従業員の入社手続きや扶養家族の申請などで、保険証のコピーや画像データを扱う場面は少なくありません。書類が多くなるほど、入力ミスのリスクも高まり、業務負担が無視できなくなります。
OCR（光学文字認識）を使えば、画像からテキスト情報を自動で取り出せます。抽出したデータを整理して他のツールに反映させる作業は、いまだ手動で行っている企業も多いのが現状です。 それでも、自動化できる部分を増やせば、全体の効率は大きく変わってきます。
この記事では、メールやオンラインストレージ、Webフォームから提出された保険証画像をOCRで読み取り、必要な情報をGoogle スプレッドシートなどに自動で入力する方法をご紹介します。
とにかく早く試したい方へ
Yoomにはメールやストレージ、フォーム経由で受け取った保険証画像をOCRで読み取り、Google スプレッドシートなどのツールに自動でデータ入力する業務フローのテンプレートを用意しています。
Gmailで送付された保険証をOCRで読み取り、Google スプレッドシートに追加する
試してみる
■概要
Gmailで受け取った保険証の画像を都度開き、内容を目視で確認してGoogle スプレッドシートに転記する作業は、手間がかかる上に、入力ミスも発生しやすいのではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、Gmailで特定のメールを受信するだけで、添付された保険証画像をOCR機能が自動で読み取り、Google スプレッドシートへ情報を追加することが可能になり、こうした課題をスムーズに解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
Gmailに届く保険証画像の情報を、手作業でGoogle スプレッドシートに転記している方 保険証情報の入力作業における、入力ミスや確認漏れなどのヒューマンエラーを防ぎたい方 定型的なデータ入力業務を自動化し、より重要な業務に時間を活用したいと考えている方 ■このテンプレートを使うメリット
Gmailでの受信を起点に、OCRでの読取りからGoogle スプレッドシートへの追加までを自動化し、手作業での転記時間を短縮します。 手作業によるデータ入力で発生しがちな、転記ミスや項目漏れといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、情報の正確性を高めます。 ■フローボットの流れ
はじめに、GmailとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します。 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のラベルのメールを受信したら」というアクションを設定します。 次に、オペレーションでOCR機能を選択し、「画像・PDFから文字を読み取る」アクションでメールに添付された保険証ファイルを指定します。 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「レコードを追加する」アクションを設定し、OCR機能で読み取った情報を任意のセルに追加します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Gmailのトリガー設定では、処理の対象としたいメールに付与するラベルを任意で指定してください。 OCR機能では、保険証画像から読み取る氏名や記号、番号など、抽出したい項目を任意でカスタムすることが可能です。 Google スプレッドシートへの追加アクションでは、任意のスプレッドシートとシートを指定でき、各項目に対して、前段階で取得したどの情報を割り当てるか、または固定値を設定するかなど、柔軟にカスタム可能です。 ■注意事項
Gmail、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。 OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
保険証のデータをOCRで処理する様々な自動化例
様々な方法で受け取った保険証の画像を自動でOCR処理し、抽出したデータを業務に活用できます。 ここでは、メール、オンラインストレージ、Webフォームなど、一般的な受付方法に応じた自動化の具体的な例を紹介していきます。
これらのテンプレートを活用すれば、面倒なデータ入力作業から解放され、より重要な業務に集中できるようになるでしょう。気になる自動化の例をクリックして、すぐに体験を始めてみてください！
メールで受信した保険証画像をOCR処理し、自動でデータ入力する
GmailやOutlookで保険証の画像付きメールを受信すると、自動でOCR処理を実行し、抽出したデータをGoogle スプレッドシートなどに転記します。
これにより担当者が都度メールを確認し、添付ファイルを開いて情報を手入力する手間が不要になり、迅速かつ正確なデータ管理を実現できます。
Gmailで送付された保険証をOCRで読み取り、Google スプレッドシートに追加する
試してみる
■概要
Gmailで受け取った保険証の画像を都度開き、内容を目視で確認してGoogle スプレッドシートに転記する作業は、手間がかかる上に、入力ミスも発生しやすいのではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、Gmailで特定のメールを受信するだけで、添付された保険証画像をOCR機能が自動で読み取り、Google スプレッドシートへ情報を追加することが可能になり、こうした課題をスムーズに解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
Gmailに届く保険証画像の情報を、手作業でGoogle スプレッドシートに転記している方 保険証情報の入力作業における、入力ミスや確認漏れなどのヒューマンエラーを防ぎたい方 定型的なデータ入力業務を自動化し、より重要な業務に時間を活用したいと考えている方 ■このテンプレートを使うメリット
Gmailでの受信を起点に、OCRでの読取りからGoogle スプレッドシートへの追加までを自動化し、手作業での転記時間を短縮します。 手作業によるデータ入力で発生しがちな、転記ミスや項目漏れといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、情報の正確性を高めます。 ■フローボットの流れ
はじめに、GmailとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します。 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のラベルのメールを受信したら」というアクションを設定します。 次に、オペレーションでOCR機能を選択し、「画像・PDFから文字を読み取る」アクションでメールに添付された保険証ファイルを指定します。 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「レコードを追加する」アクションを設定し、OCR機能で読み取った情報を任意のセルに追加します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Gmailのトリガー設定では、処理の対象としたいメールに付与するラベルを任意で指定してください。 OCR機能では、保険証画像から読み取る氏名や記号、番号など、抽出したい項目を任意でカスタムすることが可能です。 Google スプレッドシートへの追加アクションでは、任意のスプレッドシートとシートを指定でき、各項目に対して、前段階で取得したどの情報を割り当てるか、または固定値を設定するかなど、柔軟にカスタム可能です。 ■注意事項
