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【ノーコードで実現】健康診断書のOCR処理を自動化してデータ管理を効率化する方法
「毎年の健康診断シーズン、大量の診断書をシステムに入力するのが大変すぎる…」
「手入力だとどうしてもミスが発生して、確認作業に時間がかかってしまう…」
こんなふうに、健康診断書のデータ化作業における手間や、それに伴うヒューマンエラーに悩まされていませんか？
紙やPDFで届く大量の書類から必要な情報を正確に抜き出して転記する作業は、時間も集中力も要する業務ですよね。さらに従業員の健康管理に関わる重要な情報であるため、ミスなく正確に行いたいもの…
そこで便利なのが、健康診断書のファイルを自動でOCR処理し、抽出した必要情報を管理ツールに記録する仕組み！
これを使えば、今まで手作業で行っていた入力作業から解放され、時間を大幅に節約できることで、より戦略的な業務に集中できる環境が整うはずです。
最後までチェックして、健康診断書のデータ管理を効率的に、より正確にしましょう！
とにかく早く試したい方へ
Yoomには健康診断書のデータのOCR処理を自動化するテンプレートが、すでに用意されています。
とにかく「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーの「試してみる」をクリックして、さっそく自動化を体験してみましょう！
■概要
健康診断書が届くたびに、その内容を確認して手作業でスプレッドシートに転記していませんか？この作業は時間がかかる上に、入力ミスといったヒューマンエラーも起こりやすく、正確なデータ管理の妨げになることもあります。このワークフローは、Google Driveに健康診断書のファイルをアップロードするだけで、OCR機能が文字情報を自動で読み取り、Google スプレッドシートにデータを追加します。面倒な転記作業を自動化し、従業員の健康情報を正確に管理できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- 健康診断書などの書類をGoogle Driveで管理している人事・労務担当者の方
- Google スプレッドシートへの手作業での転記に手間や課題を感じている方
- 紙媒体やPDF書類の情報をOCRでデータ化し、業務を効率化したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Google Driveへのファイルアップロードを起点に、OCRでの読取りからGoogle スプレッドシートへの追加までが自動化され、これまで手作業で行っていた時間を短縮します。
- 手作業によるデータ転記が不要になるため、入力間違いや項目の漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、データの正確性を向上させます。
■ワークフローの流れ
- はじめに、Google DriveとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します。
- トリガーでGoogle Driveを選択し、「特定のフォルダ内に新しくファイル・フォルダが作成されたら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、トリガーで検知したファイルを指定します。
- 次に、OCR機能の「画像・PDFから文字を読み取る」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルを読み取ります。
- 最後に、Google スプレッドシートの「レコードを追加する」アクションを設定し、OCR機能で読み取った情報を追加します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Google Driveのトリガー設定では、健康診断書を格納する特定のフォルダIDを指定し、フローを起動する間隔も任意で設定してください。
- ファイルをダウンロードするオペレーションでは、トリガーで取得したファイルのIDをアウトプットから選択して、対象ファイルを指定します。
- OCR機能では、抽出したい項目（氏名、総合所見など）や使用するAIモデル、言語などを読み取る書類の形式に合わせて自由に設定できます。
- Google スプレッドシートにレコードを追加する際、データの転記先となるスプレッドシートIDやシート名、テーブルの範囲を任意で指定してください。OCRで読み取ったどの値をどの列に追加するかも設定できます。
■注意事項
- Google DriveとGoogle スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているワークフローのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
■概要
健康診断書が届くたびに、その内容を確認して手作業でスプレッドシートに転記していませんか？この作業は時間がかかる上に、入力ミスといったヒューマンエラーも起こりやすく、正確なデータ管理の妨げになることもあります。このワークフローは、Google Driveに健康診断書のファイルをアップロードするだけで、OCR機能が文字情報を自動で読み取り、Google スプレッドシートにデータを追加します。面倒な転記作業を自動化し、従業員の健康情報を正確に管理できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- 健康診断書などの書類をGoogle Driveで管理している人事・労務担当者の方
- Google スプレッドシートへの手作業での転記に手間や課題を感じている方
- 紙媒体やPDF書類の情報をOCRでデータ化し、業務を効率化したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Google Driveへのファイルアップロードを起点に、OCRでの読取りからGoogle スプレッドシートへの追加までが自動化され、これまで手作業で行っていた時間を短縮します。
- 手作業によるデータ転記が不要になるため、入力間違いや項目の漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、データの正確性を向上させます。
■ワークフローの流れ
- はじめに、Google DriveとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します。
- トリガーでGoogle Driveを選択し、「特定のフォルダ内に新しくファイル・フォルダが作成されたら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、トリガーで検知したファイルを指定します。
- 次に、OCR機能の「画像・PDFから文字を読み取る」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルを読み取ります。
- 最後に、Google スプレッドシートの「レコードを追加する」アクションを設定し、OCR機能で読み取った情報を追加します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Google Driveのトリガー設定では、健康診断書を格納する特定のフォルダIDを指定し、フローを起動する間隔も任意で設定してください。
- ファイルをダウンロードするオペレーションでは、トリガーで取得したファイルのIDをアウトプットから選択して、対象ファイルを指定します。
- OCR機能では、抽出したい項目（氏名、総合所見など）や使用するAIモデル、言語などを読み取る書類の形式に合わせて自由に設定できます。
- Google スプレッドシートにレコードを追加する際、データの転記先となるスプレッドシートIDやシート名、テーブルの範囲を任意で指定してください。OCRで読み取ったどの値をどの列に追加するかも設定できます。
■注意事項
- Google DriveとGoogle スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているワークフローのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
様々な形式で受信した健康診断書のOCR処理を自動化する方法
普段お使いの様々なツールで受け取った健康診断書のファイルを自動でOCR処理し、そのデータをGoogle スプレッドシートなどのツールに効率的に集約する方法を、具体的なテンプレートを使って紹介します。
様々な健康診断書の受け取り方に合わせた自動化が可能なので、気になるテンプレートがあれば、「試してみる」から気軽に試してみてくださいね！
ストレージサービスにアップロードされた健康診断書をOCR処理する
Google DriveやBoxなどのストレージサービスに健康診断書のファイルがアップロードされると、自動でOCR処理を実行し、抽出したデータをGoogle スプレッドシートに記録することができます。
ファイルのアップロードだけでデータ化が完了するので、手入力の手間や入力ミスを削減し、効率的に正確なデータを蓄積できるでしょう。
■概要
健康診断書が届くたびに、その内容を確認して手作業でスプレッドシートに転記していませんか？この作業は時間がかかる上に、入力ミスといったヒューマンエラーも起こりやすく、正確なデータ管理の妨げになることもあります。このワークフローは、Google Driveに健康診断書のファイルをアップロードするだけで、OCR機能が文字情報を自動で読み取り、Google スプレッドシートにデータを追加します。面倒な転記作業を自動化し、従業員の健康情報を正確に管理できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- 健康診断書などの書類をGoogle Driveで管理している人事・労務担当者の方
- Google スプレッドシートへの手作業での転記に手間や課題を感じている方
- 紙媒体やPDF書類の情報をOCRでデータ化し、業務を効率化したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Google Driveへのファイルアップロードを起点に、OCRでの読取りからGoogle スプレッドシートへの追加までが自動化され、これまで手作業で行っていた時間を短縮します。
- 手作業によるデータ転記が不要になるため、入力間違いや項目の漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、データの正確性を向上させます。
■ワークフローの流れ
- はじめに、Google DriveとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します。
- トリガーでGoogle Driveを選択し、「特定のフォルダ内に新しくファイル・フォルダが作成されたら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、トリガーで検知したファイルを指定します。
- 次に、OCR機能の「画像・PDFから文字を読み取る」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルを読み取ります。
- 最後に、Google スプレッドシートの「レコードを追加する」アクションを設定し、OCR機能で読み取った情報を追加します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Google Driveのトリガー設定では、健康診断書を格納する特定のフォルダIDを指定し、フローを起動する間隔も任意で設定してください。
- ファイルをダウンロードするオペレーションでは、トリガーで取得したファイルのIDをアウトプットから選択して、対象ファイルを指定します。
- OCR機能では、抽出したい項目（氏名、総合所見など）や使用するAIモデル、言語などを読み取る書類の形式に合わせて自由に設定できます。
- Google スプレッドシートにレコードを追加する際、データの転記先となるスプレッドシートIDやシート名、テーブルの範囲を任意で指定してください。OCRで読み取ったどの値をどの列に追加するかも設定できます。
■注意事項
- Google DriveとGoogle スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているワークフローのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
■概要
