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【ノーコードで実現】各種SaaSへ交通費精算の記録を自動化する方法
■概要
日々の業務でGmailに届く交通費の報告メールを、一件ずつ確認しながらGoogle スプレッドシートの精算用シートへ手入力する作業は、時間もかかり入力ミスも起こりやすいのではないでしょうか。特に月末月初などの繁忙期には、この作業が大きな負担となることもあります。 このワークフローを活用すれば、Gmailで特定のラベルが付いた交通費関連のメールを受信した際に、AI機能がメール本文から必要な情報を抽出し、Google スプレッドシートへ自動で追加するため、転記作業の手間を省き、業務の効率化と正確性の向上に貢献します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Gmailで受信する交通費情報を手作業で転記し、負担を感じている経理担当者の方
- Google スプレッドシートを用いた経費精算業務の効率化を図りたいと考えている方
- 手作業による入力ミスを削減し、経費処理の正確性を向上させたい業務担当者の方
■このテンプレートを使うメリット
- Gmailで受信した交通費情報をAIが自動でGoogle スプレッドシートに転記するため、これまで手作業に費やしていたデータ入力の時間を短縮することができます。
- 手作業によるデータ転記時の入力間違いや記載漏れといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、経費精算業務の正確性を高めることに繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、GmailとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のラベルのメールを受信したら」というアクションを設定します。ここで交通費関連のメールに付与するラベルを指定します。
- 次に、オペレーションでAI機能の「テキストからデータを抽出する」アクションを設定し、受信したメールの本文から交通費に関する情報（日付、金額、利用区間、摘要など）を抽出するように指定します。
- 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「レコードを追加する」アクションを設定し、前のステップで抽出した各データを、指定したスプレッドシートの対応する列に追加します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Gmailのトリガー設定では、自動処理の対象としたいメールに付与するラベル名を任意で指定してください。
- AI機能の「テキストからデータを抽出する」オペレーションでは、受信するメールのフォーマットに合わせて、どの情報（例：利用日、訪問先、交通手段、金額など）を抽出項目として設定するかを定義できます。
- Google スプレッドシートの「レコードを追加する」オペレーションでは、データを追加する対象のスプレッドシートIDやシート名、そしてAI機能で抽出した各データ項目をシートのどの列に紐付けるかを設定します。また、特定の列に固定値を入力する設定も可能です。
■注意事項
- Gmail、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
■概要
日々の業務でGmailに届く交通費の報告メールを、一件ずつ確認しながらGoogle スプレッドシートの精算用シートへ手入力する作業は、時間もかかり入力ミスも起こりやすいのではないでしょうか。特に月末月初などの繁忙期には、この作業が大きな負担となることもあります。 このワークフローを活用すれば、Gmailで特定のラベルが付いた交通費関連のメールを受信した際に、AI機能がメール本文から必要な情報を抽出し、Google スプレッドシートへ自動で追加するため、転記作業の手間を省き、業務の効率化と正確性の向上に貢献します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Gmailで受信する交通費情報を手作業で転記し、負担を感じている経理担当者の方
- Google スプレッドシートを用いた経費精算業務の効率化を図りたいと考えている方
- 手作業による入力ミスを削減し、経費処理の正確性を向上させたい業務担当者の方
■このテンプレートを使うメリット
- Gmailで受信した交通費情報をAIが自動でGoogle スプレッドシートに転記するため、これまで手作業に費やしていたデータ入力の時間を短縮することができます。
- 手作業によるデータ転記時の入力間違いや記載漏れといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、経費精算業務の正確性を高めることに繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、GmailとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のラベルのメールを受信したら」というアクションを設定します。ここで交通費関連のメールに付与するラベルを指定します。
- 次に、オペレーションでAI機能の「テキストからデータを抽出する」アクションを設定し、受信したメールの本文から交通費に関する情報（日付、金額、利用区間、摘要など）を抽出するように指定します。
- 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「レコードを追加する」アクションを設定し、前のステップで抽出した各データを、指定したスプレッドシートの対応する列に追加します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Gmailのトリガー設定では、自動処理の対象としたいメールに付与するラベル名を任意で指定してください。
- AI機能の「テキストからデータを抽出する」オペレーションでは、受信するメールのフォーマットに合わせて、どの情報（例：利用日、訪問先、交通手段、金額など）を抽出項目として設定するかを定義できます。
- Google スプレッドシートの「レコードを追加する」オペレーションでは、データを追加する対象のスプレッドシートIDやシート名、そしてAI機能で抽出した各データ項目をシートのどの列に紐付けるかを設定します。また、特定の列に固定値を入力する設定も可能です。
■注意事項
- Gmail、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
「毎月の交通費精算、申請内容を一つ一つGoogle スプレッドシートに転記するのが面倒…」
「営業メンバーが多くて、交通費申請のフォーマットもバラバラで集計に時間がかかる…」
このように、日々の交通費精算業務において、手作業によるデータ入力や確認作業に多くの時間を費やし、月末の締め作業に追われている方も多いのではないでしょうか？
特に、申請漏れや入力ミスは経理担当者の確認作業を増やし、差し戻しによるコミュニケーションコストも発生しがちです…
もし、メールやチャットで受信した交通費の情報や、フォームで申請された内容を、指定のGoogle スプレッドシートやデータベースに自動で記録できる仕組みがあれば、これらの煩雑な作業から解放され、経費処理の迅速化と正確性の向上を実現し、より付加価値の高い業務に注力できるようになります！
今回ご紹介する自動化の設定は、ノーコードで簡単に設定できて、手間や時間もかからないので、ぜひ自動化を導入して交通費精算業務をもっと楽にしましょう！
とにかく早く試したい方へ
Yoomには交通費の情報をGoogle スプレッドシートに記録する業務フロー自動化のテンプレートが用意されているので、「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
■概要
日々の業務でGmailに届く交通費の報告メールを、一件ずつ確認しながらGoogle スプレッドシートの精算用シートへ手入力する作業は、時間もかかり入力ミスも起こりやすいのではないでしょうか。特に月末月初などの繁忙期には、この作業が大きな負担となることもあります。 このワークフローを活用すれば、Gmailで特定のラベルが付いた交通費関連のメールを受信した際に、AI機能がメール本文から必要な情報を抽出し、Google スプレッドシートへ自動で追加するため、転記作業の手間を省き、業務の効率化と正確性の向上に貢献します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Gmailで受信する交通費情報を手作業で転記し、負担を感じている経理担当者の方
- Google スプレッドシートを用いた経費精算業務の効率化を図りたいと考えている方
- 手作業による入力ミスを削減し、経費処理の正確性を向上させたい業務担当者の方
■このテンプレートを使うメリット
- Gmailで受信した交通費情報をAIが自動でGoogle スプレッドシートに転記するため、これまで手作業に費やしていたデータ入力の時間を短縮することができます。
- 手作業によるデータ転記時の入力間違いや記載漏れといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、経費精算業務の正確性を高めることに繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、GmailとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のラベルのメールを受信したら」というアクションを設定します。ここで交通費関連のメールに付与するラベルを指定します。
- 次に、オペレーションでAI機能の「テキストからデータを抽出する」アクションを設定し、受信したメールの本文から交通費に関する情報（日付、金額、利用区間、摘要など）を抽出するように指定します。
