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毎月Googleスプレッドシートで管理している請求データを、Microsoft Excelの請求書フォーマットに手入力で転記し、その後PDF化してメールで送信する…このような定型的ながらも手間のかかる請求書発行業務に、多くの時間を費やしていませんか？あるいは、手作業によるデータのコピペミスで請求金額を間違えたり、送付先を誤ったりするのではないかと、常に不安を感じているかもしれません。
もし、Googleスプレッドシートの特定のデータが更新されたら、自動でMicrosoft Excel形式の請求書が作成され、さらには指定のメールアドレスに自動で送付まで完了する仕組みがあれば、これらの悩みから解放され、月末の煩雑な請求業務に追われることなく、より分析的な業務や顧客とのコミュニケーションといった、本来注力すべき業務に集中できる貴重な時間を生み出すことができます！
今回ご紹介する自動化の設定は、専門的なプログラミング知識がなくてもノーコードで簡単に設定でき、導入にかかる手間や時間も少ないため、ぜひこの機会に請求書発行業務の自動化を導入して、日々の作業をもっと楽に、そして正確に進めてみてはいかがでしょうか？とにかく早く試したい方へ
YoomにはGoogleスプレッドシートとMicrosoft Excelを連携して請求書発行業務を自動化するテンプレートが用意されているので、「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
GoogleスプレッドシートとMicrosoft Excel間で発生する請求書作成に関連する様々なデータ連携を自動化する方法を、具体的なテンプレートを使って紹介します！これにより、請求書発行業務の大幅な効率化やヒューマンエラーの削減が実現できるため、気になる内容があれば、ぜひクリックしてみてください！GoogleスプレッドシートのデータをMicrosoft Excelに自動で転送し請求書を作成・送信する
Googleスプレッドシートに新しい請求情報が追加された際に、そのデータをMicrosoft Excelの請求書テンプレートに自動で転記し、請求書ファイルを作成、さらに指定された宛先にメールで自動送信する基本的な連携フローなので、手作業でのデータ入力や請求書作成、メール送信といった一連の作業の手間を大幅に削減し、迅速かつ正確な請求業務を実現できます！
Googleスプレッドシート内の特定の条件（例えば、特定のステータスを持つ案件や一定金額以上の請求データなど）を満たすデータのみを対象としてMicrosoft Excelに転送し、請求書を自動作成してメール送信するフローであり、発行が必要な請求書だけを選択的に処理することで、業務の精度を高め、不要な作業を削減します！
Googleスプレッドシートの請求データに基づいて、AIが取引先の過去の取引履歴から関連情報を付与したり、請求内容に応じてパーソナライズされたメール文面を自動生成したりするなど、データを加工・変換した上でMicrosoft Excelで請求書を自動作成しメール送信するフローで、より付加価値の高い情報を活用した請求書発行業務や、顧客ごとに最適化されたコミュニケーションの実現を支援します！
それではここから代表的な例として、Googleスプレッドシートに新しい請求情報が追加された際に、そのデータを元にMicrosoft Excelで請求書を自動作成し、指定された宛先にメールで自動送信するフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト：Google スプレッドシート／Microsoft Excel／Googleドキュメント
[Yoomとは]フローの作成方法
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
Google スプレッドシートの連携
以下の手順をご参照ください。
Microsoft Excelの連携
以下の手順をご参照ください。※「Microsoft 365（旧Office 365）」には個人向けと法人向けプラン（Microsoft 365 Business）があります。法人向けプランを契約していない場合、Yoomからの認証がうまくいかない可能性があるのでご注意ください。
Googleドキュメントの連携
Google スプレッドシートと同じ手順で連携できます。ステップ2：テンプレートをコピー
ここからいよいよフローを作っていきます！
簡単に設定できるようテンプレートがありますので、まずはこちらをコピーしましょう。
Yoomにログインし、以下バナーの「試してみる」をクリックしてください。
1.上記バナーの「詳細を見る」をクリック
2.画面が切り替わったら「このテンプレートを試してみる」をクリック
3.Yoomの登録がまだの場合は、登録を行う
※既に登録が完了している場合はログイン画面が表示されるので、ログイン情報を入力してください。
4.下記のようにお使いのYoom管理画面にテンプレートがコピーされるので、OKを押して設定を進めていきます。
ステップ3：Googleスプレッドシートのトリガー設定
1.記念すべき最初の設定です！
まずは、Googleスプレッドシートのトリガー設定をします。
以下の赤枠をクリックしてください。
2.連携アカウントとアクションを設定しましょう。
タイトルとアカウント情報はステップ1で設定した内容が入力されています。
トリガーアクションは、テンプレート通りに「行が追加されたら」のままで大丈夫です。
「次へ」をクリックして進んでください。
3.ここでは、トリガーとなるGoogle スプレッドシートの設定をします。
今回は、テスト操作のため下記のようなGoogle スプレッドシートを作成しました。まだ、トリガーとなるGoogle スプレッドシートを準備していない場合は、このタイミングで作成してください。
なお、この後のテスト操作で行の内容が入力されている必要があるので、こちらも入力してください。
Google スプレッドシートの準備ができたら、Yoom画面に戻り下記項目を入力しましょう。
※値が重複した場合、正しく動かない場合がありますので注意しましょう。
入力が完了したら、「テスト」を実行してみましょう。
テストが成功すると、下記のような取得した値が表示されます。
Google スプレッドシートの内容が反映していればOKです!