従業員の健康診断書など、Boxで管理している書類の内容確認や転記作業に手間を感じていませんか。手作業での転記は時間がかかるだけでなく、入力ミスなどのヒューマンエラーも発生しやすくなります。このワークフローを活用すれば、Boxにファイルがアップロードされるだけで、OCR機能が自動で内容を読み取り、Google スプレッドシートに情報を追加するため、これらの課題を解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- BoxとGoogle スプレッドシートを利用し、健康診断書などの書類管理を手作業で行っている方
- 書類の転記作業に時間がかかり、ヒューマンエラーをなくしたいと考えている総務・人事担当者の方
- OCR機能を活用して、紙やPDF書類のデータ化プロセスを自動化したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- BoxへのファイルアップロードからGoogle スプレッドシートへの情報転記までを自動化し、手作業に費やしていた時間を短縮します。
- 手作業によるデータ転記が不要になるため、入力間違いや項目漏れといったヒューマンエラーのリスクを軽減できます。
■ワークフローの流れ
- はじめに、BoxとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでBoxを選択し、「フォルダにファイルがアップロードされたら」というアクションを設定します。
- 続いて、オペレーションでBoxの「ファイルをダウンロード」アクションを設定し、トリガーで検知したファイルを指定します。
- その後、オペレーションでOCR機能を選択し、「画像・PDFから文字を読み取る」アクションでダウンロードしたファイルの内容を抽出します。
- 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「レコードを追加する」アクションを設定し、OCRで抽出したデータを指定のシートに追加します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Boxのトリガー設定では、健康診断書がアップロードされる対象フォルダをIDで任意に指定してください。
- OCR機能のアクションでは、ファイルの添付方法や抽出したい項目（氏名、受診日、総合所見など）、使用するAI、言語を自由に設定できます。
- Google スプレッドシートのアクションでは、書き込み先のスプレッドシートIDやタブ名、テーブルの範囲を任意に指定できます。
- Google スプレッドシートに追加するレコードの値は、OCR機能で抽出した項目などをマッピングして、自由に設定することが可能です。
■注意事項
- BoxとGoogle スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているワークフローのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
■概要
健康診断書が届くたびに、その内容を確認して手作業でスプレッドシートに転記していませんか？この作業は時間がかかる上に、入力ミスといったヒューマンエラーも起こりやすく、正確なデータ管理の妨げになることもあります。このワークフローは、Google Driveに健康診断書のファイルをアップロードするだけで、OCR機能が文字情報を自動で読み取り、Google スプレッドシートにデータを追加します。面倒な転記作業を自動化し、従業員の健康情報を正確に管理できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- 健康診断書などの書類をGoogle Driveで管理している人事・労務担当者の方
- Google スプレッドシートへの手作業での転記に手間や課題を感じている方
- 紙媒体やPDF書類の情報をOCRでデータ化し、業務を効率化したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Google Driveへのファイルアップロードを起点に、OCRでの読取りからGoogle スプレッドシートへの追加までが自動化され、これまで手作業で行っていた時間を短縮します。
- 手作業によるデータ転記が不要になるため、入力間違いや項目の漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、データの正確性を向上させます。
■ワークフローの流れ
- はじめに、Google DriveとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します。
- トリガーでGoogle Driveを選択し、「特定のフォルダ内に新しくファイル・フォルダが作成されたら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、トリガーで検知したファイルを指定します。
- 次に、OCR機能の「画像・PDFから文字を読み取る」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルを読み取ります。
- 最後に、Google スプレッドシートの「レコードを追加する」アクションを設定し、OCR機能で読み取った情報を追加します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Google Driveのトリガー設定では、健康診断書を格納する特定のフォルダIDを指定し、フローを起動する間隔も任意で設定してください。
- ファイルをダウンロードするオペレーションでは、トリガーで取得したファイルのIDをアウトプットから選択して、対象ファイルを指定します。
- OCR機能では、抽出したい項目（氏名、総合所見など）や使用するAIモデル、言語などを読み取る書類の形式に合わせて自由に設定できます。
- Google スプレッドシートにレコードを追加する際、データの転記先となるスプレッドシートIDやシート名、テーブルの範囲を任意で指定してください。OCRで読み取ったどの値をどの列に追加するかも設定できます。
■注意事項
- Google DriveとGoogle スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているワークフローのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
■概要
従業員の健康診断書など、Boxで管理している書類の内容確認や転記作業に手間を感じていませんか。手作業での転記は時間がかかるだけでなく、入力ミスなどのヒューマンエラーも発生しやすくなります。このワークフローを活用すれば、Boxにファイルがアップロードされるだけで、OCR機能が自動で内容を読み取り、Google スプレッドシートに情報を追加するため、これらの課題を解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- BoxとGoogle スプレッドシートを利用し、健康診断書などの書類管理を手作業で行っている方
- 書類の転記作業に時間がかかり、ヒューマンエラーをなくしたいと考えている総務・人事担当者の方
- OCR機能を活用して、紙やPDF書類のデータ化プロセスを自動化したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- BoxへのファイルアップロードからGoogle スプレッドシートへの情報転記までを自動化し、手作業に費やしていた時間を短縮します。
- 手作業によるデータ転記が不要になるため、入力間違いや項目漏れといったヒューマンエラーのリスクを軽減できます。
■ワークフローの流れ
- はじめに、BoxとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでBoxを選択し、「フォルダにファイルがアップロードされたら」というアクションを設定します。
- 続いて、オペレーションでBoxの「ファイルをダウンロード」アクションを設定し、トリガーで検知したファイルを指定します。
- その後、オペレーションでOCR機能を選択し、「画像・PDFから文字を読み取る」アクションでダウンロードしたファイルの内容を抽出します。
- 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「レコードを追加する」アクションを設定し、OCRで抽出したデータを指定のシートに追加します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Boxのトリガー設定では、健康診断書がアップロードされる対象フォルダをIDで任意に指定してください。
- OCR機能のアクションでは、ファイルの添付方法や抽出したい項目（氏名、受診日、総合所見など）、使用するAI、言語を自由に設定できます。
- Google スプレッドシートのアクションでは、書き込み先のスプレッドシートIDやタブ名、テーブルの範囲を任意に指定できます。
- Google スプレッドシートに追加するレコードの値は、OCR機能で抽出した項目などをマッピングして、自由に設定することが可能です。
■注意事項
- BoxとGoogle スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているワークフローのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
メールで受信した健康診断書をOCR処理する
GmailやOutlookで健康診断書ファイルが添付されたメールを受信した際に、自動で添付ファイルをOCR処理し、抽出結果を用いてGoogle スプレッドシートにデータを整理することも可能です。
添付ファイルの確認や、ファイルからのデータ転記作業の手間を省き、迅速なデータ整理をサポートします。
■概要
健康診断書をメールで受け取るものの、その後のデータ入力に手間を感じたり、入力ミスが発生したりしていませんか？
このワークフローは、Gmailで受信した健康診断書（PDFなど）をAIのOCR機能で自動で読み取り、その内容をGoogle スプレッドシートに自動で追加します。
手作業による転記業務から解放され、正確かつ迅速なデータ管理を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- 健康診断書の内容をGoogle スプレッドシートへ手入力している人事労務担当者の方
- Gmailで受け取る添付ファイルの内容確認と転記作業に時間を要している方
- OCRを活用して、紙やPDFの情報をデータ化する業務を効率化したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Gmailで受信した健康診断書を自動で読み取りデータ化するため、手作業での転記にかかっていた時間を短縮することができます。
- システムが自動で処理を行うため、手入力による転記ミスや項目漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、データの正確性を保ちます。
■ワークフローの流れ
- はじめに、GmailとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のラベルのメールを受信したら」というアクションを設定し、健康診断書が添付されたメールを特定します。
- 続いて、オペレーションでAI機能の「画像・PDFから文字を読み取る」を設定し、受信したメールに添付されているファイルを読み取ります。
- 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「レコードを追加する」を設定し、OCR機能で読み取ったテキスト情報を指定のシートに追加します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- AI機能で文字を読み取るアクションでは、対象とするファイルの添付方法や、抽出したい情報の項目、言語などを任意で設定してください。
- Google スプレッドシートにレコードを追加するアクションでは、連携するデータベース（シート）を指定し、どの列にどの情報を追加するかを任意で設定してください。
■注意事項
- GmailとGoogle スプレッドシートの両方とYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているワークフローのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
■概要
従業員の健康診断書を管理するために、Outlookで受け取ったPDFファイルの内容を手作業でGoogle スプレッドシートに転記していませんか。
この作業は時間がかかる上に、入力ミスといったヒューマンエラーも起こりやすくなります。
このワークフローを活用すれば、Outlookで受信した健康診断書をAI-OCRが自動で読み取り、Google スプレッドシートに整理して追加するため、こうした課題をスムーズに解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Outlookで健康診断書を管理しており、データ化に手間を感じている総務・人事担当者の方
