【プログラミング不要】文書ファイルのOCR処理を自動化する方法

紙の請求書や申込書、アンケート用紙、画像で送られてくる資料…。ビジネスシーンでは、まだまだ多くの文書が紙や画像ファイルの形式でやり取りされていますよね。
これらの情報をデータとして活用するには、手作業でシステムへ転記する作業が必要になりますが、時間がかかる上に、入力ミスや見落としといったヒューマンエラーも起こりがち…。特に、大量の文書を扱うとなると、その負担はかなりのものです。

そこで活用したいのが、OCR技術を活用して自動的に文書をデータ化する仕組み！

OCRを使えば、画像ファイルやPDFに含まれる文字情報を自動でテキストデータに変換してくれるんです。変換したデータを用いて、データベースに自動でデータを登録することも可能！
本記事では、ノーコードでこの自動化の仕組みを構築する方法を詳しく解説します。

とにかく早く試したい方へ

「文書ファイルをOCRで読み取って、データベースに自動でデータを反映したい！」
そんな方のために、Yoomにはこの業務フローを自動化するテンプレートがすでに用意されています。
気になる方は、以下のバナーの「試してみる」をクリックして、早速スタートしましょう！

Gmailで受信した文書ファイルをOCRで読み取り、Google スプレッドシートに追加する

試してみる

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■概要
「Gmailで受信した文書ファイルをOCRで読み取り、Google スプレッドシートに追加する」ワークフローは、Gmailに届く文書ファイルをOCR技術で自動的に解析し、必要なデータをGoogle スプレッドシートに整理・追加する業務ワークフローです。手作業によるデータ入力の手間を省き、効率的な情報管理をサポートします。‍

■このテンプレートをおすすめする方
・Gmailで多くの文書ファイルを受信しており、効率的にデータ管理をしたい方
・文書の内容を手作業でスプレッドシートに入力している業務担当者
・OCRを活用して文書データを自動的に抽出・整理したいビジネスユーザー
・Google スプレッドシートでのデータ集計や分析を効率化したい方‍

■注意事項
・Gmail、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。

詳細を見る 試してみる

様々なツールから受信した文書をOCR処理してデータを整理する自動化例

メール、フォーム、クラウドストレージなど、様々な方法で受け取った文書ファイルに対してOCR処理を行い、その結果をGoogle スプレッドシートなどのツールへ自動で整理することができます。
ここでは、業務効率化に役立つ実践的なテンプレートをいくつかご紹介しますので、気になるテンプレートがあれば「試してみる」をクリックして、気軽に試してみてくださいね！

メールで受信した文書ファイルをOCRで読み取り、Google スプレッドシートに自動で追加する

GmailやOutlookなどのメールツールで文書ファイル（例：請求書、注文書など）を受け取った際に、自動で添付ファイルをOCR処理し、抽出したテキストデータをGoogle スプレッドシートに記録することができます。
メールに添付された書類の内容確認や管理ツールへの手入力の手間、転記ミスを削減でき、経理業務や受発注業務の効率化をサポートします。

Gmailで受信した文書ファイルをOCRで読み取り、Google スプレッドシートに追加する

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■概要
「Gmailで受信した文書ファイルをOCRで読み取り、Google スプレッドシートに追加する」ワークフローは、Gmailに届く文書ファイルをOCR技術で自動的に解析し、必要なデータをGoogle スプレッドシートに整理・追加する業務ワークフローです。手作業によるデータ入力の手間を省き、効率的な情報管理をサポートします。‍

■このテンプレートをおすすめする方
・Gmailで多くの文書ファイルを受信しており、効率的にデータ管理をしたい方
・文書の内容を手作業でスプレッドシートに入力している業務担当者
・OCRを活用して文書データを自動的に抽出・整理したいビジネスユーザー
・Google スプレッドシートでのデータ集計や分析を効率化したい方‍

■注意事項
・Gmail、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。

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Outlookで受信した文書ファイルをOCRで読み取り、Google スプレッドシートに追加する

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■概要
「Outlookで受信した文書ファイルをOCRで読み取り、Google スプレッドシートに追加する」ワークフローは、メールで受信した文書を自動的にデジタル化し、整理するための業務プロセスです。OCR機能を活用して、手動入力の手間を省き、データ管理を効率化します。さまざまなSaaSアプリと連携し、日常業務をスムーズに進めることができます。‍

