フォームで受信した文書ファイルをOCRで読み取り、Google スプレッドシートに自動で追加する
Googleフォームなどのフォームツールを通じて受信した文書ファイル（例：申込書、アンケートの添付資料など）を自動でOCR処理し、抽出データをGoogle スプレッドシートに整理することも可能です。
フォームから集めた情報を手作業でデータ化する時間を削減し、イベント申し込みや資料請求の処理などの対応を迅速化できるでしょう。
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紙の請求書や申込書、アンケート用紙、画像で送られてくる資料…。ビジネスシーンでは、まだまだ多くの文書が紙や画像ファイルの形式でやり取りされていますよね。
これらの情報をデータとして活用するには、手作業でシステムへ転記する作業が必要になりますが、時間がかかる上に、入力ミスや見落としといったヒューマンエラーも起こりがち…。特に、大量の文書を扱うとなると、その負担はかなりのものです。
そこで活用したいのが、<span class="mark-yellow">OCR技術を活用して自動的に文書をデータ化する仕組み</span>！
OCRを使えば、画像ファイルやPDFに含まれる文字情報を自動でテキストデータに変換してくれるんです。変換したデータを用いて、データベースに自動でデータを登録することも可能！
本記事では、ノーコードでこの自動化の仕組みを構築する方法を詳しく解説します。
「文書ファイルをOCRで読み取って、データベースに自動でデータを反映したい！」
そんな方のために、Yoomにはこの業務フローを自動化するテンプレートがすでに用意されています。
気になる方は、以下のバナーの「試してみる」をクリックして、早速スタートしましょう！
メール、フォーム、クラウドストレージなど、様々な方法で受け取った文書ファイルに対してOCR処理を行い、その結果をGoogle スプレッドシートなどのツールへ自動で整理することができます。
ここでは、業務効率化に役立つ実践的なテンプレートをいくつかご紹介しますので、気になるテンプレートがあれば「試してみる」をクリックして、気軽に試してみてくださいね！
GmailやOutlookなどのメールツールで文書ファイル（例：請求書、注文書など）を受け取った際に、自動で添付ファイルをOCR処理し、抽出したテキストデータをGoogle スプレッドシートに記録することができます。
メールに添付された書類の内容確認や管理ツールへの手入力の手間、転記ミスを削減でき、経理業務や受発注業務の効率化をサポートします。
Googleフォームなどのフォームツールを通じて受信した文書ファイル（例：申込書、アンケートの添付資料など）を自動でOCR処理し、抽出データをGoogle スプレッドシートに整理することも可能です。
フォームから集めた情報を手作業でデータ化する時間を削減し、イベント申し込みや資料請求の処理などの対応を迅速化できるでしょう。
Google DriveやBoxなどのオンラインストレージに特定の文書ファイルが追加されると、自動でOCR処理を実行し、テキストデータをGoogle スプレッドシートに転記することもできます。
チームで共有している契約書や報告書などの内容を関係者へ素早く共有したり、情報を一元管理するのにも役立つでしょう。ファイルアップロード後の確認や転記作業を自動化でき、手作業の時間が削減されることで、空いたリソースを他のコアな業務に充てられるのも、大きなメリットですよね！
今回は例として、「Gmailで受信した特定のメールに添付された文書ファイルをOCRで読み取り、その結果をGoogle スプレッドシートに自動で追加する」フローを自動化する方法を解説します。
メールでの書類受け取りからデータ入力までのプロセスを自動化できるため、データ管理の迅速化と精度向上に期待できます。
今回はYoomを使用して、ノーコードで一連のフローを自動化するフローボットを作成していきます。
もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを作成しておきましょう！
[Yoomとは]
ご紹介するフローボットの作成の流れは、大きく分けて以下です。
まず、Yoomのアカウントにログインします。
まだYoomを利用したことがない方は、初めてのYoomをぜひご覧ください。
1 .画面左の「マイアプリ」をクリックした後、右側に表示される「新規接続」をクリックしてください。
2. 入力欄からYoomと連携したいアプリを、アプリ名で検索できます。
では、さっそくGmailのマイアプリ登録からしていきましょう！
入力欄にGmailと入力するとGmailのアイコンが表示されるので、アイコンをクリックしてください。
1. 下図の画面が表示されたら、「Sign in with Google」をクリックします。
2. Yoomと連携するGoogleアカウントを選択しましょう。
表示されているアカウントをクリックするか、「別のアカウントを使用」を選択して、使用したいアカウントにログインします。
※アクセス権限許可の選択画面が表示された場合は、「全て許可」にしてください。
先ほど同様に、Google スプレッドシートを検索してアイコンをクリックします。
Gmailのマイアプリ登録時と同じように、「Sign in with Google」をクリックしてください。Googleのアカウント選択等、先ほどのGmailと進め方は同じです！
マイアプリ登録が成功すると、下図赤枠のテキストが表示されます。
マイアプリ欄にGmailとGoogle スプレッドシートのアイコンが表示されていれば、Yoomとの連携完了です。
ここから実際に、フローボットの設定を進めていきましょう！
簡単に設定できるようにするため、テンプレートを活用します。以下のバナーの「試してみる」をクリックして、テンプレートをコピーしてください。
以下の表示が出たら、テンプレートのコピー成功です！
コピーしたテンプレートは、「マイプロジェクト」に自動的に格納されます。「OK」をクリックして、設定を進めましょう。