- 従業員の健康データをGoogle スプレッドシートで管理し、手入力の非効率を改善したい方
- 手作業による転記ミスをなくし、正確なデータ管理を実現したいと考えているマネージャーの方
■このテンプレートを使うメリット
- Outlookでのメール受信を起点に、データ抽出から転記までが自動化されるため、手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- 人の手によるデータ転記作業がなくなるため、入力間違いや項目漏れなどのヒューマンエラーの防止に繋がります。
■ワークフローの流れ
- はじめに、OutlookとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでOutlookを選択し、「メールを受信したら」というアクションを設定します。
- 続いて、オペレーションでOutlookの「メールの添付ファイルの情報を取得する」アクションを設定します。
- 取得した情報をもとに、Outlookの「メールの添付ファイルをダウンロード」アクションを設定します。
- AI機能の「画像・PDFから文字を読み取る」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルを指定します。
- 最後に、Google スプレッドシートの「レコードを追加する」アクションを設定し、OCRで読み取ったデータを追加します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Outlookのトリガー設定では、特定の差出人や件名でメールを絞り込むことで、意図しないメールでフローが起動するのを防ぐことができます。
- Outlookのファイル取得やダウンロードのオペレーションでは、トリガーで取得したメールのIDやファイルIDを正しく指定してください。
- AI-OCRのオペレーションでは、読み取りたいファイルや抽出したい項目（氏名、検査数値など）、言語などを任意にカスタマイズしてください。
- Google スプレッドシートのオペレーションでは、書き込み対象のスプレッドシートやシートを選択し、どの列にどのデータを追加するかを任意に設定してください。
■注意事項
- OutlookとGoogle スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているワークフローのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
■概要
健康診断書をメールで受け取るものの、その後のデータ入力に手間を感じたり、入力ミスが発生したりしていませんか？
このワークフローは、Gmailで受信した健康診断書（PDFなど）をAIのOCR機能で自動で読み取り、その内容をGoogle スプレッドシートに自動で追加します。
手作業による転記業務から解放され、正確かつ迅速なデータ管理を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- 健康診断書の内容をGoogle スプレッドシートへ手入力している人事労務担当者の方
- Gmailで受け取る添付ファイルの内容確認と転記作業に時間を要している方
- OCRを活用して、紙やPDFの情報をデータ化する業務を効率化したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Gmailで受信した健康診断書を自動で読み取りデータ化するため、手作業での転記にかかっていた時間を短縮することができます。
- システムが自動で処理を行うため、手入力による転記ミスや項目漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、データの正確性を保ちます。
■ワークフローの流れ
- はじめに、GmailとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のラベルのメールを受信したら」というアクションを設定し、健康診断書が添付されたメールを特定します。
- 続いて、オペレーションでAI機能の「画像・PDFから文字を読み取る」を設定し、受信したメールに添付されているファイルを読み取ります。
- 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「レコードを追加する」を設定し、OCR機能で読み取ったテキスト情報を指定のシートに追加します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- AI機能で文字を読み取るアクションでは、対象とするファイルの添付方法や、抽出したい情報の項目、言語などを任意で設定してください。
- Google スプレッドシートにレコードを追加するアクションでは、連携するデータベース（シート）を指定し、どの列にどの情報を追加するかを任意で設定してください。
■注意事項
- GmailとGoogle スプレッドシートの両方とYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているワークフローのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
■概要
従業員の健康診断書を管理するために、Outlookで受け取ったPDFファイルの内容を手作業でGoogle スプレッドシートに転記していませんか。
この作業は時間がかかる上に、入力ミスといったヒューマンエラーも起こりやすくなります。
このワークフローを活用すれば、Outlookで受信した健康診断書をAI-OCRが自動で読み取り、Google スプレッドシートに整理して追加するため、こうした課題をスムーズに解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Outlookで健康診断書を管理しており、データ化に手間を感じている総務・人事担当者の方
- 従業員の健康データをGoogle スプレッドシートで管理し、手入力の非効率を改善したい方
- 手作業による転記ミスをなくし、正確なデータ管理を実現したいと考えているマネージャーの方
■このテンプレートを使うメリット
- Outlookでのメール受信を起点に、データ抽出から転記までが自動化されるため、手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- 人の手によるデータ転記作業がなくなるため、入力間違いや項目漏れなどのヒューマンエラーの防止に繋がります。
■ワークフローの流れ
- はじめに、OutlookとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでOutlookを選択し、「メールを受信したら」というアクションを設定します。
- 続いて、オペレーションでOutlookの「メールの添付ファイルの情報を取得する」アクションを設定します。
- 取得した情報をもとに、Outlookの「メールの添付ファイルをダウンロード」アクションを設定します。
- AI機能の「画像・PDFから文字を読み取る」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルを指定します。
- 最後に、Google スプレッドシートの「レコードを追加する」アクションを設定し、OCRで読み取ったデータを追加します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Outlookのトリガー設定では、特定の差出人や件名でメールを絞り込むことで、意図しないメールでフローが起動するのを防ぐことができます。
- Outlookのファイル取得やダウンロードのオペレーションでは、トリガーで取得したメールのIDやファイルIDを正しく指定してください。
- AI-OCRのオペレーションでは、読み取りたいファイルや抽出したい項目（氏名、検査数値など）、言語などを任意にカスタマイズしてください。
- Google スプレッドシートのオペレーションでは、書き込み対象のスプレッドシートやシートを選択し、どの列にどのデータを追加するかを任意に設定してください。
■注意事項
- OutlookとGoogle スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているワークフローのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
フォームで受け取った健康診断書をOCR処理する
GoogleフォームやYoomフォームなどを通じて健康診断書ファイルを受け取った場合に、そのファイルを自動でOCR処理し、抽出結果をGoogle スプレッドシートにまとめることもできます。
健康診断書の受付からデータ化までのプロセスを一気通貫で自動化できるため、提出する側も管理する側も、双方の作業プロセスをシンプルにできるのは大きなメリットでしょう。
■概要
Googleフォームで受け取った健康診断書などのPDFファイルの内容を、一つずつ開きながら手作業で転記する業務は手間がかかるのではないでしょうか。こうした定型的ながらも重要な作業は、時間的な負担だけでなく、入力ミスといったヒューマンエラーの原因にもなり得ます。このワークフローを活用すれば、Googleフォームに回答が送信されると、添付されたファイルをOCRが自動で読み取り、その内容をGoogle スプレッドシートへ追加するため、これらの課題をスムーズに解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- GoogleフォームとGoogle スプレッドシートで健康診断書などを管理し、手入力に課題を感じている方
- OCR機能を活用して、PDFや画像ファイルからのデータ抽出を自動化したいと考えている業務担当者の方
- 定型的なデータ転記作業をなくし、より重要なコア業務に時間を活用したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- フォームに添付されたファイルの内容をOCRが自動で読み取りスプレッドシートに転記するため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業によるデータ転記が不要になることで、入力間違いや項目漏れといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、データの正確性を保つことに繋がります。
■ワークフローの流れ
- はじめに、Googleフォーム、Google Drive、Google スプレッドシートをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定します。
- 続いて、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、フォームに添付された健康診断書ファイルを取得します。
- 次に、オペレーションでOCR機能の「画像・PDFから文字を読み取る」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルからテキスト情報を抽出します。
- 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「レコードを追加する」アクションを設定し、OCRで読み取った情報を指定のシートに追加します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Googleフォームのトリガー設定では、対象となるフォームのIDを指定し、フローを起動する間隔を任意で設定してください。
- Google Driveの「ファイルをダウンロードする」アクションでは、前のステップであるGoogleフォームのトリガーで取得したファイルIDをアウトプット情報から選択して設定します。
- OCR機能では、ファイルの添付方法や、抽出したい項目（氏名、受診日、検査数値など）、使用するAIモデル、言語などを任意で設定できます。
- Google スプレッドシートのアクションでは、書き込み対象のスプレッドシートIDやタブ名、テーブル範囲を正確に指定し、OCRで取得したどの値をどの列に追加するかを設定します。
■注意事項
- Google フォーム、Google スプレッドシート、Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記を参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133 - OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているワークフローのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
■概要
