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■概要
クラウドサインで重要な書類が締結された後、関係者への通知や確認作業に手間を感じていませんか。手動での連絡は時間がかかるだけでなく、通知漏れのリスクも伴います。
このワークフローを活用すれば、クラウドサインで書類が締結されると同時にGoogle Chatへ自動で通知が届くため、これらの課題をスムーズに解消し、迅速な情報共有を実現できます。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
「クラウドサインで契約が締結されたけど、その後の情報共有やシステムへの登録を手作業で行っていて時間がかかる…」
「契約締結のたびに、関係部署への通知や顧客情報DBへの入力が必要で、他の重要な業務に手が回らない…」
このように、契約締結後のルーチンワークに追われ、本来注力すべき業務に集中できないという課題を抱えていませんか？
もし、クラウドサインで書類が締結されたという情報をWebhookで自動的にキャッチし、チャットツールへの通知やデータベースへの情報登録などを自動で行える仕組みがあるとどうでしょう？
きっと、これらの煩わしさから解放され、より生産性の高い業務に時間を使うことができるようになるはずです。
今回ご紹介する自動化の設定はノーコードで簡単にでき、プログラミングの知識も不要です。ぜひこの機会に自動化を導入して、日々の業務をもっとスムーズにしましょう！
Yoomには、クラウドサインで書類が締結された情報を取得して、活用するといった業務フローを自動化するテンプレートが用意されています。
「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーの「試してみる」をクリックして、さっそく自動化を体験してみましょう！
■概要
クラウドサインで重要な書類が締結された後、関係者への通知や確認作業に手間を感じていませんか。手動での連絡は時間がかかるだけでなく、通知漏れのリスクも伴います。
このワークフローを活用すれば、クラウドサインで書類が締結されると同時にGoogle Chatへ自動で通知が届くため、これらの課題をスムーズに解消し、迅速な情報共有を実現できます。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
クラウドサインで契約が締結された後の、関係部署へのタイムリーな通知や、各種システムへのデータ登録といった一連の業務フローを自動化する方法を、具体的なテンプレートを交えながら紹介します！
これらの自動化により、手作業による時間的コストやヒューマンエラーを削減し、契約関連業務の効率を大幅に向上させることができるでしょう。
気になるテンプレートがあれば、ぜひ気軽にクリックして試してみてくださいね！
クラウドサインで書類が締結された際に、その締結情報をSlackやGoogle Chatといった日常的に利用するチャットツールへタイムリーに自動通知することができます。
契約ステータスの迅速な共有が実現し、関係部署間の連携をよりスムーズかつ効率的に進めることが可能になるでしょう。
■概要
クラウドサインで重要な書類が締結された後、関係者への通知や確認作業に手間を感じていませんか。手動での連絡は時間がかかるだけでなく、通知漏れのリスクも伴います。
このワークフローを活用すれば、クラウドサインで書類が締結されると同時にGoogle Chatへ自動で通知が届くため、これらの課題をスムーズに解消し、迅速な情報共有を実現できます。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
クラウドサインでの契約締結に関する詳細情報をGmailなどのメールツールを通じて、関係者へ自動で通知することもできます。
重要な契約情報を確実に伝達し、その後の対応漏れを防ぎつつ、情報共有の確実性を高めるのに役立ちますよ！
■概要
クラウドサインで書類が締結されたものの、その後の通知を手作業で行っているため、確認漏れや対応遅れが発生していませんか？また、関係者への連絡に手間と時間がかかり本来の業務に集中できないこともあるかもしれません。 このワークフローを活用すれば、クラウドサインでの書類締結をトリガーにGmail経由で指定した宛先に自動で通知できるようになり、これらの課題解決に貢献します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
クラウドサインで締結された契約書の情報や顧客データを、Airtableのようなデータベースや各種CRMサービスへ自動的に記録・更新することも可能です。
顧客情報や契約情報の一元管理を容易にし、手作業によるデータ入力のミスやそれに伴う手間の削減が期待できます。
■概要
クラウドサインで契約書類が締結されるたびに、その情報を手作業でAirtableに転記する作業は、時間と手間がかかるだけでなく、入力ミスも発生しやすいのではないでしょうか。
このワークフローを活用すれば、クラウドサインで書類が締結されたタイミングで、自動的にAirtableへ必要な情報が追加されるため、こうした課題を解消し、契約管理業務の効率化を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
それではここから例として、「クラウドサインで書類が締結された際に、その情報をGoogle Chatに自動で通知する」フローの作成手順を解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを作成しておきましょう。
[Yoomとは]
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
■概要