- 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「レコードを追加する」アクションを設定し、前のステップで抽出した各データを、指定したスプレッドシートの対応する列に追加します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Gmailのトリガー設定では、自動処理の対象としたいメールに付与するラベル名を任意で指定してください。
- AI機能の「テキストからデータを抽出する」オペレーションでは、受信するメールのフォーマットに合わせて、どの情報（例：利用日、訪問先、交通手段、金額など）を抽出項目として設定するかを定義できます。
- Google スプレッドシートの「レコードを追加する」オペレーションでは、データを追加する対象のスプレッドシートIDやシート名、そしてAI機能で抽出した各データ項目をシートのどの列に紐付けるかを設定します。また、特定の列に固定値を入力する設定も可能です。
■注意事項
- Gmail、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
■概要
日々の業務でGmailに届く交通費の報告メールを、一件ずつ確認しながらGoogle スプレッドシートの精算用シートへ手入力する作業は、時間もかかり入力ミスも起こりやすいのではないでしょうか。特に月末月初などの繁忙期には、この作業が大きな負担となることもあります。 このワークフローを活用すれば、Gmailで特定のラベルが付いた交通費関連のメールを受信した際に、AI機能がメール本文から必要な情報を抽出し、Google スプレッドシートへ自動で追加するため、転記作業の手間を省き、業務の効率化と正確性の向上に貢献します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Gmailで受信する交通費情報を手作業で転記し、負担を感じている経理担当者の方
- Google スプレッドシートを用いた経費精算業務の効率化を図りたいと考えている方
- 手作業による入力ミスを削減し、経費処理の正確性を向上させたい業務担当者の方
■このテンプレートを使うメリット
- Gmailで受信した交通費情報をAIが自動でGoogle スプレッドシートに転記するため、これまで手作業に費やしていたデータ入力の時間を短縮することができます。
- 手作業によるデータ転記時の入力間違いや記載漏れといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、経費精算業務の正確性を高めることに繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、GmailとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のラベルのメールを受信したら」というアクションを設定します。ここで交通費関連のメールに付与するラベルを指定します。
- 次に、オペレーションでAI機能の「テキストからデータを抽出する」アクションを設定し、受信したメールの本文から交通費に関する情報（日付、金額、利用区間、摘要など）を抽出するように指定します。
- 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「レコードを追加する」アクションを設定し、前のステップで抽出した各データを、指定したスプレッドシートの対応する列に追加します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Gmailのトリガー設定では、自動処理の対象としたいメールに付与するラベル名を任意で指定してください。
- AI機能の「テキストからデータを抽出する」オペレーションでは、受信するメールのフォーマットに合わせて、どの情報（例：利用日、訪問先、交通手段、金額など）を抽出項目として設定するかを定義できます。
- Google スプレッドシートの「レコードを追加する」オペレーションでは、データを追加する対象のスプレッドシートIDやシート名、そしてAI機能で抽出した各データ項目をシートのどの列に紐付けるかを設定します。また、特定の列に固定値を入力する設定も可能です。
■注意事項
- Gmail、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
交通費精算を自動化し、様々なツールと連携する方法
日々の業務で発生する交通費の情報を、手作業で転記・集計するのではなく、自動でGoogle スプレッドシートやデータベースに記録し、管理を効率化する方法を具体的なテンプレートを使って紹介します！
これらの自動化によって、入力ミスや申請漏れを防ぎ、経理業務全体のスピードアップにも繋がります。
気になる内容があれば、ぜひクリックしてみてください！
メールツールで受信した交通費情報を、データベースへ自動で記録する
Gmailなどのメールツールで交通費に関する情報を受信した際に、その内容をGoogle スプレッドシートなどのシートアプリへ自動的に追加することができるので、メールでの申請内容の見落としや転記ミスを防ぎ、効率的な経費管理を実現しましょう！
■概要
日々の業務でGmailに届く交通費の報告メールを、一件ずつ確認しながらGoogle スプレッドシートの精算用シートへ手入力する作業は、時間もかかり入力ミスも起こりやすいのではないでしょうか。特に月末月初などの繁忙期には、この作業が大きな負担となることもあります。 このワークフローを活用すれば、Gmailで特定のラベルが付いた交通費関連のメールを受信した際に、AI機能がメール本文から必要な情報を抽出し、Google スプレッドシートへ自動で追加するため、転記作業の手間を省き、業務の効率化と正確性の向上に貢献します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Gmailで受信する交通費情報を手作業で転記し、負担を感じている経理担当者の方
- Google スプレッドシートを用いた経費精算業務の効率化を図りたいと考えている方
- 手作業による入力ミスを削減し、経費処理の正確性を向上させたい業務担当者の方
■このテンプレートを使うメリット
- Gmailで受信した交通費情報をAIが自動でGoogle スプレッドシートに転記するため、これまで手作業に費やしていたデータ入力の時間を短縮することができます。
- 手作業によるデータ転記時の入力間違いや記載漏れといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、経費精算業務の正確性を高めることに繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、GmailとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のラベルのメールを受信したら」というアクションを設定します。ここで交通費関連のメールに付与するラベルを指定します。
- 次に、オペレーションでAI機能の「テキストからデータを抽出する」アクションを設定し、受信したメールの本文から交通費に関する情報（日付、金額、利用区間、摘要など）を抽出するように指定します。
- 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「レコードを追加する」アクションを設定し、前のステップで抽出した各データを、指定したスプレッドシートの対応する列に追加します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Gmailのトリガー設定では、自動処理の対象としたいメールに付与するラベル名を任意で指定してください。
- AI機能の「テキストからデータを抽出する」オペレーションでは、受信するメールのフォーマットに合わせて、どの情報（例：利用日、訪問先、交通手段、金額など）を抽出項目として設定するかを定義できます。
- Google スプレッドシートの「レコードを追加する」オペレーションでは、データを追加する対象のスプレッドシートIDやシート名、そしてAI機能で抽出した各データ項目をシートのどの列に紐付けるかを設定します。また、特定の列に固定値を入力する設定も可能です。
■注意事項
- Gmail、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
■概要
日々の業務でGmailに届く交通費の報告メールを、一件ずつ確認しながらGoogle スプレッドシートの精算用シートへ手入力する作業は、時間もかかり入力ミスも起こりやすいのではないでしょうか。特に月末月初などの繁忙期には、この作業が大きな負担となることもあります。 このワークフローを活用すれば、Gmailで特定のラベルが付いた交通費関連のメールを受信した際に、AI機能がメール本文から必要な情報を抽出し、Google スプレッドシートへ自動で追加するため、転記作業の手間を省き、業務の効率化と正確性の向上に貢献します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Gmailで受信する交通費情報を手作業で転記し、負担を感じている経理担当者の方
- Google スプレッドシートを用いた経費精算業務の効率化を図りたいと考えている方
- 手作業による入力ミスを削減し、経費処理の正確性を向上させたい業務担当者の方
■このテンプレートを使うメリット
- Gmailで受信した交通費情報をAIが自動でGoogle スプレッドシートに転記するため、これまで手作業に費やしていたデータ入力の時間を短縮することができます。
- 手作業によるデータ転記時の入力間違いや記載漏れといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、経費精算業務の正確性を高めることに繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、GmailとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のラベルのメールを受信したら」というアクションを設定します。ここで交通費関連のメールに付与するラベルを指定します。