従業員の健康診断書をフォームで受け取った後、内容を確認してスプレッドシートに手入力するのは、手間がかかる上に転記ミスも発生しやすい業務ではないでしょうか。
このワークフローを活用すれば、Yoomのフォームで受け取った健康診断書のPDFファイルからAI-OCR機能で必要な情報を自動で読み取り、Google スプレッドシートへ自動で追加することが可能です。これにより、面倒な手作業から解放されます。
■このテンプレートをおすすめする方
- 健康診断書の内容を手作業で転記しており、入力ミスや工数に課題を感じている労務担当者の方
- 従業員の健康データをGoogle スプレッドシートで管理しており、入力作業を効率化したい方
- 紙やPDFの書類から文字情報を抽出し、データ化する業務を自動化したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- フォームで受け取った健康診断書からOCRで情報を自動抽出し転記するため、手作業の時間を短縮することができます。
- 手作業によるデータ転記が不要になるため、入力間違いや記載漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎます。
■ワークフローの流れ
- はじめに、Google スプレッドシートをYoomと連携します。
- トリガーで「フォームトリガー」を選択し、健康診断書のPDFファイルを添付する項目などを設定します。
- 次に、オペレーションでAI機能の「画像・PDFから文字を読み取る」を設定し、フォームで受け取ったファイルを指定します。
- 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「レコードを追加する」を設定し、OCRで読み取ったデータを指定のシートに追加します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- AI機能の「画像・PDFから文字を読み取る」では、読み取り対象のファイルや、抽出したい情報の項目（氏名、特定数値など）、言語などを任意で設定してください。
- Google スプレッドシートの「レコードを追加する」では、データを追加したいスプレッドシートやワークシートを指定し、どの列にどの情報を追加するかをカスタマイズしてください。
■注意事項
- Google スプレッドシートとYoomを連携してください。
- OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているワークフローのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます
■概要
Googleフォームで受け取った健康診断書などのPDFファイルの内容を、一つずつ開きながら手作業で転記する業務は手間がかかるのではないでしょうか。こうした定型的ながらも重要な作業は、時間的な負担だけでなく、入力ミスといったヒューマンエラーの原因にもなり得ます。このワークフローを活用すれば、Googleフォームに回答が送信されると、添付されたファイルをOCRが自動で読み取り、その内容をGoogle スプレッドシートへ追加するため、これらの課題をスムーズに解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- GoogleフォームとGoogle スプレッドシートで健康診断書などを管理し、手入力に課題を感じている方
- OCR機能を活用して、PDFや画像ファイルからのデータ抽出を自動化したいと考えている業務担当者の方
- 定型的なデータ転記作業をなくし、より重要なコア業務に時間を活用したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- フォームに添付されたファイルの内容をOCRが自動で読み取りスプレッドシートに転記するため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業によるデータ転記が不要になることで、入力間違いや項目漏れといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、データの正確性を保つことに繋がります。
■ワークフローの流れ
- はじめに、Googleフォーム、Google Drive、Google スプレッドシートをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定します。
- 続いて、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、フォームに添付された健康診断書ファイルを取得します。
- 次に、オペレーションでOCR機能の「画像・PDFから文字を読み取る」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルからテキスト情報を抽出します。
- 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「レコードを追加する」アクションを設定し、OCRで読み取った情報を指定のシートに追加します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Googleフォームのトリガー設定では、対象となるフォームのIDを指定し、フローを起動する間隔を任意で設定してください。
- Google Driveの「ファイルをダウンロードする」アクションでは、前のステップであるGoogleフォームのトリガーで取得したファイルIDをアウトプット情報から選択して設定します。
- OCR機能では、ファイルの添付方法や、抽出したい項目（氏名、受診日、検査数値など）、使用するAIモデル、言語などを任意で設定できます。
- Google スプレッドシートのアクションでは、書き込み対象のスプレッドシートIDやタブ名、テーブル範囲を正確に指定し、OCRで取得したどの値をどの列に追加するかを設定します。
■注意事項
- Google フォーム、Google スプレッドシート、Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記を参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133 - OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているワークフローのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
■概要
従業員の健康診断書をフォームで受け取った後、内容を確認してスプレッドシートに手入力するのは、手間がかかる上に転記ミスも発生しやすい業務ではないでしょうか。
このワークフローを活用すれば、Yoomのフォームで受け取った健康診断書のPDFファイルからAI-OCR機能で必要な情報を自動で読み取り、Google スプレッドシートへ自動で追加することが可能です。これにより、面倒な手作業から解放されます。
■このテンプレートをおすすめする方
- 健康診断書の内容を手作業で転記しており、入力ミスや工数に課題を感じている労務担当者の方
- 従業員の健康データをGoogle スプレッドシートで管理しており、入力作業を効率化したい方
- 紙やPDFの書類から文字情報を抽出し、データ化する業務を自動化したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- フォームで受け取った健康診断書からOCRで情報を自動抽出し転記するため、手作業の時間を短縮することができます。
- 手作業によるデータ転記が不要になるため、入力間違いや記載漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎます。
■ワークフローの流れ
- はじめに、Google スプレッドシートをYoomと連携します。
- トリガーで「フォームトリガー」を選択し、健康診断書のPDFファイルを添付する項目などを設定します。
- 次に、オペレーションでAI機能の「画像・PDFから文字を読み取る」を設定し、フォームで受け取ったファイルを指定します。
- 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「レコードを追加する」を設定し、OCRで読み取ったデータを指定のシートに追加します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- AI機能の「画像・PDFから文字を読み取る」では、読み取り対象のファイルや、抽出したい情報の項目（氏名、特定数値など）、言語などを任意で設定してください。
- Google スプレッドシートの「レコードを追加する」では、データを追加したいスプレッドシートやワークシートを指定し、どの列にどの情報を追加するかをカスタマイズしてください。
■注意事項
- Google スプレッドシートとYoomを連携してください。
- OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているワークフローのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます
健康診断書を自動的にOCRで読み取り、Google スプレッドシートに記録するフローを作ってみよう
今回は例として、「Google Driveに健康診断書のファイルがアップロードされた際に、そのファイルをOCRで自動的に読み取り、抽出した情報をGoogle スプレッドシートに記録する」フローの作り方を解説していきます！
Yoomを使用してノーコードで設定を進めていきますので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを作成しておきましょう。
[Yoomとは]
フローの作成方法
作成の流れは大きく分けて以下です。
- Google DriveとGoogle スプレッドシートのマイアプリ登録
- テンプレートをコピーする
- Google Driveのトリガー設定と各アクション設定
- トリガーをONに設定し、フローの動作確認
■概要
健康診断書が届くたびに、その内容を確認して手作業でスプレッドシートに転記していませんか？この作業は時間がかかる上に、入力ミスといったヒューマンエラーも起こりやすく、正確なデータ管理の妨げになることもあります。このワークフローは、Google Driveに健康診断書のファイルをアップロードするだけで、OCR機能が文字情報を自動で読み取り、Google スプレッドシートにデータを追加します。面倒な転記作業を自動化し、従業員の健康情報を正確に管理できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- 健康診断書などの書類をGoogle Driveで管理している人事・労務担当者の方
- Google スプレッドシートへの手作業での転記に手間や課題を感じている方
- 紙媒体やPDF書類の情報をOCRでデータ化し、業務を効率化したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Google Driveへのファイルアップロードを起点に、OCRでの読取りからGoogle スプレッドシートへの追加までが自動化され、これまで手作業で行っていた時間を短縮します。
- 手作業によるデータ転記が不要になるため、入力間違いや項目の漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、データの正確性を向上させます。
■ワークフローの流れ
- はじめに、Google DriveとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します。
- トリガーでGoogle Driveを選択し、「特定のフォルダ内に新しくファイル・フォルダが作成されたら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、トリガーで検知したファイルを指定します。
- 次に、OCR機能の「画像・PDFから文字を読み取る」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルを読み取ります。
- 最後に、Google スプレッドシートの「レコードを追加する」アクションを設定し、OCR機能で読み取った情報を追加します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Google Driveのトリガー設定では、健康診断書を格納する特定のフォルダIDを指定し、フローを起動する間隔も任意で設定してください。
- ファイルをダウンロードするオペレーションでは、トリガーで取得したファイルのIDをアウトプットから選択して、対象ファイルを指定します。
