.png)
・
.avif)
「クラウドサインで契約が締結されたけど、その後の情報共有やシステムへの登録を手作業で行っていて時間がかかる…」
「契約締結のたびに、関係部署への通知や顧客情報DBへの入力が必要で、他の重要な業務に手が回らない…」
このように、契約締結後のルーチンワークに追われ、本来注力すべき業務に集中できないという課題を抱えていませんか？
もし、<span class="mark-yellow">クラウドサインで書類が締結されたという情報をWebhookで自動的にキャッチし、チャットツールへの通知やデータベースへの情報登録などを自動で行える仕組み</span>があるとどうでしょう？
きっと、これらの煩わしさから解放され、より生産性の高い業務に時間を使うことができるようになるはずです。
今回ご紹介する自動化の設定はノーコードで簡単にでき、プログラミングの知識も不要です。ぜひこの機会に自動化を導入して、日々の業務をもっとスムーズにしましょう！
Yoomには、<span class="mark-yellow">クラウドサインで書類が締結された情報を取得して、活用する</span>といった業務フローを自動化するテンプレートが用意されています。
「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーの「試してみる」をクリックして、さっそく自動化を体験してみましょう！
クラウドサインで契約が締結された後の、関係部署へのタイムリーな通知や、各種システムへのデータ登録といった一連の業務フローを自動化する方法を、具体的なテンプレートを交えながら紹介します！
これらの自動化により、手作業による時間的コストやヒューマンエラーを削減し、契約関連業務の効率を大幅に向上させることができるでしょう。
気になるテンプレートがあれば、ぜひ気軽にクリックして試してみてくださいね！
<span class="mark-yellow">クラウドサインで書類が締結された際に、その締結情報をSlackやGoogle Chatといった日常的に利用するチャットツールへタイムリーに自動通知する</span>ことができます。
契約ステータスの迅速な共有が実現し、関係部署間の連携をよりスムーズかつ効率的に進めることが可能になるでしょう。
<span class="mark-yellow">クラウドサインでの契約締結に関する詳細情報をGmailなどのメールツールを通じて、関係者へ自動で通知する</span>こともできます。
重要な契約情報を確実に伝達し、その後の対応漏れを防ぎつつ、情報共有の確実性を高めるのに役立ちますよ！
<span class="mark-yellow">クラウドサインで締結された契約書の情報や顧客データを、Airtableのようなデータベースや各種CRMサービスへ自動的に記録・更新する</span>ことも可能です。
顧客情報や契約情報の一元管理を容易にし、手作業によるデータ入力のミスやそれに伴う手間の削減が期待できます。
それではここから例として、「クラウドサインで書類が締結された際に、その情報をGoogle Chatに自動で通知する」フローの作成手順を解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを作成しておきましょう。
[Yoomとは]
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
はじめに、使用するアプリとYoomを連携するための「マイアプリ登録」を行います。
事前にマイアプリ登録を済ませておくと、後続のフローの設定がスムーズになりますよ！
マイアプリ登録は、Yoomの画面左側にある「マイアプリ」を選択し、右側に表示される「+新規接続」をクリックして進めていきます。
【クラウドサインのマイアプリ登録】
検索窓にクラウドサインと入力し、表示される候補からクラウドサインを選択します。
Yoomと連携するアカウント情報を入力し、「追加」をクリックして連携完了です！
※クラウドサインのマイアプリ登録の詳しい方法はこちらをご参照ください。
【Google Chatのマイアプリ登録】
先ほどと同じように検索窓にGoogle Chatと入力し、表示される候補からGoogle Chat（OAuth）を選択します。
「Sign in with Google」をクリックしましょう！
こちらの記事を参考に、「Client ID」と「Client Secret」を取得後、入力欄に取得した値を入力してください。最後に「登録する」をクリックして連携完了です！