- 次に、オペレーションでAI機能の「テキストからデータを抽出する」アクションを設定し、受信したメールの本文から交通費に関する情報（日付、金額、利用区間、摘要など）を抽出するように指定します。
- 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「レコードを追加する」アクションを設定し、前のステップで抽出した各データを、指定したスプレッドシートの対応する列に追加します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Gmailのトリガー設定では、自動処理の対象としたいメールに付与するラベル名を任意で指定してください。
- AI機能の「テキストからデータを抽出する」オペレーションでは、受信するメールのフォーマットに合わせて、どの情報（例：利用日、訪問先、交通手段、金額など）を抽出項目として設定するかを定義できます。
- Google スプレッドシートの「レコードを追加する」オペレーションでは、データを追加する対象のスプレッドシートIDやシート名、そしてAI機能で抽出した各データ項目をシートのどの列に紐付けるかを設定します。また、特定の列に固定値を入力する設定も可能です。
■注意事項
- Gmail、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
フォームで申請された交通費情報を、データベースへ自動で記録する
Googleフォームなどのフォームツールを通じて交通費が申請された際に、そのデータをMicrosoft Excelへ自動的に記録することもできるので、申請フォーマットを統一し、収集したデータをスムーズに集計・管理できます。
■概要
交通費の申請情報をGoogleフォームで受け付けているものの、その内容をMicrosoft Excelの精算用シートに一つひとつ手作業で転記するのは時間がかかり、入力ミスも起こりやすいのではないでしょうか。このワークフローを活用することで、Googleフォームに新しい回答が送信された際に、自動的にMicrosoft Excelの指定したシートへ情報が追加できるため、転記作業の手間とヒューマンエラーを削減し、交通費精算業務の効率化を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- GoogleフォームとMicrosoft Excelを利用して交通費精算を行っている経理担当者
- 交通費申請データの転記作業に毎月多くの時間を費やしている総務部門
- 手作業による入力ミスを減らし、より正確な経費処理を目指しているチームの方
■このテンプレートを使うメリット
- Googleフォームへの回答送信後、自動でMicrosoft Excelへデータが転記されるため、これまで手作業で行っていた入力時間を削減することができます。
- 手作業によるデータ転記がなくなることで、入力間違いや記載漏れといったヒューマンエラーの発生リスクを低減し、データの正確性を高めます。
■フローボットの流れ
- はじめに、GoogleフォームとMicrosoft ExcelをYoomと連携します。
- 次に、トリガーとしてGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定し、対象のフォームを指定します。
- 最後に、オペレーションとしてMicrosoft Excelを選択し、「レコードを追加する」アクションを設定します。ここで、Googleフォームから取得した回答データを、Microsoft Excelのどの列に追加するかを指定します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Microsoft Excelの「レコードを追加する」アクション設定時には、交通費の回答データを登録したい特定のワークブックおよびシートを選択してください。
- Microsoft Excelの各列（項目）には、Googleフォームの回答項目から取得した値を動的に埋め込むだけでなく、申請日や処理ステータスなどの固定値を設定することも可能です。
■注意事項
- Googleフォーム、Microsoft ExcelのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
ご利用プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。 - Microsoft 365（旧Office 365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記を参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133
■概要
交通費の申請情報をGoogleフォームで受け付けているものの、その内容をMicrosoft Excelの精算用シートに一つひとつ手作業で転記するのは時間がかかり、入力ミスも起こりやすいのではないでしょうか。このワークフローを活用することで、Googleフォームに新しい回答が送信された際に、自動的にMicrosoft Excelの指定したシートへ情報が追加できるため、転記作業の手間とヒューマンエラーを削減し、交通費精算業務の効率化を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- GoogleフォームとMicrosoft Excelを利用して交通費精算を行っている経理担当者
- 交通費申請データの転記作業に毎月多くの時間を費やしている総務部門
- 手作業による入力ミスを減らし、より正確な経費処理を目指しているチームの方
■このテンプレートを使うメリット
- Googleフォームへの回答送信後、自動でMicrosoft Excelへデータが転記されるため、これまで手作業で行っていた入力時間を削減することができます。
- 手作業によるデータ転記がなくなることで、入力間違いや記載漏れといったヒューマンエラーの発生リスクを低減し、データの正確性を高めます。
■フローボットの流れ
- はじめに、GoogleフォームとMicrosoft ExcelをYoomと連携します。
- 次に、トリガーとしてGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定し、対象のフォームを指定します。
- 最後に、オペレーションとしてMicrosoft Excelを選択し、「レコードを追加する」アクションを設定します。ここで、Googleフォームから取得した回答データを、Microsoft Excelのどの列に追加するかを指定します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Microsoft Excelの「レコードを追加する」アクション設定時には、交通費の回答データを登録したい特定のワークブックおよびシートを選択してください。
- Microsoft Excelの各列（項目）には、Googleフォームの回答項目から取得した値を動的に埋め込むだけでなく、申請日や処理ステータスなどの固定値を設定することも可能です。
■注意事項
- Googleフォーム、Microsoft ExcelのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
ご利用プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。 - Microsoft 365（旧Office 365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記を参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133
チャットツールで連絡された交通費情報を、データベースへ自動で記録する
Slackなどのチャットツールで交通費に関する情報が投稿された際に、その内容をNotionなどのドキュメント管理ツールやデータベースの所定のページへ自動で追加することもできるので、チャットでの連絡を見逃すことなく、迅速かつ正確に経費情報を集約できます。
■概要
Slackに投稿された交通費の情報を手作業でNotionの精算用ページに転記するのは手間がかかり、入力ミスも発生しやすいのではないでしょうか。特に報告件数が多い場合、経理担当者の方の負担は少なくありません。このワークフローを活用すれば、Slackへの交通費投稿を検知し、AI機能で必要な情報を抽出後、自動でNotionのデータベースへ追加するため、これらの課題をスムーズに解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Slackで交通費の報告を受け、Notionで経費精算管理を行っている経理担当者
- 交通費申請の転記作業に時間を取られ、他の業務に支障が出ている方
- 手作業による交通費データの入力ミスや計上漏れを減らしたい方
■このテンプレートを使うメリット
- Slackに交通費情報が投稿されると、AI機能が内容を解析し自動でNotionへデータが追加されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます。
- 手作業でのデータ転記が不要になることで、入力間違いや漏れといったヒューマンエラーのリスク軽減に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、SlackとNotionをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでSlackを選択し、「メッセージがチャンネルに投稿されたら」というアクションを設定し、交通費報告用のチャンネルを指定します。
- 続いて、オペレーションでAI機能の「テキストからデータを抽出する」アクションを設定し、Slackの投稿内容から交通費の項目（日付、金額、経路など）を抽出するように指示します。
