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【プログラミング不要】ファイル名を一括で変更する業務の自動化方法
とにかく早く試したい方へ
Yoomにはファイル名を一括で変更する業務フロー自動化のテンプレートが用意されています。「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
■概要Google Driveに保存したファイル名を特定のルールに沿って一つひとつ手作業で変更するのは、手間がかかりミスの原因にもなりがちではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、Slackで特定のメッセージを送信するだけで、Google Driveの特定フォルダ内にあるファイル名を一括で自動変更できます。手作業によるファイル名の変更作業を効率化し、より重要な業務に集中できる環境を構築します。
■このテンプレートをおすすめする方- Google Driveのファイル名を一括で変更する作業に手間を感じている方
- Slackを起点として、様々な業務を自動化したいと考えているチームリーダーの方
- 手作業によるファイル名の変更ミスを防ぎ、管理を効率化したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット- Slackへのメッセージ投稿をきっかけに、Google Driveのファイル名変更が自動で実行されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業によるファイル名の変更漏れや入力間違いといったヒューマンエラーを防ぎ、ファイル管理の正確性を高めることに繋がります。
■フローボットの流れ- はじめに、Google DriveとSlackをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでSlackを選択し、「指定のテキストを含むメッセージがチャンネルに投稿されたら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「複数のレコードを取得する」アクションを設定し、ファイル名の変更リストを取得します。
- 取得したリストをもとに、コマンドオペレーションで繰り返し処理を設定します。
- 最後に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイル名を変更する」アクションを設定し、各ファイルの名称を変更します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント- Google スプレッドシートからレコードを取得する際に、ファイル名の変更リストが記載された任意のスプレッドシートIDとシート名を設定してください。
■注意事項- Slack、Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
- 「同じ処理を繰り返す」オペレーション間の操作は、パーソナルプラン以上でご利用いただけるアプリとなっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
- パーソナルプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Google Driveのファイル名を一括で変更する作業に手間を感じている方
- Slackを起点として、様々な業務を自動化したいと考えているチームリーダーの方
- 手作業によるファイル名の変更ミスを防ぎ、管理を効率化したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Slackへのメッセージ投稿をきっかけに、Google Driveのファイル名変更が自動で実行されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業によるファイル名の変更漏れや入力間違いといったヒューマンエラーを防ぎ、ファイル管理の正確性を高めることに繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、Google DriveとSlackをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでSlackを選択し、「指定のテキストを含むメッセージがチャンネルに投稿されたら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「複数のレコードを取得する」アクションを設定し、ファイル名の変更リストを取得します。
- 取得したリストをもとに、コマンドオペレーションで繰り返し処理を設定します。
- 最後に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイル名を変更する」アクションを設定し、各ファイルの名称を変更します。
■このワークフローのカスタムポイント
- Google スプレッドシートからレコードを取得する際に、ファイル名の変更リストが記載された任意のスプレッドシートIDとシート名を設定してください。
■注意事項
- Slack、Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
- 「同じ処理を繰り返す」オペレーション間の操作は、パーソナルプラン以上でご利用いただけるアプリとなっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
- パーソナルプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
「プロジェクトごとにファイル名を『日付_案件名_バージョン』に揃えたいけど、数が多くて時間がかかる…」
「共有フォルダ内のファイル名がバラバラで、後から必要なファイルを探すのが大変！」
このように、大量のファイル名を一つひとつ手作業で変更する業務に、手間やストレスを感じていませんか？
特定のルールに基づいてファイル名を自動で一括変更できる仕組みがあれば、命名規則の統一にかかる時間や、手作業による打ち間違いといったミスから解放され、より重要な業務に集中できる時間を生み出すことができます！
今回ご紹介する自動化の設定は、専門的な知識がなくてもノーコードで簡単に設定でき、日々のファイル管理業務を大幅に効率化できるので、ぜひ導入して作業をもっと楽にしましょう！
ファイル名を一括変更する基本的な方法
ファイル名を一括で変更する方法として、手動での変更や専用ソフト、スクリプトを使用する方法がありますが、これらにはいくつかの問題点もあります。手動で行う場合、膨大な数のファイルに対して時間がかかり、ミスも起こりやすいです。専用ソフトを使う場合、インストールや設定が面倒で、スクリプトを使う方法は、プログラミングの知識が必要となるため、初心者にはハードルが高いという課題があります。
このような問題を解決するためには、ノーコードの自動化ツールを活用するのが一つの方法です。例えば、Yoomを使うことで、複雑な設定なしに、Google DriveやDropboxなどのクラウドサービスと連携し、簡単にファイル名を一括変更することができます。
ファイル名の一括変更を自動化するテンプレート
ファイル名を特定のルールで一括変更する作業は、数が増えるほど手間がかかりますが、自動化すればその手間を削減し、整理された状態を維持できます。
ここでは、様々なきっかけでファイル名の一括変更を自動化する具体的なテンプレートを紹介します！
気になる内容があれば、ぜひクリックしてみてください！
チャットでの指示をトリガーにする
チャットツールで特定のメッセージが送信されたことをきっかけに、ストレージサービス内のファイル名を一括変更。チャットでの簡単な指示だけでファイル整理が完了し、管理の手間を削減できます！
■概要Google Driveに保存したファイル名を特定のルールに沿って一つひとつ手作業で変更するのは、手間がかかりミスの原因にもなりがちではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、Slackで特定のメッセージを送信するだけで、Google Driveの特定フォルダ内にあるファイル名を一括で自動変更できます。手作業によるファイル名の変更作業を効率化し、より重要な業務に集中できる環境を構築します。
■このテンプレートをおすすめする方- Google Driveのファイル名を一括で変更する作業に手間を感じている方
