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プロジェクトの進捗管理や課題の特定、リソースの割り当てといった業務は、多くのビジネスパーソンにとって日常的なものでありながら、その複雑さや情報量の多さから、多くの時間と労力を要する作業です。
「日々の進捗報告を手作業で集計し、関係者への共有に手間取ってしまう…」
「複数のプロジェクトが同時進行していて、どのタスクを優先すべきか、どこにボトルネックがあるのか把握しきれない…」といった悩みを抱えている方も少なくないのではないでしょうか？
もし、<span class="mark-yellow">Google スプレッドシートなどで管理しているプロジェクトの進捗データや課題点をAIが自動で分析し、その結果を関係者に通知したり、対応が必要なアクションを示唆したりできる仕組み</span>があれば、これらの悩みから解放され、より戦略的なプロジェクト推進や、本来注力すべきコア業務に集中できる貴重な時間を生み出すことができます！
今回ご紹介する自動化の設定は、ノーコードで簡単に設定できて、手間や時間もかからないので、ぜひ自動化を導入して作業をもっと楽にしましょう！
Yoomには<span class="mark-yellow">プロジェクト管理データをAIで分析する業務フロー自動化のテンプレート</span>が用意されているので、「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
AIを活用してプロジェクト管理業務を効率化する方法は多岐にわたりますが、ここでは代表的な自動化のパターンを具体的なテンプレートを交えてご紹介します。
日々のプロジェクト運営をスムーズにし、より質の高い成果へと繋げるためのヒントがきっと見つかるはずなので、気になる内容があれば、ぜひクリックしてみてください！
<span class="mark-yellow">Google スプレッドシートなどのデータベースサービスで管理しているプロジェクト関連のデータをAIが定期的に分析し、その進捗状況、潜在的なリスク、あるいはタスクのサマリーなどをSlackのようなチャットツールに自動で通知が可能です。</span>
チームメンバー全員がリアルタイムでプロジェクトの状況を把握し、迅速な意思決定や連携強化に繋げることができ、プロジェクトの透明性向上にも貢献します。
<span class="mark-yellow">Notionなどのデータベースサービスに集約されたプロジェクト情報をAIが分析し、個々の担当者や関係者に対して、関連するタスクの進捗、期限間近のアラート、あるいはプロジェクト全体の要約レポートなどをGmailのようなメールツールを通じて自動で送信できます。</span>
個別の確認作業や報告業務の負担を大幅に軽減し、情報伝達の抜け漏れを防ぎつつ、各メンバーが必要な情報に基づいた行動を取りやすくなります。
<span class="mark-yellow">Microsoft Excelなどのファイルストレージサービスで日々更新されるプロジェクトのローデータをAIが読み取り、分析・加工した上で、その結果（例えば、進捗率の推移、課題発生件数のトレンド、リソース配分の最適化案など）をGoogle スプレッドシートのようなデータベースサービスに自動で記録・蓄積が可能です。</span>
プロジェクトデータの可視化と一元管理を実現し、過去のデータに基づいた将来予測や、より戦略的なプロジェクト計画の立案に役立てることができます。
それではここから代表的な例として、毎日Google スプレッドシートで複数のプロジェクトレコードを取得し、AIでプロジェクト管理の分析を行い、その結果をSlackに通知するフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
まず、Yoomにログインしたあと左メニューにあるマイアプリを押し、右の新規接続というボタンを押します。
Google スプレッドシートの連携
1.検索する
検索ボックスにGoogle スプレッドシートと入力し、Google スプレッドシートのアイコンをクリックします。
2.ログインする
「Sing in with Google」をクリックしてログインしましょう。
3.アカウントの選択
連携したいアカウントを選択します。
※表示されたアカウント以外を連携したい場合は「別のアカウントを使用」をクリックし、連携したいアカウントでログインしてください。
画面が遷移しますので「次へ」をクリックします。
4.追加アクセスの選択
Yoomが信頼できることの確認が求められるので「続行」を選択します。
Yooｍの画面に戻り、下記の表示が出たら連携完了です！
Slackの連携
1.検索する
検索ボックスにSlackと入力し、Slackのアイコンをクリックします。
2.連携を許可する
YoomとSlackとの連携を行います。下記設定を行った後、「Allow」をクリックします。
3.チャンネルにYoomアプリを追加する
Slackサービス上で、Yoomからメッセージを送信するSlackチャンネルを開き、下記の図のとおり、1〜3の順に設定を行います。
※管理者による承認が必要な場合があります。詳しくはこちらの公式ヘルプをご参照ください。
最後に、画面が遷移するのでYoomアプリを追加したいので「追加」をクリックします。
Yooｍの画面に戻り、下記の表示が出たら連携完了です！
※Slackのマイアプリ登録についての詳細はこちらのヘルプページをご覧ください。
ここからいよいよフローを作っていきます！
簡単に設定できるようテンプレートがありますので、まずはこちらをコピーしましょう。Yoomにログインし、以下バナーの「試してみる」をクリックしてください。
1.上記バナーの「詳細を見る」をクリック
2.画面が切り替わったら「このテンプレートを試してみる」をクリック
3.Yoomの登録がまだの場合は、登録を行う
※既に登録が完了している場合はログイン画面が表示されるので、ログイン情報を入力してください。