- 最後に、オペレーションでNotionの「レコードを追加する」アクションを設定し、指定したデータベースの該当項目へ、AI機能で抽出した情報を自動で追加します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- AI機能でテキストからデータを抽出するアクションでは、Slackの投稿から具体的にどの情報を抽出するか（例：日付、金額、訪問先、交通手段など）や、抽出する際の指示内容を任意で設定してください。
- Notionへレコードを追加するアクションでは、追加先のデータベースや各プロパティに、固定の値を入力したり、前段のAI機能で取得した値を動的に埋め込んだりするなど、柔軟な設定が可能です。
■注意事項
- Slack、NotionのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
ご利用プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
■概要
Slackに投稿された交通費の情報を手作業でNotionの精算用ページに転記するのは手間がかかり、入力ミスも発生しやすいのではないでしょうか。特に報告件数が多い場合、経理担当者の方の負担は少なくありません。このワークフローを活用すれば、Slackへの交通費投稿を検知し、AI機能で必要な情報を抽出後、自動でNotionのデータベースへ追加するため、これらの課題をスムーズに解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Slackで交通費の報告を受け、Notionで経費精算管理を行っている経理担当者
- 交通費申請の転記作業に時間を取られ、他の業務に支障が出ている方
- 手作業による交通費データの入力ミスや計上漏れを減らしたい方
■このテンプレートを使うメリット
- Slackに交通費情報が投稿されると、AI機能が内容を解析し自動でNotionへデータが追加されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます。
- 手作業でのデータ転記が不要になることで、入力間違いや漏れといったヒューマンエラーのリスク軽減に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、SlackとNotionをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでSlackを選択し、「メッセージがチャンネルに投稿されたら」というアクションを設定し、交通費報告用のチャンネルを指定します。
- 続いて、オペレーションでAI機能の「テキストからデータを抽出する」アクションを設定し、Slackの投稿内容から交通費の項目（日付、金額、経路など）を抽出するように指示します。
- 最後に、オペレーションでNotionの「レコードを追加する」アクションを設定し、指定したデータベースの該当項目へ、AI機能で抽出した情報を自動で追加します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- AI機能でテキストからデータを抽出するアクションでは、Slackの投稿から具体的にどの情報を抽出するか（例：日付、金額、訪問先、交通手段など）や、抽出する際の指示内容を任意で設定してください。
- Notionへレコードを追加するアクションでは、追加先のデータベースや各プロパティに、固定の値を入力したり、前段のAI機能で取得した値を動的に埋め込んだりするなど、柔軟な設定が可能です。
■注意事項
- Slack、NotionのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
ご利用プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Gmailで受信した交通費をGoogle スプレッドシートに自動記録するフローを作ってみよう
それではここから代表的な例として、Gmailで交通費の情報を受信したら、Google スプレッドシートの精算用シートに自動でその情報を追加するフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
フローの作成方法
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
- GmailとGoogle スプレッドシートのマイアプリ連携
- テンプレートをコピー
- Gmailのトリガー設定・AIのアクション設定・Google スプレッドシートのアクション設定
- トリガーをONにし、フローが起動するかを確認
■概要
日々の業務でGmailに届く交通費の報告メールを、一件ずつ確認しながらGoogle スプレッドシートの精算用シートへ手入力する作業は、時間もかかり入力ミスも起こりやすいのではないでしょうか。特に月末月初などの繁忙期には、この作業が大きな負担となることもあります。 このワークフローを活用すれば、Gmailで特定のラベルが付いた交通費関連のメールを受信した際に、AI機能がメール本文から必要な情報を抽出し、Google スプレッドシートへ自動で追加するため、転記作業の手間を省き、業務の効率化と正確性の向上に貢献します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Gmailで受信する交通費情報を手作業で転記し、負担を感じている経理担当者の方
- Google スプレッドシートを用いた経費精算業務の効率化を図りたいと考えている方
- 手作業による入力ミスを削減し、経費処理の正確性を向上させたい業務担当者の方
■このテンプレートを使うメリット
- Gmailで受信した交通費情報をAIが自動でGoogle スプレッドシートに転記するため、これまで手作業に費やしていたデータ入力の時間を短縮することができます。
- 手作業によるデータ転記時の入力間違いや記載漏れといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、経費精算業務の正確性を高めることに繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、GmailとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のラベルのメールを受信したら」というアクションを設定します。ここで交通費関連のメールに付与するラベルを指定します。
- 次に、オペレーションでAI機能の「テキストからデータを抽出する」アクションを設定し、受信したメールの本文から交通費に関する情報（日付、金額、利用区間、摘要など）を抽出するように指定します。
- 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「レコードを追加する」アクションを設定し、前のステップで抽出した各データを、指定したスプレッドシートの対応する列に追加します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Gmailのトリガー設定では、自動処理の対象としたいメールに付与するラベル名を任意で指定してください。
- AI機能の「テキストからデータを抽出する」オペレーションでは、受信するメールのフォーマットに合わせて、どの情報（例：利用日、訪問先、交通手段、金額など）を抽出項目として設定するかを定義できます。
- Google スプレッドシートの「レコードを追加する」オペレーションでは、データを追加する対象のスプレッドシートIDやシート名、そしてAI機能で抽出した各データ項目をシートのどの列に紐付けるかを設定します。また、特定の列に固定値を入力する設定も可能です。
■注意事項
- Gmail、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
■概要
日々の業務でGmailに届く交通費の報告メールを、一件ずつ確認しながらGoogle スプレッドシートの精算用シートへ手入力する作業は、時間もかかり入力ミスも起こりやすいのではないでしょうか。特に月末月初などの繁忙期には、この作業が大きな負担となることもあります。 このワークフローを活用すれば、Gmailで特定のラベルが付いた交通費関連のメールを受信した際に、AI機能がメール本文から必要な情報を抽出し、Google スプレッドシートへ自動で追加するため、転記作業の手間を省き、業務の効率化と正確性の向上に貢献します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Gmailで受信する交通費情報を手作業で転記し、負担を感じている経理担当者の方
- Google スプレッドシートを用いた経費精算業務の効率化を図りたいと考えている方
- 手作業による入力ミスを削減し、経費処理の正確性を向上させたい業務担当者の方
■このテンプレートを使うメリット
- Gmailで受信した交通費情報をAIが自動でGoogle スプレッドシートに転記するため、これまで手作業に費やしていたデータ入力の時間を短縮することができます。
- 手作業によるデータ転記時の入力間違いや記載漏れといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、経費精算業務の正確性を高めることに繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、GmailとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のラベルのメールを受信したら」というアクションを設定します。ここで交通費関連のメールに付与するラベルを指定します。
- 次に、オペレーションでAI機能の「テキストからデータを抽出する」アクションを設定し、受信したメールの本文から交通費に関する情報（日付、金額、利用区間、摘要など）を抽出するように指定します。
