紙の請求書や申込書、アンケート用紙、画像で送られてくる資料…。ビジネスシーンでは、まだまだ多くの文書が紙や画像ファイルの形式でやり取りされていますよね。
そこで活用したいのが、OCR技術を活用して自動的に文書をデータ化する仕組み ！
OCRを使えば、画像ファイルやPDFに含まれる文字情報を自動でテキストデータに変換してくれるんです。変換したデータを用いて、データベースに自動でデータを登録することも可能！
とにかく早く試したい方へ
「文書ファイルをOCRで読み取って、データベースに自動でデータを反映したい！」
Gmailで受信した文書ファイルをOCRで読み取り、Google スプレッドシートに追加する
試してみる
■概要
Gmailに届く請求書や発注書などの文書ファイル、その都度開いて内容を手入力で転記する作業に手間を感じていませんか。この定型的な作業は時間がかかるだけでなく、入力ミスといったヒューマンエラーの原因にもなり得ます。このワークフローを活用すれば、Gmailで特定のメールを受信した際に添付ファイルをOCR機能で自動的に読み取り、その内容をGoogle スプレッドシートへ直接追加するため、データ入力業務を効率化し、正確性を高めることが可能です。
■このテンプレートをおすすめする方
Gmailで受信する請求書などのファイル内容を手入力で管理している方 手作業でのデータ転記による入力ミスや確認作業の負担を軽減したい方 OCR機能とGoogle スプレッドシートを連携させてデータ管理を効率化したい方 ■このテンプレートを使うメリット
Gmailの受信を起点に、OCRでの文字抽出からGoogle スプレッドシートへの記録までが自動化されるため、手作業の時間を短縮することができます。 システムが自動で処理を行うため、手作業による転記ミスや項目漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、データの正確性を保つことに繋がります。 ■フローボットの流れ
はじめに、GmailとGoogle スプレッドシートをYoomと連携する 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のラベルのメールを受信したら」というアクションを設定する 次に、オペレーションでOCR機能の「画像・PDFから文字を読み取る」アクションを設定する 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「レコードを追加する」アクションを設定し、読み取ったテキストデータをスプレッドシートに記録する ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Gmailのトリガー設定では、フローを起動するきっかけとなるメールのラベルや、フローの実行間隔を任意で設定してください。 OCR機能の設定では、読み取り対象となるファイルの添付方法、抽出したい項目、使用するAIや言語を自由に指定できます。 Google スプレッドシートへの追加アクションでは、記録先のスプレッドシートID、タブ名、テーブル範囲を任意で指定してください。追加するレコードの値も自由に設定可能です。 ■注意事項
Gmail、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。 OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
様々なツールから受信した文書をOCR処理してデータを整理する自動化例
メール、フォーム、クラウドストレージなど、様々な方法で受け取った文書ファイルに対してOCR処理を行い、その結果をGoogle スプレッドシートなどのツールへ自動で整理することができます。
メールで受信した文書ファイルをOCRで読み取り、Google スプレッドシートに自動で追加する
GmailやOutlookなどのメールツールで文書ファイル（例：請求書、注文書など）を受け取った際に、自動で添付ファイルをOCR処理し、抽出したテキストデータをGoogle スプレッドシートに記録することができます。
Gmailで受信した文書ファイルをOCRで読み取り、Google スプレッドシートに追加する
試してみる
■概要
Gmailに届く請求書や発注書などの文書ファイル、その都度開いて内容を手入力で転記する作業に手間を感じていませんか。この定型的な作業は時間がかかるだけでなく、入力ミスといったヒューマンエラーの原因にもなり得ます。このワークフローを活用すれば、Gmailで特定のメールを受信した際に添付ファイルをOCR機能で自動的に読み取り、その内容をGoogle スプレッドシートへ直接追加するため、データ入力業務を効率化し、正確性を高めることが可能です。
■このテンプレートをおすすめする方
Gmailで受信する請求書などのファイル内容を手入力で管理している方 手作業でのデータ転記による入力ミスや確認作業の負担を軽減したい方 OCR機能とGoogle スプレッドシートを連携させてデータ管理を効率化したい方 ■このテンプレートを使うメリット
Gmailの受信を起点に、OCRでの文字抽出からGoogle スプレッドシートへの記録までが自動化されるため、手作業の時間を短縮することができます。 システムが自動で処理を行うため、手作業による転記ミスや項目漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、データの正確性を保つことに繋がります。 ■フローボットの流れ
はじめに、GmailとGoogle スプレッドシートをYoomと連携する 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のラベルのメールを受信したら」というアクションを設定する 次に、オペレーションでOCR機能の「画像・PDFから文字を読み取る」アクションを設定する 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「レコードを追加する」アクションを設定し、読み取ったテキストデータをスプレッドシートに記録する ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Gmailのトリガー設定では、フローを起動するきっかけとなるメールのラベルや、フローの実行間隔を任意で設定してください。 OCR機能の設定では、読み取り対象となるファイルの添付方法、抽出したい項目、使用するAIや言語を自由に指定できます。 Google スプレッドシートへの追加アクションでは、記録先のスプレッドシートID、タブ名、テーブル範囲を任意で指定してください。追加するレコードの値も自由に設定可能です。 ■注意事項
