オンラインストレージ上の保険証画像をOCR処理し、自動でデータ入力する
DropboxやBoxといったオンラインストレージの指定フォルダに保険証の画像ファイルがアップロードされると、それをトリガーに自動でOCR処理を行い、結果をGoogle スプレッドシートなどに記録します。
ファイルが追加されるたびに手動で確認・処理する必要がなくなるため、<span class="mark-yellow">チーム内での情報共有や管理がスムーズになります。</span>
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従業員の入社手続きや扶養家族の申請などで、保険証のコピーや画像データを扱う場面は少なくありません。
しかし、画像に写っている氏名や記号・番号、有効期限などを目で確認し、手作業でシステムや管理表に入力するのは大変です。
<span class="mark-yellow">書類が多くなるほど、入力ミスのリスクも高まり、業務負担が無視できなくなります。</span>
OCR（光学文字認識）を使えば、画像からテキスト情報を自動で取り出せます。
とはいえ、抽出したデータを整理して他のツールに反映させる作業は、いまだ手動で行っている企業も多いのが現状です。それでも、自動化できる部分を増やせば、全体の効率は大きく変わってきます。
この記事では、メールやオンラインストレージ、Webフォームから提出された保険証画像をOCRで読み取り、必要な情報をGoogle スプレッドシートなどに自動で入力する方法をご紹介します。
プログラミングの知識は不要で、設定は数ステップ。誰でも簡単に始められます！
Yoomにはメールやストレージ、フォーム経由で受け取った保険証画像をOCRで読み取り、Google スプレッドシートなどのツールに自動でデータ入力する業務フローのテンプレートを用意しています。
今すぐ試したい方は、以下のバナーをクリックしてスタートしましょう！
様々な方法で受け取った保険証の画像を自動でOCR処理し、抽出したデータを業務に活用できます。ここでは、メール、オンラインストレージ、Webフォームなど、一般的な受付方法に応じた自動化の具体的な例を紹介していきます。
これらのテンプレートを活用すれば、面倒なデータ入力作業から解放され、より重要な業務に集中できるようになるでしょう。気になる自動化の例をクリックして、すぐに体験を始めてみてください！
GmailやOutlookで保険証の画像付きメールを受信すると、自動でOCR処理を実行し、抽出したデータをGoogle スプレッドシートなどに転記します。
これにより<span class="mark-yellow">担当者が都度メールを確認し、添付ファイルを開いて情報を手入力する手間が不要になり、迅速かつ正確なデータ管理を実現できます。</span>
DropboxやBoxといったオンラインストレージの指定フォルダに保険証の画像ファイルがアップロードされると、それをトリガーに自動でOCR処理を行い、結果をGoogle スプレッドシートなどに記録します。
ファイルが追加されるたびに手動で確認・処理する必要がなくなるため、<span class="mark-yellow">チーム内での情報共有や管理がスムーズになります。</span>
GoogleフォームやYoomのオリジナルフォームなどで保険証画像のアップロードを受け付けると、送信された画像を自動でOCR処理し、必要な情報をGoogle スプレッドシートなどに整理して転記します。
申請受付からデータ化までを一気通貫で自動化できるため、<span class="mark-yellow">従業員情報の収集・管理プロセス全体の効率化に貢献します。</span>
ここでは、代表的な例として<span class="mark-yellow">「Gmailで受信した保険証画像をOCRで読み取り、Google スプレッドシートに自動で追加する」</span>フローの作成手順を解説します。
Yoomなら、コーディングの知識がなくても、画面上の操作だけで直感的に設定を進められます。
この仕組みを使えば、メールの見落としや入力ミスの心配も減らせます。
今回はYoomを使用して、ノーコードで設定を進めていきますので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
作成の流れは大きく分けて以下の通りです。
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
まず、Yoomにログインしたあと左メニューにあるマイアプリを押し、右の新規接続というボタンを押します。
1.検索する
検索ボックスにGmailと入力し、Gmailのアイコンをクリックします。
2.ログインする
下記の画面となりますので「Sign in Google」をクリックします。
3.アカウントの選択
連携したいアカウントを選択します。
※表示されたアカウント以外を連携したい場合は「別のアカウントを使用」をクリックし、連携したいアカウントでログインしてください。
画面が遷移しますので「次へ」をクリックします。
4.追加アクセスの選択
Yoomが信頼できることの確認が求められるので「続行」を選択します。
Yoomの画面に戻り、下記の表示が出たら連携完了です！
1.検索する
検索ボックスにGoogle スプレッドシートと入力し、Google スプレッドシートのアイコンをクリックします。
2.サインインをする
先ほどGmailのマイアプリ登録が済んでいるので、下記のようなサインイン画面になります。サインインできるまで、そのままお待ちください。
Yooｍの画面に戻り、下記の表示が出たら連携完了です！
ここからいよいよフローを作っていきます！
簡単に設定できるようテンプレートがありますので、まずはこちらをコピーしましょう。
Yoomにログインし、以下バナーの「試してみる」をクリックしてください。
1.上記バナーの「詳細を見る」をクリック
2.画面が切り替わったら「このテンプレートを試してみる」をクリック
3.Yoomの登録がまだの場合は、登録を行う
※既に登録が完了している場合はログイン画面が表示されるので、ログイン情報を入力してください。
