BoxとZoho Mailの連携イメージ

【簡単設定】BoxのデータをZoho Mailに自動的に連携する方法

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アプリ同士の連携方法

2025-08-19

【簡単設定】BoxのデータをZoho Mailに自動的に連携する方法

s.kumagai

「Boxに新しいファイルをアップロードするたびに、関係者にZoho Mailで通知している」
「重要なファイルなのに、うっかり通知を忘れてしまい業務に支障が出たことがある…」

このように、オンラインストレージのBoxとビジネスメールのZoho Mailを併用する中で、手作業での情報共有に手間や課題を感じていませんか?

もし、<span class="mark-yellow">Boxにファイルがアップロードされたタイミングを検知して、Zoho Mailで通知を自動送信する仕組み</span>があれば、こうした日々の定型業務から解放され、通知漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、より付加価値の高いコア業務に集中できる時間を創出できます。

今回ご紹介する自動化は、プログラミングの知識がなくても驚くほど簡単に設定できるので、ぜひこの機会に導入して、日々の業務をもっと効率化させましょう!

とにかく早く試したい方へ

Yoomには<span class="mark-yellow">BoxとZoho Mailを連携するためのテンプレート</span>が用意されているので、今すぐ試したい方は以下よりバナーをクリックしてスタートしましょう!

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BoxとZoho Mailを連携してできること

BoxとZoho MailのAPIを連携させれば、ファイルアップロード後の通知業務を自動化できます。これにより、手作業による負担や通知漏れを防ぎ、迅速かつ正確な情報共有を実現します。ここでは、具体的な自動化例を複数ご紹介します。

アカウント登録後に試せるテンプレートも用意しているので、気になる内容があればクリックしてご覧ください!

Boxにファイルがアップロードされたら、Zoho Mailに通知する

Boxに新しいファイルがアップロードされるたびに、その旨をZoho Mailで自動通知するフローです。<span class="mark-yellow">関係者への迅速な情報共有</span>を可能にし、通知漏れを防ぐことでチーム全体の業務スピード向上に貢献します。

この自動化は、BoxでのファイルアップロードをトリガーにZoho Mailへ直接通知を送るシンプルな構成で実現できます。

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Boxに特定条件のファイルがアップロードされたら、Zoho Mailに通知する

特定のフォルダやキーワードに該当するファイルがアップロードされた際のみ、Zoho Mailで通知する高度な自動化フローです。

<span class="mark-yellow">本当に必要な更新情報だけを確実に伝える</span>ことで、情報過多を防ぎ、受け手の確認負担を減らす効果があります。

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BoxとZoho Mailの連携フローを作ってみよう

それでは、さっそく実際にBoxとZoho Mailを連携したフローを作成してみましょう!
今回はYoomを使用して、ノーコードでBoxとZoho Mailの連携を進めていきます。まだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。

[Yoomとは]

フローの作成方法

今回は、Boxにファイルがアップロードされたら、Zoho Mailに通知するフローを作成していきます!

作成の流れは大きく分けて以下です。

  • BoxとZoho Mailをマイアプリ連携
  • 該当のテンプレートをコピー
  • Boxのトリガー設定およびZoho Mailのアクション設定
  • トリガーをONにし、フローが起動するかを確認
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ステップ1:BoxとZoho Mailをマイアプリ連携

ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
まずは基本的な設定方法を解説しているナビをご覧ください。

それではここから今回のフローで使用するアプリのマイアプリ登録方法を解説します。

1.Boxのマイアプリ連携

検索をして、表示された候補からBoxをクリックしましょう。

以下のようにログイン画面が表示されるので、今回使用するアカウントでログインを行います。

認証画面が表示されるので、画面下部の「Boxへのアクセスを許可」をクリックしましょう。

マイアプリに戻り、Boxが表示されていればマイアプリ連携完了です。

2.Zoho Mailのマイアプリ連携

同様に、表示された候補からZoho Mailをクリックしましょう。

以下の画面が表示されるので、Zoho Mailで確認し入力しましょう。
入力後「追加」をクリックします。

マイアプリにZoho Mailが表示されていればマイアプリ連携完了です。

ステップ2:テンプレートをコピーする

続いてYoomのテンプレートをコピーします。
以下バナーのテンプレートの「このテンプレートを試してみる」のアイコンをクリックします。

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以下の画像のような画面が表示されたらテンプレートのコピーは完了です。

ステップ3:トリガーとなるBoxの設定

Boxにファイルがアップロードされたことを自動化のトリガーにするための設定を行います。
以下の赤枠をクリックしましょう。

連携アカウントとアクションを選択する画面が表示されるので、今回連携するBoxのアカウントを確認し「次へ」をクリックします。

フォルダのコンテンツIDをBoxで確認し、「テスト」をクリックしましょう。
テスト成功を確認したら「次へ」をクリックします。

アプリトリガーのAPI接続設定の画面が表示されるので、Boxに実際にファイルをアップロード後、「テスト」をクリックましょう。

テストを行うと以下の「取得した値」に、Boxから取得した情報が表示されます。(実際の設定では表示されている想定です。)この後、この取得した値の内容を入力に使用することができます。