Gmail、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。 OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Outlookで送付された保険証をOCRで読み取り、Google スプレッドシートに追加する
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■概要
お客様や従業員からOutlookのメールで送られてくる保険証。その都度ファイルを開いて内容を確認し、手作業で情報を転記する業務は、手間がかかる上にミスも発生しやすいのではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、Outlookで受信した保険証の添付ファイルをOCR機能で自動的に読み取り、Google スプレッドシートに情報を追加できます。面倒なデータ入力作業を自動化し、業務の正確性と速度の向上が期待できます。
■このテンプレートをおすすめする方
Outlookで受け取った保険証などの情報を手作業でデータ入力している方 OCR機能を活用して、紙や画像ベースの書類のデータ化を効率化したいと考えている方 Google スプレッドシートでの情報管理を自動化し、入力の手間を省きたい方 ■このテンプレートを使うメリット
メールの確認から情報の転記までが自動化されるため、これまで手作業で行っていた定型業務の時間を短縮し、より重要な業務に集中できます。 手作業によるデータの転記が不要になるため、入力ミスや確認漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、データの正確性を保つことに繋がります。 ■フローボットの流れ
はじめに、OutlookとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します。 次に、トリガーでOutlookを選択し、「メールを受信したら」というアクションを設定します。この際、特定のフォルダを指定することが可能です。 続いて、オペレーションでOutlookの「メールの添付ファイルの情報を取得する」アクションを設定します。 次に、Outlookの「メールの添付ファイルをダウンロード」アクションを設定し、取得した添付ファイルをダウンロードします。 その後、OCR機能の「画像・PDFから文字を読み取る」アクションを設定し、ダウンロードした保険証のファイルから必要な情報を抽出します。 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「レコードを追加する」アクションを設定し、OCRで読み取った情報を指定のシートに追加します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Outlookのトリガー設定では、特定のフォルダに格納されたメールのみを対象にすることが可能です。 OCR機能では、保険証の画像やPDFファイルから抽出したい項目（氏名、記号、番号など）を、読み取りたい書類のフォーマットに合わせて自由に設定できます。 Google スプレッドシートへの追加アクションでは、書き込み先のファイルとシートを任意で指定し、各列にどの情報を登録するかを柔軟に割り当てられます。 ■注意事項
Outlook、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。 Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。 OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
オンラインストレージ上の保険証画像をOCR処理し、自動でデータ入力する
DropboxやBoxといったオンラインストレージの指定フォルダに保険証の画像ファイルがアップロードされると、それをトリガーに自動でOCR処理を行い、結果をGoogle スプレッドシートなどに記録します。
ファイルが追加されるたびに手動で確認・処理する必要がなくなるため、チーム内での情報共有や管理がスムーズになります。
Dropboxにアップロードされた保険証をOCRで読み取り、Google スプレッドシートに追加する
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■概要
従業員の入社手続きなどで保険証のコピーを回収する際、Dropboxにアップロードされた画像を確認し、手作業でGoogle スプレッドシートに転記する業務は手間がかかるのではないでしょうか。目視での確認や手入力は、入力ミスや確認漏れといったヒューマンエラーの原因にもなりかねません。このワークフローを活用すれば、Dropboxに保険証ファイルが追加されるだけで、OCR機能が自動で文字情報を読み取り、Google スプレッドシートへデータが追加されるため、こうした定型業務を効率化できます。
■このテンプレートをおすすめする方
Dropboxにアップロードされた保険証の情報を手作業で転記している労務担当者の方 書類のデータ化における入力ミスをなくし、業務の正確性を高めたいと考えている方 バックオフィス業務の定型作業を自動化し、コア業務に集中したいと考えている方 ■このテンプレートを使うメリット
Dropboxへファイルアップロードされると、Google スプレッドシートへの転記までが自動化されるため、手作業に費やしていた時間を削減できます。 OCRによる自動読み取りと転記によって、目視確認や手入力による転記ミス、確認漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。 ■フローボットの流れ
はじめに、DropboxとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します。 次に、トリガーでDropboxを選択し、「特定のフォルダ内でファイルが作成または更新されたら」というアクションを設定します。 続いて、オペレーションでDropboxの「ファイルをダウンロード」アクションを設定し、トリガーで検知した保険証ファイルを取得します。 次に、オペレーションでOCR機能の「画像・PDFから文字を読み取る」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルから必要な文字情報を抽出します。 最後に、Google スプレッドシートの「レコードを追加する」アクションを設定し、OCRで読み取った情報を指定のシートに追加します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Dropboxのトリガー設定では、保険証のアップロードを監視したいフォルダを任意で指定してください。 OCR機能では、保険証の画像やPDFファイルから読み取りたい項目（氏名、記号、番号など）を自由に設定できます。 Google スプレッドシートへの追加アクションでは、情報を記録したいスプレッドシートやシートを任意で指定し、どの列にどのOCR情報を割り当てるか柔軟な設定が可能です。 ■注意事項
Dropbox、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。 OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
Boxにアップロードされた保険証をOCRで読み取り、Google スプレッドシートに追加する
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■概要