- Slackを起点として、様々な業務を自動化したいと考えているチームリーダーの方
- 手作業によるファイル名の変更ミスを防ぎ、管理を効率化したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット- Slackへのメッセージ投稿をきっかけに、Google Driveのファイル名変更が自動で実行されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業によるファイル名の変更漏れや入力間違いといったヒューマンエラーを防ぎ、ファイル管理の正確性を高めることに繋がります。
■フローボットの流れ- はじめに、Google DriveとSlackをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでSlackを選択し、「指定のテキストを含むメッセージがチャンネルに投稿されたら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「複数のレコードを取得する」アクションを設定し、ファイル名の変更リストを取得します。
- 取得したリストをもとに、コマンドオペレーションで繰り返し処理を設定します。
- 最後に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイル名を変更する」アクションを設定し、各ファイルの名称を変更します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント- Google スプレッドシートからレコードを取得する際に、ファイル名の変更リストが記載された任意のスプレッドシートIDとシート名を設定してください。
■注意事項- Slack、Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
- 「同じ処理を繰り返す」オペレーション間の操作は、パーソナルプラン以上でご利用いただけるアプリとなっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
- パーソナルプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Google Driveのファイル名を一括で変更する作業に手間を感じている方
- Slackを起点として、様々な業務を自動化したいと考えているチームリーダーの方
- 手作業によるファイル名の変更ミスを防ぎ、管理を効率化したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Slackへのメッセージ投稿をきっかけに、Google Driveのファイル名変更が自動で実行されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業によるファイル名の変更漏れや入力間違いといったヒューマンエラーを防ぎ、ファイル管理の正確性を高めることに繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、Google DriveとSlackをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでSlackを選択し、「指定のテキストを含むメッセージがチャンネルに投稿されたら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「複数のレコードを取得する」アクションを設定し、ファイル名の変更リストを取得します。
- 取得したリストをもとに、コマンドオペレーションで繰り返し処理を設定します。
- 最後に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイル名を変更する」アクションを設定し、各ファイルの名称を変更します。
■このワークフローのカスタムポイント
- Google スプレッドシートからレコードを取得する際に、ファイル名の変更リストが記載された任意のスプレッドシートIDとシート名を設定してください。
■注意事項
- Slack、Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
- 「同じ処理を繰り返す」オペレーション間の操作は、パーソナルプラン以上でご利用いただけるアプリとなっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
- パーソナルプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
特定のメール受信をトリガーにする
メールツールで特定の件名や本文を含むメールを受信した際に、自動でストレージサービス上のファイル名を一括変更。メールでの依頼や通知に基づいてファイル名を自動で統一し、後からの検索や管理を容易にします！
■概要
特定のメールを受信した際、関連するBox上のファイル名を一つひとつ手作業で更新していませんか？この作業は単純ですが、件数が増えると時間がかかり、変更漏れや入力ミスの原因にもなりかねません。このワークフローを活用すれば、Gmailで特定のキーワードを含むメールを受信するだけで、Boxの指定フォルダ内にあるファイル名を自動で一括変更できます。定型的なファイル管理業務を自動化し、業務の正確性と効率を高めます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Gmailでの通知をもとに、Boxのファイル名を都度手動で変更している方
- 定型的なファイル管理業務に時間を取られ、本来の業務に集中できていない方
- 手作業によるファイル名の変更ミスや、更新漏れといった人的ミスを防ぎたい方
■このテンプレートを使うメリット
- メール受信を起点にファイル名の変更までを自動化し、これまで手作業で行っていたファイル管理の工数を削減できます。
- 手作業によるファイル名の変更漏れや入力間違いといった、ヒューマンエラーの発生を防ぎ、業務の正確性を向上させます。
■フローボットの流れ
- はじめに、Gmail、Box、Google スプレッドシートをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」というアクションを設定します。
- 続いてGoogle スプレッドシートの「複数のレコードを取得する」アクションを設定し、ファイル名の一覧などを取得します。
- 次に、分岐機能を設定し、取得したレコードの数だけ処理を繰り返すようにします。
- 最後に、繰り返し処理の中でBoxの「ファイル名を変更」アクションを設定し、対象のファイル名を順次変更します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Gmailのトリガー設定では、フローを起動するきっかけとなるメールのキーワードや送信元などを任意で設定してください。
- Google スプレッドシートからファイル情報を取得する際に、対象のスプレッドシートやシート名を指定してください。
- Boxのファイル名変更アクションでは、対象のフォルダIDや、変更後のファイル名の命名規則を任意で設定できます。
- 分岐機能では、スプレッドシートから取得した情報をもとに、繰り返し処理を行う条件をカスタムすることが可能です。
■注意事項
- Gmail、BoxのそれぞれとYoomを連携してください。
- 「同じ処理を繰り返す」オペレーション間の操作は、チームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
■概要
特定のメールを受信した際、関連するBox上のファイル名を一つひとつ手作業で更新していませんか？この作業は単純ですが、件数が増えると時間がかかり、変更漏れや入力ミスの原因にもなりかねません。このワークフローを活用すれば、Gmailで特定のキーワードを含むメールを受信するだけで、Boxの指定フォルダ内にあるファイル名を自動で一括変更できます。定型的なファイル管理業務を自動化し、業務の正確性と効率を高めます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Gmailでの通知をもとに、Boxのファイル名を都度手動で変更している方
- 定型的なファイル管理業務に時間を取られ、本来の業務に集中できていない方
- 手作業によるファイル名の変更ミスや、更新漏れといった人的ミスを防ぎたい方
■このテンプレートを使うメリット
- メール受信を起点にファイル名の変更までを自動化し、これまで手作業で行っていたファイル管理の工数を削減できます。