※取得した値に関して、詳しくはこちらをご確認ください。

テスト成功後「保存する」をクリックしましょう。

ステップ4:Zoho Mailでメールを送信する

BoxにファイルがアップロードされたことをZoho Mailで通知するための設定を行います。
以下の赤枠をクリックしましょう。

連携アカウントとアクションを選択する画面が表示されるので、今回連携するZoho Mailのアカウントを確認し「次へ」をクリックします。

アカウントID、送信者のメールアドレス、受信者のメールアドレスへ入力を行いましょう。

CCのメールアドレス、BCCのメールアドレスは任意で入力します。

続いて件名を入力します。

メール本文は、以下のように取得した値を使用することで、簡単にBoxにアップロードされたファイルの情報を入力することが可能です。

入力後「テスト」をクリックし、実際にメールが送信できているか確認しましょう。
確認後Yoomに戻り「保存する」をクリックし設定を完了させます。

ステップ5:トリガーをONに設定しフロー稼働の準備完了

以下の画面の赤枠部分「トリガーをON」をクリックすることで、フローボットが自動で起動します。

設定お疲れ様でした!

Zoho MailのデータをBoxに連携したい場合

今回はBoxからZoho Mailへデータを連携する方法をご紹介しましたが、逆にZoho MailからBoxへのデータ連携を実施したい場合は、下記のテンプレートも併せてご利用ください。

Zoho Mailで添付ファイルを受信したら、Boxに格納する

Zoho Mailで受信したメールに添付ファイルがあった場合に、そのファイルを自動でBoxの指定フォルダに格納するフローです。

これにより、<span class="mark-yellow">メールで受け取った重要なファイルを自動で一元管理し、手作業での保存漏れや探す手間を削減</span>できます。

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Zoho Mailで特定条件の添付ファイルを受信したら、Boxに格納する

「特定の差出人」や「件名に特定のキーワードを含む」メールを受信した場合にのみ、添付ファイルをBoxに格納するフローです。

この連携を活用することで、<span class="mark-yellow">必要なファイルだけを自動でフォルダに振り分けて保存し、ストレージ内を常に整理された状態に保つ</span>ことができます。

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BoxやZoho Mailを活用したその他の自動化テンプレート

BoxやZoho Mailを使えば、日常のルーチン作業をもっとラクにできます。ファイル管理やメール処理を自動化することで、業務の効率化や情報共有のスピードアップにつながります。

Boxを使った便利な自動化例

Boxを活用した自動化は、ファイル管理の手間を大幅に削減できます。ファイルのアップロードや保存をきっかけに、メール通知やOCR処理、他ツールへの転送まで自動化できるため、スムーズな共有や情報整理がしやすくなります。

[[73137,85915,231145,260241,199567]]

Zoho Mailを使った便利な自動化例

Zoho Mailを起点にすれば、受信メールを活用した効率的なワークフローが実現できます。特定のワードを含むメールを検知してタスクや会議を作成したり、Google スプレッドシートに記録したりと、業務のスピードアップや情報の正確な共有に役立ちます。

[[181336,185029,185894,219172,258270]]

まとめ

BoxとZoho Mailの連携を自動化することで、<span class="mark-yellow">これまで手作業で行っていたファイルアップロード後の通知メール作成や、受信メールからのファイル保存といった手間のかかる作業をなくし、関連するヒューマンエラーを防ぐことができます。</span>

これにより、担当者は手作業による定型業務から解放され、迅速かつ正確な情報共有が実現するため、本来注力すべきコア業務に集中できる理想的な環境が整います。

今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、画面上の直感的な操作だけで簡単に業務フローを構築できます。
もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらの登録フォームから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください!

よくあるご質問

Q:ファイル名だけでなく、アップロードしたユーザー情報も通知に含められますか?

A:はい、可能です。Boxから取得した値に「作成者」があるため、メールの本文にその値を使用することで、ファイルをアップロードしたユーザー情報を入れることができます。

Q:Zoho Mailへの通知と同時に、Slackなど別のツールにも通知できますか?

A:はい、可能です。ミニプラン以上で使用できる「並列処理」を用いることで、Zoho Mailへのメール送信とSlackなどのチャットツールなどへのメッセージ送信を並行して行うことができます。
並行処理については以下のヘルプページをご確認ください。

https://intercom.help/yoom/ja/articles/8105530-%E4%B8%A6%E5%88%97%E3%81%A7%E9%80%B2%E8%A1%8C%E3%81%99%E3%82%8B-%E3%81%AE%E8%A8%AD%E5%AE%9A%E6%96%B9%E6%B3%95

Q:この自動化はYoomの無料プランでどのくらい利用できますか?

A:BoxとZoho Mailの連携はYoomのフリープランでご利用いただけます。また、月100タスクであれば無料で使用することができます。料金については以下のヘルプページをご確認ください。

https://intercom.help/yoom/ja/articles/6247317-%E6%96%99%E9%87%91%E3%83%97%E3%83%A9%E3%83%B3%E3%81%AB%E3%81%A4%E3%81%84%E3%81%A6

Yoomを使えば、今回ご紹介したような連携を
プログラミング知識なしで手軽に構築できます。
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この記事を書いた人
s.kumagai
Webマーケティング会社で3年ほどカスタマーサポートとして働いておりました。顧客情報や社内のデータ管理に時間を費やし、頭を抱えていたところYoomと出会いました。プログラミングの知識がなくても簡単に使えるYoomにもっと早く出会えていれば…と日々強く感じております。同じように業務の効率化に悩みを持つ方の助けになれば幸いです!
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