Gmail、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。 OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
Outlookで受信した文書ファイルをOCRで読み取り、Google スプレッドシートに追加する
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■概要
Outlookに届く請求書や申込書などの添付ファイルを都度手動で開き、内容を確認してGoogle スプレッドシートに転記する作業に手間を感じていませんか。このような定型的な作業は時間がかかるだけでなく、入力ミスといったヒューマンエラーの原因にもなり得ます。このワークフローを活用すれば、Outlookで特定のメールを受信するだけで、添付された文書ファイルをOCRが自動で読み取り、Google スプレッドシートにデータを追加するため、こうした課題を解消し、業務を効率化します。
■このテンプレートをおすすめする方
Outlookで受信する請求書の内容をGoogle スプレッドシートで管理している経理担当者の方 紙の申込書などをPDF化し、Outlook経由で受け取っている営業やバックオフィス担当の方 OutlookとGoogle スプレッドシート間の手作業でのデータ転記をなくしたいと考えている方 ■このテンプレートを使うメリット
Outlookでのメール受信からGoogle スプレッドシートへのデータ追加までを自動化し、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます。 手作業によるデータの転記がなくなるため、入力間違いや項目漏れなどのヒューマンエラーの発生を防ぎ、データの正確性を高めることに繋がります。 ■フローボットの流れ
はじめに、OutlookとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します。 次に、トリガーでメールトリガーを選択し、「メールを受信したら」というアクションを設定します。 続けて、オペレーションでOutlookを選択し、「メールの添付ファイルの情報を取得する」アクションと「メールの添付ファイルをダウンロード」アクションを設定します。 次に、オペレーションでOCR機能を選択し、「画像・PDFから文字を読み取る」アクションでダウンロードしたファイルからテキストデータを抽出します。 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートを選択し、「レコードを追加する」アクションで、抽出したデータを指定のシートに追加します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
メールトリガーでは、特定の件名や送信元アドレスを含むメールのみを処理の対象にするなど、ワークフローの起動条件を任意で設定可能です。 OCR機能では、読み取りたいファイルの項目（氏名、住所、請求金額など）を任意で指定し、必要なデータのみを抽出することができます。 Google スプレッドシートにレコードを追加するアクションでは、出力先のシートIDや、OCRで読み取った各データをどの列に追加するかといったマッピングを任意で設定してください。 ■注意事項
Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。 OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
フォームで受信した文書ファイルをOCRで読み取り、Google スプレッドシートに自動で追加する
Googleフォームなどのフォームツールを通じて受信した文書ファイル（例：申込書、アンケートの添付資料など）を自動でOCR処理し、抽出データをGoogle スプレッドシートに整理することも可能です。
Googleフォームで受信した文書ファイルをOCRで読み取り、Google スプレッドシートに追加する
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■概要
Googleフォームで受け取った申込書や申請書の内容を、一つひとつ確認しながら手作業で転記していませんか？この作業は時間がかかるだけでなく、入力ミスが発生する可能性もあります。このワークフローを活用すれば、Googleフォームで受信したファイルの内容をOCR機能で自動的に読み取り、Google スプレッドシートへ追加する一連の作業を自動化し、データ入力の手間やヒューマンエラーを解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
GoogleフォームとGoogle スプレッドシートで顧客や申請情報の管理をしている方 書類や画像ファイルからのデータ手入力作業に、時間的な負担を感じている担当者の方 OCRを活用した業務自動化によって、データ入力の正確性を高めたいと考えている方 ■このテンプレートを使うメリット
フォームで受信したファイルからOCR機能で情報を自動抽出し転記するため、これまで手作業に費やしていたデータ入力の時間を短縮できます。 手作業でのデータ転記が不要になることで、入力間違いや項目漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、データの正確性を保ちます。 ■フローボットの流れ