ここから実際に、フローを作成していきましょう！
簡単に設定できるよう、テンプレートを使用します。以下のバナーの「試してみる」をクリックして、テンプレートをコピーしてください。
クリックすると、自動的にテンプレートがお使いのYoom画面にコピーされます。「OK」を押して設定を進めましょう！
最初の設定です！
まずは、クラウドサインで書類が締結されたら、フローボットが起動するように設定していきます。
コピーしたテンプレートの、「書類が締結されたら（Webhook起動）をクリックしてください。
タイトルを必要に応じて編集し、連携するアカウント情報が、フローで使用するものであるかどうかを確認しましょう。トリガーアクションは変更せず、「次へ」をクリックしてください。
次に、Webhookのイベント受信設定を、クラウドサインの管理画面上で行います。
下図赤枠のWebhook URLをコピーして、こちらのヘルプページを参考にしながら設定してみてくださいね！
設定が完了したら、動作チェックのためにテストを行います。
実際に書類の契約を締結し、Yoomの画面に戻って「テスト」をクリックしてください。
「テスト成功」と表示されると、先ほど締結した書類の情報が「取得した値」に、アウトプットとして抽出されます。
内容を確認して「保存する」をクリックし、次の設定に進みましょう！
※アウトプットとは？
アウトプットとは、トリガーやオペレーション設定時に、「テスト」を実行して取得した値のことを指します。
取得したアウトプットは、後続のオペレーション設定時の値として利用でき、フローボットを起動する度に、変動した値となります。詳しくはこちらをご参照ください。
続いて、ステップ3で取得した締結済みの書類情報を、Google Chatに通知する設定を行います。
「メッセージを送信」をクリックしてください。
先ほどと同じようにタイトルは必要に応じて編集し、連携するアカウント情報がフローで使用するもので間違いないかを確認しましょう。アクションは「メッセージを送信」のままにして、「次へ」をクリックしてください。
「スペースのリソースID」は、入力欄をクリックすると、連携しているアカウントに紐づいて候補が表示されます。
締結済みの書類情報を通知するスペースを、候補から選択してくださいね！
最後に通知内容となる、「メッセージ」を設定します。
「クラウドサインで書類が締結されました」など、毎回使用する定型的な文章は直接入力し、「書類ID」など、クラウドサインの情報を引用する部分は、アウトプットを使って入力してくださいね！
設定完了後は「テスト」をクリックし、Google Chatの指定したスペースに、実際にメッセージが届いていることを確認してみましょう。
確認後、「保存する」を押したら設定完了です！
これで全ての設定が完了しました。「トリガーをON」にし、設定したフローの動作確認をしてみてくださいね！
以上が、「クラウドサインで書類が締結された際に、その情報をGoogle Chatに自動で通知する」フローの作成手順でした！
Yoomでは他にも、クラウドサインを活用した自動化の実現が可能です！
例えば以下のような自動化はいかがでしょうか。
いかがでしたか？クラウドサインでの契約締結後の情報連携をWebhookを用いて自動化することで、<span class="mark-yellow">これまで手作業で行っていた関係部署への通知業務や、各種システムへのデータ入力といった煩雑な作業の手間を削減し、ヒューマンエラーの発生を防げるでしょう。</span>
これにより、契約担当者や営業担当者は、契約状況の確認や情報共有にかかる時間を短縮し、より迅速かつ確実な対応が可能となり、顧客対応や戦略立案といったコア業務に集中できる貴重な時間を創出できるはず！
Yoomを使えば、便利な自動化がノーコードで実現できるのも魅力ですよね。
「本当に簡単に設定できる？」「ちょっと気になるかも...」と思った方は、ぜひまずは無料アカウントを作成してみてください。登録は30秒ほどで完了！その後すぐに様々な業務プロセスの自動化設定を体験できます。
Yoomで日々の業務を<span class="mark-yellow">もっとラクに、もっと効率的に</span>しませんか？
この機会にぜひ自動化を取り入れて、日々の業務がどれだけ効率化されるのかを体験してみてくださいね！
.avif)
.avif)
.webp)
.webp)