指定したスケジュールになったら、Boxの特定フォルダの容量をDiscordに通知する
試してみる
■概要
Boxのフォルダ容量は定期的に確認が必要ですが、毎回手動でチェックするのは手間がかかり、確認漏れの原因にもなり得ます。このワークフローを活用すれば、指定したスケジュールでBoxの特定フォルダの容量を自動で取得し、Discordに通知することが可能です。面倒な確認作業を自動化し、効率的なストレージ管理を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Boxのフォルダ容量を手動で定期的に確認しており、その作業を効率化したい方
- 設定したスケジュールでBoxのストレージ状況をチームへ自動通知したい方
- 容量超過によるトラブルを未然に防ぎたいと考えている情報システム担当者の方
■このテンプレートを使うメリット
- 設定したスケジュールでBoxの容量が自動で通知されるため、これまで手作業での確認に費やしていた時間を短縮できます。
- システムが自動でチェックするため、確認漏れや見落としなどのヒューマンエラーを防ぎ、安定したストレージ管理を実現します。
■フローボットの流れ
- はじめに、BoxとDiscordをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでスケジュールトリガー機能を設定し、フローを実行したい日時を指定します。
- オペレーションでBoxを選択し、「フォルダ情報の取得」アクションで容量を確認したいフォルダの情報を取得します。
- 次に、AI機能の「テキストからデータを抽出する」アクションを設定し、取得した情報から容量に関するデータを指定の形式で抽出します。
- 最後に、オペレーションでDiscordの「メッセージを送信」アクションを設定し、抽出した容量データを指定のチャンネルに通知します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- スケジュールトリガーでは、フローを起動させたい曜日や日時をユーザーの運用に合わせて任意で設定することが可能です。
- Boxで容量を確認する対象のフォルダは、任意のフォルダIDを指定して設定できます。
- AIのデータ抽出では、指定した任意の形式で容量の情報を取得できます。
- Discordへの通知は、通知先のチャンネルを任意で設定できるほか、通知メッセージの本文も自由に編集でき、Boxから取得したフォルダ容量などの情報を変数として埋め込むことも可能です。
■注意事項
- Box、DiscordのそれぞれとYoomを連携してください。
「定期的にBoxのフォルダ容量を確認して報告する作業、つい忘れてしまう…」
「フォルダ容量の計算が大変」
このように、Boxの定期的な管理業務に手間を感じていませんか？
もし指定した日時にBoxの特定フォルダの容量を自動で集計して通知する仕組みがあれば、こうした定型的な管理業務から解放されますね。
その結果、より創造的なコア業務に集中する時間を生み出すことができます。
今回ご紹介する自動化フローは、ノーコードで簡単に設定できる方法を使います。
手間や時間もかからないので、ぜひ導入して作業をもっと楽にしましょう！
とにかく早く試したい方へ
YoomにはBoxのフォルダ容量を定期的に集計する業務フロー自動化のテンプレートが用意されています。
「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックしてすぐに自動化を体験してみましょう！
指定したスケジュールになったら、Boxの特定フォルダの容量をDiscordに通知する
試してみる
■概要
Boxのフォルダ容量は定期的に確認が必要ですが、毎回手動でチェックするのは手間がかかり、確認漏れの原因にもなり得ます。このワークフローを活用すれば、指定したスケジュールでBoxの特定フォルダの容量を自動で取得し、Discordに通知することが可能です。面倒な確認作業を自動化し、効率的なストレージ管理を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Boxのフォルダ容量を手動で定期的に確認しており、その作業を効率化したい方
- 設定したスケジュールでBoxのストレージ状況をチームへ自動通知したい方
- 容量超過によるトラブルを未然に防ぎたいと考えている情報システム担当者の方
■このテンプレートを使うメリット
- 設定したスケジュールでBoxの容量が自動で通知されるため、これまで手作業での確認に費やしていた時間を短縮できます。
- システムが自動でチェックするため、確認漏れや見落としなどのヒューマンエラーを防ぎ、安定したストレージ管理を実現します。
■フローボットの流れ