はじめに、Googleフォーム、Google Drive、Google スプレッドシートをYoomと連携します。 次に、トリガーでフォームトリガー機能を選択し、「フォームが送信されたら」というアクションを設定し、対象のGoogleフォームを指定します。 次に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、フォームに添付されたファイルを指定します。 次に、オペレーションでOCR機能の「画像・PDFから文字を読み取る」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルから文字情報を抽出します。 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「レコードを追加する」アクションを設定し、OCR機能で抽出した情報を指定のシートに追加します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
OCR機能のオペレーションでは、読み取り対象のファイルの中から、どの箇所のテキストを抽出するかを任意で設定してください。 Google スプレッドシートのオペレーションでは、情報を追加したいスプレッドシートのIDや、どの列にどの情報を追加するかといったカラム構成を任意で設定してください。 ■注意事項
Googleフォーム、Google Drive、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。 Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記を参照ください。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。 OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
フォームで受信した文書ファイルをOCRで読み取り、Google スプレッドシートに追加する
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■概要
Webフォームで受け取った申込書や請求書などのファイル、その内容を確認してシステムに手作業で転記していませんか。この作業は時間がかかる上に、入力ミスといったヒューマンエラーの原因にもなりかねません。このワークフローは、フォームで受信したファイルの内容をOCR機能が自動で読み取り、Google スプレッドシートへデータを追加するため、こうした転記作業の自動化を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
フォームで受け取った書類の内容を、手作業でデータ入力している総務や経理担当の方 書類の転記作業における入力ミスや確認作業の工数を削減したいと考えている方 OCRを活用した業務効率化に関心があり、具体的な活用方法を探しているDX推進担当の方 ■このテンプレートを使うメリット
フォームで受信したファイルの内容をOCRで自動的にテキスト化し、転記作業を自動化することで、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。 手作業でのデータ転記が不要になるため、入力間違いや項目漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、データの正確性を向上させます。 ■フローボットの流れ
はじめに、Google スプレッドシートをYoomと連携します。 次に、トリガーでフォームトリガーを選択し、ファイルアップロード項目を含むフォームを設定します。 次に、オペレーションでOCR機能の「画像・PDFから文字を読み取る」アクションを設定し、フォームで受け取ったファイルを指定します。 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「レコードを追加する」アクションを設定し、OCRで読み取った情報を指定のセルに追加します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
OCR機能のアクション設定で、読み取りたいファイルのどの部分のテキストを抽出するかを任意で指定できます。 Google スプレッドシートへの書き込み設定では、対象となるスプレッドシートのID、シート名、そしてOCRで読み取ったどのデータをどの列に追加するかといったマッピングを任意で設定してください。 ■注意事項
Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。 OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
ストレージサービスに追加された文書ファイルをOCRで読み取り、Google スプレッドシートに自動で追加する
Google DriveやBoxなどのオンラインストレージに特定の文書ファイルが追加されると、自動でOCR処理を実行し、テキストデータをGoogle スプレッドシートに転記することもできます。
Google Driveに格納された文書ファイルをOCRで読み取り、OCRで読み取りGoogle スプレッドシートに追加する
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■概要
Google Driveにアップロードした請求書や申込書の内容を、一つひとつ目視で確認しながらGoogle スプレッドシートへ手入力していませんか。この作業は時間がかかるだけでなく、入力ミスといったヒューマンエラーの原因にもなりがちです。このワークフローを活用すれば、Google Driveにファイルが追加されるだけでOCRが内容を自動で読み取り、Google スプレッドシートへ転記するため、こうした定型業務から解放されます。
■このテンプレートをおすすめする方
Google Drive上の請求書や帳票をGoogle スプレッドシートへ手入力している方 紙やPDFの書類をデータ化する定型業務に、多くの時間を費やしている方 データ転記作業での入力ミスをなくし、業務の正確性を高めたいと考えている方 ■このテンプレートを使うメリット
Google Driveへのファイル追加をきっかけに、OCRでの読み取りから転記までを自動化し、データ入力にかかる時間を削減します。 手作業でのデータ転記をなくすことで、入力ミスや転記漏れといったヒューマンエラーの発生防止に繋がります。 ■フローボットの流れ
