メールで受信した健康診断書をOCR処理する
GmailやOutlookで健康診断書ファイルが添付されたメールを受信した際に、自動で添付ファイルをOCR処理し、抽出結果を用いてGoogle スプレッドシートにデータを整理することも可能です。
添付ファイルの確認や、ファイルからのデータ転記作業の手間を省き、迅速なデータ整理をサポートします。
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「毎年の健康診断シーズン、大量の診断書をシステムに入力するのが大変すぎる…」
「手入力だとどうしてもミスが発生して、確認作業に時間がかかってしまう…」
こんなふうに、健康診断書のデータ化作業における手間や、それに伴うヒューマンエラーに悩まされていませんか？
紙やPDFで届く大量の書類から必要な情報を正確に抜き出して転記する作業は、時間も集中力も要する業務ですよね。さらに従業員の健康管理に関わる重要な情報であるため、ミスなく正確に行いたいもの…
そこで便利なのが、<span class="mark-yellow">健康診断書のファイルを自動でOCR処理し、抽出した必要情報を管理ツールに記録する仕組み</span>！
これを使えば、今まで手作業で行っていた入力作業から解放され、時間を大幅に節約できることで、より戦略的な業務に集中できる環境が整うはずです。
最後までチェックして、健康診断書のデータ管理を効率的に、より正確にしましょう！
Yoomには健康診断書のデータのOCR処理を自動化するテンプレートが、すでに用意されています。
とにかく「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーの「試してみる」をクリックして、さっそく自動化を体験してみましょう！
普段お使いの様々なツールで受け取った健康診断書のファイルを自動でOCR処理し、そのデータをGoogle スプレッドシートなどのツールに効率的に集約する方法を、具体的なテンプレートを使って紹介します。
様々な健康診断書の受け取り方に合わせた自動化が可能なので、気になるテンプレートがあれば、「試してみる」から気軽に試してみてくださいね！
Google DriveやBoxなどのストレージサービスに健康診断書のファイルがアップロードされると、自動でOCR処理を実行し、抽出したデータをGoogle スプレッドシートに記録することができます。
ファイルのアップロードだけでデータ化が完了するので、手入力の手間や入力ミスを削減し、効率的に正確なデータを蓄積できるでしょう。
GmailやOutlookで健康診断書ファイルが添付されたメールを受信した際に、自動で添付ファイルをOCR処理し、抽出結果を用いてGoogle スプレッドシートにデータを整理することも可能です。
添付ファイルの確認や、ファイルからのデータ転記作業の手間を省き、迅速なデータ整理をサポートします。
GoogleフォームやYoomフォームなどを通じて健康診断書ファイルを受け取った場合に、そのファイルを自動でOCR処理し、抽出結果をGoogle スプレッドシートにまとめることもできます。
健康診断書の受付からデータ化までのプロセスを一気通貫で自動化できるため、提出する側も管理する側も、双方の作業プロセスをシンプルにできるのは大きなメリットでしょう。
今回は例として、「Google Driveに健康診断書のファイルがアップロードされた際に、そのファイルをOCRで自動的に読み取り、抽出した情報をGoogle スプレッドシートに記録する」フローの作り方を解説していきます！
Yoomを使用してノーコードで設定を進めていきますので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを作成しておきましょう。
[Yoomとは]
作成の流れは大きく分けて以下です。
まず、Yoomのアカウントにログインします。
まだYoomを利用したことがない方は、初めてのYoomをぜひご覧ください。
はじめに、使用するアプリをYoomと連携する「マイアプリ登録」を行いましょう。
事前にマイアプリ登録を済ませておくと、フローの設定がスムーズに進められますよ！
1.「マイアプリ」をクリックした後、右側に表示される「新規接続」をクリックしてください。
2.入力欄からYoomと連携したいアプリを、アプリ名で検索することができます。
それでは、さっそくGoogle Driveからマイアプリ登録していきましょう！
入力欄にGoogle Driveと入力するとGoogle Driveのアイコンが表示されるので、アイコンをクリックしてください。
1.以下の画面が表示されるので、「Sign in with Google」をクリックします。
2.Yoomと連携したいアカウントを選択しましょう。
3.以下の画面で「次へ」をクリックしたら、次の画面でアクセス権限を「すべて許可」にし、「続行」をクリックしてください。
先ほど同様にGoogle スプレッドシートを検索して、アイコンをクリックします。
1.「Sign in with Google」をクリックし、先ほどのGoogle Driveと同じ手順で登録していきましょう！
マイアプリ登録が成功すると、下図赤枠のテキストが表示されます。
マイアプリ一覧に Google DriveとGoogle スプレッドシートのアイコンが表示されていれば、マイアプリ登録完了です！
ここから実際に、フローの設定を行っていきます。
簡単に設定ができるようにするため、テンプレートを使用します。以下のバナーの「試してみる」をクリックし、テンプレートをコピーしてください。
下図の表示が出たら、テンプレートのコピー成功です！
コピーしたテンプレートは、「マイプロジェクト」に自動的に格納されます。「OK」をクリックして設定を進めましょう！
まずは、Google Driveの特定のフォルダにファイルがアップロードされたら、フローボットが自動的に起動するようにするための、アプリトリガー設定を行います。
コピーしたテンプレートの一番上にある、「特定のフォルダ内に新しくファイル・フォルダが作成されたら」をクリックしてください。
連携するアカウント情報には、ステップ1で連携したアカウントの情報が反映されています。
トリガーアクションは「特定のフォルダ内に新しくファイル・フォルダが作成されたら」のままにし、「次へ」をクリックしてください。
