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「Boxに新しいファイルをアップロードするたびに、関係者にZoho Mailで通知している」
「重要なファイルなのに、うっかり通知を忘れてしまい業務に支障が出たことがある…」
このように、オンラインストレージのBoxとビジネスメールのZoho Mailを併用する中で、手作業での情報共有に手間や課題を感じていませんか？
もし、<span class="mark-yellow">Boxにファイルがアップロードされたタイミングを検知して、Zoho Mailで通知を自動送信する仕組み</span>があれば、こうした日々の定型業務から解放され、通知漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、より付加価値の高いコア業務に集中できる時間を創出できます。
今回ご紹介する自動化は、プログラミングの知識がなくても驚くほど簡単に設定できるので、ぜひこの機会に導入して、日々の業務をもっと効率化させましょう！
Yoomには<span class="mark-yellow">BoxとZoho Mailを連携するためのテンプレート</span>が用意されているので、今すぐ試したい方は以下よりバナーをクリックしてスタートしましょう！
BoxとZoho MailのAPIを連携させれば、ファイルアップロード後の通知業務を自動化できます。これにより、手作業による負担や通知漏れを防ぎ、迅速かつ正確な情報共有を実現します。ここでは、具体的な自動化例を複数ご紹介します。
アカウント登録後に試せるテンプレートも用意しているので、気になる内容があればクリックしてご覧ください！
Boxに新しいファイルがアップロードされるたびに、その旨をZoho Mailで自動通知するフローです。<span class="mark-yellow">関係者への迅速な情報共有</span>を可能にし、通知漏れを防ぐことでチーム全体の業務スピード向上に貢献します。
この自動化は、BoxでのファイルアップロードをトリガーにZoho Mailへ直接通知を送るシンプルな構成で実現できます。
特定のフォルダやキーワードに該当するファイルがアップロードされた際のみ、Zoho Mailで通知する高度な自動化フローです。
<span class="mark-yellow">本当に必要な更新情報だけを確実に伝える</span>ことで、情報過多を防ぎ、受け手の確認負担を減らす効果があります。
それでは、さっそく実際にBoxとZoho Mailを連携したフローを作成してみましょう！
今回はYoomを使用して、ノーコードでBoxとZoho Mailの連携を進めていきます。まだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
今回は、Boxにファイルがアップロードされたら、Zoho Mailに通知するフローを作成していきます！
作成の流れは大きく分けて以下です。
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
まずは基本的な設定方法を解説しているナビをご覧ください。
それではここから今回のフローで使用するアプリのマイアプリ登録方法を解説します。
検索をして、表示された候補からBoxをクリックしましょう。
以下のようにログイン画面が表示されるので、今回使用するアカウントでログインを行います。
認証画面が表示されるので、画面下部の「Boxへのアクセスを許可」をクリックしましょう。
マイアプリに戻り、Boxが表示されていればマイアプリ連携完了です。
同様に、表示された候補からZoho Mailをクリックしましょう。
以下の画面が表示されるので、Zoho Mailで確認し入力しましょう。
入力後「追加」をクリックします。
マイアプリにZoho Mailが表示されていればマイアプリ連携完了です。
続いてYoomのテンプレートをコピーします。
以下バナーのテンプレートの「このテンプレートを試してみる」のアイコンをクリックします。
以下の画像のような画面が表示されたらテンプレートのコピーは完了です。
Boxにファイルがアップロードされたことを自動化のトリガーにするための設定を行います。
以下の赤枠をクリックしましょう。
連携アカウントとアクションを選択する画面が表示されるので、今回連携するBoxのアカウントを確認し「次へ」をクリックします。
フォルダのコンテンツIDをBoxで確認し、「テスト」をクリックしましょう。
テスト成功を確認したら「次へ」をクリックします。
アプリトリガーのAPI接続設定の画面が表示されるので、Boxに実際にファイルをアップロード後、「テスト」をクリックましょう。
テストを行うと以下の「取得した値」に、Boxから取得した情報が表示されます。（実際の設定では表示されている想定です。）この後、この取得した値の内容を入力に使用することができます。