- 手作業によるファイル名の変更漏れや入力間違いといった、ヒューマンエラーの発生を防ぎ、業務の正確性を向上させます。
■フローボットの流れ
- はじめに、Gmail、Box、Google スプレッドシートをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」というアクションを設定します。
- 続いてGoogle スプレッドシートの「複数のレコードを取得する」アクションを設定し、ファイル名の一覧などを取得します。
- 次に、分岐機能を設定し、取得したレコードの数だけ処理を繰り返すようにします。
- 最後に、繰り返し処理の中でBoxの「ファイル名を変更」アクションを設定し、対象のファイル名を順次変更します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Gmailのトリガー設定では、フローを起動するきっかけとなるメールのキーワードや送信元などを任意で設定してください。
- Google スプレッドシートからファイル情報を取得する際に、対象のスプレッドシートやシート名を指定してください。
- Boxのファイル名変更アクションでは、対象のフォルダIDや、変更後のファイル名の命名規則を任意で設定できます。
- 分岐機能では、スプレッドシートから取得した情報をもとに、繰り返し処理を行う条件をカスタムすることが可能です。
■注意事項
- Gmail、BoxのそれぞれとYoomを連携してください。
- 「同じ処理を繰り返す」オペレーション間の操作は、チームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
フォームへの回答送信をトリガーにする
フォームに特定の回答が送信されたタイミングで、指定したストレージフォルダ内のファイル名を一括でリネーム。フォームからの情報登録と連動してファイル名を自動整理し、業務フロー全体をスムーズにします！
■概要Google Driveに保存されている大量のファイル名を、特定のルールに基づいて一つひとつ手作業で変更する業務は、時間がかかる上にミスの原因にもなりがちです。特に、複数のファイル名を一括で変更したい場合には、大きな負担となることもあります。このワークフローを活用すれば、フォームに特定の情報を入力して送信するだけで、Google Driveの特定フォルダ内にあるファイル名を一括で自動変更できます。定型的なファイル名変更作業から解放され、業務の正確性と効率の向上につながります。
■このテンプレートをおすすめする方- Google Driveで大量のファイルを管理しており、ファイル名変更の作業に手間を感じている方
- 特定のルールに基づいたファイル名への一括変更を自動化し、整理業務を効率化したい方
- フォーム入力を起点として、ファイル管理などの様々な定型業務の自動化を進めたい担当者の方
■このテンプレートを使うメリット- フォームが送信されるとファイル名が自動で一括変更されるため、これまで手作業でのリネーム作業に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業によるファイル名の入力間違いや変更漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、ファイル管理の正確性を向上させます。
■フローボットの流れ- はじめに、Google DriveとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します。
- 次に、トリガーで、フォームが送信されたらフローが起動するように設定します。
- 次に、オペレーションで、フォームの特定の回答内容に応じて処理を分岐させます。
- 次に、オペレーションで、Google スプレッドシートからファイル名に関する情報を複数取得します。
- 次に、オペレーションで、取得した情報の数だけ処理を繰り返すように設定します。
- 最後に、繰り返しの処理の中で、Google Driveのファイル名を変更するアクションを設定します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント- Google スプレッドシートからファイル名などの情報を取得するアクションで、対象となる任意のスプレッドシートIDとシート（タブ）名を設定してください。
■注意事項- Google スプレッドシート、Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
- 分岐はパーソナルプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- 「同じ処理を繰り返す」オペレーション間の操作は、パーソナルプラン以上でご利用いただけるアプリとなっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
- パーソナルプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Google Driveで大量のファイルを管理しており、ファイル名変更の作業に手間を感じている方
- 特定のルールに基づいたファイル名への一括変更を自動化し、整理業務を効率化したい方
- フォーム入力を起点として、ファイル管理などの様々な定型業務の自動化を進めたい担当者の方
■このテンプレートを使うメリット
- フォームが送信されるとファイル名が自動で一括変更されるため、これまで手作業でのリネーム作業に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業によるファイル名の入力間違いや変更漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、ファイル管理の正確性を向上させます。
■フローボットの流れ
- はじめに、Google DriveとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します。
- 次に、トリガーで、フォームが送信されたらフローが起動するように設定します。
- 次に、オペレーションで、フォームの特定の回答内容に応じて処理を分岐させます。
- 次に、オペレーションで、Google スプレッドシートからファイル名に関する情報を複数取得します。
- 次に、オペレーションで、取得した情報の数だけ処理を繰り返すように設定します。
- 最後に、繰り返しの処理の中で、Google Driveのファイル名を変更するアクションを設定します。
■このワークフローのカスタムポイント
- Google スプレッドシートからファイル名などの情報を取得するアクションで、対象となる任意のスプレッドシートIDとシート（タブ）名を設定してください。
■注意事項
- Google スプレッドシート、Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
- 分岐はパーソナルプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- 「同じ処理を繰り返す」オペレーション間の操作は、パーソナルプラン以上でご利用いただけるアプリとなっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
- パーソナルプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
SlackのメッセージでGoogle Driveのファイル名を一括変更するフローを作ってみよう
それでは代表的な例として、「Slackで特定のメッセージが送信された際に、Google Driveの特定フォルダ内にあるファイル名を一括で変更する」フローを解説していきます！
Yoomを使用してノーコードで設定をしていくので、まだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
フローの作成方法
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
- 使用するアプリのマイアプリ連携
- テンプレートのコピー
- トリガーとなるメッセージと各アクション（レコード取得・リネーム）の設定
- フロー稼働の準備
■概要Google Driveに保存したファイル名を特定のルールに沿って一つひとつ手作業で変更するのは、手間がかかりミスの原因にもなりがちではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、Slackで特定のメッセージを送信するだけで、Google Driveの特定フォルダ内にあるファイル名を一括で自動変更できます。手作業によるファイル名の変更作業を効率化し、より重要な業務に集中できる環境を構築します。