- はじめに、BoxとDiscordをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでスケジュールトリガー機能を設定し、フローを実行したい日時を指定します。
- オペレーションでBoxを選択し、「フォルダ情報の取得」アクションで容量を確認したいフォルダの情報を取得します。
- 次に、AI機能の「テキストからデータを抽出する」アクションを設定し、取得した情報から容量に関するデータを指定の形式で抽出します。
- 最後に、オペレーションでDiscordの「メッセージを送信」アクションを設定し、抽出した容量データを指定のチャンネルに通知します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- スケジュールトリガーでは、フローを起動させたい曜日や日時をユーザーの運用に合わせて任意で設定することが可能です。
- Boxで容量を確認する対象のフォルダは、任意のフォルダIDを指定して設定できます。
- AIのデータ抽出では、指定した任意の形式で容量の情報を取得できます。
- Discordへの通知は、通知先のチャンネルを任意で設定できるほか、通知メッセージの本文も自由に編集でき、Boxから取得したフォルダ容量などの情報を変数として埋め込むことも可能です。
■注意事項
- Box、DiscordのそれぞれとYoomを連携してください。
Boxの定期業務を自動化する連携パターン
Boxの定期的な管理業務を自動化する具体的な連携パターンをテンプレートでご紹介します。
定期的な容量チェックやファイル整理・一覧作成などの手間のかかる作業を自動化することで、管理コストを削減し業務効率を向上させることができるでしょう。
気になる内容があればぜひクリックしてみてください！
チャットツールにBoxの情報を定期的に通知する
指定したスケジュールでBoxのフォルダ容量などを自動で集計し、Discordなどのチャットツールに通知するフローです。
手動での確認作業をなくし、チーム全体でストレージの状況を迅速に把握できるようになります。
指定したスケジュールになったら、Boxの特定フォルダの容量をDiscordに通知する
試してみる
■概要
Boxのフォルダ容量は定期的に確認が必要ですが、毎回手動でチェックするのは手間がかかり、確認漏れの原因にもなり得ます。このワークフローを活用すれば、指定したスケジュールでBoxの特定フォルダの容量を自動で取得し、Discordに通知することが可能です。面倒な確認作業を自動化し、効率的なストレージ管理を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Boxのフォルダ容量を手動で定期的に確認しており、その作業を効率化したい方
- 設定したスケジュールでBoxのストレージ状況をチームへ自動通知したい方
- 容量超過によるトラブルを未然に防ぎたいと考えている情報システム担当者の方
■このテンプレートを使うメリット
- 設定したスケジュールでBoxの容量が自動で通知されるため、これまで手作業での確認に費やしていた時間を短縮できます。
- システムが自動でチェックするため、確認漏れや見落としなどのヒューマンエラーを防ぎ、安定したストレージ管理を実現します。
■フローボットの流れ
- はじめに、BoxとDiscordをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでスケジュールトリガー機能を設定し、フローを実行したい日時を指定します。
- オペレーションでBoxを選択し、「フォルダ情報の取得」アクションで容量を確認したいフォルダの情報を取得します。
- 次に、AI機能の「テキストからデータを抽出する」アクションを設定し、取得した情報から容量に関するデータを指定の形式で抽出します。
- 最後に、オペレーションでDiscordの「メッセージを送信」アクションを設定し、抽出した容量データを指定のチャンネルに通知します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- スケジュールトリガーでは、フローを起動させたい曜日や日時をユーザーの運用に合わせて任意で設定することが可能です。
- Boxで容量を確認する対象のフォルダは、任意のフォルダIDを指定して設定できます。
- AIのデータ抽出では、指定した任意の形式で容量の情報を取得できます。
- Discordへの通知は、通知先のチャンネルを任意で設定できるほか、通知メッセージの本文も自由に編集でき、Boxから取得したフォルダ容量などの情報を変数として埋め込むことも可能です。
■注意事項
- Box、DiscordのそれぞれとYoomを連携してください。
Box上のファイルを定期的に整理する
定期的にBox内のファイルを自動でアーカイブ・整理するフローです。
手作業によるファイル整理の手間を削減し、常にストレージを最適な状態に保てますね。
