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「別々のツールで受けた依頼を、プロジェクト管理ツールに手作業で転記するのが面倒…」
「タスクの登録漏れや、情報の更新忘れが多くて困っている…」
このように、複数のツールにまたがるプロジェクト管理業務において、情報の集約やタスク作成に手間や課題を感じていませんか？
もし、メールで受信した依頼内容を自動でプロジェクト管理ツールにタスクとして起票したり、チャットツールでのやり取りからシームレスに担当者へタスクを割り当てたりできる仕組みがあれば、これらの悩みから解放され、プロジェクトの進捗管理といった本来注力すべきコア業務に集中できる時間を生み出すことができます！
今回ご紹介する自動化の設定は、プログラミングの知識がなくても簡単に設定できて、手間や時間もかからないので、ぜひAPI連携による自動化を導入して、日々の業務をもっと楽にしましょう！とにかく早く試したい方へ
Yoomには様々なツールからの情報をもとにプロジェクト管理ツールへタスクを自動作成する業務フロー自動化のテンプレートが用意されているので、「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
それではここから代表的な例として、特定のメールを受信した際に、その内容をもとにAsanaでプロジェクトを自動で作成し、さらにSlackに通知するフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
フローの作成方法
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
ステップ1：AsanaとSlackのマイアプリ連携
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
【Asanaのマイアプリ連携】
以下の手順をご参照ください。
【Slackのマイアプリ連携】
以下の手順をご参照ください。
ステップ2：テンプレートをコピーする
続いてYoomのテンプレートをコピーします。
以下バナーの「試してみる」をクリックします。
以下の画像のような画面が表示されたらテンプレートのコピーは完了です。
ステップ3：メールトリガーの設定
最初の設定です！
ここから「メールで受信した内容をもとに、Asanaでプロジェクトを作成しSlackに通知する」フローの設定をしていきます！
赤枠部分をクリックしましょう！
まずは、メールアドレスの作成と、どのようなメールでフローボットを起動するかという条件を設定しましょう！
「受信用アドレスの作成」は、任意でアドレスを作成し、タイトルを確認します。
「トリガー条件」は、メールの件名に「テスト用」というキーワードを含む場合に起動するよう条件を設定しています。
続いて、以下の画面に遷移します。
先ほど作成したメールアドレスに送信したら、「テスト」をクリックしましょう。
※トリガー条件に一致していないとテストに成功しませんので、ご注意ください。
※今回はテスト用に以下のメールを送信しました。
テストに成功すると、取得した値が表示されます。
問題なければ、「保存する」をクリックして次に進みましょう！
※取得した値とは？
トリガーやオペレーション設定時に、「テスト」を実行して取得した値のことを指します。
後続のオペレーション設定時の値として利用でき、フローボットを起動する度に変動した値となります。
ステップ4：テキスト抽出の設定
以下の赤枠をクリックしましょう。
先ほど取得したデータから指定した項目を抽出する設定を行います。
以下の画面が表示されるので、注意事項を確認しましょう。
赤枠部分の「変更」をクリックして、変更することが可能です。
消費するタスク数が異なるのでご注意ください。
詳細設定の画面に遷移したら、「対象のテキスト」を設定します。
以下の画像のように、入力欄をクリックして表示される取得した値を設定してください。
取得した値を利用することで、トリガーが起動するたびに最新の値を自動で引用できます。
続いて、「抽出したい項目」を設定します。
入力欄下の注釈を参照して、設定しましょう。
「指示内容」を任意で設定し、「テスト」をクリックしてください。
テストが成功すると、取得した値が表示されます。最後に「完了」をクリックしましょう！
ステップ5：Asanaのプロジェクト作成設定
ここでは、Asanaにプロジェクトを作成する設定を行います。
赤枠部分をクリックしましょう！
アクションはそのままで、連携するアカウント情報を確認します。
確認後、「次へ」をクリックしましょう！
次の画面で、必須項目を設定しましょう。
プルダウンや固定値で設定した項目は、今後このフローで追加されるすべてのプロジェクトに適用されます。
設定が完了したら、「テスト」をクリックしましょう！
テストに成功すると取得した値が表示されます。
Asanaにプロジェクトが作成されたか、確認してみましょう。作成されましたね。
Yoomの画面で「完了」をクリックし、次のステップに進みましょう！
ステップ6：Slackのアクション設定
いよいよ最後の設定です！
ここでは、Asanaにプロジェクトが作成されたことをSlackに通知する設定を行います。
以下の赤枠をクリックしましょう。
次の画面で、アクションはそのままで、連携するアカウントが間違っていないか確認をします。
「次へ」をクリックし、進みましょう！
続いて、API接続設定の画面で必須項目を設定しましょう！
まずは「投稿先のチャンネルID」を設定します。
下図のように入力欄をクリックして表示される「候補」から選択ができます。
続いて、「メッセージ」を入力します。
「テキスト抽出設定」や「Asanaのアクション設定」で取得した値を活用して入力しましょう！
取得した値は入力欄をクリックすると表示されます。
ここでは、以下の画像のように任意で入力した文章と組み合わせて設定しました。
「テスト」をクリックしましょう！
テストに成功したら、取得した値が問題なく表示されているか確認してください。
最後に、Slackに通知されているか確認しましょう。
無事に通知されましたね！
Yoomの画面に戻って「完了」をクリックします。以上で、フローボットの完成です！お疲れ様でした。
ステップ7：トリガーをONに設定しフロー稼働の準備完了
フロー画面に戻り、以下のようなメニューが表示されていればOKです！
早速フローを起動させる場合は、「トリガーをON」をクリックしましょう。
手動で起動させる場合は、フロー画面右上の「起動する」をクリックすることで、お好きなタイミングでフローを起動できます。
Asanaを使った自動化例
タスクが追加・完了されたら,他のタスクツールやデータベース、チャットツールへ情報を自動転記したり通知します。
逆に、フォームやCRM、他タスクツールからの情報をトリガーにタスクを自動作成します。
プロジェクト管理とチーム間の連携の効率が向上します。
まとめ
APIを活用してアプリ同士を連携させることで、これまで手作業で行っていた依頼内容の転記作業やタスク作成の手間を削減し、ヒューマンエラーを防ぐことができます。
これにより、依頼の対応漏れがなくなり、チームはより迅速かつ正確に業務を進めることが可能になるため、プロジェクトの進捗管理といった本来注力すべきコア業務に集中できる環境が整うでしょう！
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、直感的な操作で簡単に業務フローを構築できます。
もしAPI連携によるプロジェクト管理の自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
Q：プロジェクトではなくタスクを作成できますか？
A：
Q：メール以外の依頼も自動化できますか？
A：
はい、できます。
「SlackやMicrosoft Teamsでメッセージが投稿されたら」や「フォームで回答されたら」といったトリガーを設定することが可能です。
Yoomでは、様々なアプリと連携可能です。
連携できるアプリについて、詳しくは以下をご覧ください。
Q：エラーが起きたらフローは止まりますか？
A：
エラーが発生した場合、フローは停止します。
また、Yoomのアカウント作成時に登録したメールアドレスに通知が届くので、通知内容に掲載されているリンクからエラーの原因を確認することができます。
また、通知設定をしておけばSlackやChatworkへ自動通知が可能です。
エラー時の対応方法については以下をご確認ください。
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