次に、API接続設定です。以下の各項目を設定していきましょう！
設定が終わったらテストを行います。
Google Driveの画面に移り、先ほど指定したフォルダ内にテスト用の健康診断書ファイルをアップロードしてください。
今回はテストとして、以下のようなファイルをアップロードしてみました！
アップロードが終わったらフローの設定画面に戻って「テスト」をクリックしましょう。
テストが成功すると「テスト成功」の画面が表示され、Google Driveにアップしたテスト用の健康診断書ファイルの情報がアウトプットとして取得できます。
※アウトプットについて、詳しくは以下のリンク先を参照してください。
アウトプットとは？
テストが終わったら、「保存する」をクリックするのを忘れないでくださいね！
続いて、「ファイルをダウンロードする」をクリックしてください。
ステップ3同様に、連携するアカウント情報にはステップ1で連携した情報が反映されています。
アクションは「ファイルをダウンロードする」のままにし、「次へ」を押して設定を進めましょう！
次に、ファイルIDを設定します。
ファイルIDは元から設定されているので、そのまま「テスト」をクリックしましょう。
ここでは、ステップ3で取得したファイルデータをダウンロードするように設定されています。
なお、どのくらいのファイルサイズまで対応しているかが気になる方は、こちらから確認してみてくださいね！
テストが成功すると、下図のようなダウンロード画面が表示されます。
ステップ3でテスト用にアップした健康診断書ファイルがダウンロードできることを確認してください。
問題がなければ、「保存する」をクリックしましょう。
次に、「画像・PDFから文字を読み取る」をクリックします。
※OCRのAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。
フリープランやミニプランではこのオペレーションを使うことができず、設定してもエラーになりますのでご注意ください。
なお、ミニプランをはじめとする有料プランは2週間の無料トライアルが可能ですので、この機会にぜひお試しください！
タイトルとアクションの設定です。
今回はどちらもデフォルトのままでOKですが、用途に合わせて編集してみてくださいね！
ここでのデフォルトのアクションでは、5タスクが使われます。
タスク実行数について詳しくはこちらを参考にしてみてください。
設定の流れや気をつけたいポイントは、以下のリンク先から確認できますので、ご参照ください。
・「画像・PDFから文字を読み取る」の設定方法
・画像・PDFから文字情報を読み取るオペレーションで実施できること/できないこと
次に、詳細を設定していきます。
その他の項目も、必要に応じて注釈を参照しながら入力してみてくださいね！
設定が終わったら、「テスト」をクリックします。
テストが成功すると、ステップ4でダウンロードした健康診断書から、先ほど指定した抽出項目がアウトプットとして取得できます。正しく情報が取得できていることを確認してください。
確認後、「保存する」をクリックするのを忘れないようにしましょう！
最後に、「レコードを追加する」をクリックしてください。
連携するアカウント情報には、ステップ1で連携したアカウントの情報が反映されています。アクションは「レコードを追加する」のままにしましょう。
ページを下にスクロールし、データベースの連携設定を行います。
設定が終わったら「次へ」をクリックしましょう。
※今回は以下のようなスプレッドシートを用意してみました！
追加するレコードの値を設定していきます。
各項目は入力欄をクリックすると、OCRで読み取った値を引用できます。
ここでは、ステップ5で抽出したアウトプットを用いて設定しましょう！
※アウトプットを使わず手入力してしまうと、手入力した値でGoogle スプレッドシートに繰り返しデータが記録されてしまうため、必ずアウトプットから設定するようにしてください。
設定し終えたら、「テスト」をクリックします。
画面に「テスト成功」と表示されたら、Google スプレッドシートに正しくデータが記録されていることを確認してください。
最後に「保存する」をクリックしましょう！
おつかれさまでした！以上で設定はすべて完了です。
設定が終わると、以下のような画面が表示されます。「トリガーをON」をクリックすると、フローボットが起動するので動作確認をしましょう。
以上が、「Google Driveに健康診断書がアップロードされたら、OCRで読み取りGoogle スプレッドシートに追加する」フローの作成方法でした！
健康診断書の自動登録にとどまらず、OCR機能を活用して様々な業務を自動化できます。
ここでは、業務をスムーズに進めるためのテンプレートをいくつかピックアップしました。
効率化のヒントとして、気になるものがあればチェックしてみてくださいね！
いかがでしたか？健康診断書のデータ化作業を自動化することは、単に手作業による入力時間を短縮するだけでなく、人為的ミスを削減し、正確なデータを蓄積することにも貢献します。健康診断書のデータ化を迅速かつ正確にすることで、従業員の健康状態のフォローアップや健康増進施策の企画など、後続のアクションがスムーズになるでしょう。
Yoomを使えば、便利な自動化フローの構築もノーコードで実現できるので、非エンジニアの方でもラクラク設定できますよ！
「プログラミング知識ないけど、本当に設定できる？」「ちょっと気になるかも…」と思った方は、ぜひまずは無料アカウントを作成してみてください。登録は30秒ほどで完了！その後すぐに様々な業務プロセスの自動化設定を体験できます。
フローは自由にカスタマイズできるので、アイデア次第でその活用方法は無限大！自社の業務に合った最適なフローを、ぜひ構築してみてくださいね。
Yoomで日々の業務を<span class="mark-yellow">もっとラクに、もっと効率的に</span>。
業務効率を改善する第一歩として、この機会に自動化を取り入れてみませんか？
まずは本記事を参考に、健康診断書のデータ化を自動化し、業務効率化の第一歩を踏み出してみましょう！
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