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毎月Googleスプレッドシートで管理している請求データを、Microsoft Excelの請求書フォーマットに手入力で転記し、その後PDF化してメールで送信する…このような定型的ながらも手間のかかる請求書発行業務に、多くの時間を費やしていませんか？あるいは、手作業によるデータのコピペミスで請求金額を間違えたり、送付先を誤ったりするのではないかと、常に不安を感じているかもしれません。
もし、<span class="mark-yellow">Googleスプレッドシートの特定のデータが更新されたら、自動でMicrosoft Excel形式の請求書が作成され、さらには指定のメールアドレスに自動で送付まで完了する仕組み</span>があれば、これらの悩みから解放され、月末の煩雑な請求業務に追われることなく、より分析的な業務や顧客とのコミュニケーションといった、本来注力すべき業務に集中できる貴重な時間を生み出すことができます！
今回ご紹介する自動化の設定は、専門的なプログラミング知識がなくてもノーコードで簡単に設定でき、導入にかかる手間や時間も少ないため、ぜひこの機会に請求書発行業務の自動化を導入して、日々の作業をもっと楽に、そして正確に進めてみてはいかがでしょうか？
Yoomには<span class="mark-yellow">GoogleスプレッドシートとMicrosoft Excelを連携して請求書発行業務を自動化するテンプレート</span>が用意されているので、「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
GoogleスプレッドシートとMicrosoft Excel間で発生する請求書作成に関連する様々なデータ連携を自動化する方法を、具体的なテンプレートを使って紹介します！これにより、<span class="mark-yellow">請求書発行業務の大幅な効率化やヒューマンエラーの削減</span>が実現できるため、気になる内容があれば、ぜひクリックしてみてください！
<span class="mark-yellow">Googleスプレッドシートに新しい請求情報が追加された際に、そのデータをMicrosoft Excelの請求書テンプレートに自動で転記し、請求書ファイルを作成、さらに指定された宛先にメールで自動送信する</span>基本的な連携フローなので、手作業でのデータ入力や請求書作成、メール送信といった一連の作業の手間を大幅に削減し、迅速かつ正確な請求業務を実現できます！
<span class="mark-yellow">Googleスプレッドシート内の特定の条件（例えば、特定のステータスを持つ案件や一定金額以上の請求データなど）を満たすデータのみを対象としてMicrosoft Excelに転送し、請求書を自動作成してメール送信する</span>フローであり、発行が必要な請求書だけを選択的に処理することで、業務の精度を高め、不要な作業を削減します！
<span class="mark-yellow">Googleスプレッドシートの請求データに基づいて、AIが取引先の過去の取引履歴から関連情報を付与したり、請求内容に応じてパーソナライズされたメール文面を自動生成したりするなど、データを加工・変換した上でMicrosoft Excelで請求書を自動作成しメール送信する</span>フローで、より付加価値の高い情報を活用した請求書発行業務や、顧客ごとに最適化されたコミュニケーションの実現を支援します！
それではここから代表的な例として、Googleスプレッドシートに新しい請求情報が追加された際に、そのデータを元にMicrosoft Excelで請求書を自動作成し、指定された宛先にメールで自動送信するフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
まず、Yoomにログインしたあと左メニューにあるマイアプリを押し、右の新規接続というボタンを押します。
Google スプレッドシートの連携
1.検索する
検索ボックスにGoogle スプレッドシートと入力し、Google スプレッドシートのアイコンをクリックします。
2.ログインする
「Sing in with Google」をクリックしてログインしましょう。
3.アカウントの選択
連携したいアカウントを選択します。
※表示されたアカウント以外を連携したい場合は「別のアカウントを使用」をクリックし、連携したいアカウントでログインしてください。
画面が遷移しますので「次へ」をクリックします。
4.追加アクセスの選択
Yoomが信頼できることの確認が求められるので「続行」を選択します。
Yooｍの画面に戻り、下記の表示が出たら連携完了です！
Microsoft Excelの連携
