「また承認依頼の文章を一から考えるのか…」
そんなモヤモヤを感じたことはありませんか？実はMicrosoft TeamsとChatGPTを連携することで、その悩みを一気に解決できます。たとえば、Microsoft Teamsに新しい投稿があったとき、その内容をもとにChatGPTが自動で承認依頼文を作成し、対応担当者に送信。これだけで、面倒だった承認フローがぐっとスムーズになります。さらに、投稿の条件を絞って特定のケースだけ自動化したり、投稿本文から依頼者名や案件名などの情報を抽出して、より丁寧なメッセージを自動生成することも可能。
この記事では、「Microsoft TeamsとChatGPTを連携して承認フローを自動化する方法」について画像付きで詳しく解説 していきます。業務効率化に興味のある方は要チェックです！
とにかく早く試したい方へ
YoomにはMicrosoft TeamsとChatGPTを連携して承認フローを自動化する業務フロー自動化のテンプレート が用意されています。
「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
Microsoft Teamsの投稿内容をもとにChatGPTで承認・対応依頼メールを作成して自動送信する
試してみる
Microsoft TeamsとChatGPTを連携する自動化の方法
Microsoft TeamsとChatGPT間で発生する様々な情報連携や処理を自動化する方法を、具体的なテンプレートを使って紹介します！Microsoft Teamsでの依頼内容に基づいた承認プロセスの効率化や、ChatGPTを活用したコミュニケーションの自動生成などが実現できる ため、日々の業務負担を軽減し、より創造的な作業に時間を使えるようになります。
気になる内容があれば、ぜひクリックしてみてください！
Microsoft Teamsの投稿をChatGPTに連携し、承認依頼文を自動作成・送信する
Microsoft Teamsに新しい投稿があった際や特定の投稿がされた際に、その情報を基にChatGPTが承認や対応を依頼する文を自動で作成し、送信まで行う 基本的な連携フローです。
手作業での作成や送信の手間を大幅に削減し、承認プロセスの迅速化を実現できます！
Microsoft Teamsの投稿内容をもとにChatGPTで承認・対応依頼メールを作成して自動送信する
試してみる
特定条件のMicrosoft Teamsの投稿をChatGPTに連携し、承認依頼文を自動作成・送信する
Microsoft Teamsの投稿が特定条件に合致した場合にのみ、そのデータを基にChatGPTが承認依頼文を自動で作成・送信する フローです。
例えば自分のチーム以外はフローが動作しないように設定して活用できそうです。
Microsoft Teamsで特定の投稿がされたら、ChatGPTで承認・対応依頼メールを作成して自動送信する
試してみる
Microsoft Teamsの投稿から特定のデータを抽出してChatGPTに連携し、承認依頼文を自動作成・送信する
Microsoft Teamsの投稿本文から必要な情報（例えば、依頼者名や案件名など）を正確に抽出し、そのデータを基にChatGPTがパーソナライズされた承認依頼文を自動で作成・送信する フローです。
より状況に応じたきめ細やかなコミュニケーションを自動化し、確認作業の負担を軽減します！
Microsoft Teamsの投稿から抽出したデータをもとにChatGPTで承認・対応依頼メールを作成して自動送信する
試してみる
Microsoft Teamsの投稿からChatGPTで承認依頼文を自動作成するフローを作ってみよう
それではここから代表的な例として、Microsoft Teamsに新しい投稿があった際、その内容をもとにChatGPTが承認や対応を依頼する文を自動で作成・送信するフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォーム
※今回連携するアプリの公式サイト：Microsoft Teams ／ ChatGPT
[Yoomとは]
フローの作成方法
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
Microsoft TeamsとChatGPTのマイアプリ連携
テンプレートをコピー
Microsoft Teamsのトリガー設定とChatGPTのアクション設定
トリガーをONにし、フローが起動するかを確認
Microsoft Teamsの投稿内容をもとにChatGPTで承認・対応依頼メールを作成して自動送信する
試してみる
ステップ1:マイアプリ連携
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
それではここから今回のフローで使用するアプリのマイアプリ登録方法を解説します。
＜Microsoft Teamsの登録方法＞
以下のナビをご参照ください。
※Microsoft 365（旧Office 365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft 365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する 可能性があります。
まずは、Microsoft Teamsの登録が完了しました。
＜ChatGPTの登録方法＞
以下のナビを参考に操作を進めてください。
ChatGPTのマイアプリ登録方法
※ChatGPT（OpenAI）のアクションを実行するには、OpenAIのAPI有料プランの契約
ChatGPTのAPI利用はOpenAI社が有料で提供しており、API疎通時のトークンにより従量課金される仕組みとなっています。
Microsoft TeamsとChatGPTの接続が完了し、マイアプリに表示されたらOKです。
ステップ2:テンプレートのコピー
ここからはフローを作っていきます。
Microsoft Teamsの投稿内容をもとにChatGPTで承認・対応依頼メールを作成して自動送信する
試してみる
ワークスペースに自動的にテンプレートがコピーされ、以下の画面が表示されます。
OKを選択し、次に進みましょう。
ステップ3:Microsoft Teamsのトリガー設定
