メールで受信した内容をもとに、Asanaでプロジェクトを作成しSlackに通知する

■概要

メールで届くプロジェクトの依頼を、都度プロジェクト管理ツールに手入力で転記し、関係者に通知する作業に手間を感じていませんか。手作業での対応は時間がかかるだけでなく、情報の転記ミスや共有漏れといったリスクも伴います。

このワークフローを活用すれば、メール受信をトリガーとしてAsanaでのプロジェクト作成、Slackへの通知までを自動化できます。プロジェクト管理におけるAPI連携のような処理をノーコードで実現し、依頼の受付からタスク化までを円滑に進めます。

■このテンプレートをおすすめする方

• メールでの依頼をもとに、手作業でAsanaへプロジェクト登録を行っている方
• プロジェクト管理の効率化に向けて、API連携のような自動化に関心がある方
• 依頼内容の転記ミスや関係者への通知漏れといったヒューマンエラーを防止したい方

■このテンプレートを使うメリット

• メール受信からプロジェクト作成、通知までが自動化されるため、手作業による情報入力や共有に費やしていた時間を短縮できます。
• 手動でのデータ転記に伴う入力間違いや共有漏れなどのヒューマンエラーを減らし、プロジェクト管理の正確性を向上させます。

■フローボットの流れ

1. はじめに、AsanaとSlackをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーで、メールトリガーを選択し、「メールが届いたら」というアクションを設定します。
3. 次に、オペレーションで、受信したメール本文からプロジェクト名や依頼内容など、必要な情報をテキスト抽出機能で取り出します。
4. 次に、オペレーションでAsanaの「プロジェクトを作成」アクションを設定し、抽出した情報を連携します。
5. 最後に、オペレーションでSlackの「チャンネルにメッセージを送る」アクションを設定し、プロジェクトが作成された旨を任意のチャンネルに通知します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• メールトリガーで設定する、フローボット起動のきっかけとなるメールアドレスは任意で設定できます。
• メール本文からプロジェクト名や依頼詳細として抽出するテキストの項目は、任意で設定できます。
• Asanaでプロジェクトを作成する際に、担当するオーナーや所属するチームIDなどを任意で設定できます。
• Slackで通知を送るチャンネルや、送信するメッセージの内容は任意で設定できます。

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■注意事項

• AsanaとSlackのそれぞれとYoomを連携してください。
• Slackにメッセージを送るには、チャンネルにYoomアプリを追加する必要があります。SlackチャンネルにYoomアプリを追加する手順については「SlackチャンネルにYoomアプリをインストールする方法」をご参照ください。