※取得した値に関して、詳しくはこちらをご確認ください。
テスト成功後「保存する」をクリックしましょう。
BoxにファイルがアップロードされたことをZoho Mailで通知するための設定を行います。
以下の赤枠をクリックしましょう。
連携アカウントとアクションを選択する画面が表示されるので、今回連携するZoho Mailのアカウントを確認し「次へ」をクリックします。
アカウントID、送信者のメールアドレス、受信者のメールアドレスへ入力を行いましょう。
CCのメールアドレス、BCCのメールアドレスは任意で入力します。
続いて件名を入力します。
メール本文は、以下のように取得した値を使用することで、簡単にBoxにアップロードされたファイルの情報を入力することが可能です。
入力後「テスト」をクリックし、実際にメールが送信できているか確認しましょう。
確認後Yoomに戻り「保存する」をクリックし設定を完了させます。
以下の画面の赤枠部分「トリガーをON」をクリックすることで、フローボットが自動で起動します。
設定お疲れ様でした！
今回はBoxからZoho Mailへデータを連携する方法をご紹介しましたが、逆にZoho MailからBoxへのデータ連携を実施したい場合は、下記のテンプレートも併せてご利用ください。
Zoho Mailで受信したメールに添付ファイルがあった場合に、そのファイルを自動でBoxの指定フォルダに格納するフローです。
これにより、<span class="mark-yellow">メールで受け取った重要なファイルを自動で一元管理し、手作業での保存漏れや探す手間を削減</span>できます。
「特定の差出人」や「件名に特定のキーワードを含む」メールを受信した場合にのみ、添付ファイルをBoxに格納するフローです。
この連携を活用することで、<span class="mark-yellow">必要なファイルだけを自動でフォルダに振り分けて保存し、ストレージ内を常に整理された状態に保つ</span>ことができます。
BoxやZoho Mailを使えば、日常のルーチン作業をもっとラクにできます。ファイル管理やメール処理を自動化することで、業務の効率化や情報共有のスピードアップにつながります。
Boxを活用した自動化は、ファイル管理の手間を大幅に削減できます。ファイルのアップロードや保存をきっかけに、メール通知やOCR処理、他ツールへの転送まで自動化できるため、スムーズな共有や情報整理がしやすくなります。
Zoho Mailを起点にすれば、受信メールを活用した効率的なワークフローが実現できます。特定のワードを含むメールを検知してタスクや会議を作成したり、Google スプレッドシートに記録したりと、業務のスピードアップや情報の正確な共有に役立ちます。
BoxとZoho Mailの連携を自動化することで、<span class="mark-yellow">これまで手作業で行っていたファイルアップロード後の通知メール作成や、受信メールからのファイル保存といった手間のかかる作業をなくし、関連するヒューマンエラーを防ぐことができます。</span>
これにより、担当者は手作業による定型業務から解放され、迅速かつ正確な情報共有が実現するため、本来注力すべきコア業務に集中できる理想的な環境が整います。
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、画面上の直感的な操作だけで簡単に業務フローを構築できます。
もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらの登録フォームから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
Q：ファイル名だけでなく、アップロードしたユーザー情報も通知に含められますか？
A：はい、可能です。Boxから取得した値に「作成者」があるため、メールの本文にその値を使用することで、ファイルをアップロードしたユーザー情報を入れることができます。
Q：Zoho Mailへの通知と同時に、Slackなど別のツールにも通知できますか？
A：はい、可能です。ミニプラン以上で使用できる「並列処理」を用いることで、Zoho Mailへのメール送信とSlackなどのチャットツールなどへのメッセージ送信を並行して行うことができます。
並行処理については以下のヘルプページをご確認ください。
Q：この自動化はYoomの無料プランでどのくらい利用できますか？
A：BoxとZoho Mailの連携はYoomのフリープランでご利用いただけます。また、月100タスクであれば無料で使用することができます。料金については以下のヘルプページをご確認ください。
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