指定したスケジュールになったら、Boxの特定フォルダのファイルをアーカイブする
試してみる
■概要
Boxに保存しているファイルが増え続けることで、管理が煩雑になったり、重要なファイルが探しにくくなったりしていませんか？
定期的なファイルの整理やアーカイブは重要ですが、手作業では手間がかかり、つい後回しにしてしまいがちです。
このワークフローを活用すれば、あらかじめ設定したスケジュールでBox内の特定フォルダにあるファイルを自動で別のフォルダへ移動させることができます。
定期的なアーカイブ作業を自動化し、ファイル管理を効率化します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Box内の定期的なファイル整理やアーカイブ作業を手作業で行っている方
- 指定したスケジュールでBoxのファイルを自動で移動させたいと考えている方
- チームで利用するBoxのファイル管理を効率化し、属人化を防ぎたい方
■このテンプレートを使うメリット
- スケジュールを設定するだけでBoxのファイルが自動でアーカイブされるため、手作業で行っていた定期的な整理業務の時間を削減します
- 人の手による作業がなくなることで、ファイルの移動漏れや誤った操作といったヒューマンエラーの発生を防ぎます
■フローボットの流れ
- はじめに、BoxをYoomと連携します
- トリガーで「スケジュールトリガー機能」を選択し、フローを起動させたい日時や曜日を設定します
- オペレーションでBoxの「フォルダ内の項目のリストを取得」アクションを設定し、アーカイブしたいファイルが含まれるフォルダを指定します
- 次に「繰り返し処理機能」を設定し、前のステップで取得したファイル情報をもとに、ファイルごとに処理を繰り返すように設定します
- 最後に、繰り返し処理の中でBoxの「ファイルを移動」アクションを設定し、各ファイルを指定したアーカイブ用フォルダに移動させます
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- スケジュールトリガーの設定では、フローを起動させたい日時（毎月末、毎週月曜など）を任意で設定してください
- Boxのオペレーションでは、ファイルの移動元となるフォルダと、アーカイブ先となるフォルダをそれぞれ任意で設定してください
■注意事項
- BoxとYoomを連携してください。
- 「同じ処理を繰り返す」オペレーション間の操作は、チームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
Boxのファイル情報をデータベースに定期的に記録する
指定した日時にBox内のファイル一覧をMicrosoft Excelなどのデータベースへ自動で出力するフローです。
手作業でのリスト作成や転記ミスを防いで、正確なファイル管理を実現しましょう。
指定したスケジュールになったら、Boxの特定フォルダのファイル一覧をMicrosoft Excelに追加する
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■概要
定期的にBox内のファイル情報を棚卸ししたり、一覧化したりする作業に手間を感じていませんか。
特に、指定したスケジュールで実行する必要がある業務の場合、手作業では対応漏れやヒューマンエラーが発生しやすくなります。
このワークフローを活用すれば、指定したスケジュールでBoxの特定フォルダにあるファイル一覧を自動でMicrosoft Excelに追加できます。
定期的なファイル管理業務を自動化し、作業の効率化を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- 指定したスケジュールでBoxのファイル棚卸しを手作業で行っている方
- Boxに保管しているファイルリストをMicrosoft Excelで管理しており、転記作業に手間を感じている方
- Box内のファイル管理を効率化し、より重要な業務に集中したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- 指定したスケジュールになるとBoxのファイル情報が自動でMicrosoft Excelに追加されるため、これまで手作業で行っていた情報収集や転記の時間を削減できます
- 手作業での情報転記がなくなることで、コピー＆ペーストのミスや記載漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、正確なファイル管理に繋がります
■フローボットの流れ
- はじめに、BoxとMicrosoft ExcelをYoomと連携します
- 次に、トリガーで「スケジュールトリガー機能」を選択し、「スケジュールトリガー」アクションでフローを起動したい日時を設定します
- オペレーションでBoxの「フォルダ内の項目のリストを取得」アクションを設定し、対象フォルダを指定します