■このテンプレートをおすすめする方
・Outlookを日常的に利用し、受信した文書を手作業で管理している方
・文書データを効率的にデジタル化し、Google スプレッドシートで整理したい方
・OCR機能を活用して業務の自動化を図りたい企業の管理者やIT担当者
・複数のSaaSアプリを連携させた業務ワークフローを構築したい方‍

■注意事項
・Outlook、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。

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フォームで受信した文書ファイルをOCRで読み取り、Google スプレッドシートに自動で追加する　

Googleフォームなどのフォームツールを通じて受信した文書ファイル（例：申込書、アンケートの添付資料など）を自動でOCR処理し、抽出データをGoogle スプレッドシートに整理することも可能です。
フォームから集めた情報を手作業でデータ化する時間を削減し、イベント申し込みや資料請求の処理などの対応を迅速化できるでしょう。

Googleフォームで受信した文書ファイルをOCRで読み取り、Google スプレッドシートに追加する

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■概要
「Googleフォームで受信した文書ファイルをOCRで読み取り、Google スプレッドシートに追加する」フローは、Googleフォームを通じて収集した文書ファイルを自動でOCR処理し、
データをGoogleスプレッドシートに整理する業務ワークフローです。手動でのデータ入力や文書のデジタル化にかかる時間と労力を削減し、効率的なデータ管理を実現します。
Yoomの強力な連携機能を活用することで、文書OCRの精度も向上し、正確な情報の活用が可能になります。‍

■このテンプレートをおすすめする方
・Googleフォームを利用して多くの文書ファイルを収集しているが、データ整理に時間がかかっている方
・文書の内容をデジタルデータとして活用したいが、手動でのOCR処理に苦労している方
・Googleスプレッドシートで効率的にデータを管理し、自動化したいビジネスユーザー
・様々な文書フォーマットを迅速に処理し、一元管理したい方

■注意事項
・Googleフォーム、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
・Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記を参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。

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フォームで受信した文書ファイルをOCRで読み取り、Google スプレッドシートに追加する

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■概要
「フォームで受信した文書ファイルをOCRで読み取り、Google スプレッドシートに追加する」ワークフローは、受信した文書を効率的にデジタル化し、データ管理を自動化する業務ワークフローです。
Yoomを活用することで、フォームから送信された文書ファイルをOCR技術で正確に読み取り、その情報を自動的にGoogle スプレッドシートに反映させます。
これにより、手作業によるデータ入力の手間を削減し、業務効率を向上させます。‍

■このテンプレートをおすすめする方
・フォームを通じて多くの文書ファイルを受信し、手動でデータを入力している業務担当者の方
・文書データを効率的に管理・分析したいと考えているビジネスユーザーの方
・文書のデジタル化を進め、業務プロセスを自動化したいIT担当者の方
・正確なデータ管理を実現し、ヒューマンエラーを減少させたい企業の管理者の方
・Google スプレッドシートを活用してデータを一元管理したい方

■注意事項
・Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
・OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。

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ストレージサービスに追加された文書ファイルをOCRで読み取り、Google スプレッドシートに自動で追加する

Google DriveやBoxなどのオンラインストレージに特定の文書ファイルが追加されると、自動でOCR処理を実行し、テキストデータをGoogle スプレッドシートに転記することもできます。
チームで共有している契約書や報告書などの内容を関係者へ素早く共有したり、情報を一元管理するのにも役立つでしょう。ファイルアップロード後の確認や転記作業を自動化でき、手作業の時間が削減されることで、空いたリソースを他のコアな業務に充てられるのも、大きなメリットですよね！

Google Driveに格納された文書ファイルをOCRで読み取り、OCRで読み取りGoogle スプレッドシートに追加する

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■概要
「Google Driveに格納された文書ファイルをOCRで読み取り、Google スプレッドシートに追加する」ワークフローは、文書管理とデータ整理を自動化する業務ワークフローです。
Google Driveに保存された文書が自動的にOCR処理され、抽出されたテキストデータがGoogle スプレッドシートに転記されます。
これにより、手動でのデータ入力作業を削減し、効率的かつ正確な情報管理が可能になります。‍

