIDは、枠外の注釈を参考にBoxのURLから設定してください。
設定が完了したら、「テスト」を実行しましょう。
テストが成功したら、設定を保存します。
Boxを確認すると以下のようにフォルダが作成できています。
ステップ5:トリガーをONにする
これで「HubSpotで新規取引が作成されたら、Boxにフォルダを自動で作成する」フローの完成です！
下記画面が表示されたら「トリガーをON」をクリックしてください。
早速、フローボットが正しく動くかどうか確認してみましょう。
Boxを使用したその他の自動化事例
Yoomには、今回紹介したもの以外にも、Boxと他のツールを連携させてファイル管理や情報共有をもっとスマートにする自動化テンプレートが豊富にそろっています！
以下を参考に、「これも使ってみたい！」と思ったら、バナーをクリックして詳細をチェックしてみてください。
Salesforceに新規レコードが登録されたらBoxにフォルダを作成
試してみる
■概要
Salesforceに新しい取引先が登録されるたびに、Boxで関連フォルダを手作業で作成していませんか？この作業は単純ですが、件数が増えると大きな負担になり、フォルダの作成漏れや命名規則の間違いといったミスにも繋がりかねません。このワークフローを活用すれば、Salesforceへのレコード登録をトリガーとして、Box上に自動でフォルダを作成し、これらの課題をスムーズに解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Salesforceのレコード管理とBoxでのフォルダ作成を手作業で行っている営業担当者の方
- 顧客情報と関連ドキュメントの管理を一元化し、業務の効率化を目指すチームリーダーの方
- SalesforceとBox間の連携を自動化し、ヒューマンエラーをなくしたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Salesforceにレコードが追加されると自動でBoxにフォルダが作成されるため、手作業の時間を削減し、コア業務に集中できます。
- 手作業によるフォルダの作成漏れや命名規則の間違いといったヒューマンエラーを防ぎ、データ管理の精度を高めることに繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、SalesforceとBoxをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでSalesforceを選択し、「取引先オブジェクトに新規レコードが登録されたら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでBoxを選択し、「フォルダを作成する」アクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでSalesforceを選択し、「レコードを追加する」アクションを設定し、作成したフォルダのURLなどを記録します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Salesforceとの連携設定の際に、ご利用の環境に応じたマイドメインURLを設定してください。
- Boxのフォルダ作成アクションでは、フォルダの作成場所やフォルダ名を任意に設定できます。Salesforceの取引先名などを変数としてフォルダ名に含めることも可能です。
- Salesforceへのレコード追加アクションでは、追加対象のオブジェクトや項目を任意に選択し、固定値や前段の処理で取得した情報を変数として設定してください。
■注意事項
- Salesforce、BoxのそれぞれとYoomを連携してください。
- Salesforceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
■概要
DocuSignで締結した契約書の完了証明書を、都度手作業でBoxに格納していませんか？この作業は定期的でありながら、件数が増えると手間がかかり、保存漏れなどのリスクも伴います。このワークフローを活用すれば、DocuSignでの署名完了後、自動で証明書をダウンロードしてBoxの指定フォルダに格納できるため、電子契約後の書類管理業務をスムーズに効率化することが可能です。
■このテンプレートをおすすめする方
- DocuSignで締結した書類の証明書を、手作業でBoxに格納している法務や営業担当者の方
- 電子契約後の書類管理を自動化し、ヒューマンエラーの発生を防ぎたいと考えている方
- DocuSignとBoxを連携させ、契約書管理に関する一連の業務フローを改善したい方
■このテンプレートを使うメリット
- DocuSignでの署名完了をトリガーに、証明書のダウンロードからBoxへの格納までが自動化されるため、手作業の時間を削減できます。
- 手動での保存作業が不要になるため、保存漏れや格納先の誤りといったヒューマンエラーを防ぎ、書類管理の確実性を高めます。
■フローボットの流れ
- はじめに、DocuSignとboxをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでDocuSignを選択し、「エンベロープが完了したら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでDocuSignの「証明書をダウンロード」アクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでboxの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、ダウンロードした証明書を格納します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- DocuSignのトリガー設定では、対象とするアカウントIDや特定のエンベロープIDを任意で設定できます。
- boxへのファイルアップロード設定では、保存する際のファイル名や格納先としたいフォルダを任意のコンテンツIDで指定してください。
■注意事項
- Docusign、boxのそれぞれとYoomを連携してください。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は「ファイルの容量制限について」をご参照ください。
BoxにアップロードされたファイルをOneDriveに保存する
試してみる
■概要
複数のクラウドストレージを利用していると、ファイルの管理が煩雑になりがちではないでしょうか。特に「Box」と「OneDrive」を併用している場合、手作業でファイルを移動させたり、二重でアップロードしたりする手間が発生し、更新漏れなどのミスにも繋がりかねません。このワークフローを活用すれば、BoxにファイルがアップロードされるだけでOneDriveへの保存が自動で完了するため、ファイル管理の手間を減らし、業務を効率化できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- BoxとOneDriveを併用しており、手作業でのファイル転送に手間を感じている方