Boxにアップロードされた保険証などの書類情報を、一つひとつ確認して手作業で転記していませんか？この作業は時間がかかる上に、入力ミスといったヒューマンエラーの原因にもなりがちです。このワークフローを活用すれば、Boxにアップロードされた保険証の画像からOCR機能で自動的に文字情報を読み取り、Google スプレッドシートへスムーズに追加できるため、こうした定型業務を効率化します。
■このテンプレートをおすすめする方
Boxにアップロードされた保険証などの書類情報を手作業で転記している方 OCR機能を活用して、紙や画像データの文字起こし業務を効率化したい方 Google スプレッドシートでの情報管理を自動化したい総務・人事担当者の方 ■このテンプレートを使うメリット
Boxへのファイルアップロードを機に、文字情報の読み取りからGoogle スプレッドシートへの追加までを自動化し、手作業での転記時間を削減できます。 手作業によるデータの転記が不要になるため、入力間違いや項目漏れといったヒューマンエラーを防止し、データの正確性を保つことにも繋がります。 ■フローボットの流れ
はじめに、BoxとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します。 次に、トリガーでBoxを選択し、「フォルダにファイルがアップロードされたら」アクションを設定します。 続いて、オペレーションでBoxの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、トリガーで検知したファイルを取得します。 次に、オペレーションでOCR機能の「画像・PDFから文字を読み取る」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルから文字情報を抽出します。 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「レコードを追加する」アクションを設定し、OCRで抽出した情報を指定のシートに追加します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Boxのトリガー設定では、保険証などのファイルがアップロードされる対象フォルダを任意で指定してください。 OCR機能では、保険証の画像からどの項目（記号、番号、氏名など）を抽出するか、読み取りたい範囲を自由に設定できます。 Google スプレッドシートでは、出力先のスプレッドシートとシートを指定でき、OCRで抽出したどの情報をどの列に追加するかなどを柔軟にカスタムできます。 ■注意事項
Box、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。 OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
フォームで受け付けた保険証画像をOCR処理し、自動でデータ入力する
GoogleフォームやYoomのオリジナルフォームなどで保険証画像のアップロードを受け付けると、送信された画像を自動でOCR処理し、必要な情報をGoogle スプレッドシートなどに整理して転記します。
申請受付からデータ化までを一気通貫で自動化できるため、従業員情報の収集・管理プロセス全体の効率化に貢献します。
Googleフォームでアップロードされた保険証をOCRで読み取り、Google スプレッドシートに追加する
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■概要
Googleフォームで受け取った保険証の画像ファイルを、一つひとつ手作業で確認し、Google スプレッドシートへ転記する作業に手間を感じていませんか。手作業での転記は時間がかかるだけでなく、入力ミスといったヒューマンエラーの原因にもなり得ます。このワークフローを活用すれば、Googleフォームへの回答送信をきっかけに、アップロードされた保険証画像をOCRで自動で読み取り、Google スプレッドシートへ情報を追加する一連の流れを自動化し、これらの課題を解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
GoogleフォームとGoogle スプレッドシートで保険証情報などを管理している方 保険証などの画像やPDFから特定情報を抽出し、データ化する業務を効率化したい方 OCR機能を活用した業務自動化に関心があり、具体的な活用例を探している方 ■このテンプレートを使うメリット
Googleフォームへの回答送信からGoogle スプレッドシートへの情報追加までが自動化されるため、画像ファイルを開き転記する作業時間を短縮できます。 手作業によるデータの転記がなくなるため、読み間違いや入力漏れなどのヒューマンエラーを防ぎ、データの正確性を高めることに繋がります。 ■フローボットの流れ
はじめに、Googleフォーム、Google Drive、Google スプレッドシートをYoomと連携します。 次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定します。 次に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、フォームに添付された保険証の画像ファイルを指定します。 続いて、オペレーションでOCR機能の「画像・PDFから文字を読み取る」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルから必要な情報を抽出します。 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「レコードを追加する」アクションを設定し、抽出した情報を指定のシートに追加します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Googleフォームのトリガー設定では、自動化の対象としたい任意のフォームIDを指定してください。 OCR機能のアクションでは、保険証の画像ファイルから読み取りたい項目（氏名、記号、番号など）を任意に設定可能です。 Google スプレッドシートのアクションでは、出力先の任意のスプレッドシートとシートを指定でき、各項目にどの情報を割り当てるかを柔軟にカスタムできます。 ■注意事項
Googleフォーム、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。 Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記を参照ください。https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133
フォームでアップロードされた保険証をOCRで読み取り、Google スプレッドシートに追加する
試してみる
■概要
フォームで受け取った保険証の情報を、手作業で確認しながら転記する業務は、手間がかかる上に転記ミスも起こりやすいのではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、フォームにアップロードされた保険証の画像をOCR機能で自動的に読み取り、その内容をGoogle スプレッドシートへ直接追加することが可能です。面倒なデータ入力作業を自動化し、業務の正確性と効率性を高めます。
■このテンプレートをおすすめする方
フォームで受け取った保険証の情報を手作業で転記しており、手間を感じている方 保険証などの個人情報の入力時に、目視確認による入力ミスをなくしたい方 入社手続きなどの定型業務を自動化し、コア業務に集中したいと考えている方 ■このテンプレートを使うメリット
フォーム送信からGoogle スプレッドシートへの情報追加までを自動化し、これまで手作業での転記に費やしていた時間を短縮できます。 OCR機能が自動でテキストを抽出するため、目視確認や手入力による転記ミスといったヒューマンエラーの発生を防ぐことに繋がります。 ■フローボットの流れ