はじめに、Google DriveとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します。 次に、トリガーでGoogle Driveを選択し、「新しくファイル・フォルダが作成されたら」というアクションを設定します。 続いて、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、トリガーで検知したファイルを処理の対象とします。 次に、オペレーションでYoomのOCR機能を選択し、「画像・PDFから文字を読み取る」アクションでファイル内のテキストを抽出します。 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「レコードを追加する」アクションを設定し、OCRで抽出したデータを指定のシートに行として追加します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
OCR機能のオペレーションでは、読み取りたい書類のフォーマットに合わせて、抽出する項目（例：請求日、金額、会社名など）を任意に設定できます。 Google スプレッドシートに書き込む際、対象となるスプレッドシートやシートを指定し、どの列にどのデータを追加するかを自由にカスタムできます。OCRで読み取った各情報は、変数として各列にマッピングしてください。 ■このワークフローのカスタムポイント
Google Drive、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。 OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
Boxに格納された文書ファイルをOCRで読み取り、OCRで読み取りGoogle スプレッドシートに追加する
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■概要
Boxに保管された請求書や申込書などの文書ファイル、その内容を一つひとつ確認し、Google スプレッドシートへ手作業で転記するのは手間がかかりませんか？このワークフローを活用することで、Boxへのファイルアップロードをきっかけに、AI OCRが自動で文字情報を読み取り、指定のGoogle スプレッドシートへデータを追加します。面倒な転記作業から解放され、業務の正確性と速度を向上させることが可能です。
■このテンプレートをおすすめする方
Boxで受け取った請求書や申込書の内容を手作業で転記している経理・営業事務の方 Google スプレッドシートでのデータ管理で、入力作業の自動化を検討している方 紙やPDF書類のデータ化業務が多く、OCRを活用した業務効率化を目指している方 ■このテンプレートを使うメリット
Boxにファイルを追加するだけでOCRでの読み取りからGoogle スプレッドシートへの追加までが自動化され、手作業での転記時間を短縮できます。 システムが自動で処理を行うため、手作業による転記ミスや読み間違いといったヒューマンエラーを防ぎ、データの正確性を保ちます。 ■フローボットの流れ
はじめに、BoxとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します。 次に、トリガーでBoxを選択し、「フォルダにファイルがアップロードされたら」というアクションを設定します。 続いて、オペレーションでBoxの「ファイルをダウンロード」アクションを設定し、アップロードされたファイルを取得します。 次に、オペレーションでAI機能の「画像・PDFから文字を読み取る」を選択し、ダウンロードしたファイルから文字情報を抽出します。 5.最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「レコードを追加する」を設定し、抽出した情報を指定のシートに行として追加します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Boxのトリガー設定では、ワークフローを起動する対象のフォルダを任意で指定することが可能です。特定の案件や取引先ごとのフォルダを設定できます。 OCRのオペレーションでは、読み取るファイル内のどの項目を抽出するかを指定したり、使用するAIモデルや言語を任意で設定することが可能です。 ■注意事項
Box、Google スプレッドシートとYoomを連携してください。 OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。 OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。 ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。 ・トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は「ファイルの容量制限について 」をご参照ください。
メールの添付ファイルをOCRで読み取り、データ整理を自動化するフローを作ってみよう
今回は例として、「Gmailで受信した特定のメールに添付された文書ファイルをOCRで読み取り、その結果をGoogle スプレッドシートに自動で追加する 」フローを自動化する方法を解説します。
今回はYoom を使用して、ノーコード で一連のフローを自動化するフローボットを作成していきます。登録フォーム からアカウントを作成しておきましょう！
[Yoomとは]
ご紹介するフローボットの作成の流れは、大きく分けて以下です。
GmailとGoogle スプレッドシートのマイアプリ登録
テンプレートをコピーする
Gmailのトリガー設定と各アクション設定
トリガーをONに設定してフローの動作確認
Gmailで受信した文書ファイルをOCRで読み取り、Google スプレッドシートに追加する
試してみる
■概要
Gmailに届く請求書や発注書などの文書ファイル、その都度開いて内容を手入力で転記する作業に手間を感じていませんか。この定型的な作業は時間がかかるだけでなく、入力ミスといったヒューマンエラーの原因にもなり得ます。このワークフローを活用すれば、Gmailで特定のメールを受信した際に添付ファイルをOCR機能で自動的に読み取り、その内容をGoogle スプレッドシートへ直接追加するため、データ入力業務を効率化し、正確性を高めることが可能です。
■このテンプレートをおすすめする方