■このテンプレートをおすすめする方- Google Driveのファイル名を一括で変更する作業に手間を感じている方
- Slackを起点として、様々な業務を自動化したいと考えているチームリーダーの方
- 手作業によるファイル名の変更ミスを防ぎ、管理を効率化したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット- Slackへのメッセージ投稿をきっかけに、Google Driveのファイル名変更が自動で実行されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業によるファイル名の変更漏れや入力間違いといったヒューマンエラーを防ぎ、ファイル管理の正確性を高めることに繋がります。
■フローボットの流れ- はじめに、Google DriveとSlackをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでSlackを選択し、「指定のテキストを含むメッセージがチャンネルに投稿されたら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「複数のレコードを取得する」アクションを設定し、ファイル名の変更リストを取得します。
- 取得したリストをもとに、コマンドオペレーションで繰り返し処理を設定します。
- 最後に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイル名を変更する」アクションを設定し、各ファイルの名称を変更します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント- Google スプレッドシートからレコードを取得する際に、ファイル名の変更リストが記載された任意のスプレッドシートIDとシート名を設定してください。
■注意事項- Slack、Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
- 「同じ処理を繰り返す」オペレーション間の操作は、パーソナルプラン以上でご利用いただけるアプリとなっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
- パーソナルプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Google Driveのファイル名を一括で変更する作業に手間を感じている方
- Slackを起点として、様々な業務を自動化したいと考えているチームリーダーの方
- 手作業によるファイル名の変更ミスを防ぎ、管理を効率化したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Slackへのメッセージ投稿をきっかけに、Google Driveのファイル名変更が自動で実行されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業によるファイル名の変更漏れや入力間違いといったヒューマンエラーを防ぎ、ファイル管理の正確性を高めることに繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、Google DriveとSlackをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでSlackを選択し、「指定のテキストを含むメッセージがチャンネルに投稿されたら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「複数のレコードを取得する」アクションを設定し、ファイル名の変更リストを取得します。
- 取得したリストをもとに、コマンドオペレーションで繰り返し処理を設定します。
- 最後に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイル名を変更する」アクションを設定し、各ファイルの名称を変更します。
■このワークフローのカスタムポイント
- Google スプレッドシートからレコードを取得する際に、ファイル名の変更リストが記載された任意のスプレッドシートIDとシート名を設定してください。
■注意事項
- Slack、Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
- 「同じ処理を繰り返す」オペレーション間の操作は、パーソナルプラン以上でご利用いただけるアプリとなっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
- パーソナルプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
前準備：テストに使用するファイルの用意
このフローではファイル名を変更したいファイルの「ファイルID」と「変更後のファイル名」が記録されたGoogle スプレッドシートを使用します。
ファイルIDはGoogle DriveのファイルURL（file/d/ファイルID部分/）で確認できます。
※ 変更したいファイル（Google Drive）の例
※ ファイル名変更シート（Google スプレッドシート）の例
ステップ1：使用するアプリのマイアプリ連携
Yoomとそれぞれのアプリを連携して、アプリごとの操作を行えるようにしましょう。この設定は初回のみ必要です。
先ずは基本的な設定方法を解説しているナビをご覧ください！
それでは、今回のフローで使用するGoogle Drive・Google スプレッドシート・Slackのマイアプリ登録方法を解説していきます。
Google スプレッドシートのマイアプリ登録
以下の手順をご参照ください。
※Google Driveのマイアプリ登録も同様の手順となります。
Slackのマイアプリ登録
以下の手順をご参照ください。
これで使用する3つのアプリが全て連携できました。
ステップ2：テンプレートのコピー
Yoomのフローボットテンプレートから使用するテンプレートを選び、「このテンプレートを試す」をクリックすると、テンプレートがコピーされます。
ここでは以下のテンプレートを使うため、バナーの「試してみる」をクリックしてください。
■概要Google Driveに保存したファイル名を特定のルールに沿って一つひとつ手作業で変更するのは、手間がかかりミスの原因にもなりがちではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、Slackで特定のメッセージを送信するだけで、Google Driveの特定フォルダ内にあるファイル名を一括で自動変更できます。手作業によるファイル名の変更作業を効率化し、より重要な業務に集中できる環境を構築します。
■このテンプレートをおすすめする方- Google Driveのファイル名を一括で変更する作業に手間を感じている方
- Slackを起点として、様々な業務を自動化したいと考えているチームリーダーの方
- 手作業によるファイル名の変更ミスを防ぎ、管理を効率化したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット- Slackへのメッセージ投稿をきっかけに、Google Driveのファイル名変更が自動で実行されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業によるファイル名の変更漏れや入力間違いといったヒューマンエラーを防ぎ、ファイル管理の正確性を高めることに繋がります。
■フローボットの流れ- はじめに、Google DriveとSlackをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでSlackを選択し、「指定のテキストを含むメッセージがチャンネルに投稿されたら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「複数のレコードを取得する」アクションを設定し、ファイル名の変更リストを取得します。
- 取得したリストをもとに、コマンドオペレーションで繰り返し処理を設定します。