はじめに、Google スプレッドシートをYoomと連携します。 次に、トリガーでフォームトリガー機能を選択し、「フォームが送信されたら」というアクションを設定し、保険証画像をアップロードする項目などを設けます。 次に、オペレーションでOCR機能を選択し、「画像・PDFから文字を読み取る」アクションを設定し、フォームで受け取った保険証のファイルを指定します。 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「レコードを追加する」アクションを設定し、OCRで読み取った情報を任意の列に追加するように設定します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
フォームトリガー機能では、氏名や連絡先など、保険証の画像以外に取得したい情報を任意で項目として設定できます。 OCR機能では、保険証の中から記号や番号、氏名など、抽出したい特定の項目を任意で指定することが可能です。 Google スプレッドシートでは、出力先のスプレッドシートやシートを任意で指定し、どの列にどの情報を書き込むかを柔軟に設定できます。 ■注意事項
Google スプレッドシートとYoomを連携してください。 OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
YoomでGoogle スプレッドシートとOCR連携をするフローを作ってみよう
ここでは、代表的な例として「Gmailで受信した保険証画像をOCRで読み取り、Google スプレッドシートに自動で追加する」 フローの作成手順を解説します。
この仕組みを使えば、メールの見落としや入力ミスの心配も減らせます。
今回はYoomを使用して、ノーコードで設定を進めていきますので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、 こちら の登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
作成の流れは大きく分けて以下の通りです。
GmailとGoogle スプレッドシートをマイアプリ連携
テンプレートをコピーする
Gmailのトリガー設定およびGoogle スプレッドシートのアクション設定
トリガーをONに設定しフロー稼働の準備完了
Gmailで送付された保険証をOCRで読み取り、Google スプレッドシートに追加する
試してみる
■概要
Gmailで受け取った保険証の画像を都度開き、内容を目視で確認してGoogle スプレッドシートに転記する作業は、手間がかかる上に、入力ミスも発生しやすいのではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、Gmailで特定のメールを受信するだけで、添付された保険証画像をOCR機能が自動で読み取り、Google スプレッドシートへ情報を追加することが可能になり、こうした課題をスムーズに解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
Gmailに届く保険証画像の情報を、手作業でGoogle スプレッドシートに転記している方 保険証情報の入力作業における、入力ミスや確認漏れなどのヒューマンエラーを防ぎたい方 定型的なデータ入力業務を自動化し、より重要な業務に時間を活用したいと考えている方 ■このテンプレートを使うメリット
Gmailでの受信を起点に、OCRでの読取りからGoogle スプレッドシートへの追加までを自動化し、手作業での転記時間を短縮します。 手作業によるデータ入力で発生しがちな、転記ミスや項目漏れといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、情報の正確性を高めます。 ■フローボットの流れ
はじめに、GmailとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します。 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のラベルのメールを受信したら」というアクションを設定します。 次に、オペレーションでOCR機能を選択し、「画像・PDFから文字を読み取る」アクションでメールに添付された保険証ファイルを指定します。 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「レコードを追加する」アクションを設定し、OCR機能で読み取った情報を任意のセルに追加します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Gmailのトリガー設定では、処理の対象としたいメールに付与するラベルを任意で指定してください。 OCR機能では、保険証画像から読み取る氏名や記号、番号など、抽出したい項目を任意でカスタムすることが可能です。 Google スプレッドシートへの追加アクションでは、任意のスプレッドシートとシートを指定でき、各項目に対して、前段階で取得したどの情報を割り当てるか、または固定値を設定するかなど、柔軟にカスタム可能です。 ■注意事項
Gmail、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。 OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
ステップ1：マイアプリ登録
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
Gmailの連携 1.検索する 検索ボックスにGmailと入力し、Gmailのアイコンをクリックします。
2.ログインする 下記の画面となりますので「Sign in Google」をクリックします。
3.アカウントの選択 連携したいアカウントを選択します。
画面が遷移しますので「次へ」をクリックします。
4.追加アクセスの選択 Yoomが信頼できることの確認が求められるので「続行」を選択します。
Yoomの画面に戻り、下記の表示が出たら連携完了です！
Google スプレッドシートの連携 1.検索する 検索ボックスにGoogle スプレッドシートと入力し、Google スプレッドシートのアイコンをクリックします。
2.サインインをする 先ほどGmailのマイアプリ登録が済んでいるので、下記のようなサインイン画面になります。サインインできるまで、そのままお待ちください。
Yooｍの画面に戻り、下記の表示が出たら連携完了です！
ステップ2：テンプレートをコピー
ここからいよいよフローを作っていきます！
簡単に設定できるようテンプレートがありますので、まずはこちらをコピーしましょう。
Gmailで送付された保険証をOCRで読み取り、Google スプレッドシートに追加する
試してみる
■概要
Gmailで受け取った保険証の画像を都度開き、内容を目視で確認してGoogle スプレッドシートに転記する作業は、手間がかかる上に、入力ミスも発生しやすいのではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、Gmailで特定のメールを受信するだけで、添付された保険証画像をOCR機能が自動で読み取り、Google スプレッドシートへ情報を追加することが可能になり、こうした課題をスムーズに解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
Gmailに届く保険証画像の情報を、手作業でGoogle スプレッドシートに転記している方 保険証情報の入力作業における、入力ミスや確認漏れなどのヒューマンエラーを防ぎたい方 定型的なデータ入力業務を自動化し、より重要な業務に時間を活用したいと考えている方 ■このテンプレートを使うメリット