クラウドサインで重要な書類が締結された後、関係者への通知や確認作業に手間を感じていませんか。手動での連絡は時間がかかるだけでなく、通知漏れのリスクも伴います。
このワークフローを活用すれば、クラウドサインで書類が締結されると同時にGoogle Chatへ自動で通知が届くため、これらの課題をスムーズに解消し、迅速な情報共有を実現できます。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
はじめに、使用するアプリとYoomを連携するための「マイアプリ登録」を行います。
事前にマイアプリ登録を済ませておくと、後続のフローの設定がスムーズになりますよ！
マイアプリ登録は、Yoomの画面左側にある「マイアプリ」を選択し、右側に表示される「+新規接続」をクリックして進めていきます。
【クラウドサインのマイアプリ登録】
検索窓にクラウドサインと入力し、表示される候補からクラウドサインを選択します。
Yoomと連携するアカウント情報を入力し、「追加」をクリックして連携完了です！
※クラウドサインのマイアプリ登録の詳しい方法はこちらをご参照ください。
【Google Chatのマイアプリ登録】
先ほどと同じように検索窓にGoogle Chatと入力し、表示される候補からGoogle Chat（OAuth）を選択します。
「Sign in with Google」をクリックしましょう！
こちらの記事を参考に、「Client ID」と「Client Secret」を取得後、入力欄に取得した値を入力してください。最後に「登録する」をクリックして連携完了です！
ここから実際に、フローを作成していきましょう！
簡単に設定できるよう、テンプレートを使用します。以下のバナーの「試してみる」をクリックして、テンプレートをコピーしてください。
■概要
クラウドサインで重要な書類が締結された後、関係者への通知や確認作業に手間を感じていませんか。手動での連絡は時間がかかるだけでなく、通知漏れのリスクも伴います。
このワークフローを活用すれば、クラウドサインで書類が締結されると同時にGoogle Chatへ自動で通知が届くため、これらの課題をスムーズに解消し、迅速な情報共有を実現できます。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
クリックすると、自動的にテンプレートがお使いのYoom画面にコピーされます。「OK」を押して設定を進めましょう！
最初の設定です！
まずは、クラウドサインで書類が締結されたら、フローボットが起動するように設定していきます。
コピーしたテンプレートの、「書類が締結されたら（Webhook起動）をクリックしてください。
タイトルを必要に応じて編集し、連携するアカウント情報が、フローで使用するものであるかどうかを確認しましょう。トリガーアクションは変更せず、「次へ」をクリックしてください。
次に、Webhookのイベント受信設定を、クラウドサインの管理画面上で行います。
下図赤枠のWebhook URLをコピーして、こちらのヘルプページを参考にしながら設定してみてくださいね！
設定が完了したら、動作チェックのためにテストを行います。
実際に書類の契約を締結し、Yoomの画面に戻って「テスト」をクリックしてください。
「テスト成功」と表示されると、先ほど締結した書類の情報が「取得した値」に、アウトプットとして抽出されます。
内容を確認して「保存する」をクリックし、次の設定に進みましょう！
※アウトプットとは？
アウトプットとは、トリガーやオペレーション設定時に、「テスト」を実行して取得した値のことを指します。
取得したアウトプットは、後続のオペレーション設定時の値として利用でき、フローボットを起動する度に、変動した値となります。詳しくはこちらをご参照ください。
続いて、ステップ3で取得した締結済みの書類情報を、Google Chatに通知する設定を行います。
「メッセージを送信」をクリックしてください。
先ほどと同じようにタイトルは必要に応じて編集し、連携するアカウント情報がフローで使用するもので間違いないかを確認しましょう。アクションは「メッセージを送信」のままにして、「次へ」をクリックしてください。
「スペースのリソースID」は、入力欄をクリックすると、連携しているアカウントに紐づいて候補が表示されます。
締結済みの書類情報を通知するスペースを、候補から選択してくださいね！
最後に通知内容となる、「メッセージ」を設定します。
「クラウドサインで書類が締結されました」など、毎回使用する定型的な文章は直接入力し、「書類ID」など、クラウドサインの情報を引用する部分は、アウトプットを使って入力してくださいね！
設定完了後は「テスト」をクリックし、Google Chatの指定したスペースに、実際にメッセージが届いていることを確認してみましょう。
確認後、「保存する」を押したら設定完了です！
これで全ての設定が完了しました。「トリガーをON」にし、設定したフローの動作確認をしてみてくださいね！
以上が、「クラウドサインで書類が締結された際に、その情報をGoogle Chatに自動で通知する」フローの作成手順でした！
Yoomでは他にも、クラウドサインを活用した自動化の実現が可能です！
例えば以下のような自動化はいかがでしょうか。
■概要
Notionからクラウドサインで契約書を送信するフローです。
Chrome拡張機能を使用したトリガーを使用することで、Notion上から直接トリガーを起動させることができます。
■このテンプレートをおすすめする方
1.クラウドサインを業務に活用している企業
・企業間の契約書類を作成している方
・雇用契約や業務委託契約の書類を作成する方
2Notionで情報の一元管理をしている企業
・企業情報や個人情報を登録している方
■このテンプレートを使うメリット