- 最後に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイル名を変更する」アクションを設定し、各ファイルの名称を変更します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント- Google スプレッドシートからレコードを取得する際に、ファイル名の変更リストが記載された任意のスプレッドシートIDとシート名を設定してください。
■注意事項- Slack、Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
- 「同じ処理を繰り返す」オペレーション間の操作は、パーソナルプラン以上でご利用いただけるアプリとなっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
- パーソナルプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Google Driveのファイル名を一括で変更する作業に手間を感じている方
- Slackを起点として、様々な業務を自動化したいと考えているチームリーダーの方
- 手作業によるファイル名の変更ミスを防ぎ、管理を効率化したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Slackへのメッセージ投稿をきっかけに、Google Driveのファイル名変更が自動で実行されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業によるファイル名の変更漏れや入力間違いといったヒューマンエラーを防ぎ、ファイル管理の正確性を高めることに繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、Google DriveとSlackをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでSlackを選択し、「指定のテキストを含むメッセージがチャンネルに投稿されたら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「複数のレコードを取得する」アクションを設定し、ファイル名の変更リストを取得します。
- 取得したリストをもとに、コマンドオペレーションで繰り返し処理を設定します。
- 最後に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイル名を変更する」アクションを設定し、各ファイルの名称を変更します。
■このワークフローのカスタムポイント
- Google スプレッドシートからレコードを取得する際に、ファイル名の変更リストが記載された任意のスプレッドシートIDとシート名を設定してください。
■注意事項
- Slack、Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
- 「同じ処理を繰り返す」オペレーション間の操作は、パーソナルプラン以上でご利用いただけるアプリとなっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
- パーソナルプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
そうしますと、Yoomのワークスペースにテンプレートがコピーされ、自動化フローの設定画面（フローボット）が開きます。
「OK」をクリックして、フローの設定に進みましょう。
ステップ3：トリガーとなる投稿の設定
先ずは、フローの起点となるトリガーアクション（Slackへの投稿）を設定していきます。
- Slackの「指定のテキストを含むメッセージがチャンネルに投稿されたら」をクリック。
- 連携アカウントとアクションの内容を確認し、「次へ」をクリック。
- 「トリガーの起動間隔」のプルダウンから任意の間隔を選択。
トリガーの起動タイミングは「5分・10分・15分・30分・60分」から選択可能です。
※ ご利用プランによって、設定できるトリガーの最短間隔が異なります。
起動間隔についての詳しい説明は、こちらのヘルプページをご覧ください。
- 「投稿先のチャンネルID」に、チャンネルレポートを通知するチャンネルのIDを設定。
入力欄をクリックすると、連携しているSlackワークスペースのチャンネルから候補が表示されますので、対象となるチャンネルを選択してください。
チャンネル数が多い場合には、検索欄にチャンネル名を入れると検索が楽になります。
※ ステップ1のアプリ連携時に選択しているチャンネルにはYoomのアプリが追加されていますが、そうでないチャンネルに通知する場合には別途Yoomアプリを追加する必要があります。
詳しくは、こちらの記事をご参照ください
- トリガー条件の「テキスト」に任意のテキストを設定。
このテキストを含むメッセージが指定したチャンネルに投稿されると、フローが起動します。 - テスト用に、Slackでメッセージを投稿します。
ここでは例として、「アプリ連携」チャンネルに「ファイル名変換依頼」を含むメッセージを投稿します。
※ 投稿したメッセージ
- フローボットに戻り、「テスト」をクリック。
※ 直近1時間以内に指定したテキストを含むメッセージが投稿されていない場合にはテストに失敗します。
- テストが成功すると、「取得した値」に投稿されたメッセージの情報が追加されます。
- テスト用に投稿したメッセージの情報が取得されていることを確認し、ページ下部の「完了」をクリック。
これで、トリガーとなる投稿の設定が完了しました。
ステップ4：レコードの取得
次に、Google スプレッドシートからファイル名変更用のレコードを取得していきます。
- 連携アカウントとアクションの内容を確認。
- データベースの連携の「スプレッドシートID」に、抽出したデータを追加したいスプレッドシートのIDを設定。
入力欄をクリックすると、連携しているGoogleアカウントからスプレッドシートの候補が表示されます。
前準備で用意したスプレッドシートを選択してください。
- 「スプレッドシートのタブ名」に対象となるスプレッドシートのタブ（シート）名を設定。
入力欄クリック時に「スプレッドシートID」に設定したスプレッドシートのタブが候補として表示されるため、対象となるタブを選択してください。
- 「テーブル範囲」に対象となるテーブルの範囲を設定。
例として、「ファイル名変更」シートの場合はA1からB1までが列になっているため、「A1:B」と入力します。
テーブル範囲の指定に関しては以下のヘルプページもご参照ください。
- 設定を終えたら、「次へ」をクリック。
- 取得したいレコードの条件を、フローの運用方法に合わせて設定。
今回は全てのレコードを対象とするため、「ファイルID」が「空でない」を条件として設定しています。 - 設定を終えたら、「テスト」をクリック。
- テストに成功すると、条件に合うレコードが全て（最大300行）取得され、「取得した値」に追加されます。
- 必要なレコードが取得されていることを確認し、ページ下部の「保存する」をクリック。
これで、ファイル名変更用のレコードが取得できました。
ステップ5：繰り返し対象の設定
取得したレコードの数だけループ処理を行って、ファイル名を変更していきます。
ループ処理で用いる値を設定しましょう。
※「同じ処理を繰り返す」オペレーションを使う場合は、パーソナルプラン以上のプランが必要です。フリープランだと、そのオペレーションやデータコネクトを設定してもエラーになってしまうのでご注意ください。
※パーソナルプランなどの有料プランには、2週間の無料トライアルがついています。
トライアル期間中は、通常は制限されるアプリや機能（オペレーション）も問題なく使えるので、この機会にぜひお試しくださいね。
- 「コマンドオペレーション」をクリック。
- 「タイトル」を任意で変更。
- 「オペレーション」のプルダウンから、「複数のレコードを取得する（最大300件）」を選択。
※ タイトルを変更している場合は、変更後のタイトルが表示されます。 - 取得した値には、ループ処理で用いるレコードの項目を設定。
- 今回は「ファイルID」と「変換後のファイル名」の2項目を使用するため、「+取得した値を追加」をクリックし、設定項目を増やします。
※ 使用する値の数だけ設定項目を増やしてください。 - 設定を終えたら、ページ下部の「完了」をクリック。
これで、ループ処理の準備が整いました。
ステップ6：ファイル名の変更
設定した値を用いて、ファイル名を変更する処理を繰り返します。
- Google Driveの「ファイル名を変更する」をクリック。
- 「タイトル」を任意で変更。
- 連携アカウントとアクションを確認し、「次へ」をクリック。