まずは、Gmailのアプリトリガー設定です。
ここでは、Gmailで特定のラベルのメールを受信したら、フローボットが自動的に起動するよう設定していきます。
コピーしたテンプレートの一番上にある、「特定のラベルのメールを受信したら」をクリックしてください。
Gmailと連携するアカウント情報には、ステップ1で連携したアカウント情報が反映されているはずです。
トリガーは「特定のラベルのメールを受信したら」のままにし、「次へ」をクリックしてください。
各項目を設定していきます。
設定が終わったらテストを行います。
先ほど指定したGmailのラベルに、テスト用のファイルを添付したメールを実際に送ってみましょう。テスト用なので、架空の情報（「テスト株式会社」や「テスト太郎」など）でOKです！
今回はテストとして、以下のファイルをメールに添付して送信してみました。
メールの送信が終わったらYoomの画面に戻り、「テスト」をクリックしましょう。
テストが成功すると「テスト成功」の画面が表示され、先ほどテスト送信したメールの情報がアウトプットとして取得されます。
※アウトプットについて、詳しくは以下のリンク先をご参照ください。
アウトプットについて
テストが終わったら、最後に「保存する」をクリックするのを忘れないようにしてくださいね！
次に、受信したメールの添付ファイルから、テキストデータを抽出する設定を行います。
「画像・PDFから文字を読み取る」をクリックしてください。
※OCRのAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。
フリープランやミニプランではこのオペレーションを使うことができず、設定してもエラーになりますのでご注意くださいね。
なお、ミニプランをはじめとする有料プランは2週間の無料トライアルが可能です！この機会にぜひお試しください。
タイトルとアクションの設定内容を確認します。
デフォルトのアクションでは「5タスク」が使われていますが、必要に応じて変更しましょう。
※タスク実行数について、詳しくはこちらをご参照ください。
※設定に関する具体的な手順や注意点については、以下のリンク先を参考にしてみてくださいね！
「画像・PDFから文字を読み取る」の設定方法
画像・PDFから文字情報を読み取るオペレーションで実施できること/できないこと
各項目を設定していきます。
設定が終わったら「テスト」をクリックしましょう。
テストが成功すると、先ほど「抽出したい項目」に設定した項目のテキストデータが、Gmailの添付ファイルから抽出されます。
テストが成功したら、「保存する」をクリックして次の設定に進みましょう！
最後に、抽出したテキストデータを使って、Google スプレッドシートにデータを追加する設定を行います。
「レコードを追加する」をクリックしてください。
Google スプレッドシートと連携するアカウント情報には、ステップ1でマイアプリ登録した際のアカウント情報が反映されています。
アクションは「レコードを追加する」のままで変更せず、ページを下にスクロールしましょう！
データベースの連携設定をしていきます。
今回は、以下のスプレッドシートをテスト用に用意しました！設定が終わったら「次へ」をクリックしましょう。
次に、追加するレコードの値を設定します。
各項目の入力欄をクリックすると、OCRで抽出したテキストデータを引用できます。
OCRのテキスト抽出設定で取得したアウトプットを用いて、各項目に適切な値を設定しましょう。
※「追加するレコードの値」の各項目は、データベース連携で指定したスプレッドシートに紐づいて表示されます。項目を編集したい場合は、スプレッドシートを編集してくださいね！
設定が完了したら「テスト」をクリックします。画面に「テスト成功」と表示されたら、最後に「保存する」をクリックしましょう！
Google スプレッドシートに、正しくレコードが追加されているか確認しておくと安心です。
おつかれさまでした！以上で設定はすべて完了です。
設定が終わると、以下のような画面が表示されます。
「トリガーをON」をクリックするとフローボットが起動するので、正常に動作するかチェックしてみましょう！
以上が、「Gmailで受信した文書ファイルをOCRで読み取り、Google スプレッドシートに追加する」フローを、自動化する方法でした！
文書のOCR処理以外にも、OCR技術を活用した業務フローの自動化を実現できるテンプレートが、Yoomには豊富に用意されています。
ここではその一部をご紹介！気になるテンプレートがあれば、「試してみる」をクリックして気軽にお試しください。
いかがでしたか？今回は、文書のOCR処理をテーマに、紙や画像ファイルに含まれる文字情報を自動でテキストデータ化し、業務を効率化する方法について解説しました。
これまで手作業で行っていた書類のデータ入力は、時間と労力がかかるだけでなく、ミスの原因にもなりがちですよね。
Yoomを使えば、プログラミングの知識がなくても、メールの受信やストレージへのファイル追加などをきっかけに、自動でOCR処理を実行し、抽出したデータをGoogle スプレッドシートなどの様々なツールに連携させることが可能です！
「本当にノーコードで設定できる？」「ちょっと気になるかも…」と思った方は、ぜひまずは無料アカウントを作成してみてください。登録は30秒ほどで完了！その後すぐに様々な業務プロセスの自動化設定を体験できます。
フローは自由にカスタマイズできるので、自社の業務に合った最適なフローを構築してみてくださいね。
Yoomで日々の業務を<span class="mark-yellow">もっとラクに、もっと効率的に</span>。
まずは、ご自身の業務に近しいテンプレートから試してみてはいかがでしょうか。
手作業によるデータ入力業務から解放されて、より創造的な業務に時間を使うための一歩を、ぜひこの機会に踏み出してみてください。
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