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「Google スプレッドシートの情報を最新に保つために、Slackの通知を確認してコピー＆ペーストしたり、受信メールの内容を転記したり、フォームの回答を一件ずつ反映したりと、日々の更新作業に多くの時間を費やしていませんか？
こうした手作業は、単純ながらも量が多いと大きな負担になり、入力ミスや更新漏れといったヒューマンエラーの原因にもなりかねません。
もし、<span class="mark-yellow">Slackへの投稿内容や特定のメール受信、フォームの回答送信といったアクションをきっかけに、Google スプレッドシートの該当箇所が自動で更新される仕組み</span>があれば、これらの手間や心配事から解放されそうです。
これによりデータの正確性を保ちつつ、より分析や戦略立案といった業務に集中できる時間を生み出すことができます！
今回ご紹介するYoomを使った自動化の設定は、専門的な知識がなくてもノーコードで簡単に構築できます。
日々の業務効率を大きく改善するものなので、ぜひこの機会にお試しください！
Yoomには<span class="mark-yellow">Google スプレッドシートのデータを自動更新する業務フロー自動化のテンプレート</span>が用意されています。
「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
日々の業務で発生する様々な情報をトリガーとして、Google スプレッドシートのデータを自動で更新する方法は多岐にわたります。
ここでは、具体的な業務シーンを想定したYoomの自動化テンプレートをいくつかご紹介します。
これにより手作業による更新の手間を削減し、常に最新の情報を保つことが可能になります。気になる内容があれば、ぜひクリックしてみてください！
Slackのようなチャットツールでのコミュニケーション内容や特定の投稿をトリガーとして、<span class="mark-yellow">関連情報をGoogle スプレッドシートに自動で反映・更新する</span>ことができます。
チーム内での情報共有の抜け漏れを防ぎ、スピーディーなデータ活用を実現します！
Outlookなどのメールツールで特定の条件に合致するメールを受信した際に、<span class="mark-yellow">メール本文や添付ファイルの情報をGoogle スプレッドシートの該当箇所へ自動的に更新・追記する</span>設定が可能です。
顧客からの問い合わせ管理や注文情報の集約といった業務を効率化します！
Googleフォームなどで収集したアンケート回答や申込情報が送信されたタイミングで、<span class="mark-yellow">その内容をGoogle スプレッドシートの指定したセルや行に自動で更新・記録する</span>ことが可能です。
手作業でのデータ入力や転記の手間を省き、スピーディーに情報を集約できます！
それでは、代表的な自動化フローとして、Slackに特定の投稿があった際に、その内容をもとにGoogle スプレッドシートのデータを自動で更新する具体的な設定手順を解説します。
このフローを活用することで、Slack上でのやり取りを効率的にスプレッドシートに集約し、情報の散逸を防ぐことができます。
ここではYoomを使用してノーコードで設定を進めていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
Yoomにログインしましょう！
次にマイアプリを選択し、新規接続をクリックします。
アプリ一覧で検索窓を活用してSlackを選択しましょう。
Yoomと連携する投稿先のチャンネルをプルダウンから選択し、「許可する」をクリックしてください。
これでSlackのマイアプリ登録ができました！
先ほどと同様にマイアプリを選択し、新規接続をクリックしましょう。
アプリ一覧でGoogle スプレッドシートを選択します。
検索窓を活用して、Google スプレッドシートを選択しましょう。
「Sign in with Google」をクリックしてください。
連携するアカウントを選択します。
「次へ」をクリックしましょう。
「続行」を選択してください。
これでGoogle スプレッドシートのマイアプリ登録ができました。
次にテンプレートをコピーしましょう。
大枠が設定されているので、簡単にフローボットの作成ができます。
それでは下のバナーをクリックしましょう。
「このテンプレートを試す」をクリックしてください。
「OK」を選択します。
これでテンプレートのコピーができました。
コピーしたテンプレートはマイプロジェクトに保存されています。
次にフローボットの設定に進みましょう。