- 「対象のファイルID」の入力欄をクリックすると、各アクションで取得した値が表示されます。
「コマンドオペレーション」メニューから「ファイルID」を選択してください。
※ タイトルを変更している場合は、変更後のタイトルが表示されます。
選択した項目は、入力欄に{{項目名 追加された値}}という形で追加されます。
取得した値についての詳しい説明は、こちらのヘルプページをご覧ください。
- 同じように、「ファイル名」を取得した値から選択してください。
「日付」タブから任意の日付を追加することもできます。
- 設定を終えたら、「テスト」をクリック。
- テストに成功したら、Google Driveで指定したファイルのファイル名が変わっていることを確認してください。
※ テストではループ処理が実行されず、1件のファイルのみ変更されます。
- ページ下部の「完了」をクリック。
ステップ7：フロー稼働の準備（トリガーをONに設定）
フロー画面に戻り、「全ての設定が完了しました！」と表示されていればフローの設定は完了です。
早速フローを稼働させるのであれば、「トリガーをON」をクリックします。
あとで稼働させる場合は、フロー画面のトリガースイッチをクリックすることで、トリガーをONにできます。
トリガーをONにしたら、実際に動作することを確認しましょう。
指定したテキストを含むメッセージをSlackで投稿し、対象となるファイルのファイル名が全て変更されていれば成功です。
このフローでは、ファイルIDとファイル名が記録されているGoogle スプレッドシートを使用しましたが、ファイルIDを取得するアクションや、ファイル内容からファイル名を自動生成するアクションも設定できます。
今回のフローボットをベースに、様々な作業の自動化が実現できます！
是非、Yoomの便利な機能をお試しください。
ファイル名を変更する自動化例
Yoomでは様々な自動化の実現をスムーズに行えるテンプレートがたくさん用意してあります！
例えば以下のような自動化はいかがでしょうか。
■概要Wixで見積書が承諾された後、関連するファイルをGoogle Driveで探し、手動でファイル名を更新する作業に手間を感じていませんか。この手作業は、更新漏れやファイル名の入力ミスといったヒューマンエラーの原因にもなりかねません。このワークフローを活用すれば、Wixで見積書が承諾されると同時にGoogle Drive内のファイル名が自動で更新されるため、これらの課題をスムーズに解消し、管理業務を効率化できます。
■このテンプレートをおすすめする方- WixとGoogle Driveで見積書や関連ファイルを管理し、手作業での更新に手間を感じている方
- 見積書承諾後のファイル名変更といった定型業務を自動化し、ヒューマンエラーを削減したい方
- バックオフィス業務の効率化を進め、より重要なコア業務に集中したいと考えている事業責任者の方
■このテンプレートを使うメリット- Wixで見積書が承諾されるたびに行っていた、Google Driveでのファイル検索と名称変更の作業が自動化され、手作業の時間を削減できます。
- 手作業によるファイル名の入力ミスや更新漏れを防ぎ、ファイル管理の正確性を向上させることで、業務の信頼性を高めることに繋がります。
■フローボットの流れ- はじめに、WixとGoogle DriveをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでWixを選択し、「見積書が承諾されたら」というアクションを設定します。
- 続いて、オペレーションでGoogle Driveを選択し、「特定フォルダ内のファイル・フォルダを検索」アクションで更新対象のファイルを特定します。
- 最後に、同じくGoogle Driveの「ファイル名を変更する」アクションを設定し、検索したファイルの名称を更新します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント- Google Driveの「特定フォルダ内のファイル・フォルダを検索」アクションで、ファイルを検索する対象のフォルダIDを任意で設定してください。
- Google Driveの「ファイル名を変更する」アクションで設定する新しいファイル名には、固定のテキストに加え、Wixのトリガーから取得した見積書情報（会社名や金額など）を動的に組み込むことが可能です。
■注意事項- Wix、Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
- Wixのフォーム回答のアウトプットはJSONPathから取得可能です。取得方法は「『取得する値』を追加する方法」をご参照ください。
■概要
Outlookに届く請求書などの添付ファイルを都度ダウンロードし、内容を確認してファイル名を変更し、Google Driveに保存する作業に手間を感じていませんか。この一連の手作業は時間がかかるだけでなく、ファイル名の付け間違いや保存漏れといったミスの原因にもなりがちです。このワークフローは、Outlookで特定のメールを受信すると添付された書類をOCRで自動的に読み取り、ファイル名を更新してGoogle Driveへ格納するため、こうした課題を解消し、書類管理業務を効率化します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Outlookで受信する請求書などの書類管理を手作業で行っている経理や総務担当者の方
- Google Driveへのファイル保存ルールが徹底されず、ファイル管理に課題を感じている方
- OCRを活用して紙やPDFの書類をデータ化し、業務効率化を進めたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Outlookでのメール受信からGoogle Driveへの格納までが自動化され、手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- 手動でのファイル名変更やアップロード作業がなくなるため、入力ミスや保存漏れといったヒューマンエラーを防止します。
■フローボットの流れ
- はじめに、OutlookとGoogle DriveをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでOutlookを選択し、「特定の件名のメールを受信したら」というアクションを設定します。
- 添付ファイルの有無などで処理を分けるため、オペレーションで「分岐機能」を設定します。
- 次に、Outlookの「メールの添付ファイルの情報を取得する」アクションと「メールの添付ファイルをダウンロードする」アクションを順に設定します。
- 次に、オペレーションで「OCR機能」を選択し、ダウンロードした添付ファイルから文字情報を読み取ります。
- 最後に、Google Driveの「ファイルをアップロードする」アクションで、OCRで取得した情報をもとにファイル名を変更し、特定のフォルダに格納します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Outlookのトリガー設定では、起動のきっかけとなるメールの件名キーワードや対象フォルダを任意で指定できます。
- 分岐機能では、添付ファイルの形式（PDFや画像など）に応じて後続の処理を分けるといった条件を自由に設定できます。
- OCR機能の設定では、請求書番号や発行日など、書類から抽出したい項目を任意でカスタマイズできます。
- Google Driveへのアップロード設定では、格納先のフォルダを指定し、OCRで取得した情報を用いて「取引先名_請求日」のようにファイル名を自由に設定することが可能です。
■注意事項
- Outlook、Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
- 分岐はミニプラン以上、AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。その他のプランでは設定したオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- Yoomの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
■概要Google Driveに保存されるファイルが増えるにつれて、内容に応じた適切なファイル名への変更や管理に手間を感じていませんか。手作業でのリネームは時間がかかるだけでなく、命名規則が統一されない原因にもなりがちです。このワークフローを活用すれば、Google Driveにファイルが追加されると、その内容をChatGPTが自動で解析し、適切なファイル名に更新する一連の流れを自動化できます。これにより、ファイル管理の効率化を実現します。■このテンプレートをおすすめする方- Google Driveに保存する契約書や請求書などのファイル管理を効率化したい方