- チーム内でBoxとOneDriveをまたいでファイル共有をしており、同期漏れを防ぎたい方
- Boxへのファイルアップロードを起点として、OneDriveでのバックアップを自動化したい方
■このテンプレートを使うメリット
- BoxにファイルをアップロードするだけでOneDriveにも自動で保存されるため、これまで手作業で行っていたファイル移動の時間を短縮することが可能です。
- 手作業によるファイルの移動忘れや、アップロードするファイルを間違えるといったヒューマンエラーのリスクを軽減できます。
■フローボットの流れ
- はじめに、BoxとOneDriveをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでBoxを選択し、「フォルダにファイルがアップロードされたら」というアクションを設定し、対象のフォルダを指定します。
- 続いて、オペレーションでBoxの「ファイルをダウンロード」アクションを設定し、トリガーで検知したファイルを取得します。
- 最後に、オペレーションでOneDriveの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルを指定のフォルダにアップロードします。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- OneDriveの「ファイルをアップロード」オペレーションでは、ファイルの保存先フォルダやファイル名などを任意に設定することが可能です。
- 保存先のフォルダ名やファイル名には、固定のテキストを入力するだけでなく、Boxのトリガーから取得したファイル名などの情報を変数として設定することもできます。
■注意事項
- Box、OneDriveのそれぞれとYoomを連携してください。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は「ファイルの容量制限について」をご参照ください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
Boxフォルダ内のファイル一覧を定期的にGoogle スプレッドシートに同期する
試してみる
■概要
「Boxフォルダ内のファイル一覧を定期的にGoogle スプレッドシートに同期する」ワークフローは、ファイル管理を効率化し、最新の情報を常にスプレッドシートで確認できる業務ワークフローです。
Boxを利用していると、フォルダ内のファイル管理や更新情報の追跡が煩雑になることがあります。
特に、多数のファイルが頻繁に追加・更新される環境では、手動で情報を整理するのは大変です。
このワークフローを活用すれば、BoxとGoogle スプレッドシートの連携を自動化し、常に最新のファイル一覧を手軽に確認できるようになります。
■このテンプレートをおすすめする方
- Boxを活用して大量のファイルを管理しており、最新情報をスプレッドシートで一元管理したい方
- 手動でのファイル一覧更新に時間を取られている業務担当者の方
- BoxとGoogle スプレッドシートを連携させて、効率的なデータ管理を目指しているチームリーダーの方
- 定期的にファイル状況を確認し、チーム内で共有したいと考えている経営者の方
■このテンプレートを使うメリット
Boxフォルダ内のファイル一覧を定期的にGoogle スプレッドシートに同期するBoxからスプレッドシートへの同期を自動化することで、手作業の更新作業を削減できます。
また、ファイルの追加や変更がGoogleスプレッドシートに反映されるため、常に最新の状態を把握できます。
自動化によって、複数のファイル情報を一つのスプレッドシートで管理でき、情報共有がスムーズになります。
Apolloでコンタクトが登録されたらBoxにフォルダを作成する
試してみる
■概要
Apolloで新規コンタクトを登録するたびに、関連資料を保管するためのフォルダをBoxに手作業で作成していませんか？この作業は単純ですが、件数が増えると大きな負担になり、作成漏れなどのミスも起こりがちです。このワークフローを活用すれば、Apolloへのコンタクト登録をトリガーに、Boxへ自動でフォルダが作成されるため、こうした定型業務から解放され、より重要なタスクに集中できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- ApolloとBoxを連携して顧客管理を行っており、手作業でのフォルダ作成に手間を感じている方
- 営業活動におけるリードやコンタクト情報の管理を効率化したいと考えているチームリーダーの方
- 手作業によるフォルダの作成漏れや命名規則の不統一といったミスを防ぎたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Apolloにコンタクトが追加されると自動でBoxにフォルダが作成されるため、これまで手作業で行っていた時間を短縮し、より重要な業務に集中できます。
- 手作業によるフォルダの作成漏れや命名規則の誤りといったヒューマンエラーを防ぎ、情報管理の正確性を向上させます。
■フローボットの流れ
- はじめに、ApolloとBoxをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでApolloを選択し、「コンタクトが作成されたら」というアクションを設定します。
- 最後に、Boxを選択し、「フォルダを作成」アクションを設定し、トリガーで取得したコンタクト情報を基にフォルダが作成されるようにします。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Boxでフォルダを作成する際に、どの親フォルダ配下に作成するかを任意に設定してください。例えば、「顧客管理フォルダ」など、特定の場所に集約できます。
- 作成されるフォルダの名称は、Apolloから取得した「会社名」や「コンタクト名」などを組み合わせて自由に設定することが可能です。
■注意事項
- Apollo、BoxのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
まとめ
HubSpotなどのCRMとBoxを連携させてフォルダ作成を自動化することで、これまで手作業で行っていた新規取引やプロジェクトごとのフォルダ作成の手間を大幅に削減し、作成漏れや命名規則の不統一といったヒューマンエラーを防ぐことが可能です。
これにより、営業担当者やプロジェクトメンバーは、情報整理のための雑務から解放され、より迅速かつ正確に業務を開始できる環境が整い、本来のコア業務に集中できるようになりますよ！
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、直感的な操作で簡単にBoxを中心とした様々な業務フローを構築できます。もし日々のBox運用や関連業務の自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
