指定したスケジュールになったら、Boxの特定フォルダの容量をDiscordに通知する
試してみる
■概要
Boxのフォルダ容量は定期的に確認が必要ですが、毎回手動でチェックするのは手間がかかり、確認漏れの原因にもなり得ます。このワークフローを活用すれば、指定したスケジュールでBoxの特定フォルダの容量を自動で取得し、Discordに通知することが可能です。面倒な確認作業を自動化し、効率的なストレージ管理を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
・Boxのフォルダ容量を手動で定期的に確認しており、その作業を効率化したい方
・設定したスケジュールでBoxのストレージ状況をチームへ自動通知したい方
・容量超過によるトラブルを未然に防ぎたいと考えている情報システム担当者の方
■注意事項
・Box、DiscordのそれぞれとYoomを連携してください。
「定期的にBoxのフォルダ容量を確認して報告する作業、つい忘れてしまう…」
「フォルダ容量の計算が大変」
このように、Boxの定期的な管理業務に手間を感じていませんか？
もし指定した日時にBoxの特定フォルダの容量を自動で集計して通知する仕組みがあれば、こうした定型的な管理業務から解放されますね。
その結果、より創造的なコア業務に集中する時間を生み出すことができます。
今回ご紹介する自動化フローは、ノーコードで簡単に設定できる方法を使います。
手間や時間もかからないので、ぜひ導入して作業をもっと楽にしましょう！
とにかく早く試したい方へ
YoomにはBoxのフォルダ容量を定期的に集計する業務フロー自動化のテンプレートが用意されています。
「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックしてすぐに自動化を体験してみましょう！
指定したスケジュールになったら、Boxの特定フォルダの容量をDiscordに通知する
試してみる
■概要
Boxのフォルダ容量は定期的に確認が必要ですが、毎回手動でチェックするのは手間がかかり、確認漏れの原因にもなり得ます。このワークフローを活用すれば、指定したスケジュールでBoxの特定フォルダの容量を自動で取得し、Discordに通知することが可能です。面倒な確認作業を自動化し、効率的なストレージ管理を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
・Boxのフォルダ容量を手動で定期的に確認しており、その作業を効率化したい方
・設定したスケジュールでBoxのストレージ状況をチームへ自動通知したい方
・容量超過によるトラブルを未然に防ぎたいと考えている情報システム担当者の方
■注意事項
・Box、DiscordのそれぞれとYoomを連携してください。
Boxの定期業務を自動化する連携パターン
Boxの定期的な管理業務を自動化する具体的な連携パターンをテンプレートでご紹介します。
定期的な容量チェックやファイル整理・一覧作成などの手間のかかる作業を自動化することで、管理コストを削減し業務効率を向上させることができるでしょう。
気になる内容があればぜひクリックしてみてください！
チャットツールにBoxの情報を定期的に通知する
指定したスケジュールでBoxのフォルダ容量などを自動で集計し、Discordなどのチャットツールに通知するフローです。
手動での確認作業をなくし、チーム全体でストレージの状況を迅速に把握できるようになります。
指定したスケジュールになったら、Boxの特定フォルダの容量をDiscordに通知する
試してみる
■概要
Boxのフォルダ容量は定期的に確認が必要ですが、毎回手動でチェックするのは手間がかかり、確認漏れの原因にもなり得ます。このワークフローを活用すれば、指定したスケジュールでBoxの特定フォルダの容量を自動で取得し、Discordに通知することが可能です。面倒な確認作業を自動化し、効率的なストレージ管理を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
・Boxのフォルダ容量を手動で定期的に確認しており、その作業を効率化したい方
・設定したスケジュールでBoxのストレージ状況をチームへ自動通知したい方
・容量超過によるトラブルを未然に防ぎたいと考えている情報システム担当者の方
■注意事項
・Box、DiscordのそれぞれとYoomを連携してください。
Box上のファイルを定期的に整理する
定期的にBox内のファイルを自動でアーカイブ・整理するフローです。
手作業によるファイル整理の手間を削減し、常にストレージを最適な状態に保てますね。
指定したスケジュールになったら、Boxの特定フォルダのファイルをアーカイブする
試してみる
■概要
Boxに保存しているファイルが増え続けることで、管理が煩雑になったり、重要なファイルが探しにくくなったりしていませんか？
定期的なファイルの整理やアーカイブは重要ですが、手作業では手間がかかり、つい後回しにしてしまいがちです。
このワークフローを活用すれば、あらかじめ設定したスケジュールでBox内の特定フォルダにあるファイルを自動で別のフォルダへ移動させることができます。
定期的なアーカイブ作業を自動化し、ファイル管理を効率化します。
■このテンプレートをおすすめする方