- ChatGPTを活用して、手作業で行っているファイルのリネーム作業を自動化したい方
- ファイル命名規則のばらつきをなくし、管理体制を標準化したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット- ファイルの内容確認からリネームまでが自動化されるため、手作業に費やしていた時間を短縮することができます。
- 手作業によるファイル名の入力間違いや、命名規則の適用漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。
■フローボットの流れ- はじめに、Google DriveとChatGPTをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogle Driveを選択し、「特定のフォルダにファイルが追加されたら」といったアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでChatGPTを選択し、追加されたファイルの内容を要約してファイル名を生成するよう設定します。
- 最後に、オペレーションでGoogle Driveを選択し、ChatGPTが生成したファイル名で元のファイル名を更新するアクションを設定します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション■このワークフローのカスタムポイント- Google Driveのアクション設定では、ChatGPTが生成したファイル名に日付や接頭辞を追加するなど、独自の命名規則を適用することが可能です。
- ChatGPTのオペレーションでは、ファイル名に含めたい要素（文書の種類、キーワードなど）を指示（プロンプト）で細かく指定し、解析の精度を調整できます。
■注意事項- Google DriveとChatGPTをYoomに連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- ChatGPT（OpenAI）のアクションを実行するには、OpenAIのAPI有料プランの契約が必要です。（APIが使用されたときに支払いができる状態）
- 詳しくはOpenAIの「API料金」ページをご確認ください。
- ChatGPTのAPI利用はOpenAI社が有料で提供しており、API疎通時のトークンにより従量課金される仕組みとなっています。そのため、API使用時にお支払いが行える状況でない場合エラーが発生しますのでご注意ください。
■概要Google Driveの特定フォルダにファイルを格納した後、その内容を別途リスト化したり、別の場所に保存し直したりといった手作業は発生していませんか？こうした繰り返し作業は手間がかかるだけでなく、転記ミスや管理漏れの原因にもなり得ます。このワークフローを活用すれば、Google Driveへのファイル格納をきっかけに、ファイル名とファイル自体をYoomのデータベースへ自動で格納できます。ファイル管理に関する一連の作業を自動化し、業務を効率化することが可能です。■このテンプレートをおすすめする方- Google Driveでのファイル管理を手作業で行っており、非効率を感じている方
- Google Driveに格納される請求書などの書類情報を、自動でデータベースに蓄積したい方
- ファイルの登録漏れや転記ミスを防ぎ、管理業務の品質を向上させたい方
■このテンプレートを使うメリット- Google Driveへのファイル格納後、自動でデータベースに情報が追加されるため、手作業での転記やファイル登録にかかっていた時間を短縮できます
- 手作業によるファイル名の入力ミスや、ファイルの登録漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、正確なデータ管理を実現します
■フローボットの流れ- はじめに、Google DriveをYoomと連携します
- 次に、トリガーでGoogle Driveを選択し、「特定のフォルダ内に新しくファイル・フォルダが作成されたら」というアクションを設定します
- 続いて、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、トリガーで検知したファイルをダウンロードします
- 次に、オペレーションで「ファイル名の変換」を設定します
- 最後に、オペレーションでYoomの「レコードを追加する」アクションを設定し、変換後のファイル名とダウンロードしたファイルをデータベースに格納します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント- Google Driveのトリガー設定では、監視対象としたいフォルダのIDを任意で設定してください
- 「ファイル名の変換」オペレーションでは、変換後のファイル名を任意の内容に設定してください
- Yoomのデータベースへレコードを追加する際に、格納先となる任意のプロジェクトやデータベースを設定してください
■注意事項- Google DriveとYoomを連携してください
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は「ファイルの容量制限について」をご参照ください
■このテンプレートをおすすめする方
- WixとGoogle Driveで見積書や関連ファイルを管理し、手作業での更新に手間を感じている方
- 見積書承諾後のファイル名変更といった定型業務を自動化し、ヒューマンエラーを削減したい方
- バックオフィス業務の効率化を進め、より重要なコア業務に集中したいと考えている事業責任者の方
■このテンプレートを使うメリット
- Wixで見積書が承諾されるたびに行っていた、Google Driveでのファイル検索と名称変更の作業が自動化され、手作業の時間を削減できます。
- 手作業によるファイル名の入力ミスや更新漏れを防ぎ、ファイル管理の正確性を向上させることで、業務の信頼性を高めることに繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、WixとGoogle DriveをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでWixを選択し、「見積書が承諾されたら」というアクションを設定します。
- 続いて、オペレーションでGoogle Driveを選択し、「特定フォルダ内のファイル・フォルダを検索」アクションで更新対象のファイルを特定します。
- 最後に、同じくGoogle Driveの「ファイル名を変更する」アクションを設定し、検索したファイルの名称を更新します。
■このワークフローのカスタムポイント
- Google Driveの「特定フォルダ内のファイル・フォルダを検索」アクションで、ファイルを検索する対象のフォルダIDを任意で設定してください。
- Google Driveの「ファイル名を変更する」アクションで設定する新しいファイル名には、固定のテキストに加え、Wixのトリガーから取得した見積書情報（会社名や金額など）を動的に組み込むことが可能です。
■注意事項
- Wix、Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
- Wixのフォーム回答のアウトプットはJSONPathから取得可能です。取得方法は「『取得する値』を追加する方法」をご参照ください。
■概要
Outlookに届く請求書などの添付ファイルを都度ダウンロードし、内容を確認してファイル名を変更し、Google Driveに保存する作業に手間を感じていませんか。この一連の手作業は時間がかかるだけでなく、ファイル名の付け間違いや保存漏れといったミスの原因にもなりがちです。このワークフローは、Outlookで特定のメールを受信すると添付された書類をOCRで自動的に読み取り、ファイル名を更新してGoogle Driveへ格納するため、こうした課題を解消し、書類管理業務を効率化します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Outlookで受信する請求書などの書類管理を手作業で行っている経理や総務担当者の方
- Google Driveへのファイル保存ルールが徹底されず、ファイル管理に課題を感じている方