- 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「レコードを追加する」アクションを設定し、前のステップで抽出した各データを、指定したスプレッドシートの対応する列に追加します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Gmailのトリガー設定では、自動処理の対象としたいメールに付与するラベル名を任意で指定してください。
- AI機能の「テキストからデータを抽出する」オペレーションでは、受信するメールのフォーマットに合わせて、どの情報（例：利用日、訪問先、交通手段、金額など）を抽出項目として設定するかを定義できます。
- Google スプレッドシートの「レコードを追加する」オペレーションでは、データを追加する対象のスプレッドシートIDやシート名、そしてAI機能で抽出した各データ項目をシートのどの列に紐付けるかを設定します。また、特定の列に固定値を入力する設定も可能です。
■注意事項
- Gmail、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
ステップ1：GmailとGoogle スプレッドシートをマイアプリ連携
それぞれのアプリとYoomに接続するためのマイアプリ登録を行いましょう。
最初にマイアプリ登録を済ませておくと、自動化設定がスムーズに進められます！
【Gmailのマイアプリ連携】
「マイアプリ」をクリックし、画面右の「新規接続」を選択しましょう。
検索窓にGmailと入力し、Gmailを選択します。
以下の画面が表示されたら、「Sign in with Google」を押します。
アカウント選択画面になるので、連携するアカウントをクリックします。
画面が遷移したら、「次へ」をクリックし、以下の画面でYoomがアクセスできる情報の選択を求められるので「すべて選択」をクリックします。
チェックボックスに青いチェックが入ったら、ページ下部の「続行」を選択します。
これで、Gmailのマイアプリ連携は完了です！
【Google スプレッドシートのマイアプリ連携】
先ほどと同様に、Yoomのマイページの「新規接続」ボタンをクリックし、Google スプレッドシートを選択します。
Google スプレッドシートを選択すると、以下のような画面が表示されます。
赤枠部分の「Sign with Google」を押下してください。
以下のような画面が表示されたら、今回連携したいアカウントを選択します。
画面が遷移したら、「次へ」をクリックします。
次の画面で「続行」を選択してください。
以上で、Google スプレッドシートのマイアプリ登録が完了です。
マイアプリの一覧にGmailとGoogle スプレッドシートのアイコンが表示されていたら、次のステップに進みましょう！
ステップ2：テンプレートをコピーする
ここから、フローを作っていきましょう！
テンプレートを利用しているので、以下のテンプレートページを開き、『このテンプレートを試してみる』をクリックしてください。
■概要
日々の業務でGmailに届く交通費の報告メールを、一件ずつ確認しながらGoogle スプレッドシートの精算用シートへ手入力する作業は、時間もかかり入力ミスも起こりやすいのではないでしょうか。特に月末月初などの繁忙期には、この作業が大きな負担となることもあります。 このワークフローを活用すれば、Gmailで特定のラベルが付いた交通費関連のメールを受信した際に、AI機能がメール本文から必要な情報を抽出し、Google スプレッドシートへ自動で追加するため、転記作業の手間を省き、業務の効率化と正確性の向上に貢献します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Gmailで受信する交通費情報を手作業で転記し、負担を感じている経理担当者の方
- Google スプレッドシートを用いた経費精算業務の効率化を図りたいと考えている方
- 手作業による入力ミスを削減し、経費処理の正確性を向上させたい業務担当者の方
■このテンプレートを使うメリット
- Gmailで受信した交通費情報をAIが自動でGoogle スプレッドシートに転記するため、これまで手作業に費やしていたデータ入力の時間を短縮することができます。
- 手作業によるデータ転記時の入力間違いや記載漏れといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、経費精算業務の正確性を高めることに繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、GmailとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のラベルのメールを受信したら」というアクションを設定します。ここで交通費関連のメールに付与するラベルを指定します。
- 次に、オペレーションでAI機能の「テキストからデータを抽出する」アクションを設定し、受信したメールの本文から交通費に関する情報（日付、金額、利用区間、摘要など）を抽出するように指定します。
- 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「レコードを追加する」アクションを設定し、前のステップで抽出した各データを、指定したスプレッドシートの対応する列に追加します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Gmailのトリガー設定では、自動処理の対象としたいメールに付与するラベル名を任意で指定してください。
- AI機能の「テキストからデータを抽出する」オペレーションでは、受信するメールのフォーマットに合わせて、どの情報（例：利用日、訪問先、交通手段、金額など）を抽出項目として設定するかを定義できます。
- Google スプレッドシートの「レコードを追加する」オペレーションでは、データを追加する対象のスプレッドシートIDやシート名、そしてAI機能で抽出した各データ項目をシートのどの列に紐付けるかを設定します。また、特定の列に固定値を入力する設定も可能です。
■注意事項
- Gmail、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
■概要
日々の業務でGmailに届く交通費の報告メールを、一件ずつ確認しながらGoogle スプレッドシートの精算用シートへ手入力する作業は、時間もかかり入力ミスも起こりやすいのではないでしょうか。特に月末月初などの繁忙期には、この作業が大きな負担となることもあります。 このワークフローを活用すれば、Gmailで特定のラベルが付いた交通費関連のメールを受信した際に、AI機能がメール本文から必要な情報を抽出し、Google スプレッドシートへ自動で追加するため、転記作業の手間を省き、業務の効率化と正確性の向上に貢献します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Gmailで受信する交通費情報を手作業で転記し、負担を感じている経理担当者の方
- Google スプレッドシートを用いた経費精算業務の効率化を図りたいと考えている方
- 手作業による入力ミスを削減し、経費処理の正確性を向上させたい業務担当者の方
■このテンプレートを使うメリット
- Gmailで受信した交通費情報をAIが自動でGoogle スプレッドシートに転記するため、これまで手作業に費やしていたデータ入力の時間を短縮することができます。
- 手作業によるデータ転記時の入力間違いや記載漏れといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、経費精算業務の正確性を高めることに繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、GmailとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のラベルのメールを受信したら」というアクションを設定します。ここで交通費関連のメールに付与するラベルを指定します。
- 次に、オペレーションでAI機能の「テキストからデータを抽出する」アクションを設定し、受信したメールの本文から交通費に関する情報（日付、金額、利用区間、摘要など）を抽出するように指定します。
- 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「レコードを追加する」アクションを設定し、前のステップで抽出した各データを、指定したスプレッドシートの対応する列に追加します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Gmailのトリガー設定では、自動処理の対象としたいメールに付与するラベル名を任意で指定してください。
- AI機能の「テキストからデータを抽出する」オペレーションでは、受信するメールのフォーマットに合わせて、どの情報（例：利用日、訪問先、交通手段、金額など）を抽出項目として設定するかを定義できます。
- Google スプレッドシートの「レコードを追加する」オペレーションでは、データを追加する対象のスプレッドシートIDやシート名、そしてAI機能で抽出した各データ項目をシートのどの列に紐付けるかを設定します。また、特定の列に固定値を入力する設定も可能です。
■注意事項
- Gmail、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
ワークスペースに自動的にテンプレートがコピーされるので、次に表示された画面で「OK」をクリックしてください。
ステップ3：Gmailのトリガー設定
最初の設定です！
ここから、「Gmailで交通費の情報を受信したら、Google スプレッドシートの精算用シートに自動追加する」フローボットを作成していきます。
以下の赤枠をクリックしましょう！
以下の画面で、連携するアカウント情報を確認し、タイトルは必要に応じて変更します。
トリガーアクションは変更せず、「次へ」をクリックしましょう！
次に、アプリトリガーのAPI接続設定をします。ここでは、特定のラベルがついたメールがトリガーになります。
