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「Google Driveにアップロードしたファイルを承認してもらうために、毎回Microsoft Teamsでメンションして通知を送るのが手間…」
「承認依頼の状況がバラバラで、どのファイルが承認済みなのか追いかけるのが大変…」
このように、Google DriveとMicrosoft Teams間での承認フローの管理に、手間や課題を感じていませんか？
もし、<span class="mark-yellow">Google Driveに新しいファイルが追加されたら自動でMicrosoft Teamsに承認依頼が送信され、承認状況も一目でわかる仕組み</span>があれば、これらの悩みから解放され、より重要な業務に集中できる時間を生み出すことができます！
今回ご紹介する自動化の設定は、ノーコードで簡単に設定できて、手間や時間もかからないので、ぜひ自動化を導入して作業をもっと楽にしましょう！
Yoomには<span class="mark-yellow">Google Driveのファイルが追加された際の承認依頼とMicrosoft Teamsへの通知を自動化する業務フローのテンプレート</span>が用意されているので、「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
Google DriveとMicrosoft Teams間で発生するファイル承認や通知に関する様々な連携を自動化する方法を、具体的なテンプレートを使って紹介します！
承認プロセスの迅速化やコミュニケーションの効率化を実現できるので、気になる内容があればぜひクリックしてみてください！
<span class="mark-yellow">Google Driveの指定フォルダにファイルが追加された際に、自動的に承認プロセスを開始しその結果をMicrosoft Teamsの特定のチャンネルや個人に通知する</span>基本的な連携フローです。
手作業での通知漏れや承認依頼の遅延を防ぎ、スムーズなファイル承認体制を構築できます！
<span class="mark-yellow">Google Drive上のファイルに対する承認アクション（承認、差戻しなど）が行われた際に、その結果やコメントといった特定の承認内容を抽出してMicrosoft Teamsに自動で通知する</span>フローです。
関係者への迅速な情報共有と、承認プロセスの透明性向上に役立ちます！
<span class="mark-yellow">Google Driveの指定フォルダに、ファイル名や種類などの特定の条件を満たすファイルが追加された場合にのみ、承認依頼を開始しMicrosoft Teamsへ通知する</span>フローです。
重要なファイルや特定のプロジェクトに関連するファイルのみを対象とした効率的な承認プロセスを構築できます！
それではここから代表的な例として「Google Driveの指定フォルダにファイルが追加された際に承認を依頼し、Microsoft Teamsに通知する」フローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
Yoom画面の左側メニューにある「マイアプリ」から「新規接続」をクリックします。
検索ボックスに連携するアプリ名を入力しましょう。
Microsoft Teamsのアプリを検索するとサインインの画面が表示されます。
ログインすると、自動的に連携が完了します！
※「Microsoft 365（旧Office 365）」には個人向けと法人向けプラン（Microsoft 365 Business）があります。法人向けプランを契約していない場合、Yoomからの認証がうまくいかない可能性があるのでご注意ください。
Google Driveのアプリを検索するとログインページが表示されます。
「Sign in with Google」をクリックします。
連携したいアカウントを選択します。
Yoomとの共有に関する画面が表示されたら内容を確認の上「次へ」を押します。
アクセス権限付与の画面が表示されたら、内容を確認し「続行」をクリックします。
これで、Google Driveのマイアプリ連携も完了です！
次に、今回使用するテンプレートをコピーします。
テンプレートが「マイプロジェクト」にコピーされると、このような画面が表示されます。
左側にあるメニューの「マイプロジェクト」から、コピーしたテンプレートを開きます。
（※テンプレートをコピー後、すぐに設定する場合はテンプレートを開く操作は不要です。設定を中断した場合は「マイプロジェクト」から開きましょう。）
「特定のフォルダ内に新しくファイル・フォルダが作成されたら」をクリックします。
必要箇所を入力していきます。
「タイトル」：必要に応じて変更可能
「Google Driveと連携するアカウント情報」：合っているか確認
「トリガーアクション」：「特定のフォルダ内に新しくファイル・フォルダが作成されたら」を選択
「トリガーの起動間隔」を5分・10分・15分・30分・60分から選択します。
早めに承認依頼をしたい場合は、短い間隔で設定しましょう！
※プランによって起動間隔の選択内容が異なるため、ご注意ください。
次に「フォルダID」を選択します。
入力欄をクリックすると、候補一覧が表示されるので選んでください。
（※請求書の処理担当者の割り振り依頼を想定して、請求書というフォルダをテスト用に作成しました！）
実際にフォルダの中にファイルを保存してから、「テスト」を押しましょう。
テストに成功すると「取得した値」として、保存したファイルデータが表示されるので、確認できたら「保存する」をクリックします。
「担当者へ対応を依頼する」をクリックします。
「タイトル」は必要に応じて変更可能です。
「担当者」をクリックして、依頼相手を選択します。
次に「対応を依頼する内容」を決めていきます。
ステップ3で取得した値を活用すると簡単に入力できます！
【取得した値の活用方法】
①入力欄をクリックして「取得した値」を表示
②「特定のフォルダ内に新しくファイル・フォルダが作成されたら」をクリック
③「ファイル名」を選択
「入力フォーム」を作成します。
入力が完了した「次へ」進みましょう！
※実際の入力フォームの表示画面などを確認したい場合はこちらをご確認ください。
サンプル値を設定します。
（※今回は処理担当者の名前を入れてもらうイメージで設定しました。）
「チャネルにメッセージを送る」をクリックします。
必要箇所を入力していきます。
「タイトル」：必要に応じて変更可能
「Microsoft Teamsと連携するアカウント情報」：合っているか確認
「アクション」：「チャネルにメッセージを送る」を選択
「チームID」と「チャネルID」は候補から選択可能です。
「メッセージ内容」はステップ3〜4で取得した値を活用できます！
「メンション」をしたい場合はこちらに入力しましょう。
必要箇所の入力が終わったら「テスト」を押します。
実際にMicrosoft Teamsに通知が届いていればテスト成功です！
「保存する」をクリックしましょう。
最後に「トリガーをON」をクリックして、自動化の設定は終了です。
正しくフローボットが起動するか動作確認をしましょう。
設定、お疲れ様でした！
以上が、Google Driveの指定のフォルダにファイルが追加されたら承認を依頼し、Microsoft Teamsに通知するための連携手順になります！
今回ご紹介した連携以外でも、Google DriveやMicrosoft TeamsのAPIを使用してさまざまな業務を自動化することが可能です。
もし気になるものがあればぜひこちらもお試しになってみてください！
Google Driveに請求書やメールに添付されたファイルを自動格納可能です。
また、Google スプレッドシートの従業員情報を基に、所属部署に応じてGoogle Driveでファイルの権限を付与することもできるため、手間が省けます。
Microsoft Teamsにアンケート結果やリード情報の自動通知が可能です！
他にも、Microsoft Teamsに投稿されたメッセージ内容をチャットツールに転送できます。
Google DriveとMicrosoft Teams間の承認フローを自動化することで、<span class="mark-yellow">これまで手作業で行っていたファイルごとの承認依頼や進捗確認、関係者への通知といった作業負荷を大幅に削減し、承認プロセスの遅延やヒューマンエラーのリスクも低減できます。</span>
これにより、担当者は煩雑なコミュニケーションや管理業務から解放され、より迅速で確実な意思決定と業務遂行に集中できる環境が整うはずです！
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、直感的な操作で簡単に業務フローを構築できます。
もし承認業務の自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録してYoomによる業務効率化を体験してみてください！
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