「メッセージがチャンネルに投稿されたら」をクリックしてください。
タイトルは変更することができます。
Slackと連携するアカウント情報を確認しましょう。
トリガーアクションは「メッセージがチャンネルに投稿されたら」が選択されています。
トリガーの起動間隔を設定しましょう。
トリガーの起動タイミングは、5分、10分、15分、30分、60分のいずれかで設定できます。
ご利用プランによって、設定できるトリガーの最短間隔が違うので、その点は要チェックです。
なお、基本的にはそのプランの最短の起動間隔にしてお使いいただくことをおすすめします。
チャンネルIDは候補から選択しましょう。
設定後、トリガーとなるアクション（メッセージがチャンネルに投稿されたら）を実行して、テストをクリックしてください。
今回は以下のメッセージをSlackで受信しました。
テストが成功し、Slackの情報が取得できたら保存します。
次に「テキストからデータを抽出する」をクリックしてください。
タイトルは変更できます。
アクションは「3500文字以内のデータからテキストを抽出」が選択されています。
文字数に応じて変更してください。
設定を確認したら、次へをクリックしましょう。
対象のテキストはSlackの取得した値から「本文」を選択してください。
取得した値を使わずに文章を入力すると、同じ内容から繰り返しデータを抽出し続けることになりますので注意しましょう。
詳しくはこちらをご参照ください。
抽出する項目は、次のGoogle スプレッドシートのアクションで使用する項目を設定しましょう。
ここでは、「会社名」「連絡先」「アンケート内容」を設定しています。
設定後、テストをクリックしてください。
テストが成功し、抽出したい項目が取得できたら保存しましょう。
次に「レコードを更新する」をクリックしてください。
以下のGoogle スプレッドシートを用意しています。
Google スプレッドシートのアクションは「レコードの更新」ですので、あらかじめ情報を追加しておきましょう。
ここでは該当するレコード情報にSlackで受け取ったアンケート内容を更新するという想定で進めていきます。
タイトルは変更できます。
Google スプレッドシートと連携するアカウント情報を確認しましょう。
実行アクションは「レコードを更新」が選択されています。
スプレッドシートIDは候補から選択します。
スプレッドシートのタブ名も同様に候補から選択してください。
テーブル範囲を設定したら、次へをクリックしましょう。
更新したいレコードの条件を設定しましょう。
Google スプレッドシートに登録されているレコード情報を選択したいので、「会社名」「等しい」を選択します。
等しい条件は、テキストを抽出の取得した値から「会社名」を選択しましょう。
会社名以外にもGoogle スプレッドシート上で重複しない値であれば設定可能です。
「トリガー条件を追加」から増やすこともできます。
更新後のレコードの値は、アンケート回答内容を更新したいと思います。
テキストからデータを抽出するの取得した値から「アンケート回答内容」を選択しましょう。
設定後、テストをクリックしてください。
Google スプレッドシートの情報が更新できたら、保存してください。
最後にトリガーをONにして動作をチェックしておきましょう！
これでフローボットの設定ができました。
Google スプレッドシートで追加されたデータを基に、フォルダを作成できるため、顧客や従業員ごとのフォルダ作成の手間が省けます。
データベースに追加されたデータをGoogle スプレッドシートにも自動追加できるため、重複登録が不要になりますよ！
Google スプレッドシートの更新作業を自動化することで、<span class="mark-yellow">これまで手作業で行っていたデータ入力や転記の手間を大幅に削減し、入力ミスや更新漏れといったヒューマンエラーを防ぐことができます。</span>
これにより、常に最新かつ正確性の高いデータに基づいて素早い意思決定を行えるようになるでしょう。
日々の報告業務や情報共有もスムーズになるため、チーム全体の業務効率向上に貢献します！
今回ご紹介したような、Slackの投稿やメール受信、フォーム回答といった様々なトリガーからのGoogle スプレッドシート更新自動化は、ノーコード自動化ツール「Yoom」を活用すれば、プログラミングの知識がない方でも直感的な操作で簡単に業務フローを構築することができます。
Yoomは基本無料から利用を開始できるので、もし日々のデータ更新作業の自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
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