ラベル作成がまだの方はGmailの画面に移り、作成しましょう！
※例として、赤枠のラベルを作成しました。今回は、以下のメールを受信した想定で進めていきます！
Gmailで設定が完了したら、Yoomの画面に戻り、各項目を入力しましょう。
-
「トリガーの起動時間」は5分・10分・15分・30分・60分から選べます。お使いのプランで最短の時間をおすすめします！
※プランによって起動間隔の選択内容が異なるため、ご注意下さい。
-
「ラベル」は、候補から先ほど作成したラベルを選択してください。
以下の画像のように、入力欄をクリックして表示される候補から入力できます。
入力が完了したら、「テスト」をクリックしてください！テストが成功すると、以下の画像のようなアウトプットが表示されます。
先ほどテスト送信したメールの内容が反映されていれば、OKです。
最後に、「保存する」をクリックしましょう。これで、Gmailのトリガー設定は完了です！
ステップ4：テキストからデータを抽出する設定
ここでは、先ほど取得したアウトプットからデータを抽出する設定を行います。
以下の赤枠をクリックしましょう！
次の画面で、タイトルを任意で修正します。
変換タイプはプルダウンから用途に合わせて設定し、次に進みましょう！
詳細設定の画面が表示されたら、「対象のテキスト」を設定します。
ボックスをクリックして表示される「取得した値」から設定が可能です。
次に、「抽出したい項目」を入力します。
ここでは、対象のテキストから抽出したい項目をカンマ(,)で区切り、指定します。
※このあと、Google スプレッドシートに情報を追加することを想定して設定してください。
入力を終えたら「テスト」を実行しましょう！
成功したら、画面かぶに表示される「取得した値」に間違いがないか確認しましょう。
問題がなければ「保存する」をクリックします。
これで、テキストからデータを抽出する設定は完了です！
ステップ5：Googleスプレッドシートにレコードを追加する設定
いよいよ最後の設定です！ここでは、 抽出したデータをGoogleスプレッドシートに追加する設定をします。
以下の赤枠をクリックしましょう！
次の画面で、連携するアカウント情報が正しいかを確認しましょう。
タイトルや実行アクションは変更せず、画面を下にスクロールしましょう！
データベース連携の項目は、入力欄下の部分を参照して記入しましょう。
スプレッドシートIDやタブ名はボックスをクリックすることでも選択可能です。
注意点として、スプレッドシート内にはレコードを追加するためにヘッダを登録する必要があります。
ヘッダがテーブル範囲内に含まれているかを確認し、「次へ」のボタンを押下してください。
※今回はテスト用に下記のシートを作成したため、テーブル範囲は「A1:E」になります。
そうすると、データベース操作の詳細設定画面に遷移します。
ここで先ほど設定したヘッダが登録されていることが確認できます。入力欄をクリックして表示されるアウトプットを引用して、各項目を設定していきましょう！
以下は例として、「交通手段」の項目に前ステップで取得した【交通手段】の情報を引用したものです。
情報を入力した後、「テスト」をクリックします。
Google スプレッドシートの画面に移り、レコードが追加されているか確認をしてみましょう。
無事に指定のGoogle スプレッドシートに反映されましたね。
「保存する」をクリックして、すべての設定は完了です。ここまでお疲れ様でした！
ステップ6：トリガーをONに設定しフロー稼働の準備完了
フロー画面に戻り、以下のようなメニューが表示されていれば、フローの設定は完了です。
早速フローを起動させる場合は、「トリガーをON」をクリックしましょう。
あとで起動させる場合は、フロー画面のトリガースイッチをクリックすることで、トリガーをONにできます。
以上で、「Gmailで交通費の情報を受信したら、Google スプレッドシートの精算用シートに自動追加する」フローボットの完成です！
Googleスプレッドシートを使ったその他の自動化例
GoogleスプレッドシートのAPIを活用すれば、様々な自動化の実現が可能です！
例えば、以下のような自動化はいかがでしょうか。
■概要Google スプレッドシートで管理しているリストやタスク表の更新に気づかず、対応が遅れてしまった経験はありませんか？複数人でシートを編集していると、誰がどこを更新したのか把握するのは大変な作業です。このワークフローを活用すれば、Google スプレッドシートで特定の行が更新された際に、その内容を自動でSlackに通知することが可能になり、スムーズな情報共有と対応を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方- Google スプレッドシートを使い、チームの進捗やタスクを管理している方
- 手動での情報共有やSlackへの通知作業に、手間や時間を取られている方
- スプレッドシートの更新の見落としを防ぎ、コミュニケーションを円滑にしたい方
■このテンプレートを使うメリット- スプレッドシートの行が更新されると自動でSlackに通知が飛ぶため、これまで手動で共有していた時間を短縮できます。
- 通知の送り忘れや内容の転記ミスといったヒューマンエラーを防ぎ、チームへ正確な情報を確実に共有することに繋がります。
■フローボットの流れ- はじめに、Google スプレッドシートとSlackをYoomと連携します
- 次に、トリガーでGoogle スプレッドシートを選択し、「行が更新されたら」というアクションを設定し、対象のシートなどを指定します
- 最後に、オペレーションでSlackの「チャンネルにメッセージを送る」アクションを設定し、トリガーで取得した更新情報を任意のチャンネルに通知します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント- Google スプレッドシートのトリガー設定では、通知のきっかけとしたいスプレッドシート、シート、更新を検知したい列などを任意で設定してください。
- Slackへの通知設定では、通知先のチャンネルを自由に指定できるほか、通知メッセージの本文に固定のテキストを入れたり、更新された行の情報を変数として埋め込んだりするカスタマイズが可能です。
■注意事項- Google スプレッドシート、SlackのそれぞれとYoomを連携してください。
- Google スプレッドシートをアプリトリガーとして使用する際の注意事項は「【アプリトリガー】Google スプレッドシートのトリガーにおける注意事項」を参照してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
■概要
Google スプレッドシートで案件や顧客リストを管理する際、新しい情報が追加されるたびにGoogle Driveに手動でフォルダを作成していませんか？この作業は単純ですが、件数が増えると手間がかかり、フォルダの作成漏れや命名ミスといったヒューマンエラーの原因にもなります。このワークフローを活用すれば、Google スプレッドシートに行が追加されるだけで、指定したGoogle Drive内にフォルダが自動で作成され、こうした課題を円滑に解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Google スプレッドシートでの情報管理と連携して、Google Driveのフォルダ作成を手作業で行っている方
- フォルダの作成漏れや命名規則の不統一といった、手作業によるミスをなくしたいと考えている方
- 定型的なファイル管理業務から解放され、本来のコア業務に集中したいと考えているビジネスパーソン
■このテンプレートを使うメリット
- Google スプレッドシートに行が追加されると自動でフォルダが作成されるため、手作業でのフォルダ作成にかかる時間を短縮することができます。
- 手作業によるフォルダの作成漏れや、命名ルールの間違いといったヒューマンエラーを防止し、管理体制の標準化に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、Google スプレッドシートとGoogle DriveをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogle スプレッドシートを選択し、「行が追加されたら」というアクションを設定します。
- 続いて、オペレーションでGoogle Driveを選択し、「フォルダを作成する」アクションを設定します。フォルダ名はトリガーで取得したスプレッドシートの情報を活用できます。
- 最後に、再度オペレーションでGoogle スプレッドシートを選択し、「レコードを更新する」アクションを設定して、作成したフォルダのURLなどを元のシートに書き戻します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- トリガーとなるGoogle スプレッドシートのアクションでは、対象のスプレッドシート、シート名、監視するテーブルの範囲を任意で設定してください。
- Google スプレッドシートのレコードを更新するアクションでは、どの列を更新するか、また前段で取得したどの情報を割り当てるかなどを自由にカスタマイズできます。
■注意事項
- Google スプレッドシートとGoogle DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
■概要Notionでタスクやプロジェクト管理を行い、その情報をGoogle スプレッドシートで集計・分析しているものの、手作業でのデータ転記に手間を感じていませんか？情報の更新漏れや入力ミスが発生する懸念もあります。このワークフローを活用すれば、Notionのデータベースに情報が追加・更新されると、指定したGoogle スプレッドシートへ自動でデータが追加されるため、こうした二重入力の手間を削減できます。
■このテンプレートをおすすめする方- NotionとGoogle スプレッドシートを併用し、二重入力の手間に課題を感じている方