- OCRを活用して紙やPDFの書類をデータ化し、業務効率化を進めたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Outlookでのメール受信からGoogle Driveへの格納までが自動化され、手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- 手動でのファイル名変更やアップロード作業がなくなるため、入力ミスや保存漏れといったヒューマンエラーを防止します。
■フローボットの流れ
- はじめに、OutlookとGoogle DriveをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでOutlookを選択し、「特定の件名のメールを受信したら」というアクションを設定します。
- 添付ファイルの有無などで処理を分けるため、オペレーションで「分岐機能」を設定します。
- 次に、Outlookの「メールの添付ファイルの情報を取得する」アクションと「メールの添付ファイルをダウンロードする」アクションを順に設定します。
- 次に、オペレーションで「OCR機能」を選択し、ダウンロードした添付ファイルから文字情報を読み取ります。
- 最後に、Google Driveの「ファイルをアップロードする」アクションで、OCRで取得した情報をもとにファイル名を変更し、特定のフォルダに格納します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Outlookのトリガー設定では、起動のきっかけとなるメールの件名キーワードや対象フォルダを任意で指定できます。
- 分岐機能では、添付ファイルの形式（PDFや画像など）に応じて後続の処理を分けるといった条件を自由に設定できます。
- OCR機能の設定では、請求書番号や発行日など、書類から抽出したい項目を任意でカスタマイズできます。
- Google Driveへのアップロード設定では、格納先のフォルダを指定し、OCRで取得した情報を用いて「取引先名_請求日」のようにファイル名を自由に設定することが可能です。
■注意事項
- Outlook、Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
- 分岐はミニプラン以上、AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。その他のプランでは設定したオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- Yoomの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Google Driveに保存する契約書や請求書などのファイル管理を効率化したい方
- ChatGPTを活用して、手作業で行っているファイルのリネーム作業を自動化したい方
- ファイル命名規則のばらつきをなくし、管理体制を標準化したいと考えている方
- ファイルの内容確認からリネームまでが自動化されるため、手作業に費やしていた時間を短縮することができます。
- 手作業によるファイル名の入力間違いや、命名規則の適用漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。
- はじめに、Google DriveとChatGPTをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogle Driveを選択し、「特定のフォルダにファイルが追加されたら」といったアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでChatGPTを選択し、追加されたファイルの内容を要約してファイル名を生成するよう設定します。
- 最後に、オペレーションでGoogle Driveを選択し、ChatGPTが生成したファイル名で元のファイル名を更新するアクションを設定します。
- Google Driveのアクション設定では、ChatGPTが生成したファイル名に日付や接頭辞を追加するなど、独自の命名規則を適用することが可能です。
- ChatGPTのオペレーションでは、ファイル名に含めたい要素（文書の種類、キーワードなど）を指示（プロンプト）で細かく指定し、解析の精度を調整できます。
- Google DriveとChatGPTをYoomに連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- ChatGPT（OpenAI）のアクションを実行するには、OpenAIのAPI有料プランの契約が必要です。（APIが使用されたときに支払いができる状態）
- 詳しくはOpenAIの「API料金」ページをご確認ください。
- ChatGPTのAPI利用はOpenAI社が有料で提供しており、API疎通時のトークンにより従量課金される仕組みとなっています。そのため、API使用時にお支払いが行える状況でない場合エラーが発生しますのでご注意ください。
- Google Driveでのファイル管理を手作業で行っており、非効率を感じている方
- Google Driveに格納される請求書などの書類情報を、自動でデータベースに蓄積したい方
- ファイルの登録漏れや転記ミスを防ぎ、管理業務の品質を向上させたい方
- Google Driveへのファイル格納後、自動でデータベースに情報が追加されるため、手作業での転記やファイル登録にかかっていた時間を短縮できます
- 手作業によるファイル名の入力ミスや、ファイルの登録漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、正確なデータ管理を実現します
- はじめに、Google DriveをYoomと連携します
- 次に、トリガーでGoogle Driveを選択し、「特定のフォルダ内に新しくファイル・フォルダが作成されたら」というアクションを設定します
- 続いて、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、トリガーで検知したファイルをダウンロードします
- 次に、オペレーションで「ファイル名の変換」を設定します
- 最後に、オペレーションでYoomの「レコードを追加する」アクションを設定し、変換後のファイル名とダウンロードしたファイルをデータベースに格納します
■このワークフローのカスタムポイント
- Google Driveのトリガー設定では、監視対象としたいフォルダのIDを任意で設定してください
- 「ファイル名の変換」オペレーションでは、変換後のファイル名を任意の内容に設定してください
- Yoomのデータベースへレコードを追加する際に、格納先となる任意のプロジェクトやデータベースを設定してください
- Google DriveとYoomを連携してください
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は「ファイルの容量制限について」をご参照ください
まとめ
ファイル名の一括変更を自動化することで、これまで手作業で行っていた煩雑なリネーム作業から解放され、ヒューマンエラーのリスクも低減できます。
これにより、ファイル管理にかかる時間を削減し、ファイル検索性の向上や整理整頓された状態の維持に繋がり、結果としてコア業務に集中できる環境が整うでしょう！
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」は、プログラミング知識がなくても直感的な操作で様々な業務フローを構築できます。
もしファイル管理の効率化や業務自動化に興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomによるスマートな業務改善を体験してみてください！
よくあるご質問
Q：連携後のアクションも続けて自動化できますか？
A：可能です！オペレーション直下にある「+」マークをクリックし、オペレーションを追加することで実現可能できます。
Q：処理が失敗した場合、どうなりますか？
A：フローボットでエラーが発生した場合、Yoomのアカウント作成時に登録したメールアドレスに通知が送信されます。
通知内容に掲載されているリンクからエラーの原因を確認することができます。
エラー内容を確認し、修正が必要な場合は、Yoomのヘルプページを参考にしてみてください。
Q：Google Drive以外のストレージでも使えますか？
A：はい、できます。
連携可能なアプリやテンプレートの一覧は、こちらのページでご確認ください
プログラミング知識なしで手軽に構築できます。