- OCR機能では、抽出したい項目（氏名、総合所見など）や使用するAIモデル、言語などを読み取る書類の形式に合わせて自由に設定できます。
- Google スプレッドシートにレコードを追加する際、データの転記先となるスプレッドシートIDやシート名、テーブルの範囲を任意で指定してください。OCRで読み取ったどの値をどの列に追加するかも設定できます。
■注意事項
- Google DriveとGoogle スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているワークフローのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
■概要
健康診断書が届くたびに、その内容を確認して手作業でスプレッドシートに転記していませんか？この作業は時間がかかる上に、入力ミスといったヒューマンエラーも起こりやすく、正確なデータ管理の妨げになることもあります。このワークフローは、Google Driveに健康診断書のファイルをアップロードするだけで、OCR機能が文字情報を自動で読み取り、Google スプレッドシートにデータを追加します。面倒な転記作業を自動化し、従業員の健康情報を正確に管理できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- 健康診断書などの書類をGoogle Driveで管理している人事・労務担当者の方
- Google スプレッドシートへの手作業での転記に手間や課題を感じている方
- 紙媒体やPDF書類の情報をOCRでデータ化し、業務を効率化したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Google Driveへのファイルアップロードを起点に、OCRでの読取りからGoogle スプレッドシートへの追加までが自動化され、これまで手作業で行っていた時間を短縮します。
- 手作業によるデータ転記が不要になるため、入力間違いや項目の漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、データの正確性を向上させます。
■ワークフローの流れ
- はじめに、Google DriveとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します。
- トリガーでGoogle Driveを選択し、「特定のフォルダ内に新しくファイル・フォルダが作成されたら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、トリガーで検知したファイルを指定します。
- 次に、OCR機能の「画像・PDFから文字を読み取る」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルを読み取ります。
- 最後に、Google スプレッドシートの「レコードを追加する」アクションを設定し、OCR機能で読み取った情報を追加します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Google Driveのトリガー設定では、健康診断書を格納する特定のフォルダIDを指定し、フローを起動する間隔も任意で設定してください。
- ファイルをダウンロードするオペレーションでは、トリガーで取得したファイルのIDをアウトプットから選択して、対象ファイルを指定します。
- OCR機能では、抽出したい項目（氏名、総合所見など）や使用するAIモデル、言語などを読み取る書類の形式に合わせて自由に設定できます。
- Google スプレッドシートにレコードを追加する際、データの転記先となるスプレッドシートIDやシート名、テーブルの範囲を任意で指定してください。OCRで読み取ったどの値をどの列に追加するかも設定できます。
■注意事項
- Google DriveとGoogle スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているワークフローのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
ステップ1：Google DriveとGoogle スプレッドシートのマイアプリ登録
まず、Yoomのアカウントにログインします。
まだYoomを利用したことがない方は、初めてのYoomをぜひご覧ください。
はじめに、使用するアプリをYoomと連携する「マイアプリ登録」を行いましょう。
事前にマイアプリ登録を済ませておくと、フローの設定がスムーズに進められますよ！
マイアプリ登録
1.「マイアプリ」をクリックした後、右側に表示される「新規接続」をクリックしてください。
2.入力欄からYoomと連携したいアプリを、アプリ名で検索することができます。
Google Driveのマイアプリ登録
それでは、さっそくGoogle Driveからマイアプリ登録していきましょう！
入力欄にGoogle Driveと入力するとGoogle Driveのアイコンが表示されるので、アイコンをクリックしてください。
1.以下の画面が表示されるので、「Sign in with Google」をクリックします。
2.Yoomと連携したいアカウントを選択しましょう。
3.以下の画面で「次へ」をクリックしたら、次の画面でアクセス権限を「すべて許可」にし、「続行」をクリックしてください。
Google スプレッドシートのマイアプリ登録
先ほど同様にGoogle スプレッドシートを検索して、アイコンをクリックします。
1.「Sign in with Google」をクリックし、先ほどのGoogle Driveと同じ手順で登録していきましょう！
マイアプリ登録が成功すると、下図赤枠のテキストが表示されます。
マイアプリ一覧に Google DriveとGoogle スプレッドシートのアイコンが表示されていれば、マイアプリ登録完了です！
ステップ2：テンプレートをコピー
ここから実際に、フローの設定を行っていきます。
簡単に設定ができるようにするため、テンプレートを使用します。以下のバナーの「試してみる」をクリックし、テンプレートをコピーしてください。
■概要
健康診断書が届くたびに、その内容を確認して手作業でスプレッドシートに転記していませんか？この作業は時間がかかる上に、入力ミスといったヒューマンエラーも起こりやすく、正確なデータ管理の妨げになることもあります。このワークフローは、Google Driveに健康診断書のファイルをアップロードするだけで、OCR機能が文字情報を自動で読み取り、Google スプレッドシートにデータを追加します。面倒な転記作業を自動化し、従業員の健康情報を正確に管理できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- 健康診断書などの書類をGoogle Driveで管理している人事・労務担当者の方
- Google スプレッドシートへの手作業での転記に手間や課題を感じている方
- 紙媒体やPDF書類の情報をOCRでデータ化し、業務を効率化したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Google Driveへのファイルアップロードを起点に、OCRでの読取りからGoogle スプレッドシートへの追加までが自動化され、これまで手作業で行っていた時間を短縮します。
- 手作業によるデータ転記が不要になるため、入力間違いや項目の漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、データの正確性を向上させます。
■ワークフローの流れ
- はじめに、Google DriveとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します。
- トリガーでGoogle Driveを選択し、「特定のフォルダ内に新しくファイル・フォルダが作成されたら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、トリガーで検知したファイルを指定します。
- 次に、OCR機能の「画像・PDFから文字を読み取る」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルを読み取ります。
- 最後に、Google スプレッドシートの「レコードを追加する」アクションを設定し、OCR機能で読み取った情報を追加します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Google Driveのトリガー設定では、健康診断書を格納する特定のフォルダIDを指定し、フローを起動する間隔も任意で設定してください。
- ファイルをダウンロードするオペレーションでは、トリガーで取得したファイルのIDをアウトプットから選択して、対象ファイルを指定します。
- OCR機能では、抽出したい項目（氏名、総合所見など）や使用するAIモデル、言語などを読み取る書類の形式に合わせて自由に設定できます。
- Google スプレッドシートにレコードを追加する際、データの転記先となるスプレッドシートIDやシート名、テーブルの範囲を任意で指定してください。OCRで読み取ったどの値をどの列に追加するかも設定できます。
■注意事項
- Google DriveとGoogle スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているワークフローのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
■概要
健康診断書が届くたびに、その内容を確認して手作業でスプレッドシートに転記していませんか？この作業は時間がかかる上に、入力ミスといったヒューマンエラーも起こりやすく、正確なデータ管理の妨げになることもあります。このワークフローは、Google Driveに健康診断書のファイルをアップロードするだけで、OCR機能が文字情報を自動で読み取り、Google スプレッドシートにデータを追加します。面倒な転記作業を自動化し、従業員の健康情報を正確に管理できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- 健康診断書などの書類をGoogle Driveで管理している人事・労務担当者の方
- Google スプレッドシートへの手作業での転記に手間や課題を感じている方
- 紙媒体やPDF書類の情報をOCRでデータ化し、業務を効率化したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Google Driveへのファイルアップロードを起点に、OCRでの読取りからGoogle スプレッドシートへの追加までが自動化され、これまで手作業で行っていた時間を短縮します。
- 手作業によるデータ転記が不要になるため、入力間違いや項目の漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、データの正確性を向上させます。
■ワークフローの流れ
- はじめに、Google DriveとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します。
- トリガーでGoogle Driveを選択し、「特定のフォルダ内に新しくファイル・フォルダが作成されたら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、トリガーで検知したファイルを指定します。
- 次に、OCR機能の「画像・PDFから文字を読み取る」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルを読み取ります。
- 最後に、Google スプレッドシートの「レコードを追加する」アクションを設定し、OCR機能で読み取った情報を追加します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Google Driveのトリガー設定では、健康診断書を格納する特定のフォルダIDを指定し、フローを起動する間隔も任意で設定してください。
- ファイルをダウンロードするオペレーションでは、トリガーで取得したファイルのIDをアウトプットから選択して、対象ファイルを指定します。
- OCR機能では、抽出したい項目（氏名、総合所見など）や使用するAIモデル、言語などを読み取る書類の形式に合わせて自由に設定できます。
- Google スプレッドシートにレコードを追加する際、データの転記先となるスプレッドシートIDやシート名、テーブルの範囲を任意で指定してください。OCRで読み取ったどの値をどの列に追加するかも設定できます。
■注意事項
- Google DriveとGoogle スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているワークフローのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