4.下記のようにお使いのYoom管理画面にテンプレートがコピーされるので、OKを押して設定を進めていきます。
1.トリガーの選択
まずは最初のステップから始めましょう。
まずは以下の赤枠をクリックしてください。
2.連携アカウントとアクションを選択
アカウント情報はステップ1で設定した内容が入力されており、タイトルはわかりやすいものに変更できます。
トリガーアクションは、「特定のラベルのメールを受信したら」のままで大丈夫です。
「次へ」をクリックして進んでください。
3.アプリトリガーのAPI接続設定
ここでは、トリガーとなるGmailのメール受信設定を行います。
特定のラベルがついたメール受信がトリガーとなるため、下記赤枠のようなラベルを作成しました。
また、この後のテスト操作でタグが付いたメールを送信する必要があります。
今回は、テスト操作のため下記のような保険証を添付し、タグを付けたメールで送信しました。
Gmailの準備が整ったら、Yoom画面に戻ってトリガーの起動間隔とラベルの設定をします。
入力が完了したら、「テスト」を実行してみましょう!(メールを送信していない方は、送信してからテストをしてください。)
テストが成功すると、下記のようなアウトプットが表示されます。先ほどテスト送信した、メールの内容が反映していればOKです。
最後に、「保存する」を選択し次のステップに進みましょう。
【注意事項】
・OCRは、チームプラン・サクセスプラン限定の機能です。フリープランやミニプランでセットするとエラーになってしまうので、ご注意ください。
・有料プランは2週間の無料トライアルが可能で、通常だと制限があるアプリやAIオペレーションもすべて使えるので、気になる機能をぜひお試しください。
1.トリガーの選択
以下の赤枠をクリックしてください。
2.アクションを選択
「タイトル」と「アクション」を任意で編集してください。
「アクション」は、デフォルトで「任意のPDF・画像ファイル（4,000文字以内）から文字情報を読み取る（5タスク）」が選択されています。
※（）内に表記されている消費タスク量にご注意ください。
設定が完了したら、「次へ」をクリックしてください。
3.詳細を設定
ここでは、指定したPDFや画像ファイルからAIを用いて文字情報を読み取る設定をします。
その他、使用したいAIや言語の指定が可能です。Google スプレッドシートの項目に反映させるために、抽出したい内容にあわせてカスタマイズしてください。
入力が完了したら、「テスト」を実行してみましょう!
テストが成功すると、下記のように保険証画像から抽出した文字情報が反映されているはずです。
データの反映が確認できたら、「保存する」を選択して次のステップへ進みましょう。
1.トリガーの選択
以下の赤枠をクリックしてください。
2.データベースの連携
ここでは、先ほど抽出した保険証のデータをGoogle スプレッドシートのレコードに追加する設定を行います。
まだ、レコードを追加したいGoogle スプレッドシートのファイルを準備していない場合は、このタイミングで作成してください。
今回は、下記のような項目を入力したファイルを作成しました!
Google スプレッドシートのファイル準備が出来たら、Yoom画面に戻ります。
下記を参考に、各項目を入力してください。
入力が完了したら、「次へ」を押して進みましょう。
3.データベース操作の詳細設定
ここでは、Google スプレッドシートファイルのどの項目に、OCRで取得した項目を入力するか設定していきます。
各入力欄をクリックすると、下記のようなアウトプットが表示されますので、各項目に合わせて選択してください。
※アウトプットについて詳しくはこちらをご覧ください。
下記のように、それぞれの項目を入力しました。
入力が完了したら、「テスト」を実行してください。
テストが成功すると、Google スプレッドシートの指定したファイルにデータが追加されているはずなので確認してみましょう!
下記赤枠のように、OCRの結果が反映していればOKです。
最後に、Yoom画面に戻り「保存する」を押して次のステップにお進みください。
お疲れ様でした！これですべての設定が完了です。
設定が完了すると以下のようなメニューが表示されるので、トリガーをONにします。
これですべての設定が完了したので、動作確認をしてみましょう!
Yoomを使えば、保険証のOCR処理やGoogle スプレッドシートへのデータ入力以外にも、様々な業務プロセスを自動化できます。
ここでは、関連性の高いテンプレートの中からいくつかピックアップしてご紹介しますので、日々の業務を効率化するヒントが見つかるかもしれません。
OCRを活用すれば、紙や画像データに含まれる文字情報を簡単にデジタル化できます。
ここでは、ファイルのアップロードやフォーム送信など、さまざまなトリガーに対応したOCR活用事例をご紹介します。
データの更新や入力にかかる時間を短縮し、ミスを防ぎたい方におすすめの自動化フローを紹介します。
転記や通知など、手作業で行っていた業務を自動化することで、作業の抜け漏れを防ぎ、チーム全体の効率化につながります。
今回は、メールやオンラインストレージ、Webフォームなど様々な方法で受け取った保険証の画像をOCRで自動処理し、抽出したデータをGoogle スプレッドシートなどのツールに自動で入力する方法についてご紹介しました。
この自動化により、これまで担当者が行っていた目視での確認や手作業によるデータ転記といった定型業務を削減でき、入力ミスの防止や作業時間の短縮につながります。担当者はより付加価値の高い業務に集中できるようになるでしょう。
Yoomのようなノーコード自動化ツールを活用すれば、プログラミングの知識がなくても、今回ご紹介したような業務フローを簡単に構築できます。保険証の処理だけでなく、請求書や領収書、名刺、アンケート用紙など、OCRと各種ツール連携は様々な書類関連業務に応用可能です。
まずは無料のテンプレートから試してみて、業務自動化による効率アップをぜひ体験してください！あなたの会社の業務が、よりスムーズで快適になるきっかけとなれば幸いです。
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