- 手作業によるデータ転記での入力漏れやミスを減らし、業務を効率化したい方
- Notionのデータベース情報を起点に、様々なデータ管理を自動化したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット- Notionのデータベース更新をトリガーに、自動でGoogle スプレッドシートへレコードが追加されるため、データ転記作業の時間を短縮できます。
- 手作業でのデータ移行が減ることで、コピー＆ペーストによる入力間違いや更新漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。
■フローボットの流れ- はじめに、NotionとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでNotionを選択し、「データベースが作成または更新されたら」を設定します。
- 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートを選択し、「レコードを追加する」アクションを設定して、Notionから取得した情報を紐付けます。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント- Notionのトリガー設定では、連携の起点としたいデータベースを任意で設定してください。
- Google スプレッドシートにレコードを追加する際に、Notionデータベースのどの情報をどの列に追加するかを任意で設定できます。
■注意事項- Notion、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
■概要
Google スプレッドシートで管理している顧客情報をもとに、手作業で書類を作成してGmailで送付する業務に手間を感じていませんか？この一連の作業は件数が増えるほど時間に追われ、宛先の間違いといったミスも起こりやすくなります。このワークフローを活用すれば、Google スプレッドシートの行が更新されるだけで書類の発行からGmailでの送付までを自動化でき、こうした課題をスムーズに解消することが可能です。
■このテンプレートをおすすめする方
- Google スプレッドシートを基に、手作業で書類作成・送付を行っている営業・事務担当者の方
- 顧客情報の更新から書類送付までのプロセスで発生する、入力ミスや遅延を防止したい方
- Gmailを使った定型的なメール送信を自動化し、本来のコア業務に集中したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Google スプレッドシートの情報更新をトリガーに、書類発行からGmailでの送付までが自動で実行されるため、手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- 手動での情報転記やメール作成が不要になることで、入力内容や宛先の間違いといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、業務の正確性を高めることに繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、Google スプレッドシートとGmailをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogle スプレッドシートを選択し、「行が更新されたら」というアクションを設定して、対象のスプレッドシートとシートを指定します。
- 次に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「書類を発行する」アクションを設定し、更新された行の情報を基に書類を作成します。
- 最後に、オペレーションでGmailの「メールを送る」アクションを設定し、作成した書類を添付して指定の宛先にメールを自動送信します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Google スプレッドシートで「書類を発行する」アクションを設定する際、事前に作成した雛形を利用することで、請求書や送付状など任意のレイアウトでの書類作成が可能です。
- Gmailで「メールを送る」アクションを設定する際、送信先アドレスやメッセージ内容に、Google スプレッドシートから取得した会社名や担当者名などの動的な情報を埋め込めます。
■注意事項
- Google スプレッドシート、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
■概要Google スプレッドシートで管理しているリストを、一件ずつSalesforceに手作業で入力する業務に手間を感じていないでしょうか。こうした手作業でのデータ移行は時間がかかるだけでなく、入力ミスや連携漏れといったヒューマンエラーを招く原因にもなります。このワークフローを活用すれば、Google スプレッドシートに行が追加されると自動でSalesforceにレコードが作成されるため、データ連携に関わる業務を効率化できます。■このテンプレートをおすすめする方- Google スプレッドシートで管理している情報をSalesforceへ手動で入力している方
- Salesforceへのデータ入力ミスや連携漏れを防ぎたいと考えている営業やマーケティング担当者の方
- SaaS間のデータ連携を自動化し、手作業による定型業務の工数を削減したい方
■このテンプレートを使うメリット- Google スプレッドシートへの行追加をきっかけに、Salesforceへ自動でレコードが作成されるため、データ入力にかかっていた時間を削減できます
- 手作業による転記が減ることで、入力ミスや対応漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、データ精度の向上に繋がります
■フローボットの流れ- はじめに、Google スプレッドシートとSalesforceをYoomと連携します
- 次に、トリガーでGoogle スプレッドシートを選択し、「行が追加されたら」というアクションを設定し、対象のシートを指定します
- 続いて、オペレーションでSalesforceを選択し、「リードオブジェクトのレコードを作成」アクションを設定し、スプレッドシートから取得した情報を紐付けます
- 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「レコードを更新する」アクションを設定し、Salesforceへの連携が完了したことを示すステータスなどを書き込みます
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント- Google スプレッドシートのトリガー設定では、起動のきっかけとしたいスプレッドシートおよびシートを任意で設定してください
- Salesforceへのレコード作成オペレーションでは、Google スプレッドシートのどの列の情報をSalesforceのどの項目に連携するかを任意で設定できます
■注意事項- Google スプレッドシート、SalesforceのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Googleスプレッドシートをアプリトリガーとして使用する際の注意事項は「【アプリトリガー】Googleスプレッドシートのトリガーにおける注意事項」を参照してください。
- Salesforceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます
■このテンプレートをおすすめする方
- Google スプレッドシートを使い、チームの進捗やタスクを管理している方
- 手動での情報共有やSlackへの通知作業に、手間や時間を取られている方
- スプレッドシートの更新の見落としを防ぎ、コミュニケーションを円滑にしたい方
■このテンプレートを使うメリット
- スプレッドシートの行が更新されると自動でSlackに通知が飛ぶため、これまで手動で共有していた時間を短縮できます。
- 通知の送り忘れや内容の転記ミスといったヒューマンエラーを防ぎ、チームへ正確な情報を確実に共有することに繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、Google スプレッドシートとSlackをYoomと連携します
- 次に、トリガーでGoogle スプレッドシートを選択し、「行が更新されたら」というアクションを設定し、対象のシートなどを指定します
- 最後に、オペレーションでSlackの「チャンネルにメッセージを送る」アクションを設定し、トリガーで取得した更新情報を任意のチャンネルに通知します
■このワークフローのカスタムポイント
- Google スプレッドシートのトリガー設定では、通知のきっかけとしたいスプレッドシート、シート、更新を検知したい列などを任意で設定してください。
- Slackへの通知設定では、通知先のチャンネルを自由に指定できるほか、通知メッセージの本文に固定のテキストを入れたり、更新された行の情報を変数として埋め込んだりするカスタマイズが可能です。
■注意事項
- Google スプレッドシート、SlackのそれぞれとYoomを連携してください。
- Google スプレッドシートをアプリトリガーとして使用する際の注意事項は「【アプリトリガー】Google スプレッドシートのトリガーにおける注意事項」を参照してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
■概要
Google スプレッドシートで案件や顧客リストを管理する際、新しい情報が追加されるたびにGoogle Driveに手動でフォルダを作成していませんか？この作業は単純ですが、件数が増えると手間がかかり、フォルダの作成漏れや命名ミスといったヒューマンエラーの原因にもなります。このワークフローを活用すれば、Google スプレッドシートに行が追加されるだけで、指定したGoogle Drive内にフォルダが自動で作成され、こうした課題を円滑に解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Google スプレッドシートでの情報管理と連携して、Google Driveのフォルダ作成を手作業で行っている方
