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「定期的にBoxのフォルダ容量を確認したり、不要なファイルをアーカイブしたりする作業、手間に感じていませんか？」
「毎週決まった時間にファイルの一覧を作成する作業に追われて、他の業務に集中できない…」
このように、クラウドストレージの定期的な管理業務が負担になっていませんか？
もし、<span class="mark-yellow">指定したスケジュールでBoxのフォルダ容量を自動でチェックして通知したり、古いファイルをアーカイブしたり、ファイルの一覧を自動でスプレッドシートに記録したりできる仕組み</span>があれば、より重要な業務に集中できる時間を生み出すことができるはずです！
今回ご紹介する自動化の方法はノーコードで簡単に設定できて、手間や時間もかかりません。ぜひ自動化を導入して作業をもっと楽にしましょう！
Yoomには<span class="mark-yellow">Boxのフォルダ容量を定期的に集計する業務フロー自動化のテンプレート</span>が用意されています。
「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
普段お使いの様々なツールと連携してBoxの定期的な運用タスクを自動化する方法を、具体的なテンプレートを使って紹介します。
気になる内容があれば、ぜひクリックしてみてください！
<span class="mark-yellow">Boxのフォルダ容量などを定期的にチェックし、その結果をSlackやDiscordなどのチャットツールに自動で通知する</span>ことができるので、いちいち手動で確認する手間を省き、重要な情報を素早くチームに共有できます。
<span class="mark-yellow">Box内のファイルを指定したスケジュールで自動的に整理・アーカイブする</span>こともできるため、手作業によるファイル整理の手間をなくし、ストレージ容量を効率的に管理することが可能です。
<span class="mark-yellow">Box内のファイル一覧などを定期的に抽出し、Microsoft Excelなどのデータベースサービスに自動で記録する</span>ことで、ファイル管理台帳の作成などを自動化し、最新の情報を手間なく管理できます。
それでは代表的な例として、「指定したスケジュールになったら、Boxの特定フォルダの容量をDiscordに通知する」フローを解説していきます！
Yoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
作成の流れは大きく分けて以下の通りです。
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
まずは基本的な設定方法を解説しているナビをご覧ください！
それではここから今回のフローで使用するアプリのマイアプリ登録方法を解説します。
Boxの連携
検索ボックスにBoxと入力し、対象のアイコンをクリックします。
以下の画面が出てきたら、アドレスとパスワードを入力後、「承認」をクリックしてください。
以下画面を確認後、「Boxへのアクセスを許可」をクリックしてください。
Yooｍの画面に戻り、下記の表示が出たら連携完了です！
Discordの連携
先ほどと同様に検索ボックスにDiscordと入力し、対象のアイコンをクリックします。
以下の画面が表示されたら、設定方法の詳細を参照しながら、アカウント名とアクセストークンを入力して「追加」をクリックします。
Yooｍの画面に戻り、下記の表示が出たら連携完了です！
ここからいよいよフローを作っていきます！
簡単に設定できるようテンプレートがありますので、まずはこちらをコピーしましょう。
Yoomにログインし、以下バナーの「試してみる」をクリックしてください。
1.上記バナーの「詳細を見る」をクリック
2.画面が切り替わったら「このテンプレートを試してみる」をクリック
3.Yoomの登録がまだの場合は、登録を行う
※既に登録が完了している場合はログイン画面が表示されるので、ログイン情報を入力してください。
4.下記のようにお使いのYoom管理画面にテンプレートがコピーされるので、OKを押して設定を進めていきます。
それでは、最初の設定を始めましょう！
まずは、下の赤枠をクリックしてくださいね。
スケジュール設定は日付指定・曜日指定・Cron設定の3種類あります。
いずれかで設定し、保存しましょう。
今回は毎月決まった時間にBoxのフォルダ情報を取得する想定なので、「日付指定」で設定しました。
業務内容に合わせて設定してみてください。
設定が完了したら、「保存」を押して進みましょう。
次に「ファイル情報の取得」をクリックしてください。
以下の画面が出てきたら、連携するアカウント情報を次に進んで下さい。