- 次に、「繰り返し処理機能」を設定し、取得したファイルリストを一つずつ処理します
- 繰り返し処理の中で、Boxの「ファイル情報の取得」アクションを設定します
- 最後に、同じく繰り返し処理の中でMicrosoft Excelの「レコードを追加する」アクションを設定し、取得したファイル情報を指定のシートに行として追加します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- スケジュールトリガーでは、フローを起動させたい曜日や日時を任意で設定可能です
- Boxのオペレーションでは、ファイル一覧を取得したいフォルダを任意で設定してください
- Microsoft Excelのオペレーションでは、連携先のファイルやシートを任意で指定可能です。また、登録する内容は固定値を設定したり、前段のBoxから取得したファイル名などの値を変数として埋め込んだりするカスタムができます
■注意事項
- Box、Microsoft ExcelのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- 「同じ処理を繰り返す」オペレーション間の操作は、チームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
- Microsoft Excelのデータベースを操作するオペレーションの設定に関しては、こちらをご参照ください。
スケジュールに合わせてBoxのフォルダ容量を通知するフローを作ってみよう
それではここから代表的な例として、指定したスケジュールになったら、Boxの特定フォルダの容量をDiscordに通知するフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定していくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合はこちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト：Box／Discord
[Yoomとは]
フローの作成方法
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
- BoxとDiscordのマイアプリ連携
- テンプレートをコピー
- スケジュールトリガーの設定、Boxのアクション設定、データを抽出する設定、Discordのアクション設定
- トリガーをONにし、フローが起動するかを確認
指定したスケジュールになったら、Boxの特定フォルダの容量をDiscordに通知する
試してみる
■概要
Boxのフォルダ容量は定期的に確認が必要ですが、毎回手動でチェックするのは手間がかかり、確認漏れの原因にもなり得ます。このワークフローを活用すれば、指定したスケジュールでBoxの特定フォルダの容量を自動で取得し、Discordに通知することが可能です。面倒な確認作業を自動化し、効率的なストレージ管理を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Boxのフォルダ容量を手動で定期的に確認しており、その作業を効率化したい方
- 設定したスケジュールでBoxのストレージ状況をチームへ自動通知したい方
- 容量超過によるトラブルを未然に防ぎたいと考えている情報システム担当者の方
■このテンプレートを使うメリット
- 設定したスケジュールでBoxの容量が自動で通知されるため、これまで手作業での確認に費やしていた時間を短縮できます。
- システムが自動でチェックするため、確認漏れや見落としなどのヒューマンエラーを防ぎ、安定したストレージ管理を実現します。
■フローボットの流れ
- はじめに、BoxとDiscordをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでスケジュールトリガー機能を設定し、フローを実行したい日時を指定します。
- オペレーションでBoxを選択し、「フォルダ情報の取得」アクションで容量を確認したいフォルダの情報を取得します。
- 次に、AI機能の「テキストからデータを抽出する」アクションを設定し、取得した情報から容量に関するデータを指定の形式で抽出します。
- 最後に、オペレーションでDiscordの「メッセージを送信」アクションを設定し、抽出した容量データを指定のチャンネルに通知します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- スケジュールトリガーでは、フローを起動させたい曜日や日時をユーザーの運用に合わせて任意で設定することが可能です。
- Boxで容量を確認する対象のフォルダは、任意のフォルダIDを指定して設定できます。