Gmailで受信する請求書などのファイル内容を手入力で管理している方 手作業でのデータ転記による入力ミスや確認作業の負担を軽減したい方 OCR機能とGoogle スプレッドシートを連携させてデータ管理を効率化したい方 ■このテンプレートを使うメリット
Gmailの受信を起点に、OCRでの文字抽出からGoogle スプレッドシートへの記録までが自動化されるため、手作業の時間を短縮することができます。 システムが自動で処理を行うため、手作業による転記ミスや項目漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、データの正確性を保つことに繋がります。 ■フローボットの流れ
はじめに、GmailとGoogle スプレッドシートをYoomと連携する 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のラベルのメールを受信したら」というアクションを設定する 次に、オペレーションでOCR機能の「画像・PDFから文字を読み取る」アクションを設定する 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「レコードを追加する」アクションを設定し、読み取ったテキストデータをスプレッドシートに記録する ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Gmailのトリガー設定では、フローを起動するきっかけとなるメールのラベルや、フローの実行間隔を任意で設定してください。 OCR機能の設定では、読み取り対象となるファイルの添付方法、抽出したい項目、使用するAIや言語を自由に指定できます。 Google スプレッドシートへの追加アクションでは、記録先のスプレッドシートID、タブ名、テーブル範囲を任意で指定してください。追加するレコードの値も自由に設定可能です。 ■注意事項
Gmail、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。 OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
ステップ1：GmailとGoogle スプレッドシートのマイアプリ登録
まず、Yoomのアカウントにログインします。初めてのYoom
1 .画面左の「マイアプリ」をクリックした後、右側に表示される「新規接続」をクリックしてください。
2. 入力欄からYoomと連携したいアプリを、アプリ名で検索できます。
Gmailのマイアプリ登録
では、さっそくGmailのマイアプリ登録からしていきましょう！
1. 下図の画面が表示されたら、「Sign in with Google」 をクリックします。
2. Yoomと連携するGoogleアカウントを選択しましょう。
Google スプレッドシートのマイアプリ登録
先ほど同様に、Google スプレッドシートを検索してアイコンをクリックします。「Sign in with Google」 をクリックしてください。Googleのアカウント選択等、先ほどのGmailと進め方は同じです！
マイアプリ登録が成功すると、下図赤枠のテキストが表示されます。
ステップ2：テンプレートをコピー
ここから実際に、フローボットの設定を進めていきましょう！
Gmailで受信した文書ファイルをOCRで読み取り、Google スプレッドシートに追加する
試してみる
■概要
Gmailに届く請求書や発注書などの文書ファイル、その都度開いて内容を手入力で転記する作業に手間を感じていませんか。この定型的な作業は時間がかかるだけでなく、入力ミスといったヒューマンエラーの原因にもなり得ます。このワークフローを活用すれば、Gmailで特定のメールを受信した際に添付ファイルをOCR機能で自動的に読み取り、その内容をGoogle スプレッドシートへ直接追加するため、データ入力業務を効率化し、正確性を高めることが可能です。
■このテンプレートをおすすめする方
Gmailで受信する請求書などのファイル内容を手入力で管理している方 手作業でのデータ転記による入力ミスや確認作業の負担を軽減したい方 OCR機能とGoogle スプレッドシートを連携させてデータ管理を効率化したい方 ■このテンプレートを使うメリット
Gmailの受信を起点に、OCRでの文字抽出からGoogle スプレッドシートへの記録までが自動化されるため、手作業の時間を短縮することができます。 システムが自動で処理を行うため、手作業による転記ミスや項目漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、データの正確性を保つことに繋がります。 ■フローボットの流れ
はじめに、GmailとGoogle スプレッドシートをYoomと連携する 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のラベルのメールを受信したら」というアクションを設定する 次に、オペレーションでOCR機能の「画像・PDFから文字を読み取る」アクションを設定する 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「レコードを追加する」アクションを設定し、読み取ったテキストデータをスプレッドシートに記録する ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Gmailのトリガー設定では、フローを起動するきっかけとなるメールのラベルや、フローの実行間隔を任意で設定してください。 OCR機能の設定では、読み取り対象となるファイルの添付方法、抽出したい項目、使用するAIや言語を自由に指定できます。 Google スプレッドシートへの追加アクションでは、記録先のスプレッドシートID、タブ名、テーブル範囲を任意で指定してください。追加するレコードの値も自由に設定可能です。 ■注意事項
Gmail、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。 OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
以下の表示が出たら、テンプレートのコピー成功です！
ステップ3：Gmailのアプリトリガー設定
まずは、Gmailのアプリトリガー設定です。
Gmailと連携するアカウント情報には、ステップ1で連携したアカウント情報が反映されているはずです。