■このテンプレートをおすすめする方
・Google Driveで多数の文書を管理しているビジネスユーザー
・文書内のデータをスプレッドシートに効率的に整理したい業務担当者
・OCR技術を活用して文書の内容を自動的にデータ化したい方
・手動でのデータ入力作業を削減し、業務効率化を図りたい企業
・正確なデータ管理と迅速な情報共有を実現したいチーム

■注意事項
・Google Drive、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。

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Boxに格納された文書ファイルをOCRで読み取り、OCRで読み取りGoogle スプレッドシートに追加する

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■概要
「Boxに格納された文書ファイルをOCRで読み取り、OCRで読み取りGoogle スプレッドシートに追加する」業務ワークフローです。
このワークフローにより、文書データのデジタル化と情報の一元管理がスムーズに行え、業務効率が向上します。
手作業でのデータ入力を減らし、正確な情報管理を実現することで、日々の業務負担を軽減します。‍

■このテンプレートをおすすめする方
・Boxを利用して文書管理を行っている方
・手作業で文書データをGoogle スプレッドシートに転記している方
・文書のデジタル化とデータ活用を効率化したいビジネスマン
・正確なデータ入力を求める業務担当者
・業務プロセスの自動化を検討しているチームリーダー

■注意事項
・Box、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。

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メールの添付ファイルをOCRで読み取り、データ整理を自動化するフローを作ってみよう

今回は例として、「Gmailで受信した特定のメールに添付された文書ファイルをOCRで読み取り、その結果をGoogle スプレッドシートに自動で追加する」フローを自動化する方法を解説します。
メールでの書類受け取りからデータ入力までのプロセスを自動化できるため、データ管理の迅速化と精度向上に期待できます。

今回はYoomを使用して、ノーコードで一連のフローを自動化するフローボットを作成していきます。
もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを作成しておきましょう！

[Yoomとは]

ご紹介するフローボットの作成の流れは、大きく分けて以下です。

• GmailとGoogle スプレッドシートのマイアプリ登録
• テンプレートをコピーする
•  Gmailのトリガー設定と各アクション設定
• トリガーをONに設定してフローの動作確認

Gmailで受信した文書ファイルをOCRで読み取り、Google スプレッドシートに追加する

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■概要
「Gmailで受信した文書ファイルをOCRで読み取り、Google スプレッドシートに追加する」ワークフローは、Gmailに届く文書ファイルをOCR技術で自動的に解析し、必要なデータをGoogle スプレッドシートに整理・追加する業務ワークフローです。手作業によるデータ入力の手間を省き、効率的な情報管理をサポートします。‍

■このテンプレートをおすすめする方
・Gmailで多くの文書ファイルを受信しており、効率的にデータ管理をしたい方
・文書の内容を手作業でスプレッドシートに入力している業務担当者
・OCRを活用して文書データを自動的に抽出・整理したいビジネスユーザー
・Google スプレッドシートでのデータ集計や分析を効率化したい方‍

■注意事項
・Gmail、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。

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ステップ1：GmailとGoogle スプレッドシートのマイアプリ登録

まず、Yoomのアカウントにログインします。
まだYoomを利用したことがない方は、初めてのYoomをぜひご覧ください。

1 .画面左の「マイアプリ」をクリックした後、右側に表示される「新規接続」をクリックしてください。

2. 入力欄からYoomと連携したいアプリを、アプリ名で検索できます。

Gmailのマイアプリ登録

では、さっそくGmailのマイアプリ登録からしていきましょう！
入力欄にGmailと入力するとGmailのアイコンが表示されるので、アイコンをクリックしてください。

1. 下図の画面が表示されたら、「Sign in with Google」をクリックします。

2. Yoomと連携するGoogleアカウントを選択しましょう。
表示されているアカウントをクリックするか、「別のアカウントを使用」を選択して、使用したいアカウントにログインします。
※アクセス権限許可の選択画面が表示された場合は、「全て許可」にしてください。

Google スプレッドシートのマイアプリ登録

先ほど同様に、Google スプレッドシートを検索してアイコンをクリックします。
Gmailのマイアプリ登録時と同じように、「Sign in with Google」をクリックしてください。Googleのアカウント選択等、先ほどのGmailと進め方は同じです！