- AIのデータ抽出では、指定した任意の形式で容量の情報を取得できます。
- Discordへの通知は、通知先のチャンネルを任意で設定できるほか、通知メッセージの本文も自由に編集でき、Boxから取得したフォルダ容量などの情報を変数として埋め込むことも可能です。
■注意事項
- Box、DiscordのそれぞれとYoomを連携してください。
ステップ1：BoxとDiscordのマイアプリ連携
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作を行えるようにしていきます。
まずは基本的な設定方法を解説しているナビをご覧ください！
それではここから今回のフローで使用するアプリのマイアプリ登録方法を解説します。
Box
右上の検索窓からBoxを検索してください。
お使いのメールアドレスとパスワードを入力し「承認」をクリック。
「Boxへのアクセスを許可」をクリックするとマイアプリ連携が完了します。
Discord
アカウント名と、取得したアクセストークンを入力し「追加」をクリックするとマイアプリ連携が完了します。
※アクセストークンにはDiscord Developer Portalから取得したBotトークンを設定してください。
ステップ2：テンプレートをコピー
Yoomにログインし、以下バナーの「試してみる」をクリックしてください。
指定したスケジュールになったら、Boxの特定フォルダの容量をDiscordに通知する
試してみる
■概要
Boxのフォルダ容量は定期的に確認が必要ですが、毎回手動でチェックするのは手間がかかり、確認漏れの原因にもなり得ます。このワークフローを活用すれば、指定したスケジュールでBoxの特定フォルダの容量を自動で取得し、Discordに通知することが可能です。面倒な確認作業を自動化し、効率的なストレージ管理を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Boxのフォルダ容量を手動で定期的に確認しており、その作業を効率化したい方
- 設定したスケジュールでBoxのストレージ状況をチームへ自動通知したい方
- 容量超過によるトラブルを未然に防ぎたいと考えている情報システム担当者の方
■このテンプレートを使うメリット
- 設定したスケジュールでBoxの容量が自動で通知されるため、これまで手作業での確認に費やしていた時間を短縮できます。
- システムが自動でチェックするため、確認漏れや見落としなどのヒューマンエラーを防ぎ、安定したストレージ管理を実現します。
■フローボットの流れ
- はじめに、BoxとDiscordをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでスケジュールトリガー機能を設定し、フローを実行したい日時を指定します。
- オペレーションでBoxを選択し、「フォルダ情報の取得」アクションで容量を確認したいフォルダの情報を取得します。
- 次に、AI機能の「テキストからデータを抽出する」アクションを設定し、取得した情報から容量に関するデータを指定の形式で抽出します。
- 最後に、オペレーションでDiscordの「メッセージを送信」アクションを設定し、抽出した容量データを指定のチャンネルに通知します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- スケジュールトリガーでは、フローを起動させたい曜日や日時をユーザーの運用に合わせて任意で設定することが可能です。
- Boxで容量を確認する対象のフォルダは、任意のフォルダIDを指定して設定できます。
- AIのデータ抽出では、指定した任意の形式で容量の情報を取得できます。
- Discordへの通知は、通知先のチャンネルを任意で設定できるほか、通知メッセージの本文も自由に編集でき、Boxから取得したフォルダ容量などの情報を変数として埋め込むことも可能です。
■注意事項
- Box、DiscordのそれぞれとYoomを連携してください。
「テンプレートがコピーされました」と表示されるので「OK」をクリックします。
ステップ3：スケジュールトリガーの設定
「指定したスケジュールになったら」をクリック。
スケジュール設定は日付指定・曜日指定・Cron設定の3種類あります。
ご自身の業務に合わせていずれかで設定し保存しましょう。
1) 日付指定…フローボットを起動したい日付と時刻を入力
2) 曜日指定…フローボットを起動したい曜日にチェックを入れ、時刻を入力
3) Cron設定…毎時何分にフローボットを起動したいかを入力
ステップ4：Boxのフォルダ情報を取得する設定
フォルダの容量を取得する設定をします。
「フォルダ情報の取得」をクリックしましょう。
タイトルと連携するアカウント情報を任意で設定し、アクションはテンプレート通りに「フォルダ情報の取得」のまま「次へ」をクリック。