Gmailでの受信を起点に、OCRでの読取りからGoogle スプレッドシートへの追加までを自動化し、手作業での転記時間を短縮します。 手作業によるデータ入力で発生しがちな、転記ミスや項目漏れといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、情報の正確性を高めます。 ■フローボットの流れ
はじめに、GmailとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します。 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のラベルのメールを受信したら」というアクションを設定します。 次に、オペレーションでOCR機能を選択し、「画像・PDFから文字を読み取る」アクションでメールに添付された保険証ファイルを指定します。 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「レコードを追加する」アクションを設定し、OCR機能で読み取った情報を任意のセルに追加します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Gmailのトリガー設定では、処理の対象としたいメールに付与するラベルを任意で指定してください。 OCR機能では、保険証画像から読み取る氏名や記号、番号など、抽出したい項目を任意でカスタムすることが可能です。 Google スプレッドシートへの追加アクションでは、任意のスプレッドシートとシートを指定でき、各項目に対して、前段階で取得したどの情報を割り当てるか、または固定値を設定するかなど、柔軟にカスタム可能です。 ■注意事項
Gmail、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。 OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
1.上記バナーの「詳細を見る」をクリック
ステップ3：Gmailのトリガーアクション設定
1.トリガーの選択 まずは最初のステップから始めましょう。
2.連携アカウントとアクションを選択 アカウント情報はステップ1で設定した内容が入力されており、タイトルはわかりやすいものに変更できます。
「次へ」をクリックして進んでください。
3.アプリトリガーのAPI接続設定
また、この後のテスト操作でタグが付いたメールを送信する必要があります。
Gmailの準備が整ったら、Yoom画面に戻ってトリガーの起動間隔とラベルの設定をします。
トリガーの起動間隔：プランによって異なるため、注意してください。特にこだわりがなければ起動時間が一番短いものを選択してください。こちら のヘルプページをご覧ください。
ラベル：入力欄をクリックすると下記のように候補が表示されます。先ほど作成したラベルを選択してください。
入力が完了したら、「テスト」を実行してみましょう!(メールを送信していない方は、送信してからテストをしてください。)
テストが成功すると、下記のようなアウトプットが表示されます。先ほどテスト送信した、メールの内容が反映していればOKです。
ステップ4：OCRでの読み取り設定
【注意事項】
1.トリガーの選択 以下の赤枠をクリックしてください。
2.アクションを選択
設定が完了したら、「次へ」をクリックしてください。
3.詳細を設定
ファイルの添付方法：デフォルトで、先ほど添付したファイルが対象になっています。特にこだわりがなければ、このままで大丈夫です。
抽出したい項目：添付ファイルからどの項目を抽出したいか入力します。「保険者番号, 被保険者番号, 被保険者氏名, 生年月日, 性別, 発行日, 保険種別, 証書番号,保険者名称, 所属機関名, 住所」 を抽出するために下記のように入力しました。お好みに合わせて、カンマ（,）区切りで入力しましょう。
その他、使用したいAIや言語の指定が可能です。Google スプレッドシートの項目に反映させるために、抽出したい内容にあわせてカスタマイズしてください。
テストが成功すると、下記のように保険証画像から抽出した文字情報が反映されているはずです。
ステップ5：Google スプレッドシートのレコード追加設定
1.トリガーの選択 以下の赤枠をクリックしてください。
2.データベースの連携
今回は、下記のような項目を入力したファイルを作成しました!
Google スプレッドシートのファイル準備が出来たら、Yoom画面に戻ります。
スプレッドシートID：入力欄をクリックし、先ほど作成したGoogle スプレッドシートのファイルを選択してください。
スプレッドシートのタブ名：先ほど入力したスプレッドシートIDと同様に、入力欄をクリックし対象のシート名を候補より選択してください。 入力が完了したら、「次へ」を押して進みましょう。
3.データベース操作の詳細設定
各入力欄をクリックすると、下記のようなアウトプットが表示されますので、各項目に合わせて選択してください。こちら をご覧ください。
下記のように、それぞれの項目を入力しました。
入力が完了したら、「テスト」を実行してください。
下記赤枠のように、OCRの結果が反映していればOKです。
ステップ6：トリガーをONにして動作確認
お疲れ様でした！これですべての設定が完了です。
OCR機能やGoogle スプレッドシート連携に関連するその他の自動化事例
Yoomを使えば、保険証のOCR処理やGoogle スプレッドシートへのデータ入力以外にも、様々な業務プロセスを自動化できます。
ここでは、関連性の高いテンプレートの中からいくつかピックアップしてご紹介しますので、日々の業務を効率化するヒントが見つかるかもしれません。
OCRを使った便利な自動化例
OCRを活用すれば、紙や画像データに含まれる文字情報を簡単にデジタル化できます。
ここでは、ファイルのアップロードやフォーム送信など、さまざまなトリガーに対応したOCR活用事例をご紹介します。
BoxにアップロードされたファイルをOCRで読み取り、Microsoft Teamsに送信する
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■概要
Boxにアップロードされた請求書や申込書の内容確認・テキスト入力・関係者への共有に手間を感じていませんか？手作業による転記では、時間もかかりミスが発生する可能性もあります。このワークフローを活用すれば、Boxにファイルがアップロードされた際にOCR機能が自動でテキストを抽出し、Microsoft Teamsへ通知するまでの一連のプロセスを自動化できるためこれらの課題を円滑に解決します。
■このテンプレートをおすすめする方
Boxにアップロードした請求書などの内容確認と転記を手作業で行っている方 BoxとMicrosoft Teamsを日常的に利用し、情報共有の効率化を図りたいと考えている方 OCR処理を含む一連の業務フローを自動化し、人的ミスを減らしたい方 ■このテンプレートを使うメリット
Boxへのファイルアップロードから内容のテキスト化、Microsoft Teamsへの通知までが自動化され、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。 手作業によるテキストの転記が不要になるため、入力間違いや確認漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎます。 ■フローボットの流れ