1.検索する
検索ボックスにMicrosoft Excelと入力し、Microsoft Excelのアイコンをクリックします。
2.アカウントの選択
連携したいアカウントを選択します。
※表示されたアカウント以外を連携したい場合は「別のアカウントを使用」をクリックし、連携したいアカウントでログインしてください。
Yooｍの画面に戻り、下記の表示が出たら連携完了です！
〈注意事項〉
「Microsoft 365（旧Office 365）」には個人向けと法人向けプラン（Microsoft 365 Business）があります。法人向けプランを契約していない場合、Yoomからの認証がうまくいかない可能性があるのでご注意ください。
Googleドキュメントの連携
1.検索する
検索ボックスにGoogleドキュメントと入力し、Googleドキュメントのアイコンをクリックします。
2.ログインする
「Sing in with Google」をクリックしてログインしましょう。
3.アカウントの選択
連携したいアカウントを選択します。
※表示されたアカウント以外を連携したい場合は「別のアカウントを使用」をクリックし、連携したいアカウントでログインしてください。
画面が遷移しますので「次へ」をクリックします。
4.追加アクセスの選択
Yoomが信頼できることの確認が求められるので「続行」を選択します。
Yooｍの画面に戻り、下記の表示が出たら連携完了です！
ここからいよいよフローを作っていきます！
簡単に設定できるようテンプレートがありますので、まずはこちらをコピーしましょう。
Yoomにログインし、以下バナーの「試してみる」をクリックしてください。
1.上記バナーの「詳細を見る」をクリック
2.画面が切り替わったら「このテンプレートを試してみる」をクリック
3.Yoomの登録がまだの場合は、登録を行う
※既に登録が完了している場合はログイン画面が表示されるので、ログイン情報を入力してください。
4.下記のようにお使いのYoom管理画面にテンプレートがコピーされるので、OKを押して設定を進めていきます。
1.記念すべき最初の設定です！
まずは、Googleスプレッドシートのトリガー設定をします。
以下の赤枠をクリックしてください。
2.連携アカウントとアクションを設定しましょう。
タイトルとアカウント情報はステップ1で設定した内容が入力されています。
トリガーアクションは、テンプレート通りに「行が追加されたら」のままで大丈夫です。
「次へ」をクリックして進んでください。
3.ここでは、トリガーとなるGoogle スプレッドシートの設定をします。
今回は、テスト操作のため下記のようなGoogle スプレッドシートを作成しました。まだ、トリガーとなるGoogle スプレッドシートを準備していない場合は、このタイミングで作成してください。
なお、この後のテスト操作で行の内容が入力されている必要があるので、こちらも入力してください。
Google スプレッドシートの準備ができたら、Yoom画面に戻り下記項目を入力しましょう。
入力が完了したら、「テスト」を実行してみましょう。
テストが成功すると、下記のようなアウトプットが表示されます。
Google スプレッドシートの内容が反映していればOKです!
最後に、「保存する」を押して次のステップへ進みましょう。
1.次に、Microsoft Excelにレコードが追加された時のアクション設定をします。
以下の赤枠をクリックしてください。
2.データベースの連携画面に遷移します。
Microsoft Excelにレコードを追加するため、まだ対象のMicrosoft Excelファイルの準備が出来てない場合は、このタイミングで作成しましょう。
今回は、下記のようなMicrosoft Excelファイルを作成しました。
Microsoft Excelの準備が整ったら、Yoom画面に戻ります。
タイトルとアカウント情報はステップ1で設定した内容が入力されています。
アクションは、テンプレート通りに「レコードを追加する」のままで大丈夫です。
ページを下に進み、データベースの連携欄を入力しましょう。
入力が完了したら、「次へ」を押して進みましょう。
3.ここでは、先ほど指定したMicrosoft Excelに新しいレコードを追加するため、具体的な設定をしていきます。
追加するレコードの値には、それぞれの入力欄をクリックすることで下記のようなアウトプットが表示されます。各項目に合うアウトプットを選択してください。
※アウトプットについて詳しくはこちらをご覧ください。
今回は、下記のようにそれぞれの項目を入力しました。
入力が完了したら、「テスト」を実行してみましょう。
テストが成功すると、指定したMicrosoft Excelにレコードが追加されているはずなので確認してみましょう。
下記のように、設定した項目が反映していればOKです!