テキストボックス下部の説明通りにコンテンツIDを入力して、テストしてください。
成功したら保存しましょう。
ここで取得した値は次のステップで活用できます。
※取得した値とは？
トリガーやオペレーション設定時に、「テスト」を実行して取得した値のことを指します。
後続のオペレーション設定時の値として利用でき、フローボットを起動する度に変動した値となります。
ステップ5：データを抽出する設定
先ほど取得したフォルダの容量を、他の単位でも表記できるよう設定します。
「テキストからデータを抽出する」をクリックしましょう。
ステップ4と同様、アクションは「GPT-4o mini｜3,500文字以内のデータからテキストを抽出（2タスク）」のまま「次へ」をクリック。
()内のタスクを消費しますので、使用プランやデータの容量によって選択してください。
対象のテキストは予め設定されている通りで大丈夫です。
※以下のようにBoxの「フォルダサイズ（バイト数）」の取得した値を設定することで、トリガーが実行されるたびに最新の情報を反映できます。
抽出したい項目も予め設定されていますが、編集・追加する場合はカンマ区切りで入力しましょう。
指示内容も必要に応じて編集してください。
設定が完了したらテストします。
成功したら保存しましょう。
バイト表記がキロバイト・メガバイト・ギガバイト表記になりました！
ステップ6：Discordにメッセージを送信する設定
フォルダの容量をDiscordに通知します。
「メッセージを送信」をクリックしてください。
ステップ4・5と同様、アクションは「メッセージを送信」のまま「次へ」をクリック。
テキストボックス下部の説明を参考にチャンネルIDを入力しましょう。
ステップ4・5で取得したフォルダの容量の値や日付などの変数、固定の文章を組み合わせて自由にカスタマイズできます。
通知したい形式で設定してみてください。
下記の手順で取得したユーザーID宛に送信することもできます。
設定が完了したらテストしましょう。
※「テスト」をクリックすると設定したチャンネルに実際に投稿されます。
テストの際はテスト用のチャンネルに投稿したり、事前にメンバーに通知しておくなどがおすすめです。
成功したら保存してください。
Boxの該当フォルダの容量がDiscordに届きました！
※設定時は手動でテストするため時間がずれていますが、実際にフローボットをONにすると指定した時間にトリガーが起動し通知されるようになります。
ステップ7：トリガーをONにして起動準備完了
最後に「トリガーをON」をクリックしたら、自動化の設定は完了です。
正しくフローボットが起動するか確認しましょう。
以上が、指定したスケジュールになったら、Boxの特定フォルダの容量をDiscordに通知する方法でした！
Boxを使った自動化例
ファイルがアップロードされたり、音声ファイルが格納されたりするのをトリガーに、他のストレージにアップロードしたり、OCRで読み取ってデータベースに追加したり、AIで文字起こししてメール通知したりできます。
また、案件が登録されたり、経費精算ツールに請求書が登録されたりした際には、フォルダ作成したり請求書ファイルを自動でアップロードするといった一連の作業を自動化できます。
これにより、ファイル管理から情報共有まで、業務効率を向上させます。
Boxに格納された英語ドキュメントをOCRで読み取り、Google スプレッドシートに追加する
試してみる
■概要
海外との取引で受け取った英語の契約書や請求書など、Boxに保存したドキュメントの内容を手作業で転記していませんか。この作業は時間がかかるうえ、転記ミスが発生する可能性もあります。このワークフローを活用すれば、Boxに英語ドキュメントが格納されると、OCR機能が自動でテキストを読み取り、Google スプレッドシートに内容を追加できます。これにより、作業の課題を解消し業務を効率化できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Boxで管理している英語ドキュメントの情報を、手作業でデータ化している方
- 海外の取引先が多く、英語の請求書や契約書などを扱う機会が多いチームの方
- 手作業による転記ミスをなくし、ドキュメント管理の精度を高めたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Boxへのファイル格納からGoogle スプレッドシートへのデータ追加までが自動化され、これまで手作業に費やしていた時間を他の業務に充てられます。
- 手作業による転記ミスやコピペ漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、データの正確性を向上させることができます。
■フローボットの流れ
- はじめに、BoxとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでBoxを選択し、特定のフォルダに新しいファイルが追加されたらフローが起動するように設定します。