マイアプリ登録が成功すると、下図赤枠のテキストが表示されます。
マイアプリ欄にGmailとGoogle スプレッドシートのアイコンが表示されていれば、Yoomとの連携完了です。

ステップ2：テンプレートをコピー

ここから実際に、フローボットの設定を進めていきましょう！
簡単に設定できるようにするため、テンプレートを活用します。以下のバナーの「試してみる」をクリックして、テンプレートをコピーしてください。

Gmailで受信した文書ファイルをOCRで読み取り、Google スプレッドシートに追加する

試してみる

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■概要
「Gmailで受信した文書ファイルをOCRで読み取り、Google スプレッドシートに追加する」ワークフローは、Gmailに届く文書ファイルをOCR技術で自動的に解析し、必要なデータをGoogle スプレッドシートに整理・追加する業務ワークフローです。手作業によるデータ入力の手間を省き、効率的な情報管理をサポートします。‍

■このテンプレートをおすすめする方
・Gmailで多くの文書ファイルを受信しており、効率的にデータ管理をしたい方
・文書の内容を手作業でスプレッドシートに入力している業務担当者
・OCRを活用して文書データを自動的に抽出・整理したいビジネスユーザー
・Google スプレッドシートでのデータ集計や分析を効率化したい方‍

■注意事項
・Gmail、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。

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以下の表示が出たら、テンプレートのコピー成功です！
コピーしたテンプレートは、「マイプロジェクト」に自動的に格納されます。「OK」をクリックして、設定を進めましょう。

ステップ3：Gmailのアプリトリガー設定

まずは、Gmailのアプリトリガー設定です。
ここでは、Gmailで特定のラベルのメールを受信したら、フローボットが自動的に起動するよう設定していきます。
コピーしたテンプレートの一番上にある、「特定のラベルのメールを受信したら」をクリックしてください。

Gmailと連携するアカウント情報には、ステップ1で連携したアカウント情報が反映されているはずです。
トリガーは「特定のラベルのメールを受信したら」のままにし、「次へ」をクリックしてください。

各項目を設定していきます。

• トリガーの起動間隔：5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
  ご利用中のプランによって設定できる最短の起動間隔が異なるので、事前に確認してくださいね！
  

• ラベル：入力欄をクリックすると、連携しているアカウントから候補が表示されるので、その中から選択しましょう。
  ここで設定したラベルにメールが届くと、フローボットが自動的に起動するようになります。
  

設定が終わったらテストを行います。
先ほど指定したGmailのラベルに、テスト用のファイルを添付したメールを実際に送ってみましょう。テスト用なので、架空の情報（「テスト株式会社」や「テスト太郎」など）でOKです！

今回はテストとして、以下のファイルをメールに添付して送信してみました。

メールの送信が終わったらYoomの画面に戻り、「テスト」をクリックしましょう。
テストが成功すると「テスト成功」の画面が表示され、先ほどテスト送信したメールの情報がアウトプットとして取得されます。

※アウトプットについて、詳しくは以下のリンク先をご参照ください。
アウトプットについて

テストが終わったら、最後に「保存する」をクリックするのを忘れないようにしてくださいね！

ステップ4：添付ファイルのテキストデータをOCRで抽出する設定

次に、受信したメールの添付ファイルから、テキストデータを抽出する設定を行います。
「画像・PDFから文字を読み取る」をクリックしてください。

※OCRのAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。
フリープランやミニプランではこのオペレーションを使うことができず、設定してもエラーになりますのでご注意くださいね。
なお、ミニプランをはじめとする有料プランは2週間の無料トライアルが可能です！この機会にぜひお試しください。

タイトルとアクションの設定内容を確認します。
デフォルトのアクションでは「5タスク」が使われていますが、必要に応じて変更しましょう。
※タスク実行数について、詳しくはこちらをご参照ください。
※設定に関する具体的な手順や注意点については、以下のリンク先を参考にしてみてくださいね！
「画像・PDFから文字を読み取る」の設定方法
画像・PDFから文字情報を読み取るオペレーションで実施できること/できないこと