最後に、「保存する」を押して次のステップへ進みましょう。
1.ここでは、請求書発行について設定をしていきます。
以下の赤枠をクリックしてください。
2.書類の雛形となるGoogleドキュメントの設定と、出来上がった書類の格納先を設定します。
Googleドキュメントの雛形の作成がまだの場合、また、格納先の準備ができていない場合は、このタイミングで作成してください。
今回は、下図のような内容で雛形を作成しました！
雛形を作成する際の注意点として、{}で囲った文字列が「置換対象の文字列」となり、フォームの回答データを引用できるようになります。置換対象としたい文言ごとに{}で囲って入力してくださいね。
※詳しくはこちらのヘルプページをご覧ください。
次に、出来上がった請求書の格納先を準備するため、Google Driveに格納先となるフォルダを作成してください。
今回は下図赤枠のようなフォルダを作成しました！
Google スプレッドシートとGoogle Driveの準備が整ったら、Yoom画面に戻ります。
タイトル欄は任意で変更可能です。アカウント情報欄にはステップ1で連携したアカウントの情報が反映されています。
先ほど準備した内容を元に、下記項目を設定してください。
入力が完了したら、「次へ」を押して進みましょう。
3.置換条件の設定
Googleドキュメントで囲った{}の置換対象の文字列を、フォームの回答データに置換えて書類を作成するように設定していきます。
下図のようにそれぞれの入力欄をクリックするとアウトプットが表示されるので、「置換後の文字列」に適切な値を設定してください。
今回は、下図のように置換後の文字列を設定しました！
入力が完了したら、「テスト」を実行してください。
テストが成功すると、書類のダウンロードボタンとアウトプットが表示されます。
ダウンロードボタンを押して、データが正しく反映しているか確認してみましょう。
下図のようにデータが反映された書類が作成されていれば、OKです！
指定したGoogle Driveのフォルダに、設定したファイル名でGoogleドキュメントファイルとPDFファイルが格納されていることも確認してみましょう。
下図の赤枠のように、設定したとおりに保存できていました！
最後に、Yoom画面に戻って「保存する」を選択し、次のステップに進みましょう。
1.ここでは、先ほど作成した請求書をメールで送信する設定をしていきます。
以下の赤枠をクリックしてください。
2.ここでは、送信するメールの具体的な内容を設定していきます。
メール内容について、下図のように入力欄をクリックするとアウトプットが表示されます。
アウトプットを活用し、お好みでメール内容をカスタマイズしてください!
今回は、下図のようなそれぞれの項目を入力しました。
入力が完了したら、「次へ」を押して進みましょう。
3.画面が遷移し、前のページで設定したメールの内容が反映しているはずです。内容に誤りがないか確認しましょう。
内容に誤りがなければ、「テスト」を実行してください。
テストが成功すると、設定したメールアドレス宛にメールが届いているはずなので確認してみましょう。
下記画像のように、指定した内容のメールが届いていればOKです。
最後に、Yoom画面の戻り「保存する」を押して次のステップへ進みましょう。
お疲れ様でした！これですべての設定が完了です。
設定が完了すると以下のようなメニューが表示されるので、トリガーをONにします。
これですべての設定が完了したので、動作確認をしてみましょう!
Google スプレッドシートやMicrosoft ExcelのAPIを活用することで、様々な自動化の実現が可能になります。
行が更新されたタイミングでSlackに通知を送信したり、行が追加されたときにGoogle Driveに自動でフォルダを作成することが可能です。また、Stripeで支払いが発生した際に取引情報をスプレッドシートに記録したり、追加された内容をDeepSeekで要約、Reddit上の特定キーワードに一致する投稿を自動で記録するなど、情報収集や処理を効率化できます。
OutlookやGmailで受信したメール内容を自動でMicrosoft Excelに記録したり、指定した日時にExcelから予算情報を取得してMicrosoft Teamsに通知することができます。また、Notionに登録されたタスクやSalesforceの商談情報を、Microsoft Excelのシートに自動で追加することもでき、データの一元管理と業務効率化を実現します。
この記事では、「Google スプレッドシートとMicrosoft Excelを連携して請求書作成を自動化する方法」について、プログラミング不要で実現できる具体的な手順をご紹介しました。
Google スプレッドシートに入力された請求情報をもとに、Microsoft Excelで自動的に請求書を作成し、メール送信まで完了できるこのフローは、作業時間の短縮だけでなく、転記ミスや送信忘れといったヒューマンエラーの防止にも効果的です。
<span class="mark-yellow">Yoomには、今回ご紹介した請求書自動化以外にも、日常業務を効率化するテンプレートが多数用意されています。</span>フォームやスケジュールを起点にした処理の自動化や、チャット通知との連携など、業務内容に合わせて柔軟に活用できる点も大きな魅力です。
「請求書業務にかかる手間を減らしたい」「複数のアプリを使った作業をまとめたい」と感じている方は、ぜひ一度テンプレートを試して、その効果を実感してみてください！
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