クラウドサインは帳票を一元管理し、業務効率を上げるために活用できるツールです。
Notionに登録されている情報を基に契約書を作成することで、チーム内に共有する情報に一貫性を持たせることができます。
しかしNotionの登録情報を都度手入力してクラウドサインで契約書を作成するのは、情報の透明性を低下させる可能性があります。
このフローを使用すると、Notionの詳細ページからフローを起動することで契約書の作成・送付を自動化し、手作業を大幅に削減します。
契約書の作成はNotionに登録されている情報を引用するため、手入力による入力ミスや漏れを防ぐことができます。
■注意事項
・クラウドサイン、NotionのそれぞれとYoomを連携してください。
・Chrome拡張機能を使ったトリガーの設定方法はこちらをご参照ください。
■概要
クラウドサインで契約書類の締結が完了したら、その情報をGoogleスプレッドシートに追加するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.クラウドサインで帳票作成等行う企業の方
・顧客企業との書類を作成管理している総務部の担当者
・業務委託締結の書類を管理している人事部門の方
2.Googleスプレッドシートで情報を管理している方
・チーム内で情報共有のために使用している方
・複数名で同時に同じシートの編集をしたい事務職員
■このテンプレートを使うメリット
クラウドサインを使用することで書類の締結はスムーズになりますが、チーム内への締結書類情報の共有を行うとなるとそれは手間のかかる作業の一つです。
情報を細かく共有しようとすればするほど、入力箇所が増えて手間がかかります。
チームや社内への情報共有を容易にし、その他のコア業務に時間を充てたいと考える人にこのフローは適しています。
このフローボットを利用することで、クラウドサインの締結を合図に自動でGoogleスプレッドーシートに情報を入力することが可能となります。
■注意事項
・クラウドサイン、GoogleスプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
■概要
クラウドサインで書類が締結されたら、自動的にGoogleDriveの指定のフォルダに書類を格納します。
1つの書類に複数のファイルがある場合は、全てのファイルを格納します。
■注意事項
・各アプリのオペレーションで連携するアカウント情報の設定が必要です。
・GoogleDriveの「格納先のフォルダID」を任意の値に置き換えてご利用ください。
■概要
クラウドサインで雇用契約が完了したらGoogle Workspaceに登録するフローです。
Yoomではプログラミング不要でアプリ間の連携ができるため、簡単にこのフローを実現することができます。
■このテンプレートをおすすめする方
1.クラウドサインを利用して契約業務を行っている方
・雇用契約から従業員の登録を一貫して行い業務時間を短縮したい方
・従業員の登録作業におけるミスを削減したい方
■このテンプレートを使うメリット
クラウドサインとGoogle Workspaceを連携することで雇用契約から従業員の登録を効率化することができます。
このフローを利用することで、クラウドサインで雇用契約が完了すると契約書の内容を元にGoogle Workspaceに従業員情報を自動で登録することが可能です。
雇用契約から従業員の登録作業を一貫して行うことができるため、作業時間を短縮し入力ミスや入力漏れを防止できます。
■注意事項
・クラウドサイン、Google WorkspaceのそれぞれとYoomを連携してください。
・分岐はミニプラン以上のプラン、Google WorkspaceとAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・ミニプラン、チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
■概要
クラウドサインで書類の締結が完了したら、指定のSlackチャンネルに通知します。
通知先のSlackチャンネルは任意のチャンネルを指定することが可能です。
■設定方法
・クラウドサインとSlackをそれぞれのアプリとYoomを連携してください。（マイアプリ連携）
・クラウドサインの「書類の締結が完了したら」というトリガーで、連携するアカウント情報を設定してください。
・「Slackに通知」というオペレーションで、連携アカウントや、通知先のチャンネル、メッセージ内容の設定を行ってください。
・署名が完了した書類がある場合は、フローボットが起動してSlackに通知します。
■注意事項
・各アプリのオペレーションで連携するアカウント情報の設定が必要です。
・Slackの投稿先のチャンネルIDを任意の値に置き換えてご利用ください。
いかがでしたか？クラウドサインでの契約締結後の情報連携をWebhookを用いて自動化することで、これまで手作業で行っていた関係部署への通知業務や、各種システムへのデータ入力といった煩雑な作業の手間を削減し、ヒューマンエラーの発生を防げるでしょう。
これにより、契約担当者や営業担当者は、契約状況の確認や情報共有にかかる時間を短縮し、より迅速かつ確実な対応が可能となり、顧客対応や戦略立案といったコア業務に集中できる貴重な時間を創出できるはず！
Yoomを使えば、便利な自動化がノーコードで実現できるのも魅力ですよね。
「本当に簡単に設定できる？」「ちょっと気になるかも...」と思った方は、ぜひまずは無料アカウントを作成してみてください。登録は30秒ほどで完了！その後すぐに様々な業務プロセスの自動化設定を体験できます。
Yoomで日々の業務をもっとラクに、もっと効率的にしませんか？
この機会にぜひ自動化を取り入れて、日々の業務がどれだけ効率化されるのかを体験してみてくださいね！