BoxとMicrosoft TeamsをYoomと連携します。 トリガーでBoxの「フォルダにファイルがアップロードされたら」というトリガーアクションを設定し、対象のフォルダを指定します。 オペレーションでBoxの「ファイルをダウンロード」アクションを設定し、トリガーで検知したファイルをダウンロードします。 オペレーションでOCR機能を選択し「任意の画像やPDFを読み取る」アクションでダウンロードしたファイルを読み取ります。 オペレーションでMicrosoft Teamsの「チャネルにメッセージを送る」を設定し、OCRで抽出したテキストをメッセージ本文に含めて送信します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Boxのトリガー設定では、自動化の対象とするフォルダを任意で指定してください。 OCR機能では、ファイルの中からどの部分のテキストを抽出するか詳細に設定可能です。 Microsoft Teamsへの通知設定では、メッセージを送信するチャネルやチーム・メッセージ本文を自由にカスタマイズできます。 ■注意事項
Microsoft Teams、BoxのそれぞれとYoomを連携してください。 Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。 OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
Microsoft SharePointにアップロードされたらファイルをOCRで読み取り、Discordに通知する
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■概要
Microsoft SharePointにアップロードされた請求書や契約書などのファイル内容を確認し、都度チームに共有する作業に手間を感じていませんか。
■このテンプレートをおすすめする方
Microsoft SharePointでのファイル管理とDiscordでの情報共有を手作業で行っている方 アップロードされたファイルの内容確認とチームへの共有作業に手間を感じている担当者の方 OCR機能を活用して、ファイル内のテキストデータを業務に活かしたいと考えている方 ■このテンプレートを使うメリット
SharePointへのファイルアップロードから内容の文字起こし、Discordへの通知までを自動化し、手作業での確認や転記にかかる時間を短縮できます。 手作業による確認漏れや、テキストのコピー＆ペーストミスといったヒューマンエラーを防ぎ、情報の正確性を高めることに繋がります。 ■フローボットの流れ
はじめに、Microsoft SharePointとDiscordをYoomと連携します。 次に、トリガーでMicrosoft SharePointを選択し、「サイト内の指定フォルダにファイルが作成または更新されたら」というアクションを設定します。 続いて、オペレーションでMicrosoft SharePointの「ファイルをダウンロード」アクションを設定し、トリガーで検知したファイルを取得します。 オペレーションでAI機能の「画像・PDFから文字を読み取る」を設定し、ダウンロードしたファイルからテキスト情報を抽出します。 最後に、オペレーションでDiscordの「メッセージを送信」アクションを設定し、抽出したテキストを記載したメッセージを特定のチャンネルに送信します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Microsoft SharePointのトリガー設定で、監視対象としたいサイトID、アイテムID、ドライブIDをそれぞれ任意で指定してください。 AI機能のOCR設定では、対象ファイルの添付方法や読み取る言語、特定の項目のみを抽出するかどうかなどを任意でカスタマイズしてください。 Discordへの通知設定では、メッセージを送信するチャンネルIDを指定し、通知するメッセージの文面を任意でカスタマイズしてください。 ■注意事項
Microsoft SharePoint、DiscordのそれぞれとYoomを連携してください。 Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。 OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
Googleフォームで添付された名刺画像をOCRで読み取り、Trelloにカードを追加する
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■概要
展示会や商談で受け取った名刺の情報は、その後のアプローチに不可欠ですが、一枚ずつ手作業でデータ入力するのは手間がかかる上に、入力ミスも起こりがちではないでしょうか？
■このテンプレートをおすすめする方
GoogleフォームとTrelloを使い、手作業で名刺情報を管理している方 展示会などで獲得した名刺の管理を効率化し、素早くフォローアップを行いたい営業担当者の方 手作業によるデータ入力ミスをなくし、顧客情報の正確性を向上させたいと考えている方 ■このテンプレートを使うメリット
フォームに名刺画像を添付するだけでTrelloへカードが自動作成されるため、これまで手入力に費やしていた時間を短縮できます。 手作業でのデータ転記が不要になることで、入力間違いや記載漏れといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、データの正確性を保ちます。 ■フローボットの流れ
はじめに、Googleフォーム、Google Drive、TrelloをYoomと連携します。 次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定します。 次に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、フォームに添付された名刺画像ファイルを取得します。 次に、オペレーションでOCR機能の「画像・PDFから文字を読み取る」アクションを設定し、ダウンロードした名刺画像からテキスト情報を抽出します。 最後に、オペレーションでTrelloの「新しいカードを作成」アクションを設定し、OCR機能で抽出した情報を基に指定のリストへカードを追加します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Googleフォームのトリガー設定では、連携の対象としたいフォームのIDを任意で設定してください。 OCR機能のアクション設定では、会社名や氏名、電話番号といった、名刺から抽出したい項目を任意で設定・追加することが可能です。 Trelloで新しいカードを作成するアクションでは、カードを追加したいボードのIDやリストのID、カードのタイトルなどを任意で設定してください。 ■注意事項
GoogleフォームとTrelloのそれぞれとYoomを連携してください。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。 OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合がある AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。 Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記を参照ください。 https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133
Outlookの添付ファイルをOCRで読み取りMediumに投稿する
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■概要
Outlookに届く請求書やレポートなどの添付ファイルを、都度開いて内容を確認し、手動でMediumに転記していませんか？
■このテンプレートをおすすめする方