各項目を設定していきます。
トリガーの起動間隔： 5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。プラン によって設定できる最短の起動間隔が異なるので、事前に確認してくださいね！
ラベル： 入力欄をクリックすると、連携しているアカウントから候補が表示されるので、その中から選択しましょう。
設定が終わったらテストを行います。
今回はテストとして、以下のファイルをメールに添付して送信してみました。
メールの送信が終わったらYoomの画面に戻り、「テスト」をクリックしましょう。
※アウトプットについて、詳しくは以下のリンク先をご参照ください。アウトプットについて
テストが終わったら、最後に「保存する」をクリックするのを忘れないようにしてくださいね！
ステップ4：添付ファイルのテキストデータをOCRで抽出する設定
次に、受信したメールの添付ファイルから、テキストデータを抽出する設定を行います。
※OCRのAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。
タイトルとアクションの設定内容を確認します。こちら 「画像・PDFから文字を読み取る」の設定方法 画像・PDFから文字情報を読み取るオペレーションで実施できること/できないこと
各項目を設定していきます。
ファイルの添付方法： プルダウンで「ファイルをアップロード」か「取得した値を使用」か選択できます。※ アップロードできるファイルは、最大で300MBまで です。使っているアプリの仕様によっては、それより少し小さくなることもあります。こちら から確認できます。
抽出したい項目： ファイルからテキストを抽出したい項目をカンマ（,）で区切って入力してください。
使用するAI： プルダウンから選択できます。任意で選択してください。
言語： デフォルトでは英語になっていますが、任意で変更してご活用ください！今回は日本語にしました。
設定が終わったら「テスト」をクリックしましょう。
テストが成功したら、「保存する」をクリックして次の設定に進みましょう！
ステップ5：Google スプレッドシートにデータを追加する設定
最後に、抽出したテキストデータを使って、Google スプレッドシートにデータを追加する設定を行います。
Google スプレッドシートと連携するアカウント情報には、ステップ1でマイアプリ登録した際のアカウント情報が反映されています。
データベースの連携設定をしていきます。
スプレッドシートID、スプレッドシートのタブ名： 入力欄をクリックし、連携しているアカウントに紐づいて表示される候補から選択しましょう。
テーブル範囲： 必須ではありませんが、もし指定したいときは「A1:G30」のように入力しましょう。 今回は、以下のスプレッドシートをテスト用に用意しました！設定が終わったら「次へ」をクリックしましょう。
次に、追加するレコードの値 を設定します。
設定が完了したら「テスト」をクリックします。画面に「テスト成功」と表示されたら、最後に「保存する」をクリックしましょう！
ステップ6：トリガーをONにしてフローの動作確認
おつかれさまでした！以上で設定はすべて完了です。
以上が、「Gmailで受信した文書ファイルをOCRで読み取り、Google スプレッドシートに追加する 」フローを、自動化する方法でした！
OCR技術を活用したその他の自動化例
文書のOCR処理以外にも、OCR技術を活用した業務フローの自動化を実現できるテンプレートが、Yoomには豊富に用意されています。
メールで受け取った見積書をOCRで読み取り、DeepL翻訳してGoogle スプレッドシートに追加する
試してみる
■概要
海外の取引先からメールで届く見積書は、内容の確認や翻訳、手動でのデータ入力に手間がかかるのではないでしょうか。特に、言語の壁や手作業による転記ミスは、業務の遅延やトラブルのもとになりやすいものです。このワークフローを活用すれば、メール受信をきっかけに、添付された見積書をOCRで読み取り、DeepLで翻訳し、その内容を自動でGoogle スプレッドシートへ追加でき、こうした課題をスムーズに解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
海外との取引が多く、届いた見積書の内容確認や管理に手間を感じている方 DeepLとGoogle スプレッドシートを使い、手作業で見積書情報を翻訳・転記している方 見積書処理のヒューマンエラーを減らし、業務の標準化を進めたい担当者の方 ■このテンプレートを使うメリット
メール受信から翻訳、転記までの一連の作業が自動化されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮し、コア業務に集中できます。 手作業による翻訳漏れや、スプレッドシートへの転記ミスといったヒューマンエラーを防ぎ、見積書データを正確に管理することができます。 ■フローボットの流れ
はじめに、DeepLとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します。 トリガーとして「メール受信」を設定し、特定条件のメール受信時にフローが起動するようにします。 OCR機能で、メールに添付された見積書ファイルからテキストを抽出します。 抽出されたテキストをDeepLで翻訳します（「テキストを翻訳」アクションを使用）。 翻訳された内容を、Google スプレッドシートの指定シートに自動で追加します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
メールトリガーの設定では、件名に含まれる特定の文字列や送信元メールアドレスを条件として指定し、意図したメールのみでフローを起動させることが可能です。 OCR機能の設定では、読み取るファイルの指定方法の変更や、見積金額や納期など、特定の項目のみを抽出するようカスタムできます。 DeepLの設定では、翻訳先の言語や、文章のトーン（フォーマル/インフォーマルなど）を任意で選択することが可能です。 Google スプレッドシートの設定では、データを出力するスプレッドシートやシートを指定し、どの列にどの情報を反映させるかを自由にカスタムできます。 ■注意事項