最後に、「保存する」を押して次のステップへ進みましょう。
ステップ4：Microsoft Excelのアクション設定
1.次に、Microsoft Excelにレコードが追加された時のアクション設定をします。
以下の赤枠をクリックしましょう。
上記2記事も併せてご参照ください。
2.データベースの連携画面に遷移します。
Microsoft Excelにレコードを追加するため、まだ対象のMicrosoft Excelファイルの準備が出来てない場合は、このタイミングで作成しましょう。
今回は、下記のようなMicrosoft Excelファイルを作成しました。
Microsoft Excelの準備が整ったら、Yoom画面に戻ります。
タイトルとアカウント情報はステップ1で設定した内容が入力されています。
アクションは、テンプレート通りに「レコードを追加する」のままで大丈夫です。
ページを下に進み、データベースの連携欄を入力しましょう。
入力が完了したら、「次へ」を押して進みましょう。
3.ここでは、先ほど指定したMicrosoft Excelに新しいレコードを追加するため、具体的な設定をしていきます。
追加するレコードの値には、それぞれの入力欄をクリックすることで下記のような取得した値が表示されます。各項目に合う値を選択してください。
今回は、下記のようにそれぞれの項目を入力しました。
入力が完了したら、「テスト」を実行してみましょう。
テストが成功すると、指定したMicrosoft Excelにレコードが追加されているはずなので確認してみましょう。
下記のように、設定した項目が反映していればOKです!
最後に、「保存する」を押して次のステップへ進みましょう。
ステップ5：Googleドキュメントの請求書作成設定
1.ここでは、請求書発行について設定をしていきます。
以下の赤枠をクリックしてください。
2.書類の雛形となるGoogleドキュメントの設定と、出来上がった書類の格納先を設定します。
Googleドキュメントの雛形の作成がまだの場合、また、格納先の準備ができていない場合は、このタイミングで作成してください。
今回は、下図のような内容で雛形を作成しました！
雛形を作成する際の注意点として、{}で囲った文字列が「置換対象の文字列」となり、フォームの回答データを引用できるようになります。置換対象としたい文言ごとに{}で囲って入力してくださいね。
※詳しくは「書類を発行する」の設定方法をご覧ください。
次に、出来上がった請求書の格納先を準備するため、Google Driveに格納先となるフォルダを作成してください。
今回は下図赤枠のようなフォルダを作成しました！
Google スプレッドシートとGoogle Driveの準備が整ったら、Yoom画面に戻ります。
タイトル欄は任意で変更可能です。アカウント情報欄にはステップ1で連携したアカウントの情報が反映されています。
先ほど準備した内容を元に、下記項目を設定してください。
入力が完了したら、「次へ」を押して進みましょう。
3.置換条件の設定
Googleドキュメントで囲った{}の置換対象の文字列を、フォームの回答データに置換えて書類を作成するように設定していきます。
下図のようにそれぞれの入力欄をクリックすると取得した値が表示されるので、「置換後の文字列」に適切な値を設定してください。