4.下記のようにお使いのYoom管理画面にテンプレートがコピーされるので、OKを押して設定を進めていきます。
1.それでは、最初の設定を始めましょう！
まずは、下の赤枠をクリックしてくださいね。
2.つぎに、トリガーを実行する時間の指定をしましょう。
「タイトル」は、任意で変更可能なのでお好みで修正してください。
「スケジュール設定」は、下記赤枠のタブを選択することで日付や曜日をトリガーとして設定することが出来ます。トリガーを起動したいタイミングをお好みで設定してください。
設定が完了したら、「保存する」を押して次のステップへ進みましょう。
1.次に、Google スプレッドシートから複数のレコードを取得する設定をしましょう。
以下の赤枠をクリックしてください。
2.ここでは、対象となるGoogle スプレッドシートの設定をしますので、まだGoogle スプレッドシートの準備が出来ていない場合は、このタイミングで作成しましょう。
今回は、下記のようなGoogle スプレッドシートを準備しましたので、こちらに記載の複数のレコードを取得していきたいと思います。
Google スプレッドシートの準備が整ったら、Yoom画面に戻りましょう。
タイトルとアカウント情報はステップ1で設定した内容が入力されています。なお、タイトルは任意でわかりやすい名前に変更可能です。
実行アクションは、テンプレート通りに「複数のレコードを取得する」のままで大丈夫です。
画面を下に進み、「データベースの連携」を入力しましょう。
下記を参考にそれぞれの項目を入力してください。
今回は、下記のようにそれぞれの項目を入力しました。
入力が完了したら、「次へ」を押して進みましょう。
3.ここでは、Google スプレッドシートからどのレコードを取得するか条件を指定します。
「取得したいレコードの条件」に、具体的なレコード取得条件を入力しましょう。トリガー条件を追加することも可能ですので、お好みでカスタマイズしてください。
今回は、ステータスが未了になっているレコードのみを取得したいので、下記のように設定しました。
入力が完了したら、「テスト」を実行してみましょう。成功すると、下記のようなアウトプットが表示されます。
Google スプレッドシートのレコード内容が反映していればOKです!
最後に、「保存する」を押して次のステップへ進みましょう。
1.次に、プロジェクト監視のため、AIによるテキスト生成設定をしましょう。
以下の赤枠をクリックしてください。
2.画面が遷移するので、「タイトル」と「アクション」を任意で編集してください。
「アクション」は、デフォルトで「テキストを生成｜500文字以内（3タスク）」が選択されています。（）内に表記されている消費タスク量に注意して選択してください。
設定が完了したら、「次へ」をクリックして進みましょう。
3.次に、プロジェクトの監視を行うためAIに対するテキスト生成の指示を設定しましょう。
「プロンプト」入力欄をクリックすると、下記のようなアウトプットが表示されます。
先ほど取得したGoogle スプレッドシートの対象レコードを活用して、お好みの内容でプロンプトを入力してください。
※アウトプットについて詳しくはこちらをご覧ください。
「言語」欄には、入力欄下の注釈を参考にお好きな言語を入力してください。
入力が完了したら、「テスト」を実行し成功するか確認してください。
下記のように、AIが生成したテキストが表示されますので、プロンプト通り表示されていればOKです!
最後に、「保存する」を押して次のステップへ進みましょう。
1.次に、先ほど生成したテキストをSlackでメッセージ送信する設定をしましょう。
以下の赤枠をクリックしてください。
2.画面が切り替わるので、連携アカウントとアクションを設定しましょう。
タイトルやアクションは先ほどと同様に、修正・確認をして次に進んでください。
3.ここでは、Slackに送信する内容を具体的に設定していきます。
今回は、ステップ1でYoomアプリを追加した赤枠のチャンネルにメッセージを送信する予定です。
Slackの準備ができたら、Yoom画面に戻ります。
下記を参考に、それぞれの項目を入力してください。
入力が完了したら、「テスト」を実行してください。
無事に成功すると、Slackにメッセージが送信されているはずなので確認してみましょう。
下記のように、指定したメッセージがSlackに届いていればOKです!
最後に、「保存する」を押して次のステップへ進みましょう。
お疲れ様でした！これですべての設定が完了です。
設定が完了すると以下のようなメニューが表示されるので、トリガーをONにします。
これですべての設定が完了したので、動作確認をしてみましょう!
AIのテキスト生成機能を使った自動化は、今回ご紹介した毎日Google スプレッドシートで複数のレコードを取得し、AIでプロジェクト管理を行いSlackに通知する以外にも様々な業務に応用できます。
ここでは、関連するテンプレートをいくつかご紹介します。日々の業務効率化のヒントとして、ぜひ参考にしてください。
プロジェクト管理にAIを導入し、関連業務を自動化することで、<span class="mark-yellow">これまで手作業で行っていた進捗データの集計、課題の抽出、関係者への報告といった煩雑な作業から解放され、ヒューマンエラーの削減や対応の迅速化を実現できます。</span>
これにより、プロジェクトマネージャーやチームメンバーは、日々の細かなタスクに追われることなく、より創造的で戦略的な業務に集中できる環境が整うはずです。
今回ご紹介したような、AIを活用したプロジェクト管理の自動化は、専門的なプログラミング知識がなくても、ノーコード自動化ツール「Yoom」を使えば、画面操作だけで直感的に業務フローを構築できます。
もし「自分のプロジェクト管理業務も自動化で効率化したい」「AIを使ってみたいけれど難しそう」と感じていた方がいらっしゃれば、ぜひこちらから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
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