各項目を設定していきます。

• ファイルの添付方法：プルダウンで「ファイルをアップロード」か「取得した値を使用」か選択できます。
  今回は、Gmailで取得したファイルを読み取るので、「取得した値を使用」を選択します。
  ※アップロードできるファイルは、最大で300MBまでです。使っているアプリの仕様によっては、それより少し小さくなることもあります。
  そのため、実際に操作する前に一度チェックしておくのがおすすめです！
  トリガーや各オペレーションで扱えるファイル容量の詳細は、こちらから確認できます。
  

• 抽出したい項目：ファイルからテキストを抽出したい項目をカンマ（,）で区切って入力してください。
  今回は例として、以下のように設定してみました！
  

• 使用するAI：プルダウンから選択できます。任意で選択してください。
  

• 言語：デフォルトでは英語になっていますが、任意で変更してご活用ください！今回は日本語にしました。

設定が終わったら「テスト」をクリックしましょう。
テストが成功すると、先ほど「抽出したい項目」に設定した項目のテキストデータが、Gmailの添付ファイルから抽出されます。

テストが成功したら、「保存する」をクリックして次の設定に進みましょう！

ステップ5：Google スプレッドシートにデータを追加する設定

最後に、抽出したテキストデータを使って、Google スプレッドシートにデータを追加する設定を行います。
「レコードを追加する」をクリックしてください。

Google スプレッドシートと連携するアカウント情報には、ステップ1でマイアプリ登録した際のアカウント情報が反映されています。
アクションは「レコードを追加する」のままで変更せず、ページを下にスクロールしましょう！

データベースの連携設定をしていきます。

• スプレッドシートID、スプレッドシートのタブ名：入力欄をクリックし、連携しているアカウントに紐づいて表示される候補から選択しましょう。

• テーブル範囲：必須ではありませんが、もし指定したいときは「A1:G30」のように入力しましょう。

今回は、以下のスプレッドシートをテスト用に用意しました！設定が終わったら「次へ」をクリックしましょう。

次に、追加するレコードの値を設定します。
各項目の入力欄をクリックすると、OCRで抽出したテキストデータを引用できます。
OCRのテキスト抽出設定で取得したアウトプットを用いて、各項目に適切な値を設定しましょう。
※「追加するレコードの値」の各項目は、データベース連携で指定したスプレッドシートに紐づいて表示されます。項目を編集したい場合は、スプレッドシートを編集してくださいね！

設定が完了したら「テスト」をクリックします。画面に「テスト成功」と表示されたら、最後に「保存する」をクリックしましょう！
Google スプレッドシートに、正しくレコードが追加されているか確認しておくと安心です。

ステップ6：トリガーをONにしてフローの動作確認

おつかれさまでした！以上で設定はすべて完了です。
設定が終わると、以下のような画面が表示されます。
「トリガーをON」をクリックするとフローボットが起動するので、正常に動作するかチェックしてみましょう！

以上が、「Gmailで受信した文書ファイルをOCRで読み取り、Google スプレッドシートに追加する」フローを、自動化する方法でした！

OCR技術を活用したその他の自動化例

文書のOCR処理以外にも、OCR技術を活用した業務フローの自動化を実現できるテンプレートが、Yoomには豊富に用意されています。
ここではその一部をご紹介！気になるテンプレートがあれば、「試してみる」をクリックして気軽にお試しください。

BoxにアップロードされたファイルをOCRで読み取り、Microsoft Teamsに送信する

試してみる

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■概要
「BoxにアップロードされたファイルをOCRで読み取り、Microsoft Teamsに送信する」ワークフローは、ファイル管理とチーム内の情報共有を自動化する業務ワークフローです。
Boxにファイルがアップロードされると、OCR機能でテキストを抽出し、自動的にMicrosoft Teamsの指定チャネルへ送信されます。
これにより、ファイル内容のスピーディーな確認や迅速なチーム内共有が実現します。

■このテンプレートをおすすめする方
・BoxとMicrosoft Teamsを日常的に利用しているチーム
・書類のデジタル化と情報共有を効率化したいIT担当者
・OCRを活用して業務プロセスを自動化したいビジネスユーザー
・情報共有の迅速化と手作業の削減を目指している企業
‍
■注意事項
・Microsoft Teams、BoxのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。