下図の表示が出たら、テンプレートのコピー成功です！
コピーしたテンプレートは、「マイプロジェクト」に自動的に格納されます。「OK」をクリックして設定を進めましょう！
ステップ3：Google Driveのアプリトリガー設定
まずは、Google Driveの特定のフォルダにファイルがアップロードされたら、フローボットが自動的に起動するようにするための、アプリトリガー設定を行います。
コピーしたテンプレートの一番上にある、「特定のフォルダ内に新しくファイル・フォルダが作成されたら」をクリックしてください。
連携するアカウント情報には、ステップ1で連携したアカウントの情報が反映されています。
トリガーアクションは「特定のフォルダ内に新しくファイル・フォルダが作成されたら」のままにし、「次へ」をクリックしてください。
次に、API接続設定です。以下の各項目を設定していきましょう！
-
トリガーの起動間隔：5分、10分、15分、30分、60分から起動間隔を選択できます。
プランによって設定できる最短の起動間隔が異なるので、事前に確認してくださいね！
-
フォルダID：入力欄をクリックすると候補が表示されるので、その中から選択しましょう。ここで設定したフォルダにファイルがアップロード（またはフォルダ作成）されると、フローボットが自動的に起動するようになりますよ！
設定が終わったらテストを行います。
Google Driveの画面に移り、先ほど指定したフォルダ内にテスト用の健康診断書ファイルをアップロードしてください。
今回はテストとして、以下のようなファイルをアップロードしてみました！
アップロードが終わったらフローの設定画面に戻って「テスト」をクリックしましょう。
テストが成功すると「テスト成功」の画面が表示され、Google Driveにアップしたテスト用の健康診断書ファイルの情報がアウトプットとして取得できます。
※アウトプットについて、詳しくは以下のリンク先を参照してください。
アウトプットとは？
テストが終わったら、「保存する」をクリックするのを忘れないでくださいね！
ステップ4：Google Driveのファイルをダウンロードする設定
続いて、「ファイルをダウンロードする」をクリックしてください。
ステップ3同様に、連携するアカウント情報にはステップ1で連携した情報が反映されています。
アクションは「ファイルをダウンロードする」のままにし、「次へ」を押して設定を進めましょう！
次に、ファイルIDを設定します。
ファイルIDは元から設定されているので、そのまま「テスト」をクリックしましょう。
ここでは、ステップ3で取得したファイルデータをダウンロードするように設定されています。
なお、どのくらいのファイルサイズまで対応しているかが気になる方は、こちらから確認してみてくださいね！
テストが成功すると、下図のようなダウンロード画面が表示されます。
ステップ3でテスト用にアップした健康診断書ファイルがダウンロードできることを確認してください。
問題がなければ、「保存する」をクリックしましょう。
ステップ5：OCRで健康診断書を読み取る設定
次に、「画像・PDFから文字を読み取る」をクリックします。
※OCRのAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。
フリープランやミニプランではこのオペレーションを使うことができず、設定してもエラーになりますのでご注意ください。
なお、ミニプランをはじめとする有料プランは2週間の無料トライアルが可能ですので、この機会にぜひお試しください！
タイトルとアクションの設定です。
今回はどちらもデフォルトのままでOKですが、用途に合わせて編集してみてくださいね！
ここでのデフォルトのアクションでは、5タスクが使われます。
タスク実行数について詳しくはこちらを参考にしてみてください。
設定の流れや気をつけたいポイントは、以下のリンク先から確認できますので、ご参照ください。
・「画像・PDFから文字を読み取る」の設定方法
・画像・PDFから文字情報を読み取るオペレーションで実施できること/できないこと
次に、詳細を設定していきます。
-
ファイルの添付方法：プルダウンで「ファイルをアップロード」か「取得した値を使用」を選択できます。今回は「取得した値を使用」を選択しています。
こうすることで、ステップ4でダウンロードしたファイルを、自動でOCR処理できるようになります。
-
抽出したい項目：デフォルトで、「氏名」「年齢」「生年月日」「血圧」を抽出するように設定されています。
追加で抽出したい項目がある場合は、カンマ（,）で区切って入力しましょう。
- 使用するAI：プルダウンから選択できます。お好みで選択してみてくださいね！
-
言語：デフォルトでは英語になっていますが、今回は日本語を選択しました。用途に合わせて選択してください。
その他の項目も、必要に応じて注釈を参照しながら入力してみてくださいね！
設定が終わったら、「テスト」をクリックします。
テストが成功すると、ステップ4でダウンロードした健康診断書から、先ほど指定した抽出項目がアウトプットとして取得できます。正しく情報が取得できていることを確認してください。
確認後、「保存する」をクリックするのを忘れないようにしましょう！
ステップ6：Google スプレッドシートに追加する設定
最後に、「レコードを追加する」をクリックしてください。
連携するアカウント情報には、ステップ1で連携したアカウントの情報が反映されています。アクションは「レコードを追加する」のままにしましょう。
ページを下にスクロールし、データベースの連携設定を行います。
-
スプレッドシートID、スプレッドシートのタブ名：入力欄をクリックすると、連携しているアカウントから候補が表示されるので、その中から選択してください。
ここで指定したシートのタブに、ステップ5で抽出した健康診断のデータが記録されるようになりますよ！
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テーブル範囲：注釈を確認しながら必要に応じて範囲を設定しましょう。今回の例では入力を省略しています。
設定が終わったら「次へ」をクリックしましょう。
※今回は以下のようなスプレッドシートを用意してみました！
追加するレコードの値を設定していきます。
各項目は入力欄をクリックすると、OCRで読み取った値を引用できます。
ここでは、ステップ5で抽出したアウトプットを用いて設定しましょう！
※アウトプットを使わず手入力してしまうと、手入力した値でGoogle スプレッドシートに繰り返しデータが記録されてしまうため、必ずアウトプットから設定するようにしてください。
設定し終えたら、「テスト」をクリックします。
画面に「テスト成功」と表示されたら、Google スプレッドシートに正しくデータが記録されていることを確認してください。
最後に「保存する」をクリックしましょう！
ステップ7：トリガーをONにしてフローの動作確認
おつかれさまでした！以上で設定はすべて完了です。
設定が終わると、以下のような画面が表示されます。「トリガーをON」をクリックすると、フローボットが起動するので動作確認をしましょう。
以上が、「Google Driveに健康診断書がアップロードされたら、OCRで読み取りGoogle スプレッドシートに追加する」フローの作成方法でした！
OCR機能を使ったその他の自動化例
健康診断書の自動登録にとどまらず、OCR機能を活用して様々な業務を自動化できます。
ここでは、業務をスムーズに進めるためのテンプレートをいくつかピックアップしました。
効率化のヒントとして、気になるものがあればチェックしてみてくださいね！
■概要
Dropboxにアップロードされた請求書や申込書などのファイル内容を確認し、手作業でMicrosoft Teamsに通知していませんか？このワークフローを活用すれば、Dropboxにファイルが追加されるだけでOCR機能が自動で内容を読み取り、その結果をMicrosoft Teamsの指定チャネルに通知できるため、手作業による確認や通知の手間を省くことができます。
■このテンプレートをおすすめする方
- DropboxとMicrosoft Teamsを利用した情報共有を手作業で行い、非効率を感じている方
- 請求書などの書類をOCRで読み取り、内容の確認と共有プロセスを自動化したい方
- 手作業による通知漏れや内容の転記ミスをなくし、業務の正確性を向上させたい方
■このテンプレートを使うメリット
- Dropboxへのファイル追加からMicrosoft Teamsへの通知までが自動化され、これまで手作業で行っていた確認や通知作成の時間を短縮できます。
- システムが自動で処理を行うため、手作業による内容の見落としや転記ミスといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、業務の正確性が向上します。
■ワークフローの流れ
- DropboxとMicrosoft TeamsをYoomと連携します。
- トリガーでDropboxを選択し「特定のフォルダ内でファイルが作成または更新されたら」というトリガーアクションを設定します。
- オペレーションでDropboxの「ファイルをダウンロード」アクションを設定し、トリガーで検知したファイルをダウンロードします。
- その後オペレーションでOCR機能の「任意の画像やPDFを読み取る」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルからテキストを抽出します。
- 最後にオペレーションでMicrosoft Teamsの「チャネルにメッセージを送る」アクションを設定し、OCRで抽出したテキスト情報を指定のチャネルに送信します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Dropboxのトリガー設定では、自動化の対象とするフォルダを任意で指定してください。
- OCR機能では、画像やPDFファイルの中からどの箇所の情報を抽出するかを項目ごとに細かく設定可能です。
- Microsoft Teamsへの通知アクションでは、メッセージを送信するチャネルや、OCRで読み取った情報を含めたメッセージ内容を自由にカスタマイズできます。
■注意事項
- Microsoft Teams、DropboxのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているワークフローのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
■概要
展示会や商談で受け取った名刺の情報は、その後のアプローチに不可欠ですが、一枚ずつ手作業でデータ入力するのは手間がかかる上に、入力ミスも起こりがちではないでしょうか？
このワークフローを活用すれば、Googleフォームに名刺画像を添付して送信するだけで、OCR機能が自動でテキストを読み取り、Trelloにカードとして追加します。
面倒なデータ入力作業から解放され、迅速な情報共有とタスク管理を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- GoogleフォームとTrelloを使い、手作業で名刺情報を管理している方
- 展示会などで獲得した名刺の管理を効率化し、素早くフォローアップを行いたい営業担当者の方
- 手作業によるデータ入力ミスをなくし、顧客情報の正確性を向上させたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- フォームに名刺画像を添付するだけでTrelloへカードが自動作成されるため、これまで手入力に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業でのデータ転記が不要になることで、入力間違いや記載漏れといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、データの正確性を保ちます。
■ワークフローの流れ
- はじめに、Googleフォーム、Google Drive、TrelloをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、フォームに添付された名刺画像ファイルを取得します。
- 次に、オペレーションでOCR機能の「画像・PDFから文字を読み取る」アクションを設定し、ダウンロードした名刺画像からテキスト情報を抽出します。
- 最後に、オペレーションでTrelloの「新しいカードを作成」アクションを設定し、OCR機能で抽出した情報を基に指定のリストへカードを追加します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Googleフォームのトリガー設定では、連携の対象としたいフォームのIDを任意で設定してください。
- OCR機能のアクション設定では、会社名や氏名、電話番号といった、名刺から抽出したい項目を任意で設定・追加することが可能です。
- Trelloで新しいカードを作成するアクションでは、カードを追加したいボードのIDやリストのID、カードのタイトルなどを任意で設定してください。