続いてAPI接続設定です。
入力欄下の注釈を参考にして、ファイル情報を取得したいコンテンツIDを入力してください。
入力が完了したら、「テスト」を実行してみましょう。
成功すると、下記のように「取得した値」にBoxの情報が反映されているはずです。
この値は、次のステップで活用します！
※取得した値とは、トリガーやオペレーションにて取得した値を指します。
取得した値は、オペレーション設定時の値としてご利用いただくことができ、フローボットを起動する度に、変動した値となります。
詳しくはこちらをご覧ください。
最後に、「保存する」を押して次のステップへ進みましょう。
続いて、先ほど取得したBoxのフォルダサイズ情報から、データを抽出する設定を行います。
まずは、下記赤枠をクリックしてください。
画面が切り替わるので、「タイトル」と「変換タイプ」を任意で編集してください。
「変換タイプ」は、デフォルトで「GPT-4o mini ｜ 3,500文字以内のデータからテキストを抽出（2タスク）」が選択されています。
AIの種類や文字数、消費タスク量に注意して必要であれば変更してください。
設定が完了したら、「次へ」をクリックしましょう。
ここでは、AIに対しての具体的な指示を設定していきます。
それぞれの項目は、下記を参考にして入力してください。
入力が完了したら、「テスト」を実行し成功するか確認してください。
下図のように、指示した内容が反映していればOKです！
最後に、「保存する」を押して次のステップへ進みましょう。
最後の設定です！
赤枠部分をクリックしましょう。
タイトルを任意で修正し、連携するアカウント情報が合っているか確認します。
アクションはそのままで、次のステップに進みましょう！
次の画面では、必須項目を設定してください。
「チャンネルID」は入力欄下の注釈を参照して入力しましょう。
「メッセージ内容」はDiscordに通知する内容を設定します。
例えば、日付タブから通知する日付を入力したり、前のステップで取得した情報を引用することができます。
通知したい内容に合わせて、お好きにカスタマイズしてください。
設定が完了したら、「テスト」をクリックしてください。
成功したらDiscordの画面に移り、通知されたか確認をします。
問題なければ、Yoomの画面に戻り「保存」をクリックしましょう！
最後に「トリガーをON」をクリックしたら、自動化の設定は完了です。
正しくフローボットが起動するか確認しましょう。
他にも、BoxのAPIは様々なアプリケーションと連携させることができます。
Box上にアップロードされた新規ファイルを他のクラウドストレージに転送する、月初に定型フォルダを作成するといった流れも自動化可能。
電子署名ツールからBoxに情報を格納することもでき、情報整理や検索性の向上に役立つでしょう。
Boxの定期的な管理業務を自動化することで、<span class="mark-yellow">これまで手作業で行っていたフォルダの容量確認やファイル整理、一覧作成などの定型業務から解放され、ヒューマンエラーを防ぐことができます。</span>
これにより、担当者は面倒な手作業に時間を奪われることなく、本来集中すべきコア業務に取り組めるようになるでしょう！
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、直感的な操作で簡単に業務フローを構築できます。
もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
Q：Boxの容量が一定の値を超えたら通知できますか？
A：分岐設定を追加することで可能です。
例えば、下記画像のように設定すると「フォルダ容量が10GBを超えた」時に、容量オーバーしたことをメッセージで送信することが可能です。
なお、「分岐する」オペレーションは、ミニプラン以上でご利用いただけます。
フリープランで利用するとエラーになってしまうのでご注意ください。
Q：この連携はYoomの無料プランで実現できますか？
A：はい、できます。
Yoomには「フリープラン」「ミニプラン」「チームプラン」「サクセスプラン」があり、各プランごとに利用可能な機能や、毎月の無料タスク数・無料ライセンス数が異なります。
なお、今回のフローでは最低でも
の計5タスクを消費します。
月に20件以上メッセージ送信が見込まれる場合、有料プランがおすすめです。
Q：連携が失敗した場合の対処法はありますか？
A：連携がうまくいかない場合、設定時に取得した値の不備やアプリ接続の認証切れなどが原因として考えられます。
詳しい設定方法については、以下のヘルプページをご参照ください。
なお、ヘルプページで解決しない場合はサポート窓口を利用することもできます。
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