DeepL、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。 OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
BoxにアップロードされたファイルをOCRで読み取り、Microsoft Teamsに送信する
試してみる
■概要
Boxにアップロードされた請求書や申込書の内容確認・テキスト入力・関係者への共有に手間を感じていませんか？手作業による転記では、時間もかかりミスが発生する可能性もあります。このワークフローを活用すれば、Boxにファイルがアップロードされた際にOCR機能が自動でテキストを抽出し、Microsoft Teamsへ通知するまでの一連のプロセスを自動化できるためこれらの課題を円滑に解決します。
■このテンプレートをおすすめする方
Boxにアップロードした請求書などの内容確認と転記を手作業で行っている方 BoxとMicrosoft Teamsを日常的に利用し、情報共有の効率化を図りたいと考えている方 OCR処理を含む一連の業務フローを自動化し、人的ミスを減らしたい方 ■このテンプレートを使うメリット
Boxへのファイルアップロードから内容のテキスト化、Microsoft Teamsへの通知までが自動化され、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。 手作業によるテキストの転記が不要になるため、入力間違いや確認漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎます。 ■フローボットの流れ
BoxとMicrosoft TeamsをYoomと連携します。 トリガーでBoxの「フォルダにファイルがアップロードされたら」というトリガーアクションを設定し、対象のフォルダを指定します。 オペレーションでBoxの「ファイルをダウンロード」アクションを設定し、トリガーで検知したファイルをダウンロードします。 オペレーションでOCR機能を選択し「任意の画像やPDFを読み取る」アクションでダウンロードしたファイルを読み取ります。 オペレーションでMicrosoft Teamsの「チャネルにメッセージを送る」を設定し、OCRで抽出したテキストをメッセージ本文に含めて送信します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Boxのトリガー設定では、自動化の対象とするフォルダを任意で指定してください。 OCR機能では、ファイルの中からどの部分のテキストを抽出するか詳細に設定可能です。 Microsoft Teamsへの通知設定では、メッセージを送信するチャネルやチーム・メッセージ本文を自由にカスタマイズできます。 ■注意事項
Microsoft Teams、BoxのそれぞれとYoomを連携してください。 Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。 OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
フォームで添付されたファイルをOCRで読み取り、Canvaでフォルダを作成する
試してみる
■概要
フォームに添付された請求書や申込書などのファイル内容を確認し、手動でCanvaにフォルダを作成する作業は、手間がかかる上に転記ミスも起こりがちではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、フォームにファイルが添付されると、OCR機能がファイル内の文字情報を自動で読み取り、その内容をもとにCanvaにフォルダを自動で作成するため、こうした管理業務を効率化できます。
■このテンプレートをおすすめする方
フォーム経由で受け取ったファイルをもとに、手作業でCanvaのフォルダを作成している方 ファイル内の情報を手動で転記する際の入力ミスや、フォルダの作成漏れをなくしたい方 Canvaでのデザインアセット管理を自動化し、クリエイティブ業務に集中したいと考えている方 ■このテンプレートを使うメリット
フォーム送信をトリガーに、OCRでの文字抽出からCanvaでのフォルダ作成までを自動化し、これまで手作業で行っていた時間を短縮できます。 手作業によるファイル内容の確認や転記が不要になるため、情報の入力間違いやフォルダの作成漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎます。 ■フローボットの流れ
はじめに、CanvaをYoomと連携します。 次に、トリガーでフォームを選択し、「フォームが送信されたら」というアクションを設定し、ファイルを添付できる項目を追加します。 次に、オペレーションでOCR機能を選択し、「画像・PDFから文字を読み取る」アクションを設定し、フォームから受け取ったファイルを指定します。 最後に、オペレーションでCanvaを選択し、「フォルダの作成」アクションを設定します。フォルダ名にはOCRで読み取ったテキスト情報などを活用します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
トリガーとなるフォームでは、添付ファイル以外にテキストボックスやチェックボックスなど、業務に必要な項目を自由に設定できます。 OCR機能のオペレーションでは、読み取ったテキストの中から特定のキーワードや正規表現を用いて、必要な情報だけを抽出するよう設定が可能です。 Canvaでフォルダを作成する際に、特定の親フォルダ内に作成するようIDを設定できます。また、フォルダ名はOCRで抽出した情報や固定テキストを組み合わせて自由に命名できます。 ■注意事項
CanvaとYoomを連携してください。 OCRのAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
Microsoft SharePointにアップロードされたらファイルをOCRで読み取り、Discordに通知する
試してみる
■概要
Microsoft SharePointにアップロードされた請求書や契約書などのファイル内容を確認し、都度チームに共有する作業に手間を感じていませんか。
■このテンプレートをおすすめする方