・Box内の定期的なファイル整理やアーカイブ作業を手作業で行っている方
・指定したスケジュールでBoxのファイルを自動で移動させたいと考えている方
・チームで利用するBoxのファイル管理を効率化し、属人化を防ぎたい方
■注意事項
・BoxとYoomを連携してください。
・「同じ処理を繰り返す」オペレーション間の操作は、チームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
Boxのファイル情報をデータベースに定期的に記録する
指定した日時にBox内のファイル一覧をMicrosoft Excelなどのデータベースへ自動で出力するフローです。
手作業でのリスト作成や転記ミスを防いで、正確なファイル管理を実現しましょう。
指定したスケジュールになったら、Boxの特定フォルダのファイル一覧をMicrosoft Excelに追加する
試してみる
■概要
定期的にBox内のファイル情報を棚卸ししたり、一覧化したりする作業に手間を感じていませんか。
特に、指定したスケジュールで実行する必要がある業務の場合、手作業では対応漏れやヒューマンエラーが発生しやすくなります。
このワークフローを活用すれば、指定したスケジュールでBoxの特定フォルダにあるファイル一覧を自動でMicrosoft Excelに追加できます。
定期的なファイル管理業務を自動化し、作業の効率化を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
・指定したスケジュールでBoxのファイル棚卸しを手作業で行っている方
・Boxに保管しているファイルリストをMicrosoft Excelで管理しており、転記作業に手間を感じている方
・Box内のファイル管理を効率化し、より重要な業務に集中したいと考えている方
■注意事項
・Box、Microsoft ExcelのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・「同じ処理を繰り返す」オペレーション間の操作は、チームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
・Microsoft Excelのデータベースを操作するオペレーションの設定に関しては、下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9003081
スケジュールに合わせてBoxのフォルダ容量を通知するフローを作ってみよう
それではここから代表的な例として、指定したスケジュールになったら、Boxの特定フォルダの容量をDiscordに通知するフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定していくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合はこちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト：Box／Discord
[Yoomとは]
フローの作成方法
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
- BoxとDiscordのマイアプリ連携
- テンプレートをコピー
- スケジュールトリガーの設定、Boxのアクション設定、データを抽出する設定、Discordのアクション設定
- トリガーをONにし、フローが起動するかを確認
指定したスケジュールになったら、Boxの特定フォルダの容量をDiscordに通知する
試してみる
■概要
Boxのフォルダ容量は定期的に確認が必要ですが、毎回手動でチェックするのは手間がかかり、確認漏れの原因にもなり得ます。このワークフローを活用すれば、指定したスケジュールでBoxの特定フォルダの容量を自動で取得し、Discordに通知することが可能です。面倒な確認作業を自動化し、効率的なストレージ管理を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
・Boxのフォルダ容量を手動で定期的に確認しており、その作業を効率化したい方
・設定したスケジュールでBoxのストレージ状況をチームへ自動通知したい方
・容量超過によるトラブルを未然に防ぎたいと考えている情報システム担当者の方
■注意事項
・Box、DiscordのそれぞれとYoomを連携してください。
ステップ1：BoxとDiscordのマイアプリ連携
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作を行えるようにしていきます。
まずは基本的な設定方法を解説しているナビをご覧ください！
それではここから今回のフローで使用するアプリのマイアプリ登録方法を解説します。
Box
右上の検索窓からBoxを検索してください。
お使いのメールアドレスとパスワードを入力し「承認」をクリック。
「Boxへのアクセスを許可」をクリックするとマイアプリ連携が完了します。
Discord
アカウント名と、取得したアクセストークンを入力し「追加」をクリックするとマイアプリ連携が完了します。
※アクセストークンにはDiscord Developer Portalから取得したBotトークンを設定してください。