■注意事項
- GoogleフォームとTrelloのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合がある
- AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているワークフローのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
- Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記を参照ください。
■概要
フォームに添付された請求書や申込書などのファイル内容を確認し、手動でCanvaにフォルダを作成する作業は、手間がかかる上に転記ミスも起こりがちではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、フォームにファイルが添付されると、OCR機能がファイル内の文字情報を自動で読み取り、その内容をもとにCanvaにフォルダを自動で作成するため、こうした管理業務を効率化できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- フォーム経由で受け取ったファイルをもとに、手作業でCanvaのフォルダを作成している方
- ファイル内の情報を手動で転記する際の入力ミスや、フォルダの作成漏れをなくしたい方
- Canvaでのデザインアセット管理を自動化し、クリエイティブ業務に集中したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- フォーム送信をトリガーに、OCRでの文字抽出からCanvaでのフォルダ作成までを自動化し、これまで手作業で行っていた時間を短縮できます。
- 手作業によるファイル内容の確認や転記が不要になるため、情報の入力間違いやフォルダの作成漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎます。
■ワークフローの流れ
- はじめに、CanvaをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでフォームを選択し、「フォームが送信されたら」というアクションを設定し、ファイルを添付できる項目を追加します。
- 次に、オペレーションでOCR機能を選択し、「画像・PDFから文字を読み取る」アクションを設定し、フォームから受け取ったファイルを指定します。
- 最後に、オペレーションでCanvaを選択し、「フォルダの作成」アクションを設定します。フォルダ名にはOCRで読み取ったテキスト情報などを活用します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- トリガーとなるフォームでは、添付ファイル以外にテキストボックスやチェックボックスなど、業務に必要な項目を自由に設定できます。
- OCR機能のオペレーションでは、読み取ったテキストの中から特定のキーワードや正規表現を用いて、必要な情報だけを抽出するよう設定が可能です。
- Canvaでフォルダを作成する際に、特定の親フォルダ内に作成するようIDを設定できます。また、フォルダ名はOCRで抽出した情報や固定テキストを組み合わせて自由に命名できます。
■注意事項
- CanvaとYoomを連携してください。
- OCRのAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているワークフローのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
■概要
取引先からGmailで届く請求書や発注書を手作業でダウンロードし、Boxに保存していませんか。この作業は時間がかかる上に、ファイルの保存漏れや命名ミスといったヒューマンエラーの原因にもなりがちです。このワークフローを活用すれば、特定のGmailで受信した添付ファイルをAIが自動でOCR処理し、内容に応じたファイル名でBoxへ保存するため、こうした定型業務を正確かつ効率的に自動化できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Gmailで受信する請求書などを手作業でBoxに保存している経理・営業事務担当者の方
- 取引先からの添付ファイルをBoxで管理しており、一連の業務を効率化したいと考えている方
- 手作業によるファイルの保存漏れや、ファイル名の付け間違いといったミスを防ぎたい方
■このテンプレートを使うメリット
- Gmailの添付ファイルダウンロードからBoxへのアップロードまでを自動化できるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- 人の手による作業を介さないため、ファイルの保存漏れやファイル名の入力ミスといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、正確な管理を実現します。
■ワークフローの流れ
- はじめに、GmailとBoxをYoomと連携します。
- トリガーでGmailを選択し、「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」というアクションを設定します。
- オペレーションでGmailの添付ファイルをダウンロードするアクションを設定し、トリガーで受信したメールの添付ファイルを取得します。
- オペレーションでAI機能の「画像・PDFから文字を読み取る」を設定し、ダウンロードしたファイルからテキスト情報を抽出します。
- オペレーションでAI機能の「テキストを生成する」を設定し、抽出した情報（請求書番号や日付など）を元に任意のファイル名を生成します。
- 最後に、オペレーションでBoxの「ファイルをアップロードする」を設定し、生成したファイル名で指定のフォルダにファイルを保存します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- このワークフローで利用するOCR機能（画像・PDFから文字を読み取る）は、チームプランまたはサクセスプランでご利用いただける機能です。フリープランやミニプランではエラーとなるためご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランで利用できる機能は、2週間の無料トライアル期間中にお試しいただくことが可能です。
■概要
Microsoft SharePointにアップロードされた請求書や契約書などのファイル内容を確認し、都度チームに共有する作業に手間を感じていませんか。
手作業での確認や通知は、時間がかかるだけでなく、共有漏れなどのミスにも繋がりかねません。
このワークフローを活用すれば、Microsoft SharePointへのファイルアップロードをきっかけに、ファイル内のテキストをAI-OCRが自動で読み取り、その内容を即座にDiscordへ通知することが可能です。
■このテンプレートをおすすめする方
- Microsoft SharePointでのファイル管理とDiscordでの情報共有を手作業で行っている方
- アップロードされたファイルの内容確認とチームへの共有作業に手間を感じている担当者の方
- OCR機能を活用して、ファイル内のテキストデータを業務に活かしたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- SharePointへのファイルアップロードから内容の文字起こし、Discordへの通知までを自動化し、手作業での確認や転記にかかる時間を短縮できます。
- 手作業による確認漏れや、テキストのコピー＆ペーストミスといったヒューマンエラーを防ぎ、情報の正確性を高めることに繋がります。
■ワークフローの流れ
- はじめに、Microsoft SharePointとDiscordをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでMicrosoft SharePointを選択し、「サイト内の指定フォルダにファイルが作成または更新されたら」というアクションを設定します。
- 続いて、オペレーションでMicrosoft SharePointの「ファイルをダウンロード」アクションを設定し、トリガーで検知したファイルを取得します。
- オペレーションでAI機能の「画像・PDFから文字を読み取る」を設定し、ダウンロードしたファイルからテキスト情報を抽出します。
- 最後に、オペレーションでDiscordの「メッセージを送信」アクションを設定し、抽出したテキストを記載したメッセージを特定のチャンネルに送信します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Microsoft SharePointのトリガー設定で、監視対象としたいサイトID、アイテムID、ドライブIDをそれぞれ任意で指定してください。
- AI機能のOCR設定では、対象ファイルの添付方法や読み取る言語、特定の項目のみを抽出するかどうかなどを任意でカスタマイズしてください。
- Discordへの通知設定では、メッセージを送信するチャンネルIDを指定し、通知するメッセージの文面を任意でカスタマイズしてください。
■注意事項
- Microsoft SharePoint、DiscordのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているワークフローのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
■概要
Dropboxにアップロードされた請求書や申込書などのファイル内容を確認し、手作業でMicrosoft Teamsに通知していませんか？このワークフローを活用すれば、Dropboxにファイルが追加されるだけでOCR機能が自動で内容を読み取り、その結果をMicrosoft Teamsの指定チャネルに通知できるため、手作業による確認や通知の手間を省くことができます。
■このテンプレートをおすすめする方
- DropboxとMicrosoft Teamsを利用した情報共有を手作業で行い、非効率を感じている方
- 請求書などの書類をOCRで読み取り、内容の確認と共有プロセスを自動化したい方
- 手作業による通知漏れや内容の転記ミスをなくし、業務の正確性を向上させたい方
■このテンプレートを使うメリット
- Dropboxへのファイル追加からMicrosoft Teamsへの通知までが自動化され、これまで手作業で行っていた確認や通知作成の時間を短縮できます。
- システムが自動で処理を行うため、手作業による内容の見落としや転記ミスといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、業務の正確性が向上します。
■ワークフローの流れ
- DropboxとMicrosoft TeamsをYoomと連携します。
- トリガーでDropboxを選択し「特定のフォルダ内でファイルが作成または更新されたら」というトリガーアクションを設定します。
- オペレーションでDropboxの「ファイルをダウンロード」アクションを設定し、トリガーで検知したファイルをダウンロードします。
- その後オペレーションでOCR機能の「任意の画像やPDFを読み取る」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルからテキストを抽出します。
- 最後にオペレーションでMicrosoft Teamsの「チャネルにメッセージを送る」アクションを設定し、OCRで抽出したテキスト情報を指定のチャネルに送信します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Dropboxのトリガー設定では、自動化の対象とするフォルダを任意で指定してください。
- OCR機能では、画像やPDFファイルの中からどの箇所の情報を抽出するかを項目ごとに細かく設定可能です。
- Microsoft Teamsへの通知アクションでは、メッセージを送信するチャネルや、OCRで読み取った情報を含めたメッセージ内容を自由にカスタマイズできます。
■注意事項
- Microsoft Teams、DropboxのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているワークフローのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
■概要
展示会や商談で受け取った名刺の情報は、その後のアプローチに不可欠ですが、一枚ずつ手作業でデータ入力するのは手間がかかる上に、入力ミスも起こりがちではないでしょうか？
このワークフローを活用すれば、Googleフォームに名刺画像を添付して送信するだけで、OCR機能が自動でテキストを読み取り、Trelloにカードとして追加します。