それでは、アプリトリガーを設定していきます。チャネルにメッセージが送信されたら 」を選択しましょう。
タイトルと連携するアカウント情報を任意で設定し、アクションはテンプレート通りのまま「次へ」をクリックして進んでください。
こちらは、Microsoft Teamsのチャネルにメッセージが送信されてから、何分後にこのトリガーを起動させるかという設定になります。
トリガーの起動間隔 :ご利用プラン
チームID・チャネルID :該当欄をクリックするとメニューが表示されます。赤枠の候補をクリックし、表示されたものからチャネルを選択してください。
ここで先ほど指定したチャネルにテスト投稿をします。
フローボットに戻り、テストをクリックしましょう。取得した値
この値は、このあとのアクション設定時に利用します！
ステップ4:ChatGPTを使ってテキストを生成する設定
続いて「テキストを生成 」をクリックしましょう。
タイトルと連携するアカウント情報を任意で設定し、アクションはテンプレート通りのまま「次へ」をクリックして進んでください。
メッセージ内容 :今回は下記のように設定しました。
その他の項目は必要に応じて変更し、テストしましょう。
『取得した値』に返答内容が表示されたら、保存します。
ステップ5:承認依頼の設定
続いて「担当者へ対応を依頼する 」をクリックします。
対応を依頼する内容の詳細 :あらかじめ設定されているので、今回は変更しません。 なお、依頼通知時の挙動などについては、以下のページを参照してください。
問題なければ次へをクリックし、設定は完了です。
ステップ6:トリガーをONにして起動準備完了
以下の画像が表示されたら、トリガーをONにしてください。
実際にMicrosoft Teamsへ投稿してフローを進めると、下記のように対応依頼が来るので確認しましょう。
以上が「Microsoft Teamsの投稿内容をもとにChatGPTで承認・対応依頼メールを作成して自動送信する 」方法でした。
Microsoft TeamsとChatGPTを活用したその他の自動化例
Microsoft TeamsとChatGPTを使った自動化は、今回ご紹介した方法以外にも様々な業務に応用できます。
ここでは、関連するテンプレートをいくつかご紹介します。
Microsoft Teamsを使った便利な自動化例
アンケートフォームの回答内容をMicrosoft Excelに自動転記し、Microsoft Teamsに通知することで即時の情報共有が可能になります。また、Salesforceでリード情報が登録された際や月末の定期タイミングで自動的に通知を送ることもできます。
Microsoft Teamsのチャネルにメッセージが送信されたらSlackに通知する
試してみる
Intercomでユーザーが返信したらMicrosoft Teamsに通知する
試してみる
Microsoft Teamsでメッセージが投稿されたら、メッセージ内容をもとにOneDriveにフォルダを作成する
試してみる
Microsoft Teamsで投稿されたメッセージを翻訳して、翻訳版をSlackに投稿する
試してみる
Microsoft Teamsで特定条件のメッセージが投稿されたら、Asanaでタスクを作成する
試してみる
Salesforceのリードオブジェクトにレコードが作成されたら、Microsoft Teamsに通知する
試してみる
Trelloで新規カードが作成されたら、Microsoft Teamsに通知する
試してみる
毎月の月末にフローボットを起動してMicrosoft Teamsに通知する
試してみる
アンケートフォームに回答があったら、Microsoft Excelに回答内容を追加しMicrosoft Teamsに通知する
試してみる
メールで届いた添付ファイルをOneDriveに自動でアップロードしMicrosoft Teamsに通知する
試してみる
ChatGPTを使った便利な自動化例
Outlookで受信したメールに対して返信文を自動生成・送信したり、Zoomミーティング後に議事録を作成し、参加者へメールで共有することが可能です。また、Google スプレッドシートのリストをもとに案内メールを作成・送信したり、問い合わせ内容を分類してSlackの適切なチャンネルへ通知することもできます。
Boxのフォルダに画像ファイルがアップロードされたら、ChatGPTで要約しメールを送付する
試してみる
ChatGPTで問い合わせ内容を自動分類しSlackの適切なチャンネルに通知
試してみる
Google スプレッドシートのリストからChatGPTで案内メールを自動生成し、メール送信する
試してみる
Outlookで受け取ったメールの返信文をChatGPTで作成し送信する
試してみる
Slackでの投稿内容に対するChatGPTの回答を自動で取得して通知
試してみる
Zoomミーティング終了後、ChatGPTで議事録を作成し参加者にメール送信する
試してみる
データベースに追加した議事録をChatGPTで要約してSlackに通知
試してみる
フォームの内容をChatGPTで整理し、WordPressに下書きを作成する
試してみる
フォーム回答があったら、ChatGPTを使って回答種別を分け、kintoneのレコードに追加する
試してみる
受信メールの内容をChatGPTで要約してGoogle Chatに通知する
試してみる
まとめ
この記事では、「Microsoft TeamsとChatGPTを連携して承認フローを自動化する方法」 について、プログラミング不要で実現する具体的な手順をご紹介しました。
Yoomには、今回ご紹介した承認依頼の自動化以外にも、様々な業務を効率化するテンプレートが豊富に用意されています。 条件に応じた分岐設定や、他アプリとの連携も簡単に実現できるため、自社の業務フローに合わせて柔軟に活用できる点が魅力です。
「毎回の承認依頼が手間に感じる」「メッセージの作成に時間を取られている」「承認対応の抜け漏れをなくしたい」 と感じている方は、ぜひYoomのテンプレートを活用した自動化に取り組んでみてください。初期設定も簡単ですぐに始められますよ。
まずはテンプレートを試して、その便利さを体感してみてください！👉 今すぐ無料でアカウントを発行する
.avif)
.png)
.avif)