ステップ2：テンプレートをコピー
Yoomにログインし、以下バナーの「試してみる」をクリックしてください。
指定したスケジュールになったら、Boxの特定フォルダの容量をDiscordに通知する
試してみる
■概要
Boxのフォルダ容量は定期的に確認が必要ですが、毎回手動でチェックするのは手間がかかり、確認漏れの原因にもなり得ます。このワークフローを活用すれば、指定したスケジュールでBoxの特定フォルダの容量を自動で取得し、Discordに通知することが可能です。面倒な確認作業を自動化し、効率的なストレージ管理を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
・Boxのフォルダ容量を手動で定期的に確認しており、その作業を効率化したい方
・設定したスケジュールでBoxのストレージ状況をチームへ自動通知したい方
・容量超過によるトラブルを未然に防ぎたいと考えている情報システム担当者の方
■注意事項
・Box、DiscordのそれぞれとYoomを連携してください。
「テンプレートがコピーされました」と表示されるので「OK」をクリックします。
ステップ3：スケジュールトリガーの設定
「指定したスケジュールになったら」をクリック。
スケジュール設定は日付指定・曜日指定・Cron設定の3種類あります。
ご自身の業務に合わせていずれかで設定し保存しましょう。
1) 日付指定…フローボットを起動したい日付と時刻を入力
2) 曜日指定…フローボットを起動したい曜日にチェックを入れ、時刻を入力
3) Cron設定…毎時何分にフローボットを起動したいかを入力
ステップ4：Boxのフォルダ情報を取得する設定
フォルダの容量を取得する設定をします。
「フォルダ情報の取得」をクリックしましょう。
タイトルと連携するアカウント情報を任意で設定し、アクションはテンプレート通りに「フォルダ情報の取得」のまま「次へ」をクリック。
テキストボックス下部の説明通りにコンテンツIDを入力して、テストしてください。
成功したら保存しましょう。
ここで取得した値は次のステップで活用できます。
※取得した値とは？
トリガーやオペレーション設定時に、「テスト」を実行して取得した値のことを指します。
後続のオペレーション設定時の値として利用でき、フローボットを起動する度に変動した値となります。
ステップ5：データを抽出する設定
先ほど取得したフォルダの容量を、他の単位でも表記できるよう設定します。
「テキストからデータを抽出する」をクリックしましょう。
ステップ4と同様、アクションは「GPT-4o mini｜3,500文字以内のデータからテキストを抽出（2タスク）」のまま「次へ」をクリック。
()内のタスクを消費しますので、使用プランやデータの容量によって選択してください。
対象のテキストは予め設定されている通りで大丈夫です。
※以下のようにBoxの「フォルダサイズ（バイト数）」の取得した値を設定することで、トリガーが実行されるたびに最新の情報を反映できます。
抽出したい項目も予め設定されていますが、編集・追加する場合はカンマ区切りで入力しましょう。
指示内容も必要に応じて編集してください。
設定が完了したらテストします。
成功したら保存しましょう。
バイト表記がキロバイト・メガバイト・ギガバイト表記になりました！
ステップ6：Discordにメッセージを送信する設定
フォルダの容量をDiscordに通知します。
「メッセージを送信」をクリックしてください。
ステップ4・5と同様、アクションは「メッセージを送信」のまま「次へ」をクリック。
テキストボックス下部の説明を参考にチャンネルIDを入力しましょう。
ステップ4・5で取得したフォルダの容量の値や日付などの変数、固定の文章を組み合わせて自由にカスタマイズできます。
通知したい形式で設定してみてください。
下記の手順で取得したユーザーID宛に送信することもできます。
設定が完了したらテストしましょう。
※「テスト」をクリックすると設定したチャンネルに実際に投稿されます。
テストの際はテスト用のチャンネルに投稿したり、事前にメンバーに通知しておくなどがおすすめです。
成功したら保存してください。
Boxの該当フォルダの容量がDiscordに届きました！
※設定時は手動でテストするため時間がずれていますが、実際にフローボットをONにすると指定した時間にトリガーが起動し通知されるようになります。
ステップ7：トリガーをONにして起動準備完了
最後に「トリガーをON」をクリックしたら、自動化の設定は完了です。
正しくフローボットが起動するか確認しましょう。
以上が、指定したスケジュールになったら、Boxの特定フォルダの容量をDiscordに通知する方法でした！
Boxを使った自動化例
ファイルがアップロードされたり、音声ファイルが格納されたりするのをトリガーに、他のストレージにアップロードしたり、OCRで読み取ってデータベースに追加したり、AIで文字起こししてメール通知したりできます。
また、案件が登録されたり、経費精算ツールに請求書が登録されたりした際には、フォルダ作成したり請求書ファイルを自動でアップロードするといった一連の作業を自動化できます。
これにより、ファイル管理から情報共有まで、業務効率を向上させます。
