・
「定期的にBoxのフォルダ容量を確認して報告する作業、つい忘れてしまう…」
「フォルダ容量の計算が大変」
このように、Boxの定期的な管理業務に手間を感じていませんか？
もし<span class="mark-yellow">指定した日時にBoxの特定フォルダの容量を自動で集計して通知する仕組み</span>があれば、こうした定型的な管理業務から解放されますね。
その結果、より創造的なコア業務に集中する時間を生み出すことができます。
今回ご紹介する自動化フローは、ノーコードで簡単に設定できる方法を使います。
手間や時間もかからないので、ぜひ導入して作業をもっと楽にしましょう！
Yoomには<span class="mark-yellow">Boxのフォルダ容量を定期的に集計する業務フロー自動化のテンプレート</span>が用意されています。
「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックしてすぐに自動化を体験してみましょう！
Boxの定期的な管理業務を自動化する具体的な連携パターンをテンプレートでご紹介します。
定期的な容量チェックやファイル整理・一覧作成などの手間のかかる作業を自動化することで、管理コストを削減し業務効率を向上させることができるでしょう。
気になる内容があればぜひクリックしてみてください！
<span class="mark-yellow">指定したスケジュールでBoxのフォルダ容量などを自動で集計し、Discordなどのチャットツールに通知</span>するフローです。
手動での確認作業をなくし、チーム全体でストレージの状況を迅速に把握できるようになります。
<span class="mark-yellow">定期的にBox内のファイルを自動でアーカイブ・整理</span>するフローです。
手作業によるファイル整理の手間を削減し、常にストレージを最適な状態に保てますね。
<span class="mark-yellow">指定した日時にBox内のファイル一覧をMicrosoft Excelなどのデータベースへ自動で出力</span>するフローです。
手作業でのリスト作成や転記ミスを防いで、正確なファイル管理を実現しましょう。
それではここから代表的な例として、指定したスケジュールになったら、Boxの特定フォルダの容量をDiscordに通知するフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定していくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合はこちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作を行えるようにしていきます。
まずは基本的な設定方法を解説しているナビをご覧ください！
それではここから今回のフローで使用するアプリのマイアプリ登録方法を解説します。
右上の検索窓からBoxを検索してください。
お使いのメールアドレスとパスワードを入力し「承認」をクリック。
「Boxへのアクセスを許可」をクリックするとマイアプリ連携が完了します。
アカウント名と、取得したアクセストークンを入力し「追加」をクリックするとマイアプリ連携が完了します。
※アクセストークンにはDiscord Developer Portalから取得したBotトークンを設定してください。
Yoomにログインし、以下バナーの「試してみる」をクリックしてください。
「テンプレートがコピーされました」と表示されるので「OK」をクリックします。
「指定したスケジュールになったら」をクリック。
スケジュール設定は日付指定・曜日指定・Cron設定の3種類あります。
ご自身の業務に合わせていずれかで設定し保存しましょう。
1) 日付指定…フローボットを起動したい日付と時刻を入力
2) 曜日指定…フローボットを起動したい曜日にチェックを入れ、時刻を入力
3) Cron設定…毎時何分にフローボットを起動したいかを入力
フォルダの容量を取得する設定をします。
「フォルダ情報の取得」をクリックしましょう。
タイトルと連携するアカウント情報を任意で設定し、アクションはテンプレート通りに「フォルダ情報の取得」のまま「次へ」をクリック。
テキストボックス下部の説明通りにコンテンツIDを入力して、テストしてください。
成功したら保存しましょう。
ここで取得した値は次のステップで活用できます。
※取得した値とは？
トリガーやオペレーション設定時に、「テスト」を実行して取得した値のことを指します。
後続のオペレーション設定時の値として利用でき、フローボットを起動する度に変動した値となります。
先ほど取得したフォルダの容量を、他の単位でも表記できるよう設定します。
「テキストからデータを抽出する」をクリックしましょう。
ステップ4と同様、アクションは「GPT-4o mini｜3,500文字以内のデータからテキストを抽出（2タスク）」のまま「次へ」をクリック。
()内のタスクを消費しますので、使用プランやデータの容量によって選択してください。
対象のテキストは予め設定されている通りで大丈夫です。
※以下のようにBoxの「フォルダサイズ（バイト数）」の取得した値を設定することで、トリガーが実行されるたびに最新の情報を反映できます。
抽出したい項目も予め設定されていますが、編集・追加する場合はカンマ区切りで入力しましょう。
指示内容も必要に応じて編集してください。
設定が完了したらテストします。
成功したら保存しましょう。
バイト表記がキロバイト・メガバイト・ギガバイト表記になりました！
フォルダの容量をDiscordに通知します。
「メッセージを送信」をクリックしてください。
ステップ4・5と同様、アクションは「メッセージを送信」のまま「次へ」をクリック。
テキストボックス下部の説明を参考にチャンネルIDを入力しましょう。
ステップ4・5で取得したフォルダの容量の値や日付などの変数、固定の文章を組み合わせて自由にカスタマイズできます。
通知したい形式で設定してみてください。
下記の手順で取得したユーザーID宛に送信することもできます。
設定が完了したらテストしましょう。
※「テスト」をクリックすると設定したチャンネルに実際に投稿されます。
テストの際はテスト用のチャンネルに投稿したり、事前にメンバーに通知しておくなどがおすすめです。
成功したら保存してください。
Boxの該当フォルダの容量がDiscordに届きました！
※設定時は手動でテストするため時間がずれていますが、実際にフローボットをONにすると指定した時間にトリガーが起動し通知されるようになります。
最後に「トリガーをON」をクリックしたら、自動化の設定は完了です。
正しくフローボットが起動するか確認しましょう。
以上が、指定したスケジュールになったら、Boxの特定フォルダの容量をDiscordに通知する方法でした！
ファイルがアップロードされたり、音声ファイルが格納されたりするのをトリガーに、他のストレージにアップロードしたり、OCRで読み取ってデータベースに追加したり、AIで文字起こししてメール通知したりできます。
また、案件が登録されたり、経費精算ツールに請求書が登録されたりした際には、フォルダ作成したり請求書ファイルを自動でアップロードするといった一連の作業を自動化できます。
これにより、ファイル管理から情報共有まで、業務効率を向上させます。
スケジュールに合わせてBoxの定型業務を自動化することで、<span class="mark-yellow">これまで手作業で行っていたフォルダの容量確認やファイル整理といった繰り返し作業から解放され、ヒューマンエラーの発生を防ぐことができそうです。</span>
これにより、担当者はストレージ管理に時間を割かれることなく、本来注力すべきコア業務に集中する環境が整うでしょう！
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツールYoomを使えば、プログラミングの知識がない方でも直感的な操作で簡単に業務フローを構築できます。
もし自動化に少しでも興味を持っていただけたら、ぜひこちらから無料登録してYoomによる業務効率化を体験してみてください！
Q：容量が一定の値を超えた時だけ通知できますか？
A：はい、有料プランで利用可能な分岐オペレーションを追加することできます。
分岐条件を「フォルダサイズ（バイト数）が指定した値より大きい場合」に設定することで、容量が一定の値を超えている日のみ通知するフローを作成することができます。
Q：フォルダの容量以外にBoxからどんな情報を取得できますか？
A：フォルダ名や作成・更新日・親フォルダIDなどを取得可能です。
これらの情報も、取得した値を利用することで通知に含めることができます。
Q：通知先をSlackやChatworkに変更できますか？
A：はい、できます。
下記の画面で赤枠をクリックします。
変更したいアプリ名で検索し、アクションを設定してください。
.png)
.avif)
.webp)
.webp)