Outlookで受信した添付ファイルの内容を、手作業でMediumに投稿している方 OCR技術を活用して、画像やPDFからの文字起こし業務を効率化したいと考えている方 コンテンツ作成や情報共有のプロセスを自動化し、コア業務に集中したい方 ■このテンプレートを使うメリット
Outlookのメール受信を起点に、添付ファイルのOCR処理からMediumへの投稿までを自動化し、これまで手作業で行っていた時間を短縮します。 手動での転記作業がなくなるため、内容の入力ミスや投稿漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、情報の正確性を保つことができます。 ■フローボットの流れ
はじめに、OutlookとMediumをYoomと連携します。 次に、トリガーでOutlookを選択し、「メールを受信したら」というアクションを設定します。 続いて、オペレーションでOutlookの「メールの添付ファイルの情報を取得する」アクションを設定し、対象の添付ファイルを特定します。 次に、同じくOutlookの「メールの添付ファイルをダウンロード」アクションで、特定したファイルをYoom上にダウンロードします。 その後、オペレーションでOCR機能の「画像・PDFから文字を読み取る」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルの内容をテキスト化します。 最後に、オペレーションでMediumの「Create Post」アクションを設定し、OCRで読み取ったテキストデータを用いて投稿を作成します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Outlookのトリガー設定では、フローを起動させたいメールが格納されるフォルダIDを任意で設定してください。これにより、特定のフォルダに届いたメールのみを対象にできます。 OCR機能の設定では、読み取る文字数や抽出したい特定の項目、使用するAIモデル、書類の言語などを任意で指定することが可能です。 Mediumへの投稿設定では、投稿するユーザーIDや投稿のタイトル、コンテンツのフォーマット（HTMLやMarkdownなど）を任意で設定してください。 ■注意事項
Medium、OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。 Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。 OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
フォームで添付されたファイルをOCRで読み取り、Canvaでフォルダを作成する
試してみる
■概要
フォームに添付された請求書や申込書などのファイル内容を確認し、手動でCanvaにフォルダを作成する作業は、手間がかかる上に転記ミスも起こりがちではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、フォームにファイルが添付されると、OCR機能がファイル内の文字情報を自動で読み取り、その内容をもとにCanvaにフォルダを自動で作成するため、こうした管理業務を効率化できます。
■このテンプレートをおすすめする方
フォーム経由で受け取ったファイルをもとに、手作業でCanvaのフォルダを作成している方 ファイル内の情報を手動で転記する際の入力ミスや、フォルダの作成漏れをなくしたい方 Canvaでのデザインアセット管理を自動化し、クリエイティブ業務に集中したいと考えている方 ■このテンプレートを使うメリット
フォーム送信をトリガーに、OCRでの文字抽出からCanvaでのフォルダ作成までを自動化し、これまで手作業で行っていた時間を短縮できます。 手作業によるファイル内容の確認や転記が不要になるため、情報の入力間違いやフォルダの作成漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎます。 ■フローボットの流れ
はじめに、CanvaをYoomと連携します。 次に、トリガーでフォームを選択し、「フォームが送信されたら」というアクションを設定し、ファイルを添付できる項目を追加します。 次に、オペレーションでOCR機能を選択し、「画像・PDFから文字を読み取る」アクションを設定し、フォームから受け取ったファイルを指定します。 最後に、オペレーションでCanvaを選択し、「フォルダの作成」アクションを設定します。フォルダ名にはOCRで読み取ったテキスト情報などを活用します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
トリガーとなるフォームでは、添付ファイル以外にテキストボックスやチェックボックスなど、業務に必要な項目を自由に設定できます。 OCR機能のオペレーションでは、読み取ったテキストの中から特定のキーワードや正規表現を用いて、必要な情報だけを抽出するよう設定が可能です。 Canvaでフォルダを作成する際に、特定の親フォルダ内に作成するようIDを設定できます。また、フォルダ名はOCRで抽出した情報や固定テキストを組み合わせて自由に命名できます。 ■注意事項
CanvaとYoomを連携してください。 OCRのAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
Google スプレッドシートを使った便利な自動化例
データの更新や入力にかかる時間を短縮し、ミスを防ぎたい方におすすめの自動化フローを紹介します。
転記や通知など、手作業で行っていた業務を自動化することで、作業の抜け漏れを防ぎ、チーム全体の効率化につながります。
Google スプレッドシートで行が更新されたらSlackに通知する
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■概要
Google スプレッドシートで行が更新されたらSlackに通知するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Google スプレッドシートを業務で活用している方
・部内の共有シートで業務管理を行う事務職の方
・同じシートを同時に編集したいチームの責任者
2.Slackを主なコミュニケーションツールとして使用している方
・部門ごとの情報共有ツールとして使用している企業
・プロジェクトごとチャンネルを作成し、情報共有を行うチームの担当者
■このテンプレートを使うメリット
Google スプレッドシートは同時に複数人でシートの編集を行えるため、業務を円滑に行うために有効なツールです。
Google スプレッドシートのデータが更新ごとに通知が欲しい、と考える方にこのフローは有効です。
■注意事項
・Google スプレッドシート、SlackのそれぞれとYoomを連携してください。
Google スプレッドシートで行が追加されたら、Google Driveにフォルダを作成する
試してみる
■概要
Google スプレッドシートで案件や顧客リストを管理する際、新しい情報が追加されるたびにGoogle Driveに手動でフォルダを作成していませんか？この作業は単純ですが、件数が増えると手間がかかり、フォルダの作成漏れや命名ミスといったヒューマンエラーの原因にもなります。このワークフローを活用すれば、Google スプレッドシートに行が追加されるだけで、指定したGoogle Drive内にフォルダが自動で作成され、こうした課題を円滑に解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
Google スプレッドシートでの情報管理と連携して、Google Driveのフォルダ作成を手作業で行っている方 フォルダの作成漏れや命名規則の不統一といった、手作業によるミスをなくしたいと考えている方 定型的なファイル管理業務から解放され、本来のコア業務に集中したいと考えているビジネスパーソン ■このテンプレートを使うメリット