- 次に、オペレーションでBoxのアクションを設定し、トリガーで検知したファイルを取得します。
- 続いて、オペレーションでOCR機能を選択し、「画像・PDFから文字を読み取る」アクションで取得したファイルから英語のテキストを抽出します。
- 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートのアクションを設定し、抽出したテキストデータを指定のシートに行として追加します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Boxのトリガー設定で、自動化の対象としたいファイルが格納されるフォルダを任意で指定してください。
- OCR機能では、どの項目を読み取りテキストを抽出するか任意でカスタマイズ可能です。
- Google スプレッドシートのオペレーションでは、テキストデータを追加するファイルやシート、記載する列などを任意で設定可能です。
■注意事項
- Box、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
- OCRのAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924 - OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
BoxにアップロードされたファイルをOneDriveに保存する
試してみる
■概要
BoxとOneDriveを連携し、Boxの特定のフォルダにアップロードされたファイルをOneDriveにもアップロードするフローボットです。
BoxとOneDriveのどちらにもファイルを格納したい際などにご利用ください。
■このテンプレートをおすすめする方
1.BoxとOneDriveをそれぞれ利用されている方
2.BoxとOneDriveでなにか効率化を図ってみたい方
3.BoxとOneDriveのどちらにも同じファイルを格納する業務がある方
■このテンプレートを使うメリット
・Boxにファイルを入れば、自動でOneDriveにもファイルがアップロードできるので、どちらのツールにもファイルをアップする手間を削減できます。
・自動でファイルをアップロードするので、漏れやミスを削減できます。
■注意事項
・Box、OneDriveそれぞれのアプリとYoomの連携が必要です。
・BoxのフォルダIDやOneDriveの格納先のフォルダの設定は自由に変更してご利用ください。
Boxに音声ファイルがアップロードされたら、AIで文字起こししてOutlookで通知する
試してみる
■概要
会議の録音やインタビューなど、音声ファイルの文字起こしと関係者への情報共有は、手間と時間がかかる作業ではないでしょうか。特にファイルがBoxにアップロードされてから手動で文字起こしを行い、Outlookで通知する作業は、他の業務を圧迫することもあります。このワークフローを活用すれば、Boxへの音声ファイルアップロードをトリガーとして、AIによる自動文字起こしとOutlookでの通知までを一気通貫で自動化し、こうした課題をスムーズに解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Boxに保存した音声ファイルの文字起こしと通知作業を効率化したいと考えている方
- 会議やインタビューの議事録作成にかかる時間を短縮し、コア業務に集中したい方
- 手作業による文字起こしの手間や、関係者への共有漏れをなくしたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Boxへのファイルアップロードから文字起こし、Outlookでの通知までが自動処理されるため、これまで手作業に費やしていた時間を削減することができます。
- 手作業による文字起こしの誤変換や、メールでの通知漏れ・遅延といったヒューマンエラーの発生リスクを低減し、業務の正確性を高めます。
■フローボットの流れ
- はじめに、BoxとOutlookをYoomと連携させます。
- トリガーにBoxの「フォルダにファイルがアップロードされたら」というアクションを設定し、対象のフォルダを指定します。
- 次に、Boxの「ファイルをダウンロード」アクションを設定し、アップロードされた音声ファイルをYoom内に取得します。
- 続いて、「音声データを文字起こしする」アクションを選択し、ダウンロードした音声ファイルの文字起こしを行います。
- 最後に、Outlookの「メールを送る」アクションを設定し、文字起こしされたテキストデータを含めて指定した宛先にメールで通知します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- 「音声データを文字起こしする」オペレーションでは、利用するAIモデルを複数の選択肢の中から選択できます。