面倒なデータ入力作業から解放され、迅速な情報共有とタスク管理を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- GoogleフォームとTrelloを使い、手作業で名刺情報を管理している方
- 展示会などで獲得した名刺の管理を効率化し、素早くフォローアップを行いたい営業担当者の方
- 手作業によるデータ入力ミスをなくし、顧客情報の正確性を向上させたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- フォームに名刺画像を添付するだけでTrelloへカードが自動作成されるため、これまで手入力に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業でのデータ転記が不要になることで、入力間違いや記載漏れといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、データの正確性を保ちます。
■ワークフローの流れ
- はじめに、Googleフォーム、Google Drive、TrelloをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、フォームに添付された名刺画像ファイルを取得します。
- 次に、オペレーションでOCR機能の「画像・PDFから文字を読み取る」アクションを設定し、ダウンロードした名刺画像からテキスト情報を抽出します。
- 最後に、オペレーションでTrelloの「新しいカードを作成」アクションを設定し、OCR機能で抽出した情報を基に指定のリストへカードを追加します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Googleフォームのトリガー設定では、連携の対象としたいフォームのIDを任意で設定してください。
- OCR機能のアクション設定では、会社名や氏名、電話番号といった、名刺から抽出したい項目を任意で設定・追加することが可能です。
- Trelloで新しいカードを作成するアクションでは、カードを追加したいボードのIDやリストのID、カードのタイトルなどを任意で設定してください。
■注意事項
- GoogleフォームとTrelloのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合がある
- AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているワークフローのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
- Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記を参照ください。
■概要
フォームに添付された請求書や申込書などのファイル内容を確認し、手動でCanvaにフォルダを作成する作業は、手間がかかる上に転記ミスも起こりがちではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、フォームにファイルが添付されると、OCR機能がファイル内の文字情報を自動で読み取り、その内容をもとにCanvaにフォルダを自動で作成するため、こうした管理業務を効率化できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- フォーム経由で受け取ったファイルをもとに、手作業でCanvaのフォルダを作成している方
- ファイル内の情報を手動で転記する際の入力ミスや、フォルダの作成漏れをなくしたい方
- Canvaでのデザインアセット管理を自動化し、クリエイティブ業務に集中したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- フォーム送信をトリガーに、OCRでの文字抽出からCanvaでのフォルダ作成までを自動化し、これまで手作業で行っていた時間を短縮できます。
- 手作業によるファイル内容の確認や転記が不要になるため、情報の入力間違いやフォルダの作成漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎます。
■ワークフローの流れ
- はじめに、CanvaをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでフォームを選択し、「フォームが送信されたら」というアクションを設定し、ファイルを添付できる項目を追加します。
- 次に、オペレーションでOCR機能を選択し、「画像・PDFから文字を読み取る」アクションを設定し、フォームから受け取ったファイルを指定します。
- 最後に、オペレーションでCanvaを選択し、「フォルダの作成」アクションを設定します。フォルダ名にはOCRで読み取ったテキスト情報などを活用します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- トリガーとなるフォームでは、添付ファイル以外にテキストボックスやチェックボックスなど、業務に必要な項目を自由に設定できます。
- OCR機能のオペレーションでは、読み取ったテキストの中から特定のキーワードや正規表現を用いて、必要な情報だけを抽出するよう設定が可能です。
- Canvaでフォルダを作成する際に、特定の親フォルダ内に作成するようIDを設定できます。また、フォルダ名はOCRで抽出した情報や固定テキストを組み合わせて自由に命名できます。
■注意事項
- CanvaとYoomを連携してください。
- OCRのAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているワークフローのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
■概要
取引先からGmailで届く請求書や発注書を手作業でダウンロードし、Boxに保存していませんか。この作業は時間がかかる上に、ファイルの保存漏れや命名ミスといったヒューマンエラーの原因にもなりがちです。このワークフローを活用すれば、特定のGmailで受信した添付ファイルをAIが自動でOCR処理し、内容に応じたファイル名でBoxへ保存するため、こうした定型業務を正確かつ効率的に自動化できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Gmailで受信する請求書などを手作業でBoxに保存している経理・営業事務担当者の方
- 取引先からの添付ファイルをBoxで管理しており、一連の業務を効率化したいと考えている方
- 手作業によるファイルの保存漏れや、ファイル名の付け間違いといったミスを防ぎたい方
■このテンプレートを使うメリット
- Gmailの添付ファイルダウンロードからBoxへのアップロードまでを自動化できるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- 人の手による作業を介さないため、ファイルの保存漏れやファイル名の入力ミスといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、正確な管理を実現します。
■ワークフローの流れ
- はじめに、GmailとBoxをYoomと連携します。
- トリガーでGmailを選択し、「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」というアクションを設定します。
- オペレーションでGmailの添付ファイルをダウンロードするアクションを設定し、トリガーで受信したメールの添付ファイルを取得します。
- オペレーションでAI機能の「画像・PDFから文字を読み取る」を設定し、ダウンロードしたファイルからテキスト情報を抽出します。
- オペレーションでAI機能の「テキストを生成する」を設定し、抽出した情報（請求書番号や日付など）を元に任意のファイル名を生成します。
- 最後に、オペレーションでBoxの「ファイルをアップロードする」を設定し、生成したファイル名で指定のフォルダにファイルを保存します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- このワークフローで利用するOCR機能（画像・PDFから文字を読み取る）は、チームプランまたはサクセスプランでご利用いただける機能です。フリープランやミニプランではエラーとなるためご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランで利用できる機能は、2週間の無料トライアル期間中にお試しいただくことが可能です。
■概要
Microsoft SharePointにアップロードされた請求書や契約書などのファイル内容を確認し、都度チームに共有する作業に手間を感じていませんか。
手作業での確認や通知は、時間がかかるだけでなく、共有漏れなどのミスにも繋がりかねません。
このワークフローを活用すれば、Microsoft SharePointへのファイルアップロードをきっかけに、ファイル内のテキストをAI-OCRが自動で読み取り、その内容を即座にDiscordへ通知することが可能です。
■このテンプレートをおすすめする方
- Microsoft SharePointでのファイル管理とDiscordでの情報共有を手作業で行っている方
- アップロードされたファイルの内容確認とチームへの共有作業に手間を感じている担当者の方
- OCR機能を活用して、ファイル内のテキストデータを業務に活かしたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- SharePointへのファイルアップロードから内容の文字起こし、Discordへの通知までを自動化し、手作業での確認や転記にかかる時間を短縮できます。
- 手作業による確認漏れや、テキストのコピー＆ペーストミスといったヒューマンエラーを防ぎ、情報の正確性を高めることに繋がります。
■ワークフローの流れ
- はじめに、Microsoft SharePointとDiscordをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでMicrosoft SharePointを選択し、「サイト内の指定フォルダにファイルが作成または更新されたら」というアクションを設定します。
- 続いて、オペレーションでMicrosoft SharePointの「ファイルをダウンロード」アクションを設定し、トリガーで検知したファイルを取得します。
- オペレーションでAI機能の「画像・PDFから文字を読み取る」を設定し、ダウンロードしたファイルからテキスト情報を抽出します。
- 最後に、オペレーションでDiscordの「メッセージを送信」アクションを設定し、抽出したテキストを記載したメッセージを特定のチャンネルに送信します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Microsoft SharePointのトリガー設定で、監視対象としたいサイトID、アイテムID、ドライブIDをそれぞれ任意で指定してください。
- AI機能のOCR設定では、対象ファイルの添付方法や読み取る言語、特定の項目のみを抽出するかどうかなどを任意でカスタマイズしてください。
- Discordへの通知設定では、メッセージを送信するチャンネルIDを指定し、通知するメッセージの文面を任意でカスタマイズしてください。
■注意事項
- Microsoft SharePoint、DiscordのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているワークフローのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
まとめ
いかがでしたか？健康診断書のデータ化作業を自動化することは、単に手作業による入力時間を短縮するだけでなく、人為的ミスを削減し、正確なデータを蓄積することにも貢献します。健康診断書のデータ化を迅速かつ正確にすることで、従業員の健康状態のフォローアップや健康増進施策の企画など、後続のアクションがスムーズになるでしょう。
Yoomを使えば、便利な自動化フローの構築もノーコードで実現できるので、非エンジニアの方でもラクラク設定できますよ！
「プログラミング知識ないけど、本当に設定できる？」「ちょっと気になるかも…」と思った方は、ぜひまずは無料アカウントを作成してみてください。登録は30秒ほどで完了！その後すぐに様々な業務プロセスの自動化設定を体験できます。
フローは自由にカスタマイズできるので、アイデア次第でその活用方法は無限大！自社の業務に合った最適なフローを、ぜひ構築してみてくださいね。
Yoomで日々の業務をもっとラクに、もっと効率的に。
業務効率を改善する第一歩として、この機会に自動化を取り入れてみませんか？
まずは本記事を参考に、健康診断書のデータ化を自動化し、業務効率化の第一歩を踏み出してみましょう！
プログラミング知識なしで手軽に構築できます。