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メールで受け取った見積書をOCRで読み取り、DeepL翻訳してGoogle スプレッドシートに追加する

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■概要
メールで受け取った見積書をOCRで読み取り、DeepL翻訳してGoogle スプレッドシートに追加するフローです。
Yoomではプログラミング不要でアプリ間の連携ができるため、簡単にこのフローを実現することができます。‍‍

■このテンプレートをおすすめする方
・メールで受け取った見積書の内容をGoogle スプレッドシートで管理している方
・手動による見積書の項目の転記作業が手間だと感じている方
・海外企業の顧客とやり取りを行っている営業担当者の方

■注意事項
・DeepL、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。

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Microsoft SharePointにアップロードされたらファイルをOCRで読み取り、Discordに通知する

試してみる

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■概要
「Microsoft SharePointにアップロードされたらファイルをOCRで読み取り、Discordに通知する」ワークフローは、SharePointへのファイル管理とコミュニケーションを効率化する業務ワークフローです。
日々大量のファイルがSharePointにアップロードされる中、手動で内容を確認し、チームに共有するのは時間と労力がかかります。
特に、ファイルの内容を迅速に把握して共有する必要がある場合、効率的な方法が求められます。
このワークフローを活用すれば、SharePointにファイルがアップロードされた際に自動でOCR処理を行い、その内容をDiscordに通知します。
これにより、チーム全体で迅速かつ正確な情報共有が可能となり、業務の効率化を実現します。

■このフローをおすすめする方
・Microsoft SharePointを活用して日常的にファイル管理を行っているビジネスユーザーの方
・Discordをチームのコミュニケーションツールとして使用している企業や団体
・ファイルの内容を迅速に共有し、チーム内での情報共有をスムーズに行いたいプロジェクトマネージャーの方
・OCR技術を利用してドキュメントの自動認識を導入したいIT担当者の方
・業務フローの自動化を検討しており、具体的なテンプレートを探している企業の経営者の方‍

■注意事項
・Microsoft SharePoint、DiscordのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。

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Googleフォームで添付された名刺画像をOCRで読み取り、Trelloにカードを追加する

試してみる

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Googleフォームで添付された名刺画像をOCRで読み取り、Trelloにカードを追加するフローです。

■注意事項
・GoogleフォームとTrelloのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合がある
・AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
・Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記を参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133

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フォームで添付されたファイルをOCRで読み取り、Canvaでフォルダを作成する

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■概要
このワークフローでは、フォームで添付されたファイルをOCRで読み取り、Canvaでフォルダを作成することが可能です。このプロセスにより、手動でのデータ入力やフォルダ管理の手間を削減し、業務効率を向上させることができます。
Yoomを利用すると、プログラミング不要で簡単にアプリ同士を連携することができます。

■このテンプレートをおすすめする方
・多数のファイル添付があるフォーム業務を効率化したい担当者
・OCR技術を活用して添付ファイルの自動解析を実現したいビジネスユーザー
・Canvaを使用してファイルやプロジェクトのフォルダ管理を自動化したいクリエイティブチーム
・手動によるデータ入力やフォルダ作成に時間を取られている業務担当者
・業務フローの自動化を図り、作業のミスを減らしたい企業

■注意事項
・CanvaとYoomを連携してください。
・OCRのAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。

詳細を見る 試してみる

まとめ

いかがでしたか？今回は、文書のOCR処理をテーマに、紙や画像ファイルに含まれる文字情報を自動でテキストデータ化し、業務を効率化する方法について解説しました。
これまで手作業で行っていた書類のデータ入力は、時間と労力がかかるだけでなく、ミスの原因にもなりがちですよね。
Yoomを使えば、プログラミングの知識がなくても、メールの受信やストレージへのファイル追加などをきっかけに、自動でOCR処理を実行し、抽出したデータをGoogle スプレッドシートなどの様々なツールに連携させることが可能です！

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まずは、ご自身の業務に近しいテンプレートから試してみてはいかがでしょうか。
手作業によるデータ入力業務から解放されて、より創造的な業務に時間を使うための一歩を、ぜひこの機会に踏み出してみてください。