Boxに格納された英語ドキュメントをOCRで読み取り、Google スプレッドシートに追加する
試してみる
■概要
「Boxに格納された英語ドキュメントをOCRで読み取り、Google スプレッドシートに追加する」フローは、英語の書類管理とデータ整理をスムーズに行う業務ワークフローです。
Boxに保存された英語ドキュメントをAIを活用したOCRで自動的に読み取り、その内容をGoogle スプレッドシートに自動入力します。
手作業によるデータ入力の手間を削減し、効率的な業務運営をサポートします。
■このテンプレートをおすすめする方
・Boxに英語ドキュメントを多く保管しており、データ整理に時間を取られている方
・OCRを活用して、手動でのデータ入力作業を自動化したい事務担当者の方
・Google スプレッドシートでのデータ管理を効率化し、チーム全体の生産性を向上させたいリーダーの方
・複数のSaaSアプリを連携させて、業務フローを統一化したい企業のIT担当者の方
■注意事項
・Box、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
・OCRのAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
・ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
・トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
・OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
BoxにアップロードされたファイルをOneDriveに保存する
試してみる
Boxにアップロードされたファイルを、OneDriveに保存するフローボットです。boxとOneDriveのどちらにもファイルを格納したい際などにご利用ください。
Boxに音声ファイルがアップロードされたら、AIで文字起こししてOutlookで通知する
試してみる
■概要
「Boxに音声ファイルがアップロードされたら、AIで文字起こししてOutlookで通知する」ワークフローは、音声データの管理と情報共有を効率化する業務ワークフローです。
このワークフローを利用すれば、Boxに音声ファイルをアップロードするだけで自動的にAIが文字起こしを行い、結果をOutlookで通知できます。
これにより、迅速かつ正確な情報共有が可能になります。
■このテンプレートをおすすめする方
・音声データの文字起こし作業に時間がかかっているビジネスパーソンの方
・BoxとOutlookを日常的に活用しているチームリーダーやプロジェクトマネージャーの方
・AIを活用して業務効率化を図りたいと考えている企業のIT担当者の方
・会議内容やインタビュー結果を迅速に共有したいと考えている営業やマーケティング担当者の方
■注意事項
・Box、OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
・ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
・トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
TOKIUMに請求書が登録されたら、Boxに請求書ファイルをアップロードする
試してみる
TOKIUMに請求書が登録されたら、Boxに請求書ファイルをアップロードするフローです。
boardで案件が登録されたら、Boxにフォルダを作成する
試してみる
boardで案件が登録されたら、Boxにフォルダを作成するフローです。
まとめ
スケジュールに合わせてBoxの定型業務を自動化することで、これまで手作業で行っていたフォルダの容量確認やファイル整理といった繰り返し作業から解放され、ヒューマンエラーの発生を防ぐことができそうです。
これにより、担当者はストレージ管理に時間を割かれることなく、本来注力すべきコア業務に集中する環境が整うでしょう！
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツールYoomを使えば、プログラミングの知識がない方でも直感的な操作で簡単に業務フローを構築できます。
もし自動化に少しでも興味を持っていただけたら、ぜひこちらから無料登録してYoomによる業務効率化を体験してみてください！
よくあるご質問
Q：容量が一定の値を超えた時だけ通知できますか？
A：はい、有料プランで利用可能な分岐オペレーションを追加することできます。
分岐条件を「フォルダサイズ（バイト数）が指定した値より大きい場合」に設定することで、容量が一定の値を超えている日のみ通知するフローを作成することができます。
Q：フォルダの容量以外にBoxからどんな情報を取得できますか？
A：フォルダ名や作成・更新日・親フォルダIDなどを取得可能です。
これらの情報も、取得した値を利用することで通知に含めることができます。
Q：通知先をSlackやChatworkに変更できますか？
A：はい、できます。
下記の画面で赤枠をクリックします。
変更したいアプリ名で検索し、アクションを設定してください。
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