Microsoft SharePointでのファイル管理とDiscordでの情報共有を手作業で行っている方 アップロードされたファイルの内容確認とチームへの共有作業に手間を感じている担当者の方 OCR機能を活用して、ファイル内のテキストデータを業務に活かしたいと考えている方 ■このテンプレートを使うメリット
SharePointへのファイルアップロードから内容の文字起こし、Discordへの通知までを自動化し、手作業での確認や転記にかかる時間を短縮できます。 手作業による確認漏れや、テキストのコピー＆ペーストミスといったヒューマンエラーを防ぎ、情報の正確性を高めることに繋がります。 ■フローボットの流れ
はじめに、Microsoft SharePointとDiscordをYoomと連携します。 次に、トリガーでMicrosoft SharePointを選択し、「サイト内の指定フォルダにファイルが作成または更新されたら」というアクションを設定します。 続いて、オペレーションでMicrosoft SharePointの「ファイルをダウンロード」アクションを設定し、トリガーで検知したファイルを取得します。 オペレーションでAI機能の「画像・PDFから文字を読み取る」を設定し、ダウンロードしたファイルからテキスト情報を抽出します。 最後に、オペレーションでDiscordの「メッセージを送信」アクションを設定し、抽出したテキストを記載したメッセージを特定のチャンネルに送信します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Microsoft SharePointのトリガー設定で、監視対象としたいサイトID、アイテムID、ドライブIDをそれぞれ任意で指定してください。 AI機能のOCR設定では、対象ファイルの添付方法や読み取る言語、特定の項目のみを抽出するかどうかなどを任意でカスタマイズしてください。 Discordへの通知設定では、メッセージを送信するチャンネルIDを指定し、通知するメッセージの文面を任意でカスタマイズしてください。 ■注意事項
Microsoft SharePoint、DiscordのそれぞれとYoomを連携してください。 Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。 OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
Googleフォームで添付された名刺画像をOCRで読み取り、Trelloにカードを追加する
試してみる
■概要
展示会や商談で受け取った名刺の情報は、その後のアプローチに不可欠ですが、一枚ずつ手作業でデータ入力するのは手間がかかる上に、入力ミスも起こりがちではないでしょうか？
■このテンプレートをおすすめする方
GoogleフォームとTrelloを使い、手作業で名刺情報を管理している方 展示会などで獲得した名刺の管理を効率化し、素早くフォローアップを行いたい営業担当者の方 手作業によるデータ入力ミスをなくし、顧客情報の正確性を向上させたいと考えている方 ■このテンプレートを使うメリット
フォームに名刺画像を添付するだけでTrelloへカードが自動作成されるため、これまで手入力に費やしていた時間を短縮できます。 手作業でのデータ転記が不要になることで、入力間違いや記載漏れといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、データの正確性を保ちます。 ■フローボットの流れ
はじめに、Googleフォーム、Google Drive、TrelloをYoomと連携します。 次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定します。 次に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、フォームに添付された名刺画像ファイルを取得します。 次に、オペレーションでOCR機能の「画像・PDFから文字を読み取る」アクションを設定し、ダウンロードした名刺画像からテキスト情報を抽出します。 最後に、オペレーションでTrelloの「新しいカードを作成」アクションを設定し、OCR機能で抽出した情報を基に指定のリストへカードを追加します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Googleフォームのトリガー設定では、連携の対象としたいフォームのIDを任意で設定してください。 OCR機能のアクション設定では、会社名や氏名、電話番号といった、名刺から抽出したい項目を任意で設定・追加することが可能です。 Trelloで新しいカードを作成するアクションでは、カードを追加したいボードのIDやリストのID、カードのタイトルなどを任意で設定してください。 ■注意事項
GoogleフォームとTrelloのそれぞれとYoomを連携してください。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。 OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合がある AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。 Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記を参照ください。 https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133
まとめ
いかがでしたか？今回は、文書のOCR処理をテーマに、紙や画像ファイルに含まれる文字情報を自動でテキストデータ化し、業務を効率化する方法について解説しました。
「本当にノーコードで設定できる？」「ちょっと気になるかも…」と思った方は、ぜひまずは無料アカウントを作成してみてください。登録は30秒ほどで完了！その後すぐに様々な業務プロセスの自動化設定を体験できます。
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フローは自由にカスタマイズできるので、自社の業務に合った最適なフローを構築してみてくださいね。
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まずは、ご自身の業務に近しいテンプレートから試してみてはいかがでしょうか。