Google スプレッドシートに行が追加されると自動でフォルダが作成されるため、手作業でのフォルダ作成にかかる時間を短縮することができます。 手作業によるフォルダの作成漏れや、命名ルールの間違いといったヒューマンエラーを防止し、管理体制の標準化に繋がります。 ■フローボットの流れ
はじめに、Google スプレッドシートとGoogle DriveをYoomと連携します。 次に、トリガーでGoogle スプレッドシートを選択し、「行が追加されたら」というアクションを設定します。 続いて、オペレーションでGoogle Driveを選択し、「フォルダを作成する」アクションを設定します。フォルダ名はトリガーで取得したスプレッドシートの情報を活用できます。 最後に、再度オペレーションでGoogle スプレッドシートを選択し、「レコードを更新する」アクションを設定して、作成したフォルダのURLなどを元のシートに書き戻します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
トリガーとなるGoogle スプレッドシートのアクションでは、対象のスプレッドシート、シート名、監視するテーブルの範囲を任意で設定してください。 Google スプレッドシートのレコードを更新するアクションでは、どの列を更新するか、また前段で取得したどの情報を割り当てるかなどを自由にカスタマイズできます。 ■注意事項
Google スプレッドシートとGoogle DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
Google スプレッドシートの顧客情報が更新されたら、書類を発行してGmailで送付する
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■概要
Google スプレッドシートで管理している顧客情報をもとに、手作業で書類を作成してGmailで送付する業務に手間を感じていませんか？この一連の作業は件数が増えるほど時間に追われ、宛先の間違いといったミスも起こりやすくなります。このワークフローを活用すれば、Google スプレッドシートの行が更新されるだけで書類の発行からGmailでの送付までを自動化でき、こうした課題をスムーズに解消することが可能です。
■このテンプレートをおすすめする方
Google スプレッドシートを基に、手作業で書類作成・送付を行っている営業・事務担当者の方 顧客情報の更新から書類送付までのプロセスで発生する、入力ミスや遅延を防止したい方 Gmailを使った定型的なメール送信を自動化し、本来のコア業務に集中したいと考えている方 ■このテンプレートを使うメリット
Google スプレッドシートの情報更新をトリガーに、書類発行からGmailでの送付までが自動で実行されるため、手作業に費やしていた時間を短縮できます。 手動での情報転記やメール作成が不要になることで、入力内容や宛先の間違いといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、業務の正確性を高めることに繋がります。 ■フローボットの流れ
はじめに、Google スプレッドシートとGmailをYoomと連携します。 次に、トリガーでGoogle スプレッドシートを選択し、「行が更新されたら」というアクションを設定して、対象のスプレッドシートとシートを指定します。 次に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「書類を発行する」アクションを設定し、更新された行の情報を基に書類を作成します。 最後に、オペレーションでGmailの「メールを送る」アクションを設定し、作成した書類を添付して指定の宛先にメールを自動送信します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Google スプレッドシートで「書類を発行する」アクションを設定する際、事前に作成した雛形を利用することで、請求書や送付状など任意のレイアウトでの書類作成が可能です。 Gmailで「メールを送る」アクションを設定する際、送信先アドレスやメッセージ内容に、Google スプレッドシートから取得した会社名や担当者名などの動的な情報を埋め込めます。 ■注意事項
Google スプレッドシート、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Googleスプレッドシートで行が追加されたらSalesforceにレコードを追加する
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■概要
Googleスプレッドシートで行が追加されたらSalesforceにレコードを追加するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Googleスプレッドシートを業務で活用している方
・共有データを管理し、情報共有を行う事務職の方
・取引先企業とシートを共有し、情報のやりとりを行う営業アシスタント
2.Salesforceで商談管理を行なっている企業
・案件ごとに状況を登録してチームで共有している方
・社内案件すべてを確認している経営者や営業部長
■このテンプレートを使うメリット
Googleスプレッドシートは情報を蓄積し共有することがスムーズにできるため、業務を円滑に進めることに役立ちます。
異なるアプリ間での登録を時間をかけないで行いたいと考える方にこのフローは有効的です。
■注意事項
・Googleスプレッドシート、SalesforceのそれぞれとYoomを連携してください。
・Salesforceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
NotionDBに追加された情報を、Google スプレッドシートにも追加する
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■概要
Notionの任意のデータベースに追加された情報を、Google スプレッドシートにも追加するフローです。
NotionとGoogle スプレッドシートを連携することで、新しく追加された情報を自動的にGoogle スプレッドシートのデータベースへ格納されるので、情報管理の抜けや漏れをなくすことができます。
また、Notionのデータベースへの登録または更新によってトリガーが起動するため、作成日時や更新日時を用いて、分岐オペレーションを使用して登録と更新のルートを分岐させてGoogle Chatに通知するといった高度なフローも作成することができます。
■注意事項
・Notion、GoogleスプレッドシートそれぞれとYoomを連携してください。
まとめ
今回は、メールやオンラインストレージ、Webフォームなど様々な方法で受け取った保険証の画像をOCRで自動処理し、抽出したデータをGoogle スプレッドシートなどのツールに自動で入力する方法についてご紹介しました。
この自動化により、これまで担当者が行っていた目視での確認や手作業によるデータ転記といった定型業務を削減でき、入力ミスの防止や作業時間の短縮につながります。 担当者はより付加価値の高い業務に集中できるようになるでしょう。
Yoomのようなノーコード自動化ツールを活用すれば、プログラミングの知識がなくても、今回ご紹介したような業務フローを簡単に構築できます。保険証の処理だけでなく、請求書や領収書、名刺、アンケート用紙など、OCRと各種ツール連携は様々な書類関連業務に応用可能です。
まずは無料のテンプレートから試してみて、業務自動化による効率アップをぜひ体験してください！あなたの会社の業務が、よりスムーズで快適になるきっかけとなれば幸いです。