- フォルダの作成漏れや命名規則の不統一といった、手作業によるミスをなくしたいと考えている方
- 定型的なファイル管理業務から解放され、本来のコア業務に集中したいと考えているビジネスパーソン
■このテンプレートを使うメリット
- Google スプレッドシートに行が追加されると自動でフォルダが作成されるため、手作業でのフォルダ作成にかかる時間を短縮することができます。
- 手作業によるフォルダの作成漏れや、命名ルールの間違いといったヒューマンエラーを防止し、管理体制の標準化に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、Google スプレッドシートとGoogle DriveをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogle スプレッドシートを選択し、「行が追加されたら」というアクションを設定します。
- 続いて、オペレーションでGoogle Driveを選択し、「フォルダを作成する」アクションを設定します。フォルダ名はトリガーで取得したスプレッドシートの情報を活用できます。
- 最後に、再度オペレーションでGoogle スプレッドシートを選択し、「レコードを更新する」アクションを設定して、作成したフォルダのURLなどを元のシートに書き戻します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- トリガーとなるGoogle スプレッドシートのアクションでは、対象のスプレッドシート、シート名、監視するテーブルの範囲を任意で設定してください。
- Google スプレッドシートのレコードを更新するアクションでは、どの列を更新するか、また前段で取得したどの情報を割り当てるかなどを自由にカスタマイズできます。
■注意事項
- Google スプレッドシートとGoogle DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
- NotionとGoogle スプレッドシートを併用し、二重入力の手間に課題を感じている方
- 手作業によるデータ転記での入力漏れやミスを減らし、業務を効率化したい方
- Notionのデータベース情報を起点に、様々なデータ管理を自動化したいと考えている方
- Notionのデータベース更新をトリガーに、自動でGoogle スプレッドシートへレコードが追加されるため、データ転記作業の時間を短縮できます。
- 手作業でのデータ移行が減ることで、コピー＆ペーストによる入力間違いや更新漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。
- はじめに、NotionとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでNotionを選択し、「データベースが作成または更新されたら」を設定します。
- 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートを選択し、「レコードを追加する」アクションを設定して、Notionから取得した情報を紐付けます。
■このワークフローのカスタムポイント
- Notionのトリガー設定では、連携の起点としたいデータベースを任意で設定してください。
- Google スプレッドシートにレコードを追加する際に、Notionデータベースのどの情報をどの列に追加するかを任意で設定できます。
- Notion、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
■概要
Google スプレッドシートで管理している顧客情報をもとに、手作業で書類を作成してGmailで送付する業務に手間を感じていませんか？この一連の作業は件数が増えるほど時間に追われ、宛先の間違いといったミスも起こりやすくなります。このワークフローを活用すれば、Google スプレッドシートの行が更新されるだけで書類の発行からGmailでの送付までを自動化でき、こうした課題をスムーズに解消することが可能です。
■このテンプレートをおすすめする方
- Google スプレッドシートを基に、手作業で書類作成・送付を行っている営業・事務担当者の方
- 顧客情報の更新から書類送付までのプロセスで発生する、入力ミスや遅延を防止したい方
- Gmailを使った定型的なメール送信を自動化し、本来のコア業務に集中したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Google スプレッドシートの情報更新をトリガーに、書類発行からGmailでの送付までが自動で実行されるため、手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- 手動での情報転記やメール作成が不要になることで、入力内容や宛先の間違いといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、業務の正確性を高めることに繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、Google スプレッドシートとGmailをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogle スプレッドシートを選択し、「行が更新されたら」というアクションを設定して、対象のスプレッドシートとシートを指定します。
- 次に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「書類を発行する」アクションを設定し、更新された行の情報を基に書類を作成します。
- 最後に、オペレーションでGmailの「メールを送る」アクションを設定し、作成した書類を添付して指定の宛先にメールを自動送信します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Google スプレッドシートで「書類を発行する」アクションを設定する際、事前に作成した雛形を利用することで、請求書や送付状など任意のレイアウトでの書類作成が可能です。
- Gmailで「メールを送る」アクションを設定する際、送信先アドレスやメッセージ内容に、Google スプレッドシートから取得した会社名や担当者名などの動的な情報を埋め込めます。
■注意事項
- Google スプレッドシート、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Google スプレッドシートで管理している情報をSalesforceへ手動で入力している方
- Salesforceへのデータ入力ミスや連携漏れを防ぎたいと考えている営業やマーケティング担当者の方
- SaaS間のデータ連携を自動化し、手作業による定型業務の工数を削減したい方
- Google スプレッドシートへの行追加をきっかけに、Salesforceへ自動でレコードが作成されるため、データ入力にかかっていた時間を削減できます
- 手作業による転記が減ることで、入力ミスや対応漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、データ精度の向上に繋がります
- はじめに、Google スプレッドシートとSalesforceをYoomと連携します
- 次に、トリガーでGoogle スプレッドシートを選択し、「行が追加されたら」というアクションを設定し、対象のシートを指定します
- 続いて、オペレーションでSalesforceを選択し、「リードオブジェクトのレコードを作成」アクションを設定し、スプレッドシートから取得した情報を紐付けます
- 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「レコードを更新する」アクションを設定し、Salesforceへの連携が完了したことを示すステータスなどを書き込みます
■このワークフローのカスタムポイント
- Google スプレッドシートのトリガー設定では、起動のきっかけとしたいスプレッドシートおよびシートを任意で設定してください
- Salesforceへのレコード作成オペレーションでは、Google スプレッドシートのどの列の情報をSalesforceのどの項目に連携するかを任意で設定できます
- Google スプレッドシート、SalesforceのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Googleスプレッドシートをアプリトリガーとして使用する際の注意事項は「【アプリトリガー】Googleスプレッドシートのトリガーにおける注意事項」を参照してください。
- Salesforceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます
まとめ
交通費精算の情報を手作業でスプレッドシートなどに転記する作業を自動化することで、これまで費やしていた多くの時間と手間を削減し、入力ミスや計算ミスといったヒューマンエラーの防止が可能です。
これにより、経理担当者は申請内容の確認や承認作業に集中でき、従業員も迅速な精算処理を受けられるようになり、組織全体の業務効率向上が見込めます！
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、直感的な操作で簡単に業務フローを構築できます。
もし交通費精算業務の自動化やその他の定型業務の効率化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
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