- Outlookでのメール通知において、通知先のメールアドレスは任意に設定でき、メールの件名や本文も自由にカスタマイズが可能です。
- メール本文には、固定のテキストだけでなく、前のステップで取得したファイル名や文字起こし結果といった動的な情報を変数として埋め込むことができます。
■注意事項
- Box、OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- 音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
TOKIUMに請求書が登録されたら、Boxに請求書ファイルをアップロードする
試してみる
■概要
TOKIUMに請求書が登録されたら、Boxに請求書ファイルをアップロードするフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.TOKIUMを利用する経理担当者
・TOKIUMに登録された請求書をBoxにも自動で取り込みたい方
2.TOKIUMを主に利用する担当者
・TOKIUMの請求書情報をBoxに連携させることで、会計処理をスムーズに行いたい方
3.Boxを主に利用する担当者
・TOKIUMで受け取った請求書をBoxに自動で取り込みたい方
■このテンプレートを使うメリット
TOKIUMは請求書処理を自動化する便利なツールでBoxはクラウド上でファイルを保管・共有できるサービスです。
TOKIUMとBoxを連携することにより、請求書データをBoxに一元管理することができ、請求書の検索やアクセスが容易になり必要な時にすぐに取り出すことが可能になります。
■注意事項
・TOKIUM、BoxのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
boardで案件が登録されたら、Boxにフォルダを作成する
試してみる
■概要
boardで案件が登録されたら、Boxにフォルダを作成するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.boardとBoxを業務で使用している方
・boardとBoxを使用して業務の効率化を図りたい方
・Boxでのフォルダ作成を自動化したい方
2.手入力の作業を減らし、自動化したいと考えている方
・業務効率化を目指している中小企業の経営者
・入力作業の多い総務、事務の担当者
・デジタルツールを活用して業務を行っているマーケティング担当者
■このテンプレートを使うメリット
・boardで案件が登録されたら、自動でBoxにフォルダを作成できるため、手作業による作成の手間を省き、業務の効率が向上します。
・boardに登録された案件ごとに専用のフォルダが自動で作成されるため、関連ファイルを整理しやすく、必要な情報をすぐに見つけることができます。
・案件ごとにフォルダが作成されることにより、関連ファイルを一元管理できファイル共有が容易になることで、業務効率が大幅に向上します。
・手作業によるフォルダ作成ミスやファイルの格納ミスなどを防ぎぐことができ、業務向上に繋がります。
■注意事項
・board、BoxのそれぞれとYoomを連携してください。
まとめ
スケジュールに合わせてBoxの定型業務を自動化することで、これまで手作業で行っていたフォルダの容量確認やファイル整理といった繰り返し作業から解放され、ヒューマンエラーの発生を防ぐことができそうです。
これにより、担当者はストレージ管理に時間を割かれることなく、本来注力すべきコア業務に集中する環境が整うでしょう！
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツールYoomを使えば、プログラミングの知識がない方でも直感的な操作で簡単に業務フローを構築できます。
もし自動化に少しでも興味を持っていただけたら、ぜひこちらから無料登録してYoomによる業務効率化を体験してみてください！
よくあるご質問
Q：容量が一定の値を超えた時だけ通知できますか？
A：はい、有料プランで利用可能な分岐オペレーションを追加することできます。
分岐条件を「フォルダサイズ（バイト数）が指定した値より大きい場合」に設定することで、容量が一定の値を超えている日のみ通知するフローを作成することができます。
Q：フォルダの容量以外にBoxからどんな情報を取得できますか？
A：フォルダ名や作成・更新日・親フォルダIDなどを取得可能です。
これらの情報も、取得した値を利用することで通知に含めることができます。
Q：通知先をSlackやChatworkに変更できますか？
A：はい、できます。
下記の画面で赤枠をクリックします。
変更したいアプリ名で検索し、アクションを設定してください。
